Введение

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что менеджмент как современная система управления фирмой, предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для их эффективного функционирования и развития производственно-хозяйственной деятельности. Сегодня речь идет о создании такой системы управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией фирмы на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных потребителей; обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах; широким использованием новейших научно-технических достижений; регулированием межфирменных отношений.

Одним из приоритетных направлений в создании эффективной системы управления является изучение внешней и внутренней среды организации.

Отсюда объект исследования – среда организации.

Предмет исследования – особенности внешней и внутренней среды организации.

Цель исследования – проанализировать  влияние среды на деятельность организации.

Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:

-         изучить отечественную и зарубежную литературу по теме исследования;

-         выявить значение внешней среды для  организации;

-         изучить особенности среды прямого и среды косвенного воздействия;

-         проанализировать влияние международного окружения на бизнес;

-         рассмотреть основные составляющие внутренней среды организации.

1. Организация и ее среда

1.1.         Значение внешней среды

В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения, внешнего по отношению к организации появилось в конце 50-х гг. Это стало одним из важных вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешнем миром (13).

Внешняя среда всегда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью. Сложность внешней среды, в свою очередь, характеризуется числом и вариантностью факторов, на которые организация обязана реагировать, чтобы поддерживать свое существование и быть конкурентоспособной на рынке. Организации, работающие со сложной внешней средой, имеют дело с многими категориями данных, необходимых для принятия решений.

Скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде, определяют ее подвижность. Наше время характеризуется особенной подвижностью внешней среды организации (5, 12). М.Мескон цитируя Э.Элбини пишет: "Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде..." (13).

Более высокая подвижность внешней среды наблюдается в отраслях электронной, фармацевтической и химической промышленности (факторы - технология, конкурентная борьба). Более активные изменения происходят в отраслях, ориентированных на научно-технический прогресс.

Подвижность внешних переменных факторов может по-разному затрагивать различные подразделения организации. Так, например, подразделения, связанные с научными исследованиями, постоянно сталкиваются с высокой подвижностью внешней среды, отслеживая технологические новшества. Для производственного отдела реакция на внешнюю среду более спокойная. Здесь наблюдается стабильное движение материальных и трудовых ресурсов.

Объем и достоверность информации по каждому фактору оказывает влияние на степень определенности внешней среды. Неопределенность внешней среды тем большая, чем меньше информации и есть сомнения в ее достоверности. Чем неопределеннее внешние переменные, тем сложнее принимать эффективные решения (3, 5).

Таким образом, руководитель должен следить, чтобы в мире быстрых изменений, где выживают только приспособленные организации, его организация не оказалась в числе исчезнувших.

1.2.         Среда прямого воздействия

Организация как открытая система может выжить только во взаимосвязи с внешней средой. Под внешней средой понимают факторы, которые способствуют функционированию, выживанию и эффективности организации (5, 10).

Одним из способов облегчения учета влияния внешней среды на организацию состоит в разделении внешних факторов на силы прямого и косвенного воздействия.

Говоря о составляющих  среды прямого воздействия теоретики в основном склонны утверждать, что эта среда включает в себя:

-         поставщиков;

-         трудовые ресурсы;

-         законы и учреждения государственного регулирования;

-         потребителей;

-         конкурентов (5, 8, 10, 13).

Мы склонны согласиться с такой классификацией среды прямого воздействия. Действительно, все виды ресурсов организации получают через поставщиков. Это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Следовательно, поставщики оказывают на организацию прямое воздействие. Предприятие, производящее продукцию, зависят от равномерного поступления материалов. Нарушение их поступления приводит к нарушению выпуска продукции, снабжения рынка и т.д.

Но для нормального функционирования организации нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Инвестиции могут  быть получены от банков, акционеров и частных лиц. Надежное финансовое состояние организации всегда привлекает инвесторов.

Каковы бы ни были современная технология, капитал и материалы, они не могут обеспечить эффективность производства без трудовых ресурсов. Организациям, как правило, всегда не хватает высококвалифицированных специалистов различных направлений и менеджеров.

На организации оказывают большое влияние законы и государственные учреждения, которые определяют правовой статус и регулирование экономики. Сюда относится множество законов и положений о безопасности и охране здоровья, защите окружающей среды, защите интересов потребителей, об оплате, финансовой защите и т.д. Организации обязаны выполнять на только требования законов, но и ряда государственных учреждений, которые следят за исполнением законов и издают свои предписания. Все это дополняется еще и регулирующими постановлениями местных органов управления. Таким образом, организации сталкиваются со сложной системой юридических норм.

Поэтому задача организации, заключающаяся в создании своего потребителя, находится в рамках многих ограничений, вызванных влияние среды прямого воздействия. Потребитель, в свою очередь также является составляющим компонентом этой среды, и сам оказывает влияние на организацию. Именно потребитель диктует, какие товары и услуги для него необходимы и по какой цене, т.е. определяет конечные результаты деятельности организации (10).

