Оглавление

Введение…………………………………………………………………….3

Глава I. Понятие и организация документов и дел Архивного фонда

               Российской Федерации…………………………………………..5

          1.1. Понятия «архивный документ» и «архив»……………………5

          1.2. Организация документов и дел в пределах Архивного

                 фонда………………………………………………………….…8

Глава II. Комплектование и обеспечение сохранности документов

               Архивного фонда Российской Федерации…………………….22

           2.1. Комплектование и экспертиза ценности документов

                  Архивного фонда……………………………………………..22

           2.2. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного

                  фонда…………………………………………………………..27

           2.3. Базы данных и автоматизация……………………………….33

           2.4. Информатизация предметной отрасли………………………40

Заключение………………………………………………………………..46

Список литературы……………………………………………………….48

Введение

Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещения и утрат материалов, т.е. формирование «архивного наследия», его состав, размещение, организацию.

Поскольку история становления архивов тесно связана с исторической наукой, периодизация возникновения архивохранилищ пересекается с этапами становления и развития государственности.

К сожалению, до наших дней сохранилось чрезвычайно мало рукописных документов IX-XII вв. (чуть более 130). Это поистине драгоценная капля позволяет представить, сколь многообразна, трудна и насыщенна была жизнь в те времена.

Большое количество ценнейших документов отложилось в церквях и монастырях. Делопроизводство вели под руководством высшего духовенства низшие церковнослужители – «диаки». Документы церкви хранились при главе русской православной церкви – митрополите и епископах, монастырские документы – в церквях монастырей.

В годы царствования Петра I были проведены реформы и стали создаваться архивохранилища.

В годы первой мировой войны (1914-1918) многие архивы понесли существенные потери, так как не были своевременно эвакуированы.

В советский период начала складываться государственная архивная служба, которая собственно сосредоточила в своих архивохранилищах в основном «государственную» часть истории.

После Октябрьской революции 1917 г. был принят ряд Декретов о реорганизации и централизации архивного дела. В 30-е гг. ХХ в. были приняты правительственные постановления об упорядочении архивного строительства.

В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совета Министров СССР и получило название Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР, позднее Главархив СССР). Это способствовало либерализации доступа к архивным документам.

После распада СССР и создании СНГ 6 июля 1992 г. главами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов.

В работе предполагается рассмотреть Архивные фонды России.

Объект исследования – Архивные фонды России.

Предмет исследования – деятельность Архивных фондов России.

Цель исследования – изучить деятельность Архивных фондов России.

Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть понятия «архивный документ» и «архив»;

- рассмотреть организацию документов и дел в пределах Архивного                  фонда;

- рассмотреть комплектование и экспертизу ценности документов                  Архивного фонда;

- рассмотреть учет и обеспечение сохранности документов Архивного                   фонда.

Глава I. Понятие и организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации

1.1. Понятия «архивный документ» и «архив»

         

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, что понимают под Архивным фондом Российской Федерации, нужно остановиться на понятиях «архивный документ», «архивный фонд» и «ар­хив». Дело в том, что определение этих понятий в «Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» тесно связаны между собой. Если вспомнить, что под документом подразумевают результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслитель­ной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях, то, архивный документ, это ценный материальный носитель ин­формации.

Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность. Если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли - он хранится в историческом архиве. Если же только для человека - не важно, закрепляет ли он его право на садовый участок или это просто дорогая сердцу записка - он хранится в личном, семейном архиве.

В проекте Федерального закона «О вне­сении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1998 г.) [6] термин «архивный документ» еще сильнее кон­кретизирован:

Архивный документ - это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества.

Комплекс архивных документов образует архив. Под архивом понимается совокупность ар­хивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­ресах пользователей. Таким образом, у термина «архив» - сразу три значения.

Архив-учреждение - это, как правило, архив государственный. Государственный архив - это архив, созданный Правительством РФ, органом государственной власти субъекта РФ для постоян­ного (вечного) хранения архивных документов. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всесторонне­го использования.

Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные докумен­ты. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государст­венные архивы иногда называют историческими. В зависимости от профиля и зоны комплектова­ния государственные архивы могут быть федеральными, областными, краевыми, муниципальными и др. [14].

Под архивом - структурным подразделением, как правило, понимается ведомственный архив (хотя, ведомственные архивы также могут быть юридическими лицами, т.е. самостоятельными учреждениями). Ведомственные архивы - учреждения или структурные под­разделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведом­стве должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив.

Таким образом, ведомственные архивы являются источниками комплектования для государственных. В отличие от государственных ведомственные архивы хранят документы не только постоянного, но и временно­го срока хранения (дела, срок хранения которых свыше 10 лет). Главная цель ведомственных ар­хивов - информационное обеспечение работы, принятия управленческих решений в организации, на предприятии, а также удовлетворение законных прав и интересов граждан - рабочих и служа­щих предприятия. Архивист должен точно и оперативно оформить справку о трудовом стаже, о заработной плате, о наградах сотрудников и т.д.

