ООО Моника по товарной специализации относится к специализированным магазинам

По видам ООО Моника - магазин-склад. Склады располагаются в подвале магазина  и  имеют высоту 4м и 3.8м

По формам обслуживания – обслуживание через прилавок.

Основные финансовые показатели деятельности предприятия отраженны в таблице 1.

Таблица 1

Основные технико- экономические показатели деятельности ООО Моника  в 2002-2004 годах

Как видно из таблицы 1, в организации заметны следующие тенденции:

1)                увеличение  выручки от реализации на  526  тыс. руб. в 2003 году или на 13 %  и на 1645 тыс. руб. или 35 %  в 2004 году.

2)                Рост себестоимости услуг  на 646 тыс. руб. или 18 % в 2003 году, и  на  1018 тыс. руб. или на 24 % в 2004 году.

3)                Снижение прибыли от реализации на 120 тыс. руб. или  на 22 % в 2003 году  и  рост на  627 тыс. руб. или на 145 %  в 2004 году

4)                Основная проблема: рост уровня затрат на  5 % в 2003 году, однако в 2004 году эта проблема была решены и уровень затрат упал на  8 %.

5)                Проблема : падение рентабельности на 7 5 в 2003 году, однако в 2004 году рентабельность выросла на  9 %.

6)                 В 2003 году фондоотдача не изменилась, однако в 2004 году она выросла  на 48 %

7)                среднесписочная численность в 2003 году выросла на 6 человек или на 15 %, однако в 2004 году она не изменилась

8)                выработка на работника в 2003 году осталась на том же уровне, однако в 2004 году выросла на 38 %

9)                средняя зарплата рабочего выросла на 2 % в 2003 году и в 2004 году.

В таблице 2  представлена система  общеэкономических и кадровых показателей в организации.

Таблица 2

Система общеэкономических и кадровых показателей в организации предприятия ООО Моника

В таблице 3 отражен анализ  движения  рабочей силы.

Таблица 3

Анализ  движения рабочей силы в ООО Моника

         Как видно из таблицы 3 в 2003 году среднесписочная численность работающих на предприятии выросла по сравнению с 2002 годом на 69 человек, а 2004 году уменьшилась на 9 человек.

2.2. Оценка действующей структуры и системы управления предприятием

На рис. 1 приведена линейно-функциональная структура управления ООО Моника. В такой структуре управ­ления предусматривается сочетание линейных и функциональ­ных связей в аппарате управления. В ней хорошо сочетаются централизация и децентрализация управления. Эта структура получила наибольшее распространение в управлении организа­циями. Она частично устраняет недостатки трех предыдущих иерархических структур, сочетая централизацию управления с децентрализацией.

Структура управления на предприятии имеет следующий вид:

Организационная структура

Рис. 1. Организационная структура ООО Моника

В линейно-функциональной структуре управления создают­ся специальные службы, которые подчинены руководителям по уровням управления, и такие службы не имеют прямого выхода на исполнителей и на руководителей высшего уровня. Эти спе­циальные службы, как правило, готовят информацию руководи­телю для оперативного и стратегического планирования и управления.

Торговый  отдел ООО Моника консолидирован. Для нормально работающей организационно функции в ООО Моника должно быть:

·                     создан финансовый отдел;

·                     три отдела - планирования, бухгалтерского учета и финансовый - достаточно для эффективного выполнения организационно-производственной функции;

·                     главный бухгалтер должен официально отчитываться перед генеральным директором, но работать в тесном контакте с финансовым директором;

·                     хотя юридический отдел напрямую подотчетен генеральному директору, он должен работать в тесном контакте с финансовым директором по вопросам обеспечения необходимой юридической поддержки при структурировании сделок;

·                     отдел информационной технологии должен быть подотчетен финансовому директору, так как деятельность этого отдела сосредоточена на бухгалтерских и финансовых аспектах работы предприятия.

Результаты от изменений возникают уже по ходу процесса, однако полная значимость реорганизации будет выявлена в конце. Наиболее значительные результаты достигаются с течением времени по ходу развития и роста предприятия, когда появляется необходимость и проявляются все возможности новой организационно-производственной функции.

Штатное расписание фирмы разработано на основе годового объема выпуска, размера фирмы, производственной трудоёмкости продукции и функций управления производством.

