Оглавление
Введение 3
1. Назначение времени встречи 4
2. Сбор информации о партнере 4
3. Место встречи 8
4. Заключение договора 12
5. Язык жестов 12
6. Важность элементов деловой беседы из личного опыта
(практическая часть) 18
Заключение 20
Список литературы 21
Введение
Умение вести разговор – это талант. Люди не всегда задумываются над тем, насколько совершенна их словесная форма общения. Не все обладают даром «глаголом жечь сердца людей», но никто не может быть безразличен к тому, как следует обращаться со словом.
Правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 2 – 20 %. Названные цифры красноречиво свидетельствуют о важности овладения искусством ведения деловых бесед. Это необходимо помнить работникам сферы управления, особенно руководителям.
Деловая беседа – одна из форм получения деловой информации, активизации интеллектуальных возможностей ее участников.
При подготовки деловой беседы необходимо серьезно отнестись не только ко всему, что связано с научно-профессиональной компетентностью ее участников, важны также знания по индивидуальной и социальной психологии, риторике и этике. Без них научно-профессиональная компетентность людей не получает должного признания.
1. Назначение времени встречи
Назначение времени проведения деловых встреч имеет большое значение как для одной так и для другой стороны. Прежде чем назначать время встречи необходимо основательно подготовиться: привести все документы в порядок, набросать предварительное соглашение, быть готовым к серьезному рассмотрению предложений и уступок, на которые может пойти фирма для противоположной стороны [2].
Время встречи, как правило, назначают задолго до самой встречи, иногда за месяц, а иногда за несколько месяцев предварительно согласовывая месяц, день и время.
Часто перед самой встречей собираются для обсуждения представители разных компаний и предварительно обсуждают предстоящую встречу, все ли готово, со всеми ли условиями согласны противоположные стороны.
Если встреча с иностранцами необходимо:
- дать время выспаться;
- рассчитать разницу в часовом поясе и выбрать среднее время, подходящее для всех пока гости не адаптируются к новому часовому поясу и т.д..
Определив дату встречи каждая сторона начинает сбор информации о партнере.
2. Сбор информации о партнере
Сбор информации начинается с того, что компания выясняет например, если представители компании американцы, то как себя ведут американцы на деловой встречи, что они любят и чего ненавидят, как необходимо вести себя российской стороне, чтобы не вызвать враждебность или недоверие к предстоящей сделке. Принимающая компания должна выяснить все, все предпочтения, любые мелочи, все что может сорвать сделку из –за незнания национальных тонкостей [4].
Учитывать традиции и обычаи делового общения и деловой этики, существующие у каждого народа и в каждой стране, очень важно при встрече представителей разных культур. По мере развития цивилизации характер ведения переговоров и процессы, связанные с взаимопроникновением национальных стилей общения, имеют все большее значение.
Ценностями, имеющими национальную основу и оказывающими наибольшее влияние на человека, являются обычаи и традиции, приобретенные в детстве. Национальные особенности играют большую роль в каждой конкретной ситуации переговорного процесса. При сотрудничестве, когда интересы сторон совпадают, национальные различия могут не оказывать слишком большого воздействия на ведение дел, но в конфликтной ситуации очень влияют на деловые отношения.
Если национальные и культурные различия оказываются значительными, то участники международного общения должны придерживаться единых норм и правил. Развивающиеся международные связи, обмены в разных областях науки, культуры и образования ускоряют процессы сближения деловых людей. Так человек, получивший в Америке образование, не являясь американцем по национальности, усваивает особенности американского мышления и поведения, и его стиль на переговорах в целом будет американским, хотя и сохранит черты, присущие его национальному характеру. На переговорный стиль оказывает большое влияние то, от имени какой страны человек ведет переговоры, и те условия, в которых он работает.
Черты, не обязательно характерные для всех представителей той или ной страны, но являющиеся типичными в поведении данного партнера, все-таки могут служить ориентиром в деловых переговорах.
Интересно, что представители различных стран не только ведут переговоры и деловые встречи по-разному, но также и воспринимают друг друга различным образом.
Представители деловых кругов должны не только хорошо знать правила этикета, но и неукоснительно соблюдать их в своей практической деятельности [1; 4].
