С такой чертой официально-делового стиля как неличный характер деловых бумаг, безличность связано частое использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); названий лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

Специфической особенностью лексической системы официально-делового стиля является наличие в ней архаизмов и историзмов, употребляемых часто в номинативной функции (например, в текстах дипломатических документов – уверение в почтении, сей, таковой, оный, господин, Его Величество).

В данном стиле должны полностью отсутствовать жаргонные, просторечные слова, диалектизмы, слова с эмоционально-экспрессивной окраской. Тем не менее в язык деловой переписки иногда попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может.

В документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованным по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

Часто употребляются здесь сложносокращенные слова, сокращенные названия различных организаций и учреждений (ЖРЕО, ЖЭС, НИИ, КзоТ, ООО, АО, РФ, студсовет, профком, цехком и др.) Например, «Настоящий страховой полис удостоверяет факт заключения договора добровольного медицинского страхования в соответствии с правилами страхования ОАО Сибирское общество «Страхование»…» (пример взят из или «Замену водительского удостоверения можно осуществить в РЭО ГИБДД по месту жительства» (пример взят из «Правил дорожного движения»).

В официально-деловом стиле происходит стандартизация лексической сочетаемости слов: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости: контроль обычно возлагается, сделка - заключается, платеж - производится, счет - выставляется (или оплачивается), цена - устанавливается, право - предоставляется, позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность - успешной; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия - существенными/несущественными, служебное письмо – составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор – объявляется, порицание – выносится, оклад – устанавливается и т.д.

Специфическими чертами отличается и фразеология официально-делового стиля. Здесь нет образных фразеологических оборотов, нет фразеологизмов со сниженной стилистической окраской. Зато очень широко представлены стилистически нейтральные и межстилевые устойчивые оброты, употребление которых связано со стандартизированностью официально-делового стиля : иметь значение, играть роль, занимать должность, сфера применения, причинить ущерб, место нахождения, при исполнении обязанностей, должностное лицо, вступать в законную силу, обжалованию не подлежит, передать в соответствующие инстанции, привлечь к уголовной ответственности, без уважительной причины, в случае неявки, по истечении срока и т.д.). Сюда же относятся и обороты с архаическими элементами: соответствовать содеянному, наказуемость деяния и др.

Наблюдается и частое использование выражений, связанных с оценкой, но лишенных какой бы то ни было экспрессивности: быть, находиться на уровне чего-либо; узкое место; общее место и др.

Т. П. Плещенко отмечает, что в официально-деловом стиле, наряду с процессом стандартизации, происходит процесс фразеологизации деловой речи. Она пишет, что «это можно проследить на примерах употребления в многочисленной документации вербономинантов (глагольно-именных словосочетаний), которые в деловом языке становятся универсальным средством и часто используются вместо параллельных им собственно глагольных форм: оказать помощь (вместо помочь), произвести ремонт (вместо отремонтировать), произвести расследование (вместо расследовать) и т.д. Вербономинанты широко проникают в деловой язык в связи с тем, что в некоторых случаях их использование становится обязательным (по-другому сказать нельзя): допустить брак, совершить преступление, исполнять обязанности, занять должность, возложить ответственность. Их значение может не совпадать со значением параллельных им глаголов: сочетание провести соревнование не тождественно глаголу соревноваться» (6, с.27). Вербономинанты не только называют действие, но и выражают определенные дополнительные оттенки смысла, становятся своего рода терминами, помогающими точно квалифицировать то или иное явление. Например, словосочетание «совершить наезд» - терминологическое словосочетание, являющееся официальным наименованием определенного вида дорожных происшествий (пример взят из 6, с.27).

3.2. Морфологические особенности официально-делового стиля

Одним из типичных морфологических признаков официально-делового стиля является его именной характер. Частота употребления существительных здесь выше, чем в остальных функциональных стилях, в том числе научном (тоже обладающем именным характером). Для примера возьмем отрывок из «Правил дорожного движения», которые относятся к официально-деловому стилю:

5. Обязанности пассажиров

5.1. Пассажиры обязаны:

-    при поездке на транспортном средстве, оборудованном ремнями безопасности, быть пристегнутыми ими, а при поезде на мотоцикле – быть в застегнутом мотошлеме;

-    посадку и высадку производить со стороны тротуара или обочины и только после полной остановки транспортного средства.

Если посадка и высадка невозможна со стороны тротуара или обочины, она может осуществляться со стороны проезжей части при условии, что это будет безопасно и не создаст помех другим участникам движения.

