Содержание

Введение…………………………………………………………………………….3

1. Сущность Тайм Менеджера…………………………………………………….4

2. Формирование основных целей. Установление приоритетов………………..8

3. Две основные части Тайм Менеджера: база для решений и календарь…….11

4. Рационально организованное рабочее место…………………………………15

5. Последствия перегруженности………………………………………………..16

6. Тайм Менеджер как средство, создающее обзор дел, - ваша

     персональная «елка»…………………………………………………………..18

Задание…………………………………………………………………………….21

Заключение………………………………………………………………………..23

Литература………………………………………………………………………...25

Введение

Каждый  руководитель, под бременем работы и стресса, хотя бы раз в жизни задавал себе «И куда только ушло мое время?». Всем знакома эта проблема. Все больше людей попадает в цейтнот. Однако, не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 ча­сов в неделю.

Перегрузка руководителя является следствием пе­ресечения его многочисленных задач. Зачастую необ­ходимо решать сразу много вопросов. Следствие: не­правильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

В этой связи становится актуальным вопрос о последо­вательном и целенаправленном использовании ис­пытанных методов работы в повседневной прак­тике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Речь идет о самоменеджменте.

Эффективным средством планирования, которое поможет руководителям лучше контролировать жизненные обстоятельства и полнее раскрыть свои способности является Тайм Менеджер.

Тайм Менеджер - это полная, гибкая и целостная система индивидуального планировании и контроля. Он одинаково пригоден как для решения комплексных, многоаспектных задач, так и для любой узкоспециальной работы, каковы бы ни были ее особенности.

Тайм Менеджер равно полезен на работе и дома всем людям, независимо от того, чем они занимаются и каково их общественное положение.

Самым главным преимуществом Тайм Менеджера, по сравнению со всеми осталь­ными системами индивидуального плани­рования, является то, что он представляет собой инструмент целевого планиро­вания, или, иначе говоря, инструмент для достижения результатов.

1. Сущность Тайм Менеджера

Быть эффективным - это значит достигать целей и добиваться результа­тов. Для того, чтобы добиться резуль­татов при осуществлении крупных программ (например, по охране окру­жающей среды, строительству моста, производству продукции, сбыту, закуп­кам и пр.) предприятия и учреждения обычно пользуются таким средством, как планирование. Общепризнано, что тщательное планирование обеспечивает экономию времени и других ресурсов [1, c.15].

Опыт Японии ясно показывает, что количество времени, затрачен­ного на планирование, очень сильно влияет на общую продолжитель­ность работы и качество получаемых результатов:

- короткий, период планирования влечет за собой увеличение продолжительности работы и высокий процент брака;

- длительный период планирования ведет к сокращению общей продолжительности работы и снижению процента брака [4, c.12; 5, c.3].

Но планирование необходимо не только предприятиям и учреждениям.

Без тщательного планирования невозможно добиться и личной эффективности. От эффектив­ности самого человека выиграет не только его пред­приятие, но и его семья, его дру­зья и он сам. Реализация целей, которые он поставит перед собой, принесет ему чувство гордости за свои успехи и веру в собственные силы.

Тайм Менеджер создан специально для того, чтобы помочь человеку добиваться своих целей. В нем есть все необходи­мое для достижения результатов.

В ТМИ разработана простая и прак­тичная методика достижения резуль­татов, которая включает четыре последовательных этапа:

1. Формулирование основных целей.

2. Установление приоритетов.

3. Создание надежной базы для решении, касающихся использования человеком его ресурсов.

4. Установление связи между базой для решении и планированием времени [4, c.12].

Любой инструмент для достижения результатов должен включать в себя два элемента: базу для решений и календарный план.

Чтобы деятельность была эффективной, нужно связать эти два элемента и тем самым обеспечить целевое планирование времени, то есть планирование, ориентированное по преимуществу на цели, к которым человек стремится, а не на внешние обстоятельства.

Помимо указанных двух элементов большинству людей при планировании времени оказываются нужны и некоторые другие вспомогательные средства. По этой причине Тайм Менеджер состоит из трех секций: 1. Календарь. 2. База для решений. 3. Разное.

