ПЛАН

Введение………………………………………………………………………...3

1. Литературный обзор по теме: «Этикет делового общения»..…………….5

    1.1. Особенности делового общения при проведении переговоров:

            российский и зарубежный опыт..……………………………………...5

    1.2.  Язык общения деловых людей……………………………………….12

    1.3. Одежда и деловые приемы……………………………………………17

    1.4. Телефонные переговоры………………………………………………20

2. Практическая часть………………………………………………………...23

    2.1. Анализ ситуации «Деловой телефонный разговор»………………...23

           2.1.1. Описание ситуации……………………………………………..23

           2.1.2. Вопросы к ситуации…………………………………………….24

           2.1.3. Ответы и анализ…………………………………………………25

3. Выводы и рекомендации…………………………………………………...27

Список литературы……………………………………………………………32

4. Приложение………………………………………………………………...33

Введение

Слово «этикет» произошло от французского etiguette и означает «установленный порядок поведения где-либо». Понятие «этикет» включает форму, манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в том обществе, в котором каждый живет.

Требования современного этикета складывались на протяжении многих столетий истории цивилизации, это результат опыта многих поколений. Правила, которые выработало человечество, являются международными и в целом едины во всех странах, хотя  имеют и свои особенности в зависимости от национальных и исторических традиций и законов исповедуемой религии.

Учитывать традиции и обычаи делового общения и деловой этики, существующие у каждого народа и в каждой стране, очень важно при встрече представителей разных культур. По мере развития цивилизации характер ведения переговоров и процессы, связанные с взаимопроникновением национальных стилей общения, имеют все большее значение.

Ценностями, имеющими национальную основу и оказывающими наибольшее влияние на человека, являются обычаи и традиции, приобретенные в детстве. Национальные особенности играют большую роль в каждой конкретной ситуации переговорного процесса.

При сотрудничестве, когда интересы сторон совпадают, национальные различия могут не оказывать слишком большого воздействия на ведение дел, но в конфликтной ситуации очень влияют на деловые отношения.

Если национальные и культурные различия оказываются значительными, то участники международного общения должны придерживаться единых норм и правил. Развивающиеся международные связи, обмены в разных областях науки, культуры и образования ускоряют процессы сближения деловых людей.

Представители деловых кругов должны не только хорошо знать правила этикета, но и неукоснительно соблюдать их в своей практической деятельности.

Задача менеджеров – постоянно отслеживать деловую среду, так как она непрерывно меняется. Происходящие изменения оказывают большое влияние на практику менеджмента.

В работе предполагается рассмотреть понятие и характеристики делового этикета.

Объект исследования – деловой этикет.

Предмет исследования – особенности делового этикета.

Цель исследования – разработать рекомендации по совершенствованию делового этикета на примере конкретной ситуации.

Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

-  проанализировать стиль делового общения, характерный для иностранцев и российских бизнесменов;

- изучить язык общения деловых людей;

- рассмотреть деловой стиль одежды российских бизнесменов и иностранцев;

- представить анализ конкретной ситуации по применению на предприятии основ делового этикета.

Практическая значимость работы заключается в разработке конкретных мероприятий по совершенствованию делового этикета.

Изученность проблемы достаточно велика и находит свое выражение  у таких авторов, как: Б.Волгин, Н. Гришина, Н.Лебедева, А.Логинова, Е.Руденский, Э.Соловьев, а также Э.Берн, А.Пиз, Р.Фишер.

1. Литературный обзор по теме: «Этикет делового общения»

1.1. Особенности делового общения при проведении переговоров: российский и зарубежный опыт

Значительное влияние на стиль делового общения во всем мире оказали американцы, что связано с ростом влияния США в экономической, политической и деловой сферах, несмотря на то, что американская культура очень молода по сравнению с европейской и азиатской [2, с.122].

Американцы ценят в людях честность и откровенность, не теряют времени на формальности, а переходят сразу к сути дела, что вносит в деловое общение прагматизм и элементы демократии, а также такие качества, как индивидуальность и уважение прав личности.

В обращении друг с другом они просты и неофициальны, при этом их не смущает разница в общественном положении или возрасте.

Американцы пунктуальны и живут по расписанию, которое составляют на каждый день, поэтому на деловые встречи никогда не опаздывают. Время для переговоров строго ограничено (не больше часа).

Американский бизнесмен в деловом общении придерживается трех правил: анализируй, разделяй обязанности, проверяй исполнение. На  переговорах и в беседе они стремятся сконцентрировать внимание партнеров на обсуждаемой проблеме, подходах к ее решению, а также на деталях [13, с.88-89].

Профессионализм и компетентность – стиль делового общения американцев. Участники переговоров с американской стороны имеют обычно большую степень свободы в принятии окончательных решений, нежели представители других стран [4, с.35].

У французов переговоры, как правило, начинаются в 11 часов утра. Через полтора часа всем участникам переговоров может быть предложен традиционный французский завтрак с аперитивом. Во время делового приема о делах говорят только после того, как подается кофе; до этого французы предпочитают разговаривать о культуре и искусстве.

Французы не отличаются строгой пунктуальностью, на приемах часто следуют правилу: чем выше статус гостя, тем позднее он приходит.

Долгое время французский язык был языком дипломатической переписки и дипломатического общения. Все это не могло не сказаться на чертах национального характера, французского стиля современного общения [5, с.79; 15, с.132].

Если в Англии искусство разговора часто сводится к умению молчать, сдержанности и корректности, то во Франции, где любят и умеют блеснуть словом, молчаливый человек не котируется. Если в Англии тщательно избегают всяких намеков, касающихся личной жизни, то во Франции – наоборот.

