Содержание

Введение.......................................................................................................... 2

1.Теоретические основы делопроизводства и организации управления рестораном..................................................................................................... 4

1.1. Содержание и функции ресторанного бизнеса............................................................. 4

1.2. Управление предприятием общественного питания................................................. 5

2.Механизация и автоматизация делопроизводства в ресторане........... 8

2.1.Цель автоматизации и механизации делопроизводства ресторана........................ 8

2.2.Система автоматизации делопроизводства и организации управления рестораном «Эксперт»................................................................................................................................. 10

Заключение.................................................................................................. 18

Литература и источники............................................................................ 19

Приложение 1. Штатное расписание ресторана...................................... 20

Приложение 2. Принципы работы программы...................................... 21

Приложение 3. Учет товара на складе..................................................... 22

Приложение 4. Структура системы ЭКСПЕРТ....................................... 23

Введение

Развитие рыночных отношений в нашей стране устранило многолетнюю государственную монополию на сферу общественного питания. Экономические перемены обусловили возрождение отечественного ресторанного бизнеса, черпающего свои истоки в богатом культурном и историческом наследии ресторанного дела дореволюционной России. Сложные и неоднозначно оцениваемые в обществе процессы приватизации привели к изменению форм собственности многочисленных кафе, столовых, ресторанов советского типа, отличавшихся ограниченным ассортиментом и традиционно ненавязчивым сервисом.

Смена собственности и владельцев этих предприятий поставили во главу угла обеспечение прибыльности предприятий общественного питания. Между ними стала возникать реальная конкуренция за кошелек клиента, готового оплачивать предлагаемые кулинарные изыски, причудливый интерьер и настоящий сервис. В итоге шаг за шагом постепенно стал возрождаться реальный ресторанный рынок в нашей стране, подчиняющийся экономическим законам спроса и предложения, а также конкуренции.

На смену убогих столовых и кафе, особенно в крупных городах, пришли элитарные рестораны. Рыночные отношения настоятельно требовали создания различных ресторанов, способных занять соответствующие ценовые ниши и отвечающие неудовлетворенному платежеспособному спросу населения. В число бесспорных лидеров по освоению безграничного ресторанного рынка выдвинулись Москва, способная по количеству ресторанов, их концептуальному подходу, меню и уровню сервиса быть на равных, а в ряде случаев даже впереди ведущих мировых гастрономических столиц. Место «непробиваемых» советских администраторов ресторанов заняли предприимчивые и энергичные рестораторы, стремящиеся всеми законными средствами обеспечить доходность ресторанного бизнеса. Все эти новые реалии социального и общественного уклада объективно диктовала рыночная среда.

Важно понимать — сегодня ресторанный бизнес требует профессионализма. Ресторанный бизнес структурируется, появились работающие только на ресторанном: рынке дизайнеры, поставщики оборудования, продуктов питания и напитков. С другой стороны, ужесточился контроль со стороны государственных органов (сакэпидемнадзора, пожарных и налоговых органов). Усилилась конкуренция среди ресторанов, появились новые критерии качества.

Цель работы – рассмотреть процесс автоматизации делопроизводства и организации управления рестораном.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть общие характеристики ресторанного бизнеса и управления пищевым комплексом;

- изучить организацию работы ресторана при отеле;

- охарактеризовать систему автоматизации ресторана.

1.Теоретические основы делопроизводства и организации управления рестораном

1.1. Содержание и функции ресторанного бизнеса

Ресторанный бизнес — это сфера предпринимательской деятельности, связанной с организацией и управлением рестораном или иным предприятием общественного питания, направленная на удовлетворение имеющихся потребностей людей в вкусной, разнообразной и здоровой пище, а также получения прибыли. Как сфера предпринимательской деятельности ресторанный бизнес выражает важные социальные и экономические функции. В функциях ресторанного бизнеса наиболее четко проявляется его сущность.

Экономические функции ресторанного бизнеса рассматривают эту сферу в единстве производства и обращения. На практике это означает, что ресторанный бизнес является выгодной сферой приложения капитала, которая обеспечивает достаточно быструю, по сравнению с другими отраслями, оборачиваемость вложенных средств. При хорошем менеджменте ресторанный бизнес способен приносить высокую норму прибыли, Быстрая оборачиваемость денежных средств и высокая норма прибыли служат определяющими факторами, которые привлекают капитал и превращают их в инвестиции в эту область предпринимательской деятельности.