5.2. Пассажирам запрещается:

-    отвлекать водителя от управления транспортным средством во время его движения;

-    при поездке на грузовом автомобиле с бортовой платформой стоять, сидеть на бортах или на грузе выше бортов;

-    открывать двери транспортного средства во время его движения.

В данном тексте из 107 слов 41 имя существительное, 7 глаголов, 7 имен прилагательных, 1 причастие, 1 наречие, 4 местоимения, остальные 46 слов – служебные части речи. Данный анализ доказывает, что именной характер официально-делового стиля.

Именной характер официально-делового стиля подчеркивается еще и тем, что одно и то же существительное может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением. В разговорной речи или в художественном тексте подобное употребление квалифицировалось бы как тавтология (неоправданное повторение одного и того же слова). В официально-деловом стиле такие повторы функционально обусловлены, так как с их помощью удается избежать неверного толкования: …Нахождение Застрахованных в отделениях реанимации по их желанию без прямых медицинских показаний. Обеспечение Застрахованных сервисными и дополнительными медицинскими услугами в условиях стационара. Хирургические, косметические манипуляции и другие медицинские услуги (по желанию Застрахованного) в период нахождения Застрахованного в стационаре (из программы добровольного медицинского страхования).

Именной характер деловой речи выражается также в большом количестве отыменных предлогов и союзов, указывающих на характер мотивировки действий: (в соответствии, в связи, соответственно, согласно; в целях; в части; в силу того, что; вследствие того, что; ввиду того что; в связи с тем, что и т.п.):

В целях рассмотрения прогресса, достигнутого государствами-участниками в выполнении обязательств, принятых в соответствии с настоящей Конвенцией, учреждается Комитет по правам ребенка, который выполняет функции, предусматриваемые ниже (Конвенция о правах ребенка, ст.43).

Для обозначения причины и следствия употребляется предлог по с дательным падежом: по семейным обстоятельствам, по болезни, по уважительным причинам и т.д.: «Прошу продлить мне срок сдачи экзамена, поскольку по болезни я не смогла явиться на экзамен» (из заявления).

Для указания какого-либо срока обычно употребляются предлоги с - по, а не с - до: с 1997 по 1999г.

Еще одной типичной чертой морфологии официально-делового стиля является частое употребление отглагольных существительных и оборотов речи с отглагольными существительными: исполнение, оповещение, правонарушение, постановление, разрешение (споров), подчинение, разделение, оказание помощи, установление контроля, проверка обязательств, выяснение условий, отгрузка товара, предъявление иска, укомплектование штатов, взыскание задолженности, невыход на работу, квитанция об оплате и др.:

 Цели и задачи программы добровольного медицинского страхования: повышение качества медицинских услуг за счет привлечения специалистов высокой квалификации, организации индивидуального ухода, контроля качества оказываемой медицинской помощи экспертом страховой компании…» (из программы добровольного медицинского страхования).

Отглагольные существительные и образованные от них устоявшиеся обороты речи (синонимичные глагольному выражению) нередко ведут за собой цепь имен в родительном падеже: «…деятельностью, не преследующей цели получения прибыли» (из закона РФ «о предприятиях и предпринимательской деятельности), «Наблюдение требуемой законом простой письменной формы…» (из «Гражданского кодекса РФ»).

Высокочастотным является использование существительных с приставкой не-: неизбрание, непризнание, невозвращение, недополучение, невыполнение.

В официально-деловом стиле широко употребляются имена существительные, которые называют людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением: усыновитель, наниматель, истец, ответчик, свидетель, квартиросъемщик, заявитель и подобные: «Обучаемому на автомобиле должно быть не менее 16 лет, а на мотоцикле – не менее 14 лет» (из правил дорожного движения).

Употребление существительных, обозначающих должности и звания, в этом стиле возможно только в форме мужского рода: работник милиции Лаврова, свидель Фокина, заявитель Петрова, студент Иванова и т.д. Это объясняется такой стилевой чертой данного стиля как официальность.