У англичан независимость, граничащая с отчужденностью, является основой человеческих отношений. Англичанам присущи такие черты, как сдержанность, склонность к недосказанности, щепетильность, иногда заставляющая англичан быть замкнутыми и необщительными, почитание собственности, предприимчивость, деловитость [15, с.133-134].

Не следует начинать переговоры с английскими фирмами без тщательной подготовки и согласования. Пунктуальность в Великобритании – жесткое правило.

Переговоры начинаются с обсуждения общих, отвлеченных вопросов – погоды, спорта и т.д. Англичане принимают решение медленнее, чем французы. На честное слово англичан можно               положиться [8, с.90].

С немецкими фирмами деловые связи можно установить путем обмена письмами с предложениями о сотрудничестве. Для установления деловых отношений используют принятую в Германии практику организации сотрудничества через агентские и посреднические фирмы. Время предстоящей встречи обязательно согласовывается. Переговоры ведутся с участием одного или нескольких партнеров. Обычно участники очень тщательно прорабатывают свою позицию. В ходе переговоров они любят обсуждать вопросы последовательно, один за другим [15, с.136].

Итальянцы очень ценят проявление уважения и интереса к Италии как к стране, являющейся родоначальницей многих видов искусств и ремесел. Демонстрация знаний в этой сфере всегда производит благоприятное впечатление и помогает создать на переговорах атмосферу доверия и благожелательности.

Для налаживания деловых отношений достаточно обмена официальными письмами с предложениями. Существующая в стране практика деловых переговоров отвечает аналогичным нормам большинства европейских стран.

Большое значение итальянские бизнесмены придают тому, чтобы переговоры велись между людьми, занимающими примерно равное положение на предприятии, в деловом мире или обществе [13, с.92].

Испанским партнерам нужно обязательно сообщить о своем прибытии в страну. Как и предприниматели других стран, испанские бизнесмены большое значение придают тому, чтобы переговоры велись между людьми, занимающими практически равное положение в деловом мире или обществе.

По своему характеру испанцы серьезны, открыты, галантны, человечны, обладают большим чувством юмора. Как правило, переговоры проходят с участием одного или нескольких партнеров и традиционно начинаются с осуждения погоды, спорта, достопримечательностей города и т.д. Стиль ведения переговоров с представителями испанских фирм менее динамичен, чем с американскими и японскими. Испанцы не отличаются пунктуальностью, а поскольку они любят много говорить, регламент встреч часто не соблюдается.

В скандинавских странах, таких, как Швеция, с ее укоренившейся лютеранской деловой этикой, к национальным чертам можно отнести: аккуратность, серьезность, порядочность, пунктуальность, надежность в отношениях.

Шведы владеют, как правило, несколькими языками, в первую очередь английским и немецким, и ценят в партнерах прежде всего профессионализм. На переговоры являются в точно назначенное время, отклонение от которого не должно превышать 3-5 минут, в исключительных случаях – до 15 минут.

Традиционно переговоры со шведами начинаются с беседы о погоде, спорте, достопримечательностях и т. д. К этой части переговоров нужно заранее готовиться. Каждый участник переговоров имеет право на собственное мнение, ему будет предоставлено слово в соответствии с занимаемым положением. Дружеские связи и отношения играют особую роль в развитии бизнеса [12, с.412-413; 15, с.151].

С японскими фирмами в отличие от многих других стран попытки установления контактов путем переписки и телефонного общения, как правило, малоэффективны.

Японцев как нацию помимо высокой организованности и аккуратности отличают отсутствие чувства юмора и искренняя самокритичность. Японцы в минуты неудач остаются серьезными и не отчаиваются, а анализируют, что привело их к этому.

Терпение в Японии считается одной из основных добродетелей, в том числе и в бизнесе. При проведении переговоров важно иметь в виду, что в Японии, когда вы слышите «да», это далеко не всегда означает действительное соглашение. Если японский бизнесмен хочет сказать «нет», он обычно говорит, что «это трудно», или переводит разговор на другую тему.

Японцы уделяют много внимания развитию личных отношений с партнерами во время неофициальных встреч [6, с.25].

Китайцы – очень веселые, душевные и сообразительные люди, но их представления о правилах хорошего тона во многом не совпадает с нашим. Во время проведения переговоров китайские участники очень внимательны к двум вещам:

- сбору информации относительно предмета обсуждения, а также партнеров по переговорам;

-         формированию «духа дружбы» по отношению к россиянам.

Китайцы ведут переговоры, довольно четко разграничивая отдельные этапы: первоначальное уточнение позиций, их обсуждение и заключительный этап переговоров [14, с.202].

С южнокорейскими бизнесменами протокол в отношениях соблюдается менее строго, чем с японскими. У корейцев деловые отношения устанавливаются не так, как в европейских странах, у них не принято налаживать контакт через письменное обращение к фирме – необходима личная встреча, о которой договариваются через посредника.

Корейцы при встрече вежливы, общительны; они хорошо воспитаны, поэтому теплое отношение не всегда означает, что вы заинтересовали партнеров [13, с.101].

Корейские бизнесмены считаются весьма напористыми и агрессивными при ведении переговоров. Обычно переговоры, особенно первоначальные, имеют довольно длительную протокольную часть, хотя корейцы не склонны долго обсуждать второстепенные моменты в стремлении обеспечить плавный переход к главному вопросу.

Южная Африка долгое время имела ограничения в контактах с другими странами, в стране существовал апартеид (раздельное проживание – политика расовой дискриминации, проводившаяся правящими кругами страны против коренного населения), оказывавший влияние на деловой мир и разделивший его на белый и черный, каждый со своими особенностями.

Так, африканцы по-иному могут относиться ко времени. Существует даже термин «африканское время», под которым подразумевается замедленный темп деловых отношений, т. е. переговоры могут длиться довольно долго, а окончательное решение по заключению сделки постоянно откладываться [9, с.59-61].

