2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И АУДИТ СИСЕТМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. исследование систем управления

Развитие организаций, создание современных виртуальных структур существенно усложняет управленческую деятельность. Многие руководители ощущают потребность в современных методах профессионального управления.

В основе архитектуры такой профессионализации лежат три группы стандартов (Приложение 1):

1.                на элементы управленческой деятельности и механизма управления;

2.                на формы учета этих элементов;

3.                на технологию проведения аудита.

Разработка стандартов на ключевые элементы системы управления организации должна идти вместе с разработкой приемов и методов их проверки (форм учета). Существующая на сегодняшний день разобщенность между стандартизацией и отчетностью элементов систем управления существенно сдерживает их развитие. Лучше обстоит дело со стандартизацией процесса аудита. В общем виде разработаны международные нормативы аудита для бухгалтерского учета, принципы которых приемлемы и для других предметных областей аудита.

Вопросами унификации и стандартизации элементов управленческой деятельности в свое время занимались ряд организаций, в т.ч.: Научно-исследовательский институт труда – в области организации труда и социальной сфере; Всесоюзный научно-исследовательский институт проблем организации и управления – в области организации и автоматизации управления производственными объединениями; Академия народного хозяйства СССР – в области подготовки, обоснования и принятия управленческих решений; Государственная академия управления – в области теории управления. Среди многочисленных персоналий достойный вклад в стандартизацию элементов управленческой деятельности внесли: Гличев А.В., Круглов М.И.,Слезингер Г.Э., Нагорская М.Н., Чайка И.М., Гапич С.П., Степных Ю.В., Свиткин М.З.

Аудитом элементов систем управления организациями занимаются такие ученые, как Кочерин Е.А., Робертсон Дж.К., Аренс Э.А., Лоббек Дж.К. и др.

Резервы управления организацией

Успешная деятельность организации в первую очередь зависит от профессионализма руководителей и специалистов в области управления. Даже частичная стандартизация управленческой деятельности позволяет:

·                     регламентировать выполнение функций управления по содержанию и времени;

·                     добиваться внедрения наилучших управленческих технологий;

·                     уменьшать дублирование, непроизводительные затраты и потери времени;

·                     согласовывать цели, средства и методы их достижения;

·                     формировать критерии для оценки деятельности аппарата управления.

Стандартизация немыслима без контроля. Современная философия управленческого контроля реализуется в аудите систем управления. Аудит, созданный первоначально для контроля бухгалтерского учета, приобрел более широкое толкование и сферу деятельности благодаря хорошей методологической и практической базе, созданной усилиями многочисленных организаций под эгидой Комитета по международным стандартам учета (КМСУ).

Руководителю или учредителю организации любой формы собственности стандартизация и внутренний аудит системы управления (СУ) позволит:

·                     оценить собственные взгляды на управленческую деятельность;

·                     объективно оценивать деятельность своих подчиненных;

·                     объективно оценить общий уровень системы управления организации;

·                     упростить систему контроля;

·                     совершенствовать внутренние стандарты системы управления.

Это справедливо как для очень малых организаций, так и для супер больших, как в государственном, так и в частном секторе экономики.

Рассмотрим полезность стандартизации и аудита для предпринимателей и арбитражного суда, рассматривающего дела о банкротстве организаций при применении к ним реорганизационных процедур. [3]

Любому виду предпринимательской деятельности присущ риск быстрых удач и (или) быстрых неудач. Обычно риск связан с рядом причин и событий, в т.ч. с неосведомленностью о каких-либо процессах либо с элементами непрофессионализма руководителей или специалистов в области производства и управления.

Продолжающееся развитие информационной среды обитания организаций в современном мире постепенно уменьшает риск по причинам неосведомленности: из-за отсутствия требуемой для принятия решений информации.

Недостаточный профессионализм руководителей и специалистов в области производства и управления служит основной причиной появления неопределенности (риска) в результатах выполнения решения.