На организацию также оказывают воздействие и конкуренты. Если конкуренты вводят новшество, то это требует еще более совершенных нововведений и превращения своей организации в еще более новаторскую и эффективную. Недооценка конкурирующей стороны в области совершенствования продукта или услуги может обернуться большими потерями прибыли (10, 14)..

Таким образом, все факторы прямого воздействия оказывают непосредственное влияние на эффективную деятельность организации. Однако организации необходимо также считаться с экономическими, политическими и другими факторами косвенного воздействия, о которых пойдет речь в следующем параграфе.

1.3.         Среда косвенного воздействия

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Сталкиваясь с этой средой руководство зачастую вынуждено опираться на неполную информацию и порой бывает трудно спрогнозировать возможные последствия для организации.

К основным факторам косвенного воздействия относятся:

-         технология;

-         состояние экономики;

-         социокультурные факторы;

-         политические факторы;

-         взаимоотношения с местными сообществами (5, 8, 13).

Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, а также на то, какого рода и новые продукты ожидают потребители от организации.

Состояние экономики тоже оказывает существенное влияние на организацию. Для организации важна покупательная способность потребителей. Общий уровень покупательной способности, как известно, зависит от уровня текущих, доходов, цен, сбережений и доступности кредита. На покупательной способности сказываются экономические спады, высокий уровень безработицы и т.д.(9, 10). Все это не может не отражаться на эффективности работы организации.

Любая организация функционирует, по  меньшей мере, в одной культурной среде (если нет выхода на международный рынок). Поэтому социокультурные факторы, в числе которых жизненные ценности и традиции, влияют на организацию. Социокультурные факторы также оказывают влияние на продукцию и услуги, являющиеся результатом деятельности компаний. Хорошим примером служит производство одежды: потребители зачастую готовы платить больше за предмет одежды, на котором стоит имя престижного модельера, поскольку, по их мнению, это придает им дополнительный вес в обществе.

Некоторые аспекты политической обстановки или политические факторы представляют для руководителей особое значение. Для того, чтобы понять насколько они важны достаточно перечислить несколько политических факторов: установление налоговых льгот; требования в отношении практики найма; законодательство по защите потребителей и многое другое (3, 10).

Отношение с местным населением имеет первостепенное значение как фактор среды косвенного воздействия. Поэтому многие организации прилагают целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с общинами, в которых они функционируют. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования местных школ, благотворительной деятельности и т.д.

Е.Е.Вершигора  и Ф.Котлер (5, 10), говоря о среде косвенного воздействия, в дополнение к вышеперечисленным факторам добавляют научно-технический прогресс. По их мнению научно-техническая среда, выражаясь в ускорении научно-технического прогресса, появлении безграничных возможностей, ужесточении государственного контроля за доброкачественностью и безопасностью товаров и многом другом, оказывает непосредственное влияние на деятельность организации и делает процесс принятия решений еще более сложным.

Таким образом, факторы внешней среды, оказывая влияние на организацию, вовлекаются в процесс взаимодействия  друг с другом. Чем сложнее это взаимодействие, а, как мы выяснили, внешняя среда организации представляет собой сложное  явление, тем труднее руководителю принимать правильное, эффективное решение. Но тем не менее, чтобы такое решение было принято, руководителю необходимо, учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды,  опираться на более разнообразную информацию, рассматривая при этом все грани взаимодействия внешней среды как прямого, так и косвенного воздействия.

2.     Международное окружение и его влияние на бизнес

В мире существует достаточное количество организаций, ведущих свой бизнес за пределами внутреннего рынка. В многочисленных источниках под бизнесом принято понимать дело, деловую активность, направленную на решение задач, связанных в конечном итоге с осуществлением на рынке операций обмена товарами и услугами между экономическими субъектами рынка с использованием сложившихся в рыночной практике форм и методов конкретной деятельности (2, 6).

Бизнес всегда предполагает совершение в конечном итоге коммерческих операций по обмену товарами или услугами, результатом которых может быть получение прибыли или нанесение убытка. В том случае, когда организация ведет свое дело за пределами внутреннего рынка, соответствующие процедуры подлежат модификации под те или иные конкретные факторы окружения (4). Как указывает группа исследователей: "Фирма должна определить в каком отношении новая среда отличается от более привычной внутри страны, и решить, что целесообразнее изменить". Этот фактор носит название - международное окружение (13).

 Таким образом, организация, осуществляющая деятельность на международном рынке, должна учитывать особенности внешней среды той страны, в какой она ведет свою деятельность. В каждой стране внешние факторы будут уникальными. Они затрагивают не только потребности, но и культуру, привычки и обычаи другой нации (6).

