У электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:

• быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;
• короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
• нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;
• сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;
• необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.

Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:

• прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п., правила оформления которых весьма строги;
• сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;
• не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;
• для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:

• низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать «электронную» деятельность только на бумаге практически невозможно;
• гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;
• для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;
• управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.

Повышение эффективности работы с документами — одна из основных задач, поставленных государством в концептуальных документах по созданию и развитию электронного правительства. Так, в документе «Изменения, которые вносятся в федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002 — 2010 гг.)», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 N 403, задача сформулирована следующим образом: «Пункт 11 …уменьшение административной нагрузки на граждан и организации, связанной с предоставлением в органы государственной власти необходимой информации, снижение количества вынужденных обращений в органы государственной власти для получения государственных услуг и сокращение времени ожидания получения услуг на 10%».

Электронное правительство — система государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Таким образом, электронный архив финансово-бухгалтерских документов может применяться как один из инструментов для построения электронного правительства.

1          Проблемы хранения документов в электронных архивах

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о «безбумажных технологиях», реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту[1].

Многие компании, внедряя у себя электронный документооборот, ожидают получить очередное компьютерное чудо, которое позволит сократить издержки, повысить прозрачность и управляемость, ускорить процесс обработки. Но в большинстве случаев чуда не происходит, и документ в электронном виде по-прежнему остается документом, который необходимо готовить, редактировать, согласовывать, читать, исполнять, контролировать, выполняя те же процедуры, которые проводились с бумажными документами. Количество сотрудников, работающих с документами, не уменьшается, а сокращение времени на обработку, если такое действительно происходит, компенсируется временем, затрачиваемым на перевод документа в электронный вид. Однако есть сферы бизнеса, в которых использование систем электронного документооборота может дать существенный эффект. Прежде всего это касается тех областей, где объемы хранимых и обрабатываемых документов значительны, а скорость поиска и доступа к информации может дать компаниям преимущества в конкурентной борьбе[2].

[1] Храмцовская Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту // Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, N 2.

[2] Пашин О.М. Электронный документооборот в страховой компании // Финансовый менеджмент в страховой компании, 2007, N 4.

Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через бухгалтерии как головного офиса, так и его филиалов.

Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно, не покидая рабочего места и, что не менее важно, не привлекая для этой задачи других работников[1].

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[2]. Различают сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Таким образом, номенклатура дел — документ, построенный по принципам иерархической системы классификации.

На первом уровне производится классификация по месту хранения документов согласно организационной структуре предприятия. На втором уровне классификация становится крайне нечеткой и непрозрачной (дела описываются при помощи «Заголовка дела»). Дела формируются по каким-то вольно выбранным признакам или совокупности признаков (с соблюдением требования архивной службы — в одно дело нельзя помещать документы разного срока хранения), причем основание классификации, как правило, не выдерживается. Поэтому поиск документов с использованием такого инструмента затруднителен.

Функционал электронного архива может применяться как в коммерческих, так и в государственных организациях.

Для коммерческих организаций актуальной задачей является повышение оперативности при обработке документов. Ситуация меняется настолько быстро, что необходимо видеть реальную картину деятельности в режиме реального времени. При этом региональная экспансия предприятий и укрупнение бизнеса приводят к образованию сложных территориально распределенных структур, для которых даже доставка всех документов в централизованное хранилище требует существенных издержек временных затрат.

Традиционные методы учета выдают результаты недостаточно быстро, что обусловлено неоперативностью ввода в них первичных данных из-за времени прохождения документа с момента поступления на предприятие до момента его использования в учете.

На этапе хранения особо болезненным (в силу высокой трудоемкости, непланового характера, сжатых сроков и существенных затрат на бумагу и расходные материалы для копирования) является процесс подборки копий документов для проверок налоговых и других надзорных органов.

