Содержание
Введение. 3
1. Основные понятия в области создания документов. 4
2. Общие правила оформления управленческих
документов. 5
Заключение. 13
Список литературы.. 14
Приложения. 15
Введение
Документационное
обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление
деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их
обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен
документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и
правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и
учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение
многих документов предписано законами. При проверке работы организации,
проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность
организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение
делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу
в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства),
а в небольших организациях и фирмах — секретари-референты (секретари).
Для получения
экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое
определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности
и стоимостью.
Если на предприятии
отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого
закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в
полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их
обработки.
Целью данной работы
является рассмотрение сущности и задач документационного обеспечения
управления, рассмотрение технологии и организации документационного обеспечения
управления.
Задачами работы является
раскрытие основных понятий документационного обеспечения управления,
рассмотрение организации и технологии документационного обеспечения управления
в организации
1. Основные
понятия в области создания документов
Обязательным условием
эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную
деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность.
Выделяется два вида информации:
·
техническая,
технологическая – методы изготовления продукции, программное обеспечение,
основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;
·
деловая
– прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.
Под информацией понимаются
сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо
от формы их представления.
Всякое управленческое
решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или
управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты
информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем
информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений
объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает
документ.
Документ – материальный
объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во
времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами:
посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив)
информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность
передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во
времени.
В процессе управления
информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для
принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и
обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в
управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат
труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на
верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта
информация является базой при планировании и прогнозировании.
Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне
управления и спускаются вниз.
Термины «документ» и
«документированная информация» в законе рассматриваются как синонимы.
Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под
реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального
документа».
Некоторые исследователи,
подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под
документированной информацией понимается такая организационная форма, которая
определяется как единая совокупность:
а) содержания информации;
б) реквизитов, позволяющих
установить источник, полноту информации, степень ее достоверности,
принадлежность и другие параметры;
в) материального носителя
информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены (Федеральный закон
об информации, информатизации и защите информации: Комментарий/Институт
государства и права РАН, М.,1996).
В данном случае, однако,
следует иметь в виду что вся зафиксированная на материальном носителе
информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации
складывается из отдельных реквизитов, таких, как "дата",
"номер", "подпись", "печать" и др. Основную
содержательную нагрузку несет реквизит "текст документа"[3, с.273].
2. Общие правила
оформления управленческих документов
В делопроизводстве
существуют единые требования и правила оформления управленческих документов,
которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30 -97
Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации).
Выполнение единых правил
оформления документов обеспечивает:
-юридическую силу
документов;
-оперативное и
качественнее составление и исполнение
документов;
-организацию быстрого
поиска документов;
-более активное
использование ПЭВМ при составлении документов.
Любой документ состоит из
ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые
называются реквизитами.
Правила их составления и
оформления, а также место расположения на документах фирмы должны
соответствовать ГОСТу 6.30 – 97. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо)
имеет определенный набор реквизитов.
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в
современной практике, относятся:
1- эмблема организации;
2-наименование организации;
3- индекс предприятия
связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
4- название вида
документа;
5- дата;
6- индекс (№) документа;
7- ссылка на индекс и
дату входящего документа;
8- гриф ограничения
доступа к документу;
9- адресат;
10 – гриф утверждения;
11- резолюция;
12- заголовок к тексту;
13- отметка о контроле;
14-текст;
15- отметка о наличии
приложений;
16- подпись;
17- визы;
18- печать;
19-отметка о заверении
копии;
20- фамилия исполнителя и
номер его телефона;
21- отметка об исполнении
документа и направлении его в дело;
22- отметка о
поступлении.
Особенно важным является
правильное оформление таких реквизитов , как дата, подпись, печать, гриф
утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные
части:
- заголовочную часть (в
нее входят реквизиты, расположенные до текста);
-основную часть (текст и приложения);
-оформляющую часть
(документы, расположенные ниже текста и приложения).
Эмблема предприятия - условное
(символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном
порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак,
рисунок, аббревиатура, комбинированное
буквенно-графическое изображение
и т.п.
При угловом расположении
реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (
центрованном) – в середине верхней части листа[5, с.142].
Реквизит
«наименование организации»
Юридическое лицо должно иметь фирменное наименование (ст.54
Гражданского кодекса РФ).
Наименование организации
пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в
учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре;
свидетельстве Регистрационной палаты.
В наименовании используются
сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое
акционерное общество) и т.п.
Реквизит «наименование
организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».
Реквизит
«индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в
банке»
Совокупность
перечисленных в реквизите данных является
юридическим адресом предприятия.
На бланках для писем,
факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.
Данный реквизит располагается
в левом верхнем углу под реквизитом « наименование организации» или на нижнем
поле документа.
