Конференция «Инновации ОАО «РЖД» - 2004»

Организация: НИАЦ ФГУП ВНИИЖТ МПС РФ

Тема доклада: «Инновационное решение в области управления материальными и финансовыми ресурсами на предприятиях железнодорожного транспорта на основе внедрения автоматизированной системы бюджетирования».

Авторы: Самолыго Е.И., Дамдинжапова М.З., Иваненкова Н.В., Букина И.С.

Современный мировой опыт корпоративного управления в компаниях масштабов ОАО «РЖД» свидетельствует о том, что одним из основных факторов успешного функционирования в условиях нестабильности и динамичного изменения экономической конъюнктуры является инновационная деятельность. При этом, отмечается тенденция рассматривать инновации в комплексе стратегических и оперативных задач, что способствует эффективному позиционированию компании на рынке с учетом возрастания потребностей, ужесточения межотраслевой конкуренции и глобализации экономики.

Использование информационных технологий в системах планирования,  учета, управления и контроля ресурсов предприятия представляет собой одну из значимых сфер инновационного процесса, позволяющую существенным образом повысить эффективность деятельности компании путем обеспечения руководителей оперативной информацией для принятия управленческих решений в современных условиях.

Принципиальную значимость приобретают вопросы модернизации методов планирования, учета, управления, анализа и контроля производственно-экономической деятельности компании и, что самое главное, применения новых инструментов стратегического и оперативного управления в условиях постоянного изменения параметров экономического ландшафта.

Внедрение современных информационных технологий - одно из наиболее актуальных направлений в развитии Российских железных дорог, так же как и железных дорог других стран мира. В начале XXI века информационные технологии превратились в основной элемент инфраструктуры железнодорожного транспорта, стали важнейшим механизмом совершенствования его работы. Начавшаяся в 2001 году структурная реформа железных дорог России основывается на коренных изменениях технической оснащенности отрасли, в том числе, автоматизации системы управления материальными и финансовыми ресурсами.

Сегодня ОАО «РЖД» стоит перед проблемой использования информационных систем не только в качестве средств учета и хранения данных, но и эффективного способа управления своими ресурсами. Очевидна необходимость построения новых управленческих систем, которые создадут целостное представление о состоянии и динамике финансовых и материальных потоков, позволят эффективно планировать деятельность, осуществлять поддержку процессов принятия стратегических и оперативных решений руководством компании на всех уровнях управления.

Задача создания комплексной централизованной системы управления материальными и финансовыми ресурсами ОАО «РЖД» решается в рамках проекта «Информационно - аналитическая система корпоративного управления и прогнозирования» (ИАС КУП), разрабатываемого Научным информационно-аналитическим центром ВНИИЖТ на базе программного продукта SAS FMS/Planning.

 ИАС КУП представляет собой информационно-аналитическую систему обеспечения процессов поддержки принятия решений по управлению ресурсами ОАО «РЖД» на основе структурно-динамического и ситуационного анализа ключевых показателей эффективности с целью достижения целевых ориентиров в контексте выполнения миссии ОАО «РЖД».

Создание ИАС КУП в рамках ОАО «РЖД» обусловлено необходимостью повышения уровня управления отраслью в соответствии с мировыми требованиями обеспечения экономической устойчивости в условиях меняющейся рыночной конъюнктуры и формирования инвестиционной привлекательности Компании, что в свою очередь, обеспечит привлечение финансовых ресурсов, необходимых для модернизации инфраструктуры.

Разработка информационной системы в области управления материальными и финансовыми ресурсами направлена на решение таких оперативных задач, как планирование деятельности компании в кратко-, средне- и долгосрочном периодах; контроль текущего положения в контексте соответствия выработанной стратегии развития, анализ исполнения плановых заданий в различных разрезах, прогнозирование развития Компании. 