1. Секция «Календарь»

Почти у каждого делового человека есть какой-нибудь календарь или записная книжка, куда он записывает даты и часы совещаний, встреч, поездок, визитов к зубному врачу, дни рождения, праздники и т.д.

Как правило, такие календари построены по системе «или/или», то есть могут служить, в основном, лишь для кратких заметок и используют только один масштаб времени: это - либо ежедневники (365 страниц), либо еженедельники (52 страницы), либо ежемесячники (12 страниц).

Система «И/и».

В Тайм Менеджере, разумеется, тоже есть календарь, но помимо этого там есть и другие элементы. Да и сам календарь суще­ственно отличается от традиционного. Так, наряду с записной книжкой-ежемесячником в нем имеются специальные бланки для составления текущих планов на год, неделю и день, а также бланки для записи фикси­рованных дел. Все это обеспечивает Тайм Менеджеру значительно большую - по сравнению с другими календарными систе­мами - гибкость и позволяет очень хорошо приспосабливать его к индивидуальным запросам каждого [3, c.3].

2. База для решений

В этой секции находится «елка» (о которой более подробно пойдет речь в одном из следующих параграфов). База для решений позволяет ясно представить  всю совокупность дел, которые нужно сделать за тот или иной отрезок времени. Не в последнюю очередь четкость картины обеспечивается путем выделения в структуре дел Целей, Ключевых областей. Основных задач в каждой ключевой области и Меропри­ятий, которые необходимо осуществлять для решения каждой из основных задач.

Наряду с целями, ключевыми областями, основными задачами и мероприятиями База для решений включает специальный раздел «Идеи», а также отделение «Не забудь», куда записываются различные мелкие дела, которые можно быстро сделать в свободную минуту.

База для решений поможет правиль­но определить, когда следует приниматься за то или иное дело. Секция «База для решений» прекрасно приспособлена для:

- осуществления руководства различными проектами и другими крупными зада­чами;

- установления приоритетов (то есть опреде­ления правильной последовательности выполнения действительно нужных дел);

- создания четкой общей картины дел;

- напоминания о том, чего не следует забывать;

- эффективного распределения обязаннос­тей [4, c.13].

База для решении является тем специ­фическим элементом Тайм Менеджера, кото­рый превращает его из записной книжки (пусть даже очень хорошей) в нечто большее, а именно - в инструмент для достижения результатов, в средство для решения задач, стоящих перед человеком дома и на работе. Благодаря связи между Базой для решений и Календарем, плани­рование времени становится целевым, то есть ориентированным на результат деятельно­сти, а не на деятельность как таковую.

3. Секция «Разное»

Наряду с календарем многие люди вынуждены пользоваться и другими, весьма разнообразными, личными «хранилищами информации» - телефонными книжками, блокнотами, листочками бумаги, таблица­ми, картами, расписаниями и пр. Как правило, все эти вещи лежат в разных местах и имеют обыкновение теряться именно в тот момент, когда в них возни­кает необходимость.

Включенная в Тайм Менеджер секция «Разное» позволяет собрать в одном месте и сделать легко доступной всю необходимую человеку информацию. Кроме того, здесь эта информация может быть четко раскласси­фицирована и сгруппирована по любой нужной системе [3, c.3].

Одним из важных удобств Тайм Мене­джера является его всеобъемлемость. Служа базой для решений и храни­лищем идей, информации, телефонов и адресов, являясь бумажником, блокнотом и т.п., Тайм Менеджер делает ненужным использование каких бы то ни было не входящих в него записных книжек и прочих принадлежностей.

2. Формирование основных целей. Установление приоритетов

Достичь своих целей любой человек сумеет лишь в том случае, если они будут для него абсолютно ясны. Поэтому до тех пор, пока он не будете их себе совершенно четко представлять и не начнет себе о них регулярно напоминать, он вряд ли сделает что-нибудь существенное для их реализации.

