2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Таким образом, делопроизводство - это совокупность всех дей­ствий при работе с документами, выполняя которые специалисты служб ДОУ решают три главных вопроса:

−                   как правильно документировать ту или иную управленческую ситуацию;

−                   как рациональнее и с наименьшими трудозатратами выполнить основные технологические операции при работе с документами;

−                   что делать с исполненными документами - хранить их (где, как и сколько лет) или уничтожить (когда и каким способом).

2.1.Делопроизводственное обеспечение

системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

−       своевременная обработка поступающей кадровой документации;

−       регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

−       разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

−       доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

−       контроль за исполнением требований документов;

−       размножение документов по кадровым вопросам и др.

Рис.2.  Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис.1).

В дальнейшем соответствующе положения, требования, правила, оговоренными законодательными и нормативными актами, методическими документами, будут реализовываться со ссылкой на них.

2.2. Классификация документации,

используемой в управлении персоналом.

В системе управления персоналом организации, предприятия обращаются следующие виды документации:

−       организационно-кадровая документация – устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнения отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции;

−       организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

а) распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

б) информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

−       документация по личному составу – приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и т.д.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.

2.3. Информационно - документальные потоки в организации

Управление производственной и хозяйственной деятель­ностью государственных учреждений требует переработки больших объемов раз­личной информации.

Внешняя информация состоит из директивных указаний, плановых заданий, данных о новой технике и т. д.

Внутренняя информация освещает всю производственную и экономическую деятельность предприятия, его подразделений. При этом различают условно-постоянную и переменную инфор­мацию. К первой, как правило, относят справочно-нормативную (нормы, расценки, цены и т. д.). Переменная информация опе­ративно показывает состояние производства, загруженность оборудования, наличие материальных запасов.

Производственная информация, включая данные бухгалтерской отчетности, требует оперативного сбора и высоких темпов переработки.

Вся информация, циркулирующая на предприятии и необ­ходимая для управления, представляет собой информационную систему.

Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления.

В условиях рыночной экономики целесообразно создание централизованной службы документационного обеспечения уп­равления.

Служба документационного обеспечения управления  должна обеспечивать:

−       создание и оформление документов в соответствии с требованиями Единой государственной системы и ГОСТ:

−       учет и анализ документооборота, исключение неоправ­данного дублирования в обработке документов;

−       регистрацию, экспедиционную обработку, выпуск и рассылку документов;

−       работа с письмами (запросами), обращениями граждан;

−       контроль за сроками исполнения документов;

−       машинописное изготовление, копирование и размноже­ние документов;

−       оперативное и архивное хранение документов, передачу их на государственное хранение;

−       организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

−       определение принципов работы с документами на базе технических средств, состава и формы представления документной информации, состава пользователей документами, средств вычислительной техники;

−       разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документирования и работы с документами;

−       повышение квалификации работников предприятия по вопросам документационного обеспечения.

Служба документационного обеспечения управления действует на правах самостоятельного струк­турного подразделения, подчиненного руководителю предприя­тия. В качестве такого рода службы может выступать обычная канцелярия или специально выделенный работник.

Работа службы документационного обеспечения управления регламентируется соответствующим положением и осуществляется в соответствии с инструкцией. Численность ра­ботников определяется на основании межотраслевых и отрасле­вых нормативов, а также из практических соображений. Нор­мирование труда - в соответствии с Укрупненными нормати­вами времени на машинописные и делопроизводственные ра­боты.

В составе должностной инструкции должны быть следую­щие разделы: общие положения, квалификационные требова­ния и необходимый уровень знаний, обязанности и права, от­ветственность, взаимоотношения.

2.4. Подготовка, издание распорядительных документов

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативно-правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

−       правовые акты, действующие на федеральном уровне, акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

−       правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

−       правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

−       правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти. Относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

−       акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

−       акты межведомственного характера;

−       акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденных постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

−       необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

−       необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1.      Документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

2.      Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно с группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министров. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятие решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узком кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. 

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1.      Инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2.      Сбор и анализ информации по вопросу.

3.      Подготовка проекта распорядительного документа.

4.      Согласование проекта документа.

5.      Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6.      Принятие решения (подписание документа).

7.      Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документа готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решении – объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовиться проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная документация учреждения, документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений, законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

 Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия – согласование проекта документа, состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации: главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой – на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно а представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечание. В последнем случае при визирование на проекте документа проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечание прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.

Пятая стадия – вынесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства – предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1.      Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2.      Внесение  материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3.      Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4.      Принятие решения по рассмотренным материалам.

5.      Оформление протокола заседания.

6.      Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

7.      Доведение решения до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, других подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкретные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделения и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылка или передача членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подразделения, подготовившего их.

Третья стадия – обсуждение материалов на заседании – включает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения, и основной – непосредственной обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводится ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания – членам органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая и пятая стадии отражают специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органа власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе черновых записей, запись основных выступлений желательно согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшего на левом поле протокола напротив записи выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиального органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, постановление Правительства Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, постановление Московской городской Думы, постановление Правительства Москвы). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров Открытого акционерного общества). 

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Последняя стадия – доведение распорядительного документа до исполнителя – выполняется таким же образом, как и в случае издания распорядительных документов на основе единоличного принятия решений.