ИАС КУП обладает широкими функциональными возможностями,  позволяющими:

1.      Формировать стратегические ориентиры деятельности ОАО «РЖД» на основе стратегических целей развития Компании;

2.      Рассчитывать на основе стратегических ориентиров ключевые показатели, которые  доводятся до менеджеров всех уровней управления ОАО «РЖД»;

3.      Проводить сбалансированную оценку деятельности ОАО «РЖД» и его территориальных и функциональных филиалов по количественным и качественным критериям;

4.      Улучшать качество планирования с помощью построения различных сценариев развития ситуации, оценки экономических последствий различных сценариев развития ситуации и обеспечения поддержки принятия управленческих решений;

5.      Прогнозировать развитие экономики ОАО «РЖД» на среднесрочном  и долгосрочном временных периодах;

6.      Поддерживать процедуры формирования, согласования, утверждения и корректировки бюджетов на всех уровнях бюджетного управления ОАО «РЖД»;

7.      Осуществлять контроль за исполнением системы бюджетов ОАО «РЖД»;

8.      Проводить сопоставительный, динамический и структурный анализ бюджетных данных и данных фактического исполнения бюджетов структурных подразделений Компании на всех уровнях управления в необходимых аналитических разрезах (по видам деятельности, структурным подразделениям, хозяйствам, рыночным сегментам, в различных валютах и других необходимых аналитических срезах);

9.      Выявлять причины отклонений от ключевых показателей и прогнозировать их  возможные последствия для поддержки принятия управленческих решений;

10.  Управлять затратами через процедуры планирования, моделирования и анализа операционных бюджетов ОАО «РЖД» в разрезе филиалов, структурных подразделений, хозяйств, элементов, статей затрат, видов деятельности и т.д.;

11.  Осуществлять интеграцию с другими отраслевыми информационными системами (АСУ «Экспресс», «Этран», ЕК ИОДВ, ЕК АСУФР и др.) с целью повышения эффективности бюджетного процесса в рамках ОАО «РЖД».

 Автоматизированная информационно-аналитическая поддержка принятия управленческих решений, реализуемая в рамках проекта ИАС КУП, направлена на повышение эффективности в решении задач по снижению себестоимости перевозок, повышению рентабельности и инвестиционной привлекательности Компании, достижению экономической устойчивости Общества и других стратегических и оперативных целей.

 Внедряемая в данный момент  в рамках проекта ИАС КУП автоматизированная система бюджетирования представляет собой одну из ключевых составляющих инновационного решения в области постановки эффективной системы управления финансовыми и материальными ресурсами Компании.

Постановка системы бюджетирования является неотъемлемой частью повышения эффективности управления Компанией. Бюджетирование рассматривается как технология управления бизнесом на всех уровнях организационной структуры Компании, обеспечивающая достижение ее стратегических целей с помощью бюджетов, сформированных на основе сбалансированных объемных и финансовых показателей.  Эта технология охватывает все функциональные сферы деятельности предприятия: маркетинг, администрирование, управление персоналом, производство, закупки, контроль, исследования, продажи.

Преимущества автоматизации процесса бюджетирования в крупной компании подобной ОАО «РЖД», осуществляющей различные видов деятельности, имеющей разветвленную инфраструктуру и обширную сеть филиалов, заключаются в следующих возможностях:

·         обрабатывать большие объемы информации в короткие сроки;

·         осуществлять многопользовательский режим работы и разделение доступа к финансовым данным Компании для различных групп пользователей;

·         оперативно получать данные с территориально удаленных рабочих мест;

·         автоматизировать процесс создания бюджетных форм, позволяющий в оперативном режиме вносить требуемые изменения и мгновенно информировать о них всех участников бюджетного процесса;

·         осуществлять информационную, технологическую и аналитическую поддержку комплекса процедур процесса бюджетирования:

§  разработка и доведение ключевых показателей;

§  формирование бюджетов;

§  согласование бюджетов;

§  утверждение бюджетов;

§  контроль и оперативный анализ исполнения бюджетов;

§  корректировка бюджетов;

§  анализ исполнения бюджетов и т.д.

·         выполнять консолидацию данных на всех уровнях бюджетного управления и формировать консолидированную управленческую отчетность в рамках Компании;

·         представлять управленческую отчетность в разрезах, требуемых менеджментом на всех уровнях управления и руководством Компании;

·         хранить историческую финансовую информацию о деятельности предприятий Компании в рамках единого Информационного хранилища и использовать ее при анализе;

·         импортировать данные в систему из файлов в других форматах (Excel, Lotus, форматы баз данных и т.д.);

·         экспортировать полученные отчеты в файлы формата Excel и HTML.

