Содержание
1. Функциональное разделение труда в процессе управления
и его характеристика 3
2. Классификация и содержание функций управления. 6
3. Характеристика туристической фирмы «Вояж» г.
Хабаровск. 8
4. Характеристика распределения функций управления по
уровням и звеньям аппарата управления в компании «Вояж»...................................................... 11
5. Предложения
по совершенствованию схемы распределения функциональных обязанностей..................................................................................................... 14
6. Список
литературы....................................................................................... 15
1. Функциональное разделение труда в процессе
управления и его характеристика
Организации создают функциональное
разделение труда для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности
своих подразделений и работников. Функциональное разделение труда определяет
дифференциацию, специализация трудовой деятельности. [2.С.176]
Исследование схем
формальных организаций показывает, что существует уровень вертикального и
горизонтального разделения труда. [3.С.296] Схема вертикального разделения труда
представлена на схеме 1.
Схема 1
Руководитель верхнего уровня
управляет деятельностью руководителей среднего и низшего уровней, то есть
формально обладает большей властью и более высоким статусом. Вертикальная
дифференциация связана с иерархией управления в организации. Чем больше
ступеней иерархической лестницы между высшим уровнем управления и исполнителями,
тем более сложной является данная организация. Полномочия распределяются по
должностям и руководителям, занимающим эти должности. Цель организации рассматривается
как ориентир для направлений потоков связей и полномочий.
Горизонтальная дифференциация
отражает степень разделения труда между отдельными структурными единицами. Чем
больше в организации различных сфер, требующих специализированных знаний и
навыков, тем более сложной она является. Горизонтальная специализация
направлена на дифференциацию функций. Она охватывает определение работы
(соединение различных отдельных заданий) и определение взаимосвязи между
различными видами работ, которые могут выполняться одним или многими
работниками.
Схема горизонтального разделения
труда представлена на схеме 2, где отражены подходы к охвату контролем и
функционализации. Охват контролем — это число подчиненных, которые отчитываются
перед одним руководителем. Функционализация — это разнообразие заданий, которые
должны быть выполнены, чтобы достичь целей организации. Руководитель высшего
уровня имеет прямой контроль над тремя руководителями среднего уровня - по
производству, бухгалтерскому учету и маркетингу. В свою очередь, руководители
среднего уровня имеют прямой контроль над соответствующими руководителями
низшего уровня, а те — непосредственно над определенным числом исполнителей.
Это можно рассматривать как функционализацию, в результате которой образуются те
или иные специализированные подразделения. Наряду с этим существует
географическое (территориальное) разделение труда, связанное со степенью
распределения физических активов организации по различным регионам. В данной
структуре коммуникации, координация и контроль усложняются.
Схема 2
Высший уровень управления
Средний
уровень Средний уровень Средний уровень
низший низший низший низший низший низший
уровень уровень уровень уровень уровень уровень
Исполнители
Более широкое распространение
в практике менеджмента получил другой способ разделения труда в процессе
управления, при котором выделяются: высший, средний и низовой уровень (звено)
управления.
Руководители низового звена
(операционные управляющие, младшие начальники) составляют организационный
уровень, находящийся непосредственно над рабочими или другими работниками (не
управляющими); большую часть руководителей в крупной организации составляют
именно младшие начальники.
Руководители среднего звена
обеспечивают координацию и руководят работой младших начальников. Характер
работы руководителя среднего звена в большей степени определяется содержанием
работы подразделения, чем организации в целом, руководители среднего звена как
социальная группа испытывают особенно сильное влияние различных изменений
экономического и технологического характера на производстве в течение 80-90-х
годов, волна корпоративных слияний для повышения эффективности компаний также
вызвала радикальное сокращение руководителей этого звена.
Руководители высшего звена
представляют малочисленную группу руководителей, даже в самых крупных
организациях их всего несколько человек. [5.С.236]
Таким образом,
функциональное разделение труда играет огромную роль в процессе управления организацией.
Учитывая всю совокупность воздействующих факторов, необходимо стремиться к
формированию структур, отражающих современные тенденции развития организаций:
сокращение уровней управления, общее сокращение числа управляющих высшего и
среднего звена, создание более плоской организационной структуры, повышение
статуса персонала, ориентированного на инновации, творчество и количественные
методы.
2. Классификация и содержание функций управления
В целом
область деятельности, называемая менеджментом фирмы, может быть разделена на
отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:
- общее управление
(установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций,
планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль,
ответственность);
- управление структурой
предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с
другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция,
ликвидация);
- конкретные области
управления (маркетинг, производство, кадры, финансы, основные фонды).