Египет является одним из древнейших очагов человеческой цивилизации, поэтому для египтян весьма характерно чувство национальной гордости, следование историческим традициям своей страны. Для египетского делового стиля, как правило, характерны жесткие административные правила поведения.

Рассмотрим особенности деловых контактов российских бизнесменов.

В течение многих веков Россия находилась на перекрестке торговых путей, идущих с севера на юг («из варяг в греки») и с запада на восток (из Европы в Китай и Индию). В результате «русская культура уже по одному тому, что она включает в свой состав культуры многих других народов и издавна была связана с соседними культурами Скандинавии, Византии, южных и западных славян, Германии, Италии, народов Востока и Кавказа, - культура универсальная и терпимая к культурам других народов».

На формирование отечественного стиля оказали влияние два фактора: с одной стороны – советские нормы, правила делового общения, ценностные ориентации, сформированные в это время, с другой – черты русского национального характера [3, с.88].

Участники переговоров с советской стороны оценивались многими зарубежными партнерами как отличные профессионалы, особенно это относилось к хорошему знанию предмета переговоров.

Как правило, в отношении зарубежных партнеров здесь не допускалось нарушений. Решение могло долго не приниматься, согласовываться, уточняться, но, если оно принято и договор подписан, он строго выполнялся. Такое же пунктуальное следование договору ожидалось и требовалось от зарубежных партнеров.

Часто зарубежные партнеры описывали советский стиль как довольно закрытый, настороженный. Тактика же ведения переговоров отличалась порой тем, что советская сторона в начале переговоров старалась занять позицию, которая заключалась в значительном завышении своих требований. Затем после длительных дискуссий происходило сближение позиций.

Состав, структура советской делегации на переговорах была построена, как правило, по жесткому иерархическому принципу. Принятие решения требовало согласования вопросов с Москвой, что могло занимать довольно много времени. На переговорах советская сторона предпочитала действовать осторожно, не рисковать. Советские участники переговоров скорее реагировали на то, что предлагал партнер, нежели выдвигали собственные варианты решения [13, с.112-114].

Многими отмечается, что эмоциональная сторона является составной частью российского стиля ведения переговоров, а также, с одной стороны, способность достаточно легко вести дела с представителями различных стран и национальностей, умение чувствовать партнера, быть открытым к его переговорному стилю, с другой – быстрая смена настроений и установок в отношении партнера: то крайне дружеское расположение, то вдруг проявление официальности, исключающее любые личные симпатии.

Обсуждая вопросы, отечественные участники переговоров обращают внимание на общие цели и относительно мало уделяют внимания тому, как их реализовать. В то же время вопросы, как достичь той или иной цели, остаются ключевыми, например, для американских представителей. Такое расхождение в отношении деталей может затягивать выработку российско-американских договоренностей, а в некоторых случаях и вообще вести к срыву переговоров [8, с.102].

В настоящее время недостаток опыта делового общения многих российских предпринимателей, отсутствие «переговорной культуры» и некомпетентность в этой области приводят к стремлению даже в условиях сотрудничества видеть скорее конфликт интересов, нежели их совпадение.

Российские бизнесмены, как правило, также значительно уступают иностранным партнерам в умении «торговаться». Русские за границей часто переплачивают за все именно в силу своей склонности платить, не только не торгуясь, но даже и не выяснив реальный уровень цен на мировом рынке. Иностранцы уже отлично знают и пользуются этой особенностью российских деловых партнеров.

Многие российские бизнесмены, попав за границу, с истинно русским размахом бросают на ветер огромные суммы, покупая особняки или проигрывая в казино и ресторанах. В цивилизованном обществе это не принято. Здесь не стремятся к демонстрации богатства: это чисто варварская черта. По мере развития переговорной практики в нашей стране подобное поведение на переговорах, будем надеяться, станет исключением; останется то, что прочно связано с российской культурой, русским национальным характером.

1.2.  Язык общения деловых людей

В манере поведения человек проявляет уровень своей культуры, воспитания (манера курить, жать руку, говорить и т.д.). Используемые при этом жесты и мимика дают информацию о нем. Знание языка жестов помогает лучше понять друг друга, «читать между строк». Особенно это важно в деловой сфере – ошибки в общении между народами и государственными деятелями могут привести к непониманию и конфликтам.

Язык мимики, жестов и телодвижений особенно необходим в сфере бизнеса и предпринимательства. Умение заинтересовать партнера своей продукцией, квалифицированно провести презентацию товара и добиться получения заказа во многом будут зависеть от вашего умения интерпретировать этот язык, а использование различных вспомогательных средств поможет вам добиться успеха в деловых переговорах с  партнерами [7, с.256].

Если вы научитесь эффективно применять этот язык в общении с другими людьми, то будете внушать доверие и симпатию.

В аспекте человеческого общения большая часть информации передается посредством жестов, позы, расположения и соблюдения дистанции между партнерами. Она находится в информационных сигналах близкого контакта собеседника с глазу на глаз.

Во всем мире основные коммуникационные жесты не отличаются друг от друга. Когда люди счастливы, они улыбаются, когда печальны или сердятся – хмурятся [9, с.65].

Человек, находящийся на вершине социальной лестницы или профессиональной карьеры, может пользоваться богатством своего словарного запаса в процессе коммуникации, в то время как малообразованный или менее профессиональный человек будет чаще полагаться на жесты, а не на слова в процессе общения.

Чем выше социально-экономическое положение человека, тем менее развита у него жестикуляция, поэтому труднее догадаться об отношении его к окружающим – он очень сдержан [11, с.118-119].

Самыми лучшими интервьюерами и специалистами по продаже являются люди, обладающие способностью «считывания» значения микрожестов партнера во время близкого, лицом к лицу, контакта. Изучить будущего партнера по бизнесу можно, наблюдая его на официальных приемах, деловых встречах и вечеринках [10, с.98-100].

