Press "Enter" to skip to content

Содержание

Введение. 3

1. Основные понятия в области создания документов. 4

2. Общие правила оформления управленческих документов. 5

Заключение. 13

Список литературы.. 14

Приложения. 15

 

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профес­сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз­водства), а в небольших организациях и фирмах — секретари-ре­ференты (секретари).

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. 

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. 

Целью данной работы является рассмотрение сущности и задач документационного обеспечения управления, рассмотрение технологии и организации документационного обеспечения управления.

Задачами работы является раскрытие основных понятий документационного обеспечения управления, рассмотрение организации и технологии документационного обеспечения управления в организации

1. Основные понятия в области создания документов

 

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

·                                техническая, технологическая – методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

·                                деловая – прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Термины «документ» и «документированная информация» в законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов доку­ментов, указывают, что под документированной информацией понима­ется такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность:

 а) содержания информации;

б) реквизитов, позволяю­щих установить источник, полноту информации, степень ее достовер­ности, принадлежность и другие параметры;

в) материального носите­ля информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены (Федеральный закон об информации, информатизации и защите ин­формации: Комментарий/Институт государства и права РАН, М.,1996).

В данном случае, однако, следует иметь в виду что вся зафиксиро­ванная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдель­ных реквизитов, таких, как "дата", "номер", "подпись", "печать" и др. Ос­новную содержательную нагрузку несет реквизит "текст документа"[3, с.273].

2. Общие правила оформления управленческих документов

 

В делопроизводстве существуют единые требования  и  правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30 -97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации).

Выполнение единых правил оформления  документов обеспечивает:

-юридическую силу документов;

-оперативное и качественнее составление и исполнение  документов;

-организацию быстрого поиска документов;

-более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.30 – 97. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет  определенный набор реквизитов.

К наиболее  важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

1- эмблема организации;

2-наименование   организации;

3- индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

4- название вида документа;

5- дата;

6- индекс (№) документа;

7- ссылка на индекс и дату входящего  документа;

8- гриф ограничения доступа к документу;

9- адресат;

10 – гриф утверждения;

11- резолюция;

12- заголовок к тексту;

13- отметка о контроле;

14-текст;

15- отметка о наличии приложений;

16- подпись;

17- визы;

18- печать;

19-отметка о заверении копии;

20- фамилия исполнителя и номер его телефона;

21- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22- отметка о поступлении.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов , как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый  документ можно разделить на три основные части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

-основную часть  (текст и приложения);

-оформляющую часть (документы, расположенные ниже текста и приложения).

 Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное  буквенно-графическое  изображение и т.п.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном ( центрованном) – в середине верхней части листа[5, с.142].

Реквизит «наименование организации»

 

Юридическое лицо  должно иметь фирменное наименование (ст.54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке»

 

Совокупность перечисленных в реквизите данных является  юридическим адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом « наименование организации» или на нижнем поле документа.

Реквизит «название вида документа»

 

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса  и печатают прописными буквами от границы левого поля, например,  АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований[1, с.142].

Реквизит «дата»

 

Дата – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. – оформляются цифровым способом в следующей последовательности : число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату  девятое мая 2005 года следует оформлять 09.05.05.

Реквизит « индекс № документа»

 

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации ( например , порядковый номер).

Индекс № документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как справки, акты и т.п.

Индекс № документа в письмах  состоит  из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо[2, с. 64].

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

 

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: На № 19/06 – 03 от 08.09.99.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылки на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

 

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Реквизит располагается  в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна).

Реквизит   «адресат»

 

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование фирмы в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

-должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Реквизит «печать»

 

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит «отметка о заверении копии»

 

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются  секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должностного лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия)  и дату заверения.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

 

Фамилия исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места,  на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы».

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при  необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на  документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот  реквизит располагается  в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Отметка включает в себя:

- слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;

- ссылку на дату и номер документа , свидетельствующего об исполнении ( в случае его составления);

- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий   об  исполнении;

- подпись  исполнителя  документа  и  дату  проставления  отметки.

