5. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКИХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ ПЕРСОНАЛА ООО «ИЛТиП»

     Для совершенствования системы мотивации персонала ООО «ИЛТиП» необходимо провести следующие мероприятия:

1.     Создание локальной вычислительной сети (ЛВС). Современная деятельность ООО «ИЛТиП» требует автоматизации бухгалтерской деятельности и складского учета, выписки счетов и получения (отправления) сообщений в электронном виде поставщикам и заказчикам, а также передачи различного рода информации между офисом и структурными подразделениями предприятия.

2.     Установка компьютерной программы «1С: Торговля и Склад 7.7». Это мероприятие позволит автоматизировать работу на всех этапах деятельности, что позволит усовершенствовать процесс учета наличия и движения материальных и денежных средств, а также анализа эффективности работы предприятия.

     Основным преимуществом указанных мероприятий является быстрота передачи информации, что существенно ускорит торговый процесс  и позволит сократить затраты на обеспечение деятельности предприятия. И, в свою очередь, положительно повлияет на совершенствование системы мотивации персонала:

o   сокращение времени на обработку и передачу документации приведет к более быстрому поступлению товара в продажу, увеличению товарооборота, росту выручки и, следовательно, к увеличению фонда оплаты труда;

o   автоматизация работы, например процесс составления заявок, существенно облегчит деятельность работников (исчезнет необходимость пересчитывать остатки товара вручную) и т.д.

     Рассмотрим предложенные мероприятия более подробно.

5.1. Создание локальной вычислительной сети

     Для создания локальной вычислительной сети (ЛВС) в офисе необходимо установить один сервер, рабочие станции, несколько сетевых принтеров, один-два модема для выхода в Интернет, получения и отправки электронной почты, факсов и электронных платежей, внутреннюю АТС на 16/24.                  В качестве среды передачи в настоящее время в офисных ЛВС преимущественно используется неэкранированная витая пара 5 категории (UTP).

     Наиболее рациональный подход подразумевает стадию планирования кабельной системы офиса с учетом требований и стандартов на структурированные кабельные сети (СКС). При разработке данного этапа важно будет учесть следующие моменты: на каждом рабочем месте ЛВС должна устанавливаться одна информационная и одна телефонная розетка; пара таких розеток устанавливается на каждые 6 … 10м² площади; активное сетевое (концентратор или коммутатор) и пассивное кроссовое (патч-панели) оборудование сосредотачивается в одном месте – коммутационном шкафу. Для уменьшения длины телефонных линий внутренняя АТС располагается в шкафу или в непосредственной близости от него. Такой подход даст ряд преимуществ по сравнению с традиционным.

     Во-первых,  исчезнет необходимость в прокладке телефонных линий отдельными кабелями. Это делается при помощи того же кабеля, который используется для соединения компьютеров в сеть. Секрет очень прост. Кабель UTP 5-й категории содержит 4 витые пары, из которых две используются для передачи сигналов ЛВС, а две другие используются в качестве телефонных.

     Во-вторых, при перемещениях пользователей внутри офиса не нужно будет прокладывать новые телефонные линии, т.к. они изначально будут находиться на любом рабочем месте.

     В-третьих, при добавлении новых пользователей не нужно будет прокладывать новые кабели. Используя одну незадействованную телефонную розетку, можно подключить дополнительного пользователя к сети при помощи тех же неиспользуемых пар в кабеле. Если все же новый кабель необходимо будет проложить, мы одновременно получим и телефонную и информационную линию. Оптимальным решением является некоторая избыточность первоначально прокладываемых линий связи, т.к. прокладка дополнительных линий обойдется в два раза дороже.

     В пользу такого подхода можно дополнительно указать и на то, что ко вновь устанавливаемым сетям в 70% случаев предъявляется требование возможности работы на скорости 100 Мбит/с. Для реализации такой структурированной кабельной сети необходимо строго следовать рекомендациям стандартов, а прокладку кабеля поручить специалистам.

     Жизненный цикл кабельной системы в несколько раз превышает жизненный цикл компьютерного оборудования, которое каждые полтора-два года приходится модернизировать. Правильно спроектированная кабельная система обходится дешевле в эксплуатации, служит дольше, а главное – надежнее.

     В данном контексте необходимо рассмотреть роль и задачи  дополнительного оборудования.

     Важное место в локальной вычислительной сети офиса занимает коммутационный шкаф. Он позволяет защитить оборудование, которое в него устанавливается, от любопытных сотрудников, пыли, электромагнитных полей, изменения температуры и механических воздействий.

     Для безопасности информации, хранящейся на сервере, и ограничения  доступа к нему посторонних лиц, в запираемый шкаф подходящего размера следует установить и сервер.

     Внутреннюю АТС также рационально разместить в шкафу, по тем же соображениям. Размеры настенных и напольных шкафов приводятся в units (сокращенно U), т.е. в количестве посадочных мест стандартного                  19-дюймового оборудования, которое можно установить в шкаф. Посадочное место в один U занимает по высоте около 45мм. На нашем рынке предлагаются шкафы размером от 6 U до 44 U.