В менеджменте существуют показатели рискованности принятых решений в виде “правил”. Например, “правило 70/30” означает, что руководитель обязан быть уверенным в правильности своего дела или принятого решения на 70%, а 30% остаются на сомнения и везения (“Да поможет нам бог”). “Правило 70/30” называется разумным риском. Находит применение в менеджменте и “правило 30/70” – преобладание риска (70%) над обоснованием (30%) при разработке и реализации решений. Обычно следование этому правилу носит кратковременный характер. Крайние значения правил: 100/0 или 0/100, т.е. деятельность без риска или деятельность, основанная только на риске, – бесперспективны.

Профессионализм руководителей и специалистов следует оценивать относительно сложности поставленных задач, наличия средств, методов и условий их решения. Мы рассмотрим только некоторые элементы управленческой деятельности (УД), стандартизация которых позволит увеличить ее эффективность и уменьшить долю риска при реализации решений.

Как процесс УД – это совокупность действий (выполнение функций, использование методов и др.), ведущих к достижению поставленных целей.

Как явление УД – это объединение элементов (цели, программы, средства и др.) для реализации миссии организации на основании определенных правил и процедур. Узаконенные или общепринятые правила и процедуры перерастают в стандарты. Многие полагают, что нет нужды в стандартах для УД, т.к. это существенно снижает гибкость (быструю перестройку) элементов системы управления. [4]

В теории управления УД рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука – это прагматизм, а искусство – это творчество. В результате преобладания в практической управленческой деятельности (менеджменте) искусства управления в ряде публикаций ее называют особым или специфическим видом труда. В приложении 1 схематично показаны элементы, влияющие на соотношение науки и искусства в УД.

Формализация многих процессов и явлений в системе управления организации несомненно будет идти – это неизбежный процесс развития науки. С другой стороны, общественное сознание не приемлет жесткой системы стандартизации в деятельности социальной системы. Таким образом, этот процесс будет идти весьма сложно.

Новая категория товара: “организация”

В Гражданском кодексе РФ определен порядок купли-продажи предприятий. Под словом “предприятие” понимается прежде всего его имущественный комплекс.[5] Однако при купле-продаже вместе с предприятием к новому владельцу переходит большая инфраструктура в лице персонала, интеллектуальной собственности и т.д.,не всегда учитываемая при назначении цены купли – продажи. Классификация понятий, относящихся к хозяйствующим субъектам, также является предметом стандартизации. Следует различать предприятия, организации и бизнес (Приложение 2).

Таким образом, юридическое лицо, имеющее большое количество поставщиков, потребителей, внешние связи и т.д., представляет бизнес. А мелкие мастерские, малые и средние учебные заведения относятся к организациям. С точки зрения ГК РФ любая работающая компания является организацией или бизнесом, но не предприятием (кроме унитарных предприятий).

Всесторонний учет имущественного комплекса предприятия, человеческого капитала, инновационного задела, управленческого потенциала, связей и др. приводит нас к новой категории товара: “организация”. Мы покупаем или продаем не просто набор станков, зданий, территорию – имущественный комплекс, а работоспособную социальную систему – организацию.

Приведем для иллюстрации два примера.

Пример 1. НИИ функциональной электроники в г.Зеленограде можно оценить просто как имущественный комплекс: несколько компьютеров и другой оргтехники, мебель и т.д., а нужно – как организацию с мощным научным потенциалом, профессиональным составом ученых, высоким имиджем в мировой науке, отлаженной системой управления. При этом цена этой организации будет на несколько порядков выше, чем цена его имущественного комплекса.

Пример 2. Учредитель ООО “Горячий хлеб” в связи с серьезными убытками ликвидирует общество и продает все имущество. Традиционные оценщики составили калькуляцию основных средств на 500 тыс. ам. дол. Системные оценщики также определили стоимость основных средств в 500 тыс. ам. дол. А далее события могут развиваться по двум направлениям:

Направление 1. Системные оценщики установили, что профессионализм сотрудников организации очень высокий и убытки произошли по вине учредителя. Поэтому они оценили еще и средства, затраченные на нематериальные активы: создание системы производства и управления, обучение работников, создание сети связей, в размере 200 тыс. ам. дол., итого реальная стоимость организации – 700 тыс.ам.дол.