Ведомственные архивы также в зависимости от профиля и функций делятся на несколько видов. Наиболее распространенный вид ведомственных архивов - архив учреждения, организации. Как правило, такой архив действует на правах структур­ного подразделения данной организации. Если такого подразделения в организации нет, согласно постановлению Совета Министров от 4 апреля 1980 г. № 287, функции ведомственных архивов могут быть возложены на любые структурные подразделения, а функции архивиста - на любого сотрудника учреждения (специальным приказом руководителя) [2].

Кроме того, существуют цен­тральные архивы министерств и ведомств, которые хранят документы центрального органа управления (министерства, государственного комитета и др.). Центральные отраслевые архи­вы хранят документы как центрального органа ведомства, так и организаций всех уровней подчи­нения данного ведомства. Объединенные ведомственные архивы хранят документы несколь­ких организаций данного ведомства, связанных функциями и подчиненных одному органу (напри­мер, объединенный архив учреждений транспорта г. Москвы, учреждений системы образования Московской области др.).

Наконец, объединенные межведомственные архивы хранят доку­менты организаций нескольких ведомств. Как правило, это документы по личному составу органи­заций и предприятий какой-либо административно-территориальной единицы. Под документами по личному составу понимается комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц.

Архив как совокупность документов - это личный архив (то есть родовой, семейный архив или архив лица, частная коллекция и собрание документов - словом, все, что хранится граждана­ми, а не государственными или негосударственными структурами). С другой стороны, архивом можно назвать и комплекс документов фирмы, банка, общественной организации или движения, который отложился в этой организации, даже если в ней не создано специальное структурное под­разделение для хранения документов.

В проекте Федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1998 г.) предложено ввести дополнительное понятие «негосударствен­ный архив» - архив, созданный негосударственным юридическим, а также физическим лицом для постоянного (вечного), временного или депозитарного хранения своих документов. Впрочем, это определение, слишком узко - оно не включает негосударственные исторические архивы, которые хранят постоянно с целью использования, в том числе в научных целях, не толь­ко свои документы (Центр документации «Народный архив», Архив НИПЦ «Мемориал», Архив Анд­рея Сахарова, Библиотека-архив Российского фонда культуры и др.) [6].

1.2. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Согласно Закону Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Ар­хивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой [5].

Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами и упорядо­чению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитываются принадлежность документов к различным формам собственности, разным исто­рическим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организа­ции документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях:

1) в пределах АФ РФ в целом;

2) в пределах архива;

3) в пределах архивного фонда [1; 11].

Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в ос­нове построения сети государственных хранилищ.

Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов феде­рации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть архивисты должны «поймать», по воз­можности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Откуда же берутся архивы?

Одни возникают вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в те­чение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носите­лей информации.

К 1991 году Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хра­нившихся в 3268 государственных архивах и более в 213 тыс. ведомственных архивах.

С распадом СССР количество государственных архивов РФ сократилось. Согласно Указу Президента РСФСР от 24 августа 1991 года «О партийных архивах» [3], в связи с тем, что КПСС была частью государственного аппарата и образовавшиеся в ее деятельности документы подлежат государственному хранению, сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.

К концу 1997 года сеть государственных архивов РФ насчитывала 2267 архивных учрежде­ний, из них: федеральных - 18; краевых - 16; областных - 134; городских и районных - 2060; орга­нов управления архивами - 78.

Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне Архивно­го фонда страны, которые окончательно были сформулированы в конце 1950-х годов. Они оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов [15].

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федера­ции являются:

1. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности:

- архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

- архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и на­ходящиеся в исключительном ведении РФ;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных орга­нов;

- архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

2. Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

- архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

- кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) доку­менты.

3. Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения:

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитар­ном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;

- архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архи­вах. Первый признак лежит в основе разделения документов Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную часть [12].

1. Государственную часть АФ РФ составляют:

- архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организа­ций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфес­сий до момента отделения церкви от государства;

- архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, пред­приятий, действующих на территории РФ;  архивные документы отечественных го­сударственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

- архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объедине­ний смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преоб­ладающая доля федеральной или государственной собственности;

- архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

- архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объе­динений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регист­рации в соответствии с Законом РФ об общественных организациях, принятые в уч­реждения Федеральной архивной службы России;

- архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступив­шие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубе­жа;

- копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных доку­ментов на законных основаниях поступившие в собственность государства [3; 10].

2. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архив­ные документы, находящиеся в собственности:

- государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответ­ствии   с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе про­фессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

          - физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллек­ции документов и другие).

Основные нормы законодательства, регулирующие деятельность архивов, отнесенных к государственной части Архивного фонда РФ:

1) комплектование государственных архивов документами, созданными в источниках ком­плектования, осуществляется в соответствии со сроками хранения документов в ведом­ствах и учреждениях, оговоренных в первом разделе Положения об Архивном фонде РФ (1994г. ст. 6);

2) документы государственной части Архивного фонда РФ не могут быть объектом купли-продажи (ст. 8 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах);

3) запрещен их вывоз за пределы РФ (кроме временного вывоза в исключительных случаях) (ст. 23 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах);

4) в Уголовном кодексе РФ предусмотрена ответственность за гибель и хищение докумен­тов, находящихся в государственной собственности, а также за разглашение государст­венной тайны, за отказ в предоставлении гражданам информации и за другие незаконные действия архивиста (ст. 164);

5) в соответствии с принципом публичности   архивов документы   государственной части Архивного фонда РФ предоставляются для использования всем юридическим и физиче­ским лицам, с соблюдением ограничительных дат, предусмотренных законодательством (ст. 20 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах) [7; 10].