Эффективным решением, позволяющим решить вопросы совместной работы с документами, облегчить и ускорить подготовку копий документов к многочисленным проверкам, является система электронного архива бухгалтерской и финансовой документации.

Что касается государственных организаций, то применение функционала электронного архива документов также позволит им повысить эффективность работы с документами, ускорить процессы их обработки. Электронный документ в настоящее время важнейший фактор интенсификации офисного труда, поэтому он занимает важнейшее место в делопроизводстве и архивном деле.

[1] Дубровский Ю., Подолина О. Электронный архив финансово-бухгалтерских документов // Финансовая газета. 2010. N 31.

[2] Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28),- М., ИПК Издательство стандартов, 1998.

При этом статья 2 Федерального закона с 1 января 2011 г. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дополнена понятием «электронный документ». Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный архив финансово-бухгалтерской документации — это программно-аппаратный комплекс, выполняющий следующие функции:

• ввод (сканирование и архивация) с возможным распознаванием реквизитной части документов, штрихкодированием документов;
• хранение электронных образов первичных бухгалтерских и финансовых документов;
• интеграция с используемыми учетными системами.

Данный функционал позволяет ускорить процессы работы с документами. Увеличение скорости достигается на следующих этапах жизненного цикла документа:

• первичная обработка документа;
• организация поиска отдельного документа или серии документов на этапе хранения (частным случаем такого поиска является выборка документов по некоторым критериям для проведения камеральной проверки).

Использование электронного архива для ускорения обработки документов. Регистрация документов, их атрибутирование (заполнение регистрационной карточки) — одна из самых трудоемких операций при работе с документами. Работа с унифицированными формами позволяет автоматизировать эту операцию — электронный архив «умеет» распознать на документе реквизиты и автоматически заполнить регистрационную карточку. Оператору нужно только проверить правильность распознанного текста и подтвердить сохранение данных. В частных случаях, когда документ исходит из учетной системы, имеет штрихкод и возвращается после утверждения контрагентом, участие оператора для контроля может и не требоваться.

Электронный архив позволяет решить ситуацию предоставления доступа к документам всем группам пользователей, которым они нужны для выполнения своих обязанностей. При этом не требуется отвлекать учетных работников на поиск и копирование запрошенных документов.

Это достигается специальными способами документационного управления— организации хранения документов (множественной индексацией и автоматизированным поиском по реквизитам). Они отличаются от приемов, применяемых в традиционном делопроизводстве, потому что организация хранения бухгалтерских и финансовых документов — проблема давняя и с помощью классических методов документооборота ее решить невозможно.

Хранение документов в электронном архиве документов построено по принципу хранения регистрационно-контрольной карточки документа с комплексом атрибутов (реквизитов): номер документа, вид документа, источник поступления и т.д. — и «прикрепленного» к ней электронного образа документа.

Наличие карточки с атрибутами (реквизитами) позволяет организовать классическую атрибутивную систему классификации. Классификация по разным атрибутам и их комплексам определяется возможностями автоматизированной системы — документы классифицируются по запросу пользователя в момент обращения или выполняется выборка в соответствии с введенными атрибутами (например, период дат или наименование контрагента).

Введение атрибутов, таких как «вопрос», «ключевые слова», позволяет организовать классификацию по дескрипторам.

1          Организация хранения образов документов в электронном архиве документов

Электронные архивы являются современным решением для повышения эффективности работы с корпоративными информационными ресурсами, в частности управленческой, финансовой, научнотехнической и проектно конструкторской документацией. Эти документы очень часто не структурированы, хранятся в разных базах данных и на компьютерах отдельных пользователей. Часть документов являются электронными, а часть – и обычно очень значительная – существует только в бумажном виде.

Термин «электронный архив» неоднозначен. Под «электронным архивом» сегодня понимают:

• систему оперативного хранения электронных копий документов, сопровождающих бумажные оригиналы;
• систему оперативного хранения документов и информационных ресурсов, изначально созданных в электронном виде;
• комплекс электронных копий (сканов) бумажных архивных документов;
• архив организации (ведомственный архив), способный хранить, в том числе, и документы в электронном виде;
• специализированный архив организации или государственный архив для хранения электронных документов[1].

