Разработка инструкции по
делопроизводству в конкретном предприятии
Содержание
ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 3
1. ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА....................... 4
1.1 Оформление
постоянных реквизитов. Бланк документа......................... 4
1.2 Оформление переменных реквизитов....................................................... 6
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЕННЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ
УСТРОЙСТВ.................................................................................................... 23
3 ОСОБЕННОСТИ
ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ..................................................... 25
3.1 Приказы и распоряжения........................................................................ 25
3.2 Организационные документы................................................................. 30
3.3 Информационно-справочные документы............................................... 31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................................................. 40
СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.......................................... 41
ПРИЛОЖЕНИЯ................................................................................................ 42
ВВЕДЕНИЕ
Настоящая Инструкция
создана в целях повышения качества управления, содействия подразделениям
Обществ в подготовке распорядительных документов. Регламент устанавливает
единые правила оформления организационно-распорядительной документации в
Обществах.
Установленные настоящей
Инструкцией требования к разработке ОРД являются обязательными для соблюдения
всеми сотрудниками Обществ, осуществляющими
подготовку документов.
Система
организационно-распорядительной документации, функционирующей в сфере
управления, включает основные группы документов: организационные, распорядительные
и информационно-справочные документы.
В состав организационных
документов входит: штатное расписание, инструкция (порядок, правила, положение
и т.д.), структура.
В состав распорядительных
документов входит: приказ, распоряжение, протокол заседания, совещания.
В состав
информационно-справочных документов входят две группы документов: справочно-информационные
и справочно-аналитические документы.
В состав
справочно-информационных документов входят: протокол; служебная записка;
предложение; объяснительная записка; заявление; телеграмма; электронное сообщение;
письмо.
В состав
справочно-аналитических документов входят акт, справка, сводка, заключение,
отзыв, список, перечень.
Цель работы: разработать
инструкции по делопроизводству для предприятий ЗАО «Группа ЧТПЗ».
Для достижения данной
цели необходимо выполнение следующих задач:
– описать оформление
постоянных реквизитов. Бланк документа;
– представить оформление переменных реквизитов;
– описать процесс автоматизации
документирования, требования к документам, изготовленным с помощью печатающих
устройств;
– выявить особенности
оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов
3.1 Приказы и распоряжения
3.2 Организационные документы
3.3 Информационно-справочные документы
1. Айман Т.О.
Делопроизводство: Образцы документов. – М.: РИОР, 2005. - 271 с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство:
Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Дашков и К, 2003.
– 336 с.
3. Басаков М.И. Договорная документация
для предпринимателя: Образцы оформления учредительных документов,
предпринимательских и трудовых договоров: Практ. пособие. – Ростов н/Д: МарТ,
2004. - 278 c.
4. Делопроизводство: Организация и
технологии документационного обеспечения управления: Учеб. для вузов /Под ред.
Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-Дана, 2003. - 359 с.
5. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства:
Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для вузов. – М.;
Новосибирск: Инфра-М: Сиб. соглашение, 2003. –320 с.
6. Организация работы с документами: Учебник
/Под ред. проф. В.А. Кудрявцева – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
7. Пшенко А.В. Делопроизводство. – М.:
Юрайт, 2004. - 181 с.
8. Пшенко А.В.
Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие. – М.:
Форум: ИНФРА-М, 2004. – 251 с.
9. Рогожин М.Ю. Документационное
обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие. – М.: Проспект, 2005. – 383 с.
10.
Санкина
Л.В. Делопроизводство в коммерческой организации: На примере акционерного
общества. - М.: МЦФЭР, 2005. – 429 с.
11.
Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению
деятельности предприятия. – М.: Приор-издат, 2004. - 160 с.
1.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
Выделяются три группы реквизитов документов (приложение 1).
При этом существуют реквизиты, входящие в любой документ и
обеспечивающие его применение в управленческой деятельности: автор документа
(наименование организации или структурного подразделения); регистрационный
номер; текст; подпись.
Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из
этих реквизитов делает документ недействительным.
Конкретный набор реквизитов для каждого документа – формуляр
документа – определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются
обязательными для каждого документа, независимо от его вида.
К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты,
образующие бланк документа.
1.1 Оформление постоянных реквизитов.
Бланк документа
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.
Бланк включает в себя только постоянную информацию об организации-авторе
документа.
Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление
документов, повышает общую культуру документационного обеспечения управления.
В случае если документ содержит несколько страниц, на бланке
печатается только первая.
Существуют два основных типа бланков: бланк для писем и общий
бланк (для внутренних документов).
Разработка бланка для писем вызвана необходимостью указания в
письме адресных, справочных данных о предприятии. Бланк для письма содержит
следующие реквизиты:
Эмблема организации. Данный реквизит помещают на бланках в
соответствии с Уставом Общества.
Наименование организации-автора документа – соответствует
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (Уставе):
– ЗАО «Группа ЧТПЗ»,
– ОАО «Челябинский трубопрокатный завод» (сокращенное наименование
– ОАО «ЧТПЗ»);
– открытое акционерное общество «Первоуральский новотрубный
завод» (сокращенное наименование – ОАО «Уралтрубосталь»). Не допускается
использование аббревиатур «ПНТЗ», «НТЗ».
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый
адрес, номер телефона, другие сведения по усмотрению организации (номера
факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).
Код организации проставляют в соответствии с Общероссийским
классификатором предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица – проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) – проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
Ограничительные отметки для: регистрационного номера; ссылки
на регистрационный номер и дату документа; адресата; заголовка к тексту.
Образцы бланков для писем представлены в приложениях 2.
Общий бланк используется для распорядительных документов, а
также – для протоколов.
Общий бланк включает следующие реквизиты: эмблема организации
или товарный знак; наименование организации в именительном падеже;
Образцы общих бланков представлены в приложениях 3.
На общем бланке ЗАО «Группа ЧТПЗ» оформляются приказы и
распоряжения по основной деятельности, приказы по личному составу.
На общих бланках предприятий оформляются распоряжения по основной
деятельности и приказы по личному составу.
1.2
Оформление переменных реквизитов
Наименование структурного подразделения – полное название в
именительном падеже – должно соответствовать утвержденной организационной
структуре Общества. Данный реквизит оформляется ниже наименования
организации-автора, по центру (в служебной записке – слева).
Наименование вида документа должно
соответствовать компетенции подразделения-автора и
быть закреплено Уставом Общества. Наименование вида документа проставляется во
всех документах, за исключением писем и факсов и печатается прописными буквами
без разрядки и выделения каким-либо другим шрифтом, например: ПРИКАЗ,
РАСПОРЯЖЕНИЕ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.
Дата документа – дата его
подписания или утверждения.
Для протокола датой является дата заседания (принятия решения),
для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны
иметь одну (единую) дату – последнюю.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности:
день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 05.12.2003.
В письмах, служебных записках и в распорядительных документах
(приказах, распоряжениях) дата проставляется от края левого поля в одной строке
с регистрационным номером.
В юридических, финансовых
документах дату следует оформлять словесно-цифровым способом: 15 мая 2005 года.
Регистрационный номер документа –
это буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер актов и протоколов – порядковый номер.
В состав регистрационного номера
входящих документов входит код структурного подразделения и порядковый номер.
