Практическое задание 1

1. Наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы; отрасль деятельности, в которой работает предприятие; общая численность персонала; организационная структура предприятия

         Муниципальное унитарное предприятие «Элла» г. Новосибирск было зарегистрировано 11 июля 1996 г. Основание — Постановление Главы города № 919 от 16.05.1996 г. Учредитель — Администрация г. Новосибирска. Собственник имущества — Муниципальное образование г.Новосибирска. Имущество закрепляется за предприятием на праве хозяйственного ведения. Полномочия собственника осуществляет Адми­нистрация г. Новосибирска. Предприятие является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

         Целями создания предприятия являются решение социальных задач по обеспечению потребностей жителей г. Новосибирска в социально значимых для населения города услугах. Предметом деятельности предприятия является оказание физическим и юридическим лицам услуг в области связи, Интернета и телевидения.

         Численность персонала на конец 2004 года составила 39 человек.

         Организационная структура предприятия - линейная (рис.1.)

                                      Директор предприятия

                                      Заместитель директора

                                         Главный инженер

Технико-эксплуатационный отдел                Финансово-экономический отдел

Рис.1. Организационная структура МУП «Элла»

2. Виды используемой управленческой документации с разбивкой по системам: организационно-правовые документы, распорядительные доку­менты, справочно-информационные документы, кадровые документы, де­ловая корреспонденция

Организационно-правовые документы

         Важнейшим учредительным документом, устанавлива­ющим правовой статус юридического лица, необходимым, согласно закону, для его государственной регистрации, является устав.

         Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то госу­дарственным органом или органом местного самоуправ­ления.

         Трудовой распорядок организации определяется локаль­ным нормативным актом организации — правилами внут­реннего распорядка. Правила в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 189) и иными федеральными законами регламентируют порядок приема и увольнения работни­ков, основные права, обязанности и ответственность сто­рон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы трудовых отношений в орга­низации.

         Правила внутреннего распорядка, как и устав органи­зации, оформляются на общем бланке организации.

         Штатное расписание — документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность орга­низации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структур­ных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и ме­сячном фонде заработной платы.

         Изменения в штатное расписание вносятся в соответ­ствии с приказом (распоряжением) руководителя органи­зации или уполномоченным на то лицом.

         Положение — организационно-правовой акт, определя­ющий порядок формирования, задачи, обязанности, пра­ва, ответственность и организацию работы отдельных структурных подразделений.

         Должностная инструкция — локальный организацион­но-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Распорядительные доку­менты

         К распорядительным документам относятся: постанов­ления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным.

         Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнений приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предостав­ляется руководителям и их заместителям.

         Приказ — важнейший правовой распорядительный до­кумент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратеги­ческих и тактических задач. Приказы по организации ра­боты трудового коллектива, финансированию, отчетнос­ти, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

         Кроме приказов по основной деятельности существу­ют приказы по личному составу (кадрам). Они регулиру­ют прием, увольнение работников, продвижение по служ­бе, присвоение разрядов и т. п.

         Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолич­но руководителем организации, его заместителями, в от­дельных случаях руководителями структурных подразде­лений. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопро­сов, имеет ограниченный срок действия и касается узко­го круга должностных лиц.

Информационно-справочные документы и деловая корреспонденция

         К числу информационно-справочных документов от­носятся: служебные письма, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют собой специфические каналы связи органи­заций и предприятий с внешним миром.

         К документам деловой корреспонденции относятся в МУП «ДИН» слу­жебное письмо и телеграмма.

         Письмо — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управ­лении.

         Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются ре­зультаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

         Протокол — документ, в котором фиксируются после­довательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) по­ставленных вопросов и принятых решений.

         Докладная записка — документ, адресованный выше­стоящему руководителю, с изложением конкретной про­блемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

         В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (на­правленные в вышестоящие организации).

         Служебная записка — форма внутренней деловой пере­писки между подразделениями организации или должно­стными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

         Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причи­ны невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Кадровая документация

         Среди огромного количества документации в МУП «Элла» особое значение имеет кадровая документация. Особая аккуратность при оформлении, веде­нии, хранении кадровой документации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее основе государственного статистического на­блюдения (№ П-4) «Сведения о численности, заработной плате и движении ра­ботников» (Постановление Госкомстата РФ от 1 декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения»).

         К кадровой документации по личному составу в МУП «Элла» относятся:

         1. Трудовые договоры (контракты).

         2. Приказы по личному составу.

         3. Личные дела.

         4. Личные карточки (форма Т-2).

         5. Лицевые счета по зарплате.

         Существует общепринятая система регистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы. Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию в МУП «Элла»:

         1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

         2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

         3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.

         4. Журнал учета приказов по основной деятельности.

         5. Журнал учета приказов по личному составу.

         6. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.

         7. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.

         8. Журнал учета отпусков.

         9. Журнал учета личных карточек Т-2.

         10. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.

         11. Журнал учета мероприятий по контролю.

         12. Журнал учета командировок.

         13. Журнал учета командировочных удостоверений.

         14. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.

         15. Журнал учета медицинских осмотров.

         Таким образом, кадровая документация МУП «Элла» включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.

