Продолжение таблицы 1

Продолжение таблицы 1

Продолжение таблицы 1

1.3 Организация синтетического и аналитического учёта дебиторской и кредиторской задолженности

Наиболее распространенный вид дебиторской задолженности - это задолженность покупателей и заказчиков за отпущенные им товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы.

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляю­щие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энер­гию, выписанные на основании показателей измерительных прибо­ров и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные услуги.

Синтетический учёт расчётов с покупателями и заказчиками в любой организации, в том числе и в ООО «ВИЛЕНА» ведётся на счёте 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

На счете могут быть открыты следующие субсчета:

- 62-1 - Авансы полученные.

- 62-2 - Расчеты за проданные товары, работы, услуги.

- 62-3 - Векселя полученные.

- 62-4 - Просроченные оплатой векселя.

- 62-5 - Расчеты с покупателями по коммерческим кредитам.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Данные, учитываемые на этом счете, оказывают основное влияние на сумму НДС, подлежащей уплате в бюджет для организаций, применяющих учетную политику по оплате. Для таких организаций важно определить момент получения оплаты от покупателей или заказчиков.

На счете 62-2 отражается сумма дебиторской задолженности по расчетам с покупателями, возникшие обязательства покупателей могут быть погашены следующими способами, предусмотренными главой 26 ГК РФ:

- исполнение обязательства должником (ст. 408);

- предоставление взамен исполнения отступного (ст. 409);

- зачет встречных требований (ст. 410);

- совпадение должника и кредитора в одном лице (ст. 413);

- новация обязательства (ст. 414);

- прощение долга кредитором (ст. 415);

- невозможность исполнения обязательства (ст. 416);

- издание акта государственного органа, делающего исполнение обязательства невозможным (ст. 417);

- смерть гражданина, являющегося стороной в обязательстве (ст. 418);

- ликвидация юридического лица, являющегося стороной в обязательстве (ст. 419).

Иные основания прекращения обязательств могут быть предусмотрены ГК РФ или другими нормативными актами.

Прекращение обязательства может быть полным или частичным. Полное прекращение возможно для любого вида обязательств, частичное - только для тех, которые могут быть разделены на составляющие. Вместе с основным обязательством может существовать также и дополнительное (акцессорное) обязательство.

Акцессорными являются все обязательства, обеспечивающие исполнение основного обязательства. К ним относятся неустойка, залог, банковская гарантия, удержание имущества, поручительство, задаток и другие обязательства по соглашению сторон (ст. 329 ГК РФ). По общему правилу прекращение основного обязательства автоматически влечет за собой прекращение дополнительного обязательства.

Одним из оснований прекращения обязательства является зачет встречного однородного требования. Статьей 410 ГК РФ установлено, что обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо не указан или определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны.

В отличие от зачета взаимных встречных обязательств, при котором поставка товаров, оказание услуг, выполнение работ являются надлежащим исполнением, отступное и новация относятся к способам прекращения обязательства ненадлежащим исполнением, то есть изменением первоначального обязательства между сторонами.

Кроме того, если при зачете имеют место два встречных требования, то при отступном и новации речь идет об одном обязательстве, которое видоизменяется по сравнению с ранее принятыми условиями: при отступном во исполнение ранее принятого порядка погашения стороны могут прийти к иному варианту его реализации, а именно к соглашению об уплате какой-либо суммы средств, передаче имущества и т.п. А при новации первоначальное обязательство прекращается достижением сторонами нового соглашения (обязательства), предусматривающего иной предмет или способ исполнения.

Ситуация, когда оплата производится не непосредственно кредитору, указанному в договоре, а по просьбе кредитора в пользу другого лица, квалифицируется в Гражданском кодексе РФ как перемена лиц в обязательстве, а именно: переход прав кредитора к другому лицу.

Для перехода прав кредитора к другому лицу согласия должника не требуется, если иное не предусмотрено законом или договором. Должник вправе не исполнять обязательство новому кредитору до представления ему доказательств перехода требования к этому лицу (ст. 385 ГК РФ). Поэтому первоначальный кредитор, уступивший требование другому лицу, обязан передать ему документы, удостоверяющие право требования, и сообщить сведения, имеющие значение для его осуществления. Первоначальный кредитор, уступающий долг третьему лицу, должен передать копию договора о совершенной уступке права требования между ним и новым кредитором должнику.

Пунктом 1 статьи 167 НК РФ установлено, что дата реализации товаров (работ, услуг) в целях обложения НДС определяется для налогоплательщиков, утвердивших в учетной политике для целей налогообложения момент определения налоговой базы по мере отгрузки и предъявления покупателю расчетных документов, как день отгрузки (передачи) товара (работ, услуг).

Для налогоплательщиков, утвердивших в учетной политике для целей налогообложения, момент определения налоговой базы по мере отгрузки и предъявления покупателю расчетных документов, дата передачи права требования, указанная в договоре уступки права требования, значения не имеет. А для налогоплательщиков, утвердивших в учетной политике для целей налогообложения момент определения налоговой базы по мере поступления денежных средств, дата передачи права требования, указанная в договоре уступки права требования, является датой оплаты и приводит к возникновению обязанности исчислить и уплатить НДС.