Постановка каких-либо конкрет­ных целей и составление планов их реализации - вещь столь же обычная, как и планирование расходов. Многие люди занимаются этим регулярно. Иное дело - сформулировать себе цели, ко­торые бы затрагивали все основные аспекты жизни [2, c.44].

В инструкции по пользованию Тайм Менеджером [3, с.7] предлагается контрольный список для формулирования главных жизненных целей.

1. Здоровье/ощущение благополучия (хорошее физическое состояние; вес; питание; курение/потребление спиртного; снятие перенапряженности; отдых/рас­слабление; медицинский контроль; уход за телом; стиль и цвета одежды).

2. Знания/умения (экзамены/получение квалификации; продолжение образовании; профессио­нальная переподготовка; знание языков; общий уровень знании в области культу­ры, экономики, политики, социальных проблем; культура письменной и устной речи; практические/технические навыки и умения; грамотность в сфере человеческих отношений).

3. Работа/профессиональное продвижение (выбор профессии/сферы деятельности/направления работы; уровень притязаний; желание иметь влияние, делать ответствен­ное дело, побеждать, заниматься разноо­бразной деятельностью; социальные гаран­тии, окружающая среда, продолжитель­ность рабочего дня; уровень дохода, льготы; время ухода на пенсию; творческий отпуск; отпуск; удаленность места работы от дома).

4. Материальное положение/имущество (доход; обеспеченность; источники средств; наличные средства; налоги; вложение (помещение) средств; сбережения/накопле­ния; независимость; пенсия; страхование жизни; завещание; финансовое положение детей; квартира (дом), машина, лодка, дача, мебель, оборудование и отделка жилища, одежда, украшения; личные расходы; путешествия).

5. Отношения с окружающими людьми и обществом (семья, друзья; соседи; начальник, коллеги, партнеры; деловые связи; государственные учреждения, организации, ассоциации; политики; известные, влиятельные люди; пресса).

6. Отношение к жизни/жизненные ценности (понимание самого себя; вовлеченность/заинтересованность; терпимость; самоува­жение; уверенность в себе; чувство ответ­ственности; контроль над обстоятель­ствами собственной жизни; жизненная позиция; политические убеждения; мораль; идеологическая позиция; религиозность/вера; желание принадлежать к той или иной социальной группе; потребность в статусе, уважении и хорошем отношении со стороны окружающих людей).

7. Использование времени/возможностей (соотношение затрат времени: работа/отдых; время на себя/время на других; удержание достигнутых позиций/улучшение положения; создание чего-либо/пользо­вание созданным; занятия в свободное время; хобби; спорт; общественная деятельность; путешествия, праздники; традиционные занятия/новое в жизни; эффективное использование времени; повышение качества жизни).

8. Прочие важные области, для которых можно сформулировать жизненные цели (переход от одного жизненного этана к другому - молодость/зрелость/пожилой возраст/старость; учеба/работа/отсутствие работы/пенсия; холостая жизнь/семейная жизнь: дети живут с Вами/у детей свой дом и своя жизнь; равенство в семье; распределение домашних обязанностей; карьера/семья; семейное положение; структура семьи (число детей, жизнь с родителями или отдельно от них и пр.) [3, c.7].

В Тайм Менеджере существует бланк «Цели», который используется в ряде ситуация: во-первых, он служит для записи главных жизненных целей; во-вторых, на такой бланк при не­обходимости заносятся цели, которых человек хотел бы достичь в той или иной ключевой области.

Наряду с собственными це­лями на рассматриваемом бланке мож­но указать и цели отдела, предприятия или учреждения. Наконец, бланк «Цели» очень удо­бен для проведения собеседований руководителя с подчиненными о планах на будущее. После собеседования руководитель может записать, на этом бланке цели работы подчиненного на предстоящий период или цели своих взаимоотношении с данным сотрудни­ком (например, обеспечить сотруднику возможности служебного роста).

Часто бывает так, что люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осущес­твления всего желаемого у них попро­сту не хватит времени, денег и сил. Отсюда необходимость установить приоритеты, то есть решить: Какие цели (задачи) являются наиболее важными? С какими задачами можно повреме­нить? На решение каких задач следует направить свои ограниченные ресурсы? [4, c.12].