Значительное влияние на стиль ведения переговоров во всем мире оказали американцы, что связано с ростом влияния США в экономической, политической и деловой сферах, несмотря на то что американская культура очень молода по сравнению с европейской и азиатской.
Американцы ценят в людях честность и откровенность, не теряют времени на формальности, а переходят сразу к сути дела, что вносит в деловое общение прагматизм и элементы демократии, а также такие качества, как индивидуальность и уважение прав личности.
Независимость и самостоятельность, сформированные с детства, приучают американцев надеяться только на себя.
В обращении друг с другом они просты и неофициальны, при этом их не смущает разница в общественном положении или возрасте. Одежду предпочитают удобную, чужды чопорности.
Американцы не любят зависеть от других людей, дружба у американцев редко бывает продолжительной, хотя они могут быть верными и преданными друзьями, но по-своему.
Представители других культур иногда считают американцев навязчивыми и властными. Американское общество отличается высокими активностью, энергичностью своих граждан.
Дух соревновательности присутствует у них на работе, в семье, в дружбе, на отдыхе, в спорте и т. д. Об успехе в жизни американцы в большинстве своем судят по количеству заработанных денег. Американцы в разговоре не терпят пауз и любят задавать много вопросов: как правило, эти вопросы прямолинейны и могут носить личный характер.
Американцы знают, что в организации любого дела нет мелочей, к переговорам готовятся тщательно, не упуская ни одного элемента, от которого бы мог зависеть успех дела, хотя им не свойственны педантичность и мелочность.
Американцы пунктуальны и живут по расписанию, которое составляют на каждый день, поэтому на деловые встречи никогда не опаздывают. Время для переговоров строго ограничено (не больше часа) [5].
Американский бизнесмен на переговорах придерживается трех правил: анализируй, разделяй обязанности, проверяй исполнение. На деловых переговорах (которые, как правило, идут один на один) и в беседе они стремятся сконцентрировать внимание партнеров на обсуждаемой проблеме, подходах к ее решению, а также на деталях. Вся система образования и воспитания, существующая в США, учит тому, что деловые отношения между партнерами должны быть энергичны и результативны; напористость, жесткое отстаивание своих интересов, умение добиваться своей цели воспитываются со школьной скамьи. Такой подход объясняется объективными факторами: обладая достаточно сильной позицией на переговорах, американцы настойчиво проводят свою идею, причем, добиваясь своей цели, могут и любят торговаться. Предложения начинают обсуждать с общего вопроса, постепенно переходя к деталям.
Обращаются друг к другу по имени независимо от возраста и статуса, тем самым подчеркивая не только деловой, но и дружеский характер переговоров, стремясь при деловых беседах к неформальной атмосфере; аналогичным образом общаются они и с зарубежными партнерами.
Профессионализм и компетентность — стиль делового общения американцев. Участники переговоров с американской стороны имеют обычно большую степень свободы в принятии окончательных решений, нежели представители других стран. Могут возникать конфликтные ситуации или непонимание из-за того, что представители американской делегации пытаются «навязать» свои правила игры и могут оцениваться партнерами как грубые, агрессивные, проявляющие фамильярность в общении, которая часто не встречает одобрения.
Американцы любят заключать крупные сделки и преувеличивать значимость фирмы, которую представляют, но сами стремятся знать, с кем реально имеют дело. При установлении деловых контактов с американцем вы должны будете дать сведения о своей профессиональной деятельности: где и кем вы работаете; сведения об образовании: когда и что закончили; печатные труды, изобретения, наличие ученых степеней.
В неформальной обстановке, за столом, может представиться возможность поговорить о хобби, о семье, но лучше избегать разговоров о политике и религии. Если знакомство с вами важно для американца и он пригласил вас в дом, принесите в качестве подарка сувенир или бутылку вина [4].
Поскольку американская нация ведет борьбу за здоровый образ жизни, за столом не принято произносить тосты, спиртного потребляют мало, чаще пиво и коктейли, и после делового приема, как правило короткого.
3. Место встречи
Члены принимающей делегации сами не встречают иностранную делегацию, это делает секретарь учреждения или работник протокольного отдела. Он же провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры и где ожидает принимающая делегация.