Качество обслуживания в ресторанном бизнесе диктуется запросами клиентуры и определяется в основном объемом, видом и характером услуг, которые предоставляет ресторан своим посетителям. К числу факторов, определяющих качество обслуживания, относятся: удобство расположения и правильный выбор режима работы предприятия, качество выпускаемой кулинарной продукции, соблюдение санитарно – гигиенических требований к содержанию помещений, посуды, мебели, внимательность, вежливость и любезность обслуживающего персонала по отношению к гостям (создание атмосферы гостеприимства).

Качество обслуживания имеет непосредственное влияние на финансовый результат предприятия ресторанного бизнеса, т. к. формирует устойчивый поток посетителей, желающих воспользоваться предлагаемыми услугами и насладиться уровнем предоставляемого сервиса. С ростом культуры обслуживания растет клиентура, увеличивается товарооборот, повышается рентабельность и снижаются издержки обращения предприятия ресторанного бизнеса.

Формы и методы обслуживания в ресторанном бизнесе диктуются конкретными обстоятельствами времени и места, а также технологией приготовления кулинарной продукции. Через формы и методы обслуживания складывается понятие ресторанного сервиса.

1.2. Управление предприятием общественного питания.

Управление организацией общественного питания основывается на общих принципах системы управления производством. Функции управления относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управленческое воздействие. В функциях управления раскрывается содержание управления как процесса, отражается вид управленческой деятельности, должностные обязанности, закрепленные за определенным структурным подразделением или работником, назначение конкретного органа управления.

Функции управления предприятием общественного питания. Анализ процесса управления по его функциям является основой для установления объема работы по каждой функции, определение численности управленческих работников, проектирование структуры аппарата управления.

Различают основные (общие), конкретные и специальные функции управления.

Основные функции управления являются общими для всех производственно-экономических систем, относятся к любому объекту управления. Они необходимы для решения общих задач управления и типичны для всего управленческого процесса. Исходя из содержания выполняемых работ, общие функции управления классифицируются следующим образом:

· прогнозирование и планирование

· организация работы

· координация и регулирование

· активизация и стимулирование

· контроль, учет и анализ.

Реализация каждой из функций управления предприятием, организацией общественного питания включает в себя вышеуказанные типовые элементы управленческого цикла.

Функция планирования включает разработку планов работы организации, предприятия общественного питания и каждого его структурного подразделения и доведение этих планов до всех членов коллектива. Планы разрабатываются на основе прогнозирования, моделирования и программирования. Функция планирования является основной в управлении, поскольку реализация всех остальных функций подчинена задачам достижения результатов, определяемых планом.

Функция организации работы обеспечивает взаимосвязь и эффективность всех функций управления. Содержание ее следующее: организация работ по перспективному и текущему экономическому и социальному планированию; организация подбора, расстановки кадров по функциональному признаку.

Координация предполагает установление очередности выполнения отдельных заданий, обеспечивающей непрерывность процессов выполнения плана, согласование сроков изготовления и поставок продукции; исключение дублирования проводимых работ. Разделение и специализация управленческого труда требует координации деятельности специалистов, руководителей. Координируют не только деятельность людей, процессы производства, реализации и организации потребления продукции общественного питания, но и информационные процессы: сбор, обработка и передача данных, необходимых для управления. Источниками информации для выполнения функции координации являются рабочие планы, графики работы руководителей структурных подразделений, утвержденные структуры, схемы управления и другие нормативные документы. Цель координации – обеспечение слаженной работы всего производственного коллектива.

Примером организации в рамках организации общественного питания является деятельность директора, который помимо выполнения прочих функций управления координирует и направляет деятельность своих заместителей, начальников отдела, руководителей предприятий общественного питания.

Функция регулирования обеспечивает устойчивость, стабильность системы общественного питания. Посредством выполнения функции регулирования достигается равномерность, согласованность, в производстве, обслуживании, снабжении, сохраняется заданный ритм производственно-торгового процесса, рациональные потоки поступления сырья, полуфабрикатов, средств материально-технического оснащения, организационно-технический уровень предприятий, заданные технологические нормы. Регулирование обеспечивает устойчивые взаимоотношения между членами производственного коллектива.