Составные части отделяются дефисом.
Регистрационный номер документа,
составленного совместно одним из Обществ и другими организациями, состоит из
регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставленных
через косую черту в порядке указания авторов на документе.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) и
некоторых информационно-справочных документах (служебных записках, письмах,
факсовых сообщениях) Обществ регистрационный номер представляет собой
идентификационный код Х-S-ААА-EEE-F, где применяются только буквы русского алфавита, кроме «С» и «О», а
также арабские цифры.
Х – буквенный код, обозначающий вид документа: протоколы заседаний
Совета директоров (Н), приказы (А), распоряжения (Р), служебные записки (З),
письма (М), факсовые сообщения (Ф), протоколы (П).
S –
буквенный код Общества-автора документа: ЗАО «Группа ЧТПЗ» (Г), ОАО «ЧТПЗ» (Ч),
ОАО «Первоуральский новотрубный завод» (П).
ААА – трехзначный код структурного
подразделения-инициатора, (приложение
8), например, Р25, И12 и т.п. Используется только при подготовке распоряжений и
приказов по личному составу по ОАО «Первоуральский новотрубный завод».
ЕЕЕ – регистрационный номер
документа, состоящий из трехзначного порядкового номера (от 001 до 999).
F – дополнительный код вида документа.
К кодам приказов по личному составу добавляется литера «Л», о
замещении должности на период отпуска, командировки, болезни – литера «К», о
наложении взысканий за нарушение трудовой дисциплины – литера «П», о возмещении
ущерба травмированным – литера «В». К номерам распоряжений по личному составу
также добавляется литера «Л».
К кодам приказов по основной деятельности, если документом
реализуются функции управления предприятиями трубного дивизиона, добавляется
литера «У».
Если приказ по основной деятельности предназначен для внутреннего
администрирования в ЗАО «Группа ЧТПЗ», литера не ставится.
При подготовке проектов распорядительных
документов структурное подразделение-инициатор проставляет следующие элементы:
буквенный код вида документа, код структурного подразделения-инициатора,
дополнительный код вида документа (при необходимости), оставляя пробел для
порядкового номера.
В распорядительных документах данные обозначения проставляются
в правой части строки, следующей за наименованием вида документа – на первом
листе и в правом нижнем углу на всех последующих листах документа.
В служебных записках идентификационный код проставляется на
первом листе под наименованием службы, подготовившей документ, и в правом
нижнем углу на всех последующих листах документа, в письмах – на первом листе в
месте, предназначенном для указания номера документа, а также в правом нижнем
углу на всех последующих листах.
Порядковый номер и дата проставляются после подписания при регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату
документа используется только в тех видах документов, которые являются ответом
на запрос (письмо, служебная записка), при этом сведения в документ переносятся
с поступившего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается под регистрационным
номером документа. Не следует делать ссылку на регистрационный номер и дату
непосредственно в тексте ответа.
Место составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование организации" и "Справочные данные об
организации". Место составления или издания документа указывают с учетом
принятого административно-территориального деления.
Место издания в документе не указывается, если оно входит в
состав наименования организации – автора документа, например, ОАО «Челябинский
трубопрокатный завод», ОАО "Первоуральский новотрубный завод".
Реквизит "Адресат" проставляется на исходящих
документах (письмах), а также на внутренних – в случае, если этот документ
предназначен для передачи руководству или в другие подразделения (в заявлениях,
служебных записках, справках).
Наименование организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже, например:
|
|
Минюст России
Управление
систематизации
законодательства
|
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном
падеже, при этом инициалы проставляют перед фамилией:
|
|
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
А.П. Иванову
|
или
|
|
ОАО
"Электроцентрмонтаж"
Главному бухгалтеру
М.В. Кочерову
|
Если документ отправляется в несколько однородных организаций
или в несколько структурных подразделений одной организации, то адресат
указывается обобщенно:
Начальникам цехов
При оформлении адресата не допускаются формулировки, содержащие
слово "всем": "Всем руководителям структурных подразделений",
"Всем начальникам цехов" и т.п.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,
затем, при необходимости, почтовый адрес, при этом необходимо соблюдать
следующую последовательность: наименование адресата; название улицы, номер
дома, номер квартиры, офиса; название населенного пункта; название области,
края, автономного округа (области), республики; страна (для международных
отправлений); почтовый индекс, например:
|
|
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
|
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя,
затем почтовый адрес:
А.В.
Карпухину
ул. Остоженка, д.6, кв. 34,
г. Липки,
Тульская обл., 324543
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
При печатании документа адресаты отделяют друг от друга двумя – тремя
интервалами.
"Гриф утверждения документа" – реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Документ утверждается изданием распорядительного документа в случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, при этом, если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (написанного прописными буквами без кавычек, разрядки и двоеточия), наименования должности лица (в именительном падеже), утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии (в именительном падеже) и даты утверждения:
|
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
личная подпись В.В. Садыков
15.05.2006
|
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его регистрационного номера:
УТВЕРЖДЕН
решением
общего собрания
акционеров от 07.06.2006 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ЗАО «Группа ЧТПЗ»
от
01.06.2006 № А-П-Р25-127-У
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция – реквизит документа, который оформляется
соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного
документа.
В резолюции даются указания по
исполнению решения, зафиксированного в документе. Резолюция оформляется от руки
и проставляется на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат».
Если документ содержит больше одной резолюции, то вторая и последующие
проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
В резолюции определяются подразделения или должностные лица,
которым поручается выполнение задания, выработка предложений и т.д.
Резолюция включает инициалы исполнителя (исполнителей), фамилию
(фамилии), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), личную
подпись и дату составления резолюции, например:
А.Б.
Петрову
М.П.
Зайцевой
Прошу
подготовить
проект
договора к 30.07.2006
личная
подпись
12.07.2006
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается
лицо, названное первым в резолюции.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием
регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое
содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при
регистрации и исполнении, а также обеспечивает поиск необходимого документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: «о ком?», «о чем?», при
этом согласовываться с наименованием вида документа (начинаться с предлога «О»
или «Об»), например: (приказ) «О порядке подготовки и оформления распорядительных
документов».
Не допускается начинать заголовок предлогом «По», словами
«Касательно», «Касается».
Заголовок оформляется от границы левого поля.
В случае если заголовок содержит ссылку на ранее изданный
документ, указывается его регистрационный номер, вид и дата документа, например:
О внесении изменений в приказ
от 01.01.2006 № А-П-Р25-234-У
К документам, оформленным на формате А 4, заголовок обязателен.
К тексту документов, оформленных на формате А5, заголовок не составляется.
В случае если документ подготовлен в СЭД, заголовок к тексту
непосредственно в документе должен соответствовать заголовку в СЭД.
Отметка о контроле – проставляется на документах, исполнение
которых взято на особый контроль. Данный реквизит представляет собой букву «К»
специальный штамп, «К». Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа
в правом углу.
Текст документа. Текстом управленческого документа является
выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст
документа может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или
сочетания этих форм.
Анкета – форма представления унифицированного текста документа,
в котором характеризуется один объект по определенным признакам.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной
информации в организационно-распорядительных документах.
Таблица – форма представления унифицированного текста документа,
содержащая информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду
признаков.
Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских,
организационно-распорядительных документах.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки таблицы и графы
строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на
одной странице, графы должны быть пронумерованы, и на следующей странице
печатаются только номера этих граф.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически
согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при
подготовке положений, инструкций, правил, протоколов, актов, договоров,
служебных записок, распорядительных документов.
Связный текст документов (за исключением организационных
документов) состоит из двух частей: констатирующей и заключительной.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели
составления документа.
В этой части, при необходимости, должна быть установлена
связь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному
вопросу. Кроме того, в констатирующей части обосновываются причины издания
данного документа.
При ссылке в тексте документа на ранее изданные нормативные акты,
как государственные, так и локальные, указываются следующие их реквизиты: наименование
вида документа; организация-автор; –
дата документа; регистрационный номер; заголовок к тексту документа,
например:
В соответствии с приказом от 01.01.2006 № А-П-Р25-345-У «Об утверждении
инструкции по делопроизводству»…
Во второй, заключительной (распорядительной), части, излагаются решения,
распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации – в зависимости от
вида документа.
Если содержание документа не нуждается в обосновании, пояснении (в
приказах о назначении на должность), текст может содержать только заключительную
часть.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов, его
следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими
цифрами; нумерация римскими цифрами, а также буквами недопустима.
После номера пункта ставится точка, после номера подпункта –
нет. Не допускается оформления номеров пунктов и подпунктов следующим образом:
«1», 1) и т.п.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки, которые пишутся,
как правило, прописными буквами. Точка в конце заголовков и подзаголовков
разделов не ставится.
Текст пунктов и подпунктов начинается с прописной буквы и заканчивается
точкой.
Использование
значков, математических, физических, химических и иных специальных обозначений
(например, обозначения диаметра) в документах не допускается.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) не
допускается выделение отдельных фрагментов другим цветом, жирным шрифтом,
курсивом, подчеркиванием, каким-либо другим шрифтом.
При необходимости использования аббревиатуры необходимо
указать полное наименование объекта, а в скобках – соответствующую аббревиатуру.
После этого в тексте допускается использование данной аббревиатуры без
расшифровки.
Даты в тексте следует оформлять цифровым способом.
После даты не следует ставить точку (если дата не располагается
в конце предложения), букву «г.», слово «год» и т.п.
Если предложение начинается с даты, ее оформление осуществляется
словесно-цифровым способом, например: 2 апреля 2006 года.
Оформление приложений к документу
Существует несколько способов оформления отметки о наличии
приложения.
Отметка о наличии приложения к письму или служебной записке
оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. – если приложение названо в
тексте документа.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого:
Приложение:
1. Штатное расписание на 8 л. в 2 экз.
2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, указывается только количество экземпляров
одним из двух способов в зависимости от того, было ли названо данное приложение
в тексте документа, например:
Приложение: в 3 экз.
Или:
Приложение:
Штатное расписание в 1 экз.
Если к приложению, в свою очередь, имеются прилагаемые документы,
отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: договор от 25.01.2002 № 3 и приложение к
нему, всего на 8 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 3 экз. в первый
адрес.
Отметка о наличии приложения располагается через два – четыре интервала после
текста перед подписью.
При оформлении распорядительных документов отметка о наличии приложения
делается непосредственно в тексте, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству (приложение 1).
В приложении к распорядительному документу (приказу, распоряжению)
на первом его листе в правом верхнем делается отметка с указанием вида
распорядительного документа, его регистрационного номера, например:
Приложение 1
к
приказу от 01.01.2006
№ А-Ч-Р25-001-У
На приложении к документу, в свою очередь являющемуся приложением к распорядительному документу, отметка
оформляется следующим образом:
Приложение 1
к
приложению 2
к
приказу от 01.01.2006
№
А-Г-И12-001-У
или
Приложение 1
к…(вид документа, заголовок)
Подпись. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись
располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения
(через два – четыре интервала).
В состав данного реквизита входят: наименование должности
лица, подписавшего документ (полное – с указанием организации – если документ
оформлен не на бланке документа, или сокращенное – на документе, оформленном на
бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
|
Генеральный директор
ЗАО «Группа ЧТПЗ»
|
личная подпись
|
В.В. Садыков
|
|
или на бланке:
|
|
|
|
Генеральный директор
|
личная подпись
|
В.В. Садыков
|
Сокращения слов (за исключением «И.о.») и использование аббревиатур
при оформлении должности в реквизите «подпись» не допускаются.
Документы в Обществах подписываются генеральным директором,
заместителями генерального директора, функциональными директорами,
руководителями структурных подразделений.
На документе может стоять более одной подписи, если за его
содержание несут ответственность несколько должностных лиц.
В случае если документ подписывают несколько должностных лиц
одной организации, их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор
личная подпись
В.В. Садыков
Главный бухгалтер
личная подпись
В.Б. Сазонов
Две подписи оформляются также на документах коллегиальных органов
– протоколах, выписках из них – в этом случае необходимы подписи секретаря и
председателя, например:
Председатель личная
подпись В.А. Ганцев
Секретарь личная
подпись Е.Б. Вопилова
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель
и все члены комиссии, при этом указывают не должности лиц, а их обязанности в
составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная
подпись А.М. Попов
Члены комиссии личная подпись К.Д. Иванов
личная
подпись С.Н. Кукушкина
личная
подпись В.П. Соловьев
Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.
Если документ подписывают несколько должностных лиц из разных
организаций, их подписи располагаются на одном уровне, например:
Генеральный директор
Генеральный директор
ООО «Лана»
ЗАО «АСМ»
подпись А.С. Иванов
подпись М.И. Жукова
дата дата
В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают
столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в его разработке.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного
лица с указанием его фактической должности, фамилии и инициалов или с
указанием, что он исполняет обязанности должностного лица (в случае наличия
соответствующего распорядительного документа), а также – даты подписания.
Не допускается ставить при оформлении данного реквизита
предлог «За», косую черту, надпись от руки «Зам.» и т.п.
Гриф согласования документа. При необходимости оценки
целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему
законодательству и локальным правовым актам
и нормативным документам осуществляется согласование проекта документа.
Согласование подразделяется на внешнее и внутреннее.
Внутреннее согласование оформляется путем оформления визы
согласования, внешнее – грифом согласования.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО
(прописными буквами, без кавычек и разрядки), должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии), даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ООО «Лес»
личная подпись
А.П. Миронов
25.02.2006
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др.,
гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно-проверочной комиссии
от
15.08.2006 № 8
Гриф согласования располагается ниже подписи от границы левого
поля.
Если число согласующих лиц достаточно велико, гриф согласования
может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе
перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.
Виза согласования. Визы предназначены для внутреннего
согласования проектов документов.
Документ визируется руководителем структурного подразделения-инициатора,
заинтересованными должностными лицами, заместителем генерального директора,
курирующим данный вопрос, начальником правового управления и начальником
управления делопроизводства.
Виза включает в себя подпись и должность лица, визирующего
документ, расшифровку подписи и дату подписания, например:
Начальник правового управления
личная подпись
Д.С. Ваторин
24.01.2006
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Начальник управления
документационного обеспечения
личная подпись
В.А. Ганцев
24.01.2006
При этом замечания излагаются на отдельном листе, подписываются
и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации,
визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Оформление виз распорядительного документа производится на
оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
Использование аббревиатур и сокращений (кроме «И.о.») при
указании должностей в реквизите «визы» не допускается.