Специально подготовленное к переговорам помещение должно иметь вид, настраивающий на деловой лад: на столах не должно быть лишних документов и предметов — на них лежат блокноты, карандаши (спички, сигареты, пепельницы, если разрешается курить в данном помещении), стоят бутылки с минеральной водой и блюдо с перевернутыми фужерами (свидетельство их чистоты). Цветы являются украшением стола и придают торжественный вид, они могут располагаться как в центре, так и по краям стола. Затянувшиеся переговоры могут прерываться, и в это время подаются кофе, чай, бутерброды, фрукты и т. д. Угощение может происходить в другом помещении или его вносят в то помещение, где ведутся переговоры (персонально угощение ставится только перед главами делегаций, остальные обслуживают себя сами) [1].
Члены делегации рассаживаются за столом переговоров в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом служебного положения их участников. Форма стола имеет психологическое значение, физическая дистанция может влиять на ход переговоров: круглый стол создает более свободную атмосферу и снимает различия между руководителем делегации и ее членами; квадратный стол создает атмосферу соревновательности и хорош для коротких деловых встреч. При рассаживании за круглым столом важно равномерно распределить рабочее пространство между участниками. Партнеры, находящиеся справа от вас, скорее расположены к сотрудничеству, чем сидящие слева, а напротив вас — могут быть в оппозиции.
Варианты расположения за столом участников переговоров, с учетом общепринятых правил, служебного положения и ранга:
- главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними переводчики к остальные члены делегации по рангам;
- глава делегации сидит во главе стола, переводчики находятся сбоку, и далее за столом располагаются остальные члены делегации;
- во главе стола сидят только главы делегации, а далее остальные члены делегаций (стол обычно полукруглый, поскольку за круглым столом трудно всем разместиться);
- если в переговорах участвуют три и более стороны, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке за круглым или прямоугольным столом. В таком случае на первом заседании председателем является хозяин, а далее — по алфавиту, либо председательствуют по алфавиту.
По окончании переговоров руководитель фирмы или назначенный участник переговоров составляет подробную запись беседы, где отражаются следующие данные: название инофирмы, страна, место, дата, время начала переговоров, участники переговоров с обеих сторон, с указанием фамилии и должности, основные обсуждаемые вопросы, мнение сторон по этим вопросам, достигнутая договоренность или позиция сторон, если есть разногласия, а также перечисление врученных документов и копии этих документов. Запись является источником информации по тому или иному вопросу и может представлять интерес для других организаций.
Для решения деловых вопросов пользуются переговорами по телефону: такие договоренности с официальными лицами ведомств и организаций приравниваются к личной беседе. В отечественных фирмах, ведущих дела с иностранцами, есть журнал учета, в котором фиксируются: инициатор телефонных переговоров, их содержание и продолжительность.
За границей существенные деловые вопросы, которые обсуждались по телефону, фиксируются записью, и, если достигнута договоренность, партнеру посылается письмо, в котором она отражена, равно как и мнение сторон по данному вопросу.
Исчерпывающая информация о деловых партие pax, проверка их финансовой надежности снижают степень риска. Информацию собирают и обрабатывают, что требует, безусловно, денег, времени и большого числа сотрудников. Для сбора информации задействованы экономические отделы посольств, коммерческие банки, используются справочники и различного рода публикации.
Второй путь получения нужной информации, расширения деловых контактов в неофициальной обстановке — приемы. Несомненной пользой приемов является взаимный обмен мнениями и информацией, ценность которого зависит от опыта и дипломатических способностей каждого из собеседников [3].
К приему нужно тщательно готовиться, поскольку он является продолжением служебных контактов; во время приема приходится встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими различные слои общества. Возможные вопросы собеседников, заинтересованных в получении информации, не должны застать вас врасплох. Продумайте перед приемом вашу линию поведения: с кем и о чем говорить, кого и кому представлять, с кем познакомиться.
Виды дипломатических приемов давно установлены многолетней международной практикой; этикета их проведения должны придерживаться все их участники.
Приемы могут устраиваться в порядке повседневной работы, в честь находящейся в стране иностранной делегации, по случаю национальных праздников, годовщин различных событий.