Ресурсы, имеющиеся в распоряжении человека, состоят из его персональных ресурсов (время, способ­ности, умения и пр.) и, возможно, других ресурсов, к которым он имеете доступ (люди, здания, оборудование, капитал и т.п.).

Добиться желаемых результатов человек может только при условии, что  ему удастся направить все свои ресурсы и, в первую очередь, время и способ­ности - на решение именно тех задач, от которых эти результаты зависят [1, c.35].

Уметь устанавливать приорите­ты крайне важно каждому человеку и жизненно необходимо всем руково­дителям. От системы приоритетов в решающей мере зависит эффек­тивность и благополучие человека.

Но для того, чтобы правильно и точно определить, на что должны быть израсходованы ограниченные ресурсы человека, ему необходима надежная база для принятия решений.

3. Две основные части Тайм Менеджера: база для решений и ка­лендарь

Любой инструмент для достижения результатов должен включать в себя два элемента [4, c.14]:

Если человек хочет добиться результа­тов, ему необходимо построить мост, связывающий эти два элемента, то есть установить, что именно и когда он должен сделать. Только в этом случае его планы и действия будут опре­деляться, в первую очередь, его намерениями и лишь затем - внеш­ними обстоятельствами.

Два выше названных элемента (база для решений и календарный план) являются важнейшими частями Тайм Менеджера. Пользуясь им, можно связать секцию «База для решений», содержащую цели, ключевые области, основные задачи и мероприятия, с гибкой системой календарных планов (годовых, месяч­ных, недельных и дневных), распо­ложенных в секции «Календарь».

Помимо этих двух секций в Тайм Менеджере есть и третья секция «Разное» (как уже упоминалось вначале работы). Она предназначена для хра­нения самой разнообразной инфор­мации, необходимой для текущего планирования. Наконец, в Тайм Менеджере имеются части, которых нет ни в одном другом инструменте для достижения результатов: это подразде­ление «Идеи» и отделение «Не забудь», находящиеся в секции «База для реше­ний», и отделение «Фиксированные дела» секции «Календарь».

Такая структура делает Тайм Менеджер не только удобным, но и всеобъемлющим инструментом личного планирования - использование каких бы то ни было не входящих в него блокнотов, записных книжек и т.п. становится ненужным. Тайм Менеджер будет полезен во многих отно­шениях: он не даст  забыть или упустить из вида ни одной важной вещи, будет стимулировать творческую активность, позволит увидеть общую картину дел и контролировать их течение [4, c.14-15].

Любой период, который человек хочет распланировать – год, месяц, неделя, день - состоит из времени уже заня­того и, если можно так выразиться, «наличного» времени, то есть времени, находящегося в полном распо­ряжении данного человека.

Уже занятое время может рассма­триваться как ресурс только в том случае, если человек решите внести изме­нения в ранее назначенные мероприя­тия.

Что же касается «наличного» вре­мени, то оно представляет собой один из самых ценных, если не самый ценный ресурс. От того, как человек его использует, в огромной степени будет зависеть, достигнет ли он своих целей. Поэтому, планируя дела, человек должен очень четко представлять себе, сколько времени действительно имеется в его распоряжении.

Чтобы обеспечить человека всем необхо­димым, его база для решений долж­на быть:

1. Полной. Она должна охватывать все суще­ственные аспекты его жизни, включать в себя все задачи, на решение которых - сейчас или в будущем - ему придется тратить время и прочие ресурсы, вне зави­симости от важности этих задач, их сложности и привлекательности.

2. Четкой и ясной. Человеку необходимо увидеть стоящие перед ним задачи во всей их совокупности и оценить ситуацию в целом. Для этого имеет смысл сгруппировать свои дела по сложно­сти, характеру, степени завершен­ности и пр.

3. Удобной для работы. База для решений должна быть такой, чтобы ее всегда можно было иметь под рукой, брать с собой в командировки, носить на совещания и т.п., чтобы в нее легко можно было вносить поправки и дополне­ния и, наконец, чтобы с ней легко можно было познакомить других.