Глава 3. Формирование новой организационной структуры предприятия

3.1. Основные направления реорганизации системы управления

На сегодняшний день в организации существует немало недостатков  системы управления кадровых процессов, рассмотренные выше, которые необходимо  устранить. Устранение недостатков возможно при  осуществлении  ряда мероприятий по направлениям развития  и изменения кадровой политики в организации.

Прежде  всего, необходимо провести ряд реорганизационных мероприятий по проектированию  системы управления персоналом  и стимулирования труда персонала в ООО Моника.

Перестройка деятельности кадровой службы в ООО Моника  должна осуществляться в следующих направлениях[5, 16 и др.]:

¨ обеспечение комплексного решения задач качественного формирования и эффективного использования кадрового потенциала на основе управления всеми компонентами человеческого фактора: от трудовой подготовки и профориентации молодежи до заботы о ветеранах труда;

¨ широкое внедрение активных методов поиска и целенаправленной подготовки нужных для предприятия и отрасли работников. Основной формой привлечения необходимых специалистов и квалифицированных рабочих для предприятий должны стать договоры с учебными заведениями. Актуальна опережающая подготовка рабочих и специалистов для освоения новой техники и технологии, что требует от кадровой  службы совершенствования планирования подготовки кадров;

¨ планомерная работа с руководящими кадрами, с резервом для выдвижения, которая должна строиться на таких организационных формах, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам,  ротационные передвижения руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах и стажировка на соответствующих должностях;

¨ активизация деятельности кадровых служб по стабилизации трудовых коллективов, повышению трудовой и социальной активности работников на основе совершенствования социально-культурных и нравственно-психологических стимулов;

¨ обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, что требует от работников по кадрам соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождаемых работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

¨ переход от преимущественно административно-командных методов управления кадрами к демократическим формам оценки, подбора и расстановки, широкой гласности в кадровой работе;

¨ укрепление кадровой службы квалифицированными специалистами, повышение их авторитета, в связи с чем становится актуальным создание системы подготовки специалистов для кадровой службы организации, их переподготовки и повышения квалификации;

¨ обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, а также ее материально-технической и информационной базы.

Необходимость подобной перестройки работы кадровой службы в ООО Моника  связана и с тем, что кадровый состав, а также статус и уровень оплаты труда кадровиков не соответствует задачам реализации активной кадровой политики в организации.

Организационные рекомендации для ООО Моника

Рассмотрим организационные рекомендации, которые  подразделяются на: структурные; связанные со стимулированием персонала; коммуникационные[4, 15 и др.].

Структурные рекомендации для ООО Моника

Названия должностей должны давать повод для гордости работникам, их занимающим.

В организации должна быть гибкая система отпусков для всего персонала, а не только для руководителя. При добросовестном и преданном отношении к работе и фирме никто не позволит себе задерживаться на долго. Обязательно надо делать исключения для отпусков по уважительным причинам.

Для успешного функционирования ООО Моника необходимо осмысленное неподчинение специалистов. В этом случае снижается риск принятия и, что главное, выполнения сотрудниками неправильных и непродуманных решений, в том числе и решений руководителя. Каждый сотрудник должен иметь право отстаивать свою точку зрения по поводу решения вплоть до резких мер (увольнение по собственному желанию).

Необходимо стремиться ликвидировать совместительство, если это причиняет вред фирме.

В отношении привилегий в ООО Моника целесообразно следовать ориентации на всех работников организации: сокращении специального дорогого  канцелярского оборудования для начальства; запрещение музыки на рабочем месте, кроме тех мест, где не требуется умственных усилий; снижение количества звуковых сигналов в офисе, включая телефон; запрещение найма штатных психологов или проведения психологических исследований для начальства; честность в любых отношениях, отказ от приятельских и фамильярных отношений внутри организации между начальником и подчиненным (во избежания несправедливости к хорошим, но не симпатичным руководителю работникам); отказ от постоянного привлечения новых сотрудников; отказ от условностей во всех областях деятельности, отягчающих ее и внутрифирменное общение в организации.

Создание и поддержание в оптимальном состоянии системы обратной связи в коллективе ООО Моника  позволит преодолеть любые негативные моменты в жизнедеятельности фирмы через информацию от сотрудников.