4. Заключение договора
Заключение договора производится в двухстороннем порядке, одновременно подписывая два подлинных договора абсолютно идентичных с росписями директоров обеих компаний, после чего обмениваются папками.
5. Язык жестов
В манере поведения человек проявляет уровень своей культуры, воспитания (манера курить, жать руку, говорить и т. д.). Используемые при этом жесты и мимика дают информацию о нем. Знание языка жестов помогает лучше понять друг друга, «читать между строк». Особенно это важно в деловой сфере — ошибки в общении между народами и государственными деятелями могут привести к непониманию и конфликтам. Профессии, связанные с публичными выступлениями, особенно за рубежом, требуют умения заинтересовать аудиторию, приковать к себе ее внимание: представители фирм и агенты компаний, работа которых основана на привлечении, заинтересованности и удержании клиента; руководители предприятий и частных контор, которым необходимо повышать свой собственный статус, научиться влиять на подчиненных, добиться успеха в деле; работники прокуратур и судебных органов, которым знание и умение анализировать особенности поведения помогают распознать истинность или ложность показаний. В сфере личных отношений установление взаимопонимания с окружающими требует знания, казалось бы, внешних проявлений психологического состояния человека [3].
Язык мимики, жестов и телодвижений особенно необходим в сфере бизнеса и предпринимательства. Умение заинтересовать партнера своей продукцией, квалифицированно провести презентацию товара и добиться получения заказа во многом будут зависеть от вашего умения интерпретировать этот язык, а использование различных вспомогательных средств поможет вам добиться успеха в деловых переговорах с партнерами.
Если вы научитесь эффективно применять этот язык в общении с другими людьми, то будете внушать доверие и симпатию.
В аспекте человеческого общения большая часть информации передается посредством жестов, позы, расположения и соблюдения дистанции между партнерами. Она находится в информативных сигналах близкого контакта собеседника с глазу на глаз.
Представление о том, как происходит коммуникация между людьми, управление этими явлениями помогут сделать каждую вашу встречу с другим человеком любопытным экспериментом. Изучая поведение людей, стремясь больше узнать о поступках своих партнеров, вы тем самым получаете возможность больше узнать о себе и улучшить взаимоотношения с другими людьми [4].
Когда мы говорим, что человек чувствителен и обладает интуицией, мы имеем в виду, что он (она) обладает способностью читать едва уловимые сигналы другого человека и сравнивать эти сигналы со звуковыми сигналами, включая тон голоса, интонацию, замечать разногласия между языком жестов и сказанными словами.
Женщины обычно более чувствительны, чем мужчины, и этим объясняется существование такого понятия, как женская интуиция. Женщины обладают врожденной способностью замечать и расшифровывать эти сигналы, фиксировать мельчайшие подробности. Поэтому мало кто из мужей может обмануть своих жен, и, соответственно, большинство женщин могут узнать тайну мужчины по его глазам, о чем он даже не подозревает. Интуиция особенно хорошо развита у женщин, занимающихся воспитанием маленьких детей. Благодаря своей интуиции женщина больше подходит для ведения переговоров, чем мужчина.
Сигналы бывают врожденные, генетические, приобретенные и культурно обусловленные. Представители различных культур используют одинаковые жесты при проявлении определенных эмоций — они врож-денные.
Большинство мужчин надевают свое пальто, начиная с правого рукава, большинство женщин — с левого. Когда мужчина пропускает женщину на многолюдной улице, он, проходя, обычно разворачивает тело к женщине; женщина же, наоборот, чаще проходит, отвернувшись от него (делает это она инстинктивно, защищая грудь), — такое поведение культурно обосновано.
Во всем мире основные коммуникационные жесты не отличаются друг от друга. Когда люди счастливы, они улыбаются, когда печальны или сердятся — хмурятся [5].
Кивание головой почти во всем мире обозначает «да», т. е. утверждение (существуют, правда, исключения). Покачивание головой для обозначения отрицания или несогласия является также почти универсальным жестом.
Улыбка первоначально служила символом угрозы, и в наши дни в совокупности с дружелюбными жестами она обозначает удовольствие или доброжелательность.