В организациях общественного питания регулирование охватывает в основном текущие мероприятия по устранению различных отклонений от плановых заданий, графиков. В практике управления эта функция

Получила название диспетчирования, центральным звеном которого является диспетчерская служба.

Активизация и стимулирование – функции управления, регулирующие отношения распределения материальных и духовных ценностей в зависимости от количества и качества затрачиваемого труда. Посредством использования материальных и моральных стимулов направляется поведение людей, активизируются и поощряются их действия, развивается социалистическое соревнование.

Стимулирование предполагает использование не только положительных, но и отрицательных стимулов: лишение премий, вынесение административного взыскания, применение мер общественного воздействия.

Важными функциями управления являются контроль, учет и анализ. Действенный оперативный контроль исполнения и достоверный учет в работе всех звеньев производства и управления – необходимое условие успешной работы производственного коллектива, правильного воспитания кадров в духе высокой ответственности за порученное дело и строжайшего соблюдения государственной дисциплины.

Контроль призван постоянно давать информацию о фактическом выполнении решений. Он основан на принципе организации обратных связей, которые возникают при любом взаимодействии субъекта и объекта в системе управления. В хозяйственной организации, предприятии общественного питания в функции контроля входит контроль за своевременностью поступления и качеством сырья и товаров, выполнением основных показателей торгово-финансового плана, использованием материально-технической базы, ценами, качеством продукции и организацией обслуживания потребителей, сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств, соблюдением трудовой дисциплины и пр.

Важнейшей формой контроля является учет, обеспечивающий сбор, накопление и переработку информации о деятельности организации, предприятия и их подразделений. Анализ хозяйственной деятельности предполагает всестороннее изучение показателей работы организации, предприятия в их взаимосвязи. Он направлен на укрепление хозяйственного расчета, выявление неиспользованных резервов, борьбу с непроизводительными расходами, ускорение оборачиваемости оборотных средств.

2.Механизация и автоматизация делопроизводства в ресторане

2.1.Цель автоматизации и механизации делопроизводства ресторана

После изучения ряда вопросов по организации ресторанного бизнеса, следует рассмотреть вопрос внедрения систем автоматизации ресторана.

Цель автоматизации ресторана — осуществление контроля товародвижения. Товар в ресторане проходит несколько этапов, начиная получением его от поставщиков и заканчивая подачей в качестве блюда клиенту. Для эффективной работы ресторана каждый из таких этапов нуждается в наблюдении и анализе, а также в продуманной, обстоятельной организации схемы работы подразделений.

В настоящее время на рынке представлено несколько программ для предприятий общественного питания, более или менее успешно выполняющих задачи по рационализации работы ресторана на каждом участке, и предлагающие различные системы организации бизнес - схемы управления рестораном. В качестве примера рассмотрим систему автоматизации ресторанного бизнеса, разработанную компанией «Эксперт». Специалисты компании учли трехлетний опыт работы по автоматизации ресторанов, и создали собственную версию комплексной системы, принимая во внимание все нюансы, возникающие при использовании подобных программ, и реальные пожелания хозяев по организации работы заведения. Одной из отличительных особенностей системы является высокая масштабируемость, позволяющая с равным успехом поддерживать работу как небольшого кафе, так и большого концептуального ресторана со многими залами или сеть ресторанов.

В системах ресторанного бизнеса принято выделять две части, —управление залом («Сервис») и управление складом («Учет»). Отметим здесь, что подобное, исторически сложившееся разделение для современных программных комплексов, реализующих идею корпоративной информационной системы (КИС), выглядит все более условно.

Основные принципы работы части «Сервис», предназначенной для четкой организации взаимодействия подразделений, обслуживающих клиента (зал, кухня, бар, буфет и т.п.) можно проиллюстрировать схемой.( Приложение 1)

1. Прием заказа у клиента.

2. Создание заказа в Системе.

3. Заказ приготовления блюд на кухне/в баре.

4. Отметка готовности блюд и передача их официанту.

5. Закрытие заказа (отправка на кассу).