Мировое сообщество включает в себя более 160 национальных, формально независимых и самостоятельных экономических субъектов, каждый из которых способен влиять на направление развития. Все страны имеют свою историко-географическую, национальную, религиозную и социально-политическую специфику, которая в самых разнообразных формах преломляется в социально-экономических особенностях развития данной страны.

Мир поделен на различные социально-экономические системы, международные группировки, отличающиеся друг от друга целями, механизмами функционирования, эффективностью действия этих механизмов. Организация, работающая на международном рынке должна учитывать особенности страны, с которой она сотрудничает (9).

Проникновение на международный рынок осуществляется различными путями. Самый простым является экспорт готовой продукции через создание торговой компании или экспортного отдела. Иногда организация продает право на производство своей продукции иностранной компании или государству (лицензия). Лицензия может быть продана на использование патентов, технологии, производственные секреты (ноу-хау). Если две или большее число частных компаний или государств вкладывают средства в производственные мощности, то они создают совместное предприятие. В этом случае при равном партнерстве прибыль зависит от доли пакета акций каждого участника.

Если организация решает выпускать продукцию своих заводов за границей и сохранять полный контроль над производством и маркетингом, она может это осуществить за счет прямых капиталовложений. Очень большое число корпораций владеют и управляют предприятиями в других странах. Это дает им возможность использовать дополнительные рынки сбыта и услуг, с выгодой привлекать трудовые ресурсы других стран и вкладывать капитал.

В среде международного бизнеса выделяются следующие факторы:

-         культура;

-         экономика;

-         законодательство;

-         государственное регулирование;

-         политическая обстановка (4, 6, 11).

Преобладающее в обществе понимание системы ценностей, религии, обычаев и установок представляет собой культуру. Для эффективного ведения дел необходимо изучать культурные различия и менять поведение в межличностных контактах, не допускать некорректного поведения по отношению к ценностям других наций.

Работающие в международной среде фирмы должны учитывать и общие экономические факторы. Такие, как обменный курс валют, уровень заработной платы, учетные ставки процента и общий уровень экономического развития.

Тщательному изучению подлежат законы и государственное регулирование страны, в которой осуществляется производство или ведется торговля. Изучению подлежат трудовое и антимонопольное законодательство, патентное дело, ценообразование, законы рыночной экономики (1).

Внешнеэкономическая политика - это сложная система. Однако ей принадлежит значительная роль в обеспечении эффективного использования внешнего фактора не только в деятельности одного предприятия, но и в национальной экономике.  По мере эволюции международных экономических отношений сформировался обширный инструментарий внешнеэкономической политики (9).

Развитие инструментов регулирования внешнеэкономических связей шло как на национальном, так и на межгосударственном уровне. Международная координация в этой сфере предполагает установление международных режимов, т.е. выработку договоренностей, определяющих нормы, правила и процедуры, которых обязуются придерживаться договаривающиеся стороны при решении каких-либо проблем. Международные режимы, содержащие общепринятые стандарты и правила, в свою очередь, могут оказывать влияние на национальное регулирование бизнеса. Их также можно использовать как ориентир при реформировании национальной экономики в целом, ее законов и норм.  Это особенно актуально для российского бизнеса, в котором происходит болезненный процесс приспособления к универсальной системе прав и обязанностей, сложившихся в мировом хозяйстве.

3. Основные составляющие внутренней среды организации

Процесс производства всегда осуществляется под  воздействием внешних и внутренних  ситуационных факторов, которые принято называть переменными. Рассмотрев в предыдущих главах внешние переменные, нам хотелось бы перейти к рассмотрению составляющих внутренней среды организации.

Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Главными переменными внутри организации, по мнению многих авторов (5, 13), являются: цели, структура, задачи, технология, люди.

Организация рассматривается как группа людей с общими целями (первый переменный фактор). Того, что люди не могли бы добиться порознь, они достигают в организации, которую, таким образом, можно рассматривать как средство достижения цели. Цели - это конкретные конечные состояния или искомые результаты группы людей, организованных определенным образом. Различные типы организаций определяют разнообразие целей. Если цель - получение прибыли, то организации занимаются производством товаров или оказанием услуг. Если организации бесприбыльны, то их целью является выполнение своего предназначения в рамках ассигнованных бюджетных средств.

Крупные организации - многоцелевые. Для получения прибыли крупная организация определяет цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров и т.д. Некоммерческие организации имеют множество целей на пути усиления социальной ответственности.

Для достижения конечной цели организации различные цели ставятся в ее подразделениях. Они координируются менеджерами в рамках общей цели.

Важной ситуационной переменной является структура организации (второй переменный фактор). Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации (13). Говоря о структуре можно выделить два основных аспекта: специализированное разделение труда и сферу контроля.

