Процесс управления

Принципы программно-целевого управления предприятием требуют создания конкретных организационных механизмов управления. Четкий организационный механизм необходим и в условиях перестройки в целях повышения эффективности управления народным хозяйством. Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламентировано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений.

Утверждают, что хозяйственный механизм определяется экономическими законами и практической деятельностью людей. Это означает, что нельзя говорить об одинаковых механизмах в разных организациях, реализующих одинаковые цели. Как же выходить из такого положения, что положить в основу конструирования организационного механизма?

Предлагается под организационным механизмом понимать социально-управляемую систему, обусловленную экономическими за конами, наделенную соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющую определенную структуру и позволяющую управлять коллективами людей путем принятия решений.

Такое определение нацеливает проектировщиков систем управления на исследование "статики" и "динамики" механизма управления, под которыми авторами соответственно понимаются существующая организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.

Практически организация управления - это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, разработки действующих организационных процедур, блок-схемы и схемы принятия решений и как результат поиск путей совершенствования системы управления.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как пока зал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Охарактеризуем их.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представ лены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях. В результате вы является степень соответствия управленческой практики ее модели и в случае необходимости производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

Второй этап - разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется пере чень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается, для выполнения какой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

Третий этап - выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений под разделения промышленного предприятия, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.

Разумеется, реальную схему принятия решений надо проверить -подвергнуть логическому анализу. В этом и состоит пятый этап работы, на котором на основе логики и здравого смысла просматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

И, наконец, шестой этап - непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения предприятия.

Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления промышленным предприятием.

Первостепенная задача - формирование его целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, потому, что период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, потому, что проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей с помощью экспертных методов требует применения специальной методики.

Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. По мнению авторов, наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений.

Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления.

Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, наименование которых мы выявили на стадии обследования.

Моделирование состава управленческих решений осуществляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяется количеством структурных подразделений.

Оптимальность процесса подготовки управленческих решений достигается путем выявления и ликвидацией отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе.

Моделирование правил работ исполнителей и руководителей в процедурах с помощью ЭВМ является частью общего процесса формирования организационного механизма управления и распределения управленческих решений по уровням управления, определения оптимального числа исполнителей и руководителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений, определения перечня документов, необходимых для принятия управленческого решения, разработки документации, регламентирующей деятельность подразделения.

Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки управленческого решения последователь но на всех уровнях управления вплоть до уровня принятия окончательного решения и осуществляется на основе стандартной информационной модели.

Методика моделирования правил работ исполнителей в процедуре рекомендуется для практического осуществления этапа "регламентации" в процессе формирования общей структуры управления.

При моделировании структуры управления необходимо решать задачи моделирования функциональных групп управленческих решений, моделирования с помощью ЭВМ распределения решений по уровням управления для обеспечения разработки схем управления.

Формальная постановка задачи моделирования функциональных групп управленческих решений такова. Известны полный список управленческих  решений,   необходимых  для  реализации  целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, что бы каждая из групп потребляла минимальное количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики.

Распределение решений по уровням управления осуществляется с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель уровня управления.

Задача оптимального распределения управленческих решений по уровням управления формируется следующим образом: для каждого выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности необходимо однозначно определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данной:

уровня управления. При этом каждый сотрудник должен принимав решения, соответствующие своей компетенции и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача решается последовательно для всех уровней управления.

Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы управления в рамках предполагаемого метода предлагается матрично-штабная схема управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управленческих решений по уровням управления, расчет за грузки уровня управления для координационного, тематического либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование вы бора типа структуры управления.

Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной схемы структуры управления.

На заключительном этапе разрабатываются документы, регламентирующие деятельность системы управления: Положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.

Итак, системная концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.

Решение задачи анализа системы управления предполагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления, т.е. не достигается комплексное проектирование системы управления.

Комплексное проектирование системы управления предполагает выбор целей функционирования, формирования состава решений, реализующих цели функционирования, процесса принятия решений (моделирование организационной технологии подготовки решения), формирования структуры управления, разработку документации, регламентирующей деятельность управления.

Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд эта порешается с помощью ЭВМ, что упрощает системное проектирование.

Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению организованности управления и повышению качества принимаемых решений.

Для выполнения своих функций каждая конкретная система имеет конкретную физическую структуру, состоящую, в зависимости от сложности системы, из того или иного количества подсистем (блоков, структурных элементов) и элементов. Например, основными структурными элементами системы управления являются:

*                    организационно-распорядительная  подсистема (Генеральный менеджмент)

*                    материально-техническая подсистема (Маркетинговый менеджмент)

*                    финансовая подсистема (Финансовый менеджмент)

*                   социально-психологическая подсистема (Кадровый менеджмент)

Каждая из этих подсистем имеет свою функциональную направленность, а все вместе( подсистемы, блоки, структуры, структурные элементы выполняя каждый свою функцию, в тоже  время  находятся  в функциональной  и временной взаимосвязи. Важнейшим является то. Что связь между объектом, что связь между объектом и целью устанавливается не через структуру объекта, а через его функцию. Функция выступает как свойство объекта, главное  его назначение, необходимость существования. Структурные элементы системы управления формируются на основе тех функций (целей), которые должна выполнять система управления. В зависимости от цели, стоящей в данный момент перед фирмой, может меняться количество элементов в структуре управления, перераспределяться нагрузка на функциональные и структурные элементы, меняться их удельный вес и значимость относительно системы в целом, однако набор функций, выполняющих существующую главную функцию системы управления, останется неизменным.