Для налогоплательщиков, утвердивших в учетной политике для целей налогообложения момент определения налоговой базы по мере поступления денежных средств, - это день оплаты отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

Передача налогоплательщиком права требования третьему лицу на основании договора признается оплатой товаров (работ, услуг).

Переуступка права требования учитывается в налоговом учете в составе внереализационных доходов и расходов. В доходы включается суммы выручки, в расходы - сумма оплаты. В соответствии со статьей 279 НК РФ при учете операции необходимо учитывать следующее.

Организации - продавцы товаров, работ, услуг определяют доход по сумме, по которой передано обязательство до наступления срока платежа по договору, расход - по стоимости передаваемого товара по договору или стоимости выполненных работ. Если будет получена положительная разница (прибыль), то она включается в доход единовременно и в полной сумме. Если будет получена отрицательная разница (убыток), то она учитывается только в размере процентов (ставка рефинансирования ЦБ, увеличенная в 1.1 раза), которые рассчитываются за период от даты уступки до даты передачи жилого помещения.

Организации - продавцы товаров, работ, услуг передающие право требования после наступления срока платежа по договору, в случае если будет получен убыток, учитывают его следующим образом. Убыток в размере 50% учитывается на дату уступки права требования, оставшиеся 50% учитываются в течение 45 дней после наступления даты уступки.

Все остальные организации, купившие право требования (получившие в качестве оплаты по операциям взаимозачета или мены), определяют доход, как стоимость имущества, которое им причитается, а расход как сумма понесенных расходов при покупке этого права. Полученный ими убыток учитывается единовременно.

Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета" и кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" (на сумму погашения задолженности) и 91 "Прочие доходы и расходы" (на величину процента).

Полученные проценты по коммерческому кредиту (в отличие от процентов по облигациям, векселям и товарному кредиту, налогообложение которых предусмотрено только в части превышения ставки рефинансирования ЦБ РФ - подп. 3 п. 1 ст. 162 НК РФ) облагаются НДС на общих основаниях.

Бартерные операции в какой-то мере напоминают взаимозачеты. Бухгалтер должен запомнить основные особенности бартерных сделок или правильное название сделки в соответствии с Гражданским кодексом РФ по договорам мены.

Под договором мены понимается гражданско-правовой договор, в соответствии с которым каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой (п. 1 ст. 567 ГК РФ).

К основным признакам этого договора относятся:

- передача обмениваемого имущества в собственность (хозяйственное ведение или оперативное управление);

- переход права собственности на полученные в порядке обмена товара к каждой из сторон одновременно после того, как обязательства по передаче товаров исполнены обеими сторонами (ст. 570 ГК РФ);

- необходимость встречного предоставления (один товар обменивается на другой).

Предметом договора мены являются действия каждой из сторон по передаче в собственность другой стороне обмениваемого товара.

Для признания договора мены заключенным от сторон требуется согласовать и предусмотреть непосредственно в тексте договора условие о количестве и наименовании обмениваемых товаров.

Договор мены может быть заключен только в случае обмена одного товара на другой. Информационное письмо ВАС РФ от 24 сентября 2002 г. N 69 указывает, что договор мены не может быть заключенным при обмене товаров на услугу, или при обмене товаров на переуступку права требования долга. Иными словами, это фактически взаимный договор купли-продажи. Поэтому, если две организации пытаются в рамках одного договора мены объединить два разных договора, например купли-продажи и услуг, то форма такого договора будет противоречить ГК РФ. Но договор мены может быть заключенным, например при обмене векселей или любых ценных бумаг.

Гражданский кодекс РФ устанавливает ряд специальных правил о мене, отражающих особенности содержания и исполнения этого договора.

В частности, в случаях, когда в договоре мены отсутствуют условия о цене обмениваемых товаров, а также о распределении между сторонами расходов, связанных с исполнением обязательств, следует исходить из предположения, что предметом договора является обмен равноценными товарами. Расходы на передачу товаров, их принятие и иные действия, связанные с исполнением договора, должны в каждом конкретном случае возлагаться на ту сторону, которая несет соответствующие обязанности согласно договору (п. 1 ст. 568 ГК РФ).

Учет бартерных операций имеет ряд своих особенностей для расчета НДС.

В соответствии с пунктом 2 статьи 154 НК РФ при:

- реализации товаров (работ, услуг) по товарообменным (бартерным) операциям,

- реализации товаров (работ, услуг) на безвозмездной основе,

- передаче права собственности на предмет залога залогодержателю при неисполнении обеспеченного залогом обязательства,

- передаче товаров (результатов выполненных работ, оказании услуг) при оплате труда в натуральной форме

налоговая база определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 40 НК РФ, с учетом акцизов (для подакцизных товаров и подакцизного минерального сырья) и без включения в них НДС.