6. Передача счета клиенту, получение денег. Такая система помимо очевидного упорядочения работы персонала:

- экономит большое количество времени за счет автоматизации обмена данными между подразделениями;

- сводится к минимуму вероятность ошибок в работе персонала (например, заказ блюд, отсутствующих на кухне, путаница при обмене блюдами между кухней и залом и т.д.);

- становится возможным жестко контролировать работу подразделений с помощью данных, предоставляемых в отчетах: марочного (отчета выхода блюд из кухни), отчета по продажам, отчета по выручке, отчет по всем действиям пользователей системы, аналитические отчеты по лучшим/худшим продавцам, блюдам, столам;

- программа дает возможность оперативной подготовки и быстрой замены электронного меню (например, замена дневного меню на вечернее);

- интегрированная дисконтно — кредитная система позволяет ввести гибкую систему скидок с поддержкой для каждого клиента индивидуального бюджета;

- легко организовать специальные виды обслуживания (предоплата, бизнес-ланч, банкет и т.д.).

Система настраивается на желания пользователя как конструктор и позволяет не только построить жесткие схемы последовательности действий работников ресторана, но и оперативно менять их в соответствии с требованиями руководства.

Вторая сторона комплекса управления программа учета товародвижения на складе. Для четкого понимания успешности работы необходимо отслеживать не только прибыль, но и убытки. Программа предназначена для организации работы внутренних подразделений и позволяет проследить следующие действия:

- Весь путь движения товара от прихода на склад до продажи клиенту готового блюда, через все стадии (полуфабрикаты и т.д.). Информация о продаже автоматически поступает с интеллектуальной кассы.

- Состояние любого подразделения (склада, кухни и т.п.). Сколько товаров находиться, и в каком виде, сколько денег заморожено на складе.

- Вовремя информировать о необходимости пополнять запас товаров и многое другое. Схема учета товаров представлена в Приложении 2.

Такая система позволяет в любой момент иметь подробную информацию о наличии в любом из подразделений того или иного товара или блюда (включая полуфабрикаты). Грамотное использование системы позволит наладить организацию труда таким образом, чтобы избежать множества просчетов и ошибок при ведении заказов товаров, узнать о наличии товара на складе на основании сообщений компьютера, исключить ошибки в ценах и ассортиментном перечне, комплексно подойти к анализу закупок и, что немаловажно, провести анализ работы предприятия на основании сводных отчетов и других данных в наглядной форме. В принципе, такая система служит хранилищем данных, на основании которых руководитель может четко понять в каком состоянии у него каждая точка учета и почему.

Существует немало интересных программных и технических средств, каждое из которых является дополнением к комплексной системе контроля и учета. Например, электронные весы, передающие в компьютер информацию о каждом взвешивании (можно использовать при взвешивании дорогостоящих продуктов). Отдельного подробного разговора заслуживают системы контроля и дозирования пролива крепких алкогольных напитков и пива (с возможностями калибровки, передачей данных на компьютер в реальном времени и т.д.), а также кофейные аппараты, подключаемые к системе таким образом, что компьютер разрешает разлив после оформления заказа.

В заключении необходимо подчеркнуть, что собираясь использовать у себя в ресторане комплексную систему автоматизации, нужно четко представлять, что внедрение подобной системы подразумевает не только технические, но и организационные мероприятия, связанные с изменением сложившегося стиля работы персонала и может потребовать дополнительных усилий.[1]

2.2.Система автоматизации делопроизводства и организации управления рестораном «Эксперт»

Программно-аппаратный Комплекс ЭКСПЕРТ успешно существует на российском рынке с 2001 года, пользователями комплекса являются более 300 предприятий России и стран СНГ

Программно-аппаратный комплекс ЭКСПЕРТ специально разработан для обеспечения учета и контроля на предприятии общественного питания, будь то ресторан, клуб, бар, кафе или корпоративная столовая.

В то же время, ЭКСПЕРТ-это не просто система учета.

Пристальное изучение нужд потребителя, совершенно новый подход к проблеме организации подобного рода систем и использование последних технологий позволили создать быструю, удобную, функциональную и гибкую систему, которую легко настроить под любую схему работы предприятия. Программная часть комплекса состоит из нескольких модулей, предназначенных для работы сотрудников разных уровней. Таким образом, каждый работает со своей частью программы, отвечающей его нуждам, которая, подчиняясь настройкам, своевременно предоставит ему необходимую информацию, освободит от ненужных и сложных действий, и оградит от лишних данных, позволяя сконцентрироваться на работе и уменьшить возможное количество допускаемых ошибок.

ЭКСПЕРТ призван помочь в работе каждому сотруднику предприятия от официанта и бармена до директора и владельца, позволяя улучшить качество и эффективность работы всего предприятия.

Задачи, решаемые системой ЭКСПЕРТ.