     Следующей весьма полезной деталью в кабельной системе офиса является патч-панель. Это 19-дюймовая металлическая пластина, на которой размещаются гнезда RJ-11 или RJ-45 для подключения, соответственно, телефонных или информационных линий. Количество портов (гнезд) на патч-панели обычно 12 или 24, хотя встречаются панели на 48 и даже 96 портов. Информационные и телефонные гнезда с тыльной стороны панели напрямую соединяются с соответствующими настенными розетками при помощи проложенного кабеля. С лицевой стороны посредством патч-корда (отрезка кабеля длиной 1м, на обоих концах которого установлены коннекторы RJ-11 или RJ-45) к гнездам подключаются выходные линии внутренней АТС или порты концентратора. Перемещение, например, телефонного абонента из одной комнаты в другую производится в течение нескольких секунд переключением патч-корда на патч-панели из одного гнезда в другое.

     Для небольшой сети в офисе ООО «ИЛТиП» удобно применить               24-портовые наборные патч-панели, в которые можно устанавливать в произвольном порядке как гнезда RJ-11, так и RJ-45. Это упростит заделку кабеля при монтаже и администрирование при эксплуатации. В шкафу такая панель занимает посадочное место 1 U. Кроме того, при возможном переезде в новое здание, все установленные компоненты ЛВС могут быть использованы после демонтажа повторно (до 5…7 раз), а патч-панели реорганизованы применительно к новым условиям. [28]

     Для выполнения данного мероприятия обратимся в ООО «Инфо-центр», специализирующееся на предоставлении услуг передачи данных в городе Сосновый Бор.

5.2. Установка программы «1С: Торговля и Склад 7.7»

     Программа "1С: Торговля и склад" представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С: Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

     Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С: Предприятие".

     Программа "1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

     Рассмотрим преимущества, которые даст данная программа применительно  к деятельности ООО «ИЛТиП», более подробно.

1. Автоматизация торговых и складских операций

     Программа «1С: Торговля и склад» позволит автоматизировать работу на всех этапах деятельности ООО «ИЛТиП»:

o   вести раздельный управленческий и финансовый учет;

o   вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

o   оформлять закупку и продажу товаров;

o   производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

o   вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

o   формировать необходимые первичные документы;

o   вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

o   вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

o   вести учет различных видов товарно-материальных ценностей (товаров, материалов, продукции);

o   вести учет товаров в различных единицах измерения;

o   оформление различных складских операций: перемещение, списание, оприходование, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов;

o   возможность произвольного оприходования и списания ТМЦ по различным статьям затрат (в том числе реклама, подарки покупателям и т.д.);

o   получение отчетной информации по наличию и движению ТМЦ, а также оборотных ведомостей и товарного отчета;

o   учет заявок покупателей, отслеживание этапов выполнения заявки, возможность автоматического заполнения заказа поставщику с учетом наличия ТМЦ и оформленных заявок от покупателей;

o   учет товарных кредитов и контроль их погашения;

o   оформление розничных продаж с применением или без применения ККМ;

o   учет остатков ТМЦ, переданных в розницу, по розничным ценам;

o   переоценка остатков ТМЦ в рознице;

o   печать ценников и этикеток.

     Кроме того, в «1С: Торговля и склад» можно будет хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;  выполнять автоматический расчет цен списания товаров; вести учет товаров в различных единицах измерения; получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег; автоматически формировать бухгалтерские проводки для компоненты      «1С: Бухгалтерия».

 

 

2. Надежность и безопасность

     Компонента "1С: Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

o   возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;

o   специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

o   возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;

o   установку запрета на редактирование печатных форм документов;

o   блокировку системы пользователем при временном прекращении работы.

3. Гибкость и настраиваемость

     Программа "1С: Торговля и склад" может быть адаптирована к любым особенностям учета на предприятии, т.к. в состав системы входит конфигуратор, позволяющий при необходимости настроить все основные элементы системы:

o   редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

o   изменять экранные и печатные формы документов;

o   создавать журналы для работы с документами;

o   редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;

o   изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода и др.;

o   создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации.

 

 

4. Современный интерфейс

     Компонента "1С: Торговля и склад" следует современным стандартам пользовательского интерфейса:

o   "советы дня" подскажут эффективные приемы работы и удобные возможности системы;

o   главное меню системы содержит "образы" команд - такие же образы помещены на кнопках панелей инструментов;

o   кнопки панелей инструментов могут быть обозначены не только рисунками, но и текстом.

5. Открытость и доступность

     Программа "1С: Торговля и склад" содержит разнообразные средства для связи с другими программами. Она поддерживает современные средства интеграции приложений OLE, OLE Automation и DDE, использование которых позволяет:

o   управлять работой других программ, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

o   получать доступ к данным "1С: Торговля и склад" из других программ;

o   вставлять в документы и отчеты "1С: Торговля и склад" объекты, созданные другими программами;

o   размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

6. Работа с торговым оборудованием

     Компонента "1С: Торговля и склад" обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами различных типов, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.

     "Интеллектуальное" взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером.

7. Развитые средства администрирования

     Программа "1С: Торговля и склад" включает средства, позволяющие администратору системы:

o   вести список пользователей системы;

o   назначать пользователям пароли на вход в систему;

o   назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

o   формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

o   просматривать список работающих пользователей;

o   получать историю работы пользователей.

     Для внедрения программы «1С: Торговля и склад» будет заключен договор с петербургской компанией «Альфа-софт», осуществляющей установку, демонстрацию, обучение и оказание сопутствующих услуг.