Оттиск печати. Оттиск печати предприятия заверяет
подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы
он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ (не
менее двух букв). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии
документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную
надпись: слово «Верно» (без двоеточия и кавычек); должность лица, заверившего копию;
личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,
например:
Верно
Инспектор канцелярии личная подпись Е.В. Знаешева
01.10.2006
Копии организационно-распорядительных документов, представляемые
сторонним организациям, заверяются печатью подразделения, отвечающего за
организацию делопроизводства в Обществе.
Отметка об исполнителе необходима для того, чтобы лица,
получившие документ для визирования, могли оперативно связаться с лицом,
осуществлявшим подготовку документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя
документа, а также номер его телефона.
Данная отметка проставляется в распорядительных документах,
письмах, служебных записках на оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу следующим образом:
Иванов Андрей Васильевич
65 76 89
В письмах, направляемых в другие населенные пункты, допускается
перед номером указывать в скобках телефонный код города.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии документального
свидетельства – краткие сведения об исполнении); отметку «В дело №»; номер
дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату, например:
Издан приказ от 01.01.2006 № А-Г-Р25-001-У
«Об утверждении инструкции по делопроизводству»
В дело № …
личная подпись
03.01.2006
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело пишется
от руки и датируется исполнителем документа или руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется в левом нижнем углу документа.
Отметка о поступлении документа на предприятие проставляется в виде штампа и
содержит очередной порядковый номер, дату поступления документа (при необходимости
– часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем
углу первого листа документа (или на обороте – для счетов-фактур, актов, договоров).
Отметка об ограничении доступа
проставляется на документах в соответствии с нормативными актами,
разработанными службами безопасности Обществ.
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЕННЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ
УСТРОЙСТВ
Документы изготавливаются
с помощью персональных компьютеров.
Отдельные внутренние документы
(объяснительные записки, заявления) оформляются от руки.
Проекты, подготовленные к
печатанию, должны быть написаны разборчиво, синими или черными чернилами и
тщательно выверенными.
При подготовке материалов
для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание
фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий.
Проекты распорядительных
документов оформляются на стандартных
листах формата А 4 с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Arial №14, межстрочный интервал – полуторный.
Каждый лист
распорядительного документа имеет следующие размеры полей: левое – 3,0 см;
правое – 1,5 см; верхнее – 1,5 см; нижнее – 2,0 см.
Не рекомендуется в
проекте распорядительного документа использование шрифтов других типов и
размеров, курсив, подчеркивание и выделение фрагментов текста и отдельных
реквизитов жирным шрифтом.
Реквизиты документа
(кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один
межстрочный интервал.
При этом составные части
реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования»
отделяются друг от друга 1,5 – 2 межстрочными интервалами.
Другие реквизиты
документа отделяются друг от друга 2 – 4 межстрочными интервалами.
Наименование вида
документа, слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН,
ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ печатаются прописными буквами.
Слова «Примечание»,
«Основание» печатаются строчными буквами (кроме начальных букв).
Расшифровка подписи
(инициалы, фамилия) в реквизите «подпись» печатаются с пробелом на уровне
последней строки наименования должности.
Максимальная длина строки
многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Точка в конце заголовка не
ставится.
При изготовлении документов на двух и более страницах
вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страниц проставляются посередине
верхнего поля листа арабскими цифрами, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего
края листа.
При печатании документов используются восемь стандартных
положений табулятора:
|
№ положения табулятора
|
Количество печатных знаков от
левого поля, после которых оно начинается
|
Реквизиты, начинающиеся с
данного положения табулятора
|
|
0
|
от границы левого поля
|
«Заголовок к тексту», «Отметка
о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», наименование должности в
реквизитах «Подпись», «Гриф согласования документа», слова «ВЫСТУПИЛИ»,
«РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», регистрационный
номер (в служебных записках), название подразделения-автора (в служебных
записках), наименование вида документа (для актов, описей, номенклатур дел)
|
|
1
|
5
|
Начало абзацев в тексте
|
|
2
|
16
|
Составление таблиц и
трафаретных текстов
|
|
3
|
24
|
Составление таблиц и трафаретных
текстов
|
|
4
|
32
|
Реквизит «Адресат»
|
|
5
|
40
|
«Гриф утверждения», «Гриф
ограничения доступа к документу»
|
|
6
|
48
|
Расшифровка подписи
|
|
7
|
56
|
Составление таблиц и
трафаретных текстов
|
3 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1
Приказы и распоряжения
Приказ.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В
констатирующей части излагается основание или причина издания приказа. Если
основанием для издания приказа является правовой акт, необходимо указывать его
реквизиты. Если в приказе ссылки на один и тот
же ранее изданный документ делаются неоднократно, указывать все его реквизиты
необходимо только в первый раз, в дальнейшем указывается только вид документа,
организация-автор, его регистрационный номер и дата (в случае если она не
входит в состав регистрационного номера).
В конце последнего
предложения констатирующей части точка или запятая не ставится.
В распорядительной части
излагаются указания руководителя. Распорядительная часть начинается словом
«ПРИКАЗЫВАЮ» с двоеточием, напечатанного с новой строки, от границы левого
поля, заглавными буквами без разрядки и кавычек. При этом слово «ПРИКАЗЫВАЮ»
должно сочетаться с последним предложением констатирующей части, для чего
рекомендуется использование таких фраз, как «на основании изложенного»,
«учитывая изложенное» и т.п.
При
составлении распорядительной части приказа следует руководствоваться следующими
принципами:
1.
Принцип четкости структуры
Распорядительная
часть должна содержать одно или несколько пронумерованных управленческих
действий – глаголов в неопределенной форме.
В
случае если приказ содержит несколько распорядительных действий, каждое
необходимо выделить в отдельный пункт или подпункт, при этом они нумеруются; действия одного характера или относящиеся к одному
исполнителю (группе исполнителей), перечисляются в одном пункте, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
Директору по персоналу Черноусову О.Л.:
1.1 Обеспечить внесение изменений в организационную структуру
и штатное расписание.
1.2 Обеспечить разработку
должностной инструкции для вновь введенной должности на основании
представленного проекта.
Таким
образом, каждый пункт или подпункт должен содержать распорядительное действие.
В случае если приказ
содержит одно распорядительное действие, выделять его в подпункт и нумеровать
не следует.
Нумерация пунктов и
подпунктов приказа осуществляется арабскими цифрами (при этом после номера
пункта ставится точка, после номера подпункта – нет), например:
1.
1.1
Каждый пункт и подпункт
приказа, а также сроки исполнения пунктов необходимо начинать с красной строки.
2 Принцип четкости при
формулировке распорядительных действий
Если
в приказе устанавливаются локальные правовые нормы (правила), регулирующие
деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного
времени, пункты и подпункты формулируются по следующей модели: что (с) делать –
с какого срока (на какой срок), например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
Утвердить и ввести в действие Регламент оформления организационно-распорядительных
документов (приложение 1) с 01.04.2006.