Среди основных задач, решение которых мы считаем целью существования системы ЭКСПЕРТ, можно выделить четыре:

Минимизация неконтролируемых потерь

Чуть ли не главная проблема любого бизнеса, связанного с торговлей, – это воровство персонала. В ресторанном бизнесе это чувствуется особенно остро, поскольку он представляет собой некоторую комбинацию производства с торговлей. В результате – официанты имеют все возможности положить деньги себе в карман, а повара – унести домой продукты, в то время как отследить, сколько товара было продано, а сколько должно остаться оказывается весьма проблематичным.

Препятствование воровству персонала является первоочередной задачей любой системы автоматизации предприятия питания.

Какое решение проблемы воровства персонала предлагает система ЭКСПЕРТ читайте здесь.

Улучшение качества обслуживания

Важной проблемой в ресторанном бизнесе в России является проблема хороших кадров: действительно, большинство официантов сейчас выбирают работу не по велению сердца, а потому что не имеют достаточно образования или трудолюбия, чтобы наняться вообще куда-нибудь, или ищут временный заработок. Разумеется, низкий уровень подготовки персонала и высокая текучесть кадров отрицательно сказываются на уровне обслуживания посетителей.

Система ЭКСПЕРТ помогает свести к минимуму влияние плохой подготовленности персонала на качество обслуживания! Подробнее о том, каким образом это достигается, читайте здесь.

Помощь в управлении предприятием

Хорошему ресторатору важно постоянно быть в курсе того, как идут дела на предприятии: какие предложения пользуются спросом, от чего зависит посещаемость ресторана, насколько хорошо справляются сотрудники со своими обязанностями и т.д. Всю эту информацию необходимо получать оперативно, чтобы вовремя направлять развитие бизнеса.

ЭКСПЕРТ предоставит Вам всю необходимую для анализа деятельности информацию мгновенно!

Обеспечение конфиденциальности Вашей информации

В последнее время все большую актуальность приобретают вопросы, связанные с защитой информации, причем под защитой понимается не только обеспечение сохранности данных, но и предотвращение доступа к данным посторонних лиц.

В системе ЭКСПЕРТ этой проблеме уделено особое внимание

Программное обеспечение, входящее в состав комплекса ЭКСПЕРТ представляет собой следующий набор модулей:

1.ЭКСПЕРТ: Торговый зал

АРМ Официанта, Бармена, Кассира, Администратора зала. Ведение счетов, печать заказа на производства и в бары, печать фискальных чеков.

2.ЭКСПЕРТ: Настройка

Настройка торговой части системы: должности и права доступа, персонал, залы и столики, модификаторы и комментарии, ручные и автоматические скидки, и многое другое.

3.ЭКСПЕРТ: Отчеты

Отчеты о работе торгового зала. Отчеты по выручке и продажам, по отказам, по клиентам и дисконтным картам, по сотрудникам, по залам и цехам. Просмотр протокола работы.

4.ЭКСПЕРТ: Мониторинг

Просмотр работы торгового зала из офиса с цветовой индикацией скидок и отказов. Детализированное представление любого счета, как открытого, так и закрытого за любой период времени.

5.ЭКСПЕРТ: Клуб

Дисконтная, депозитная и бонусная системы. Ведение счетов постоянных посетителей и отчеты по операциям с ними. Возможность ведения нескольких клиентских карт на одном счете.

6.ЭКСПЕРТ: Калькуляция и склад

Простая и удобная система учета товародвижения, себестоимости и складских остатков для небольшого ресторана.

7.QS: Pro-Store

Мощная система учета, рассчитанная на работу в крупных ресторанных комплексах, с большим количеством рабочих мест.

Борьба с воровством персонала

Компьютерные системы автоматизации ресторанов существуют в мире довольно давно, и основные принципы защиты от злоупотреблений персонала уже сформированы.

Выдача гостям распечатанных на принтере счетов

Этот принцип лежит в основе всех систем автоматизации, существующих на данный момент. Суть его такова: официант обязан предоставить посетителю распечатанный счет, в то время как электронная копия каждого счета хранится в компьютере, и компьютерный учет полученных денег ведется именно по этим копиям. В результате – официант (бармен, кассир) должен сдать ровно ту сумму, которая прошла по всем его счетам.