Закон охраняет права собственников документов. В законодательстве предусмотрена осо­бая категория документов - документы негосударственной части Архивного фонда РФ, перешед­шие в собственность государства.

Архивные документы в собственности государства - это документы, находившиеся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных об­ществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждения ФАС, госу­дарственного музея и библиотеки. Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

1) приобретение документов Федеральной архивной службой на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

2) государству передаются также так называемые бесхозные материалы, то есть если в случае ликвидации учреждения, организации, у его архива не оказалось законных на­следников.

Второй признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание ар­хивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации - Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива ки­нофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание по­добных архивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), и, во-вторых, оборудования для вос­произведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем выделение из состава фонда ком­плекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фон­да [9; 11].

Первыми хранилищами специальной документации можно считать созданное в 1797 г. депо карт и военно-топографическое депо (1812 г.), комплектовавшиеся военно-топографическими ма­териалами. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г. был создан Центральный кинофотоархив, а в 1932 г. - Центральный архив звуковых записей, которые в 1934 г. были объединены в Центральный фоно-фотокиноархив. В 1967 г. были созданы Центральный архив звукозаписи и Центральный архив научно-технической документации СССР. В настоящее время накопление значительного массива машиночитаемых документов на машинных и оптических носителях ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения [4;8].

В соответствии с третьим признаком организации документов Архивного фонда РФ сущест­вуют три формы хранения документов:

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение - хранение документов учреждениями и организациями в создавае­мых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федераль­ной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждении ФАС (это архивы с перемен­ным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учрежде­ния. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами [11].

В наследство от СССР осталась на территории Российской Федерации следующая сеть федеральных архивов, являющихся, по сути, переименованными ЦГА СССР или объединенными с некоторыми ЦГА РСФСР (таблица 1).

                                                                                                         Таблица 1

Сеть федеральных архивов

Центральные государственные архивы СССР по Положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля 1980 г.	Федеральные архивы по Положению о Комитете по делам архивов РФ и сети федеральных государственных архи­вов и центров хранения документации от 24 июня 1992 г.	Федеральные архивы по По­становлению Правительства РФ "О федеральных государ­ственных архивах" от 15 марта 1999 г.
1	2	3
1.Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) г. Москва	Государственный архив Российской Феде­рации (ГАРФ) г. Москва	Государственный архив Российской Феде­рации (ГАРФ) г. Москва
2.Центральный государственный архив древних актов (ЦГАДА) г. Москва	Российский государственный архив древ­них актов (РГАДА) г. Москва	Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва
3.Центральный государственный исторический архив СССР (ЦГИА СССР) г. Ленинград	Российский государственный исторический архив (РГЙА) г. Санкт-Петербург	Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург
4.Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР) г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва
5.Центральный государственный архив Военно-Морского Флота СССР (ЦГАВМФ СССР) г. Ленинград	Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург	Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург
6.Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ЦГАНХ  СССР) г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва
7.Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР) г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва
8.Центральный государственный архив Советской Армии (ЦГАСА) г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва (к РГВА присоединен ЦХИДК)
9.Центральный государственный архив РСФСР Дальнего Востока (ЦГА РСФСР)* г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДФ) г. Владивосток
10.Центральный государственный архив научно-технической документации (ЦГАНТД СССР) в г. Куйбышеве с филиалом в г. Москве	Российский Государственный научно- технический архив (РГНТА) а г. Самаре с филиалом в г. Москве	Российский Государственный научно- технический архив (РГНТА) а г. Самаре с филиалом в г. Москве
11.Центральный государственный архив звукозаписей СССР (ЦГАЗ СССР) г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) г. Москва
12.Центральный государственный архив СССР (ЦГА СССР) – «Особый архив» г. Москва	Центр хранения историко- документальных коллекций (ЦХИДК) г. Москва	Присоединен к Российскому государственному военному архиву (РГВА) г. Москва
13.Центральный государственный архив страхового фонда документов Государственного Архивного фонда СССР (ЦГАСФ СССР)*	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ)	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ)
14.Научно- исследовательский центр космической документации СССР (НИЦКД СССР)* г. Москва	Российский научно- исследовательский центр космической документации (РНИЦКД) г. Москва	В составе Российского государственного научно- технического архива (РГНТА)
15.Центральный государственный архив кинофотодокументов СССР (ЦГАКФД СССР) г. Красногорск Московской обл. + Центральный государственный архив кинофотодокументов РСФСР* г. Владимир	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) в г. Красногорске Московской обл. с филиалом в г. Владимире	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) в г. Красногорске Московской обл.
16.Центральный партийный архив Института истории и теории социализма (ЦПАИИТС)* г. Москва	Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) г. Москва	Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва
17.Архив ЦК ВЛКСМ* г. Москва	Центр хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО)	Присоединен к Российскому государственному архиву социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва
18.Архив общего отдела ЦК КПСС* г. Москва	Центр хранения современной документации (ЦХСД) г. Москва	Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) г. Москва

*Архив в Положении о ГАФ не указан.

