Функциональное назначение официально-делового стиля:- объективная информация об известном факте, событии, лице;- точное, безпристрастное, логически организованное, по возможности лаконичное, но вполне достаточно обстоятельное изложение существа и фактической стороны дела, условий соглашения, законов, всякого рода правил, инструкций, предписаний, их юридического комментария. При этом в деловом тексте изложение стремится к обобщенности. Такая функциональная направленность официально-делового стиля обусловливает многие черты его речевой структуры, особенности изложения в служебном документе.

Текст служебного документа излагается от 3-го лица единственного числа. Если служебный документ оформлен на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В стандартном бланке служебных документов должны быть следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Основная часть документа.[1]

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, со­общения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между пред­приятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входя­щей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокра­щению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов.

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткос­тью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные-точны. Тон письма должен быть нейтральным Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-пре­жнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания... ". Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии... " и т.п. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начи­нать с указания наименования учреждения - автора, оно уже имеется в самом бланке. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы-инициативные и ответные.

Если письмо является ответом, cocтавитель указывает дату и номер инициативного документа, на который oн отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письме при окончательном оформлении письма-ответа. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.[2]

2. Дать определение «Делопроизводство». Раскрыть организационные формы работы с документами в управленческом аппарате

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.[3]

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Организация работы с документами— это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.[4]

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (Internationals Standards Organizations), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движение документальной информации по инстанциям. [5]

3 формы организации работы с документами.

1. Централизованная

2. Децентрализованная

3. Смешанная

Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.

Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота.

б) характер работы учреждения, его территориального размещения.

в) структура учреждения и его подразделения.

г) в технич. оснащённость.

д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота. Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

1 категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.

3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.

4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.[6]

3. На бланке произвольного документа расположить реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Документ исполнен подготовкой перспективного плана, изданием приказа, созданием рабочих групп.

Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»[7]

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

Директору ПО «Биосинтез» Петрову И.А.

Заявление

Прошу предоставить мне учебный отпуск на период с 10 декабря по 25 декабря 2005 г. для сдачи очередной экзаменационной сессии в Пограничном Институте ФСБ г. Хабаровска.

Приложение: вызов № 194 от 18 февраля 2007 Пограничный институт ФСБ г. Хабаровска

Липовская М. С.              юрист                                 ____________(подпись)

                                                                                                           02.02.2007

Исполнен подготовкой перспективного плана, изданием приказа, созданием рабочих групп                      (личная подпись) Петров И.А.

В дело № 18,    18.02.2007                     (подпись)    Сидорова П.П.

Список литературы

1.     Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9.

2.     Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М.: Главное Архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 2003. – с. 504

3.     Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 2002. – с.4.

4.     Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. – Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 2003. – с. 135

5.     Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 2001. – С. 69

[1] Андриянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. –М.: ИНФРА, 1998.-37с.

[2] Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 2001. –59с.

[3] Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 2001. –24с.

[4] Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. – Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 2003. –37с.

[5] Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 2001. –96с.

[6] Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. – Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 2003. –53с.

[7] Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9