Если срок введения нормы
в действие не указан, датой вступления ее в силу является дата подписания приказа.
В случае если в приказе
даются поручения исполнителям, пункты текста строятся по следующей схеме: кому
– что необходимо сделать – срок исполнения.
Исполнитель
– должностное лицо, которому в распорядительном документе предписывается
выполнение определенных действий в указанный срок. В приказах в качестве
исполнителей могут упоминаться только должностные лица, непосредственно
подчиняющиеся генеральному директору ЗАО «Группа ЧТПЗ».
В
случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя,
соответствующий пункт должен начинаться с указания должности исполнителя (при
этом необходимо указывать полное наименование должностей в соответствии с
нормативными документами Общества, не допускаются сокращения, (за исключением
И.о. – «исполняющий обязанности»), использование аббревиатур), фамилии (в
дательном падеже), а затем – инициалов должностного лица, например:
Первому
заместителю генерального директора Горнштейну В.И.:
Не
допускаются при определении исполнителей формулировки с использованием слова
«всем», например, «всем начальникам цехов и отделов». При составлении РД
следует избегать неконкретных формулировок, таких как «усилить контроль»,
«проработать вопрос» и т.п.
Также не допускаются
следующие формулировки: «Техническому управлению выполнить…», «Управлению
документационного обеспечения обеспечить…».
Срок
исполнения – дата, до которой соответствующему исполнителю необходимо выполнить
действия, предписанные ему в распорядительном документе.
Срок
исполнения указывается с красной строки после пункта или подпункта, к которому
он относится, следующим образом:
Срок
исполнения – 20.06.2006.
Указание
сроков исполнения иными способами, в частности – «срок исполнения – постоянно»,
«срок исполнения – до 20.01.2006», «срок исполнения – ежемесячно», «срок
исполнения – февраль 2006 года», «срок исполнения – с 20.03.2006», «срок
исполнения – с момента подписания приказа» и т.п. – не допускается.
3 Принцип
преемственности распорядительных документов
Если
приказ изменяет или отменяет ранее изданные распорядительные документы (пункты
документов) или приложения к ним, это оговаривается в тексте.
4
Принцип соответствия текста нормам
официально-делового стиля русского языка
Текст
приказа должен быть сформулирован с учетом требований официально-делового стиля
русского языка.
К
основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность
и ясность изложения; лаконичность и краткость изложения. С целью соблюдения
нейтральности тона изложения не рекомендуется использование оценочных суждений,
таких слов и фраз как «категорически», «исключительно», «однозначно
запрещается» и т.п. Слова должны быть согласованы друг с другом, так, не
допускается использование выражения «согласно приказа», «согласно постановления»
и т.п., нужно: «согласно приказу».
Слово «завод»
рекомендуется заменять словом «предприятие», «Общество». Не следует
использовать в распорядительных документах слова-профессионализмы, фразы,
используемые в узкоспециализированных сферах деятельности, например, «сработать
водохранилище», в случаях, когда данные термины и фразы можно выразить с
помощью синонимов, являющихся общеупотребительными.
Контроль
за исполнением приказов по основной деятельности остается за генеральным
директором, соответственно, пункт о контроле в приказах не оформляется.
В
приказах о назначении на должность, о временном замещении должности, о
поощрении, наложении взыскания, расторжении трудового договора фамилии, имена и
отчества пишутся полностью. В случае если лицо указывается в приказе
неоднократно, полностью его данные указываются только в первый раз, в
дальнейшем указывается только фамилия и инициалы.
В
констатирующей части приказов о временном замещении должности необходимо
указывать дату начала и окончания отпуска (командировки, больничного и т.д.)
замещаемого лица. В случае если время отсутствия замещаемого лица составляет
более 1 месяца, необходимо отразить в приказе получение согласия замещающего
лица на замещение должности.
Даты
в тексте приказов следует оформлять цифровым способом.
Распоряжение. Подготовка и оформление
распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком составления и
оформления приказов.
Распорядительная часть данного вида документа
начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ» с двоеточием,
заглавными буквами без разрядки, с новой строки от нулевого положения табулятора
(от границы левого поля).
В последнем пункте распоряжения по основной
деятельности указывается должность, фамилия и инициалы лица, на которое возлагается
контроль за его исполнением, например:
В
последнем пункте распорядительной части приказа по основной деятельности
указывается должность, фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль
за исполнением данного документа, например:
3.
Контроль за исполнением распоряжения возложить на директора по производству ОАО
«Первоуральский новотрубный завод» Прилукова С.Б.
Приказ
и распоряжение составляются на общем бланке.
При
оформлении работниками ОАО «Первоуральский новотрубный завод» реквизита «визы»
непосредственно в документе следует указывать только тех визирующих, которые не
располагают рабочими местами, подключенными к СЭД, которым, таким образом,
проект РД должен быть направлен на визирование на бумажном носителе. При этом в
соответствующем поле регистрационной карточки следует указывать всех визирующих
(вне зависимости от наличия у данного визирующего лица СЭД).
Составленный
и оформленный в соответствии с требованиями данного регламента проект
распорядительного документа визируется руководителем подразделения-инициатора.
При этом не допускается визирование нескольких экземпляров одного проекта РД
для одновременного их направления нескольким визирующим или для иных целей.
3.2
Организационные документы
В данном
разделе особенности оформления и придания юридической силы организационным
документам рассматриваются на примере инструкции (документы инструктивного
характера могут также называться «Правила», «Положение» и т.п.).
Инструкция – правовой акт, в котором
устанавливаются правила, регулирующие организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
стороны деятельности Общества и его структурных подразделений, должностных лиц.
Инструкция оформляется на общем бланке организации. Заголовок
инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, на которые распространяются
ее требования, например: «Инструкция о ведении делопроизводства», «Инструкция о
порядке регистрации документов».
Текст
инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, внутри
которых делится на пункты и подпункты, при этом начинается с раздела «общие
положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения и
порядок ее применения, основания для разработки, другие сведения общего
характера. Инструкция является документом постоянного или долговременного
действия (до замены ее новой).
Инструкция
подписывается руководителем подразделения-инициатора (разработчика) и подлежит
утверждению генеральным директором или должностным лицом, наделенным
соответствующими правами, путем издания приказа об утверждении инструкции или
проставления грифа утверждения. При издании распорядительного документа для
утверждения инструкции (положения, правил и т.п.) в заголовке распорядительного
документа следует сделать соответствующую запись.
При
отсутствии необходимости в издании соответствующего распорядительного документа
инструкция подлежит согласованию в бумажном виде или посредством СЭД. При этом
обязательными визирующими являются начальник управления документационного обеспечения
и начальник правового управления.
3.3 Информационно-справочные документы
Служебная
записка. Служебная записка – оперативный документ инициативного информационного
или отчетного характера, имеющий целью передачу информации либо запрос на
получение таковой, направляемый должностными лицами другим должностным лицам.
Информационно-справочная
документация, направляемая подразделениям предприятия, должна сопровождаться
соответствующими служебными записками пояснительного характера.
Не
допускается для этих целей использовать такой документ, как письмо, бланки
также не используются.
Обязательными
реквизитами служебной записки являются: наименование организации; наименование
структурного подразделения – инициатора; наименование вида документа; адресат; регистрационный
номер; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения (при
необходимости); подпись; отметка об исполнителе.