Может возникнуть вопрос: откуда взялись отраслевые фонды? Ведь в Законе об архи­вах ясно сказано: «Государственное хранение - государственным архивам, а также государствен­ным музеям и библиотекам». Отраслевые фонды (таблица 2), по сути, представляют собой исторические ар­хивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в т.ч. депозитарного) хра­нения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомст­вом. На 1 января 1995 г. Росархив заключил соглашения с одиннадцатью министерствами и ве­домствами.

Надо сказать, что с тех пор, как Декрет «О хранении и уничтожении архивных дел» 1919 г. ус­тановил пятилетний срок сдачи документов из учреждений в государственные архивы, ведомства отнюдь не торопились расстаться со своими документами, всячески пытаясь присвоить себе право на постоянное их хранение. Происходило это по разным причинам - представители ведомств считали, что материалы могут пригодиться в работе, не желали рассекречивания документов, не имели средств и кадров для их обработки (дела подлежали сдаче в архивы разобранными, по сдаточным описям). Центрархив РСФСР то беспощадно боролся с та­кими тенденциями (в 1926 г. было введено постановление о привлечении к уголовной ответственности за нарушение сроков сдачи дел в государственные архивы), то шел на уступки, закрепляя нормативно продление сроков ведомственного хранения [8].

Вместе с тем в ряде ведомств складывались комплексы так называемой специальной доку­ментации, принятие которых на государственное хранение было затруднено по объективным при­чинам - их хранение, обработка и использование могли осуществляться лишь специалистами. С годами массив такой документации резко увеличился, и для ее хранения стали создавать специ­альные государственные фонды при ведомствах. Так, в 1937 г. был создан Всесоюзный геологиче­ский фонд. В Положении о ГАФ.

СССР 13 августа 1958 года говорилось об Архиве МИД, Всесоюзном государственном фонде кинофильмов СССР, архивах учреждений Академии наук СССР, Архиве A.M. Горького и других. Однако следует заметить, что и Положение о ГАФ СССР 1941 г., и соответствующее Положение 1958 г. утверждали, что эти фонды хранят документы временно, в последующем они подлежат пе­редаче в государственные архивы.

Постоянное хранение документов в отраслевых фондах было закреплено в Положении о ГАФ СССР 4 апреля 1980 года, ст. 11:

«Государственное хранение документов ГАФ СССР осуществляется постоянно:

- …отраслевыми государственными фондами, министерствами, ведомствами и организация­ми...».

Однако Положение об Архивном фонде РФ 1994 г. признает исключительное право времен­ного (в том числе депозитарного) хранения документов за отраслевыми фондами. Впрочем, при­нять Положение еще не значит решить проблему отраслевых фондов. Для этого необходимо либо снабдить государственные архивы специалистами, техникой для работы со специальной докумен­тацией (сложность состоит в том, что большая часть этих документов - документы на машинных носителях) - таким образом, решена проблема в Дании. Либо следует отказаться от централизо­ванного государственного хранения этих материалов, признав за ведомствами право на их посто­янное хранение, - таким образом, проблема решена в США [9; 14].

                                                                                                         Таблица 2

Таблица отраслевых фондов с правом депозитарного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации

По Положению о ГАФ СССР от 4 апреля                                1980 г.	По Положению об Архивном фонде РФ               от 17 марта 1994 г. Ст. 7
1.Объединение «Всесоюзный геологический фонд» при Министерстве геологии СССР	1.Государственное геологическое предприятие «Рос­сийский геологический фонд» Комитета РФ по и исполь­зованию недр
2.Государственный фонд данных о состоянии окру­жающей природной среды. Государственного комитета СССР по гидрометеорологии и контролю природной среды	2.Российский государственный фонд данных о состоя­нии окружающей природной среды Федеральной служ­бы России по гидрометеорологии и мониторингу окру­жающей среды
3.Центральный картографо-геодезический фонд Глав­ного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР	3.Центральный картографо-геодезический фонд Цен­тральной федеральной службы геодезии и картографии России
4.Всесоюзный информационный фонд стандартов и технических условий Государственного комитета СССР по стандартам	4.Центральный государственный фонд стандартов и технических условий Комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации
5.Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Государственного комитета СССР по кинематографии (Госфильмофонд)	5.Российский государственный фонд кинофильмов Комитета РФ по кинематографии
6. Министерство иностранных дел СССР (Архив внеш­ней политики)	6.Министерство иностранных дел РФ
7.КГБ СССР (по Постановлению СМ СССР от 19.08.79)	7.Служба внешней разведки РФ
	8.Федеральная служба контрразведки РФ
8.МВД СССР (по Постановлению СМ СССР от 27.12.84)	9.Министерство внутренних дел РФ
9.Для Министерства обороны СССР решением СМ от 09.08.79 был установлен предельный срок хранения -75 лет	10.Министерство обороны РФ
10.Минсредмаш СССР (по Постановлению СМ от 18.06.87)	11.Министерство РФ по атомной энергии
11.Академия наук СССР
12.Музеи и библиотеки Министерства культуры СССР

-

Глава II. Комплектование и обеспечение сохранности документов                Архивного фонда Российской Федерации

2.1. Комплектование и экспертиза ценности документов Архивного фонда

В законодательстве введено понятие «государственного попечения над негосударственными архивами». Оно предусматривает содействие в сохранении, комплектовании и использовании ар­хивов, оказываемое учреждениями Федеральной архивной службы негосударственным архивам по просьбе собственников документов.

Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

1) установление профиля архива;

2) определение источников комплектования;

3) определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

4) организация комплектования.

Источники комплектования это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или негосударственные архивы.

Источниками формирования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения [11].

Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются.

Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

Передача дел на хранение в ведомственный архив.

После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

1) правильность формирования и оформления дел;

2) соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись [16].

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Передача дел на хранение в государственный архив.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.

Передача документов из каждого учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя).

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства [13].

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Задачи экспертизы ценности документов:

1) отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву;  

2) определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

- для долговременного хранения;

- для временного хранения;

3) обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- и нижестоящих учреждений;

4) отбор на хранение наиболее информативно емких документов [11].

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

1) в делопроизводстве;

2) в ведомственном архиве;

3) в государственном архиве.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Критерии экспертизы ценности документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов;

2) критерии содержания документов;

3) критерии внешних особенностей документов.

К группе критериев происхождения документов относятся:

- значение учреждения или лица в жизни общества;

- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

- время и место образования документа.

К группе критериев содержания документов относятся:

- источник информации;

- повторяемость документной информации;

- целевое назначение документов;

- вид и разновидность документа.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

- подлинность;

- внешний вид документа [12].

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящего от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед ним в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер [14].

 

2.2. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

1) подсчет количества документов в архиве;

2) регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

3) заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации;

4) составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

1) централизация учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками негосударственной части АФ РФ;

2) унификация учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

3) динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

4) полноты и достоверности государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

1) архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

2) единица хранения;

3) отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения [11].

Государственному учету подлежат следующие документы:

1) государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

2) государственных музеев и библиотек;

3) научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

4) структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

5) негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в России связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов [14].

Но ведь архивы – это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом России. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят и гибнут. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х гг.: «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Здания и помещения для архивов должны соответствовать следующим требованиям: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17-19⁰С, а относительная влажность воздуха составлять 50-55%; для черно-белых пленочных материалов – температура 15⁰С, а влажность 40-55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15-20⁰С, влажность воздуха 50-65%.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков [11].

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе – 120 см, проход между стеллажами – 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 15 см, а в цокольных этажах – 30 см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели.

В ходе проверки наличия и состояния документов устанавливается их фактическое наличие; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива [12].

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки и подпись проводивших проверку работников с указанием их должностей. 

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд архивных документов – это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в  специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).

В соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям:   

уровни:

1) федеральный (на основе мобилизационного плана);

2) региональный (территориальный);

категории документов на каждом уровне:

1) включенные в мобилизационный план;

2) для проведения аварийно-спасательных работ;

3) национального культурного наследия страны.

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они примерно на 50-60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140-200 тыс. кадров в год.

Особо активно участвуют в создании территориальных страховых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других.

В архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа [11].

 

 

2.3. Базы данных и автоматизация

Потоки информации, циркулирующие в мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Продолжающийся значительный рост использования ЭВМ в различных областях промышленности, в управлении и научных исследованиях привел к автоматизации обработки огромнейшего количества данных. В конце 50-х начале 60-х годов XX века многие организации начали накапливать и хранить данные в виде файлов, доступных ЭВМ. С течением времени организации постепенно осознавали необходимость централизации управления данными и приложениями.

База данных может быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки данных, которая служит для удовлетворения нужд многих пользователей в рамках одной или нескольких организаций. Основным моментом является то, что база данных предназначена для использования всеми членами организации, которым необходима информация, содержащаяся в базе данных. Информация хранится в базе данных, которая может включать много различных типов логических записей. База данных ориентирована на интегрированные требования, а не на одну программу, как было с частными файлами данных.

Однако наличие только базы данных само по себе не разрешает полностью проблем организации в области обработки данных и принятия решений. Управление базой данных, являющейся достоянием многих пользователей внутри организации, должно осуществляться с пользой для всей организации и с точки зрения организации в целом, а не отдельных пользователей. Без централизованного управления базой данных ее полезность со временем снижается.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент-серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Современные СУБД обеспечивают [17]:

- набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;

- развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в графическом или текстовом режиме;

- средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создавать собственные приложения.

Интегрированная АСУ строится на базе компьютерной сети, средств микропроцессорной техники и электроники. Каждая из указанных АСУ является иерархической и состоит из следующих подсистем:

- подсистемы автоматизированного контроля и управления технологическим процессом;

- подсистемы автоматической противоаварийной защиты (ПАЗ) технологического процесса и оборудования.

Первая подсистема выполняется на микропроцессорном программно-технологическом комплексе (ПТК) с сетевой структурой.

Подсистема автоматической противоаварийной защиты (ПАЗ) выполняется на высоконадежном микропроцессорном программно-логическом контроллере (ПЛК) с горячим резервом входов-выходов, процессора, блока памяти.