По договору мены организация должна начислить НДС со стоимости отгруженного имущества, прописанной в договоре. А если эта стоимость там не указана, то налог начисляют с рыночной цены проданной вещи. К вычету же можно принять лишь ту часть уплаченного НДС, которая рассчитана исходя из балансовой стоимости отгруженного имущества в соответствии с пунктом 2 статьи 172 НК РФ.

Эти организации при проверке налоговыми органами должны будут доказать соответствие цены сделки сложившимся рыночным ценам. Если это будет не доказано, то придется пересчитать налог. Поэтому зачастую НДС, который приходится платить при мене, значительно больше той суммы, что перечисляют, если рассчитываются за покупку деньгами.

Поэтому, если они правильно оформлены, операции взаимозачета более выгодны, чем бартерные сделки. Для того чтобы налоговые органы не могли переквалифицировать род сделки при оформлении операции взаимозачета, следует помнить следующее:

1. Необходимо наличие двух отдельных договоров, исполнение которых не зависит друг от друга. То есть каждый из договоров должен предусматривать отдельный порядок расчетов и исполнения обязательств по нему.

2. Особое внимание следует уделять оформлению встречных договоров поставки товаров, так как именно они могут быть объявлены договорами бартера.

3. В обязательном порядке фиксировать возникшую взаимную задолженность с указанием договоров, по которым она возникла, многие организации ограничиваются составлением просто актов о погашении задолженности, в которых не указывается особенности ее возникновения.

Но необходимо отметить, что бояться не денежных форм расчетов не надо, надо просто уделять большего внимания их оформлению.

Кроме того, как указал Конституционный суд РФ в постановлении от 20 февраля 2001 г. N 3-п, единый порядок исчисления налога на добавленную стоимость при использовании налогоплательщиком любых законных форм реализации товаров (работ, услуг), в том числе путем обмена одних товаров на другие, при уступке требования и прочее, обеспечивает единообразное понимание положения о фактически уплаченных поставщикам суммах налога.

Ограничительное толкование данного положения (как оплата только денежными средствами поставленных товаров и в составе их цены - предъявленной суммы налога) привело бы к его противоречию с правилом определения добавленной стоимости и создало бы правовую неопределенность, что недопустимо. Поэтому суммы налога на добавленную стоимость по товарам, расчеты за которые между предприятиями производятся без фактического движения денежных средств (зачет встречных требований, бартерные операции), принимаются к зачету на общих основаниях.

Согласно статье 415 ГК РФ прощение долга является одним из оснований прекращения обязательства, то есть кредитор освобождает должника от возложенных на него обязанностей.

В соответствии с подпунктом 16 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей.

Таким образом, суммы прощеного долга не могут быть признаны в составе расходов и не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Так как в данном случае, основываясь на мнении налоговых органов, прощение долга приводит к увеличению налоговой базы по налогу на прибыль по безвозмездно полученным средствам, то организации рекомендуется увеличить налогооблагаемую прибыль.

Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

- авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Не погашенная вовремя дебиторская задолженность относится к сомнительным долгам.

Пункт 2 статьи 266 НК РФ раскрывает понятие безнадежных долгов (долгов, нереальных к взысканию). Такими долгами признаются долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Срок исковой давности, его исчисление и приостановление регулируются положениями главы 12 ГК РФ.

Согласно статье 196 ГК РФ общий срок исковой давности устанавливается в три года.

Сомнительные долги списываются на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя по следующим основаниям:

- по истечению срока исковой давности (3 года) (ст. 196-197 ГК РФ);

- вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

- на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);

- вследствие ликвидации организации (ст. 419 ГК РФ).

Как указал Минфин России в своем письме от 26 октября 2004 г. N 03-03-01-04/1/88, срок исковой давности не прерывается на основании акта судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания. А постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного документа не является основанием для признания суммы дебиторской задолженности безнадежной.

Следовательно, если организация производит списание сомнительной задолженности, по которой истек срок исковой давности и порядок ее списания не соответствует критериям, приведенным в Налоговом кодексе РФ, то у нее возникают постоянные разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.

1.4 Учёт создания и использования резерва по сомнительным долгам

Безнадежные долги могут включаться в расходы предприятия двумя способами:

1) по мере их возникновения;

2) путем формирования резервов по сомнительным долгам.

Возможность формирования резервов по сомнительным долгам предусмотрена как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Порядок формирования резервов в налоговом учете регламентирует статья 266 НК РФ, а в бухгалтерском учете - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 года N 34н).

Рассмотрим особенности формирования резервов, в соответствии с правилами бухгалтерского и налогового учета (табл. 2).

На сумму отчислений в резерв составляется запись:

Дебет 91.2 «Прочие расходы»

Кредит 63 «Резервы по сомнительным долгам»

Резервы по сомнительным долгам направляются на покрытие сумм списанной дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность может быть списана, если истек срок исковой давности. «Общий срок исковой давности устанавливается в три года» [1, ст.196].