Таким образом, если покупатель приобретает имущество организации за 500 тыс. ам. дол. и нанимает тех же работников, то он несомненно в выигрыше.

Направление 2. Системные оценщики установили, что организационная структура ООО “Горячий хлеб” неэффективна, управленческая технология не соответствует организационно – правовой форме, соотносительность и уровень технологического оборудования производства и управления не адекватны принятым стандартам и нормам, т.е. все разрозненно. Поэтому по соответствующим таблицам аудита они пришли к выводу, что реальная стоимость имущественного комплекса организации ниже и составляет 350 тыс. ам. дол.

Таким образом, если покупатель приобретает имущество организации за 500 тыс.ам.дол., то он несомненно в проигрыше. Цена организации с точки зрения системного подхода должна учитывать три основные составляющие:

·                     рыночную стоимость имущественного комплекса (СИК),

·                     оценку перспектив развития (коэффициент развития (Кр=0 ё 10)),

·                     оценку профессионального уровня системы производства и управления ( коэффициент (П) или стоимостное выражение (Сп)).

Цена организации = СИК * Кр * П или СИК * Кр + Сп.

Две первые составляющие в достаточной степени реализованы и все работы, ведущиеся по ним в настоящее время носят скорее косметический, чем конструктивный характер. Третья составляющая определяется методами управленческого аудита.

Расширение сферы рыночных отношений в области имущественного комплекса (ИК) вызывает устойчивый интерес многих специалистов к вопросам всесторонней оценки стоимости как ИК, так и организации в целом. Этот интерес вызван также активными организационными и экономическими процессами, происходящими в стране:

·                     приватизацией, а возможно и дальнейшей деприватизацией государственной и муниципальной собственности и акционированием;

·                     арендой и лизингом;

·                     залоговыми операциями;

·                     куплей-продажей ИК и риэлторской деятельностью;

·                     развитием кондоминиумов;

·                     периодическими переоценками ИК;

·                     взносами учредителей в уставный капитал в виде имущественного вклада;

·                     страхованием;

·                     разделом имущества при ликвидации предприятия и др.

Стандартизация как результат научных исследований

Стандарт – это база, повторяемость, стабильность. Стандарты определяются также как узаконенные нормы, процессы или цель, продвижение к которым поддается измерению.

В науке управления было много работ, посвященных созданию системы базовых нормативов. Одни из них базировались на инженерных стандартах, другие на сложившихся характеристиках и традициях. Искусство в УД – это деятельность либо по совершенствованию или созданию нового стандарта (правила, методики), либо это создание стимулирующей ауры по реализации существующего стандарта.

Так, многолетний опыт бухгалтерской деятельности доказал, что система стандартов, норм и правил; наличие юридической базы позволили существенно сдвинуть соотношение наука – искусство в бухгалтерском учете в сторону науки. В результате профессионализм бухгалтеров резко вырос, а сроки обучения резко сократились. Такое же можно ожидать и в управленческой деятельности.

Эффективность стандартизации и аудита реализуется при проведении реорганизационных процедур по решению арбитражного суда для организации – банкрота. Эти процедуры предусматривают либо внешнее управление имуществом должника (на самом деле, не только имуществом, но и персоналом, маркетингом и др.), либо санацию (оказание финансовой помощи). Основным условием реорганизационных процедур является реальная возможность оздоровления несостоятельной организации.

Для всех типов применяемых к должнику процедур требуется объективный анализ реального положения дел в организации. Этот анализ должен касаться не только финансового положения, стоимости имущественного комплекса организации, но и состояния его системы управления.