Требования, которым должна удовлетворять организация базы данных:

1. Установление многосторонних связей

2. Производительность

3. Минимальные затраты

4. Минимальная избыточность

5. Возможности поиска

6. Целостность

7. Безопасность и секретность

8. Связь с прошлым

9. Связь с будущим

10. Простота использования [17].

При создании баз данных (БД) необходимо уделить особое внимание тому, чтобы данные можно было широко использовать в различного рода приложениях и чтобы способы использования данных можно было легко и быстро изменять. До появления БД было чрезвычайно трудно изменить способ организации используемых данных.

Для обеспечения гибкости использования данных необходимо учитывать два аспекта разработки БД:

- во-первых, данные должны быть независимы от программ для того, чтобы данные можно было добавлять или перестраивать без изменения программ;

- во-вторых, должна быть обеспечена возможность запрашивать и отыскивать нужную информацию в БД без трудоемкого написания программ на обычном языке программирования.

Таким образом, проектирование БД должно основываться на вполне определенной системе положений - четко сформулированной концепции.

Для решения проблемы регулирования и управления базами данных были развиты две концепции.

Во-первых, программное обеспечение развивалось в направлении, обеспечивающем поддержание общего интерфейса между всеми пользователями и интегрированной базой данных. Пользователи не могут хранить информацию независимым образом, они должны использовать и обновлять информацию в соответствии с требованиями организации. Обеспечение, известное как система управления базами данных (СУБД), позволяет осуществить контроль данных с использованием ЭВМ. СУБД - это специальный пакет программ, посредством которого реализуется централизованное управление базой данных и обеспечивается доступ к данным.

В каждой СУБД прежде всего есть трансляторы или интерпретаторы с языка описания данных (ЯОД) и с языка манипулирования данными (ЯМД), единые для всей базы данных (БД).

Описание структуры данного некоторого типа на формализованном языке называют схемой этого данного. Язык описания данных (ЯОД) - это язык высокого уровня, предназначенный для задания схемы базы данных. С его помощью описываются типы данных, подлежащих хранению в базе или выборке из нее, их структура и связи между собой.

ЯМД представлен системой команд манипулирования данными. В нем могут быть, например, следующие команды [17]:

1. Произвести выборку из базы данных конкретного данного, значение которого удовлетворяет заданным условиям;

2. Произвести выборку из БД всех данных определенного типа, значения которых удовлетворяют заданным условиям и т.д.

Системы управления базой данных подразделяют на две группы в зависимости от способа реализации ЯМД:

1. СУБД с включающим языком;

2. СУБД с базовым языком.

В СУБД с базовым языком разрабатывается собственный алгоритмический язык, позволяющий кроме манипулирования данными выполнять арифметические операции, операции ввода - вывода на терминалы и т.д.

Во многих СУБД имеются специальные средства обеспечения защиты данных от некомпетентного их использования и сбоев технических средств, средства контроля достоверности данных, средства автоматического накопления статистики использования тех или иных данных различными категориями пользователей.

Во-вторых, другой является концепция администратора базы данных (АБД). Администратор базы данных - это лицо (или группа лиц), реализующие управление базой данных. Он должен уметь поддерживать взаимосвязи как с руководством высшего уровня, так и с пользователем, обрабатывающим данные, а также руководить штатом технических специалистов.

Этот штат должен включать лиц, имеющих опыт работы в таких областях, как программное обеспечение СУБД, операционные системы, техническое обеспечение ЭВМ, прикладное программирование, системное программирование.

Основная функция АБД - обеспечение структур данных и взаимосвязей между ними, эффективным методом обслуживания коллектива пользователей [11].

Функции АБД следующие:

- решать вопросы организации данных об объектах ПО и установление связей между ними с целью объединения информации о различных объектах, согласовывать запросы пользователей;

- координировать все действия по проектированию, реализации и ведения БД;

- учитывать перспективные и текущие требования пользователей;

- решать вопросы, связанные с расширением БД в связи с изменением границ ПО;

- разрабатывать и реализовывать меры по обеспечению защиты данных от некомпетентного их использования, от сбоев технических средств, обеспечение секретности определенной части данных и разграничение доступа к ним;

- контролировать избыточность и противоречивость данных, их достоверность;

- координировать работу технического обеспечения системы, системных программистов и прикладных программистов [17].

Место АБД было определено тогда, когда организации осознали необходимость централизованного управления ресурсами данных, обработки данных и другие аспекты, связанные с базой данных. Группы пользователей и отдельные пользователи должны обслуживаться всеми средствами, исходя из целей и возможностей организации в целом. АБД является ответственным за анализ потребностей пользователей, проектирование БД, ее внедрение, обновление, реорганизацию, консультацию и обучение пользователей.

Стремительный рост популярности SQL является одной из самых важных тенденций в современной компьютерной промышленности. За несколько последних лет SQL стал единственным языком баз данных. На сегодняшний день SQL поддерживают свыше ста СУБД, работающих как на персональных компьютерах, так и на больших ЭВМ. Был принят, а затем дополнен официальный международный стандарт на SQL. Язык SQL является важным звеном в архитектуре систем управления базами данных, выпускаемых всеми ведущими поставщиками программных продуктов, и служит стратегическим направлением разработок компании Microsoft в области баз данных. Зародившись в результате выполнения второстепенного исследовательского проекта компании IBM, SQL сегодня широко известен и в качестве мощного рыночного фактора [17].

2.4. Информатизация предметной отрасли

Необходимо определить цель работы. Если цель работы определена - можно приступать к сбору информации. Цель поможет определить основные параметры нужной информации: круг вопросов, на которые нужно найти ответы,  степень детализации, глубины проработки этих вопросов.

Исходя из представления о желаемой информации, следует решить, какими методами и из каких источников может быть получена такая информация. Существует множество путей получения информации, среди которых:

- работа с литературным материалом и составление обзоров;

- запросы в организации-держатели информации (государственные и общественные организации, предприятия);

- привлечение к работе консультантов или экспертов;

- поиск информации в Интернете;

- собственные наблюдения или измерения [17].

Выбор путей и методов получения информации, ее источников определяется конкретной ситуацией. В большинстве случаев целесообразным оказывается сочетание различных методов и источников.

Планируя информационный поиск, важно иметь в виду следующий принцип: тип источника должен быть адекватен характеру требуемой информации.

Оценка источника информации:

Прежде всего, среди характеристик источника информации, существенных для его оценки, следует упомянуть достоверность и полноту. Достоверность подразумевает, что информация, содержащаяся в источнике, должна соответствовать действительности, быть истинной, правильной.

Полнота означает, что источник информации должен отражать все существенные стороны проблемы, значимые факты.

Ссылки и обоснования. Культура работы с информацией:

Информация не возникает сама собой, из ничего - она либо берется из другого источника, либо создается самим автором и его коллегами. Информация может создаваться, с одной стороны, в результате собственных наблюдений или измерений, с другой стороны - путем вычислений или выводов на основе некоторой исходной информации. При этом новая информация, как правило, создается с использованием определенных методик.

Для научных публикаций наличие ссылок на использованные источники, описаний примененных методик или ссылок на такие описания является необходимым требованием.

Наличие в источнике ссылок и обоснований является признаком определенной культуры работы с информацией.

Принцип избыточности и принцип разумной достаточности:

С рассмотренными проблемами качества информации тесно связано следующее правило, справедливое для любого исследования и для работы с информацией вообще. Если используется только один метод, один источник для получения информации, полученные сведения могут оказаться односторонними, неполными или попросту недостоверными.

Обработка и систематизация:

Следующим этапом информационной работы является обработка и систематизация собранных сведений. Некоторые типы информации требуют специальных процедур ее обработки. Наиболее характерный пример - статистическая обработка количественных данных.

Содержанием этого этапа, общим практически для всех типов информации, является ее тщательное документирование и (или) систематизация. Систематизация результатов - важный элемент информационной работы. Он предполагает организацию информации в виде, удобном для работы, хранения и последующего обращения к ней.

Интерпретация:

Итак, необходимые цифры или факты добросовестно собраны, результаты измерений аккуратно обработаны и сведены в таблицы. Собраны и упорядочены выписки из литературных источников, копии статей. Следующий этап работы — интерпретация собранной информации. Интерпретация представляет собой заключительную стадию собственно информационного исследования. Далее следует уже практическое использование полученной информации — подготовка конкретных материалов, их распространение, организация конкретных действий.

Информационный отчет:

Как уже отмечалось, интерпретация является последним этапом собственно информационного исследования. Заканчивая такое исследование, полезно поставить логическую точку и представить результаты работы в целом в виде информационного отчета. Такой отчет способствует четкой организации всех полученных материалов и фиксирует результаты прошедших этапов работы — цель исследования, собранную «первичную» информацию и представленную в систематическом виде, выводы, полученные в ходе интерпретации данных.

Представление и распространение информации:

Этапы представления информации — подготовки на ее основе конкретных материалов для определенной аудитории и распространения информации, как правило, следуют один за другим.

Целевые группы:

Одним из важнейших принципов представления и распространения информации является то, что разным людям одну и ту же информацию следует сообщать по-разному. Кроме того, для разных людей могут быть значимы или интересны разные аспекты одной и той же проблемы. Поэтому в большинстве случаев оправдана подготовка нескольких информационных материалов, рассчитанных на различные типы аудитории. Это и составляет содержание этапа представления информации.

Уровни представления информации:

Чем детальнее определены целевые группы, чем точнее информационные материалы учитывают их специфику, тем более эффективной оказывается работа по доведению информации до аудитории. С другой стороны, подготовка отдельных материалов для каждой из групп может потребовать огромного количества времени и сил. Поэтому к проблеме материалов для целевых групп следует подходить с точки зрения разумной достаточности. В некоторых случаях достаточно одного-двух небольших материалов. В случае широкого распространения информации, как правило, оправдана подготовка материалов трех-четырех типов, отличающихся уровнем сложности и детальности.

В качестве материала первого уровня может использоваться серьезный информационный отчет.

Информационные материалы второго уровня - короткий аннотационный отчет, не содержащий сложных выкладок, но отражающий все значимые результаты исследования и, в той или иной степени, их фактическое подкрепление.

И, наконец, третий уровень подготовки материалов -«публицистический». Здесь форма подачи материала существенно зависит от целей и задач проекта, а также от того, какой аудитории адресован материал.

