1.2. Состав и классификация затрат, связанных с созданием, хранением запаса материалов

Управление материальными запасами в своей первой фазе сопряжено с классификацией затрат, связанных с созданием и хранением материалов.

В соответствии с целями управления группировка основана на следующих принципах:

1) по компонентам затрат;

2) по степени воздействия;

3) по отношению к объему поставок;

4) по видам работ;

5) по местам возникновения затрат.

По компонентам затраты подразделяют на:

А. Затраты на поддержание запасов, т. е. связанные с владением запасами.

1. Коммерческие затраты:

а) проценты;

б) страхование;

в) налоги на капитал, вложенный в запасы (налог на имущество).

2. Затраты на хранение:

а) содержание складов;

б) операции по перемещению запасов.

3. Затраты, связанные с риском потерь вследствие:

а) устаревания;

б) порчи;

в) замены одного вида материала на складе другим;

г) замедления темпов потребления данного продукта.

4. Возможности получения прибыли путем вложения средств в следующих альтернативных направлениях:

а) увеличение производственной мощности;

б) снижение стоимости продукции;

в) капиталовложения в другие предприятия;

г) выплата дивидендов.

Общая ежегодная сумма этих затрат примерно соответствует величине вложений капитала в запасы.

Б. Затраты, связанные с размером партий, т, е. затраты, пропорциональные количеству заказанных партий, а не количеству выпускаемых изделий:

1. Выдача и закрытие заказов.

2. Ведение соответствующих переговоров.

3. Подготовка производства:

а) наладка оборудования;

б) испытание первого образца изделия;

в) брак, полученный при наладке оборудования;

г) потери времени на период освоения операций.

4. Потеря мощности при изменении видов работ.

5. Затраты на перемещение партий, оперативное планированием расходы, связанные с ускорением оборота оборотных средств.

6. Риск исчерпания запасов.

Общая годовая сумма перечисленных затрат в расчете на единицу материалов пропорциональна количеству выданных заказов.

В. Затраты, связанные с дефицитом запасов, т. е. возникающие при отсутствии необходимых материалов:

1. Ускорение доставки поступающих материалов:

а) расходы на связь;

б) расходы на разъезды;

в) оплата агента;

г) дополнительные расходы, связанные с малыми размерами партий;

д) премии за быструю доставку изделий, а также связанные с малыми размерами партий.

2. Ускорение движения заказов на предприятии:

а) затраты на изменение графика очередности заказов;

б) дополнительные затраты, связанные с дроблением партий.

3. Ускорение поставки отгружаемых материалов:

а) расходы на связь;

б) расходы на перевозку товаров отдельными партиями;

в) премии за быструю транспортировку.

4. Коммерческие убытки и расходы: потеря прибылей и рост доли накладных расходов, связанный с сокращением объема продаж из-за отсутствия требуемых товаров:

а) конкуренты данного предприятия получают возможность установить связи с ее заказчиками;

б) заказчики побуждаются к размещению заказов у других поставщиков;

в) появляется необходимость затрачивать время на восстановление отношений с клиентами, которое можно было бы использовать для заключения новых соглашений;

г) необходимость дополнительных расходов на поощрение мероприятий по сохранению объема продаж.

Общая годовая сумма этих потерь пропорциональна количеству товаров, запасы которых исчерпаны полностью или почти полностью.

Г. Затраты на управление запасами:

1. Затраты на обучение:

а) технического персонала;

б) управленческого аппарата.

2. Затраты на содержание: •

а) технического персонала;

б) конторских служащих.

Затраты по пункту 1 незначительны. Ежегодная общая сумма по пункту 2 примерно пропорциональна объему капиталовложений в запасы.

По степени воздействия на общую сумму затрат их группируют на  регулируемые и нерегулируемые.

К регулируемым относятся затраты, величина которых находится в прямой зависимости от воздействия на них со стороны менеджера. В данном случае ответственными за эти затраты являются заведующие складами, менеджеры групп закупки материалов, групп подготовки производства и контроля за издержками производств групп оформления заказов.