Немаловажным фактором внедрения автоматизированной системы являются высокие показатели экономии и короткие сроки окупаемости проекта. Общий эффект от внедрения системы бюджетного управления при снижении потерь от несовершенства финансового учета может составить 2- 3% от объема продаж Компании.

Отличительной особенностью ИАС КУП является осуществление взаимосвязи между системами стратегического и оперативного управления путем формирования целевых параметров на основе просчета стратегии и формулирования стратегических ориентиров.

Система бюджетирования, реализуемая в рамках оперативного блока проекта ИАС КУП, позволяет построить связанную систему операционных и финансовых бюджетов, основанную на методологии бюджетного управления, разработанной ЗАО «АКГ «РБС». 

Таким образом, автоматизируется весь цикл управления, начиная с формулирования стратегии и разработки стратегических ориентиров, и заканчивая формированием аналитических отчетов в необходимых руководству ОАО «РЖД» разрезах и использованием информации из данной отчетности при планировании и прогнозировании в следующих бюджетных периодах.

Инициирование процесса создания (принятия) бюджета происходит в соответствии с регламентом, разработанным ЗАО «АКГ «РБС» в рамках методологии бюджетного управления ОАО «РЖД». Запуск процесса бюджетирования означает, что на все уровни бюджетного управления в установленном порядке доводятся электронные формы бюджетов, которые надлежит заполнить в установленный регламентом срок. На каждом уровне бюджетного управления заполняется определенный в рамках методологии бюджетного управления ОАО «РЖД» перечень электронных бюджетных форм, начиная с нижнего уровня иерархии. Система заполненных бюджетных форм каждого уровня бюджетного управления  должна быть согласована с  вышестоящим по иерархии уровнем бюджетного управления.  В случае отклонения представленных бюджетов вышестоящим уровнем бюджеты возвращаются на нижестоящий уровень для их корректировки. Затем процесс согласования с вышестоящим уровнем повторяется.

Таким образом, бюджеты по мере их  продвижения по иерархии снизу-вверх согласовываются соответствующими центрами финансовой ответственности на каждом уровне бюджетного управления. В случае выявления несоответствия, либо пересматриваются ключевые показатели с использованием модели стратегических оценок, либо бюджеты отклоняются и возвращаются на нижестоящие уровни для корректировки.

После окончательного согласования бюджетов территориальных и функциональных филиалов,  на уровне центрального аппарата ОАО «РЖД» утверждаются консолидированные бюджеты ОАО «РЖД» в целом  в разрезе  филиалов. В рамках утвержденных бюджетов территориальных и функциональных филиалов ОАО «РЖД» утверждаются бюджеты структурных подразделений нижестоящих уровней и доводятся им для исполнения.

На этапе формирования отчетов об исполнении бюджетов предполагается импортировать фактические данные из учетной системы ЕК АСУФР и других отраслевых систем.

На основе сформированных отчетов об исполнении бюджетов ОАО «РЖД» осуществляется контроль достижения поставленных стратегических целей и анализ отклонения результатов от ключевых показателей, рассчитанных на основе стратегических ориентиров и доведенных до менеджеров всех уровней на этапе бюджетного планирования. С учетом полученных фактических показателей корректируется общая стратегия Компании и формируется система целевых параметров на следующий период бюджетного планирования.

Таким образом, обеспечивается обратная связь систем оперативного и стратегического управления и возобновляется цикл бюджетирования.

В заключение, необходимо подчеркнуть актуальность внедрения информационных технологий в области управления Компанией и, в частности, автоматизированной системы бюджетирования ИАС КУП. Данная система рассматривается как фактор повышения эффективности управления финансовыми и материальными ресурсами в условиях структурной реформы ОАО «РЖД», направленной на повышение экономической устойчивости и рентабельности Компании, формирование привлекательного имиджа среди потребителей и инвесторов на отечественном и международном рынках. 

Инновационное решение, предложенное в рамках реализации проекта ИАС КУП, позволяет автоматизировать весь цикл бюджетного процесса, тесно связанный со стратегией Компании, с целью снижения экономических потерь и рисков, связанных с временными лагами в принятии управленческих решений в условиях нестабильности и динамичности рыночной конъюнктуры.