2.5. Классификатор документации

Значительные объемы документальной информации требу­ют и значительных усилий по ее обработке. Непременным ус­ловием рациональной обработки документов является их клас­сификация.

Разработке классификатора производственного подразделе­ния предшествует основательная предварительная работа:

−       изучение объема и специфики документально-информа­ционного потока;

−       оптимизация директивной, распорядительной и норма­тивной документации «нисходящего» (на подразделение) по­тока;

−       оптимизация и рубрикация документов «восходящего» (от подразделения) потока;

−       определение способов обработки и хранения докумен­тов (традиционные, т.е. «ручные», предмашинные и машинные способы);

−       определение мест хранения первичных (оригинальных) и вторичных (копий, аннотаций, рефератов) документов.

2.6. Стандартизация и технология обработки документов

Под унификацией документной информации понимается установление и применение согласованных форматов и про­цедур с целью упорядочения управленческой деятельности. Цель унификации документов - достижение оптимальной эко­номии средств пни реализации необходимых функций.

В системах качества вполне оправдали себя стандарты предприятия, представляющие собой нормативно-технический (организационно-методический)  документ,   устанавливающий требования и правила, обеспечивающие разработку, производ­ство и применение продукции или требования к другим объек­там стандартизации в границах предприятия.

Решение задач по унификации и типизации документации регламентируется, как правило, специальными стандартами предприятия, имеющими следующую структуру:

−       Общие положения.

−       Технология обработки документной информации.

−       Организация рабочего места, условия труда.

−       Контроль исполнения документов.

−       Ответственность и стимулирование.

−       Взаимодействие.

Содержание стандарта должно обеспечить получение одно­значной информации для реализации необходимых и достаточ­ных операций по обработке документации, в сущности, он дол­жен представлять собой своеобразный алгоритм технологии об­работки документной информации.

Технология должна учитывать рост объема документообо­рота, сокращение числа обслуживаемых структурных подраз­делении, изменение условий работы, появление прогрессивных технических средств, повышение квалификации работников, введение новых нормативных и методических материалов и др.

Технология выполнения работ может документироваться путем описания технологических процессов и составления опе­рационных карт. При разработке новых технологий могут при­меняться карты организации трудового процесса, разрабаты­ваемые индивидуально для каждого конкретного сотрудника управления.

Технической базой реализации прогрессивных технологий в сфере документационного обеспечения управления служат средства механизации и автоматизации, повышающие эффек­тивность управленческого труда на 10-20%., а комплекс­ное оснащение служб документационного обеспечения управления современной микропроцессорной и копировальной техникой увеличивает производительность тру­да вдвое.

Внедрение современных средств оргтехники и компьютер­ных снегом имеет следующие цели:

−       создание новых информационных целей;                 

−       сокращение трудозатрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;

−       улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;

−       надежное хранение документов;

−       повышенно производительности и улучшение условий труда управленческого персонала.

Наибольший эффект достигается при совместном примене­нии организационной и электронной вычислительной техники. Основное требование к техническим средствам - их совмести­мость и возможность объединения в единую систему. Состав комплектов применяемых технических средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами.

 Внедрение технологий с применением технических средств должно осуществляться на основе упорядоченной системы до­кументирования, рационально организованного документообо­рота, усовершенствования централизованной службы докумен­тации. Разумеется, автоматизация процессов документационного обеспечения оправдана в крупных организациях с большим объемом документооборотов.

Выбор номенклатуры и количества технических средств рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

−       подбор и группировка задач, подлежащих выполнению;

−       определение объемов работ за установленный период по видам выполняемых работ;

−       примерный подбор технических средств по видам работ;

−       расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.

При выборе технических средств следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и внедре­ния, уровнем организации труда, наличием необходимых про­изводственных площадей, возможностями  оперативного ре­монта.

2.7. Регламентация подготовки и оформления документов в организации

Виды создаваемой в организации документации зависят от ее орга­низационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента ра­боты, объема и характера взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами.

В отдельной организации вопросы оформления документации на­ходят отражение в учредительных документах, регламентах работы ор­ганов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (напри­мер, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании докумен­тов). Подготовку и оформление документов в организации регламен­тируют Инструкция по делопроизводству, Правила оформления доку­ментов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делоп­роизводству (по документационному обеспечению управления). Струк­тура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количе­ство и наименования разделов, их последовательность, состав прило­жений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федера­ции, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах го­сударственной власти и в органах власти субъектов Федерации. Например, раздел 2 "Подготовка служебных документов" Инструкции по документационному обеспечению Мэрии Москвы (1993) включает ряд подразделов, раскрывающих:

общие требования к оформлению документов;

особенности оформления документов, направляемых за рубеж;

порядок подготовки, оформления и выпуска организационно-рас­порядительных документов Мэрии;

оформление протоколов заседаний Правительства Москвы;

оформление протоколов совещаний, проводимых Мэром, Премьером Правительства и другими руководителями.

В приложениях к инструкции приводятся образцы бланков документов и унифицированных форм документов.