Рекомендации по стимулированию персонала    ООО Моника

Общие характеристики эффективной системы стимулирования труда и участия в прибылях ООО Моника:

§     непосредственная и тесная связь с достигнутыми успехами в работе в виде дохода от роста прибыли, выраженного в процентах для каждого работника;

§     заранее согласованные принципы, вознаграждения за перевыполнение плана, внесенные в систему бухгалтерского учета;

§     отсутствие «потолка» для премий, основанных на участии в прибылях;

§     соответствие зарплаты реальному вкладу сотрудника в успехе фирмы и разумным жизненным расходам;

§     ограничение базовых окладов для руководителей высшего уровня;

§     принцип материального стимулирования носит постоянный характер;

§     жесткая схема начисления премий, включающая только три категории оценок результатов работы для каждого работника (хорошо, удовлетворительно, плохо), рейтинг работы;

§     каждая премия вручается непосредственным начальником и сопровождается беседой и поздравлениями; с работниками, неполучившими премии, беседа по поводу основания для лишения премии проводится обязательно и наедине;

§     не должно быть никаких выплат, независящих от результатов работы; лучше не премировать вообще никого;

§     плохие работники не могут быть премированы ни в каком случае и ни каким образом; никогда нельзя наказывать материально работников, которые допустили ошибки по вине руководства, даже в дни кризисов. Если работник выполняет работу на своем участке отлично , он должен быть поощрен;

§     в фирме не должно быть никаких секретных или излишних накладных расходов, отрицательно влияющих на премиальную систему.

Помимо премиальной системы  в ООО Моника должна существовать сис­тема регулярного пересмотра зарплат в два этапа: на пер­вом — заплаты пересматривает коллектив, на втором — ру­ководитель. При желании последнего и с согласия коллек­тива этапы можно поменять местами.

Важно помнить, что оплата труда руководителя в ООО Моника не должна быть выше более чем в 2 раза оплаты труда ведущих специалистов, так как объем управ­ленческой работы не настолько велик, чтобы его выражала столь большая денежная сумма.

Когда нужно повысить сотрудника в должности в ООО Моника, часто кажется, что в организации нет человека, способного занять вакантный пост. В таком случае, следует найти такого, ко­торый соответствовал бы требованиям только на 50% и дать ему эту работу. Через некоторое время он достигнет 100% к всеобщему удовлетворению. Но брать человека со стороны неэффективно, даже если он подходит на 110%, так как да­же через длительный промежуток времени он все еще будет знакомиться с секретами деятельности фирмы. Также не стоит назначать на более высокую должность работников фирмы, имеющих большой потенциал, но низкие результа­ты труда: потенциал располагает к лени и много шансов за то, что работник провалит порученное дело.

Обязательно должен существовать регулярный контроль результатов деятельности ООО Моника всех работников в любой форме, приемлемой и руководителем и подчиненными, с основной целью — предотвращением ошибок или их исправлением на самой ранней стадии возникновения. [4, стр.79]

Коммуникационные рекомендации для ООО Моника

 В рамках коммуникационных  рекомендаций выделим  основные  рекомендации, представленные ниже[7 с. 78].

Обращаться к руководителям высшего ранга  в организации лучше напрямую, так как промежуточные участники общения усложнят контакты и могут исказить информацию.

3.2. Разработка состава основных подразделений

На основе рассмотренных ранее положений по найму, конкурсному отбору, подбору и  расстановке по рабочим местам, на предприятии Моника  можно предложить ряд усовершенствований c целью снижения затрат на привлечение кадров и получения более целевого набора персонала.

На предприятии недостаточно используется внутренний резерв, я предлагаю уделить внимание повышению уже работающих кадров на предприятии. Предлагается замещение вакантной должности  с использованием процедуры внутреннего конкурса, либо из внутреннего резерва, путем  отбора сотрудников  соответствующих требованиям к должности, имеющих положительные результаты деятельности. Информирование о таких вакансиях  разместить в виде объявления на  информационной доске предприятия, доступной каждому работнику или объявляется на общем собрании коллектива. В объявлении для внутреннего конкурса помимо содержания работы, отражаются квалификационные требования к кандидату на вакансию. Итоги конкурса подводятся через две недели после его объявления.

На предприятии недостаточно используется и услуги служб, имеющих выход на широкий круг заинтересованных в данной работе кандидатов. Я предлагаю при подборе персонала из внешних источников, пользоваться услугами служб по трудоустройству, частных агентств по найму, так как при этом экономится время на беседу с  кандидатами, явно несоответствующими предъявляемым требованиям, и отбор кандидатов является более целевым.