Реквизит
«название вида документа»
Реквизит «название вида
документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита
«наименование организации» и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы
левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.
Этот реквизит является
одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.
Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании:
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа
дает общее представление о назначении документа, определяет состав его
реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований[1,
с.142].
Реквизит
«дата»
Дата – один из основных
реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
- дата его подписания
(для приказов, писем, факсов, справок);
- дата его утверждения
(для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в
нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе: в
заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф
утверждения» и т.п. – оформляются цифровым способом в следующей
последовательности : число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например,
дату девятое мая 2005 года следует
оформлять 09.05.05.
Реквизит
« индекс № документа»
Индексом является
условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации ( например ,
порядковый номер).
Индекс № документа проставляется
на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата».
Порядковые номера с
начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких
документах, как справки, акты и т.п.
Индекс № документа в
письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса
структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего
документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо[2, с. 64].
Реквизит
«ссылка на индекс и дату входящего документа»
Место для этого реквизита
определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении
письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.
Дата и номер для ссылки
берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: На № 19/06 –
03 от 08.09.99.
Эта ссылка помогает
фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного
письма. Реквизит «ссылки на индекс и дату входящего документа» размещается от
границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».
Реквизит
«гриф ограничения доступа к документу»
Этот реквизит проставляют
на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Реквизит
располагается в правом верхнем углу
документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова
(грифа «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна).
Реквизит «адресат»
Этот реквизит оформляется
на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).
Максимальный набор этого
реквизита состоит из следующих частей:
- наименование фирмы в
именительном падеже;
- структурное
подразделение в именительном падеже;
-должность, фамилия и
инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Реквизит
«печать»
На документах,
удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования
денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных
государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть
заверена печатью.
Оттиск печати
проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного
лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.
Ответственного за
хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.
Реквизит
«отметка о заверении копии»
В случае подписания
руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.
Реквизит «отметка о
заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении
копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должностного лица,
заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.
При пересылке копии
документа в другую организацию или выдаче её на руки заверительную подпись
удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
Реквизит
«фамилия исполнителя и номер его телефона»
Фамилия исполнителя
(составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при
отсутствии места, на оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись»,
«визы».
Этот реквизит очень важен
для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения
затронутых в документе вопросов.
Ниже фамилии исполнителя
при необходимости могут указываться
первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и
дата печатания.
Реквизит
«отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Если документ исполнен,
т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на
документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в
дело.
Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа
ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».
Отметка включает в себя:
- слова «в дело» и «номер
дела», в котором будет храниться документ;
- ссылку на дату и номер
документа , свидетельствующего об исполнении ( в случае его составления);
- краткие сведения об
исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об
исполнении;
- подпись исполнителя
документа и дату
проставления отметки.
Реквизит
«отметка о поступлении»
Отметка о поступлении
располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из
следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего
документ; даты поступления документа и его входящего номера.
Отметку о поступлении
проставляют автоматическим нумератором содержащим все перечисленные компоненты
реквизита[4, с.201].
Заключение
Совершенствование
документационного обеспечения управления
является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы
информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна
только при рациональной организации ДОУ и применении организационной и
вычислительной техники.
Для рациональной
организации документационного обеспечения должна
применятся централизованная форма ведения делопроизводства, то есть все операции по
обработке документов должны производиться секретариатом: прием и регистрация документов,
их предварительное рассмотрение, распределение и доставка (передача) по
назначению, подготовка, оформление и отправка исходящих документов, составление
и оформление внутренних документов, контроль исполнения документов и устных
распоряжений руководства, формирование дел, хранение документов и обеспечение
их использования в справочных целях.
Для четкого
функционирования секретариата были разработаны проекты Положения
о секретариате, должностных инструкций секретарю–референту и секретарям, а
также описана методика составления инструкции по ведению делопроизводства на Предприятии.
Введение положения о
секретариате позволило определить
нормативно–правовую базу деятельности подразделения его статус и место в
системе управления, его внутреннюю организацию, функции, права и
ответственность.
Список
литературы
1. Басаков М.И. Кадровое
делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.
2. Делопроизводство в кадровой
службе. / Сост. Верховцев А.В. – М.: ИНФРА-М, 1999.
3. Документы по персоналу
предприятия. / Сост. Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.
4. Правила составления и
оформления служебных документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.
5. Пшенко А.в. Делопроизводство и основные
нормативные требования к оформлению документов, М.: Проспект, 2002г.
Стенюков М. Документы.
Делопроизводство, М.: Приор, 2003г.
Приложения
Приложение 1
РАСПОРЯЖЕНИЕ
"__"_________ ____ г. Nо. _____________
г. ________________
О проведении ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате Nо. _________
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Провести ремонтные работы в комн. Nо. _____.
Ответственный - _______________________________________________.
Срок исполнения - "__"________ ____ г.