В тех случаях, когда менеджеры не могут влиять на величину затрат, затраты классифицируются как нерегулируемые. Например затраты на содержание персонала управления складом, амортизация складских помещений и др.

По отношению к объему поставок: вмененные и релевантные.

Вмененные издержки — это инвестиции в запасы. Большие предприятия вынуждены вкладывать оборотные средства в создание крупных активов. Вмененные издержки отражаются на прибыли которая могла бы быть получена, если бы средства не были иммобилизованы при инвестировании в запасы, а использованы по другим направлениям. К ним относятся издержки, которые зависят от количества купленных единиц запаса. В связи с этим важна информация о вмененных издержках, чтобы инвестиции не становились неоправданно большими и приносили доход.

Релевантные — это издержки, связанные с хранением запасов и выполнением заказа.

В стоимость хранения запасов обычно входят:

вмененные потери по инвестициям в запасы;

дополнительные расходы по страхованию;

дополнительные затраты на складское хранение и стоимость хранения запасов;

дополнительные расходы на обработку материала;

затраты вследствие морального износа и ухудшения характеристик запасов.

В релевантные затраты на хранение включают только те статьи, которые меняются в зависимости от уровня запасов. Например, затраты на складское хранение и стоимость хранения запасов состоят только из тех расходов, которые будут меняться с изменением количества заказанных единиц запаса. Заработная плата кладовщика, амортизация оборудования и постоянная арендная плата за оборудование и здания не относятся к релевантным затратам, потому что на них не оказывает влияние изменение уровня запасов.

Релевантные затраты хранения запасов для таких статей, как расходы на обработку материалов, издержки вследствие морального износа и ухудшения характеристик материалов, трудно учесть, но эти затраты не являются важными для принятия решения об инвестициях. Обычно стоимость хранения запасов выражается в процентах на 1 руб. обычных инвестиций.

По видам работ издержки классифицируют в соответствии с технологией хранения запасов: погрузо-разгрузочные, транспортные работы, сортировка, складирование, физико-химические анализы и др. Классификация по видам работ закладывается в основу построения смет затрат и системы контроля за издержками. Однако эта группировка не позволяет с достаточной степенью достоверности подготовить информацию для организации системы контроля по центрам ответственности, так как один и тот же вид работ будет выполняться для разных мест одним или несколькими исполнителями, внутренними подразделениями и внешними подрядчиками. В соответствии с этим классификация затрат по видам работ дополняется группировкой по местам возникновения затрат.

Классификация затрат по местам их возникновения зависит от организационной структуры управления и поэтому на каждом предприятии разрабатывается своя номенклатура статей. В создании системы обеспечения информацией разных уровней управления важное место отводится выбору показателей деятельности снабженческо-заготовительных служб.

Глава 2. Запасы снабженческо – заготовительной деятельности

2.1. Оценка и учет материальных запасов

Требования к оценке запасов. Выбор метода оценки материальных запасов должен отвечать следующим требованиям:

соответствовать регламентирующим документам состава затрат, включаемых в себестоимость продукции, работ и услуг;

отражать учетную политику предприятия, касающуюся оценки имущества;

выступать основным элементом и принятии решений «закупать или производить»;

быть согласованным с системой контроля производственных затрат;

Перечисленные выше требования являются противоречивыми ни одна из систем оценок не может им удовлетворять. Противоречивость предопределена разными целями оценки отпускаемых материальных ценностей.

1. Для исчисления прибыли и оценки запаса в финансовой отчетности прошлые затраты на материалы обобщают по направлениям расхода. Затем они входят в себестоимость реализованной продукции и составляют часть оценки запаса нереализованной продукции (на складе, в пути).

2. Для принятия решений и установления цены на продукцию прогнозируют затраты на материалы будущих периодов.

Целям внешней отчетности удовлетворяет метод, основанный на прошлых затратах. Для управленческого учета необходима информация о будущих затратах.