3. Для документов каждой из систем приведите примеры реально сущест­вующих документов и укажите их назначение на исследуемом предпри­ятии; если при ознакомлении с реально существующими документами ва­ми были выявлены ошибки в их оформлении или стиле написания - укажи­те их и приведите верное их написание

         В ходе ознакомления с документацией МУП «Элла» не выявлены ошибки в оформлении и стиле написания.

         Приказ — правовой распорядительный до­кумент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратеги­ческих и тактических задач.

МУП «Элла»

         ПРИКАЗ

         12.09.2005    №15-л/с

О переводе на другую работу

Соловьева К.Ф.

         ПЕРЕВЕСТИ:

         Соловьева Константина Федоровича, лаборанта информационных сетей на должность старшего консультанта отдела информационных связей с 13.09.04г.

         Установить Соловьеву К.Ф. оклад 7880 рублей в месяц. Основание: заявление Соловьева К.Ф. с визами.

         Директор                              Фадеев                                              А.С.Фадеев

С приказом ознакомлен

         Соловьев         12.09.04г.

         Объяснительная записка как вид информационно-справочного документа в МУП «Элла» служит для фиксации причин нарушений трудовой, администра­тивной дисциплины и т.п. рассмотрим реальный пример объяснительной запис­ки:

         Секретариат                                                         Руководителю МУП «Элла»

         Объяснительная записка                                     Фадееву А.С.

         02.12.2004 №124

         О нарушении исполнительной дисциплины

         ФИО: Сергеев Анатолий Сергеевич

         Должность: инженер-консультант

         компьютерных сетей

         В связи с нехваткой времени на завершение работы я взял необходимые материалы домой. В транспорте папка с документами была утеряна. Обязуюсь восстановить утерянную информацию.

         Сергеев [подпись]

         Служебное письмо - вид официальных документов МУП «Элла», служа­щих средством общения с различными организациями, предприятиями, фирма­ми, физическими лицами. Служебные письма в МУП «Элла» имеют большое количество видов:

-       сопровождающие;

-       информационные;

-       гарантийные;

-       реклам­ные;

-       претензионные;

-       арбитражные и т. д.

         Рассмотрим пример письма  МУП «Элла». Образец письма, форма которого используется предприятием:

МУП «Элла»

630090 Новосибирск, ул. Ильича, д. 14,            Директору Выставочного Центра

Тел. 333-20-10, факс 333-24-92                            г-ну В. В. Иванченко

ИНН _________ ОКОНХ________                      ул. Советская,  4,

ОГРИ _________                                                   Новосибирск, 0000000

05.07.2003  №________

На № _______от _________

Об участии в выставке

Уважаемый Владимир Владимирович!

         Ознакомившись с Вашей рекламой, просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Генеральный директор                    Фадеев                                А.С.Фадеев

4. Для любых трех документов предприятия приведите схему движения этих документов с момента создания до архивного хранения, обяза­тельно указав все необходимые реквизиты, появляющиеся на различных этапах.

          I. Движение служебного письма Директору МУП  «Элла».

         1. Поступление в канцелярию. Проставляется реквизит 29 - отметка о поступлении документа в организацию

         2. Поступление руководителю МУП «Элла». Он проставляет реквизит 28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

         3. Секретарь подшивает его в дело и сдает в архив предприятия, где оно хранится 5 лет.

         П. Движение приказа по личному составу

         При поступлении сотрудника на работу в МУП «ДИН» издается соответствующий приказ, который проходит следующие этапы:

         1. Составление документа секретарем заместителя директора. Проставляются все необходимые реквизиты, которые должен содержать приказ по личному составу. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подраз­деления, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер пред­стоящей работы (по совместительству, в порядке перево­да из другой организации, для замещения временно отсут­ствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

         2. Отправляется на резолюцию и контроль заместителю директора. Он проставляет реквизит 17 - резолюция и 19 - отметка о контроле.

         3. После, документ отправляется на подпись директору МУП «Элла». Он ставит реквизит 22 - подпись.

         4. Затем документ возвращается секретарю заместителя директора, который занимается канцелярской работой. Приказ подписывается сотрудником, которого принимают на работу. Секретарь проставляет реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело и подшивает в папку с при­казами по личному составу.

         5. Данный документ постоянно будет храниться в МУП «Элла».

         III. Движение объяснительной записки

         При нарушении сотрудником МУП «Элла» внутреннего трудового распо­рядка пишется объяснительная записка. Она проходит следующие этапы:

         1. Написание объяснительной сотрудником на имя директора МУП «Элла».

         2. Рассмотрение объяснительной записки директором. Он ставит реквизит 22 - подпись и направляет его секретарю.

         3. Секретарь проставляет реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело, и подшивает в личное дело сотрудника.

         4. После отправления в архив данный документ с личным делом будет храниться постоянно.

5. Внесите ряд предложений по усовершенствованию документооборота на предприятии

         Для совершенствования системы делопроизводства необходимо внести изменения в следующие этапы делопроизводства:

-       первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; пред­лагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополни­тельным правом самостоятельно распределять входящую корреспонден­цию);

-       регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

-       формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документа­ми, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного во­проса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем директора МУП «Элла»);

-       при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы (секретарем заместителя директора) МУП «Элла».