Служебная
записка, направляемая непосредственному руководителю, подписывается должностным
лицом, направляющим документ:
Служебная
записка, направляемая внутри структурного подразделения руководителю этого
подразделения, подписывается непосредственным руководителем должностного лица,
направляющего служебную записку:
Служебная
записка, направляемая должностным лицом, находящимся в составе структурного
подразделения, подчиненного функциональному директору, генеральному директору,
его заместителям (ЗГД), функциональным директорам (ФД), подписывается функциональным
директором, в подчинении которого находится структурное подразделение,
направляющее служебную записку, а также подписывается руководителем этого подразделения:
Исключением из этого правила являются случаи, когда служебная записка
направляется подразделением-инициатором по вопросу, за решение которого
руководитель инициирующего подразделения несет ответственность в силу
нормативных актов Обществ. Кроме того, руководители подразделений могут
делегировать должностным лицам, находящимся в их подчинении, полномочия по
направлению служебных записок как внутри подразделения, так и за его пределы
(по заранее определенному кругу вопросов) путем издания дополнительного
распоряжения (либо устного поручения) и уведомления должностных лиц, которым данные служебные записки могут
быть направлены.
В случае
отсутствия необходимых подписей служебная записка не принимается к сведению
структурным подразделением – адресатом.
В случае
если должностное лицо выражает служебной запиской несогласие с действиями
руководителя, либо служебная записка выражает жалобу, подпись руководителя не
требуется.
В Обществах
руководителями определяется обязанность должностных лиц ставить в известность
своих непосредственных руководителей о получении служебных записок, содержащих
определенный круг вопросов.
Текст
служебной записки состоит из двух частей. В первой, вводной, части излагаются
факты, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй,
заключительной, части – выводы, просьбы, предложения о принятии конкретных
действий в связи с изложенным в первой части.
Примечание.
Документ, содержащий только фиксацию какого-либо факта (без внесения
предложений, указания просьб и т.д.) является справкой.
Служебные
записки предназначены исключительно для внутреннего пользования. Их передача
сторонним организациям запрещена.
Акт. Акт – документ,
составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты,
события. Акт, помимо фиксации события, факта, может также содержать выводы и
предложения по зафиксированному факту, событию.
Акты
составляются коллегиально (т.е. должно быть не менее двух составителей). Акты
могут составляться как постоянно действующими органами, так и комиссиями, специально
создаваемыми приказом или распоряжением для решения определенного вопроса.
Работа
комиссии строится следующим образом. Сначала изучается сущность вопроса, затем
– законодательные и иные нормативные акты, регулирующие данный вопрос. После
этого комиссия приступает к установлению фактического положения дел.
Обязательными
реквизитами акта являются: наименование организации; название структурного
подразделения (если члены комиссии находятся в составе одного подразделения); гриф
утверждения; наименование вида документа (АКТ); дата и номер документа (при
этом датой является дата события – проверки, экспертизы и т.д.); заголовок к
тексту; текст; отметка о наличии приложения; подписи.
Заголовок к
тексту должен грамматически согласовываться со словом «акт» и указываться в
творительном падеже (чего?)
Текст акта
состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной
части акта указывается документ или другая причина, на основании которой
происходит событие (соответственно, вводная часть начинается словом
«Основание») его регистрационный номер, дата (в случае если она не входит в
состав регистрационного номера), например:
Основание: приказ от 29.09.2006 № А-Ч-Г01-127-У «О
проведении инвентаризации основных средств».
При
перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указывают фамилии, инициалы и
наименования их должностей в именительном падеже.
Если акт
составлен комиссией, первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов
комиссии располагаются в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами.
Если члены
комиссии приглашены из сторонних организаций, названия этих организаций должны
быть зафиксированы в акте (войти в название должности).
Фамилии
присутствующих лиц также располагаются в алфавитном порядке, нумеруются
арабскими цифрами.
Слова
«Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с
прописной буквы.
В основной
части акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность и характер
проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и
замечания.
Основная
часть акта может быть оформлена в виде таблицы. Текст акта излагается от
третьего лица единственного числа («комиссия установила»).
Основная часть
заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения,
которые помещаются перед отметкой о наличии приложения к акту от нулевого
положения табулятора (от границы левого поля), например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр –
2-й экземпляр –
3-й экземпляр –
Количество
экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными
документами, регламентирующими составление акта.
Акт
подписывается всеми членами комиссии, при этом их должности не указываются.
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Акт составляется на общем бланке.
Образец оформления акта
представлен в приложении 6.
Протокол.
Протокол – информационно-справочный документ, содержащий запись хода обсуждения
принятия решения на заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Обязательными
реквизитами протокола являются: наименование организации; наименование вида
документа (протокол); дата протокола; номер протокола; заголовок к тексту; текст;
подписи.
В
заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания;
заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа, например:
Протокол общего собрания акционеров, Протокол совещания у первого заместителя
генерального директора ЗАО «Группа ЧТПЗ».
Текст
протокола состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная
часть начинается словом «Председатель»,
напечатанным через два интервала от заголовка от нулевого положения табулятора
с прописной буквы. Далее через тире указывается фамилия председателя и его
инициалы. Таким же образом оформляется слово «Секретарь». При проведении
оперативных заседаний эта часть опускается. После председателя и секретаря
указываются фамилии или общее количество участников заседания.
Фамилии
присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном
порядке с указанием должности.
Если
присутствующих более 15, составляется отдельный список, а в протоколе делается
следующая запись:
«Присутствовали:
57 человек (список прилагается)»
В
протоколах постоянно действующих органов должности присутствующих не
указываются.
Также во
вводной части указывается повестка дня. При этом вопросы повестки располагаются
по степени сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы нумеруются
арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об».
Наряду
с вопросом указывается фамилия докладчика и его должность.
Основная
часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела состоит из трех частей, начинающихся словами СЛУШАЛИ,
ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, печатающимися заглавными буквами от нулевого положения
табулятора (от границы левого поля).
Основное
содержание докладов помещается в тексте протокола (полный текст доклад может
быть оформлен в качестве приложения), решение печатается полностью.
Протокол
может фиксировать решение по утверждению какого-либо документа, в этом случае в
тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ
прилагается к протоколу.
Протокол
подписывается лицом, председательствующим на заседании и секретарем без
указания должностей.
Дата
протокола должна соответствовать дате проведения заседания, совещания.
Протоколы
совместных совещаний должны иметь составные номера протоколов Общества и
организаций, принимающих участие в работе коллегиального органа. Составные
номера проставляются через косую черту.
В
зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выделяют следующие
виды протоколов:
– полный
протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и
фамилии выступавших, но и передает содержание докладов и выступлений участников
заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания,
позиции; документирует подробную картину заседания;
– краткий протокол – фиксирует
обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения;
обычно ведется в случае если заседание стенографируется или на оперативном заседании;
не дает представления о ходе обсуждения вопросов повестки дня, высказанных
мнениях, замечаниях, не показывает, как проходила выработка распорядительной
части протокола.
При составлении выписки из протокола воспроизводятся
все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому
подготовлена выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятие решения.