Системы оценок материальных запасов. На практике используют такие системы оценок, как ФИФО, ЛИФО, средневзвешенной цены, цены замещения, по нормативным затратам, трансфертной цены.

Метод ФИФО предполагает, что материалы, полученные первыми будут и отпущены первыми. При этом запасы, оставшиеся на конец отчетного периода, будут оценены по самым высоким ценам (ценам последней поставки). Материалы, отпущенные со склада в производство будут оценены по более низкой цене, чем запасы. Метод ведет к расчету более низкой себестоимости реализованой продукции и более высокой прибыли.

Метод ЛИФО основан на принципе оценки оставшихся на конец отчетного периода материалов по самым низким ценам (ценам первой поставки). Предполагается, что последняя партия поставки будет первой пущена в расход. Оценка по методу ЛИФО ведет к увеличению затрат на материалы в себестоимости реализованной продукции и снижению расчетной величины прибыли. В международных стандартах методов учета запасов и незавершенного производства указывается на неприемлемость соотношения учтенных затрат с фактическими затратами отчетного периода. Стандартом рекомендуется в условиях инфляции пользоваться либо методом ФИФО, либо средневзвешенными ценами.

Система средневзвешенных цен предусматривает проведение многочисленных расчетов установления средних для данного учетного периода цен по каждому наименованию материалов. Так как нередко в течение месяца поступает несколько партий материалов одного наименования, то каждая партия выданного материала оценивается по последней средневзвешенной цене. Средневзвешенную цену за единицу при выдаче материальных ценностей рассчитывают путем деления общей суммы стоимости запаса на его количество после каждой партии закупки.

Расчет средневзвешенных цен материалов сопряжен с обработкой большого объема информации. Цена замещения используется при принятии решений. Любая выдача материалов со склада приводит к необходимости их замещения. В этом случае бухгалтера-аналитика интересуют не уже сложившиеся, т. е. прошлые цены, а будущие расходы на сырье. Расходы на материалы, предстоящие в будущем, принято называть, а цену на отпускаемое сырье, определенную этим методом – ценой замещения.

Система цен замещения реально отражает уровень цен на данный и планируемый отрезок времени, и наиболее достоверна при 1нализе отчета о прибылях и убытках. Цену замещения рассчитывают исходя из информации поставщика или прессы, месте расположения поставщика и других факторов, влияющих на величину затрат на материалы.

Предприятия, которые ежедневно используют в своем производстве тысячи видов материалов, испытывают затруднения в сборе информации о стоимости замещения по каждому виду отпускаемых материалов. Решение проблемы сбора и обработки информации о цене замещения видится в системе оценки по нормативной (стандартной) стоимости.

Заранее устанавливается стандарт нормативной стоимости каждого наименования. Стандарт включает целевые затраты, планируемые в начале отчетного периода, и показывающие сколько должны стоить будущие закупки материалов при их эффективном использовании.

Следует отличать нормативные затраты от сметных. Смета относится ко всей снабженческо-заготовительной деятельности или отдельной операции этого вида деятельности; норма содержит ту же информацию, но на единицу сырья и материалов.

Система нормативных затрат, или стандартных цен, близка к системам оценки по методу ФИФО и средневзвешенных цен. Таким образом, сравнительная характеристика методов оценки позволяет сделать вывод о наиболее полном соответствии требованиям финансового и управленческого учета системы оценки запасов по нормативным затратам.

Процедура учета материалов. Стоимость каждого отпущенного материала в зависимости от выбора метода оценки должна быть включена в затраты по соответствующему номеру заказа или отнесена к соответствующим накладным расходам, при этом необходимая информация берется из первичной документации. Номер заказа или номер записи о накладных расходах должен быть предварительно проставлен мастером цеха.

Следующий этап состоит из операций, осуществляемых бухгалтерией:

1) сокращение запасов сырья путем внесения записей об отпущенных ценностях в накопительной и оборотной ведомости по запасам;

2) фиксация количества отпущенных материалов на счете, где отражаются данные о заказах или накладные расходы.