Трудно подражать и подделывать «язык тела» в течение долгого периода времени, но полезно научиться использовать положительные, открытые жесты для успешного общения с другими людьми и избавиться от жестов, несущих отрицательную, негативную окраску.

Каждый человек имеет свою собственную, личную территорию, которая включает пространство, окружающее его собственность: дом, двор, окруженный забором, машину во дворе, его собственную спальню, личный стул и, наконец, воздушное пространство вокруг своего тела. Не всем нравится, когда границы этой территории пытаются нарушить.

Незнание культурно обусловленных различий в интимных зонах разных людей может легко привести к недопониманию и неверным суждениям о поведении и культуре других [15, с.165].

У многих европейских наций интимная зона составляет только 23-25 см, а у некоторых еще меньше.

Датчане чувствуют себя уверенно и непринужденно, находясь на расстоянии 25 см от американца, не подозревая, что они вторгаются в его интимную зону, составляющую 45-50 см.

Американцы, разговаривая на приемах, могут сохранять дистанцию в 90 см в течение всего вечера. Когда же разговор идет между японцем и американцем, картина меняется. Американец будет постоянно отодвигаться от японца, а японец наступать, приближаясь к нему, так как у японца интимная зона 25 см.

Становится понятным, почему при бизнес-переговорах азиаты и американцы посматривают друг на друга с некоторым подозрением [2, с.128].

По тому, как человек протягивает руку для рукопожатия, можно судить, проживает он в крупном городе или в отдаленной сельской местности. Тем, кто вырос в отдаленных местностях, требуется более широкое личное пространство. Эти люди предпочитают не здороваться за руку, а машут друг другу рукой, их потребность в личном пространстве достигает 9 метров.

Открытая ладонь всегда ассоциируется с искренностью, честностью, преданностью и доверчивостью. В повседневной жизни люди используют различные положения ладони: ладонь протягивается кверху лодочкой и означает жест нищего, просящего; ладонь развернута вниз – это сдерживающий или успокаивающий жест [10, с.158-159].

Когда человек начинает откровенничать, он обычно раскрывает перед собеседником ладони полностью или частично – этот полностью бессознательный жест подсказывает вам, что собеседник говорит в данный момент правду. Когда правду надо скрыть, ладони прячут в карманы или держат скрещенными на груди.

Обмен рукопожатиями является реликтом первобытнообщинного строя. Когда встречались первобытные люди, они протягивали друг другу руки с раскрытыми ладонями для того, чтобы показать, что пришли без оружия.

Современная форма этого древнего приветственного ритуала выражается в том, что люди протягивают друг другу руки и слегка встряхивают или пожимают их. Это делается в момент приветствия и прощания.

С помощью рукопожатия можно оказать непосредственное влияние на исход вашей встречи с другими людьми.

Во время властного рукопожатия рука захватывает руку другого человека так, что ваша ладонь развернута вниз относительно руки другого человека. Тем самым вы сообщаете ему, что хотите главенствовать в процессе общения с эти человеком.

В ситуациях, когда вы хотите отдать инициативу другому человеку и позволяете ему чувствовать себя хозяином положения, вы протягиваете руку, развернув ее ладонью вверх [4, с.59].

Когда рукопожатием обмениваются два властных человека, между ними происходит символическая борьба, во время которой каждый пытается подчинить своей руку другого. В результате получается рукопожатие, при котором обе руки остаются в вертикальном положении, а оба человека испытывают друг к другу чувство уважения и взаимопонимания.

В деловых отношениях форму представления определяет ранг и род занятий, а не половая принадлежность или возраст.

Однако существуют обстоятельства, которых одни и те же действия могут быть правильными или нет. Когда существуют сомнения, то и в деловой сфере   следуют принятым в обычной жизни правилам. Ведь самое главное – представить каждого человека, назвав его имя и деловые функции.

Любого человека, находящегося в деловом помещении, в том числе посетителя, следует представить руководителю предприятия, президенту организации и непосредственному начальнику данного работника. Кроме этого, гость должен быть представлен всем работникам, сидящим в данном помещении [15, с.168-169].

Когда работника представляют в деловом помещении (но не в частной фирме), представляется низший по рангу тому, кто выше его по положению. Если работники имеют примерно один ранг, то нового работника представляют тому, кто работает давно.

Если знакомство осуществляется в деловых целях, но происходит вне служебных помещений, к примеру, на улице, то следуют общепринятым правилам представления.

В ответ на официальное представление мужчина обычно поднимается в любом случае. Посетитель-мужчина не встает, когда секретарша входит в офис своего шефа и его представляют ей. Женщина поднимается в том случае, когда считает нужным, поскольку для всех случаев жизни правила установить невозможно. Секретарша не поднимается из-за стола, если делового посетителя представляют как бы между делом. Однако ей рекомендуется встать, если посетитель занимает высокий пост [8, с.111-113].

Считается вполне корректным и удобным у бизнесменов представлять человека с указанием ранга и принадлежности к фирме.

1.3. Одежда и деловые приемы

Одежда должна соответствовать месту, времени, характеру события. Хотя главное требование – опрятность и аккуратность, но в первую очередь одежду надевают ради удобства. А в понятие удобства входит уверенность, что одежда соответствует конкретному случаю, а не только защищает нас от непогоды. Человек, твердо знающий правила хорошего тона, ставит уместность своей одежды превыше прочих соображений, т.е. независимо от веяний моды подчиняется следующим основным правилам:

- выбирает одежду так, чтобы она соответствовала времени, месту, случаю и степени официальности мероприятия как по стилю, так и по цветовой гамме;

- когда возникают сомнения, то он лучше оденется немного скромнее, чем нарядится вызывающе;

- подбирает одежду, которая хорошо подходит ему по размеру; он знает, что манжеты, которые требуется постоянно поправлять, и пояс, который необходимо время от времени снова закреплять, подчеркивают плохой вкус их владельца;

- тщательно следит за тем, соответствует ли его одежда возрасту и фигуре (модные поветрия приходят и уходят, а те, кто цепляется за них, часто выглядят комично);

- по особым случаям он использует относительно традиционную одежду; на свадьбе, похоронах или на других религиозных службах в храме следует тем обычаям, которые приняты в данном вероисповедании; в прочих обстоятельствах он в разумных пределах следует обычаям в одежде группы, в которой находится [12, с.401-402].