Выписка подписывается секретарем, который также составляет заверительную надпись,
состоящую из слов «Верно», указания должности лица, составляющего выписку,
личной подписи, инициалов, фамилии и даты составления выписки. Если выписка
дается для сторонней организации, она заверяется печатью предприятия.
Типовой срок подготовки протокола –
три дня с момента заседания.
Протокол оформляется на общем бланке.
Протоколы совместных совещаний
представителей Обществ оформляется на бланке предприятия, на территории
которого проводится совещание.
Протокол может
также выполнять функции распорядительного документа. При составлении данных
протоколов необходимо руководствоваться документами, регламентирующими
деятельность указанных органов.
При составлении подобных протоколов
необходимо руководствоваться как настоящим регламентом, так и нормативными
актами, определяющими порядок деятельности соответствующих коллегиальных
органов управления.
Образец оформления протокола
представлен в приложении 7, 8, выписки из протокола – в приложении 9.
Письмо. Служебные письма направляются
в сторонние организации.
Служебное
письмо оформляется на бланке для писем.
Реквизиты письма (помимо реквизитов, указанных
непосредственно на бланке): адресат; заголовок; текст; отметка о наличии
приложения (при необходимости); подпись; печать (при необходимости); отметка об
исполнителе; гриф согласования и визы согласования (при необходимости);
Реквизиты делового письма оформляются в соответствии с требованиями
раздела 3 данного регламента.
Наименование
вида документа в письме не указывается.
Служебное письмо – обобщение различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста –
пересылкой по почте.
Письма
могут быть: инструктивными; просьбами; ответами; напоминаниями; сопроводительными;
гарантийными; подтверждениями.
Письма
могут быть простыми и сложными. Простые письма имеют одну или две смысловые
части. Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения,
напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
Если
письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение
причин его написания, вторая, заключительная – просьба, напоминание, гарантия.
Сложные
письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее
анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений и предложений.
Сложные письма состоят из следующих частей: вступление; основное содержание; заключение.
Вступление
может содержать ссылку на документ (нормативно-правовой,
организационно-распорядительный, справочно-аналитический) или его отдельные
пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию
фактов, событий или сложившейся ситуации.
В тексте письма-ответа не делается ссылка «На
Ваш», «Ваш», так как в бланке предусмотрено место для реквизита «Ссылка на регистрационный
номер и дату документа».
Основное
содержание письма составляет описание событий, их анализ и приводимые
доказательства.
Заключение
представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб,
напоминаний.
Письма
обладают юридической силой и подписываются генеральным директором, а также
лицами, которым делегированы соответствующие полномочия. Регистрация письма
производится секретарем лица, его подписавшего, вне зависимости от того, код
какого подразделения-инициатора указан в номере документа, а не секретарем
подразделения, подготовившего данный документ.
Образец
оформления письма представлен в приложении 10.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Инструкция подготовлена в
соответствии с ГОСТом Р6.30–2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению
документов», определяющим набор реквизитов, необходимых и достаточных для
оформления любого документа, относящегося к унифицированной системе организационно-распорядительной
документации, устанавливающим правила оформления реквизитов.
Передача
документов и их копий сторонним организациям допускается только в пределах
компетенции должностного лица. Копии документов заверяются в подразделениях,
осуществляющих регистрацию данных документов.
Порядок и принципы работы с конфиденциальной документацией устанавливается специальными документами, разрабатываемыми службами безопасности Обществ. При работе с документацией, подпадающей под действие специальных положений, должностные лица и сотрудники Обществ должны руководствоваться положениями о работе с конфиденциальными документами.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
12.
Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов. – М.:
РИОР, 2005. - 271 с.
13.
Басаков
М.И. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.
– М.: Дашков и К, 2003. – 336 с.
14.
Басаков
М.И. Договорная документация для предпринимателя: Образцы оформления
учредительных документов, предпринимательских и трудовых договоров: Практ.
пособие. – Ростов н/Д: МарТ, 2004. - 278 c.
15.
Делопроизводство:
Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учеб. для
вузов /Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-Дана, 2003. - 359 с.
16.
Кирсанова
М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб.
пособие для вузов. – М.; Новосибирск: Инфра-М: Сиб. соглашение, 2003. –320 с.
17.
Организация
работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудрявцева – М.:
ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
18.
Пшенко
А.В. Делопроизводство. – М.: Юрайт, 2004. - 181 с.
19.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления:
Делопроизводство: Учеб. пособие. – М.: Форум: ИНФРА-М, 2004. – 251 с.
20.
Рогожин
М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие. – М.:
Проспект, 2005. – 383 с.
21.
Санкина
Л.В. Делопроизводство в коммерческой организации: На примере акционерного
общества. - М.: МЦФЭР, 2005. – 429 с.
22.
Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению
деятельности предприятия. – М.: Приор-издат, 2004. - 160 с.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Виды реквизитов документа
|
Реквизиты бланка
|
Реквизиты, определяющие
юридическую силу документа
|
Реквизиты,
отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные
отметки)
|
|
Эмблема организации или
товарный знак
|
Автор документа (реквизит
«наименование организации»,
«наименование структурного
подразделения»)
|
Адресат
|
|
Код организации
|
Регистрационный номер документа
|
Ссылка на регистрационный номер
и дату документа
|
|
Основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
|
Гриф утверждения документа
|
Резолюция
|
|
Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
|
Текст документа
|
Отметка о контроле
|
|
Код формы документа
|
Гриф согласования документа
|
Отметка о наличии приложения
|
|
Наименование организации
|
Оттиск печати
|
Визы согласования документа
|
|
Справочные данные об
организации
|
Подпись
|
Отметка об ограничении
доступа к документу
|
|
Наименование вида документа
|
Отметка о заверении копии
|
Отметка об исполнителе
|
|
Место составления или издания
документа
|
|
Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело
|
|
Ограничительная отметка для
регистрационного номера документа
|
|
|
|
Ограничительная отметка для
ссылки на регистрационный номер и дату документа
|
|
|
|
Ограничительная отметка для
реквизита «адресат»
|
|
|
|
Ограничительная отметка для
размещения заголовка к тексту
|
|
|
|
|
Приложение
2
|
|
Закрытое акционерное общество
«Группа ЧТПЗ»
юр. адрес: Садовническая ул., д.75, ком.311,
Москва, 115035
факт. адрес: Мясницкая ул., д. 48
Москва, 107078
тел.(495)
933-27-80 факс (495)933-27-83
ОКПО 59111445 ОГРН 101027705011663
ИНН/КПП 7705468560/ 770501001
|
 
|
_________________№_______________
На №_________________ от ____________
|
|
Приложение
3
|
|
Открытое
акционерное общество
«Челябинский
трубопрокатный завод»
Машиностроителей ул., д.21, г. Челябинск, 454129
Тел. (351)
53-04-31, факс (351) 53-44-18
http:/ www.chtpz.ru
ОКПО
00186654, ОГРН 027402694186
ИНН/КПП 7449006730/742150001
|
|
____________________№_______________
На №_________________ от ____________
|
Образец
оформления приказа
|
Приложение
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Закрытое
акционерное общество
«Группа
ЧТПЗ»
ПРИКАЗ
01.02.2006 № Г-Р25-018-У
Москва
О проведении фотоконкурса к 8 марта
Для
выявления и поощрения активных, целеустремленных и успешных сотрудниц
предприятий Группы ЧТПЗ, поддержания корпоративного духа компании,
позиционирования газет «Челябинский трубник» и «Уральский трубник», web-сайтов в Интранете в качестве единых трансляторов
корпоративной культуры
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
Провести в период с 07.02.2006 по 03.03.2006 среди сотрудниц ОАО «ЧТПЗ», ОАО
«Первоуральский новотрубный завод» фотоконкурс.