Таблица 2

Особенности формирования резервов в бухгалтерском и налоговом учете

Продолжение таблицы 2

Продолжение таблицы 2

Продолжение таблицы 2

Продолжение таблицы 2

Согласно статье 200 ГК РФ течение срока исковой давности начинается со дня, когда сторона по договору узнала или должна была узнать о нарушении своего права. По обязательствам с срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации».

Согласно пункту 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Списание части задолженности за счет резерва по сомнительным долгам   отражается следующим образом: 

Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Таким образом, констатируется, что администрация заранее предвидела, что долг не будет возвращен, и он был, согласно принципу осмотрительности  уже заранее списан на убытки прошлых отчетных периодов, а теперь этот факт только уменьшает резерв.

Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы на конец отчетного года отражаются по счету                  91.1 «Прочие доходы». Эта операция будет отражена на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»

Кредит 91.1 «при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам.

В ООО «ВИЛЕНА»резерв по сомнительным долгам не создаётся.

2. Организация бухгалтерского учета дебиторской задолженности на предприятии ООО «Вилена»

2.1. Организация бухгалтерского учета в ООО «Вилена»

Организация и ведение бухгалтерского учета на предприятии осуществляется главным бухгалтером, который одновременно исполняет                       и обязанности кассира. Главный бухгалтер согласно должностной инструкции осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно–финансовой деятельности предприятия; обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности; организует учет. Учет ведется автоматизировано, с использованием программы «1С: Бухгалтерия».

В соответствии с учетной политикой, утвержденной в ООО «Вилена», бухгалтерский учет осуществляется и бухгалтерская отчетность составляется штатным бухгалтером ООО «Вилена».

Амортизация объектов основных средств производится линейным способом начисления амортизационных начислений.

Учет материальных ценностей осуществляется по фактической себестоимости без использования счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей».

Для учета текущих затрат предусмотрены счета 26 "Общехозяйственные расходы" и 44 «Расходы на продажу», которые списываются в конце отчетного периода в дебет счета 90 "Продажи" полностью.

Предприятия не создает резерв сомнительных долгов по расчетам с другими предприятиями и учреждениями за счет финансовых результатов.

Момент реализации продукции определяется по отгрузке товара и предъявлению покупателям расчетных документов. Это означает, что право собственности на товар переходит покупателю после ее отгрузки. Кроме того, при использовании этого метода для целей налогообложения НДС исчисляется и уплачивается в момент отгрузки за счет собственных средств на расчетном счете, то есть до получения выручки.

Рассмотрим структуру бухгалтерии исследуемого общества, которая состоит из трех человек (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Структура бухгалтерской службы ООО «Вилена»

Главный бухгалтер осуществляет руководство всей бухгалтерии, несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер совместно с директором подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно–материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных и кредитных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Не мало важную роль играет тот фактор, что договоры и соглашения, заключающиеся на предприятии, согласуются с главным бухгалтером.

В обязанности главного бухгалтера входят также отслеживание процессов реализации, ведет книгу продаж, учет счетов–фактур. Контролирует расчеты предприятия с поставщиками, покупателями, расчеты по претензиям, штрафам, пеням, неустойкам. Отслеживает динамику кадров, рассчитывает и начисляет заработную плату, занимается вопросами налогообложения, следит за состоянием расчетов предприятия с контрагентами.

Бухгалтер-материалист ведет учет движения материальных ценностей на предприятии.

Кассир является материально ответственным лицом, подписывая соответствующий договор. Он отвечает за соблюдение кассовой дисциплины, ведет кассовую книгу, ежедневно сдает кассу.

В качестве приложения к учетной политике главным бухгалтером разрабатывается рабочий план счетов, документооборот.

В рабочем плане счетов ООО «Вилена» предусмотрены необходимые синтетические счета. Следует отметить, что недостатком в организации учета является отсутствие аналитических счетов в рабочем плане счетов, хотя в процессе отражения хозяйственных операций они используются.

На предприятии для учета дебиторской задолженности предусмотрены следующие счета:

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (если организацией выдан аванс в счет поставки). Дебиторская задолженность возникает при перечислении авансов за полученные товарно-материальные ценности, работы и услуги.

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику по выплаченным им авансам. При этом построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Дебиторская задолженность поставщиков перед ООО «Вилена» возникает в случае перечисления аванса за предстоящую поставку товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг на основании договора, заключенного между ООО «Вилена» и поставщиком. Для учета авансов на исследуемом предприятии к счету 60 открыт отдельный субсчет "Расчеты по авансам выданным". Поставщик выставляет счет-фактуру ООО «Вилена», которое в свою очередь оплачивает данный счет, оформляя платежное поручение на перечисление денег с расчетного счета.

62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" (в случае поставки товаров, работ, услуг в счет последующей оплаты), предназначенный для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками. Дебиторская задолженность возникает при отгрузке продукции (работ, услуг).

Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Начальным этапом работы ООО «Вилена» с покупателями и заказчиками является заключение с ними договора на поставку товаров, по которому Общество обязуется передать покупателю свой товар. В договоре указывается:

1) номенклатура товара, который должен быть поставлен;

2) сроки поставки;

3) порядок доставки товара;

4) способы оплаты  товаров;

При выполнении условий договора поставки на предприятии оформляются следующие документы, которые являются первичными документами при учете расчетов с покупателями и заказчиками:

1) накладная. В ней указывают наименование передаваемого товара, его количество и цена. Накладная подписывается руководителем ООО «Вилена» представителем покупателя, также обязательно ставится печать ООО «Вилена»;

2) Доверенность, которую должно предоставить лицо уполномоченное осуществлять приемку товара;

3) Счет-фактура, который обязательно подписывается руководителем и главным бухгалтером ООО «Вилена»;

4) Приходный кассовый ордер, если оплата производится за наличный расчет.

На предприятии ведется  журнал учета выставленных счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.  Так же ведется книга продаж, которая предназначена для регистрации счетов-фактур составленных при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются налогом на добавленную стоимость.

68 "Расчеты по налогам и сборам". Дебиторская задолженность возникает в случае переплаты в бюджет.

Счет 68 обобщает информацию о расчетах с бюджетами по налогам и сборам, уплачиваемым ООО «Вилена», и налогам с работниками этой организации. Аналитический учет по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" ведется по видам налогов.

71 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебиторская задолженность возникает в случае невозврата подотчетным лицом выданных ему денежных средств.

Данный предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдача денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы иди административно-хозяйственные производится из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру на основе приказа руководителя.

На основе приказ о командировании работнику, направляемому в командировку, выдается командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре при направлении работника в командировку по территории РФ и в зарубежные страны с безвизовым режимом въезда. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него или из них).

Командированному работнику перед отъездом в выдается аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных из кассы по расходному кассовому ордеру, который подписан руководителем.

Для расчета суммы к выдаче составляется расчет (смета), который подписывается главным бухгалтером. Расчет может быть утвержден руководителем или не утверждаться им. Смета (расчет) хранится в бухгалтерии и может быть приложением к расходному ордеру, подтверждая расчет выданной авансом денежной суммы.

Если в течение трех дней в командировку направляются несколько сотрудников организации, денежные средства могут быть выданы по платежной ведомости.

По возвращении из командировки работник на своем служебном задании заполняет раздел 11 "Краткий отчет о выполнении задания".

Отчет согласовывается и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Дебиторская задолженность возникает при наличии задолженности работников по предоставленным займам, возмещению материального ущерба.

Счет предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" открыты субсчета:

73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков).

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации.

Некоторым работникам ООО «Вилена» выдает денежные займы на основе заключенного письменного договора. В договоре определяется сумма займа, срок, на который он выдается, а также то, как работник будет возвращать деньги (целиком или частями, вносить деньги в кассу или сумма займа будет удерживаться из заработной платы).

В случае, если срок возврата займа в договоре не указан, работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней после требования руководства ООО «Вилена».

Сумма займа выдается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляется с расчетного счета ООО «Вилена» на счет, указанный работником.

Расчеты по возмещению ущерба, причиненного работником ООО «Вилена» возникают, в случае порчи имущества организации по небрежности или неосторожности, а также потери или неправильно оформления документов (работник неправильно составил акт приемки товаров, и ООО «Вилена» из-за этого было отказано во взыскании с поставщика суммы выявленной недостачи). В данном случае наступает ограниченная материальная ответственность.

Для возмещения ущерба на основании распоряжения руководителя ООО «Вилена» из зарплаты работника удерживается сумма ущерба.

Такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если месячный срок истек, возместить ущерб можно только через суд.

К полной материальной ответственности работника можно привлечь тогда, когда с работником был заключен договор о полной материальной ответственности; утраченные ценности работник ранее получил на основании специального письменного договора или по разовому документу; полная материальная ответственность возложена на работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом; если работник находился в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Если с работником договор о полной материальной ответственности заключен не был, а сумма причиненного им ущерба превышает его средний месячный заработок, ущерб можно возместить через суд. В случае отказа судом в иске или оправдания работника, недостача списывается на убытки.

75 "Расчеты с учредителями". Дебиторская задолженность возникает при наличии задолженности учредителей по вкладам в уставный, складочный капитал.

Счет 75 предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации по выплате доходов (дивидендов).

К счету 75 "Расчеты с учредителями" открыты субсчета:

75-1 "Расчеты по вкладам в уставный капитал";

75-2 "Расчеты по выплате доходов".

На субсчете 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал" учитываются расчеты с учредителями (участниками) организации по вкладам в его уставный (складочный) капитал.

Аналитический учет по счету 75 "Расчеты с учредителями" ведется по каждому учредителю (участнику).