Реквизит «отметка о поступлении»

 

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера.

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором содержащим все перечисленные компоненты реквизита[4, с.201].

Заключение

Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении организационной и вычислительной техники.

Для рациональной организации документационного обеспечения должна применятся централизованная форма ведения делопроизводства, то есть все операции по обработке документов должны производиться секретариатом: прием и регистрация документов, их предварительное рассмотрение, распределение и доставка (передача) по назначению, подготовка, оформление и отправка исходящих документов, составление и оформление внутренних документов, контроль исполнения документов и устных распоряжений руководства, формирование дел, хранение документов и обеспечение их использования в справочных целях.

Для четкого функционирования секретариата были разработаны проекты Положения о секретариате, должностных инструкций секретарю–референту и секретарям, а также описана методика составления инструкции по ведению делопроизводства на Предприятии.

Введение положения о секретариате позволило определить нормативно–правовую базу деятельности подразделения его статус и место в системе управления, его внутреннюю организацию, функции, права и ответственность.

Список литературы

1.     Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

2.     Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. – М.: ИНФРА-М, 1999.

3.     Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.

4.     Правила составления и оформления служебных документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.

5.      Пшенко А.в. Делопроизводство и основные нормативные требования к оформлению документов, М.: Проспект, 2002г.

 Стенюков М. Документы. Делопроизводство, М.: Приор, 2003г.

 

Приложения

Приложение 1

        РАСПОРЯЖЕНИЕ

   "__"_________ ____ г.                                Nо. _____________

 

                 г. ________________

   О проведении   ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате Nо. _________

      ОБЯЗЫВАЮ:

      1. Провести ремонтные работы в комн. Nо. _____.

 

      Ответственный - _______________________________________________.

      Срок исполнения - "__"________ ____ г.

        2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ______

   _______________________________________.

           (должность, ф.и.о.)

   ________________________         __________________ __________________

   (должность руководителя)          (личная подпись)     (расшифровка)

 

 

 

      ___________________________________________________

 

ЗАО «Волна»

 

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

Приложение 2

                                               ПРИКАЗ

 

   "___"__________ ____ г.                                 Nо. __________

                 г. ______________

   о приеме на работу по контракту

   на должность главного бухгалтера

 

        1. _____________________________________________ считать принятым

                (указать фамилию, имя, отчество)

   на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного

   с ним контракта от "___"__________ _____ г.

       2.  С  целью  обеспечения  исполнения  условий  указанного  контракта

главному  бухгалтеру  в  срок  до  "___"____________  ____  г.   подготовить

проекты:

      распоряжения директора предприятия, предусматривающего  информирование

подразделений, служб,  должностных  лиц  и  иных  работников  предприятия  о

касающихся их условиях контракта;

      приказов  директора  об  обеспечении  реализации  главным  бухгалтером

прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.

      Основание: контракт от "___"__________ ____ г.

        Директор ________________________________

                                        (подпись и ее расшифровка)

        С приказом ознакомлен "___"___________ ____ г.

        Главный бухгалтер _____________________________

                                        (подпись и ее расшифровка)

                          

 

 

 

Приложение 3

 

ПРОТОКОЛ №. _____

                 Заседания Совета директоров

            ___________________________________

   г. ____________                                "___"__________ ____ г.

 

                 ПРИСУТСТВУЮТ:

      На заседании Совета директоров ______________ присутствуют  ______  из

_________   членов   Совета   директоров    _______________________________:

_________________________________,       __________________________________,

___________________________.  Совет  директоров  в  соответствии  с  Уставом

вправе принимать решение.

                 ПОВЕСТКА ДНЯ:

      1. Избрание Председателя Совета директоров.

                       СЛУШАЛИ:

        1. ____________________  с предложением об избрании Председателем

                (Ф.И.О.)

   Совета директоров ___________________.

                          (Ф.И.О.)