В теории это выглядит очень просто и действенно, и, действительно, в первые годы существования систем автоматизации, когда появились первые кассовые аппараты, метод был очень эффективным.

Однако при применении метода на практике возникает ряд вопросов:

Как обязать официантов выдавать распечатанный счет?

В настоящее время практически все посетители московских ресторанов знают о существовании компьютерных систем автоматизации и привыкли оплачивать только распечатанные счета, но так было далеко не всегда. Еще два-три года назад в каждом втором ресторане можно было увидеть табличку, информирующую гостей о том, что официанты обязаны предоставлять распечатанные на компьютере счета и просьбой обратиться к администратору, если этого не произошло.

Разумеется, подобного рода способы работы с публикой подходят не для всех ресторанов. В случае если обратиться за помощью к посетителям в силу каких-либо причин невозможно, остается лишь один способ – визуальный контроль. В этом приходится полагаться либо на честность администратора зала, либо создавать в штатном расписании дополнительную должность – контролера – и нанимать человека, постоянно находящегося в зале (или перед экраном монитора с изображением с камеры в торговом зале).

Как быть с отказами?

В процессе работы возникают различные ситуации, выбивающиеся из простой схемы (например, когда гость отказывается от блюда, или вспоминает о наличии дисконтной карты уже после того, как ему принесли чек). Разумеется, такие случаи должны решаться так, чтобы не создавать неудобств посетителям.

В системе ЭКСПЕРТ эта проблема решается следующим образом.

При печати счета заказ блокируется – внести в него какие-либо изменения невозможно, единственное доступное действие – закрытие счета (печать фискального чека). Если возникла необходимость все же сделать изменения, то требуется снять блокировку (действие "отмена печати счета" – обычно разрешается только администратору). После снятия блокировки заказу присваивается статус "после отмены печати", в такой заказ возможно добавлять блюда, но для удалений, переносов или скидок существуют специальные действия:

Удаление после отмены печати

Перенос после отмены печати

Ввод скидки после отмены печати счета

Таким образом, систему ЭКСПЕРТ возможно настроить так, что администраторы зала будут иметь право делать отказы в еще нераспечатанных счетах, но для того, чтобы отменить что-то в счете после печати им нужно будет звать управляющего. Кроме того, такая организация действий позволяет легко и просто обнаружить злоупотребления, просто анализируя протокол работы (с фильтром по действиям) – Вы сразу увидите, кто и как часто совершал отмену, перенос или давал скидку после снятия блокировки счета.

Ведение калькуляционных карт и автоматический расчет остатков товаров

Почти каждая система автоматизации содержит модуль, отвечающий за учет товародвижения на предприятии. Этот модуль должен позволять учитывать приходы и расходы товаров, рассчитывать товарные остатки на складах, в барах и производствах, вычислять себестоимость готовых блюд.

ЭКСПЕРТ: Калькуляция и склад позволяет вести документооборот по одному или нескольким складам ("склад" в терминах системы – это любое место, где хранится товар, т.е. склад, производство или бар).

Все товародвижение строится на основе документов – кладовщик или бухгалтер-калькулятор каждый день вносит приход товара на склады (одна товарная накладная от поставщика соответствует одному приходному документу в системе ЭКСПЕРТ) и внутренние перемещения, если в них есть необходимость (передача товара со склада на производство и т.д.). Каждый документ имеет дату, в каждом указаны контрагенты (партнер-поставщик и склад-получатель), таким образом, легко отследить движение товара – когда и от кого пришла партия, как расходовалась, какое количество осталось на складе.

Расходные документы формируются автоматически при обработке информации о продажах – на основании данных торгового зала и заранее введенных технологических карт. При этом рассчитывается реальная себестоимость реализованных блюд – с учетом цен использованных при приготовлении партий.

Учет остатков и расчет себестоимости блюд в системе ЭКСПЕРТ возможно вести по различным схемам: FIFO, LIFO, AVRG. Две первые схемы – "партионный" учет, подразумевающий, что при списании (расчете себестоимости) используется цена партии товара, имеющей наименьшую (FIFO) или наибольшую (LIFO) дату приходного документа. Третья схема описывает так называемый "метод средних цен". При таком способе учета несколько партий товара программно объединяются в одну, при этом вычисляется "средняя" цена, в зависимости от цен и количества товаров в партиях.