В процессе подготовки к переговорам следует обратить внимание на выбор делового костюма. Для такого мероприятия больше подойдут однотонные костюмы – серые, темно-серые, темно-синие, черные.

Цвета галстуков желательны сближенные, насыщенные (соответственно, серо-жемчужные, сине-красные, темно-бордовые), причем доминирует цвет ткани костюма; желателен графический рисунок галстука. Такая цветовая гамма не будет раздражать и отвлекать ваших собеседников, они будут настроены на деловой лад, а ваш внешний вид подчеркнет уважение к ним. Выбор более яркого галстука с авангардным рисунком будет оказывать определенное эмоциональное давление на собеседников.

В официальной обстановке пиджак должен быть застегнут. В застегнутом пиджаке входят в кабинет на совещание, сидят в президиуме или выступают с докладом [13, с.125-126].

Таким же образом поступают, входя в ресторан, на прием, в зрительный зал театра. Однако нижнюю пуговицу пиджака в этих случаях, как правило, не застегивают. Расстегнуть пуговицы пиджака можно за столом во время завтрака, обеда, ужина или сидя в кресле.

На приемы всех видов рекомендуется надевать белую рубашку. Во всех остальных случаях цвет рубашки должен гармонировать с цветом костюма. Галстук должен быть аккуратно завязан, оптимальная его длина – до пояса брюк.

Летом и в дневное время лучше носить светлый костюм или платье, зимой и в вечернее время – более темных тонов.

Перчатки, шарф и платок по цвету и рисунку должны гармонировать с другими деталями туалета.

Носовой платок нужно держать в развернутом виде в кармане брюк или сумочке.

Нельзя класть в верхние наружные карманы пиджаков и жакетов ручку, карандаш, очки, расческу и другие предметы так, чтобы они выглядывали наружу.

Для женщин существует такой же принцип в одежде – цветовая гамма туалета, платья и аксессуаров, естественно, должны дополнять друг друга, а фасон одежды – соответствовать особенностям фигуры, хотя женская мода менее стабильна и это необходимо учитывать при выборе туалета.

Костюм деловой женщины за столом переговоров должен быть функционален, что будет способствовать ходу переговоров. Наиболее популярен классический стиль. Очень короткие юбки и платья с глубоким вырезом нежелательны. Одежда не должна раздражать собеседника, отвлекать от серьезной беседы. В одежде не должно быть ярких цветов, обилия сверкающих нитей [15, с.168].

Особое внимание следует уделить выбору украшений. Не рекомендуется носить много украшений. Не следует надевать одновременно золотые и серебряные украшения. Бижутерия – желательна только высокого качества, от престижных фирм.

Американцы не уделяют большого внимания одежде. Вполне приемлем модный, хорошо сшитый брючный костюм, желателен заметный и тщательно наложенный макияж. Предпочтительна короткая стрижка.

Французы прекрасно разбираются и в одежде, и в макияже. Полезно придерживаться классического стиля. Костюм можно оживить легким шарфиком или удачно подобранной брошью.

Англичане придерживаются строгих правил этикета. Можно надеть классический костюм спокойных тонов. Приятное впечатление произведет сочетание черного с белым или розовым. Следует надеть как можно меньше ювелирных украшений, тщательно наложить макияж. Волосы средней длины можно уложить в модную прическу или зачесать назад.

Немцы в одежде консервативны. Предпочитают классический костюм, спокойную цветовую гамму, умеренное пользование косметикой и ювелирными украшениями, строгие, скромные прически.

Итальянцы очень экспрессивны, тонко чувствуют цвет. В одежде не следует использовать более трех цветов, не считая полутонов. Диапазон выбора причесок может быть достаточно широк: от свободно спадающих локонов до короткой стрижки.

Испанцам нравится в одежде сочетание черного с белым или черного с красным с отделкой золотом. Волосы лучше всего убрать в тугой пучок.

Поляки хорошо воспринимают одежду ярких тонов, узкие юбки, платья с небольшим дополнением ювелирных украшений.

 Грекам близки струящийся силуэт, с мягко лежащими складками ткани, пастельная цветовая гамма, мягкий макияж и каскад волос, спадающих на плечи. Лоб открыт, волосы зачесаны назад [15, с.170-171].

1.4. Телефонные переговоры

Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

Телефон налагает на того, кто им пользуется, и ряд иных требований. Собеседник не может оценить, ни во что одет его партнер, ни выражения его лица, ни интерьера помещения, где он находится, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся [11, с.205-207]:

- момент, выбранный для паузы и ее продолжительность;

- молчание;

- интонация, выражающая энтузиазм и согласие или обратные реакции.

Много значит, как быстро человек снимает трубку - это позволяет судить о том насколько он занят, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили.

Джен Ягер выделяет такие наиболее важные принципы этики общения по телефону.

1. Если там, куда вы звоните, вас не знают, уместно со стороны секретаря попросить вас представиться и узнать, по какому вопросу вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка.

2. Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому вы звоните, только для того, чтобы вас скорее с ним соединили.

3. Грубейшее нарушение - не перезвонить, когда вашего звонка ждут. Необходимо перезвонить при первой возможности.

4. Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом нужно позвонить еще раз, или сказать, когда и где вас можно будет легко найти.

5. Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу.

6. Никогда не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во время разговора.

7. Если звонит телефон, а вы уже говорите в это время по другому аппарату, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго собеседника по какому номеру перезвонить и кого позвать [14, c.322].

Также, при ведении телефонных переговоров необходимо придерживаться следующих правил [15, с.171]:

- говорить следует прямо в трубку, чтобы речь слыша­лась отчетливо и громко. Когда находитесь в шумном месте, не кричите, так как громкий голос, проходя через телефон, становится менее разборчив;

- если вы вынуждены прервать разговор по телефону, за­кройте трубку рукой, чтобы собеседник не услышал то, что для него не предназначено;

- не класть трубку с шумом на твердую поверхность, не бросать трубку на рычаг, не щелкать по трубке, не кашлять в телефонную трубку. Телефонная трубка усиливает шум, и он может стать весьма неприятным для собеседника;

- дать телефону прозвонить по крайней мере раз пять, прежде чем положить трубку, дать возможность человеку дойти до телефона из любой части его дома;

- если по телефону отвечает незнакомый голос, не следу­ет спрашивать: «Какой это номер?» или «Кто это?»; нужно назвать себя и попросить человека, которому звоните;

- звонящему следует сразу назвать себя - ведь не всегда можно узнать человека по голосу;

- рекомендуется поинтересоваться, в удобное ли время вы звоните, - ведь возможно, что собеседник не расположен к беседе.

По результатам первой главы можно сделать вывод о том, что деловой этикет является важной составляющей делового общения. Правила делового этикета зависят от возраста, пола человека, его национальности и особенностей делового общения (телефонная встреча, личная беседа, телефонные переговоры и т.д.).

На мой взгляд, в деловом общении особенно важным являются телефонные переговоры, так как именно от них зависит первое впечатление о кампании и сотрудниках, которые в ней работают. Потенциальный деловой партнер, из телефонного общения, может сделать вывод: следует ли ему сотрудничать с данной компанией или нет.

2. Практическая часть

2.1. Анализ ситуации «Деловой телефонный разговор»

2.1.1.  Описание ситуации

Рассмотрим два примера делового телефонного разговора:            

1. Правильно построенный разговор.

Звонок! Трубку поднимает секретарь.

Секретарь: «Секретарь директора фирмы «Заря», Анна Петровна Семенова слушает».

Абонент: «Здравствуйте! Говорит коммерческий директор акционерного общества «Азот» Иванов Иван Иванович. Соедините меня, пожалуйста, с Николаем Петровичем».

Секретарь: «Здравствуйте, Иван Иванович! К сожалению, Николай Петрович сейчас отсутствует. Он приедет в 14.30. Не может ли кто-либо заменить его? По какому вопросу Вы звоните»?

Абонент: «Я хотел бы обговорить с Николаем Петровичем возможность наших совместных действий по организации закупки материалов».

Секретарь: «Я могу дать Вам телефон начальника подразделения, которое занимается подобными вопросами».

Абонент: «Спасибо, буду Вам признателен».

Неправильно построенный разговор.

Звонок! Трубку поднимает секретарь.

Секретарь: «Слушаю!»

Абонент: «Я куда попал?»

Секретарь: «А куда вы звоните?»

Абонент: «Мне нужна фирма «Заря».

Секретарь: «А кто это говорит?»

Абонент: «Это фирма «Заря»?

Секретарь: «Да, это фирма «Заря».

Абонент: «Мне нужен директор фирмы».

Секретарь: «Кто спрашивает директора?»

Абонент: «По делу».

Секретарь: «По какому делу?»

Абонент: «С кем я говорю?»

Секретарь: «С секретарем директора».

Абонент: «Соедините меня с директором».

Секретарь: «Директора нет».

Абонент: «А когда он будет?»

Секретарь: «Не знаю».

Абонент: «На месте ли заместители?»

Секретарь: «Я не знаю».

Абонент: «Состоится ли совещание, назначенное на завтра?»

Секретарь: «Ни о каком совещании я ничего не знаю. Звоните позже».

2.1.2. Вопросы к ситуации

По рассмотренной ситуации возникают следующие вопросы:

1. Что должен был сделать секретарь, взяв трубку?

2. Как относится секретарь к своей работе?

3. Какими деловыми качествами не обладает секретарь?

4. Как секретарь должен был закончить разговор?

5. Правильно ли был построен деловой разговор по телефону?

2.1.3. Ответы и анализ

Ответ №1:

Взяв трубку, секретарь должна была представиться или хотя бы назвать наименование своей организации.

Идеальным был бы такой вариант:

Звонок! Секретарь снимает трубку.

Секретарь (вежливым голосом): «Добрый день! Фирма «Заря». С Вами говорит секретарь директора Анна Петровна Семенова»

Такое приветствие очень располагает человека. Во-первых, он сразу знает куда он «попал»; во-вторых, даже если он хотел сказать какую-то негативную информацию, то после такого доброжелательного приветствия может смягчиться.

Ответ №2:

Секретарь явно не любит свою работу и относится к ней с большой халатностью. Конечно, это не всегда зависит от самого человека. Во многих крупных фирмах существует, так называемая, корпоративная культура, которой обучают ее сотрудников. В данной фирме либо такого нет, либо отсутствует дисциплина, что ведет к невыполнению сотрудниками своей работы. Все это способно оказать отрицательное воздействие на имидж фирмы и соответственно привести к снижению прибыли.  

