Содержание
Введение..................................................................................................... 3
1. История возникновения и
развития визитной карточки...................... 4
2. Оформление визитных карточек........................................................... 4
2.1. Правила оформления..................................................................... 4
2.2. Пометки и надписи на
визитных карточках.................................. 6
3. Использование визитных
карточек....................................................... 7
3.1. Поздравления.................................................................................. 7
3.2. Соболезнование.............................................................................. 7
3.3. Выражение благодарности............................................................. 7
3.4. Прощание........................................................................................ 7
3.5. Представление................................................................................. 8
3.6. Приглашение на прием................................................................... 8
3.7. Перемена адреса............................................................................. 8
4. Этикет визитных карточек.................................................................... 8
4.1. Правила вручения визитных
карточек.......................................... 8
4.2. Хранение визитных карточек......................................................... 9
5. Виды визитных карточек.................................................................... 10
5.1. Личная визитная карточка........................................................... 10
5.2. Деловая стандартная
карточка.................................................... 10
5.3. Карточка для специальных и
представительских целей............. 10
5.4. Карточка фирмы,
предприятия, организации, отдела................ 10
Заключение.............................................................................................. 11
Список литературы................................................................................. 12
Введение
В наше время, мало кто знает какой угол визитной карточки
нужно загнуть, что нужно на ней написать, чтобы заявить о цели своего визита
(то ли это выражение соболезнования, благодарности или это осведомление по
поводу здоровья). А раньше визитки были неотъемлемой частью этикета. Кроме
того, визитки представляли целую область полиграфического искусства, со своими
шедеврами, канонами и табу. Сейчас визитка – это неотъемлемая составляющая
бизнеса. Это наиболее эффективная форма рекламы, причем довольно недорогая.
К визиткам есть два подхода – имидж и функциональность. Так,
имидж демонстрирует, что для владельца карточки нет ничего невозможного. В
другом подходе – главное функциональность. Эти визитки являются обязательным
атрибутом сотрудников фирмы.
Основное назначение визитной карточки – представление
официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч.
Визитка является незаменимым средством при знакомствах, общении на банкетах,
приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в
путешествии.
Также визитка может быть средством заочного контакта,
использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация для
знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений и т.д.[1]
1. История возникновения и развития визитной
карточки
Происхождение визитной карточки соотносится с понятием «визит»
(фр. Visit). Визитную карточку можно назвать
своеобразным документом передающимся сторонами в ходе визита[2].
История развития визитной карточки предположительно
начинается во Франции в XVII веке. Известно, что в этот же период германские
студенты (город Падуя) перед отъездом на каникулы оставили преподавателям
красочные миниатюры – фамильные гербы со своею подписью и датой вручения. Самые
ранние визитные карточки датируются 1731 г. (Флоренция).
В Китае считают, что
визитные карточки применяют там уже несколько столетий.
В Японии визитные карточки стали использоваться чиновниками
в 70-х гг. прошлого века, а в наше время обычай распространился на область
личных взаимоотношений.
В наше время визитная карточка стала составляющей имиджа
фирмы и ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса
человека, так и фирменного, корпоративного стиля.
2. Оформление визитных карточек
2.1. Правила оформления
Если у Вас еще нет визитной карточки и Вы хотите ее иметь,
но не знаете как правильно выбрать оформление, бумагу, размер, цвет, чернила,
то Вы можете обратиться за помощью в магазин канцтоваров. Но если Вы хотите
самостоятельно сделать визитную карточку то Вам следует воспользоваться
следующими правилами.
Визитные карточки печатаются на плотной бумаге небольшого
формата: 5х9 см., для женщин, в качестве супруги, а не в силу занимаемой
должности – 4х8 см., а для высших должностных лиц разрешается и 6х10 см.
Что касается текста, то в России приняты двухсторонние
визитки на двух языках: на английском и русском. Хотя это не совсем правильно.
Придерживаясь строгих требований, текст визитки должен
печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно было сделать
какие-либо записи. Текст же на визитной карточке лучше расположить
горизонтально. Иначе карточку нужно будет поворачивать, чтобы прочесть, а это
раздражает некоторых людей, следовательно она будет неудобна и ее не будут
читать[3].
Шрифт визитных карточек зависит от местной практики и строго
не регламентируется. Общие требования к шрифту визитных карточек заключается в
том, что он должен быть легко читаем.
Имя, обычно, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом
немного большего размера.
На визитной карточке печатаются имя и фамилия. Отчество
печатается только на российских визитных карточках, так как за границей могут
подумать, что отчество и фамилия – одно целое. На карточках жен проставляется
лишь имя и фамилия. В ряде стран жена носит не только фамилию, но и имя мужа.
Название должности в
визитке должно быть как можно информативней, оно должно отражать сферу
полномочий, например заместитель
директора по кадрам.
Обязательно должны быть указаны почтовый адрес и телефоны.