На основе учредительных документов на дату государственной регистрации ООО «Вилена» отражается величина уставного капитала и задолженность учредителей по оплате вкладов. Уставный капитал, указанный в учредительных документах, к моменту регистрации ООО «Вилена» оплачен на 100%. Вклады осуществляются как в денежном выражении, так и в имущественном. Денежные средства в счет вклада в уставный капитал зачисляются на расчетный счет предприятия. Денежная оценка имущественных вкладов производится по взаимному соглашению учредителей, что отражается в учредительных документах.

76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Дебиторская задолженность возникает в случае наличия расчетов по претензиям в пользу организации; расчетов по причитающимся дивидендам.

Счет 76 предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами.

К счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" открыты следующие субсчета:

76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию";

76-2 "Расчеты по претензиям";

76-3 "Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам".

Страхование бывает двух видов: обязательное (в соответствии с требованиями законодательства) и добровольное (по решению организации).

Начальным этапом является заключение договора страхования. В период действия договора страхования на предприятии может произойти страховой случай, после наступления которого страховая организация выплачивает сумму страхового возмещения ООО «Вилена» в соответствии с договором в полном объеме.

ООО «Вилена» может выставить поставщику (подрядчику) претензию, например, при выявлении арифметической ошибки в счете, поступившем от поставщика (подрядчика); при выявлении недостачи ценностей, поступивших от поставщика (сверх предусмотренных в договоре величин); при несоблюдении поставщиком (подрядчиком) договорных обязательств. В этом случае ООО «Вилена» взыскивает с должников пени, штрафы, неустойки, установленные договором.

В случае обнаружения при проверке банковской выписки ошибочно списанной суммы с расчетного счета ООО «Вилена», главный бухгалтер сообщает об этом в операционный отдел обслуживающего банка в письменном виде.

Причитающиеся доходы ООО «Вилена» от совместной деятельности с другими организациями отражаются в заключенном договоре о совместной деятельности. Поступление доходов на расчетный счет ООО «Вилена» отражается в выписке банка из расчетного счета.

В учетной политике ООО «Вилена», отражены следующие основные элементы:

- выбор объекта налогообложения;

- сумма доходов, полученная в предыдущем году (за девять месяцев и за год в целом), которая должна быть подтверждена выпиской (или копией) соответствующих первичных документов и отражается в подтверждение права на использование УСН;

- порядок ведения кассовых операций – прием и выдача наличных денег, сроки выплат, система материальной ответственности;

- сведения о численности работников за прошедший налоговый период и порядок ее расчета в каждом отчетном периоде (если средняя численность превысит 100 человек, организация утратит право на использование УСН с начала того квартала, в котором произошло превышение предельной численности работающих);

- размер остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов (амортизируемого имущества – в соответствии с гл. 25 НК РФ);

- порядок признания процентов, уплачиваемых за предоставление в пользование денежных средств (кредитов, займов);

- порядок учета расходов, принимаемых для целей налогообложения;

- порядок списания на расходы сумм стоимости объектов основных средств и нематериальных активов, приобретенных до перехода на упрощенную систему налогообложения;

- порядок переноса на следующие налоговые периоды убытка, полученного по итогам предыдущих налоговых периодов, в которых налогоплательщик применял упрощенную систему налогообложения и использовал в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Размер переносимого убытка не может уменьшать налоговую базу более чем на 30%. При этом оставшаяся часть убытка может быть перенесена на следующие налоговые периоды, но не более чем на 10 налоговых периодов. Расчет сумм убытка, подлежащего переносу на следующий налоговый период, также целесообразно оформить в качестве отдельного приложения к учетной политике.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии проводится инвентаризация имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 №49.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Помимо этого, инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности: товарно-материальных ценностей один раз в год по состоянию на 01  ноября, основных средств один раз в три года по состоянию на 01 ноября, начиная с 2007 года, инвентаризация расчетных статей баланса и денежных средств проводится по состоянию на 31 декабря.

Работники бухгалтерской службы, ведущие учет материальных запасов, обязаны не реже одного раза в месяц осуществлять непосредственно в местах их хранения в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в регистрах складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу. Конкретные сроки проверок устанавливаются главным бухгалтером.

О результатах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру. Главный бухгалтер, в свою очередь, информирует руководителя организации о выявленных остатках и нарушениях.

Движение первичных документов в ООО «Вилена» (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка и т.д.) – документооборот – регламентируется графиком.

Для каждого документа в ООО «Вилена» существует свой путь движения, то есть  свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

а) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

б) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

в) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

г) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

1) таксировка (расценка) – предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

2) группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

3) контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

д) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Основная цель введения графика состоит в рационализации документооборота в организации с тем, чтобы каждый первичный документ как можно быстрее проходил через все необходимые подразделения и конкретных исполнителей.

Все работники организации должны соблюдать утвержденный график документооборота. Для этого им выданы выписки из графика с указанием документов, которые они должны обработать, и сроков выполнения соответствующих работ. Контроль над соблюдением графика осуществляет главный бухгалтер.