2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ______
_______________________________________.
(должность, ф.и.о.)
________________________ __________________ __________________
(должность руководителя) (личная подпись) (расшифровка)
___________________________________________________
ЗАО «Волна»
344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596
Приложение 2
ПРИКАЗ
"___"__________ ____ г. Nо. __________
г. ______________
о приеме на работу по контракту
на должность главного бухгалтера
1. _____________________________________________ считать принятым
(указать фамилию, имя, отчество)
на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного
с ним контракта от "___"__________ _____ г.
2. С целью обеспечения исполнения условий указанного контракта
главному бухгалтеру в срок до "___"____________ ____ г. подготовить
проекты:
распоряжения директора предприятия, предусматривающего информирование
подразделений, служб, должностных лиц и иных работников предприятия о
касающихся их условиях контракта;
приказов директора об обеспечении реализации главным бухгалтером
прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.
Основание: контракт от "___"__________ ____ г.
Директор ________________________________
(подпись и ее расшифровка)
С приказом ознакомлен "___"___________ ____ г.
Главный бухгалтер _____________________________
(подпись и ее расшифровка)
Приложение 3
ПРОТОКОЛ №. _____
Заседания Совета директоров
___________________________________
г. ____________ "___"__________ ____ г.
ПРИСУТСТВУЮТ:
На заседании Совета директоров ______________ присутствуют ______ из
_________ членов Совета директоров _______________________________:
_________________________________, __________________________________,
___________________________. Совет директоров в соответствии с Уставом
вправе принимать решение.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Избрание Председателя Совета директоров.
СЛУШАЛИ:
1. ____________________ с предложением об избрании Председателем
(Ф.И.О.)
Совета директоров ___________________.
(Ф.И.О.)
ГОЛОСОВАЛИ:
По первому вопросу: "ЗА" - ____________. "ПРОТИВ" -
_______________ "ВОЗДЕРЖАЛИСЬ" - _________________.
СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ РЕШИЛ:
1. Назначить ______________________________ председателем Совета
(Ф.И.О.)
директоров __________________________________________.
(наименование акционерного общества)
ПОДПИСИ:
____________________ (____________________)
____________________ (____________________)
ЗАО «Волна»
344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596
_____________________________
(наименование руководителя предприятия)
Приложение 4
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
"__"_______ ____ г.
№. _______________
Настоящим, сообщаю, что мной были проведены маркетинговые
исследования рынка кабельно-проводной продукции. Результаты и отчетные таблицы приведены в служебной записке № 125 от 12.10.2000г.
В дело №. ________
"__"_______ 199_ г.
_________________________
(подпись исполнителя)
ЗАО «Волна»
344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596 Директору
предприятия
________________________
(Ф.И.О.)
Приложение 5
ОБЬЯСНИТЕЛЬНЯ ЗАПИСКА
"__"_______ ____ г.
№. _______________
Задержка поставки продукции в Филиал №1 г. Краснодар, произошла из-за
поломки на трассе тормозной системы автомобиля МАЗ (госномер А 256 РО 61).
В дело №. ________
"__"_______ 199_ г.
_________________________
(подпись)
ЗАО «Волна»
344058, г. Ростов на Дону
ул. 2-я Краснодарская 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596
Приложение 6
АКТ №
_______
сдачи-приемки дел
г. _____________ "___"________ _____ г.
Настоящий акт составлен бывшим __________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
___________________ __________________________________________________
(название предприятия)
и вновь назначенным главным _________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
в том, что на основании приказа №. ____ от "___"____________ _____ г.
ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на "___"________ _____ г.
Сдача-приемка производилась в присутствии _______________________
_____________________________________________________________________. (должность, фамилия, имя, отчество)
В результате сдачи-приемки дел установлено, что:
1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на
"___"____________ г. Данные синтетического учета полностью соответствуют
соответствующим позициям аналитического учета.
2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70.
3. Предъявлены журналы-ордера за январь-сентябрь текущего года,
ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69,
71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов.
4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и III кварталы ____г.
5. Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых
отчетов предприятия за _____ и _____ гг.
6. Передан архив за _____ - _____ гг. в количестве _____________
(_____________________) дел по описи.
7. Сдана по описи справочно-нормативная литература.
Приложение:
1. Опись дел архива предприятия.
2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах.
Дела сдал __________________
(подпись)
Дела принял __________________
(подпись)
При сдаче-приемке дел присутствовали:
_____________________ ________________
(должность) (подпись)
________________________________________
(руководитель)
________________________________________
(наименование предприятия или учреждения)
От _____________________________________
(фамилия, имя, отчество)
адрес: __________________________________
________________________________________
Приложение 7
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня с "__"__________ _____ г. на работу в (цех, отдел)
_______________________________ на должность (или по профессии)
_____________________________________________________________________
"___"____________ ____ г. __________________
(подпись)