Особенность официально-делового стиля является также преимущественное употребление инфинитива по сравнению с другими глагольными формами. «Это не случайно, - пишет М.Н.Кожина, - поскольку с помощью инфинитива удобно выражать прямую или непрямую императивность, реализовывать свойственные официально-деловой коммуникативные задания и ее основную специфическую стилевую черту (предписующий характер речи)» (5, с.178). Например, в следующей конструкции употреблен инфинитив со значением долженствования: Принятые собранием решения должны быть объявлены всем работающим на предпирятии; Прежде чем начать обгон, водитель обязан убедиться в том, что полоса движения, на которую он намерен выехать, свободна на достаточном для обгона расстоянии, и этим маневром он не создаст помех встречным и движущимся по этой полосе транспортным средствам… (Правила дорожного движения). При этом весьма часто образуется цепь взаимосвязанных инфинитивов, иногда до 20 членов. Для выражения императивности (долженствующе-предписывающего характера) и регламентированности инфинитив в деловых текстах используется со словами приказываю, постановляю, нужно, необходимо, следует (в значении нужно), должен, обязан, обязуется, может, имеет право и т.п.

Предписующе-долженствующий характер официально-деловой речи находит проявление и в функционировании других форм и категорий глагола. Так, формы настоящего времени выступают в значении, которое называется «настоящим предписания» (или долженствования) (термин взят из 5, с.178): В этих случаях первоначальный застройщик и приобретатели долей несут по всем обязательствам …солидарную ответственность («Гражданский кодекс РФ); «Наниматель отвечает за вред, причиненный нанятому имуществу его домашними» (Там же), «Медицинская помощь оказывается по обращению Застрахованных лиц в лечебно-профилактическое учреждение с целью получения медицинских услуг по настоящей программе» (программа добровольного медицинского страхования). Значение такой формы состоит в том, чтобы указать на действие, которое законом предписывается произвести, т.е. на то, что следует делать.

Формы будущего времени приобретают в контексте различные модальные оттенки (долженствования, предписания, возможности, близкой к необходимости): Военное командование выделит… (должно будет выделить). Другое значение будущего, типичное для деловых текстов, - будущее условное (ирреальное), употребляющееся обычно в сложноподчиненных предложениях с придаточными условными: Страховая сумма выплачивается, если в течение года… наступит постоянная утрата трудоспособности (из правил страхования).

Вполне согласуется с задачами коммуникации и общей стилевой чертой деловой речи и функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных его значений здесь – прошедшее подчеркнутой констатации (термин взят из Кожина, с.178), ярко выраженной фиксации сообщаемого в письменной форме (установления, договора и т.д.): Мы, нижеподписавшаяся комиссия …осмотрели, обмерили на выборку, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (текст акта). Кроме того, употребительно прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для деловой речи условных предложениях.

Глаголы несовершенного вида как более отвлеченные по значению, чем глаголы вида совершенного, преобладают в жанрах деловой речи более общего характера (Конституция, кодексы, уставы и др.).

Посмотрим это на примере «Правил дорожного движения»:

12.Остановка и стоянка

12.1. Остановка и стоянка транспортных средств разрешается на правой стороне дороги, на обочине, а при ее отсутствии – у края проезжей части.

На левой стороне дороги остановка и стоянка разрешается в населенных пунктах на дорогах с одной полосой движения… и на дорогах с односторонним движением (грузовым автомобилям с разрешенной максимальной массой более 3,5 т на левой стороне дорог с односторонним движением разрешается лишь остановка для загрузки или разгрузки).

12.2. Ставить транспортное средство разрешается в один ряд параллельно краю проезжей части, за исключением тех мест, конфигурация которых допускает иное расположение транспортных средств. Двухколесные транспортные средства без бокового прицела допускается ставить в два ряда.

Стоянка на краю тротуара, граничащего с проезжей частью, разрешается только легковым автомобилям, мотоциклам, мопедам и, велосипедам при условии, что это, не будет препятствовать движению пешеходов.

В данном примере нам встретилось 10 глаголов, из которых все 10 несовершенного вида.

Формы же совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить, вправе предписать, обязан передать, обязую обеспечить), а также констатацию (Комитет рассмотрел, принял меры, внес предложение; внедрили, организовали, ускорили и т.д.).

Предписующе-долженствующий характер деловой речи проявляется в высокочастотном использовании кратких прилагательных модального характера (со значением долженствования), которые в других функциональных стилях менее употребительны. Таковы слова должен, обязан, обязателен, подотчетен, необходим, подсуден, ответствен и др.: Нотариальное удостоверение сделок обязательно в случаях… («Гражданский кодекс РФ»); Водитель транспортного средства обязан…(«Правила дорожного движения»), Органы дознания обязаны в пределах своей компетенции возбудить уголовное дело (Уголовно-процессуальный кодекс РФ); Банк или его отделение должны открыть расчетный счет (Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»).