Если
структурные стороны деятельности предприятия определены, то все функции
управления разделяются на общие и конкретные.
Функция
управления - вид деятельности, основанный на разделении и кооперации
менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и
стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления.
Функции
управления и установление объема работ по каждой функции являются основой для
формирования структуры управляющей системы и взаимодействия ее компонентов.
Общие функции выделяются
по этапам (стадиям) управления к ним относятся:
- прогнозирование и
планирование;
- организация работы;
- мотивация;
- координация и
регулирование;
- контроль, учет, анализ. [3.С.298]
Функции,
выделяемые по сфере деятельности, называются конкретными:
- перспективное и текущее
экономическое и социальное планирование;
- организация работ по
стандартизации;
- учет и отчетность;
- экономический анализ;
- техническая подготовка
производства;
- организация
производства;
- управление технологическими
процессами;
- оперативное управление
производством;
- метрологическое
обеспечение;
- технологический
контроль и испытания;
- сбыт продукции;
- организация работы с
кадрами;
- организация труда и
заработной платы;
- материально-техническое
снабжение;
- капитальное
строительство;
- финансовая
деятельность. [6.С.76]
Общие и
конкретные функции управления тесно связаны между собой, это представлено на
схеме 3.
Схема 3
Таким образом, управление
организацией представляет собой целостную понятие, которое играет огромную роль
в развитие и организации работы фирмы.
3. Характеристика
туристической фирмы «Вояж» г. Хабаровск
Компания
«Вояж»- это имеет 3 собственных офиса, квалифицированный персонал, удобное расположение
офисов, собственная персональная тренинговая программа для сотрудников, современный
интернет-сайт с системой поиска туров, программа повышения лояльности
потребителей, участие в массовых дисконтных программах и подарки покупателям, потребительское
кредитование на покупку туров в сотрудничестве с ведущими российскими банками,
единая база данных клиентов, представительства компании находятся П.-Камчатском,.
Комсомольске-на- Амуре, г.Хабаровске.
Общество
с ограниченной ответственностью «Вояж» работает на основании устава. Основными
задачами компании являются:
1.
предоставить клиентам весь спектр услуг туристического
рынка;
2.
обеспечить высокий уровень обслуживания по единому
стандарту качества;
3.
сохранить индивидуальный подход к каждому клиенту.
Компания
«Вояж» в Хабаровске открылась 24
сентября 2002 года, лицензия № 0019033, регистрационный номер 54-аф-12793,
которая позволяет осуществлять турагентскую деятельность. Директор фирмы Зонова
Елена Григорьевна.
«Вояж»
предлагает следующие туры:
Европа -
Австрия, Болгария, Германия, Греция, Испания, Италия, Кипр, Мальта, Турция,
Франция, Хорватия, Чехия, Швейцария.
Азия –
Индонезия, Китай, Мальдивы, ОАЭ, Тайланд, Шри Ланка, Япония.
Африка –
Египет, Сейшелы, Тунис. Америка – Куба.
Несколько
лет успешной работы на рынке туристических услуг позволили добиться высокого
уровня обслуживания, гибкой ценовой политики, стабильности и надежности -
качеств, необходимых для организации услуг корпоративным клиентам. Все
сотрудники стремятся создать приятный и безопасный отдых для своих клиентов.
Компания «Вояж» уделяет особое внимание формированию специальных пакетов, в
которые включены, разработанные в соответствии с пожеланием клиента,
предложения по организации бизнес туризма, индивидуальных и групповых поездок.
Что включает в себя следующее:
Ø бронирование
номеров в отелях и авиабилетов;
Ø транспортные
маршруты любой сложности, трансферы;
Ø VIP- обслуживание;
Ø экскурсионное
обслуживание, услуги гидов, переводчиков;
Ø содействие
в оформлении загранпаспорта;
Ø визовая
поддержка, оформление страхового полиса;
Ø продажа
туров в кредит.
На данный момент по штатному
расписанию в Хабаровске численность персонала составляет 7 человек:
Схема 4
|
  Директор фирмы
|
Менеджер по туризму Офис – менеджер
Бухгалтер
Месячный фонд заработной платы
на 01 марта 2004 года составляет 13000 рублей, не считаю процентов от продаж.
Проценты от продаж имеет каждый сотрудник, который зависит от количество
проданных туров в месяц.