2.
Начальнику отдела по связям с общественностью Григорьевой Э.Ю. разработать и
опубликовать в корпоративных СМИ условия фотоконкурса и критерии оценки
участниц.
Срок
исполнения – 07.02.2006.
3.
Директору по персоналу Черноусову О.Л.:
3.1
Определить круг участниц фотоконкурса среди сотрудниц подразделений ОАО «ЧТПЗ»,
ОАО «Первоуральский новотрубный завод».
Срок
исполнения – 07.02.2006.
3.2
Обеспечить сбор необходимой информации о конкурсантках.
Срок
исполнения – 07.02.2006.
4.
Утвердить жюри конкурса в номинациях в составе:
|
Федоров А.А.
|
– председатель Совета
директоров ОАО «ЧТПЗ»
|
–
председатель жюри
(по согласованию)
|
|
Садыков В.В.
|
– генеральный директор
ЗАО «Группа ЧТПЗ»
|
– член жюри
|
|
Мори М.П.
|
– заместитель генерального
директора – исполнительный
директор ОАО «Первоуральский новотрубный завод»
|
– член жюри
|
|
Черноусов О.Л.
|
– директор по управлению персоналом
|
– член жюри
|
|
Пагнуев С.А.
|
– главный редактор
газеты «Уральский трубник»
|
– член жюри
(по согласованию)
|
|
Доможирова Е.Н.
|
– начальник группы по связям
с общественностью ОАО «ЧТПЗ»
|
– член жюри
(по согласованию)
|
5.
Подвести итоги конкурса по трем номинациям:
– Мисс «ЧТПЗ», Мисс «Первоуральский новотрубный завод»;
– Мисс Зрительских симпатий;
–
Мисс Обаяние (поощрительный приз за обаяние и приверженность корпоративным
ценностям).
6.
Начальнику отдела по связям с общественностью Григорьевой
Э.Ю.
6.1 По результатам корпоративного фотоконкурса
наградить победителей дипломами и ценными подарками.
6.2 Обеспечить размещение информации об итогах
конкурса в корпоративных СМИ.
7.
Контроль за исполнение приказа возложить на начальника отдал по связям с
общественностью Григорьеву Э.Ю.
Генеральный
директор В.В. Садыков
|
Образец
оформления распоряжения
|
Приложение
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ
10.01.2006 № П-Ц15-001
|
О консервации оборудования кузнечно-термического
отделения участка запасных частей цеха № 15
|
|
В связи с закрытием
кузнечно-термического отделения
СЧИТАЮ
НЕОБХОДИМЫМ:
1.
Поставить на консервацию следующее оборудование:
|
№
п/п
|
Инвентарный
номер
|
Наименование
|
|
1
|
09589000
|
Установка
высокочастотная
|
|
2
|
09456000
|
Молот
пневматический ковочный МБ 4136
|
|
3
|
09487000
|
Молот
пневматический ковочный М 4132А
|
|
4
|
09457000
|
Станок
бесцентрошлифовальный, мод. 3184
|
2. Контроль за исполнением распоряжения
возложить на начальника цеха № 15 Окорокова А.Т.
Главный инженер М.Ю.
Нарбутовских
|
Форма
служебной записки
|
Приложение
13
к
регламенту
|
Подразделение-автор Адресат
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
.
2006 № З-П-Р25-034
Заголовок
Текст служебной записки
Руководитель подразделения,
направившего служебную
записку подпись И.О. Фамилия
Иванов Петр Сергеевич
7 79 11
|
Форма акта
|
Приложение
6
|
|
|
|
|
|
Наименование
структурного
подразделения
|
|
|
|
|
|
|
|
АКТ
№
Заголовок
Основание: наименование
распорядительного документа, его номер, дата (в случае если дата не входит в
состав номера)
Составлен комиссией
в составе:
Председатель –
фамилия, инициалы, должность
|
Члены
комиссии:
|
1 фамилия,
инициалы, должность
2 фамилия, инициалы, должность
3 фамилия, инициалы, должность
|
|
Присутствовали:
|
1 фамилия,
инициалы, должность
2 фамилия, инициалы, должность
3 фамилия, инициалы, должность
|
Текст
Составлен в 3
экземплярах:
1 экз. –
2 экз. –
3 экз. –
Председатель
комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись
расшифровка подписи
подпись расшифровка подписи
подпись расшифровка подписи
|
Форма протокола
|
Приложение
7
|
ПРОТОКОЛ
10.04.2005 №
Заголовок
ПОВЕСТКА ДНЯ
1.
Вопрос повестки дня.
Доклад
директора по персоналу Черноусова О.Л.
2.
Вопрос повестки дня.
Сообщение первого заместителя
генерального директора Горнштейна В.И.
1. СЛУШАЛИ:
Черноусова
О.Л. – содержание доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов
Ю.В. – краткая запись выступления (от третьего лица)
Сырникова
С.Н.– краткая запись выступления (от третьего лица)
РЕШИЛИ:
1.1
Создать…
1.2
1.3
2. СЛУШАЛИ:
…
ВЫСТУПИЛИ
…
РЕШИЛИ
…
Председатель подпись расшифровка подписи
Секретарь подпись расшифровка подписи
|
Форма
краткого протокола
|
Приложение
8
|
ПРОТОКОЛ
Дата №
Заголовок
Председатель –
Секретарь –
Присутствовали:
должности, фамилии, инициалы
Приглашенные:
должности, фамилии, инициалы
Рассмотренные
вопросы:
1. …
2. …
Принятые решения:
1. …
2. …
Председатель подпись расшифровка подписи
Секретарь подпись расшифровка подписи
|
Форма
выписки из протокола
|
Приложение
9
|
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
02.04.2005 №
Заголовок
Председатель –
Секретарь –
Присутствовали:
должности, фамилии, инициалы
Приглашенные:
должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА
ДНЯ
1.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. –
РЕШИЛИ:
1.1
1.2
Председатель подпись расшифровка подписи
Секретарь подпись расшифровка подписи
|
Форма письма
|
|
|
|
|
Закрытое акционерное общество
«Группа ЧТПЗ»
юр. адрес: Садовническая ул., д.75,
ком.311,
Москва, 115035
факт. адрес: Мясницкая ул., д. 48
Москва, 107078
тел.(495)
933-27-80 факс (495)933-27-83
ОКПО 59111445 ОГРН 101027705011663
ИНН/КПП 7705468560/ 770501001
|
|
|
|
|
|
|
05.02.2006 №
М-Ч-Г01-016
На № ОК-091 от 01.02.2006
|
Приложение
10
Адресат
|
Заголовок
Уважаемый…. !
текст
С уважением,
Должность личная
подпись расшифровка
Отметка об исполнителе