Каналы распространения информации:

За подготовкой материалов следует их распространение, и самый важный вопрос здесь — каким методом донести до аудитории информацию, какие каналы распространения сведений использовать. Точный выбор этих каналов должен позволить донести информацию до адресата как можно более эффективно, с наименьшими затратами ресурсов.

Выбор каналов распространения информации, так же как и форм ее представления, определяется, в первую очередь, тем, с какими целевыми группами намерены работать.

Из приведенных примеров видны важные характеристики, которые полезно принимать во внимание при выборе различных каналов распространения [11]:

- размер аудитории;

- качественный состав аудитории (профессиональный, социальный, по степени интереса к проблеме и т.д.);

- срок доставки информации (электронное письмо доходит до адресата в течение нескольких минут или часов, а статья, принятая редакцией журнала, может ожидать публикации несколько месяцев);

- ресурсы (в том числе финансовые), необходимые для распространения информации по данному каналу.

Некоторые рекомендации:

1. Обоснованность и открытость

Для того, чтобы материалы были убедительными, пользователь должен иметь возможность проверить приводимую в них информацию. Поэтому целесообразно приводить ссылки на использованные источники информации и документы, описания использованных методик.

Вообще, открытость информации, применяемых методик является одним из важнейших принципов работы общественных организаций. В конечном счете, естественная цель общественной организации, работающей с информацией, — не только представить «информационный продукт», но и дать общественности инструмент для работы с информацией.

2. Не игнорировать оппонентов

Готовя материал по острой, конфликтной проблеме, следует принимать во внимание основные концепции, точки зрения на проблему. Отсутствие упоминаний о какой-либо концепции может создать впечатление, что человек не знаком с ней и поэтому не учел ее доводов. Если существуют значимые факты, которые не укладываются в точку зрения автора или противоречат его выводам, их тоже не следует игнорировать.

3. Информация должна работать

Еще раз необходимо отметить, что вряд ли кто-нибудь готовит информационные материалы просто для того, чтобы их распространить. Как правило, это делается в расчете на тот или иной практический результат. Таким результатом могут быть конкретные действия людей, изменения в поведении аудитории, принятие каких-либо решений. Разумеется, распространение информации может влиять на практические действия и непрямым, косвенным образом.

4. Обратная связь

Как бы тщательно ни был продуман с самого начала информационный проект, всего предусмотреть невозможно. Оценка хода проекта, внесение необходимых корректив в планы должны проводиться на каждой его стадии. Но особенно богатый материал для оценки способен дать этап распространения информации — именно на этом этапе материалы встречаются с той аудиторией, для которой они предназначены. Хорошо организованный процесс распространения информации является на самом деле процессом двусторонней коммуникации с аудиторией. На этом этапе можно узнать, как аудитория воспринимает материалы, являются ли они убедительными, есть ли в них ответы на вопросы, интересующие ее. Возможно, необходимо скорректировать материалы или вернуться к предыдущим этапам информационной работы, чтобы собрать недостающие сведения [17].

Заключение

Архивный документ - это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества.

Комплекс архивных документов образует архив. Под архивом понимается совокупность ар­хивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­ресах пользователей. Таким образом, у термина «архив» - сразу три значения.

Государственный архив - это архив, созданный Правительством РФ, органом государственной власти субъекта РФ для постоян­ного (вечного) хранения архивных документов. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всесторонне­го использования.

Ведомственные архивы - учреждения или структурные под­разделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведом­стве должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив. Таким образом, ведомственные архивы являются источниками комплектования для государственных.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Согласно Закону Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Ар­хивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях:

1) в пределах АФ РФ в целом;

2) в пределах архива;

3) в пределах архивного фонда.

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федера­ции являются:

1. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности.

2. Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

3. Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения.

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Список литературы

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Феде­рации и архивах //Отечественные архивы. 1993. № 5.

2. Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации» // Отечественные архивы. 1994. №3.

3. Указ Президента РСФСР «О партийных архивах» // Отечественные архивы. 1992. №1.

4. Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хра­нения документов и организации их в делопроизводстве» // Отечественные архивы. 1993. №3.

5. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» // Отечественные архивы. 1999. №1.

6. Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» // Отече­ственные архивы. 1999. № 3.

7. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации (по состоянию на 15 сентября 2004 года).- Новосибирск: Сиб. унив. изд-во,2004.-527с.

8. Сборник декретов, циркуляров, инструкций и распоряжений по архивному делу. - М., 1921.

9. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу. 1918-1982 гг. - М., 1985.

10. Об изменении Основ архивного законодательства // Отечественные архивы. 1998. № 6.

11. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбраИздат, 2002.-272с.

12. Алексеева Е.В., Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской Федерации // Секретарское дело. – 2000. - № 3.

13. Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. – 1994. - №1.

14. Козлов В.П. Российское архивное дело. – М.: РОССПЭН, 1999.-336с.

15. Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование // Отечественные архивы. – 1998.- №5.

16. Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда // Отечественные архивы. – 1994. - №2.

17. Экологическая информация и принципы работы с ней. Авторы: Т.В. Гусева, С.Ю. Дайман, М.В. Хотулева, В.Н. Виниченко, Е.В. Веницианов, Я.П. Молчанова, Е.А. Заика.