Положения Инструкции по делопроизводству конкретизируются в правилах оформления документов. Например, Правила оформления до­кументов (утверждены распоряжением Администрации Президента Рос­сийской Федерации от 15 января 1997г. №102) содержат общие требо­вания к оформлению документов, требования к оформлению отдельных видов документов (проектов законов, указов и распоряжений Президен­та, распоряжений Администрации Президента, писем, телеграмм, прото­колов и др.), образцы документов, справочный материал по написанию дат, чисел, часто употребляемых сокращений слов.

Табель форм документов разрабатывается в целях сокращения ко­личества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Он содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юриди­ческого статуса, этапов подготовки и прохождения. В табель включа­ются все создаваемые в организации документы.

Табель оформляется в виде таблицы на листах формата АЗ и вклю­чает следующие графы:

1) Наименование документа.

2) Правовое основание (наименование, дата и номер нормативно­го акта, в соответствии с которым установлена и введена в действие форма документа).

3) Периодичность (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимос­ти и т. д.),

4) Составитель (указывается структурное подразделение или долж­ностное лицо, которое готовит проект документа).

5) Согласование (указывается должность лица, с которым согласо­вывается документ. В наименование должности при необходимости включается наименование организации или структурного подразделе­ния).

6) Подпись (указывается должность лица, подписывающего доку­мент).

7) Утверждение (графа заполняется для документов, подлежащих утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ, или наименование соответствующего документа).

8) Печать (графа заполняется в случае проставления на документе печати).

9) Резолюция (указывается должность лица, имеющего право резо­люции для данного вида документов).

10) Адресат (указывается наименование организации, структурно­го подразделения, куда направляется документ Если документ не вы­ходит из создающего его структурного подразделения, проставляется отметка "внутренний").

11) Ограничение доступа (графа заполняется для документов с ог­раниченным доступом).

12) Ответственный за контроль (указывается наименование струк­турного подразделения, в котором контролируется документ и/или дол­жность лица, ответственного за контроль).

13) Место хранения (указывается наименование структурного под­разделения, осуществляющего оперативное хранение документа).

14) Имя файла (например, может состоять из обозначений соответ­ствующей функции организации, вида документа и порядкового номе­ра 0D\ust1, где 0D - обозначение функции "организация деятельнос­ти", ust - обозначение вида документа "устав", 1 - порядковый номер

Принятые в организации бланки документов включаются в Альбом бланков Формы документов, создаваемых в деятельности организа­ции, включаются в Альбом унифицированных форм документов, кото­рый формируется на основе Табеля документов организации и содер­жит формы наиболее часто создаваемых документов (актов, догово­ров, представлений, писем и т.д.).

В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы

Для удобства применения формы документов в альбоме могут груп­пироваться по разделам, соответствующим определенным направле­ниям деятельности организации или функциональным задачам (напри­мер, раздел, включающий формы документов по созданию, реоргани­зации, ликвидации подразделений, раздел типовых хозяйственных договоров и т.д.).

Существенный эффект дает использование Альбома форм докумен­тов в автоматизированной системе подготовки документов, позволяю­щий оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов.

2.8. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юриди­ческие, психологические, этические и другие аспекты. При создании документов решаются такие проблемы, как:

−                   выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций;

−                   определение видов и разновидностей управленческих докумен­тов, требующихся в данной ситуации:

−                   разработка проектов документов с учетом действующих норма­тивных правовых актов;

−                   оформление документов в соответствии с требованиями государ­ственных стандартов и методических рекомендаций о порядке придания документам юридической силы.

Потребность в документировании управленческих ситуаций обусловлена, прежде всего, наличием законодательных актов, прямо ука­зывающих на необходимость письменного подтверждения тех или иных фактов.

Трудовой и Гражданский кодексы Российской Федерации содержат наименования некоторых управленческих документов, отсутствие которых недопустимо при документировании определенных ситуаций (правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, график отпусков, договор подряда и др.).

Обязательному документированию подлежат единоличная распорядительная деятельность руководителя организации, коллективная деятельность комиссий, работа собраний, совещаний, заседаний и т.п.

Документируются управленческие действия по реализации функций управления и взаимоотношения между организациями и физическими лицами.

 Особенно остро в сфере документирования стоит проблема со­кращения излишних, дублирующих друг друга документов, повыше­ния информативности и информационной емкости документов, ра­зумного перехода к бездокументному общению (особенно во внутрифирменном управлении).

Важной задачей специалистов служб документационного обеспечения управления является закрепление порядка документирования управленческой деятельности в локаль­ных нормативных актах организации: в инструкции по ведению делопроизводства и табеле форм документов, применяемых в данной организации.

Табель форм документов (далее - Табель) должен закрепить порядок применения в организации отдельных видов и разновидностей документов в соответствии с документируемыми управленческими функциями. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса создания управленческих документов и позволяет исключить применение в организации форм документов, не соответствующих направлениям ее деятельности или действующему законодательству табель разрабатывается службой документационного обеспечения управления, согласовывается с руководителями всех структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Подготовка управленческих документов должна базироваться на применении соответствующих унифицированных форм документов, включенных в состав унифицированных систем документации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Классификатор включает в себя системы организационно-распорядительной, банковской, финансовой, учетной, отчетно-статистической, внешнеторговой документации, а также документации по труду и оформлению пенсий.

Через службу документационного обеспечения управления проходят многие виды управленческих документов, но в основном эта служба работает с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, применяемой при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

2.9.  Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация  фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам и создается в органах власти и местного самоуправления, в организациях и на предприятиях независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

В настоящее время, в условиях развития рыночных отношений, обновления действующего законодательства и усиления его роли в регулировании общественной жизни и хозяйственной деятельности, возрастает значение такой разновидности организационно-распорядительная документация, как организа­ционные документы. Любая современная, "цивилизованная" и законопослушная организация развивает производство и управляет персоналом с использованием положений о структурных подразделениях и отдельных направлениях деятельности (аттестации персо­нала, повышении квалификации и переподготовке кадров, плани­ровании карьеры сотрудников, формировании кадрового резерва, премировании работников и т. д.). В большинстве организаций обязательно разрабатываются должностные инструкции, без которых сложно решать спорные вопросы о качестве работы сотрудников, выполнении ими условий трудового договора и соответствии их за­нимаемой должности.

Во многих справочных и практических пособиях по составлению и оформлению управленческой документации содержатся типовые и примерные тексты организационных документов. Однако мало кто из авторов уделяет должное внимание правильному оформлению документов этого вида, приданию им юридической силы.

 В результате специалисты-практики, работающие в кадровых службах, или экономисты по  труду, разрабатывающие должностные инструкции, создают организационные документы, не имеющие юридической силы, т.е. строго говоря, вообще не имеющие права называться документами, подтверждать факты и служить доказательствами при трудовых спорах.

Ответственность за неверное оформление таких документов дол­жна нести служба документационного обеспечения управления, специализирующаяся на обработке организационно-распорядительной документации.

К другой группе организационно-распорядительной документации, оформляемой службой документационного обеспечения управления, относятся ос­новополагающие в управленческой деятельности распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, указания. В рас­порядительных документах отражаются принятые руководителем организации управленческие решения, реализация которых часто приводит к созданию других видов документов. При работе с распо­рядительными документами специалистам службы документационного обеспечения управления приходится решать множество различных вопросов, среди которых такой важ­ный, "чисто делопроизводственный", как правильное деление прика­зов, создаваемых в организации.

В задачи службы документационного обеспечения управления входит письменное закрепление прав под­писания распорядительных документов с учетом принятой в органи­зации системы делегирования полномочий и распределения обязан­ностей, а также описание порядка согласования приказов и ознакомления с ними.

Наиболее многочисленную группу организационно-распорядительной документации составляют информаци­онно-справочные документы, важнейшими из которых являются протоколы, акты и служебная переписка (внешняя с другими организациями - служебные письма и внутренняя между сотрудниками одной  организации - служебные записки). Протоколы и акты имеют сложную структуру текста и нередко бывают востребованы для письменного подтверждения событий и фактов в судебной практике.

При оформлении этих документов особенно важно соблюдать все требования о порядке придания протоколам и актам юридической стиль (наличие информации о кворуме для собраний и совещаний; указание состава приглашенных на заседание или перечисление присутствовавших при работе комиссии; отражение результатов голосования в протоколе подписание акта членами комиссии, действительно участвовавшими в работе комиссии, и т. д.).

Для служебных писем важны не только юридические, но и этические аспекты: качественный фирменный бланк как своеобразная визитная карточка организации, правильное адресование письма, деловой стиль, использование "формул" вежливости и др. В настоящее время стали вновь актуальными разработка и использование сборников типовых и трафаретных текстов писем, характерных для профиля деятельности конкретной организации. Современной особенностью  этих сборников для большинства организаций является обязательное включение текстов писем на иностранных языках.

2.10. Оформление документов

Оформляя  конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны учитывать, что любой документ, даже обычная докладная записка, может иметь серьезные юридические последствия и поэтому требует внимательного отношения и строгого соблюдения порядка придания докумен­там  юридической силы.

Особенно тщательно при оформлении документов должны про­рабатываться такие процедуры, как согласование проекта документа преодоление разногласий по содержательной части документа, подписание документа руководителем организации или другими уполномоченными должностными лицами, регистрация и доведение документа под расписку до исполнителя. Актуальной задачей в этом направлении является применение технологии электронного согласования документов с  использованием электронной цифровой подписи.

Требования к оформлению документов содержатся в государственных стандартах и методических рекомендациях по их применению, типовых инструкциях по делопроизводству, методических пособиях по унификации текстов управленческих документов и дру­гих нормативных и методических материалах. В последнее время идет процесс переосмысления некоторых устоявшихся в делопро­изводстве представлений и традиций, началась переработка устарев­ших стандартов и правил. В этих условиях перед работниками служб документационного обеспечения управления встают сложные задачи, связанные со своевременным получе­нием информации об изменениях в нормативной базе по вопросам ведения делопроизводства, изучением порядка применения новых нормативов, обновлением локальных нормативных актов органи­заций по работе со служебными документами.

Показателем высокого уровня профессионализма специалистов службы документационного обеспечения управления является наличие в организации качественно подготов­ленной инструкции по ведению делопроизводства, содержащей не только описание правил работы с документами, но и максимально возможное количество образцов и примеров составления и оформ­ления основных видов и разновидностей организационно-распоря­дительных документов.

Процедуры документирования управленческих ситуаций - со­ставная часть технологического процесса работы с документами, орга­низации документооборота, регистрации документов и ведения кон­троля за их исполнением. В процессе обработки управленческих документов возникает свой круг проблем, связанных с оперативнос­тью рассмотрения поступающей документации, правильной и раци­ональной организацией ее движения, принятием управленческих ре­шений в соответствии с содержащейся в документах информацией, организацией своевременного и качественного исполнения служеб­ных документов.

2.11.  Недостатки в работе службы документационного обеспечения управления персоналом

Общеизвестно, что немало принципиально новых по харак­теру и организации деятельности применяющих новейшие ин­формационные технологии негосударственных структур столк­нулось со старой технологической проблемой в делопроизводстве: медленное "забюрократизированное", казалось бы, не свойствен­ное таким структурам движение документов, проходящих мно­гочисленные инстанции до получения их непосредственным ис­полнителем. Сложность решения этой проблемы обусловлена ее непосредственной связью со сложившейся системой органи­зации управления и порядком делегирования полномочий, рас­пределения ответственности, разрешения сотрудникам самосто­ятельно принимать управленческие решения в рамках своей компетенции.

С большим сожалением приходится констатировать, что в современных негосударственных организациях нередко можно встретить абсолютно немыслимое ранее "нововведение": со всех поступивших в организацию документов служба документационного обеспечения управления снимает копии для исключения возможных потерь оригинала документа исполнителями. В ряде крупных холдинговых компаний поступившие документы копируются до и после просмотра их руководителем (с проставленной на документах резолюцией), а исполнителям передаются для выполнения заданий только копии документов во избежание утраты оригиналов. Подобная "технология" работы с документами приводит не только к нерациональному использованию и быстрому износу множительной техники, но и к значительному удорожанию работ по организации документооборота.

Вместе с тем в современных организациях (как государственных, так и негосударственных) почти прекращено выполнение службой документационного обеспечения управления такой важной, прежде всего для самой этой службы, функции  систематический подсчет объема документооборота, от величины которого прямо зависят трудозатраты работников службы  документационного обеспечения управления их повседневная загруженность, продолжительность рабочего времени (при ненормированном рабочем дне), штатная численность  этого подразделения.

2.12.  Регистрация документов

По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы обработки информации позволяют быстро находить сведения о документе в режиме автоматизированного поиска, но зачастую возникает необходимость использования оригинала документа на бумажном носителе. Наиболее типичные ошибки при регистрации документов:

−                   сплошная регистрация документов на протяжении не­скольких лет вместо регистрации их в пределах календарного года;

−                   использование одинаковой индексации для документов разных типов (например, для приказов по основной деятельности и по личному составу);

−                   отсутствие регистрационных индексов на некоторых документах, подлежащих обязательной регистрации (в актах, тру­довых договорах и др.);

−                   простановка регистрационных индексов на документах без занесения сведений о документе в учетную форму.

2.13.  Контроль за исполнением документов

Наиболее консервативным по используемой технологии ос­тается ведение контроля за исполнением документов. Сложив­шийся в прошлые времена традиционный формальный контроль, сводившийся в основном к напоминаниям исполнителям о при­ближении сроков исполнения, почти в неизменном виде приме­няется в современных организациях. Даже обязательный анализ состояния исполнительской дисциплины сводится, как правило, к простому обобщению фактов несвоевременного исполнения документов, выполнения документа без серьезной работы по выявлению реальных причин срыва и определения путей их устранения.

Одной из актуальных задач деятельности службы документационного обеспечения управления является построение и развитие системы предупредительного контроля, свя­занного с прямым участием специалистов в области делопроизвод­ства в процессе исполнения поставленного на контроль документа. Формой этого участия должно стать своевременное выявление при­чин возможного срыва исполнения документа и поиск путей их уст­ранения, т.е. реальная, практическая помощь исполнителю, а не "слеж­ка" за ним с целью дальнейшего наказания за плохую работу с документами.

2.14.  Систематизация и хранение документов

Заключительным этапом обработки управленческих документов  является их систематизация по определенным признакам и форми­рование дел. Состояние этой работы в организациях разного типа существенно различается. В государственных структурах сохраня­ется традиция регулярной подшивки документов в дела в соответ­ствии с утвержденной номенклатурой дел (классификационным справочником, позволяющим распределять документы по папкам в соответствии с принятыми правилами).                       

В негосударственных организациях номенклатуры дел чаще всего отсутствуют, что является грубым нарушением правил ведомственного хранения документов и приводит ко многим ошибкам при ведении архивной части делопроизводства:

−        исполненные документы не сразу подшиваются в дела;

−        при формировании дел смешиваются в одном деле документа разных видов и сроков хранения;

−        вместе с оригиналами документов подшиваются их копии, проекты, дубликаты;

−        в одно дело формируются документы разных лет и т.п.

Еще хуже обстоят дела с формулированием заголовков дел, которые не только не соответствуют предъявляемым требованиям, но и просто не позволяют понять, какие документы подшиты в данное дело.

Многие практики не владеют информацией о государственном регулировании сроков хранения документов, не знают, какие нормативные акты  должны использоваться при решении данного вопроса. Следствием  этого зачастую становится уничтожение документов до истечения сроков их хранения.

Но даже если документы хранятся в организации в соответствии с установленным сроком, сами условия и способы их хранения не отвечают принятым правилам:

- документы находятся в скоросшивателях. а не переплетаются;

- документы дела формируются в обратном. а не в прямом хронологическом порядке;

- листы дела не нумеруются, не описываются и не заверяются;

- описи дел не составляются.

С другой стороны, в организации постоянно накапливаются документы с истекшими сроками хранения, которые можно и нужно периодически уничтожать по соответствующему акту. Однако решение вопросов хранения и уничтожения документов должно находится в ведении специальной экспертной комиссии организации, о необходимости создания которой знают далеко не во всех организациях.

За все эти нарушения персональную ответственность несет первый руководитель организации. В Положении об Архивном фонде Российской Федерации установлено, что негосударственные и общественные структуры являются собственниками своих документов в период деятельности организации. Они обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или в структурных подразделениях организации. Эти документы не могут  быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов они должны информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение  в учреждения архивной службы.

3. ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ.                   ВНУТРИОРГАНИЗАЦИОННАЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ

 Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

--       сбор и обработку документной информации;

--       подготовка решения;

--       принятие и документирование решения;

--       доведение решения до исполнителей;

--       исполнение решения;

--      контроль исполнения;

--      сбор информации об исполнении;

--       передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;

--      хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

3.1.Учет количества и качества документов организации.

Сокращение объема документооборота.

Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли, так и в отдельных звеньях управления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.

Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течении года и другую интересующую статистику.

Для этого, чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.

Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.

Объем выполняемым машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведению работ по микрофильмированию документов.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.  

Качественный, всесторонний анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группе сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов проводится в местах их регистрации по регистрационным формам;

нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;

подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год по руководством и при участии службы документационного обучения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например:

количество сопроводительных документов, не несущих смысловой нагрузки;

количество документов, присланных для сведения «на всякий случай»;

количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.

Так, выборочный в течение года учет количества документов дает сведения о ритмичности работы не только службы документационного обеспечения управления, но и, в какой-то мере, всей организации.

Подсчет документооборота целесообразно, особенно при больших объемах документов, проводить раздельно по каждому структурному подразделению, а внутри подразделений – по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и торговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обобщения полученных результатов наиболее эффективным является запись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на вопрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики поведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесообразно указать наименования (можно сокращенно) и номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний дирекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждому показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколько подобных форм.

В этом случае, если в одном структурном подразделении функционируют документы, относящиеся к нескольким системам или различным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.

Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений организации в целом.

При подсчете общего количества документов возможно применение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например, формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж документов, например, в 3-5 листов.

Итоговые данные подсчета документооборота могут представляться в графической форме. В графической форме для большей наглядности целесообразно показывать динамику изменения количества создаваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделенным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например, по системам документов, используемым в работе; оп адресам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управления); по корреспондентам и т.д.

Составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотрудниками в рамках самого структурного подразделения.

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями – неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолировано.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов – создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.

Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайна актуальна в настоящие время. Взрыв «документационной активности» общества приходиться на 1960-1970г.г.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост документации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации – внедрение технических средств в управленческий труд: в 60-х г.г. – множительной техники, а с 70-х г.г. – электронно-вычислительной. Соблазнительная возможность легкого тиражирования, а затем и создание документов дала свои результаты – объем документации и соответственно расходования бумаги  резко увеличился.

Следующая объективная причина заключается в свойстве документации -  при использование возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно производит и использует, что приводит к возникновению новой информации и т.п.

 Имеется еще ряд причин возрастания документопотоков на настоящее время: недостаточная разработанность законодательной база; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации и возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них – несвоевременное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышение исполнительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это отражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что не ясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписке немотивированных персональных обращений и выражений благодарности т. д. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста рассмотрены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов».

Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова». 

Уменьшение физического размера документов – существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать на форме А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписке данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения  документов; введения строго контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологи основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

3.2. Средства регулирования документопотоков

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-97 принят Госстандартом России в 1997 г. и введен в действие с 1 января 1999 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшим ГОСТ 6.38-90. При разработке стандарта были учтены изменения в законодательстве, опыт применения ранее действовавших стандартов на организационно-распорядительную документацию, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций по совершенствованию стандарта, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» (ст.7) требования, устанавливаемые государственными стандартами для обеспечения технической и информационной совместимости, являются обязательными для соблюдения государственными органами управления, субъектами хозяйственной деятельности.

Внедрение ГОСТ Р 6.30-97 в конкретной организации предполагает приведение форм документов в соответствие с требованиями стандарта. Эта работа требует внимательного изучения положений стандарта, подготовки методических материалов и проведение занятий с управленческими работниками, участвующими в создании документов.

3.3. Информационные системы в управлении документооборотом

Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени, которое тратиться непродуктивно в поисках нужной информации, а также на работу с устаревшими или ошибочными данными, невозможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса. Фактически, чем крупнее организация и чем больше количество подразделений она имеет, тем более насущным для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций.

Информационные системы на уровне подразделений.

Практически любое подразделение в рамках организации имеет дело с огромным количеством информации. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для повышения продуктивности работы сотрудников. Информационные системы создает для подразделений централизованное хранилище информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним всех сотрудников, дает средства для создания систем календарного планирования и автоматизации вертикальных деловых процессов на уровне отдела.

Например, канцелярия может использовать базы данных для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения документов, ведения электронных архивов. Отдел кадров сможет использовать их для ведения электронной картотеки сотрудников, автоматизации процедур подбора кадров и приема на работу, оповещения сотрудников о внутрикорпоративных правилах и процедурах.

Инженерный и технический персонал сможет использовать данные в качестве средства  для создания баз знаний, систем хранения корпоративных стандартов. Подразделения, работающие с клиентами и партнерами, могут использовать для информационного обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу продукции или оказание услуг.

Информационные системы на корпоративном уровне.

Существующая традиционная система обмена информацией и документами между подразделениями организации не обеспечивает достаточной степени надежности и оперативности. Обмен деловой информацией между такими подразделениями, как канцелярия, секретариаты руководителей, отделы сбыта, транспортные и другие производственные отделы, бухгалтерия и дт., является узким местом деловых процессов. Ситуация усугубляется в случае территориальной разбросанности подразделений.

Корпоративная информационная система будет способна разрушить барьеры, существующие между подразделениями в силу их функциональной специализации или территориальной разбросанности.

Корпоративная электронная почта и распределенные общекорпоративные базы данных коллективного доступа, с помощью которых служащие могут получить доступ к нужным документам, а также создавать новые, обеспечит возможности свободного обмена информацией между сотрудниками, независимо от их должности, местоположения и служебной принадлежности. Такая среда позволит создавать мобильные неформальные группы сотрудников из разных подразделений, объединенных определенным деловым процессом.

Например, в процессе заключения контракта на поставку какой-либо продукции может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов сбыта и поставок и т.д. и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс.

Таким образом, на уровне организации в целом с помощью информационных систем возможно решать весь спектр задач автоматизации – обеспечение обмена информацией, корпоративные хранилища документов и знаний, автоматизация горизонтальных деловых процессов.

Информационные системы на уровне расширенной организации: связь с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками.

Обеспечение взаимодействия и обмена информацией со внешними организациями, как правило, является настолько же важным для успешного ведения дела, как и внутрикорпоративный средства коммуникаций.

Например, использование подобной технологии может обеспечить деловых партнеров оперативной информацией о продукции и услугах, ценах и т.д. Согласование какого-либо заказа, занимающее неделе, в действительности требует всего несколько часов на принятие реального решения.

3.4. Внутриорганизационная система информации

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации (учреждения) на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации (учреждения). При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется  потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются следующие требования:

а) практичность, четкость формулировок, своевременность поступления;

б) точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутриучрежденческой системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутриорганизационную сеть посредством системы связи.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческая информационная система последовательно реализует принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов в математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственных организациях обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз». Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает:

-- распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;

-- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:

-- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;

-- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

-- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

-- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

-- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

-- разработка программных средств, прикладных программ.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

 К средствам повышения уровня автоматизации административно-управленческого труда относятся: осуществление записей, поиск материалов и документов, раскладка копий документов по соответствующим досье.

К новым техническим средствам автоматизации конторского труда относятся: копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов; электронные пишущие машинки и композеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов; информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов; телекоммуникационная связь, обеспечивающая системное тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений; фотонаборная техника; устройства оптического считывания; комплексная система, объединяющая ЭВМ с микрофильмированием; электронная почта; диктофонная техника.

Аппарат управления внутриорганизационной информационной системой включает:

-- вычислительный центр для обслуживания организации в целом;

-- центральную службу информации;

-- информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы:

     а) обработки и анализа информации;

     б) обработки входящей и выходящей документации;

     в) хранения и выдачи информационных материалов;

     г) вычислительной техники.

3.5. Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз­водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре­квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать­ся в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура “клиент /сервер”);

поддержка распределенной обработки информации;

возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

возможности контроля за прохождением документов;

способ оповещения должностных лиц;

особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ­ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

средства регламентации доступа и криптозащиты;

средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

А) Ввод -- система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков,  модемов и сканеров;

Б) Хранение -- централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

возможность централизованного развития вычислительных средств.

В) Атрибутивный и контекстный поиск.

Функции систем автоматизации делопроизводства.

3.6. Электронная цифровая подпись в документообороте

В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является аналогом собственноручной подписи. Закон «Об электронной цифровой подписи» конкретизирует положение Кодекса и указывает, что электронная цифровая подпись – прежде всего реквизит электронного документа, предназначенный для защиты этого документа от подделки и позволяющий идентифицировать автора документа.

Закон также определяет и круг отношений, в которых может использоваться электронная цифровая подпись, а именно:

-- совершение гражданско-правовых сделок;

-- сфера государственного управления, в том числе сдача отчетности в налоговую инспекцию;

-- иные случаи, предусмотренные законодательством.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть только физическое лицо, обладающее сертификатом ключа подписи. В этом удостоверяющем документе указываются сведения о его владельце; срок действия сертификата; значение открытого ключа электронной цифровой подписи, сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическую силу.

При необходимости в сертификате могут быть указаны должность (с наименованием и адресом организации, в которой установлена эта должность) и квалификация (например, в тех случаях, когда документ должен быть подписан соответствующим специалистом) владельца подписи. Наличие этих сведений в сертификате позволяет признать электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью должностного лица, равнозначным документу на бумаге, заверенному помимо подписи должностного лица еще и печатью организации, которую он представляет.