Только последние два значения полностью соответствуют профессиональному пониманию архива, поскольку предполагают процедуру перемещения документов, их экспорт из систем оперативного хранения и импорт в архивную систему.

Корпоративный электронный архив представляет собой сложное программно аппаратное решение, обеспечивающее в общем случае реализацию следующих функций[2]:

• сканирование оригиналов и распознавание содержания документов
• архивирование и хранение документов в электронном виде
• атрибутирование электронного образа документа для четкого связывания с оригиналом в бумажном архиве
• удобные средства поиска документов как по атрибутам, так и по содержанию
• разграничение прав доступа к электронным документам
• интеграция архива с ключевыми корпоративными информационными системами: системой электронного документооборота, финансово-учетными системами, специализированными системами, например системами автоматизированного проектирования, и т.п.
• привязка графических образов документов к записям учетной системы
• интеграция со средствами криптозащиты информации для поддержки юридической значимости электронных документов
• поддержка технологий работы с архивом бумажных документов – ведение номенклатуры дел, прием документов в архив, выдача на руки, экспертиза ценности и т.п.

Основой законодательного регулирования правоотношений в сфере электронных документов в Российской Федерации являются Федеральные законы «Об электронной цифровой подписи»[3] и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[4].

Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

[1] Носевич В. Терминология и понятийный аппарат [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://land-reform.com/upload/92ed6d9a90c8d1430ad55b8ab775ddc5.pdf, свободный. — (Дата обращения — 14.05.2012)

[2] Корпоративные электронные архивы (КЭА) / Информационные технологии в экономике и управлении [Электронный ресурс]  — (Дата обращения — 14.05.2012)

[3]   Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ    (ред. от 01.07.2011)    «Об электронной подписи» // Собрание законодательства РФ, 11.04.2011, N 15, ст. 2036.

[4] Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение. 2

1      Организация хранения образов документов в электронном архиве документов  3

2      Проблемы хранения документов в электронных архивах. 10

3      Организационные и технические аспекты хранения документов в электронном архиве 15

Заключение. 18

Список литературы. 20

Введение

Сегодня все компании сталкиваются с целым набором разноплановых проблем, связанных с хранением бумажных документов. Каким быть архиву компании, зависит от аккуратности бывшего главного бухгалтера. Решение проблем — электронный архив. Как организовать в компании «цифровое хранилище», разобрался Михаил Неверов.

Современная тенденция в области развития документооборота — отказ от бумажных носителей в пользу электронных ради удобства обращения и экономической выгоды. Суть и смысл создания электронного архива очевидны: сконцентрировать в одном месте в электронном виде всю важную информацию, которая проходит через компанию. Задача такого хранения — организовать ведение электронного документооборота на предприятии таким образом, чтобы все документы, независимо от их количества, находились в едином электронном каталоге, доступ к которому будут иметь заинтересованные пользователи. Стоит также разграничить понятия «электронный архив» и «система электронного документооборота». Электронный архив представляет собой хранилище любого количества документов, пусть даже в отсканированном виде, с удобной функцией поиска[1].

Есть основания полагать, что роль электронных архивов в будущем неизмеримо возрастет в связи с переходом к информационно-коммуникационным технологиям предоставления государством услуг гражданам и организациям в электронной форме. Таким образом, особую актуальность сегодня приобретает задача дальнейшего развития систем электронных архивов как составной части инфраструктуры управления. При этом особые сложности вызывает не столько перевод в электронный вид традиционных бумажных архивов, сколько организация архивного хранения документированной информации, что подчеркивает актуальность темы работы.

[1] Неверов М. Цифровой архивариус // Расчет. 2011. N 1.