Статьи

Должностные инструкции

Существует ли стандарт на должностные инструкции? Ответ прост. Нет, да он возможно и не нужен. Ведь каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места.

Существуют ли общие подходы к разработке должностной инструкции? Да, существуют, ибо главной целью должностной инструкции является описание того,что от работника требует и хочет получить организация. Производная цель - четко отличить хороших от плохих работников на основе критериев эффективности труда и специального формата построения должностных инструкций. Ниже приведена структура этого формата в виде внутрифирменного документа "Порядок разработки должностной инструкции". Это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, ибо противникам данного подхода предлагается найти альтернативный метод обоснованного отделения хороших от плохих работников. Желающих просим обращаться в редакцию с конечным результатом. Гарантируем его публикацию!

Порядок разработки должностной инструкции

Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных. Утверждает должностные инструкции Первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план фирмы и/или его корректировки. Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом.

Во первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности ; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

Во вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.).

В третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

Основные требования к составлению должностных инструкций

Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением. Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам:

название должности;

наименование структурного подразделения;

цель должности(зачем она существует);

подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);

перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам;

критерии эффективности труда (количественные и/или качественные).

Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов:

• цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата";

• стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей;

• должности по которым можно разрабатывать критерии эффективности труда работников можно разделить на три категории: доходоприносящие, затратноприносящие(или обслуживающие)и гибридные. Критерии эффективности труда для доходоприносящих должностей вытекают из показателей работы подразделений.Это фактически плановые показатели по доходам,прибыли,снижению затрат подразделения разложенные по конкретным работникам.Критерии эффективности труда работников по затратноприносящим должностям это фактически показатели выполнения мероприятий стратегического плана по срокам,детализированные до уровней планов действий конкретных исполнителей или показатели качества обслуживания клиентов или работников других функциональных отделов. Последняя группа показателей связана с внедрением в организации системы тотального клиентского обслуживания,когда каждый работник считает своим клиентом не только внешнего клиента,но и коллегу из рядом сидящего отдела.Именно этот работник ежемесячно оценивает работу своего коллеги, а достижение соответствующего уровня оценки закладывается в критерии эффективности труда работника.Мы рассмотрим указанную выше систему в других статьях нашего журнала. Гибридные должности объединяют критерии указанных выше двух групп.

В заключение приведем примеры двух должностных инструкций.Работники одной из приводимых в качестве примера организации пошли несколько дальше в стандартизации внешнего вида должностных инструкций.Они смогли внедрить при их написании своеобразный фирменный стиль.В нашем понимании это действительно образец достойный подражания.

БАНК РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЯ

"УТВЕРЖДАЮ"

Президент УБРиР

_________________ ////////////////////// И.А.

"___"___________ 2004 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ НАЧАЛЬНИКА КРЕДИТНОГО ОТДЕЛА

1. ЦЕЛЬ 1.1. Организация работы по предоставлению кредитов юридическим лицам.

2. ПОДОТЧЕТНОСТЬ 2.1. Заместитель начальника кредитного отдела подчиняется начальнику кредитного отдела. 2.2. Заместителю начальника кредитного отдела подчиняются экономисты кредитного отдела.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 3.1. В части организации работы по предоставлению кредитов юридическим лицам: 3.1.1. проводить анализ кредитных историй заемщиков; 3.1.2. готовить заключения о целесообразности предоставления кредитов; 3.1.3. проверять правильность, точность и полноту составления документов, необходимых для выдачи кредита; 3.1.4. распределять работу по ведению клиентов банка - ссудозаемщиков между экономистами отдела. 3.2. В части осуществления контроля за действием кредитного договора: 3.2.1. контролировать правильность начисления сумм процентов и своевременность их погашения; 3.2.2. осуществлять контроль за изменением финансово-хозяйственного положения заемщиков; 3.2.3. обеспечивать своевременность возврата ссуд. 3.3. В части составления отчетности кредитного отдела: 3.3.1. составлять отчетность по формам, изложенным в Инструкции N17 ЦБ РФ; 3.3.2. составлять отчетность по Инструкции N 1 ЦБ РФ по формам, утвержденным внутренним распоряжением в Банке; 3.3.3. составлять внутрибанковскую отчетность к балансовой комиссии по формам, утвержденным Президентом банка.

4. ПОЛНОМОЧИЯ Заместитель начальника кредитного отдела имеет право: 4.1.Принимать самостоятельное решение согласно листа полномочий, утвержденных начальником кредитного отдела. 4.2.Ставить подпись исполнителя на документах согласно утвержденному перечню и контрольную подпись в периоды отсутствия начальника кредитного отдела. 4.3. Давать устные и письменные распоряжения по организации производственного процесса экономисту кредитного отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ БикЮЗаместитель начальника кредитного отдела несет ответственность за: 5.1.Соответствие процедуры кредитования в банке нормам ГК РФ , банковского и валютного Законодательства. 5.2. Своевременность поступления доходов по кредитным операциям. 5.3.Своевременность выявления ухудшения финансового положения заемщиков, повышающего риск невозврата кредита. 5.4. Достоверность и своевременность составления отчетности кредитного отдела.

6. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ 6.1 Выполнение показателей работы заместителя начальника кредитного отдела. 6.2 Отсутствие обоснованных жалоб.

Начальник кредитного отдела Ознакомлен

Должностная инструкция

1. Общие положения.

1.1. Должность: Начальник отдела учета, отчетности и оформления финансовых операций. 1.2. Подразделение: Отдел учета, отчетности и оформления финансовых операций. 1.3. Цель должности: Организация и контроль ведения бухгалтерского (в т.ч. депозитарного) учета, составления отчетности и оформления арбитражных операций, операций с ценными бумагами, операций привлечения и размещения ресурсов на рынке МБК, операций доверительного управления имуществом для соблюдения установленных в п.3 настоящей инструкции критериев эффективности труда. 1.4. Подчинен: Заместителю главного бухгалтера банка, отвечающему за финансовые операций. 1.5.Руководит: -Ведущими экономистами отдела (____ чел.) -Экономистами 1 категории (____ чел.) -Экономистами 2 категории (____ чел.)

2.1. Методологические функции.

2.1.1 .Участвует в определении порядка ведения бухгалтерского учета и в разработке внутренних нормативных документов по операциям указанным в п. 1.3 настоящей инструкции. 2.1.2 Проводит текущий мониторинг действующего порядка ведения бухгалтерского учета предписанного Центральным банком РФ и, при необходимости, вносит предложения Заместителю главного бухгалтера о необходимости соответствующих изменений в Учетной политике банка. 2.1.3 Участвует в подготовке запросов в ЦБ РФ по вопросам, требующим разъяснения. 2.1.4 Организует и участвует в постановке задач по автоматизации бухгалтерского учета, оформления операций и составления отчетности по операциям указанным в п. 1.3. настоящей инструкции. 2.1.5 Участвует совместно со специалистами Финансового управления в проработке финансовых схем в части бухгалтерского учета и оформления операций, контролирует их исполнение. 2.1.6 Подает предложения руководителю о изменении (модернизации) порядка проведения и оформления операций отдела и их перспективному развитию.

2.2. Контролирующие функции.

2.2.1. Проверяет правильность направляемой в ЦБ РФ, отчетности, по операциям, указанным в п. 1.3. настоящей инструкции при отсутствии Заместителя Главного бухгалтера. 2.2.2. Осуществляет оперативный контроль выполняемых платежей по операциям Финансового Управления, подписывает контрольной подписью платежные поручения. 2.2.3. Осуществляет последующий контроль документов дня отдела учета, отчетности и оформления финансовых операций при отсутствии специалистов, отвечающих за данные вопросы.

2.3 Административные функции и кадровая работа: 2.3.1.Организует процесс повышения квалификации сотрудников подведомственного подразделения. 2.3.2. Участвует в решении (урегулировании) спорных вопросов текущего операционного процесса со смежными подразделениями банка. 2.3.3.Разрабатывает и поддерживает должностные инструкции и спецификации личности на сотрудников подведомственных подразделений в актуальном состоянии 2.3.4. Вносит предложения по назначению и увольнению сотрудников подведомственного подразделения. 2.3.5. Осуществляет контроль за исполнением поставленных в стратегическом плане задач, относящихся к подведомственному подразделению по срокам, объемам и качеству. 2.3.6. Осуществляет контроль производственной дисциплины сотрудников подведомственного подразделения. 2.3.7. Участвует в организации мотивации труда сотрудников подведомственного подразделения, в т.ч. вносит предложения по премированию и депремированию.Участвует в формировании «кадрового резерва» подведомственного подразделения. Участвует совместно с Начальником отдела кадров и Заместителем Главного бухгалтера в процедуре отбора, найма и аттестации персонала по подчиненным подразделениям.

2.4. Бюджетирование:

• Составляет проект бюджета отдела и представляет на рассмотрение руководителя.

• Контролирует выполнение бюджета и подает предложения по его корректированию.

• Отчитывается перед руководителем по результатам выполнения бюджета.

• Предоставляет бухгалтерии плановые показатели по счетам формирующим финансовый результат банка.

2.5. Другие функции:

• Выполняет отдельные задания по поручению Заместителя Главного бухгалтера, отвечающего за финансовые операции.

3. Критерии эффективности труда:

3.1. Выполнение подведомственным подразделением закрепленных мероприятий стратегического плана по срокам объемам и качеству. 3.2. Отсутствие замечаний и штрафных санкций контролирующих органов по операциям указанным в п. 1.3. настоящей инструкции. 3.3. Выполнение плановых текущих показателей подведомственным подразделением по срокам объемам и качеству.