Ответ №3:

Секретарь не обладает такими качествами, как: доброжелательность, внимательность, выдержка, эмоциональная устойчивость, раздражительность. Об этом свидетельствуют такие примеры:

- ответ секретаря: «Директора нет» - без указания, когда он будет, - оставляет позвонившего в недоумении. Этим он дает волю своему раздражению, не обладая необходимыми для секретаря качествами;

- на вопрос о совещании, секретарь бросила реплику: «Ни о каком совещании я ничего не знаю» (такой ответ вообще заслуживает административного взыскания), - она должна была сказать: «Подождите, я сейчас выясню».

Ответ №4:

Секретарь должна была закончить разговор следующим образом:

«Извините, пожалуйста, но информации о совещании пока нет. Оставьте свои координаты, чтобы я могла Вам перезвонить позже… Благодарю Вас за звонок. Всего доброго!»

Такие слова явно произведут  положительное впечатление на звонившего. Он, наверняка, будет хорошего мнения и о самой фирме, и о ее сотрудниках.

Здесь важным  моментом является – сдержать обещание и перезвонить абоненту, когда появится информация о совещании.

Ответ №5:

Деловой телефонный разговор был построен не правильно. Изначально отсутствовала вежливое отношение к звонившему, не было приветствия. Весь разговор был пронизан раздражительностью, недоброжелательностью секретаря. Завершен разговор тоже неверно.

Отсюда вывод: секретаря необходимо обучать культуре делового общения и строго следить за выполнением им правил ведения телефонных разговоров и, вообще, общения с клиентами.

3. Выводы и рекомендации

Подводя итог, хочется отметить, что многие руководители не обращают внимание на элементы делового этикета. Кто-то об этом еще не знает, кто-то не умеет это делать, а кто-то наивно полагает, что они не оказывают никакого значения на предстоящую сделку. И, если в конечном счете сделка не заключается, они обвиняют всех в каких-либо ошибках, но совсем не замечают, что сами явились результатом таких переговоров, так как проигнорировали важность элементов делового этикета, такие как: стиль делового общения, язык общения, деловое представление, деловой стиль одежды и т.д.

Деловой этикет – это сложный, тонкий процесс и тот, кто серьезно подходит к искусству переговоров, добивается самых высоких результатов. Вся жизнь состоит из мелочей и тот, кто научится видеть эти мелочи, будет иметь успех при проведении переговоров.

Анализ конкретной ситуации показал, что принципы делового этикета (в частности, при ведении телефонных переговоров) применяются не в полной мере.

Как в частной жизни, так и в деловой практике встреча­ется множество ситуаций, когда звонок вклинивается в раз­говор. Если телефонный звонок раздается во время беседы с кем-то, не следует прекращать разговор чересчур поспешно. Весьма неуважительно по отношению к гостю обрывать его на полуслове, середине фразы и спешить к телефону. Такое поведение подразумевает, что и к собеседнику, и к предмету разговора относятся без внимания.

Когда разговор прервался, так как линию разъединили, звонит тот человек, который звонил до разъединения. Обычно, прекращая разговор, очень занятый человек мо­жет сделать намек на то, что готов прервать разговор, слова­ми: «Благодарю за звонок».

В неделовой жизни рекомендуются более вежливые вари­анты типа: «Спасибо, что ты позвонил, нам надо чаще пере­званиваться, но я, к сожалению, спешу». Безусловно, допусти­мо прервать разговор с говоруном приемлемым объяснением: «Мне хотелось бы поговорить подольше, но у меня уже назна­чена встреча, и я опаздываю».

В таком случае разговор следует завершить извинением. Нельзя просто вешать трубку, не завершив разговора.

Совершенно недопустимо подслушивание по параллель­ному телефону, если даже говорящий об этом знает.

Когда человек, которому звонят, спрашивает: «Могу я вам перезвонить?» - это значит, что он в данное время занят срочным делом или ситуация неудобна для разговора. В та­ком случае лучше всего сообщить: «Я буду здесь в течение ча­са» либо оставить номер.

В обычных обстоятельствах гости не должны использо­вать телефон без особого на то разрешения. Если гость по­просил кого-либо позвонить себе в тот дом, куда он отправ­ляется в гости, следует проинформировать об этом хозяина сразу же по прибытии.

Существует строгое правило, что гость должен оплатить междугородний звонок, перед тем как покинет чужой дом. Не рекомендуется просить хозяина прислать счет при его по­лучении.

Если вы ошиблись в наборе номера, то на этот случай есть твердые правила. Часто приходится слышать после звонка произносимый обвиняющим тоном вопрос: «Кто это?» или «Какой это номер?» вместо правильного: «Прости­те, это номер 28-19-28?». На такие вопросы вы вправе не от­вечать, а задать встречный вопрос: «Какой номер вы набира­ли?», помогая звонящему исправить ошибку.

Если вы неправильно набрали номер, недопустимо вешать трубку, не сказав: «Извините». В ответ на подобное извинение следует ответить: «Пожалуйста», «Все в порядке», «Бывает, знаете ли» или «Ничего».

В зависимости от характера разговора по телефону с сек­ретарем фирмы или рядовым сотрудником потенциальный клиент будет судить о фирме в целом.

Руководство иностранных фирм добивается от служащих четкого соблюдения основных правил делового этикета и, в частности, умения правильно разговаривать по телефону. Компании тратят немало денег на обучение сотрудников и на деловые консультации для них. Нарушение делового этикета может обернуться расторжением контракта и потерей рын­ков сбыта.

Когда на работе звонит телефон, следует снять трубку, желательно после второго звонка - по скорости реакции на звонок клиент будет судить о степени заинтересованности со­трудника и фирмы.

При ответе на звонок сотрудник обязан поздороваться в любой дружественной ферме (в инструкции для секретарей за­писано, что это надо делать с улыбкой, улыбку тоже «слыш­но»); такое приветствие позволяет создать доверительную ат­мосферу. Затем сотрудник должен назвать фирму и свою фа­милию. Если эти сведения не сообщаются, это является одним из самых серьезных нарушений правил делового этикета.