Причем, с указанием телефонов есть масса советов. Так необходимо указывать
номер телефакса, так как, во-первых, это удобно для пересылки документов,
во-вторых, отсутствие факса воспринимается как проявление незначительности
лица. Также желательно указать внутренний телефон (если он есть). Это
свидетельство солидности организации. Что касается домашнего телефона, то он указывается
только творческими лицами, которые большую часть дня проводят дома (работают
дома). Людям другой профессии это делать не желательно, так как звонить домой
по служебному делу допустимо только при чрезвычайных обстоятельствах.
На визитной карточке кроме реквизитов владельца может быть
изображена и его фотография[4].
Если рассматривать цвета используемые для составления
визитной карточки, то следует заметить, что в основном это бывают одно- и
двухцветные карточки. К изображению предъявляются высокие требования. Чаще
всего встречаются черно-белые визитные карточки.
Получают же визитные карточки следующими способами:
·
фотографический способ;
·
печать на принтере или копировальном устройстве;
·
печать на цифровой печатной машине;
·
трафаретный способ;
·
офсетная печать.
Отделка визитных карточек состоит из трех этапов:
1.
Термография.
2.
Горячее тиснение.
3.
Резка визиток.
2.2. Пометки и надписи на визитных карточках
К пометкам и надписям на визитных карточках можно отнести их
персонификацию. Так. очень важным является то, каким шрифтом и как напечатано
ваше имя и то, как вы подписываете визитную карточку (если вы это делаете).
Вообще говоря, рекомендуется персонифицировать свои визитные карточки, оставляя
на них подпись.
Не рекомендуется перегружать карточку картинками, надписями
или афоризмами.
Так же благодаря некоторым пометкам и надписям визитные
карточки можно использовать в различных целях.
3. Использование визитных карточек
По правилам протокола в определенных случаях на визитной
карточке в нижнем левом углу могут быть поставлены от руки буквенные
обозначения повода, по которому вручена визитка. В левом нижнем углу, в
зависимости от конкретного случая, делаются следующие сокращенные подписи
простым карандашом.
3.1. Поздравления
P.F. – (pour feter)
– чтобы поздравить.
Для поздравления по случаю Нового года к надписи P.F.
добавляется N.A.
P.F.N.P. – (pour feter le Nouvel
An) чтобы поздравить с Новым годом. Если партнеры прислали поздравления с новым
годом первыми, то следует их поблагодарить и в свою очередь поздравить с Новым
годом.
P.R.F.N.A. – (pour remercier et pour feter le Nouvel An)
–чтобы поблагодарить и поздравить с Новым годом.
3.2. Соболезнование
Визитную карточку с буквами р.с. (pour
condole`ances) в качестве соболезнования следует
посылать в случае смерти делового партнера.
3.3. Выражение благодарности
P.R. – (pour remercier)
– чтобы поблагодарить.
Эта надпись делается в знак благодарности за поздравления
или выражение соболезнования, за подарки и другие какие-либо мелкие услуги, в
течении 24 часов посылается как ответная визитная карточка.
3.4. Прощание
Прощание при отъезде на длительный срок. Если человек
уезжает из страны, то надпись на визитка может быть следующей:
·
P.p.c. – (pour prendre conge`)
– чтобы попрощаться;
·
P.f.c. – (pour feire connaissance)
– в честь прекрасного знакомства
3.5. Представление
При желании быть заочно представленным, вы можете послать
свою визитку вместе с визиткой другого человека, который уже хорошо знаком с
тем, кому вас представляют. На второй визитной карточке пишется: P.P. – (pour presenter) - чтобы представить.
В ответ лицо, которому человека представили, присылает свою
карточку с надписью: p.f.c. – (pour
faire connaissance) –
выражение удовлетворения знакомством.
3.6. Приглашение на прием
Для приглашения на неофициальный, дружеский прием вверху на
визитке пишется имя и фамилия приглашаемого лица, а внизу указывается
наименование приема, мести, где он состоится, число и время.
3.7. Перемена адреса
При перемене адреса обязательно со старой визитной карточкой
посылается новая, на которой сообщается новые реквизиты.
4. Этикет визитных карточек
4.1. Правила вручения визитных карточек
Визитную карточку при первой встрече вручать обязательно.
Первым протягивает свою карточку гость, если это визит, или
(при знакомстве) лицо, чей ранг ниже или кто по возрасту моложе[5].
Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы,
первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.
Получив визитку необходимо вручить свою. Также приняв
визитку, нужно прочитать вслух фамилию партнера и уяснить его должностное
положение. Если визит за рубеж, то первыми свои визитки вручают хозяева.
Особенно этим правилам следуют японцы и корейцы.
Вручать же визитную карточку следует правой рукой, причем
карточка должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу прочитать текст.
Вручая визитку необходимо назвать свою фамилию. Вручение визитной карточки
сопровождается взаимным легким поклоном или кивком головы. Получив визитку
никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя
вертеть визитку в руках, мять ее[6].
Во время переговоров следует положить визитные карточки
перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на
визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому
сделать это. Визитные карточки могут быть вручены не только лично, но и заочно
с помощью курьера или шофера. При отправке на фирму в общем конверте ряда визиток
– в верхнем левом углу помечается, кому она адресована.
Если визитка привозится адресату лично владельцем, но не
вручается непосредственно, то верхний угол ее (правый) или вся правая часть ее
по всей ширине загибается. Это проявление уважения со стороны владельца визитки.
Ответить на эту визитку необходимо в течении 24 часов своей визиткой. Если этот
ответный жест был телефонным то партнер может воспользоваться тоже телефонным
звонком для обсуждения дела.
4.2. Хранение визитных карточек
Носить карточки лучше всего в специальной коробочке (визитнице). Они бывают пластиковыми или кожаными, но лучше
если они металлические, так как в них карточки не мнутся и не замасливаются.
Доставаться карточки должны легко и непринужденно, не создавая неприятных пауз
в разговоре.
Карточки часто хранят в ящике стола или специальной папке с
кармашками. Чтобы при необходимости их можно было быстро найти[7]. Бизнесмену рекомендуется
всегда иметь при себе не менее 10 своих визитных карточек.
5. Виды визитных карточек
Существует большое количество видов визитных карточек. В
данной работе будут рассмотрены лишь наиболее распространенные.
5.1. Личная визитная карточка
Имя, отчество и фамилия печатаются прописным шрифтом,
должность – строчными буквами. Указывается адрес и телефон фирмы, также
домашний телефон.
Этот вид карточки используется при состоявшемся знакомстве.
К личным карточкам относится семейная (совместная) визитная
карточка или карточка супругов. Имя жены ставится перед именем мужа.
5.2. Деловая стандартная карточка
На ней указывается фамилия, имя, отчество место работы,
должность, служебный телефон, телефакс.
Карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения
контактов. Используется при состоявшемся знакомстве. Сфера применения такого
вида карточек – служебная. Творческие люди должны указывать на визитной
карточке свой домашний телефон.
5.3. Карточка для специальных и представительских
целей
На этой карточке указывается адрес и телефон фирмы.
Если вручается такая карточка, значит ее владелец не
настроен на продолжение контакта, он просто представляет себя.
5.4. Карточка фирмы, предприятия, организации,
отдела
Указывается на ней адрес, телефон, факс.
Применяется для представительских целей, в том числе на
презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров,
поздравлений от имени фирмы.
Заключение
Подводя итого всему вышеизложенному, следует заметить, что
основное назначение визитных карточек – представление деловых и официальных лиц
друг другу при первом знакомстве. У визитки две цели: информационная и
рекламная.
Вообще следует сказать, что во многих фирмах за рубежом
ведется анализ визитных карточек. Он может дать полную информацию о статусе ее
владельца, организации, которую он представляет. Адрес же указывает на
территориальное расположение – центр города, окраина, новые перспективные
районы и т.д.
Визитные карточки, собранные на протяжении ряда лет активной
деятельности фирмы, делового человека, могут составить ценное досье, стать основой
картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных
«полезных» людей и организаций.
Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение
визитных карточек, различать их виды и функциональное значение, процедуры их использования.
В приемной у секретаря всегда должен быть запас
представительских карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания
считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской
работе которого она будет очень полезной.
Список литературы
1.
Афанасьев Деловой этикет. – К.: Альтерпрес,
1998.-320с.
2.
Берд Полли «Продай себя!:
тактика совершенствования своего имиджа», 1997
3.
«Законы успеха»: Сбор. Пер. с англ. Под ред. К. Ли,
1997
4.
Иванов А.С. Визитная карточка – необходимый атрибут
делового общения// Деловой визит. – 1998. - №3.
5.
Католичков М.Г. Визитная
карточка как вид документа// Секретарское дело – 2001. - №3
6.
Логинова А.С. Визитная карточка и ее
использование//Управление персоналом –
2001. - №5
7.
Сухарев В.А., Сухарев В.М. Психология народов и наций –
Д.: Сталнер, 1997, - 400с.
8.
Соловьев Э.Я. Современный этикет: деловой протокол, 1998
(с. 52-56)
9.
Хологова Т.И., Лебедева Ж.Ж.
Протокол и этикет для деловых людей. – М.: Алкил, 1994-206с.
10.
Шейнов В.П.
Психология и этика делового контакта – М.: Амалфея,
1997.- 384с.
[1]
Логинова А.С. Визитная карточка и ее использование//Управление персоналом – 2001. - №5 – (с. 53-56)
[2] Католичков М.Г. Визитная карточка как вид документа//
Секретарское дело – 2001. - №3-с. 68-73.
[3] Берд Полли «Продай себя!: тактика совершенствования своего
имиджа», 1997 (с.193-196).
[4] Хологова Т.И., Лебедева Ж.Ж. Протокол и этикет для деловых
людей. – М.: Алкил, 1994-206с. (с.
111-116)
[5]
Иванов А.С. Визитная карточка – необходимый атрибут делового общения// Деловой
визит. – 1998. - №3. – с. 47-49
[6]
Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта – М.: Амалфея,
1997.- 384с. (с.19-26)
[7]
«Законы успеха»: Сбор. Пер. с англ. Под ред. К. Ли, 1997 (с. 28-31)