2.2. Учет расчетов с дебиторами

Дебиторская задолженность в ООО «Вилена» отражается на следующих счетах бухгалтерского учета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Авансы выданные», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Корреспонденции по расчетам с дебиторами приведены в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Корреспонденции счетов по учету дебиторской задолженности

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Вилена» ведется с использованием счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», который предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками. В связи с различными условиями поставки и оплаты товаров счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по отношению к балансу является активно-пассивным. Дебетовое сальдо по счету показывает дебиторскую задолженность покупателей и заказчиков и отражается в разделе II «Внеоборотные активы» баланса. Кредитовое сальдо показывает кредиторскую задолженность покупателям и заказчикам и отражается в разделе  IV пассива баланса.

Рассмотрим порядок учета расчетов с покупателями заказчиками.

ООО «Вилена» продало покупателю партию товара. Цена товара согласно договору - 118 000 руб. (в том числе НДС - 18 000 руб.). Себестоимость товара - 60 000 руб. ООО «Вилена» определяет выручку для целей налогообложения по отгрузке.

В срок, установленный договором, покупатель товар не оплатил. "Актив" принял решение переуступить (продать) задолженность другой организации. Задолженность была продана за 90 000 руб. (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Убыток от продажи дебиторской задолженности при исчислении налогооблагаемой прибыли ООО «Вилена» не учитывается.

Рассмотрим порядок расчетов с поставщиками и подрядчиками, которые выступают в качестве дебиторов в результате зачета встречных однородных требований.

Так, в январе 2009 года ООО «Вилена» продало ООО "Сатурн" партию товаров на сумму 48 000 руб. (в том числе НДС - 7322 руб.) по договору №1. Себестоимость партии товаров - 30 000 руб.

В феврале 2009 года ООО «Вилена» получило от ООО "Сатурн" по договору №2 партию материалов. Стоимость партии материалов - 48 000 руб. (в том числе НДС - 7322 руб.). К этому моменту оплата от ООО "Сатурн" по договору №1 не поступила. ООО «Вилена» материалы, полученные по договору №2, не оплатил.

Таким образом, задолженность "Сатурна" перед ООО «Вилена» по договору №1 составила 48 000 руб. (в том числе НДС - 7322 руб.). Задолженность ООО «Вилена» перед ООО "Сатурн" по договору №2 также составила 48 000 руб. (в том числе НДС - 8 000 руб.).

ООО «Вилена» предложил ООО "Сатурн" произвести зачет встречных однородных требований. Организации составили акт сверки взаимных задолженностей, и ООО «Вилена» направил в адрес ООО "Сатурн" заявление о проведении взаимозачета:

Порядок учета представлен ниже (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Учет расчетов с покупателями и заказчиками

В ООО «Вилена» с некоторыми работниками заключены письменные договоры о материальной ответственности работников.

Так, в процессе проведения инвентаризации в мае 2009 года на ООО «Вилена» выяснилось, что не хватает на складе материально-производственных запасов на сумму в размере 14 000 руб. Также при этом было найдено виновное лицо, месячный оклад которого равен 12 000 руб.

В процессе определения среднемесячной заработной платы данного виновного лица, обнаружилось, что его размер меньше размера понесенного убытка. Чтобы добиться удовлетворяющего результата, исследуемое предприятие с иском обратилось в суд, который, в свою очередь, признал, что предприятие право.

Размер начисленной суммы налога на доходы физических лиц составляет 1520 руб. (12 000 руб. x 13%).

А начисленная сумма удержания равна:

2088 руб. ((12 000 руб. - 1520 руб.) x 20%).

С мая по октябрь 2009 года с заработной платы данного сотрудника была в общем удержана сумма в размере 12 528 руб. (2088 руб. x 6 месяцев).

В процессе обнаружения недостачи материально-производственных запасов на данном предприятии, в бухгалтерском учете произведены следующие записи (табл. 2.4).

Таблица 2.4

Учет расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба

Периодически работники предприятия получают денежные средства в подотчет на оплату командировочных расходов, на покупку материальных ценностей. В случае, если сумма подотчетных средств не возвращена работником в установленный срок, она может удерживаться из заработной платы.

Сотрудник ООО «Вилена» Зайцев А.А. согласно распоряжению руководителя, отправился в служебную командировку. Из кассы ему были выданы денежные средства под отчет в размере 24 000 руб.

По возвращению из служебной командировки данный сотрудник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов о произведенных затратах в ходе командировки, которые составили в размере 22 000 руб. Сумма в размере 2000 руб. была удержана с его заработной платы. Месячный оклад (с учетом всех отчислений, удержаний) данного сотрудника равен 12 000 руб.

В бухгалтерском учете были произведены записи (табл. 2.5).

Таблица 2.5

Учет расчетов с подотчетными лицами

Суммы, на которые ООО «Вилена» предъявляет претензии поставщикам (подрядчикам), относятся в дебет субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям».

