Перечисления - лучше оформлять списком. Такое оформление привлекает внимание, четко выделяет элементы, за счет этого текст удобно читать и легче понять.

Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово может исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу, наконец, придать тексту нежелательную тональность. Все это затрудняет восприятие содержания документа и его рациональное использование[2].

Рассмотрим виды лексических ошибок.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением: вдохнуть-вздохнуть, гарантийный - гарантированный, поместить - разместить.

Сравним слова командированный и командировочный. Слово командированный образовано от глагола командировать и имеет значение «лицо, посланное со служебным поручением в командировку»: Командированные курсанты обеспечиваются общежитием; Я поселился в доме для командированных. Слово командировочный образовано от имени существительного командировка и обозначает предметы, вещи, обстоятельства, связанные с этим понятием: командировочное удостоверение, получить командировочные.

В некоторых случаях слова-паронимы могут сближаться по смыслу и употребляться в качестве синонимов. Следует учитывать, что слова, образующие подобные синонимические пары, всегда различаются и своей лексической сочетаемостью, и оттенками значений, ср.: проводить занятия – производить шум, усвоить урок – освоить производство.

Синонимичные слова-паронимы могут различаться не только оттенками значений, но и способами грамматической связи с другими словами.

Слова-паронимы могут различаться стилистической окраской; ср.: туристский - туристический, океанский - океанический. Как правило, и в этом случае употребления синонимов мы наблюдаем различия в их сочетаемости с другими словами либо в оттенках значений, появляющихся при сочетании одного слова с другим. Ср.: туристская/туристическая путевка, океанские/океанические течения, но на туристских (не туристических) тропах, океанские (не океанические) просторы; формы туристический, океанический более употребительны  в специальной (деловой, научной) речи и поэтому имеют стилистическую окраску книжности. Смещение слов-паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи[3].

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением:  будущий – грядущий, возвести – воздвигнуть, построить – соорудить, спешить – торопиться. Слова-синонимы очень редко бывают тождественны одно другому. Как правило, они различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской. Ср.: возражать – не соглашаться с чем-либо, приводить собственные доводы; противоречить – утверждать нечто противоположное, нередко без достаточного обоснования; перечить – говорить наперекор, причем главным образом из упрямства, чувства раздражения. В этом же ряду синонимов и глагол прекословить (устар.)

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят потому оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего слову требования  значения «норма, порядок, которым кто-либо или что-либо должны соответствовать»: требования к поступающим в вуз, требования к качеству товаров.

Слово запросы синонимично слову интересы в контексте духовные, культурные запросы (=интересы). Однако оно не имеет значения «то, что составляет благо, служит на пользу кого-либо, чего-либо». Неправильно: Личные запросы (следует: интересы) должны гармонично сочетаться с общественными.

Наконец, слово запрос как официальное обращение с требованием дать какие-либо сведения не синонимично слову вопрос, хотя некоторые компоненты их смысла (момент обращения одного лица к другому, желание получить ответ) и совпадают. Неправильно: Члены месткома дали подробные ответы на запросы (следует: вопросы) о строительстве нового дома.

Плеоназмом называется частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), передовой авангард (авангард – те, кто впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Плеонастичны обороты речи типа на полях кипит горячая работа, взаимно помогать друг другу.

Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично. Действительно, когда мы говорим в апреле, не нужно добавлять месяце, когда говорим 150 рублей, не нужно разъяснять денег (или денежных средств). Тем не менее можно указать не один случай, когда оценка правильности/неправильности словоупотребления требует осторожности.

Плеонастичны могут быть терминологические словосочетания типа информационное сообщение (любое сообщение содержит информацию).

Наконец, словосочетания, представляющие собой типичные плеоназмы, в речи могут так видоизменяться, что критерии оценки их правильности/неправильности также изменяются. Неправильно: прейскурант цен (прейскурант – перечень цен), однако допустимы выражения типа прейскурант розничных цен, прейскурант местных цен, в рамках которых понятие цены конкретизируются и получают форму развернутого словосочетания.

Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов, следует учитывать следующие факты, данное явление  полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Омонимами[4] называются слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу. Ср.: лук (оружие) и лук (растение), брак (супружество) и брак (дефект, изъян, недостаток). В произведениях художественной литературы и публицистики омонимы иногда используются в качестве изобразительного средства. Вот как, например, обыграно слово пассаж в одной из газетных статей: Пошли в самый крупный свердловский магазин ЦУМ, или «Пассаж», как его издавна именуют свердловчане. Неожиданные пассажи здесь на самом деле на каждом шагу. В деловых текстах подобное использование омонимов практически не встречается, хотя в особых условиях и возможно (например, в выступлении, при необходимости выразить свою оценку, не прибегая к обычным формулировкам, и т.п.).

С появлением омонимии могут быть связаны и некоторые речевые ошибки. Наиболее частая из них – использование слов-омонимов (а также многозначных слов,  у которых связь между отдельными значениями ощущается нечетко) в контекстах, допускающих двоякое понимание.

Для правильного употребления слов в речи недостаточно знать их точное значение, необходимо учитывать особенность лексической сочетаемости, т.е. их способности соединяться друг с другом.

2 Точность и правильность словоупотребления делового разговора

К деловому разговору предъявляются требования правильности, точ­ности, краткости и доступности речи. Рассмотрим подробнее правильность и точность[5].

Первое и непременное требование к деловому разговору — правильность речи говорящих. Хотя нормы устной деловой речи не так строги, как у ее письменной формы, говорящие обязаны стремить­ся к правильности своего языка. Необходимость соблюдения этого тре­бования продиктована тем, что большинство участников деловой бе­седы, которые сами допускают речевые погрешности, не упустят слу­чая отметить (если не вслух, то про себя) наиболее очевидные ошибки в речи беседующего с ними партнера. К тому же пока вы не будете твер­до знать, что ваша речь с точки зрения ее лексико-стилистических норм является правильной, вам не избавиться от ощущения неуверенности. Только полная уверенность в этом отношении дает возможность со­средоточиться не на словах, а на деле.

Чтобы речь была правильной, слова следует употреблять в стро­гом соответствии с их значением. Между тем ошибки в словоупотреб­лении — наиболее распространенный речевой недостаток участников деловых разговоров.

Употребление слов без учета их семан­тики часто меняет значение высказывания. Например: «Возведение основного корпуса завода совпало с резким ухудшением климатических условий». Говорящий имел в виду, конечно, погодные условия (пло­хую погоду), климат не может измениться за несколько месяцев, в течение которых велось строительство упомянутого заводского корпуса.

Не всегда говорящие умело пользуются в своей речи антонимами.

Рассмотрим следующую довольно часто звучащую в деловых разгово­рах фразу: « В силу слабого контроля...». Здесь первое из слов антонимической

первоначальное лексическое значение, но из-за близкого соседства его антонима это значение «проявилось», и соединение не­совместимых понятий стало причиной нелогичности высказывания.

Небрежное отношение к языку может стать причиной речевой не­достаточности — пропуска слов, необходимых для точного выражения мысли: «Кафедра начинается ровно в 12 часов» (пропущено «за­седание»). Речевая недостаточность обычно возникает, когда говоря­щий торопится и не следит за правильностью высказывания, что нано­сит серьезный ущерб смысловой стороне речи.

Если говорящий затрудняется дать точное определение того или иного понятия, может возникнуть неоправданное нанизывание сино­нимов, которые выражают мысль приблизительно, порождая речевую избыточность, например: «У наших сотрудников в последнее время много пропусков и прогулов. Нам следует обеспечить ритмичную и перебойную работу».

Очень часто в деловом разговоре наблюдается смешение парони­мов, что приводит к грубым лексическим ошибкам. Чаще всего это вызывает нарушение лексической сочетаемости, например: преклонить голову (надо: склонить); красивая и практическая одежда (надо: практичная).

Очень важно не только правильно выбирать слова, но и строить из них предложения. Между тем в деловых разговорах очень часто не обращают внимания на правильность построения высказываний. Ошибки возника­ют тогда, когда говорящие вместо беспредложных конструкций нео­правданно употребляют предложные сочетания, например: показате­ли по использованию (вместо: показатели использования), опериро­вать с этими данными (вместо: оперировать этими данными).