Жест «пожимание плечами» является универсальным жестом, обозначающим, что человек не знает или не понимает, о чем речь.
Какой-то жест может быть общепризнанным и иметь четкую интерпретацию у одной нации, в то время как у другой нации он может не иметь никакого значения или иметь совершенно противоположное. Например, такие три типичных жеста, как кольцо из пальцев руки, поднятый вверх большой палец и V-об-разный жест пальцами.
Жест О'KEY, или кружок, образуемый пальцами рук, стал популярен в Америке в начале XIX века, главным образом среди журналистов, которые в то время начали кампанию за сокращение слов и общеизвестных фраз до их начальных букв. Этот жест хорошо известен во всех англоязычных странах, а также в Европе и Азии. Однако в некоторых странах этот жест имеет совершенно другие происхождение и значение.
Например, во Франции он означает «ноль» или «ничего», в Японии — «деньги», а в некоторых странах Средиземноморского бассейна этот жест используется для обозначения гомосексуальности мужчины. Поэтому, бывая в разных странах, следует подчиняться правилу: «Со своим уставом в чужой монастырь не ходят», что поможет вам избежать возможных неловких ситуаций.
Поднятый вверх большой палец в Америке, Австралии и Новой Зеландии имеет три значения. Обычно он используется при «голосовании» на дороге в надежде остановить попутную машину. Второе значение — «все в порядке», а когда большой палец резко выбрасывается вверх он становится оскорбительным, означающим нецензурное ругательство. В некоторых странах, например в Греции, этот жест означает «заткнись», поэтому можете представить себе положение человека, пытающегося этим жестом поймать по путную машину на греческой дороге!
Итальянцы, считая от одного до пяти, выставляя большой палец, считают «1», а указательный — «2». Когда считают американцы и англичане, указательный палец означает «1», средний — «2», а большой палец - цифру «5».
Жест с поднятым большим пальцем в сочетании с другими жестами используется как символ власти и превосходства, а также в ситуациях, когда кто-нибудь вас хочет «раздавить пальцем» (у русских — «к ногтю придавить»).
V-образный знак пальцами очень популярен в Великобритании и Австралии и имеет оскорбительную интерпретацию, если при этом рука повернута ладонью к говорящему, — «заткнись».
Со времени второй мировой войны в большинстве стран знак «V» обозначает победу, для обозначения его рука должна быть повернута тыльной стороной к говорящему. Во многих странах этот жест означает также цифру «2».
Эти примеры говорят о том, к каким недоразумениям может привести неправильное толкование жестов, не учитывающее национальных особенностей говорящего. Поэтому, прежде чем делать какие-либо выводы о значении жестов и языка тела, необходимо знать национальную принадлежность человека.
Существует прямая зависимость между социальным статусом, властью, престижем человека и его словарным запасом. Чем выше социальное или профессиональное положение человека, тем шире его способность общаться на уровне слов и фраз. Человек, находящийся на вершине социальной лестницы или профессиональной карьеры, может пользоваться богатством своего словарного запаса в процессе коммуникации, в то время как малообразованный или менее профессиональный человек будет чаще полагаться на жесты, а не на слова в процессе общения. Чем выше социально-экономическое положение человека, тем менее развита у него жестикуляция, поэтому труднее догадаться об отношении его к окружающим он очень сдержан.
Быстрота некоторых жестов и их очевидность для глаза зависят и от возраста человека. У ребенка, если он говорит неправду, рука тянется ко рту, он прикрывает рот рукой, тогда как у взрослого человека рука в последний момент изменяет направление, рождается другой жест — прикосновение к носу и т. д. С возрастом жесты людей становятся менее броскими и более завуалированными, поэтому всегда труднее «считывать» внешнюю информацию 50-летнего человека, чем молодого [1].
В современном мире языку тела иногда обучают специально — для создания благоприятного впечатления. Например, конкурсы красоты, на которых каждая конкурсантка обучается таким движениям тела, которые излучают теплоту и искренность. Чем с большим мастерством участница конкурса сможет передавать эти сигналы, чем больше очков она получит от судей. Но даже опытные специалисты могут имитировать нужные движения только в течение короткого периода времени, поскольку вскоре организм непроизвольно передаст естественные сигналы, часто противоречащие сознательным действиям.