ЭКСПЕРТ: Калькуляция и склад позволяет снимать отчеты:

По остаткам товаров на складе – система подскажет сколько товара должно находиться на каждом складе с точностью до дня или до каждого закрытого счета, на какое время хватит текущего остатка товара (на основе расхода за период);

По движению товара – сколько товара было закуплено у какого поставщика, как расходовался товар;

По себестоимости – ЭКСПЕРТ рассчитает себестоимость блюд по ценам текущего остатка или последних использованных партий, сформирует отчет по себестоимости и наценке за период, поможет оценить рентабельность цен в меню.

Документ Инвентаризация позволит Вам сравнить рассчитанный компьютером остаток товара с реальным и выявить излишки или недостачи товаров.

Постоянный контроль результативности персонала (отчеты по сотрудникам)

Система ЭКСПЕРТ предоставляет массу возможностей для оценки работы персонала – отчеты о выручке, количестве счетов, количестве гостей, проданных товарах, по отказам и скидкам с детализацией по сотрудникам, отчет по протоколу действий конкретного сотрудника за период времени – все это позволяет понять насколько хорошо работает тот или иной официант, бармен, кассир или администратор, вычислить возможные злоупотребления и определить, заслуженное ли место занимает этот человек в Вашей компании.

Улучшение качества обслуживания

ЭКСПЕРТ – это не просто система учета и контроля.

При разработке системы учитывалось большое число факторов, и не в последнюю очередь в расчет принималась необходимость предоставления пользователям системы удобного в работе инструмента, позволяющего организовать четкую и слаженную работу всех сотрудников всех подразделений предприятия питания.

Будучи правильно настроена (с учетом специфики работы предприятия), система ЭКСПЕРТ позволяет:

увеличить скорость работы персонала за счет четкой организации – в системе заранее определяется схема работы, в соответствии с ней назначаются должности и права доступа, после чего каждый сотрудник может выполнять только необходимые ему действия;

застраховаться от ошибок в вычислениях – система автоматически рассчитывает сумму счета с учетом скидки или наценки, сумму сдачи, стоимость временной услуги, с учетом различных прайс-листов;

сократить издержки на обучение новых сотрудников – система имеет очень простой и наглядный цветной сенсорный интерфейс, освоиться с которым практически сразу может даже человек, совершенно не знакомый с компьютером;

сократить время общения между сотрудниками и избежать проблем, связанных с отсутствием взаимопонимания между сотрудниками ("я не слышал", "я не понял" и т.д.) – меню, заложенное в системе предполагает наличие коротких названий блюд, которые официанты видят на экране компьютера и используют в разговорах между собой и записях, заказы поварам печатаются на принтерах, важные сообщения для сотрудников отображаются на экранах терминалов;

быстро и четко определить виновного в сложившейся спорной ситуации – за счет ведения полного протоколирования действий есть возможность сразу выявить ошибку сотрудника и указать ему на нее.

Как видно, большинство этих возможностей направлено на сокращение числа возможных ошибок персонала и уменьшение временных затрат на действия, не связанные напрямую с обслуживанием посетителей.

В результате – официанты смогут уделять больше внимания гостям, сократится время выполнения заказов, уменьшится количество ошибок персонала.

Помощь в управлении предприятием

Система ЭКСПЕРТ предоставляет возможность снятия большого числа отчетов о работе предприятия, как оперативных, так и статистических. Среди них:

· Отчеты о выручке и себестоимости,

· Отчеты по товародвижению, остаткам, запасам товаров,

· Отчеты о продажах (марочные)

· Отчеты о популярности блюд, специальных предложений, залов и столиков,

· Отчеты о статистике посещений,

· Отчеты об отказах, удалениях и переносах,

· Отчеты по постоянным посетителям

Все это позволяет управленческому составу в оперативном режиме получать информацию о состоянии дел и вовремя принимать необходимые решения.

Обеспечение конфиденциальности данных

В системе ЭКСПЕРТ предусмотрена возможность защиты данных о работе предприятия от взлома и утечки информации. Система защиты может быть настроена в несколько уровней, первым из которых является защита данных и программ паролями (система разграничения доступа). Среди прочих возможностей по защите наличествуют:

· Возможность хранения архивных данных на съемном носителе,

· Возможность быстрого удаления архивных данных

· Возможность отключения накопления архивных данных

По очевидным причинам конкретные методики защиты информации в системе ЭКСПЕРТ здесь не приведены.