Таблица 1
|
Наименование должности
|
Количество штатных единиц
|
Должностные оклады
|
Месячный фонд заработной платы
|
|
Директор
|
1
|
3000
|
3000
|
|
Менеджер
по туризму
|
4
|
1500
|
6000
|
|
Бухгалтер
|
1
|
3000
|
3000
|
|
Офис-
менеджер
|
1
|
1000
|
1000
|
|
ИТОГО
|
7
|
|
13000
|
Менеджер
по туризму относится к категории специалистов компании «Вояж». Основными
задачами менеджера по туризму является организационное и документационное
обеспечение туристической деятельности предприятия, направленной на
удовлетворения нужд потребителей и получение прибыли в результате стабильного
функционирования предприятия.
Каждый
менеджер по туризму компании «Вояж» руководствуется правилами продажи туристских
путевок. Данные правила разъясняют и в качестве основных. На данный момент
компания «Вояж» является одной из ведущих компаний на туристическом рынке г.
Хабаровска.
4. Характеристика распределения функций
управления по уровням и звеньям аппарата управления в компании «Вояж»
Современная структура управления
организациями представляет собой сложную систему, эффективность
функционирования которой зависит от качества управления. Руководство в компании
«Вояж» осуществляется сверху вниз, однако лица, исполняющие управленческие
решения несут за него полную ответственность наравне с руководителем. Одной из
ведущих и главных функций в современных компаниях является функция – управления
персоналом, так как человеческие ресурсы являются важнейшим конкурентным
преимуществом организации и определяют стратегию и политику фирмы.
Рассмотрим функции управления персоналом
на примере компании «Вояж». Управление персоналом в компании «Вояж»
преследует цели:
- помощь в достижении общих
целей, в частности – получение прибыли, расширение клиентской базы, увеличение
продаж;
- эффективное использование
мастерства и возможностей работников;
- обеспечение фирмы
высококвалифицированными и заинтересованными служащими;
- стремление к наиболее полному
удовлетворению работников своей работой, к их наиболее полному самовыражению,
что делает желанной работу в данной фирме.
75 % персонала компании «Вояж» имеют высшее образование –
это директор фирмы, менеджеров по туризму, а также офис- менеджер имеет средне
специальное образование и курсы «Офис- менеджеров», что представлено в таблице
1.
Таблица 1.
|
Должность
|
Образование
|
|
Основное
|
Дополнительное
|
|
Директор
|
высшее
|
Курсы
«Эффективные продажи», «Формирование ценовой политики в условиях усиления
конкуренции».
|
|
Менеджеры
|
Высшее
|
|
|
Офис-менеджер
|
Среднее
специальное
|
«Делопроизводство»
|
|
Бухгалтер
|
Высшее
|
«Программа
1-С»
|
Как видно из таблицы, что
большинство сотрудников имеют высшее образование, но курсы повышения
квалификации менеджеры не проходили ни разу. Система обучения персонала в
компании строится следующим образом: директор посещает курсы повышения
квалификации, затем проводит внутрифирменное обучение.
В фирме существует такая
практика, менеджеры выезжают за границу с целью ознакомления с новым туром и
предлагаемыми услугами. Это дает возможность менеджерам более детально изучить
предлагаемые услуги и с выгодной позиции представить их перед клиентом.
Определением потребности, планированием и подбором
персонала в компании занимается непосредственно директор. Существует схема
подбора персонала.
Схема 5
Размещение
макета в СМИ
о
потребности в персонале
проведение
телефонных переговоров
с
кандидатами на вакантную должность
приглашение
на собеседование
(определение
даты и время)
Оценка
профессиональных
и
личностных качеств кандидатов
Оформление
документов на работу
Адаптация
нового сотрудника
Размещение вакансий происходит
в интернете, где описываются требования к сотрудникам, условия работы, график
работы, уровень заработной платы и телефон для связи. После чего первичный
отбор проводят по телефонному собеседованию, наиболее соответствующих
требованиям кандидатов приглашают на собеседования. Оценка
профессиональных и личных качеств
происходит при беседе с директором фирмы. С будущем сотрудником фирмы
проводятся 1-2 собеседования, для того чтобы более точно оценить его. Затем
оформляют документы на работу и кандидат приступает к стажировке. Закрепляется
наставник, который обучает особенностям работы, помогает быстро и эффективно
адаптироваться новому сотруднику.
На данный момент необходимо
серьезно заняться вопросом развития и обучения персонала компании. Для того,
чтобы эффективно провести обучение необходимо разработать план обучения в
соответствии с потребностями и возможностями фирмы. В связи с тем, что рынок
туристических услуг динамичен и многообразен необходимо постоянное развитие и
повышение квалификации персонала для того, чтобы фирма была конкурентоспособна
на рынке и персонал обладал достаточными знаниями для развития фирмы.
