В настоящей работе приводится вариант решения задачи «Расчет заработной платы» с использованием MS Excel.

Показаны приемы ввода, данных, формирования запросов и отчетов с использованием этого пакета.

Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще, представление данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным.

Для оперирования с табличными данными предназначены современные программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменные), а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. С помощью электронных таблиц можно составить, к примеру, смету личных расходов вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.

Однако перечисленными задачами возможности электронных таблиц не исчерпываются. Возможности и тенденции развития электронных таблиц рассмотрим на примере MS Excel, который является лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области.

Целью настоящей работы является освоение пакета Excel.

Задача настоящей работы – практическое освоение программы MS Excel на конкретных примерах.

1.          ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Организационно-экономическая сущность задачи

1.1.1    Наименование задачи: расчет начисления заработной платы.

1.1.2    Место решения задачи: бухгалтерия ООО «Заря».

1.1.3     Цель решения задачи: получение достоверных данных по начислению заработной платы по цехам и изделиям.

1.1.4     Периодичность решения задачи: ежемесячно.

1.1.5     Для кого предназначено решение задачи: работники цеха, бухгалтерия, руководство фирмы.

1.1.6     Источники и способы получения исходных документов: Цех.

ПЕРЕЧЕНЬ И ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1.1.7 Информационная модель задачи

а) контекстная диаграмма

Нормативные документы

Табель                                                                                   Ведомость

Бухгалтерия

1.1.8. Экономическая сущность задачи.

Имеются сведения о денежных суммах, начисленных работникам предприятия с отнесением этих сумм на подразделения предприятия и виды продукции (заказы). Необходимо на основании табелей выполнить группировку начисленной заработной платы АО видам начислений, заказам и цехам предприятия.

1.2. Описание входной информации

1.2.1 В качестве входной информации используется документ «Табель». На основании этого документа создается следующий машинный документ:

Табель учета рабочего времени

        Табель

Структура документа описывается с помощью следующей таблицы:

Описание первичного документа «Табель»

          1.2.2. Количество документов за период: ежемесячно до 30 шт.

1.2.3. Количество строк в документе (в среднем): 40.

1.2.4. Контроль правильности заполнения документа: ручной.

1.3. Описание результирующей информации

1.3.1. В результате решения задачи следует получить ведомость:

1.3.3. Количество документов за период: ежемесячно 1 шт.

1.3.4. Количество строк в документе (в среднем): 100.

1.3.5. Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм.

1.4. Описание условно-постоянной информации.

Для решения задачи используются четыре справочника:

1)     Справочник работников (Работники) – служит для расшифровки кодов работников;

2)     Справочник цехов (Цеха) – служит для расшифровки кодов подразделений;

3)     Справочник групп (Заказы) – служит для расшифровки кодов заказов;

4)     Справочник видов начислений (Начисления) служит для расшифровки кодов начислений.

Работники

Цеха

Заказы

Начисления

1.5 Описание алгоритма решения задачи.

S_tqz – сумма заработной платы, начисленная работнику с табельным номером t, работающему в цехе q, для выполнения заказа z.

C_z  - сумма заработной платы начисленная для заказа z.

C_q  - сумма заработной платы, начисленная в цехе q.

C_z = ∑_q∑_tS_tqz;  C_q = ∑_z∑_tS_tqz

1.6. Решение задачи средствами MS Excel

       При использовании ППП  MS Excel выполняется проектирование исходных таблиц, в которые будут вноситься данные для решения задачи. Затем, проектируются отчеты.

        Создание таблицы.

1.     При запуске Excel открывается окно в котором будем создавать таблицу.

2.     Создаваемой таблице присвоить имя, выбрав пункт меню Файл / Сохранить как …

3.     В появившемся окне ввести имя таблицы (Зарплата) и нажать ''Сохранить''.

4.     Далее присваиваем имя листу 1. Для этого щелкаем мышкой по надписи Лист 1 и вводим имя, например, Работники.

5.     Создаем таблицу работников и вводим в нее данные. Затем выделяем графу кодов  и выбираем пункт меню Данные / Проверка

6.     Задаем параметры проверки кода работника.

Обводим таблицу работников и выбираем пункт меню Вставка / Имя / Присвоить вводим имя Работники.

7. Аналогично создаем справочники Заказы, Цеха, Начисления.

8. Добавляем новый лист и называем его Зарплата.

Составляем таблицу для ввода данных:

В графы Цех, Заказ, ФИО и Начисление вводим формулы для поиска наименований в соответствующих справочниках.

Для ввода формул выбираем пункт меню Вставка / Функция, выберем категорию Ссылки и массивы и функцию ВПР

Для ввода искомого значения цеха щелкаем мышью на А3, для выбора таблицы цех щелкаем на закладку с именем листа Цеха и выбираем диапазон клеток с именем Цеха. Задаем номер столбца 2 и интервальный просмотр 0.

Копируем формулу вниз, для всех введенных строк данных.

Аналогично вводим формулы для расшифровки кодов заказов, табельных номеров, видов начислений.

9. Создадим отчет. Для этого вставим новый лист и назовем его Ведомость.

Выберем пункт меню Данные / Сводная таблица.

Задаем диапазон данных

 и нажимаем кнопку Готово.

Перетаскиваем поля Заказ, Начисление, Цех в боковик таблицы, а поле Сумма в область данных. Получим сводную таблицу, которая отображает данные в требуемом виде.

После завершения ввода данных в таблицу Зарплата переходим на лист Ведомость, нажимаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем пункт контекстного меню Обновить. В ведомости появятся результаты с учетом вновь введенных данных.

1.7. Контрольный пример

Таблица базы данных с исходными данными приводится ниже.

Выходной отчет приведен ниже:

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.     Гаевский А.Ю. Самоучитель работы на компьютере.: Учебн. Пособ. – М.: ТЕХНОЛОДЖИ – 3000, 2003 – 528 с.: ил.

2.     Курицкий Б.Я. Поиск оптимальных решений средствами Excel 7.0 – СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1997, - 384 с., ил.

3.     Персональный компьютер 2002 В.П. Леонтьев Москва «Олма - пресс» 2002г.

4.     Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи):  Учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, 2006. – 300 с.

5.     Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 480 с.: ил.