4.  Реалистичной и в то же время стимулирующей. Некоторые люди тяготеют к тому, чтобы взваливать на себя слишком много и ставить перед собой черес­чур грандиозные цели. Обычно это ведет к разочарованию и нервным срывам. Другие, напротив, слишком много внимания уделяют повседнев­ной текучке и «исполнению обязан­ностей», так что у них не остается времени на развитие и самосовер­шенствование [4, c.13].

Учитывая это, необходимо при формулировании своих целей найти золотую середину между подобными крайностями.

База для решений должна включать в себя:

- главные жизненные цели - дома и па работе;

- ключевые области - важней­шие области, в которых нужно добиться результатов;

- основные задачи, которые нужно решить в каждой ключевой области;

- мероприятия (детали), входящие в каждую из основных задач;

- идеи, которые время от времени приходят в голову;

- разнообразную необходимую информацию (данные, сведения, помо­гающие уяснить смысл стоящих перед человеком задач, точнее определить их качественные и количественные па­раметры, методы решения, финансовые возможности, предельные сроки реали­зации, число исполнителей и т.д., сло­вом, все данные, пользуясь которыми будет легче установить приори­теты) [4, c.13].

Очевидно, что человек сумеет достичь своих целей только в том случае, если будете рас­ходовать свое время именно на те дела, от которых зависит результат. Для это­го ему необходимо превратить свои долгосрочные цели и устремления в де­ла, которые надлежит делать «здесь и сейчас». Вот почему от решения вопро­са «Что делать сейчас?» во многом зависит личная эффективность человека.

То, как он ежедневно будете ис­пользовать свои ресурсы, в решающей мере определит, сумеет ли он реа­лизовать свои долгосрочные цели. Любое крупное достиже­ние представляет собой сумму неболь­ших каждодневных результатов.

Много людей позволяет случайно­стям управлять их жизнью. Четкой и ясной базы для планирования времени у них нет, и последовательность, в ко­торой они делают свои дела, зачастую определяется внешними факторами - телефонным звонком, полученным пись­мом, проблемами, которые в данный момент начинают казаться самыми важ­ными, неосторожным замечанием или внеочередным совещанием.

Вполне понятно, что людям часто бывает трудно перевести свои долгосрочные цели в дела типа «здесь и сейчас». Основными причинами этой трудности являются прочно укоре­нившаяся привычка не связывать повсе­дневные заботы с долгосрочными планами и отсутствие хорошо органи­зованной базы для решений.

4. Рационально организованное рабочее место

Большую часть времени человек проводит за работой, поэтому правильная организация рабочего места очень важная задача. Правильно организованное рабочее место позволяет меньше отвлекаться на ненужные мелочи, следовательно, меньше уставать и более продуктивно работать [1, c.44].

Чтобы оценить правильность организации своего рабочего места в «Концепции Тайм Менеджера» [4, с.17], предлагается ответить на такие вопросы, как:

Как Вы действуете на своем рабочем месте?

Хороший ли Вы «водитель» письменного стола»

Умеете ли Вы спокойно и без аварий ездить в потоке дел?

Для того, чтобы повысить свой класс «вождения» и стать более организованным, нужно:

1) использовать ту или иную систему логических критериев;

2) постараться объединить свои дела, документы и прочие необходимые по работе вещи в группы, таким образом, чтобы в каждую из групп входило не более 10 элементов.

Во время работы на столе должны находиться бумаги, касающиеся только  той проблемы, над которой человек работает в настоящий момент.

Все остальные материала должны быть расклассифицированы так, чтобы их легко можно было найти, когда это понадобится. Чтобы лучше видеть, где что находится, рекомендуется пользоваться системой символов и цветовых обозначений [4, c.16-17].

Плохая организация рабочего места может приводить к перегруженности, что, в свою очередь, выльется в стресс, усталость и раздражительность, которые отрицательно сказываются на продуктивности любой работы.

5. Последствия перегруженности

Сознание человека перегружается, если его отвлекают во время работы над чем-то, требующим глубокой сосре­доточенности. Его предсознание перегружается, когда он занимаетесь более чем деся­тью делами одновременно. Это может случиться, например, если у него на рабочем столе беспорядок.