                 ГОЛОСОВАЛИ:

             По  первому  вопросу:  "ЗА"  -  ____________.      "ПРОТИВ"   -

_______________                        "ВОЗДЕРЖАЛИСЬ" - _________________.

                 СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ РЕШИЛ:

        1. Назначить ______________________________  председателем Совета

                              (Ф.И.О.)

   директоров __________________________________________.

                  (наименование акционерного общества)

  

 

ПОДПИСИ:

                     ____________________ (____________________)

                     ____________________ (____________________)

 

ЗАО «Волна»

 

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс:                             (8632)                              228596

_____________________________

 

                             (наименование руководителя  предприятия)

                                                                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

   "__"_______ ____ г.

   №. _______________

 

          Настоящим,  сообщаю,  что  мной   были   проведены   маркетинговые

исследования  рынка  кабельно-проводной  продукции.  Результаты  и  отчетные таблицы приведены в служебной записке № 125 от 12.10.2000г.

 

   В дело №. ________

   "__"_______ 199_ г.

 

              _________________________

 

                  (подпись исполнителя)

 

ЗАО «Волна»

 

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

 

Тел.: (8632) 248975

 

Факс: (8632)  228596                                               Директору

предприятия

 

________________________

 

           (Ф.И.О.)

 

Приложение 5

 

ОБЬЯСНИТЕЛЬНЯ  ЗАПИСКА

   "__"_______ ____ г.

   №. _______________

 

 

 

Задержка поставки продукции  в  Филиал  №1  г.  Краснодар,  произошла  из-за

поломки на трассе тормозной системы автомобиля МАЗ (госномер А 256 РО 61).

 

 

 

   В дело №. ________

   "__"_______ 199_ г.

 

              _________________________

 

                              (подпись)

 

 

ЗАО «Волна»

 

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

                                                                 

 

 

Приложение 6

 

  АКТ    №

_______

                                  сдачи-приемки дел

   г. _____________                                "___"________ _____ г.

 

        Настоящий акт составлен бывшим __________________________________

 

(должность, фамилия, имя, отчество)

   ___________________ __________________________________________________

 

                                        (название предприятия)

   и вновь назначенным главным  _________________________________________

                                  (должность, фамилия, имя, отчество)

   в том, что на основании приказа №. ____ от "___"____________ _____ г.

   ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на "___"________ _____ г.

       Сдача-приемка  производилась  в  присутствии  _______________________

_____________________________________________________________________.            (должность, фамилия, имя, отчество)

      В результате сдачи-приемки дел установлено, что:

        1.   Главная   книга   полностью   заполнена   по    состоянию    на

"___"____________ г. Данные  синтетического  учета  полностью  соответствуют

соответствующим позициям аналитического учета.

      2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70.

       3.  Предъявлены  журналы-ордера  за  январь-сентябрь  текущего  года,

ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64,  65,  67,  68,  69,

71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов.

      4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и  III  кварталы  ____г.

       5.  Передано  заключение  независимой  аудиторской  проверки  годовых

отчетов предприятия за _____ и _____ гг.

      6. Передан архив за _____  -  _____  гг.  в  количестве  _____________

(_____________________) дел по описи.

      7. Сдана по описи справочно-нормативная литература.

      Приложение:

      1. Опись дел архива предприятия.

      2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах.

 

                  Дела сдал   __________________

                                  (подпись)

 

                  Дела принял __________________

                                  (подпись)

 

            При сдаче-приемке дел присутствовали:

                 _____________________    ________________

                      (должность)             (подпись)

                           ________________________________________

                                                       (руководитель)

                            ________________________________________

                            (наименование предприятия или учреждения)

 

                            От _____________________________________

                                  (фамилия, имя, отчество)

 

                            адрес: __________________________________

                            ________________________________________

 

 

Приложение 7

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

 

      Прошу принять меня с "__"__________ _____ г. на работу в (цех,  отдел)

_______________________________   на   должность    (или    по    профессии)

_____________________________________________________________________

 

   "___"____________ ____ г.                           __________________

 

                                             (подпись)