5. Предложения по совершенствованию схемы
распределения функциональных обязанностей
Анализ распределения
функциональных обязанностей в компании «Вояж», показал необходимость разделения
функций управления среди работников. (см табл.2)
На предприятии необходимо
больше внимания уделять мотивации сотрудников. Это касается как материального
так и морального стимулирования.
К тому же необходимо
эффективное распределение функции планирования между работниками:
осуществляющий процесс планирования
должен участвовать в контроле за достижением планов; необходимо
устранить дублирование функций управления.
Условные обозначения:
█- непосредственное
исполнение операций
О - подготовка документации
(+/-) – вычислительные и
расчетные операции
С – участие в совещаниях
р –
тоже с решающим голосом
Р – единоличное решение
П – подписание документов
К – контроль исполнения
И – инструктаж, консультации
В
целом предложения по совершенствованию распределения функций представлены в
таблице 2.
|
№ п/п
|
Наименование и
содержание функций управления
|
Наименование и
содержание подфункций
|
Наименова-ние
и содержание процедур
|
Исполнители
|
|
Директор фирмы
|
Менеджер по персоналу
|
Офис-менеджер
|
Менеджер по туризму
|
Главный бухгалтер
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
1
|
Планирование
|
Текущее
|
Краткосрочные планы
|
С,И,К
|
О
|
█
|
█
|
+/-
|
|
Стратегическое
|
Долгосрочные планы
|
И,К
|
О
|
С
|
С
|
+/-
|
|
2
|
Организация
|
Работы
|
Распределение
полномочий
|
И
|
█
|
|
С
|
С
|
|
3
|
Мотивация
|
Материальное
стимулирование
|
Премии
|
Р
|
|
█
|
С
|
+/-
|
|
Моральное
стимулирование
|
Похвала, повышение по
службе
|
Р
|
+/-
|
О
|
С
|
+/-
|
|
4
|
Контроль
|
За работой
|
Результативность
|
К█
|
|
С
|
|
+/-
|
|
За работниками
|
Эффективность
|
К
|
█
|
|
|
+/-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Коммуникации
|
Между подразделениями
|
Между работника-ми
Тех. средства
|
К,И,П
|
К
|
О
|
|
+/-
|
|
6
|
Процесс принятия решений
|
По организации
|
Выбор альтернатив
|
Р,П
|
Р
|
С
|
С
|
С
|
|
№ п/п
|
Наименование и
содержание функций управления
|
Наименование и
содержание подфункций
|
Наименова-ние
и содержание процедур
|
Исполнители
|
|
Директор фирмы
|
Менеджер по персоналу
|
Офис-менеджер
|
Менеджер по туризму
|
Главный бухгалтер
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
1
|
Планирование
|
Текущее
|
Краткосрочные планы
|
К, П
|
█, Д, +/-, С
|
█, +/-
|
█
|
+/-
|
|
Стратегическое
|
Долгосрочные планы
|
Р, К
|
С
|
Д, +/-
|
Д
|
+/-
|
|
2
|
Организация
|
Работы
|
Распределение
полномочий
|
К, Р
|
█, С
|
К, С
|
К, С
|
К, С
|
|
3
|
Мотивация
|
Материальное
стимулирование
|
Премии
|
К
|
Р
|
+/-
|
С
|
С
|
|
Моральное
стимулирование
|
Похвала, повышение по
службе
|
Р, █
|
|
|
|
|
|
4
|
Контроль
|
За работой
|
Результативность
|
К
|
И
|
И
|
К
|
К
|
|
За работниками
|
Эффективность
|
К
|
И
|
И
|
К
|
К
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
5
|
Коммуникации
|
Между подразделениями
|
Между работника-ми
Тех. средства
|
р
р
|
К
С
|
К
С
|
К
С
|
К
С, +/-
|
|
6
|
Процесс принятия решений
|
По организации
|
Выбор альтернатив
|
Р, █
|
С, р
|
С, р
|
С, р
|
С, р
|
6. Список литературы
1.
Анискин Ю.П. Общий менеджмент: Учебник. –М., 1997. –
267 с.
2.
Гордиенко Ю.Ф., Обухов Д.Б., Самыгин С.И. Управление
персоналом: Учебное пособие для вузов.- Ростов- на –Дону 2004.-324 с.
3.
Мескон Альгфред Основы менеджмента, М. 2003. – 678 с.
4.
Смирнов С.В. Теория организации: Учебное пособие. –
М., 200. – 323 с.
5.
Травин В.В, Дятлов В.В Основы кадрового менеджмента.
М. 1995. – 343 с.
6.
Экономика предприятия / Под ред. Семенова В.М. М.
1996. – 276 с.