Если подобные перегрузки длятся достаточно долго, то они приводят к серьезным последствиям. В худшем случае, страдает здоровье и исчезает ощущение благополучия. В лучшем случае, человеку становится трудно использовать свое подсознание для нахождения нетривиальных путей решения проблем, так как он постоянно чувствуете себя усталым, раздражен­ным и перенапряженным. Иными словами, он оказывается жертвой «Флапси -Хапси».

В «Концепции Тайм Менеджера» [4, с.19] выражение «Флапси-Хапси» используется для характеристики состояния человека, мозг которого испытывает перегрузку, или «короткое замыкание». У такого человека доступ к ресурсам подсознания заблокирован, его взгляд зачастую остекленело устремлен в одну точку, а на лице написано смятение.

Многие люди страдают от Флапси-Хапси в течение продолжительного времени. Совокупность дел, которые они должны сделать, представляется им в виде лишенного структуры и порядка вороха задач. Крупные и мелкие проблемы перемешаны и перепутаны.

Часто люди пытаются работать методично, не наведя предварительно вокруг себя порядка. На столах и в столах, в книжных шкафах и на полках, в ящиках с архивами и в папках у них царит хаос. Письма, счета, ксерокопии, журналы, отчеты, записки и заметки свалены в кипы, в которых, как говорится, «сам черт ногу сломит». В результате, их мозг оказывается вынужденным постоянно заниматься огромным количеством несвязанных между собой мелких дел. Понять, что важно, а что не важно, становится при этом невозможно. Многие вещи попросту забываются или остаются незамеченными. Дела делаются в случайном порядке, зави­сящем от непредсказуемых внешних толчков, получаемых сознанием.

Людям, пораженным Флапси-Хапси, редко удается закончить дело к назначенному сроку. Они не могут разо­браться, как складывается ситуация и какие у них перспективы. На работу они приходят усталыми, а еще более усталыми возвращаются домой. Часто они берут на дом дополнительную работу, что вызывает естественное недовольство семьи. Если же у них до этой работы почему-либо не доходят руки, они начинают страдать от чувства вины. Степень важности дел определяется ими неправильно. Они принимаются за ту или иную работу только потому, что она первая попа­лась им на глаза, независимо от того, почему это произошло и как эта рабо­та связана с остальными делами [4, c.19-20].

Одним словом, то, как перед ними предстают их дела и обязанности, очень напоминает гору еловых иголок. Не удивительно, что эти люди практи­чески лишены покоя, ибо покой приходит только тогда, когда человек чувствует, что он находится в курсе событий и контролирует ход дел.

6. Тайм Менеджер как средство, создающее обзор дел, -

Ваша пер­сональная «елка»

Отделение «Ключевые области», по сути дела, представляет собой елку со стволом, крупными ветвями, веточками и иголками. Эта «елка» - сердце Тайм Менеджера: все остальные его элемен­ты сориентированы на нее. Благодаря отделению «Ключевые области» человек получает возможность видеть общую панораму и структуру всей массы его «елочных иголок», а значит и контролировать жизненную ситуацию.

Отделение «Ключевые области» включает подразделение «Идеи» и набор различных бланков, на которых записываются:

1. Цели (ствол).

2. Ключевые области (ветви).

3. Задачи (веточки).

4. Мероприятия (иголки) [4, c.20].

Рассмотрим составляющие «елки» более подробно.

I. Ствол

Точно определить, чего человек собственно хочет от жизни настолько трудно, что очень многие люди никакими средствами не могут заставить себя сделать это. Большин­ство стремится получить от жизни поболь­ше, но из чего состоит это «побольше» - остается для них самих не вполне ясным.

Если же люди все-таки ставят перед собой цели, то эти цели чаше всего оказываются сугубо материальными: получить более просторную квартиру, занять более высокую должность, зарабатывать больше денег, купить более удобную автомашину и т.п. Значительно реже можно встретить человека, знающего, как сделать свою жизнь осмысленнее и улучшить отношения с окружающими.