Многие политики являются опытными специалистами в области языка жестов и используют его для того, чтобы добиться расположения своих избирателей и заставить поверить предвыборным речам. Это же относится и к тем, чьи профессии непосредственно связаны с обманом в разных формах (политические деятели, адвокаты, актеры и телекомментаторы).
Существуют два пути завоевания доверия. Во-первых, отработка путем долгих тренировок тех жестов, которые придают правдоподобность сказанному. Во-вторых, почти полное устранение жестикуляции, отсутствие как позитивных, так и негативных жестов в момент выступления. Этого добиться труднее.
Самыми лучшими интервьюерами и специалистами по продаже являются люди, обладающие способностью «считывания» значения микрожестов партнера во время близкого, лицом к лицу, контакта. Изучить будущего партнера по бизнесу можно, наблюдая его на официальных приемах, деловых встречах и вечеринках.
Трудно подражать и подделывать «язык тела» в течение долгого периода времени, но полезно научиться использовать положительные, открытые жесты для успешного общения с другими людьми и избавиться от Жестов, несущих отрицательную, негативную окраску. Это позволит вам чувствовать себя гораздо уютнее в обществе.
6. Важность элементов деловой беседы из личного опыта
(практическая часть)
Основываясь на своем личном опыте, я могу сказать, что если кто-нибудь договаривается о деловой встрече, то очень большое значение приобретают элементы деловой встречи. Они оказывают непосредственное влияние на то, какой характер получит данная деловая встреча, будет ли дальнейшее сотрудничество или же партнерство (сделка) не состоится.
Здесь имеется ввиду, что все должны приходить вовремя, приятно одетыми, любезными, с подготовленными документами и предложениями, владеющие информацией друг о друге и т.д. Важно также оценивать все события, которые происходят уже при встрече, а именно, жесты партнеров с которыми ведутся деловые переговоры. Как он (они) здоровае(ю)тся (пожимают руку), критически относятся к той информации о которой вы рассказываете или же они с любопытством, раскрыто принимают информацию. Часто я видел переговоры которые заканчивались неудовлетворительно из-за того, что мои начальники да и противоположная стороны игнорировали различные элементы деловой встречи. Например, при заключении сделки с американцами наш начальник предложил перед сделкой выпить коньяка за встречу, за здоровье гостей, но те в свою очередь отказались от угощения и были очень удивлены и раздосадованы таким ходом переговоров, так как для них переговоры уже начались с момента прилета в город. Это непонимание привело к тому, что американцы сочли не спешить вкладывать деньги в совместный проект и потребовалось гораздо больше времени чтобы вернуть их доверие и расположение к нашей компании. Американцам пришлось также понять и наш характер, что угощение вовсе не являлось доказательством не серьезности переговоров и отношения к ним, а наоборот выражало радушие и расположение.
Заключение
В заключении хочется отметить, что многие руководители не обращают внимание на элементы деловой встречи. Кто-то об этом еще не знает, кто-то не умеет это делать, а кто-то наивно полагает, что они не оказывают никакого значения на предстоящую сделку. И если в конечном счете сделка не заключается они обвиняют всех в каких-либо ошибках, но совсем не замечают, что сами явились результатом таких переговоров, так как проигнорировали важность элементов деловой встречи, такие как: назначение времени встречи, сбор информации о партнере, выбрали неправильное место встречи, плохо подготовились к заключению договора и язык жестов.
Деловая встреча – это сложный, тонкий процесс и тот, кто серьезно подходит к искусству переговоров добивается самых высоких результатов. Вся жизнь состоит из мелочей и тот, кто научится видеть эти мелочи будет иметь успех в деловых переговорах.
Список литературы
1. Мицич П. Как проводить беседы.- М.: Экономика, 1983.-207с.
2. Петренко А. Безопасность и коммуникации делового человека.- М.: Технологическая школа бизнеса, 1994.- 208 с.
3. Пиз А. Язык телодвижений.- М.:Гутенберг, 1997.-247с.
4. Холопова Т.Н., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей.- М.: Инфра, 1995.- 135 с.
5. Энциклопедия хороших манер.- СПб.: Диамант, 1997.- 512 с.