Содержание

Вопрос №1: Документирование информационно- справочных материалов. 3

1.1.Справки. 3

1.2. Докладные и объяснительные записки. 4

1.3. Акты.. 6

1.4. Телеграммы.. 10

Протокол. 12

Приказ о приеме на работу на основании трудового договора. 13

Приказ о назначении на должность. 13

Образец приказа по основной деятельности. 14

Входящее письмо. 15

Исходящее письмо. 16

Номенклатура дел. 17

Список использованных источников и литературы. 18

Вопрос №1: Документирование информационно- справочных материалов.

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

1.1. Справки.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий⁺. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.

Пример:

Новомосковское производственное

Объединение «Азот» Детский сад №2

Справка

10.08.2000 №113

г.Новосибирск

Гр. Ярославцева Оксана Валерьевна работает техником- конструктором проектно- конструкторского отдела объединения.

Оклад- 2 600 рублей в месяц

Начальник отдела кадров Подпись А.В. Иванов

1.2. Докладные и объяснительные записки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример 2:

Оформления внутренней докладной записки:

Общий отдел генеральному директору

Докладная записка объединения

10.05.2000 №36 Н.К. Иванову

г.Новосибирск

О замене пишущих машин

Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. Машбюро Подпись Г.Н. Колбина

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)^* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Пример:

Наименование организации генеральному директору

Производственный отдел объединения

А.А. Зуеву

Объяснительная записка

12.07.2000 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2000 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

1.3. Акты

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии.

Пример:

Составлен:

Председатель

___________________________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. ___________________________

Должность, фамилия, инициалы

Присутствовали: 1.__________________________

Должность, фамилия, инициалы

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).

Пример:

Составлен в 3 экземплярах

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экх. – в дело 05-24

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Пример:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии Подпись В.Н. Кириллов

Подпись И.Н. Потапов

Подпись Н.Н. Ламшина.

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел — руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

1.4. Телеграммы

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Протокол

Наименование

Предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.0 №___

Собрания трудового коллектива

Председатель –Ф.И.О.

Секретарь- Ф.И.О.

Присуствовали:______________________________________________________________

(должности, фамилия, инициалы)

Приглашенные: ______________________________________________________________

(должности, фамилия, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.____________________________________

2.____________________________________

СЛУШАЛИ:

_______________________ - _______________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

_______________________ - _______________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.2.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

СЛУШАЛИ….

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Приказ о приеме на работу на основании трудового договора

ПРИКАЗ No. ______

от "___"__________ 20__ г.

Принять ______________________________________________ на работу

(фамилия, имя, отчество)

"___"_________20___ г. в ______________________________ на должность

(отдел, цех)

(или по профессии) __________________________________________________

с окладом ________________________________________ руб. в месяц.

Основание: трудовой договор.

Подпись руководителя

С приказом ознакомлен: _______________

Подпись работника

"___"___________ 20__ г. _______________

Приказ о назначении на должность

_______________________________

(Наименование предприятия)

ПРИКАЗ No. ______

"___"_____________ 200__ г.

Назначить ______________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

на должность ________________________________________________________

(по спецификации, квалификации)

с "___"_______________ 200__ г. по "___"____________________ 200__ г.

Условия оплаты и срок работы - в соответствии с заключенным

трудовым контрактом.

___________________________ __________________

(должность руководителя) (подпись)

С приказом ознакомлен:

___________________

(подпись)

Образец приказа по основной деятельности

________________________________________________

(наименование предприятия)

ПРИКАЗ

"___"_________ 200_ г. Nо. _____________

г. _______________

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и

обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству на предприятии.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с

"__"_________ 200_ г.

3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с

"___"_________ 199_ г. руководствоваться Правилами работы с

документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю ___________________________ обеспечить тиражирование

(Ф.И.О.)

Правил внутреннего трудового распорядка и ее передачу в структурные

подразделения предприятия до "___"__________ 200_ г.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на

__________________________________.

(должность, ф.и.о.)

Директор предприятия __________________ ____________________

(личная подпись) (расшифровка)

Визы

____________________________

(должность)

____________________________

(подпись, расшифровка)

____________________________

(дата)

Входящее письмо

Выставочный Центр

«Экспо-Бизнес» Директору АО «Старт»

110020, Москва, г-ну Некрасову О.Н

ул. Вострякова, 118. 115218, Москва

тел. _____________ ул. Новая, 28,

факс ____________

р/сч _____________

25.02.2005 № 63/17-07

На № 25/08-15 от 12.02. 2005

[О рассмотрении заявки

на участие в выставке]

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 10.03. 2005 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением

Директор Центра Личная Ю.В. Страхов

подпись

В дело 08-15

Подпись Дата

Исходящее письмо

АО «СТАРТ»

115218, Москва, Директору

ул. Новая, 28 Выставочного центра

тел. _____________ «Экспо- Бизнес»

факс ____________ г-ну Страхову Ю.В.

р/сч _____________ 110020, Москва,

12.02.2005 № 25/08-15 ул. Вострякова, 118

На № ____ от ______

[ Об участии в выставке]

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 5 «Экономической газеты» от 15.01. 2005, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Директор предприятия Личная О.Н. Некрасов

Подпись

Номенклатура дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.2005 Утверждаю

На 2006 год Руководитель предприятия

Подпись И.О. Фамилия

00.00.2005

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел (томов)	Срок хранения дела (тома) и статьи по перечню	примечание

Референт подпись И.О. Фамилия

Зав. архивом подпись И.О. Фамилия

В 2006 году заведено дел___________________________________

Референт подпись И.О. Фамилия

Список использованных источников и литературы.

1. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению -М., 1996.

2. В.И. Андреева. Делопроизводство.- М., 1994г.

3. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1988

Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1988.— С. 77.

* См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1975, —С. 77.