Стандартизация – это способ целенаправленного воздействия на СУ для достижения взаимодействия как внутри самой СУ так и с системой производства. Стандартизация является одним из проявлений организационно – распорядительных методов управления. Фактически работа всех крупных ученых в области управления, экономики и других наук была направлена на создание стандартов в виде рекомендаций, принципов, законов и закономерностей. Существенные научные и практические разработки в области управления и экономики проводились и хранились в рамках научных школ под крылом крупных академических, учебных и других учреждений. Однако для этих работ не было широкого объединяющего начала, которое позволило бы создать систему общепринятых стандартов в управлении или экономике.

С 1980 по 1985 гг. в стране проводился эксперимент по опытному внедрению комплекса государственных стандартов “Управление производственным объединением и промышленным предприятием”, основные положения которого были представлены в ГОСТ 24525.0-80. Государственный стандарт носил рекомендательный характер для обеспечения мягкого регулирования сложившихся за многие десятилетия стереотипов функционирования элементов системы управления. Данный стандарт по программе-минимум должен был обратить внимание руководителей и специалистов в области управления на новые общие подходы к функционированию системы управления и наметить пути для его совершенствования. Программа-максимум предполагала проведение практической унификации управления производственным объединением и промышленным предприятием по предложенным стандартам. Программа-минимум была выполнена, а программа-максимум практически не реализована в силу определенной недоработки стандартов, отсутствия должной настойчивости и последовательности в ее реализации. Выполнение программы-минимума тем не менее принесло большую пользу менеджменту в целом. Стандарт закрепил понятийный аппарат в системе управления организацией и определил перечень документов, необходимых для профессиональной управленческой деятельности и содержащих:

·                     набор целей, функций, средств и методов реализации функций;

·                     набор организационных структур управления;

·                     схемы функциональных взаимосвязей (в т.ч. информационных);

·                     квалификационную структуру кадров управления;

·                     перечень и формы отчетных документов;

·                     набор типовых положений (должностные инструкции, положения о подразделениях и т.д.).

Объективно ожидается этап более глубокой стандартизации систем управления организациями. Вероятно в сначала на уровне отдельных стран, а затем на международном уровне. Разрозненные работы по стандартизации систем управления ведутся, однако координирующего центра как в России, так и за рубежом еще нет. [6]

И опять мы имеем положительный поучительный пример с развитием стандартизации в области финансовой деятельности и учета.

Сотрудничество Американского института дипломированных общественных бухгалтеров (AICPA), Главного бюджетно-контрольного управления США (GAO), Международной федерации бухгалтеров, Комитета по международным стандартам учета (КМСУ), Центра Организации Объединенных Наций по транснациональным корпорациям и др. организаций привело к созданию международных стандартов учета и аудита. Это объединение прямо или косвенно поддерживается бухгалтерскими организациями Австралии, Германии, Великобритании, Канады, Мексики, Нидерландов, США, Франции, Японии. Основными задачами этого сообщества являются:

·                     публикация в своих странах всех одобренных КМСУ международных стандартов учета;

·                     убеждение соответствующих служб своих стран о необходимости введения международных стандартов учета в практическую работу бухгалтеров и аудиторов;

·                     убеждение соответствующих служб своих стран о необходимости соответствия национальных стандартов учета международным.

В международных стандартах учета определены основополагающие принципы аудиторской деятельности, в том числе: понятность, уместность, материальность, достоверность, сущность формы, нейтральность, осмотрительность, сопоставимость, своевременность. Разработаны также и нормы этики аудитора.

2.2. Аудит исследования систем управления

Контрольная деятельность в организации всегда существовала и будет существовать. Часто контроль является основной функцией для ряда руководителей. Однако только профессиональный подход к контрольной деятельности в области управления может принести ощутимые результаты. Данный подход реализуется в концепции аудита и его конкретного вида – организационного аудита.

В наиболее общем виде аудит – это процесс получения и оценки ( контроля) объективных данных ( имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Применительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармонизация, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопоставимость, стабильность, своевременность. Следует напомнить, что контроль может осуществляться тремя путями:

1.                по авторской методике, исходя из профессиональной подготовки руководителя или консультанта. При этом они сами формируют механизм проведения соответствующей функции. Этот путь может быть очень хорошим, но он трудно воспроизводится другими людьми, например, при возможном замещении конкретного руководителя или заключении договора на консультационное обслуживание с другой фирмой;

2.                по результатам сравнения с деятельностью других аналогичных подразделений или организаций в целом. Руководитель заранее выбирает для себя пример организации или деятельности, показатели которой являются для него ориентирами в работы.. Этот путь позволяет без большого риска поддерживать приемлемый уровень выполнения функции. Однако аналог никогда не может быть точным идеалом какой-то организационной системы, поэтому, руководитель должен постоянно сопоставлять анализируемые объекты своей организации и аналога;

3.                по утвержденным нормам или стандартам на ключевые элементы организационной системы. При этом формируется преемственность при анализе и совершенствовании элементов организационной системы в течение значительного времени. Данный путь представляет суть аудита организации.

Общая схема осуществления аудита организации приведена на Приложении  2.

Аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему контрольной деятельности. Он разделяется по отраслям, подотраслям, направлениям и в зависимости от полноты его проведения (Приложение 3).

Отрасли аудита: аудит имущества (АИ), аудит профессионализма персонала (АПП), аудит интеллектуальной собственности (АИС) аудит методологии и процесса управления (АМПУ), аудит механизма управления (АМУ), аудит технологии и процесса производства (АТПП), аудит организации производства (АОП), операционный аудит (ОА), управленческий аудит (УА), аудит бухгалтерского учета (АБУ). Среди них: [7]

·                     полностью разработанные отрасли: ОА, АБУ;

·                     отрасли разрабатываются: АПП, АМПУ, АМУ, АТПП, АОП, УА;

·                     отрасли еще не разрабатываются: АИС.

Подотрасли аудита имущества:

·                     аудит основных и оборотных управленческих средств;

·                     аудит основных и оборотных производственных средств;

·                     аудит основных и оборотных технологических средств.

Подотрасли аудита профессионализма персонала:

·                     аудит профессионализма руководителей;

·                     аудит профессионализма специалистов;

·                     аудит профессионализма рабочих и служащих;

·                     аудит повышения квалификации персоналом.

Подотрасли аудита интеллектуальной собственности:

·                     аудит интеллектуальной собственности руководителей;

·                     аудит интеллектуальной собственности специалистов;

·                     аудит интеллектуальной собственности рабочих и служащих.

Подотрасли аудита методологии и процесса управления:

·                     аудит целей и задач;

·                     аудит принципов функционирования организации;

·                     аудит функций;

·                     аудит стратегий;

·                     аудит технологий управления;

·                     аудит коммуникаций;

·                     аудит свойств и схем процесса управления;

·                     аудит управленческих решений;

·                     аудит информационных технологий.

Подотрасли аудита механизма управления:

·                     аудит функциональных структур;

·                     аудит организационных структур;

·                     аудит оргтехники;

·                     аудит офисной мебели;

·                     аудит сетей связи;

·                     аудит схем и свойств документооборота.

Подотрасли аудита технологии и процесса производства:

·                     аудит техники и технологии производства;

·                     аудит процесса производства;

·                     экологический аудит.

Подотрасли аудита организации производства:

·                     аудит схем и свойств документооборота;

·                     аудит укомплектованности производства;

·                     аудит эргономики и техники безопасности;

·                     аудит должностных инструкций и положений.

Подотрасли операционного аудита:

·                     технологический контроль изделий;

·                     ведомственная приемка изделий;

·                     аудит самоконтроля изделий.

Подотрасли управленческого аудита:

·                     аудит деловых операций;

·                     аудит затрат ресурсов;

·                     аудит экономичности и эффективности производства.