С течением времени цели, конечно же, надо уточнять и обновлять, так как стремления человека в 15-летием возрасте будут отли­чаться от его намерений в 18 лет, а те задачи, которые он себе ставит в 25, пре­терпят заметные изменения, когда ему ис­полнится 30, 40, 50 или 60 лет.

Вероятность достижения целей существенно возрастет, если человек их четко сформулирует и запишет, опре­делит, что конкретно следует предпринять, а также наметит себе предельные сроки выполнения поставленных задач [3, c.7].

Главные цели в личной жиз­ни и на работе - это жизненные цели человека.

II. Ветви

«Ветви елки» или ключевые области - важней­шие области, на которых нуж­но сосредоточить усилия, чтобы до­стичь своих глав­ных целей; обла­сти, в которых человек хочет добиться результатов [4, c.20].

III. Веточки

В каждой ключевой области может быть несколько основных задач, или элементов («веточек»). Все они заносятся на специальный бланк «Задачи».

В зависимости от потребностей, характера и уровня притязания, люди формулируют свои задачи либо в общих чертах, либо более конкретно и точно.

Разумеется, ряд задач поддается точному определению лишь с очень большим трудом. Например, задача: «Улучшить отношения с мужем». Чтобы дать более конкретную формулировку, нам пришлось бы скрупу­лезно продумать множество деталей, определяя, что именно и когда мы должны предпринять для решения этой проблемы.

И все же, необходимо иметь в виду следующее: чем конкретнее мы сформулируем задачу, тем больше у нас шансов сделать что-либо реальное для ее выпол­нения.

Итак, чтобы увеличить вероятность решения стоящих перед человеком задач нужно сделать следующее:

1. Формулировать их как можно более конкретно и однозначно.

Для определения своих конкретных намерений нужно пользоваться такими глаго­лами, как: повысить, увеличить, умень­шить, обеспечить, предоставить, улучшить и т.п.

2. Формулировать задачи так, чтобы их выполнение поддавалось измерению и/или оценке.

Для этого нужно вводить в формулировки задач количественные показатели и нормативы и пользоваться четкими базами для сравнения.

3. Устанавливать предельные сроки выполнения.

Заставлять себя выполнять поставлен­ные задачи в пределах намеченных сроков. Если предельный срок не опре­делен, решение проблемы начинает, как правило, постоянно откладываться [3, c.10].

IV. Иголки

Когда задачи сформулированы, их нужно разбить на составные элементы, то есть определить входящие в них мероприятия («иголки»). Детальность разбивки зависит от характера каждой конкрет­ной задачи. Все мероприятия, относя­щиеся к одной задаче, заносятся на от­дельный бланк «Мероприятия», кото­рый помещается непосредственно за бланком задач.

Помимо специального бланка «Ме­роприятия» для «иголок» - мелких задач, мероприятий, деталей - можно использовать самые разнооб­разные бланки Тайм Менеджера, и в частности: «Для заметок», «Информа­ция», матрицы, бумагу для компью­тера, «Фиксированные дела», нелино­ванную бумагу, бумагу в клетку и в линейку, миллиметровку и пр. [3, c.14-15].

Если задача достаточно проста и содержит немного элементов, то для записи входящих в нее мероприятий имеет смысл пользоваться бланками «Для заметок» или «Информация».

Что же касается более сложных задач/проектов, в которые вовлечено много людей, то в этом случае мероприятия лучше записывать на специальном бланке «Мероприятия». С его помощью можно получить хорошо структурированный перечень того, что нужно сделать.

Задание

Построить свою персональную «елку», определить цели, ключе­вые области, основные задачи, практические мероприятия в профес­сиональной и личной жизни.

Цель	Задачи	Мероприятия	Время выполнения
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ЖИЗНЬ
Получить высшее образования	Закончить КемГУКиИ	- не пропускать лекции; - выполнять все задания; - тщательно готовиться к зачетам и экзаменам	Период сессии
Улучшить материальное положение	Открыть предприятие по пошиву женской одежды	- просматривать журналы мод и т.д., чтобы знать тенденции в мире моды; - накапливать информацию о такого рода бизнесе (читать литературу, общаться с нужными людьми, изучать информацию из Интернета); - составить бизнес-план; - взять кредит в банке на открытие бизнеса	Постоянно Постоянно Осень ‘04г Январь ‘05г
ЛИЧНАЯ ЖИЗНЬ
В совершенстве владеть английским языком	Выучить английский язык	- приобрести самоучитель английского языка и начать заниматься; - завести тетрадь и выписывать основные правила, орфографию, новые слова; - записаться на курсы английского языка; - завязать переписку с человеком, говорящем на английском языке	Сентябрь’04 Сентябрь’04 Октябрь’04 Зима’05
Стать физически более сильной	Регулярно заниматься спортом	- утренняя пробежка; - посещать тренажерный зал; - перейти на правильное питание; - употреблять витамины	Постоянно Каждый вт., четв. Постоянно Постоянно

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, в ходе работы было выявлено, что Тайм Менеджер - это инструмент для достижения результатов, то есть для решения задач, стоящих перед человеком дома и на работе. На сегодняшний день он справедливо считается наиболее совершенной системой индивидуального планирования и самым универсальным календарем.

С помощью Тайм Менеджера человек сумеет:

1. Добиваться результатов. Тайм Менеджер не позволит благим намерениям выдать себя за реализацию намечен­ного и тем самым поможет человеку превратить свои стрем­ления в действия.

2. Устанавливать приоритеты. Пользуясь Тайм Мене­джером, человек всегда будете четко знать, что является для него главным, а что - второстепенным. Действуя на этой основе, он добьетесь желаемых результатов.

3. Верно оценивать обстановку в целом и контролировать обстоятельства. Ощущение, что это удается, приба­вит человеку энергии, повысит производительность и поможет избежать усталости и нервных срывов.

4. Не забывать о важных делах. Тайм Менеджер - это зрительная память человека. Он всегда напомнит ему о необ­ходимости делать дела в той последовательности, которая определена лично им, а не случайными обстоятельствами.

5. Эффективнее использовать свое время. Тайм Мене­джер даст возможность заметно сократить потери времени. У человека повысится качество исполь­зования времени и он сможет больше внимания уделять семье, друзьям, коллегам, подчиненным, деловым партнерам и вообще всем, кто играет в его жизни сколько-нибудь заметную роль.

6. Лучше взаимодействовать с другими людьми. Тайм Менеджер позволит  эффективнее координировать свои действия с действиями окружающих на основе более ясного понимания целей и задач друг друга.

7. Повысить творческий потенциал. Постоянно напоминая человеку об идеях, которые у него есть, и о делах и проблемах, требующих немедленных действий, Тайм Менеджер даст мозгу человека дополнительные стимулы для творчества.

8. Правильно распределять обязанности. Тайм Менеджер поможет точнее определить, что человек должны сделать сами, а что лучше поручить другим.

9. Жить хорошо сбалансированной, гармоничной жизнью. Пользуясь Тайм Менеджером, человек сумеет уста­новить баланс между рабочей нагрузкой и стремлением к содержательной личной жизни.

10. Развить более гибкое и спокойное отношение к пере­менам. Ясно сформулированные цели, хорошо обосно­ванные планы и тщательно продуманная система прио­ритетов дадут человеку возможность правильно оценивать обстановку и контролировать ход дел. В результате ему будет намного легче адаптироваться к неожиданностям и непредсказуемым поворотам событий, не испытывая стрессов и не упуская из виду своих основных целей и задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

1. Аппеньянский А.Н. Человек и бизнес: Путь совершенства. – М., 1995. –          229 с.

2. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. – М.: Интерэксперт, Инфра-М, 1995. – 267 с.

3. Инструкция по пользованию Тайм Менеджером. – ТМИ А/О, 1988. – 31 с.

4. Концепция Тайм Менеджера. Ключ к личной эффективности. - ТМИ А/О, 1988. -31 с.

5. Меллер К. Личное качество. - ТМИ А/О, 1988. -192 с.