В официально-деловом стиле отсутствуют формы глагола 1 и 2 лица и соответствующих личных местоимений, а формы 3 лица глагола и личные местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Это еще раз подчеркивает неличный характер официально-делового стиля.

Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных документов, как счета, доверенности, расписки и подобные.

В официально-деловых документах часто встречаются сочинительные союзы, причем используются специальные сочинительные союзы такие как: а равно, а также, как…так и: Под выпуском недоброкачественной продукции следует понимать передачу или отправку…, а равно принять ее отделом технического контроля…(Из постановления); Объединения, предприятия, организации и учреждения, а также конторы, отделения должны соблюдать…(Из инструкции); За нарушение договорных обязательств, а равно нарушение иных правил…(Из закона РФ «О предприятии и предпринимательской деятельности»).

В официально- деловом стиле происходит развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений: настоящие правила, настоящий договор, действующие расценки, надлежащие меры, надлежащее обращение, с ненадлежащим качеством, в установленном порядке.

3.3. Синтаксические особенности официально-делового стиля

Яркой особенностью синтаксиса официально-делового стиля является его усложненность, «в котором отражается тенденция к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно следственных отношений» (6, с.31). Это во многом объясняется предписующе-долженствующим характером деловой речи, предполагающим последующие обязательные действия адресата.

 В синтаксисе официально-делового стиля преобладают простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказ, служебное письмо) – определенно-личные: В целях…необходимо выделить…; В случае… придется сократить…; Приказываю…; Обращаем ваше внимание… .

Особенностью функционирования простых предложений в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. Это достигается за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

 Усложненность синтаксиса официально-делового стиля создается чаще всего за счет конкретизирующих распространителей в словосочетаниях и обилия рядов однородных членов. Необходимостью детализации изложения и оговорок объясняется осложнение простых предложений многочисленными обособленными оборотами, однородными членами, часто выстраивающимися в длинную цепь пунктов и подпунктов:

Перевозка груза допускается при условии, что он:

-      не ограничивает водителю обзор;

-      не затрудняет управление и не нарушает устойчивость транспортного средства;

-      не закрывает внешние световые приборы и световозвращатели, регистрационные и опознавательные знаки, а также не препятствует восприятию сигналов, подаваемых рукой;

-      не создаст шум, не пылит и не загрязняет дорогу и окружающую среду (из правил дорожного движения).

Все это влечет за собой увеличение размеров предложения (в том числе простого) до нескольких сотен словоупотреблений. Предложения в 500 – 600 словоупотреблений в официально-деловом стиле не редкость(особенно в приказах и постановлениях). Встречаются предложения размером и до 2000 слов и более. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление).

Некоторую синтаксическую усложненность официально-делового стиля компенсируют клише, которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений: в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств; договор вступает в силу со дня подписания; жалобы подаются в установленном законом порядке; поставка производится автотранспортом;

Из сложных предложений в деловой документации более распространены бессоюзные и сложноподчиненные предложения с придаточными изъяснительными, определительными, условными, поскольку во многих текстах (например, кодексах, уставах, инструкциях) требуется оговаривать условия правонарушения и правопорядка. Также распространены конструкции типа …выполнили договорные условия, что позволяет… . Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (В порядке надзора…; В связи с отказом… ; …по причине…) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

Значительно возрастает в официально-деловом стиле, по сравнению с другими, использование пассивных конструкций типа представляется возможность…, комиссией было обнаружено… .

Особенностью синтаксиса данного стиля является также преобладание косвенной речи над прямой. К прямой речи прибегают лишь тогда, когда дословно цитируют законодательные акты и другие документы.

 Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны. Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определяемого слова. Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города.

Нередко в официально-деловом стиле неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций:

Договор

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется...

1.2. Покупатель обязуется...

2. Ответственность сторон

2.1. В случае невыполнения...

2.2. В случае отступления от условий договора...

2.3. За несвоевременную оплату...

2.4. За нарушение обязательств...

Помимо всех указанных особенностей, рассматриваемому стилю присущи и некоторые другие синтаксические и композиционные признаки. Например, большую роль играет рубрикация и абзацное деление текстов. Рубрикация на текстовом уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами: 1. 1.1. 1.1.1; 2. 1.2. 1.1.2;  3. 1.3. 1.1.3.

В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер (что свойственно для текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).

Также большую роль в официально-деловом стиле играют реквизиты – элементы оформления, имеющие обязательный характер: наименование документа, указание адресата и автора, дата и подпись автора и т.д. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом.