Оглавление
1 (10) Документирование
информационно-справочной деятельности предприятия 3
2 (42) Вы специалист по работе с персоналом организации. 7
2.1 (42.1) Составьте приказы: 7
1.1. О приеме на работу бухгалтера Ивановой М.В. 7
1.2. Об увольнении переводом в другую организацию
Медвединского А.А. недостающие реквизиты укажите самостоятельно. 8
2.2 (42.2) Подготовьте письменные ответы на следующие
вопросы: 9
42.2.1. Структура текста приказа по личному
составу. 9
42.2.2. Требования к оформлению документов по
личному составу. 11
42.2.3. Классификация приказов по личному составу. 12
42.2.4. Ключевые слова для оформления текстов
приказов. 13
42.2.5. Порядок и особенности индексации приказов
по личному составу. 14
42.2.6. Порядок регистрации и хранение приказов. 15
Список литературы.. 18
1
(10). Документирование информационно-справочной деятельности предприятия
К числу
информационно-справочных документов относятся: служебные письма, телеграммы,
телетайпограммы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют
собой специфические каналы связи организаций и предприятий с внешним миром.
Письмо (синонимы:
служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая
корреспонденция — общепринятое название большого числа разновидностей
справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом
оперативных задач в управлении[1].
Различают письма
циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие
распорядительный характер гарантийные письма, подтверждающие данные ранее
обещания или оговоренные условия, сопроводительные письма,
письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения,
письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, рекламные и другие виды
писем.
Оформление служебного
письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых
реквизитов на его рабочее и служебное поля.
В состав реквизитов
письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 — идентификатор электронной копии документа[2].
Часть перечисленных
реквизитов используется лишь при необходимости (13,23,24, 29), часть — при
подготовке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28)
оформляется на входящих письмах.
Кроме деления писем по
назначению, служебные письма классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).
Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только
один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматриваются несколько
вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы
письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой
приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения
вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для
составления документа. Во второй излагаются выводы, просьбы, предлагаются
решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться
отказ, отклонение предложения и т. п.
В отдельных случаях
письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.
Для современной
деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых рассматривается
один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы
формата А4.
Письмо как минимум
оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и
отсылают адресату, второй («копия») — направляют в дело.
Исходящие письма при
необходимости могут быть завизированы заинтересованными должностными лицами.
Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая
остается в организации. На входящих письмах ставится отметка о поступлении в
организацию и приводится резолюция руководителя. Резолюция включает в себя
фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения,
подпись руководителя и дату написания резолюции.
Докладная записка —
документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы
или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения[3].
В зависимости от
содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Докладная записка
может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству
систематически.
Текст докладной
записки делится на две части: первая — изложение фактов, послуживших причиной
ее составления; вторая содержит выводы, мнения, предложения составителя.
В зависимости от
адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и
внешние (направленные в вышестоящие организации).
Внешние записки
оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.
Внутренние записки
пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым
расположением постоянных реквизитов.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между
подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом
подчинении.
Служебная записка
может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте
излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или
должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и
быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает
руководитель подразделения или должностное лицо.
Текст служебной
записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей.
В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй —
делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.
Объяснительная записка
— документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины
невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической
дисциплины.
Объяснительная записка
может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты
объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.
2 (42) Вы специалист по работе с персоналом
организации.
2.1
(42.1) Составьте приказы:
1.1.
О приеме на работу бухгалтера Ивановой М.В.
Акционерное общество
«РОСТРАНСАВТО»
ОКПО 47464101
ПРИКАЗ
09.07.2006 г. Новосибирск №10
О принятии сотрудника
Принять Иванову М.В.
бухгалтером с 10.03.2006 в порядке перевода из «НовосибХимПласт» по
согласованию между руководителями с окладом согласно штатному расписанию и
надбавкой за особые условия труда в размере 30 %.
Основание: Трудовой контракт от 09.07.2006 года № 591.
Директор АО Зинченко
Р.Н.Зинченко
С приказом ознакомлен: Иванова
09.03.2006.
1.2.
Об увольнении переводом в другую организацию Медвединского А.А. недостающие
реквизиты укажите самостоятельно
МУП «КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»
ПРИКАЗ
12.09.2004 №15-л/с
О переводе на другую работу
Медвединского А.А.
ПЕРЕВЕСТИ:
Медвединского А.А.,
лаборанта информационных сетей на должность старшего консультанта отдела
информационных связей с 13.07.06г. в организацию ООО «Светоч»
Основание: заявление
Соловьева К.Ф. с визами.
Директор Илларионов К.Д. Илларионов
С приказом ознакомлен
Медвединский 12.07.06г.
2.2 (42.2) Подготовьте письменные ответы на
следующие вопросы:
42.2.1. Структура текста приказа по личному составу
Приказами по личному
составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников. Заключение
трудового контракта с работниками не исключает издания приказа по личному
составу о его зачислении на работу.
Приказы по личному
составу оформляются на бланках для внутренних документов. Они имеют
самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного обозначения и группируются в
отдельное дело.
Текст приказа делится
на констатирующую и распорядительную части. В первой части указываются причины
его издания.
По усмотрению
руководителя эта часть может опускаться. Распорядительная часть начинается
словами НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ. После этих слов указывается фамилия
работника (прописными буквами), имя, отчество без сокращений, должность, сроки
увольнения приема, перевода. В случае приема на работу указывается оклад
работника, вид приема.
В одном приказе могут
объединяться вопросы приема, увольнения, перемещения нескольких сотрудников.
Данный документ подписывается руководителем, визируется юрисконсультом,
должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом[4].
Например:
Завод нестандартного
оборудования
ПРИКАЗ
17.07.2006 № 106-к
г. Новосибирск
По личному составу
НАЗНАЧИТЬ:
1. Иванову Нину Петровну на должность кассира главной бухгалтерии
с 15 ноября с.г. с двухнедельным испытательным сроком, с окладом согласно
штатному расписанию.
Основание: заявление Ивановой Н.П. с визами начальника
отдела кадров и главного бухгалтера.
2. Краснова Игоря Николаевича на временную работу на должность
сторожа в административно-хозяйственный отдел с 15 ноября с.г. сроком на два
месяца, с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Краснова И.Н. с визами начальника
отдела кадров и административно-хозяйственного отдела.
ПЕРЕВЕСТИ:
3. Адуева Сергея Ивановича,
мастера цеха № 3, на постоянную работу на должность старшего мастера того же
цеха с 18 ноября с.г.
Основание: докладная записка начальника цеха № 3.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
4. Петрову Виктору Владимировичу, старшему экономисту отдела
труда и зарплаты, очередной отпуск с 16 августа 2000 г. по 11 сентября 2000 г.
на 24 дня, за период работы с 10 июня 1999 г. по 2000 г.
Директор Подпись С.И. Кольцов
42.2.2. Требования к оформлению документов по
личному составу
Документы по личному
составу являются наиболее важными документами, требуют соблюдения
конфиденциальности сведений, содержащихся в них, тщательности и аккуратности
при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного
срока.
Документы сопровождают
прием, перемещения, увольнения сотрудников, осуществление других функций по
управлению персоналом. Большинство официальных документов по кадрам
составляется на основании личных документов работников.
Личные заявления
пишутся, как правило, от руки в произвольной форме или на бланке с трафаретным
текстом, в который работником могут быть внесены дополнения.
В заявлении
указываются должность, фамилия и инициалы руководителя (должностного лица),
которому адресовано заявление, дата, текст, подпись работника и ее расшифровка.
Резюме - документ,
составляемый претендентом на должность при трудоустройстве. Его особенностью
является изложение сведений об образовании, трудовой деятельности в обратном
хронологическом порядке. Резюме подобно рекламе работника. Поэтому в
зависимости от того, какими преимуществами располагает претендент, оно может
компоноваться с упором на опыт работы или на навыки и профессиональные
качества, или на их сочетание.
В настоящее время действуют
шесть унифицированных форм учета кадровой документации:
1. Приказ
(распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т - 8).
2. Личная
карточка (форма №Т - 2).
3. Учетная
карточка научного работника (форма № Т - 4).
4. Приказ
(распоряжение) о приеме на работу (форма № Т - 1).
5. Приказ
(распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т - 5).
6. Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т - 6).
Кроме этих документов
к группе документов по личному составу относятся:
-
трудовые контракты (договоры);
-
трудовые книжки;
-
личные дела;
-
лицевые счета по заработной плате.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке
к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую
работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О
нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному
составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают
прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора
начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают
полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают
должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о
котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность
указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается
сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество
предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
42.2.3. Классификация приказов по личному составу
1. Приказ
(распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т - 8).
2. Приказ
(распоряжение) о приеме на работу (форма № Т - 1).
3. Приказ
(распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т - 5).
4. Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т - 6).
42.2.4. Ключевые слова для оформления текстов
приказов
Приказы по основной
деятельности оформляют на общих бланках организации.
Текст приказа, как
правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части
приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации
издать данный приказ, указываются его цели и задачи.
Распорядительная часть
начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от
левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится
двоеточие.
Поскольку приказ
зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его
распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.
Каждый пункт
начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или
структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются
предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним
пунктом приказа назначается должностное лиц или структурное подразделение,
которому вменяется контроль за исполнением приказа.
В ряде случаев
ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст
приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и
оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь
уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ
ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты),
которая касается непосредственно конкретного исполнителя.
42.2.5. Порядок и особенности индексации приказов
по личному составу
Под индексацией
документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых
(регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих
место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске,
учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место
простановки определяется ГОСТ Р 6.30-97, реквизиты 10, 28) и в регистрационных
карточках.
Основу индексации
документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера
дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов.
Инициативные и
ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному
документу, а затем переносится на ответный документ.
Исключение составляют
индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по
основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях —
предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные
номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.
К индексам приказов
(распоряжений) по личному составу допускается добавление букв — «-л/с», «лс»
(поличному составу) или «-к» (по кадрам). Например, «Приказ № 24-л/с» или
«Приказ № 31-к».
В крупных организациях
в кадровых службах встречаются более сложные системы индексации (с учетом категорий
работников, видов документов и т. д.).
Порядковый
регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31
декабря каждого года включительно.
42.2.6. Порядок регистрации и хранение приказов
Регистрация документа определяется как
«запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт
его создания, отправления или получения»[5].
Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов,
придания им юридической силы.
Процесс регистрации позволяет создать
базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой
системы по всем документам организации.
Регистрации подлежит не вся
документация, поступающая в организацию, а лишь поступающая из вышестоящих
федеральных и местных государственных органов. Регистрируют также письма
депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы — приказы,
распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки,
заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция других организаций,
требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения.
На документы, не
подлежащие регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый
руководителем организации.
Специализированную
документацию — учетно-финансовую, арбитражную, и в том числе кадровую — регистрируют
в соответствующих структурных подразделениях.
В практической
деятельности кадровых служб наибольшее распространение получили две формы
регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время внедряется
современная автоматизированная форма регистрации.
Журнальная форма
применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава.
Для регистрации
документов ведется журнал приказов (распоряжений) о приеме на работу,
переводах, увольнениях работников, трудовых договоров, трудовых книжек, выдачи
командировочных удостоверений, личных дел работников, выдачи различного рода
изложения соответствующих вопросов, справок персонального характера.
Для учета личного
состава используются журналы приема на работу, переводов по службе, увольнения
работников.
При всей простоте и
надежности журнальной формы более гибкой считается карточная форма регистрации.
Копии регистрационных карточек могут использоваться для контроля исполнения и
прохождения документов, их
можно систематизировать по любому признаку (виду документа,
содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.
Компьютеризация
делопроизводственных процессов в кадровых службах позволила заменить ручную
карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При
этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран
компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных. Регистрация
документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение
необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в кадровой службе
организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения
документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о
состоянии движения документов.
Работа по формированию
дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов
в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и
оформление обложек дел.
Каждое дело
комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В
дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии).
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела
раздельно.
Документы в деле
располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и
относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут
документы, возникающие по мере решения вопроса.
Приложения к
документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к
документам, к которым они относятся.
Приказы по личному
составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы
(распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении,
длительных командировках, изменение фамилии группируются в одно дело. Приказы
о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках — в другое.
Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок
хранения документов первой группы — 75 лет, второй — 5.
Список литературы
1. ГОСТ
Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.:
Издательство стандартов, 1998.
2. Андреева В.И.
Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Интел, 2000.
3. Басаков
М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.
4. Кирсанова М.В. Современное
делопроизводство. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
5. Правила составления и
оформления служебных документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.
[1] Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. -
М.: Интел, 2000.
[2] Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. –
Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.
[3] Правила составления и оформления служебных
документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.
[4] Кирсанова М.В. Современное
делопроизводство. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
[5] ГОСТ Р 51141 – 98.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство
стандартов, 1998.