В отдел ВЭС необходимы специалисты хорошо знающие ассортимент продукции и имеющие техническое образование по автомобильным и тракторным запчастям. Поэтому, предлагается делать акцент на студентов технических ВУЗов выпускных курсов, а именно: сотрудничать с НГТУ. Проводить предварительную работу, начиная с середины предпоследнего семестра.   

Методы работы со студентами:

- возможное материальное стимулирование лучших студентов для сотрудничества с предприятием;

- предоставление прохождения практики на предприятии;

- предложение тем дипломных проектов, в разработке которых заинтересованно предприятие;

- проведение конкурса среди студентов для найма на вакантную  должность.

Так как необходимо соответствие личных качеств кандидата требованиям к должности, мною предлагается при найме кандидата на вакантную должность пользоваться услугами профессионального психолога. Наличие на предприятии психолога также облегчает разрешение различных внутрифирменных конфликтов, возникающих при производственном процессе.

При подборе кандидатов из внешних источников на должность специалиста или руководителя можно предложить анкету «Самооценки личности» с заранее подготовленными вопросами.  Пример анкеты указан ниже. Это ускорит знакомство с кандидатом и повысит эффективность и надежность найма. После этого экспертами проводится работа по определению наличия качеств у кандидатов на вакантную должность и сте­пень обладания ими каждым кандидатом по каждому качеству. Кандидат, в наибольшей степени обладающий всеми необхо­димыми для вакантной должности качествами, занимает эту должность. [8, стр.88]

Пример анкеты «Самооценка личности»:

- Каковы долгосрочные и краткосрочные цели кандидата?

- почему и как он готовит себя к их достижению?

- каковы цели кандидата в жизни, не связанные  с работой, на последующие пять лет?

- что кандидат реально хочет в жизни?

- что для кандидата более важно: деньги или работа, которая нравится?

- что побуждает кандидата прикладывать наибольшие усилия?

- считает ли кандидат, что его образование позволяет выполнять ту работу, на которую он претендует?

- за сколько дней кандидат сможет продемонстрировать себя на работе?

- планирует ли кандидат продолжать образование?

- как кандидат работает в стрессовых условиях?

- что является наиболее важным для кандидата в работе?

- почему именно этот кандидат должен быть принят на работу?

При подборе кандидатов на вакантную должность менеджера целесообразно использовать методы оценки и отбора, указанные в таблице 7, так как к кандидатам на должность менеджера ВЭС предъявляется широкий спектр требований и необходимо комплексное изучение личностных, профессиональных и других качеств.  Данная методика была взята из книги  Кибанова  А. Я. [1, стр.87] и рекомендовалась для найма кандидатов на руководящие должности. 

При подборе кадров и расстановке по рабочим местам можно использовать практические методы установления степени соответствия кандидата рабочему месту путем отдельных поручений, временного замещения должности, стажировки и пр.

Таким образом, в данном разделе было рассмотрено существующее положение по найму, отбору и подбору персонала, были выявлены недостатки в работе и предложены рекомендации по усовершенствованию процессов отбора и подбора персонала на предприятии Моника ООО c целью снижения затрат на привлечение кадров и получения более целевого набора персонала.

Таблица   5

Методы  оценки  и  отбора  персонала

Условные обозначения:         ++ (наиболее эффективный метод);

                                                    + (часто применяемый метод).

3.3. Регламентация организационной структуры

Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие процессы и с какой эффективностью идут в организации. Краткое описание таких процессов представлено в следующей таблице 6

Таблица 6

Характеристика  кадровых процессов

Следующий шаг связан с оценкой соответствия кадровых процессов стратегии и целями развития организации. Для этого необходимо разработать систему индикаторов и построить механизм мониторинга кадровых процессов.

3.4. Экономическая оценка проекта

Оценка эффективности  проектирования системы управления персоналом включает  расчет ряда показателей, представленных в таблице 7

Таблица 7

Оценка эффективности системы найма , отбора и подбора персонала в ООО Моника

Как видно из таблицы 6, по большинству показателей в организации после применения кадровой политики  эффективность намного повысилась. ОБ этом свидетельствует рост заработной платы, производительности труда. Однако, эффективность мотивации по прибыли упала на 2 %,  также как и эффективность использования средств материального стимулирования. Соответственно, именно эти вопросы остро стоят перед организацией в ближайшем будущем.