Специализированное разделение труда - это закрепление данной работы за специалистами, то есть теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.  Специализированное разделение труда имеет свою тысячелетнюю историю. Благодаря правильному разделению труда в организации по горизонтали осуществляется ее успешная деятельность, достигается высокая производительность и эффективность.

Сфера контроля - это число лиц, непосредственно подчиняющихся одному руководителю. Сфера контроля определяет тип организационной структуры. Если руководитель контролирует большое количество подчиненных, то это широкая сфера контроля. Она дает плоскую структуру управления. Если каждому руководителю подчиняется немного людей, то это узкая сфера контроля, при которой функционирует многоуровневая (или высокая) структура управления (Приложение 1). Большие организации с плоской структурой имеют небольшое число уровней управления (Приложение 2).

Нельзя говорить о лучшей или худшей сфере контроля. Не определяет она и величины организации. И высокая и плоская структуры могут сложиться в разных по величине организациях. Организации с широкой сферой контроля могут иметь высокую структуру и плоскую.

Третьим внутренним переменным фактором в организации является постановка задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписывают не работнику, а его должности. Задачи организации традиционно делятся на три категории:

1)    работа с людьми;

2)    работа с предметами (сырье и т.д.);

3)    работа с информацией (8, 12, 14).

Следующий переменный фактор - технологии. Технология - это средство преобразования сырья (люди, информация, физические материалы) в искомые продукты или услуги. Она предполагает сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Любые производственные задачи не могут быть выполнены без использования конкретной технологии. Она выступает как средство преобразования материала, поступающего на входе производственного процесса, получаемого на выходе (7, 12).

Мощнейшим внутренним переменным фактором управления являются люди (пятый переменный фактор). Человеческая переменная рассматривается в управлении в трех направлениях: поведение людей (отдельных людей, людей в группах, поведение руководителя), менеджер в роли лидера, влияние менеджера на поведение отдельных людей и групп.

На индивидуальное поведение человека и успешность деятельности оказывают влияние множество факторов. Среди них ведущее место занимают потребности, умственные и физические способности, ценности, взгляды, притязания.

Схематически взаимосвязь всех внутренних переменных можно изобразить следующим образом (рис. 3.1):

 

                                            технология

   люди                                     Цели                                   структура

                                                задачи

Рис. 3.1. Взаимосвязь внутренних переменных

Из рис. 3.1. видно, что изменения в одной переменной ведет к изменениям в других (13). Все внутренние переменные факторы действуют во взаимосвязи, что позволяет достигать целей организации. Поскольку внутренние переменные состоят из социального (люди) и технического компонентов (их при этом иногда называют внутренними социотехническими подсистемами), необходимо одинаковое внимание уделять как социальным, так и техническим вопросам организации. Отдача возможна лишь в их взаимодействии.

Выводы и прдложения

                      Список использованной литературы

 1. Бизнес и менеджер.-М.: Азимут-Центр, 1992.-448с.

 2. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н.Азрилияна.-М.: Фонд "Правовая культура", 1984.-С.43.

 3. Брэддик У. Менеджмент в организации.-М.:"ИНФРА-М",1997.-С.

 4. Бусыгин А.В. Предпринимательство. Основной курс: Учебник для вузов.-М." ИНФРА-М, 1997.-608с.

 5. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие.-М.:"ИНФРА-М",1998.-С.35-39.

 6. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.- 3-е изд., перераб. и доп. -М.: ЮНИТИ,2000.-501с.

 7. Жигалов В.Т. Основы менеджмента в управленческой деятельности: Учебное пособие.Ч.1.-М., 1992.-139с.

 8. Зайцева О.А., Радугин А.А., Радугин К.А., Рогачева Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие для вузов/Науч.редактор А.А.Радугин.-М.: Центр, 1998.-432с.

 9. Камаев В.Д. и др. Учебник по основам экономической теории (экономика).-М.: "ВЛАДОС", 1994.-С.302-346.

10. Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент.-Спб.: Питер Ком, 1999.-896с.

11. Липсиц И.В. Бизнес-план // Экономика и жизнь.-1991.-№7.-С.33-35.

12. Менеджмент: учебное пособие / под ред. А.А.Литвинюка, В.В.Лукашевича.Т.1.-М.: МГУК, 1997.-С.11-18.

13. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ./Общ. ред. и вст. ст. Л.И.Евенко.-М.:Дело,1992.

14. Фатхутдинов Р.А. Система менеджмента: учебно-практическое пособие.-М.: ЗАО "Бмзнес-школа "Интел-Синтез", 1997.-С.5-12.

Приложение 2

                          Плоская структура управления организацией

 

Приложение 1

                      Высокая структура управления организацией