Заключение

На практике в узком смысле этого слова функционирующий ресторанный рынок представляет собой сложную интегрированную систему различных хозяйствующих субъектов. Центральным звеном этой системы является ресторан. На базе ресторана формируются и удовлетворяются общественные потребности в культурном застолье и культурном досуге. Здесь формируются определенные экономические отношения. Переплетаются личные групповые и коллективные (корпоративные) интересы.

Ресторан — исторически определенная организационная форма функционирования ресторанного бизнеса, предприятие общественного питания, обладающее технико-организационным единством и экономической обособленностью.

Создание атмосферы подлинного гостеприимства в предприятии ресторанного бизнеса должно исходить из основополагающего и незыблемого принципа о том, что клиент всегда прав, т. к. голосует за предоставленный сервис определенным количеством денег из своего кошелька. Между уровнем ресторанного сервиса и расходами клиента в ресторане существует прямая зависимость. Ресторатор ориентирует обслуживающий персонал предприятия ресторанного бизнеса быть вежливыми, внимательными, радушными и гостеприимными. Исключаются любые пререкания и словесная полемика между обслуживающим персоналом и посетителями предприятия ресторанного бизнеса. Подобные факты становятся предметом самого тщательного разбирательства со стороны ресторатора. Дурная молва о ресторане формирует устойчивый стереотип предубеждений, уменьшает клиентскую базу предприятия ресторанного бизнеса и в конечном итоге может стать главной причиной его финансового краха. Создание атмосферы подлинного гостеприимства должно рассматриваться в тесной взаимосвязи с комфортными условиями в обеденных (торговых, банкетных) залах.

Литература и источники

1. Балдин А. Б., Грибов В.Д„ Крутиков В. Л. Организационно-экономические основы бизнеса-М.: МЭГУ, 2001.

2. Брагин Л.А. и др. Торговое дело: экономика, маркетинг, организация. Учебник. – М.: Инфра-М, 2000, 560 с.

3. Бухалков М.М. Внутрифирменное планирование. Учебник. -М.: Инфра-М, 1999.

4. Ваген Л. Гостиничный бизнес. – Ростов – на – Дону: Феникс,2001- 405 с.

5. Горемыкин В.А., Богомолов А.Ю. Планирование предпринимательской деятельности. - М.: Инфра-М, 1999.

6. КлебановаТ. В. Товарные рынки и прогнозирование спроса. - М.:МЭГУ, 2001.

7. Олехнович Г.И. и др. Деловое образование предпринимателя в 4-х томах: Менеджмент в малом предпринимательстве, Бизнес-планирование в малом предпринимательстве, Маркетинг в малом предпринимательстве, Практический курс предпринимателя. – М.: Экоперспектива, 1999.

8. О'Рейли Д. Деловые отношения с покупателями: успешная торговля и маркетинг в бизнесе. – М.: Амалфея, 1997. – 272 с.

9. Осипов В.П. Ресторанный бизнес в России. – М.: Рос Консульт, 2001-390 с.

10. Папирян Г.А. Менеджмент в индустрии гостеприимства. – М.: Экономика, 2000-197 с.

11. Райтер Г.Р. В лабиринтах современного управления: Стратегическое планирование, маркетинг, обслуживание клиентов, управление персоналом, оплата труда. – М.: Экономика, 1999. – 248 с.

12. Уокер Дж. Введение в гостеприимство. – М.: ЮНИТИ, 1999- 427 с.

Приложение 1. Штатное расписание ресторана

Наименование службы	Должность	Количество	Зарплата руб. в мес.	Итого
Служба управления	генеральный директор	1	8000	8000
коммерческий директор	1	6000	6000
секретарь-делопроизводитель	1	4000	4000
бухгалтер	1	6000	6000
экономист	1	6000	6000
товаровед по продуктам питания	1	6000	6000
Производственная служба	разнорабочие	3	3000	9000
водитель	1	4000	4000
повара	4	4000	16000
уборщица	1	2000	2000
Служба сервиса и обслуживания	официанты	10	3000	30000
администратор	2	4000	8000
музыканты	3	4000	12000
ИТОГО	29	56000	117000

Приложение 2. Принципы работы программы.

Приложение 3. Учет товара на складе

Приложение 4. Структура системы ЭКСПЕРТ

[1] Осипов В.П. Ресторанный бизнес в России. – М.: Рос Консульт, 2001-390 с.