3.7. Документооборот Кировского районного управления г.Волгограда Пенсионного фонда РФ

                                                         ОТЧЕТ

о проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за      2002 год.

- зарегистрировано исходящей корреспонденции -  5983 документа

- занесено в реестр простой корреспонденции и отправлено через почтовые отделения - 3158 документов

- занесено в реестр заказной корреспонденции и отправлено через почтовые отделения -1503 документа (для отправки заказных писем составляется реестр в 4-х экземплярах, с уведомлением отправлено заказной корреспонденции 503 документа)

- зарегистрировано входящей корреспонденции - 5201 документ

- зарегистрировано выписок из актов освидетельствования (МСЭК) - 1891 документ

- зарегистрировано решений выхода на проверки  - 146

- зарегистрировано поступающих пенсионных дел - 187 

- зарегистрировано исходящих пенсионных дел - 343

- зарегистрировано запросов пенсионных дел:

а) входящих - 140

б) исходящих - 153                      

- зарегистрировано жалоб и предложений, отслеживание сроков исполнения - 126 документов

- отчет по поступившим жалобам ( 1 раз в квартал до 5 числа следующего за отчетным)

- работа со страховой медицинской компанией, пролангация договора с численностью 58 человек

- учет печатей и штампов

- ведение учета, хранения и заполнения (численность 58 человек):

       трудовых книжек

       личных дел

       карточек ф. Т-2

- заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

- оформление приказов:

       по личному составу - 17шт.

       по предоставлению отпусков - 44 документа

       по основной деятельности - 40 документов

- оформление распоряжений начальника Управления - 15 документов

- учет и выдача служебных удостоверений - (получено 30 шт., выдано 19)

- регистрация и оформление листков нетрудоспособности - 34

- ведение учета рабочего времени, оформление табеля (1 раз в месяц к 1 числу каждого месяца)

- составлено графиков дежурств на сторожей - 9

- работа по военнообязанным работникам: учет, сверка, бронирование, составление отчетов

- работа с графиком отпусков

- составление полугодовых и годовых отчетов (о численности, составе, движении, по выслуге лет), промежуточные отчеты по запросам вышестоящей организации

- работа по переподготовке и повышению квалификации

- подготовка документов для согласования кандидатур на выдвижение по должности

Рис.3. Структурная организация документооборота районного отделения Пенсионного фонда РФ.

Рис.4. Схема организации информационной системы районного отдела ПФ РФ.

ЛИТЕРАТУРА

 1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 1997.

 2. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998.

 3.  Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -- №0.

 4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. – М.: НИПИстатформ Госкомстата России, 2001.

 5. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002.

 6.  Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов н Д: Изд-во «Феникс», 2002.

 7.  Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. – М.: Юристъ, 1998.

 8.  Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2000.

 9. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

10. ГОСТ 6.10-4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

           11.  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

           12.  ГОСТ 17914-72. Обложка для длительного хранения. Типы, размеры, технические требования.

           13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие  требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

           14. Гуленко В.В. Менеджмент слаженной команды. – Новосибирск: РИПЭЛ. 1995.

           15. Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. А.В.Верховцев – М.: ИНФА-М, 1999.

           16. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Сост. М.Т.Лихачев. – М.: Экономика, 1991.

17. Документы по персоналу предприятия / Сост. М.И.Басаков. – Ростов/Д: МарТ, 2001.

18.  Константинов Ю.Н. Документационное обеспечение хозяйственной деятельности. – Волгоград: ОАО «Химпром», 1996.

19.  Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»,1998.

20.  Леваков В.Е. Должностная инструкция как реальный инструмент управления. // Справочник по управлению персоналом. – 2001. -- №0.

21. Магура М.И. Организация процесса отбора кадров. // Управление персоналом. – 1998. --  №12.

22.  Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -- №0.

23. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. – М.:ИНФРА-М,1998.

24. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1994.

25. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1998.

26. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная служба России, 1993.

27. Оформление документов Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. – М.: Научная школа, 1998.

28. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.

29. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.98г. №1562.

30. Поляков В., Яновская Ю. Рекомендации предпринимателям, ищущих хороших работников. // Человек и труд. – 1995. -- №4-7.

31. Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3.03.93г. №191.

32. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.95г. №2.

33. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК0 министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98г. №19.

34. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94г. №358-р «Обеспечение сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица».

35. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: МЦФЭР, 2002.

36.  Сергеев А. Электронной подписи – ДА! // Информационные технологии & директор. – 2002. -- №1.

37. Сокова А.Н. Бланки документов: порядок оформления // Справочник кадровика. – 2002. -- №7.

38.  Тарифно-квалификационный справочник. – М.: ПРИОР, 1999.

39. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. №68 от 27.11.2000г. – М.: Росархив, 2000.

40. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. -- М.: Дело, 1992.

41. Трудовой кодекс Российской Федерации (Официальный текст по состоянию на 30.12.2001). – Ростов н/Д: ОАО «Ростовкнига», 2002.

42. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: Главархив СССР, 1982.

43. Управление персоналом организации. / Под ред. А.Я.Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 1997.

44.  Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998.

45.  Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

46. Федеральный закон от 31 июля 1995 г. №119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. И доп. От 18.02.99г.).

47.  Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов». Серия «Управление документацией». – М.: Дело, 1999.

48. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998.

49. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. – К.: МзУУп, 1993.