Скорость передачи информации должна быть удобной для собеседника, поэтому полезно тактично проверить, до­статочно ли хорошо вас поняли. Если для продолжения бесе­ды необходимо участие другого сотрудника, то следует пред­варительно узнать у позвонившего, есть ли у него время на ожидание.

В разговоре с клиентом полезно употреблять такие фразы, как: «Могу ли я быть вам полезен?», «Чем я могу помочь вам?» Если нужный сотрудник отсутствует, необходимо вежливо из­виниться и указать время, когда он будет на рабочем месте.

Деловая беседа по телефону ни в коем случае не может сопровождаться прихлебыванием чая или жеванием. Если в процессе беседы вы случайно чихнули, следует извиниться перед собеседником.

Если вы говорите по телефону, а звонит другой телефон, надо снять трубку, сообщить, что вы заняты, и выяснить у второго собеседника, будет ли он ждать окончания первого разговора или вы перезвоните ему через некоторое время. Со­общение первому клиенту о том, что вам необходимо перего­ворить с другим человеком, позволит вам тактично закон­чить первую беседу.

Когда разговор с собеседником по телефону затягивает­ся, полезно периодически спрашивать у собеседника: «Есть ли у вас время для продолжения разговора?»

Очень важно вежливо закончить разговор, используя та­кие фразы: «Простите, что вас прерываю, но я боюсь опоз­дать на заседание», «Очень приятно с вами познакомиться, но я обязан позвонить в другую организацию. Могу ли я по­звонить вам позже?» При завершении телефонного разгово­ра можно также сослаться на большую занятость, на необхо­димость завершить ранее начатую работу.

Если во время беседы с посетителем раздается телефон­ный звонок, необходимо сначала извиниться перед посетите­лем за необходимость прервать беседу, снять телефонную трубку, поздороваться с телефонным абонентом, сообщить название фирмы, свою фамилию, проинформировать, что ведете беседу с посетителем, и договориться о переносе раз­говора. Этим вы подчеркнете, что относитесь к посетителю с большим уважением. Если же прерывать беседу разговорами по телефону, то вы будете выглядеть невежливым.

Если вы в качестве клиента звоните по телефону в фир­му, то позвонив в удобное для вас время, не следует обижать­ся, если после обычных приветствий услышите: «Я сейчас крайне занят и прошу позвонить через...».

Когда вы звоните человеку, режим работы которого вам неизвестен, полезно извиниться и вежливо узнать, может ли он уделить вам время.

В том случае, когда вы звоните лицу, которое вас об этом попросило, а его не оказалось на месте или он не мо­жет подойти к телефону, то необходимо попросить пере­дать, что вы звонили, и указать, по какому телефону и в ка­кое время вас можно застать.

Если предстоят длительные телефонные переговоры, то желательно назначить их на такое время, которое будет удоб­но для собеседника. При общении с очень занятыми людьми следует договариваться об определенном «телефонном дне» и строго его соблюдать.

Если вы договорились о звонке партнеру, но не смогли по какой-либо причине его сделать, желательно перезвонить при первой возможности, лучше в течение суток. Можно от­менить звонок заранее или попросить перенести его на дру­гое время, при этом извиниться и назвать причину. Иначе вы грубо нарушите правила делового этикета.

Этикет не допускает «повисших звонков» - время в дело­вом мире очень дорого. Они оставляют неприятный осадок и создают вам репутацию человека, который не заинтересован в контактах. Если обстоятельства изменились, и вы уже не за­интересованы в контактах с данным собеседником, то обяза­ны перезвонить, извиниться за причиненное беспокойство и сообщить, что вопрос уже решен.

И еще: старайтесь говорить по телефону правильно и от­четливо.

Правильная, культурная речь - это сочетание верного тона, четкой артикуляции, произношения, громкости и точного под­бора слов. Необходимо всегда помнить, что речевой этикет не допускает нецензурных выражений. Если вы сильно расстроены или сердиты, то и при таких обстоятельствах важно уметь сдерживать себя. Вас могут услышать потенциальные клиен­ты, ваши покупатели, ваши подчиненные. Ваша речь дисцип­линирует вас самих и отражается на ваших сотрудниках.

Успех вашего дела будет обеспечен, если вы будете ду­мать о других, при этом сохраняя вежливость, доброжела­тельность и приветливость при личных контактах и теле­фонных разговорах».

                                      Список литературы

1. Брэддик У. Менеджмент в организации. - М.: ИНФРА-М, 1997. -344с.

2. Бизнес и менеджер. - М.: Азимут-Центр,1992. - 448с.

3. Герчикова И. Менеджмент. - М.: МГУ, 1994. - 560с.

4. Карлофф Б. Деловая стратегия. – М., 1993. – 325с.

5. Как добиться успеха: Практические советы деловым людям. - М.: Политиздат, 1991. - 510с.

6. Лебедева Н.М Вам предстоят переговоры. – М.: Экономика, 1993. – 93 с.

7. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992. - 702с.

8. Мицич П. Как проводить беседы. - М.: Экономика, 1983. - 207с.

9. Петренко А. Безопасность и коммуникации делового человека. - М.: Технологическая школа бизнеса, 1994. - 208с.

10. Пиз А. Язык телодвижений. - М.: Гутенберг, 1997. - 247с.

11. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. – М.: Центр, 1998. – 349 с.

12. Стэк Дж. Большая игра в бизнес: единственный разумный способ руководить компанией. – М, 1994. - 611с.

13. Холопова Т.Н., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей.- М.: Инфра, 1995. - 135с.

14. Энциклопедия хороших манер. - СПб.: Диамант, 1997. - 512с.

15. Этикет в будни и праздники. - М.: Мир книги, 2004. - 352с.