Как уже указывалось, характерной особенностью языка деловых людей является широкое использование отглагольных существитель­ных. Однако неумелое употребление этой лексической категории по­рождает стилистическую неполноценность, а значит, и неправильность деловой речи. Большое количество отглагольных существительных утя­желяет слог, делает его сухим и трудноусвояемым[6].

В деловом разговоре используются (хотя и не так часто, как в пись­менной речи) различные типы сложных предложений. Но при этом го­ворящие не всегда соблюдают нормы их построения.

Точность и ясность речи - важнейшее требование к лю­бому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается со­ответствие высказываний мыслям говорящего. Чтобы речь делового че­ловека была точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за ними закреплены. Точность и ясность выска­зываний взаимосвязаны. Точность придает им ясность, а ясность выс­казываний вытекает из их точности.

Очень часто в устной деловой речи ее точность нарушается в ре­зультате синонимии терминов. Терминов-синонимов в одном высказывании быть не должно!

В разговорной деловой речи для обозначения новых понятий не­редко создаются новые слова от иностранных по словообразователь­ным моделям русского языка. В результате появляются такие неуклюжие термины, как «шлюзовать» (от «шлюз»), «штабелировать» (от «штабель»), «кабелизировать» или «каблировать» (от «кабель»).

К явным недостаткам деловой речи относится использование в ней слов-паразитов: «так», «так сказать», «понимаете», «значит», «вот», «это самое»» и др. Такие слова не украшают деловую речь, а только вызывают раздражение слушателей. Практически они бесполезны.

Снижает точность сообщаемой информации проникновение в речь деловых людей просторечных и жаргонных слов цехового обихода, ко­торые употребляются вместо соответствующих терминов. Часто на пре­зентациях ряда фирм их работники при характеристике эксплуатаци­онных достоинств выпускаемой техники говорят: «исключен порыв проводов», «погиб пластины в пределах допуска», «зависание ще­ток быстро устраняется», «скол изолятора не происходит».

Точность и ясность устной деловой речи обусловлена не только целенаправленным выбором слов и выражений. Не менее важен выбор грамматических конструкций, предполагающий точное следование нор­мам связи слов во фразе. Возможность по-разному объединять слова в словосочетания порождает двусмысленность. Так, двузначна конструк­ция: «В других товарах подобные маркировки отсутствуют» (другие товары или подобные маркировки отсутствуют — неясно).

Заключение

Итак, точность словоупотребления в деловых бумагах и в деловом разговоре является важнейшим условием при следовании принципам точности, правильности, краткости, недопущения многозначности, что является первоочередными признаками официально-делового стиля как такового. Особое внимание при этом уделяется паронимам, синонимам, омонимам, так как именно их неправильное употребление влечёт за собой самые частые и самые грубые ошибки.

Список литературы

1.                     Нормы современного русского литературного языка./Под ред.  К.С. Горбачевич  – М.: ЮНИТИ, 2001

2.                     Русский язык и культура речи./Под ред А.И. Дунев. – М.: Слово, 2002.

3.                     Русский язык и культура речи./Под ред. И.Б. Голуб. – М.: Логос, 2002.

4.                     Теоретические основы культуры речи./Под ред. Л.И.Скворцов - М.: ИНФРА-ДАНА, 2003.

5.                     Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка: Учеб. пособие для вузов.- Изд. 2-е, перераб. и доп.— М.: Высшая школа, 1986.

[1] Головин Б.Н. Основы культуры речи. С. 41.

[2] Русский язык и культура речи./Под ред А.И. Дунев. – М.: Слово, 2002.

[3] Теоретические основы культуры речи./Под ред. Л.И.Скворцов - М.: ИНФРА-ДАНА, 2003.

[4] Русский язык и культура речи./Под ред. И.Б. Голуб. – М.: Логос, 2002.

[5] Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка: Учеб. пособие для вузов.- Изд. 2-е, перераб. и доп.— М.: Высшая школа, 1986.

[6] Теоретические основы культуры речи./Под ред. Л.И.Скворцов - М.: ИНФРА-ДАНА, 2003.