ООО «Вилена» заключило договор с ООО "Марс" на поставку материалов. Всего было поставлено материалов на сумму 120 000 руб. (без НДС). Материалы были оплачены авансом. В процессе их оприходования было выявлено, что качество материалов не соответствует установленным требованиям. Организация выставила ООО "Марс" претензию на сумму 15000 руб. Однако ООО "Марс" признало претензию только в сумме 13 000 руб. Оставшаяся сумма претензии не подлежала взысканию с ООО "Марс", так как материалы стоимостью 2 000 руб. потеряли качество по вине покупателя - ООО «Вилена». Порядок расчетов представлен в табл. 2.6.

Таблица 2.6

Учет расчетов по претензиям

Другим примером предъявления претензий является случай, когда обслуживающий банк ООО «Вилена» ошибочно списал денежные средства с расчетного счета исследуемой организации. Сумма этих средств отражается в учете следующей записью: Дебет 76-2 Кредит 51 – отражена сумма денежных средств, ошибочно списанных со счета.

Еще одним видом дебиторской задолженности выступают штрафы, пени и неустойки. Так при нарушении договорных обязательств партнерами, ООО «Вилена» взыскивает с них пени, штрафы, неустойки, установленные договором.

В учете ООО «Вилена» это отражается проводкой по дебету 76-2 и кредиту 91-1 – отражена в составе прочих доходов сумма штрафов, пеней, неустоек, выставленных контрагентам и признанных ими (присужденных судом).

Таким образом, в списке дебиторов ООО «Вилена» являются покупатели, поставщики, персонал предприятия, обслуживающий банк.

2.3. Рекомендации по совершенствованию расчетов с дебиторами

Бухгалтерский учет на предприятии ООО «Вилена» на сегодняшний момент ведется с использованием средств вычислительной техники на базе программного комплекса «1С: Предприятие Версия 7.7». Бухгалтер использует конфигурацию: Бухгалтерский учет. Редакция 4.5. Это универсальная бухгалтерская программа, ориентированная на обычного бухгалтера, обладающего азами компьютерной грамоты. Программа настраивается на особенности бухгалтерского учета на предприятии, на изменения в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения могут осуществляться самим пользователем.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии ООО «Вилена» в конфигурации «1С: Бухгалтерии» используются следующие объекты:

К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты следующие субсчета:

60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»;

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» построен в двух измерениях: по субконто «Контрагенты» типа справочник «Контрагенты» и «Договоры» типа справочник «Договоры». Справочник «Договоры» подчинен справочнику «Контрагенты». Это означает, что каждое основание расчетов не существует само по себе, а связано с конкретным поставщиком или подрядчиком.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. Такая модель позволяет дополнительно получить информацию о контрагентах, от которых получены счета, непосредственно из стандартных отчетов, например «Оборотно-сальдовой ведомости по счету».

НДС, предъявляемый поставщиком к оплате.

В 1С: Бухгалтерии 7.7 реализована следующая технологии учета сумм «входного» НДС:

1) по счету 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» ведется аналитический учет по субконто «Счета-фактуры полученные» типа «документ неопределенного вида»;

2)                записи по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» производятся при проведении документов типовой конфигурации, отражающих поступление в организацию расчетных документов, или документа типовой конфигурации «Регистрация счета-фактуры поставщика». Ссылка на счет-фактуру (документ вида «Счет-фактура полученный») является обязательным реквизитом этих документов;

3) во избежание дублирования проводок в документах типовой конфигурации, предусматривающих при проведении выделение сумм «входного» НДС, вводится реквизит-переключатель «Счет-фактура поставщиком не предъявлен»;

4) документ «Счет-фактура полученный» имеет универсальный характер. Он предназначен для регистрации, как счетов-фактур поставщика, так и иных документов, в том числе бухгалтерских справок, на основании которых НДС принимается к зачету или возмещению (например, бланки строгой отчетности). Для формирования проводки используются реквизиты для информации о корреспондирующих счетах;

5) списание сумм налога, учтенных по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» (формирование проводок), производится документом «Запись книги покупок».

На предприятии ООО «Вилена»  также установлен программный комплекс «Клиент – Банк» КБ «ВТБ». Программа позволяет контролировать расчетный счет, передавать любые объемы документов в банк, осуществлять удалённо операции с расчетным счетом.

Для работы с правовой информацией установлена справочная компьютерная система «Гарант». Информационный Банк системы включает в себя нормативные акты, регламентирующие бухучет и налогообложение. Справочная база данных системы «Гарант» постоянно пополняется новыми нормативными актами, что позволяет пользователям не заниматься утомительной работой по сбору необходимой им информации. Информационный Банк поддерживается в актуализированном виде, в нем отражаются все изменения в нормативных актах (как непосредственно их текстов, так и реквизитов). Это позволяет пользователю при необходимости работать только с последними редакциями всех документов.

Кроме того, все компьютеры на предприятии имеют выход к глобальной сети Internet. Возможности сети при установлении контакта с имеющимися и потенциальными поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, поистине колоссальны: электронная почта, прямой доступ к «океану» информации и пр.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Исследуемому предприятию можно порекомендовать использовать в своей деятельности векселя. Так, в обмен на отгруженный товар ООО «Вилена» может получить от покупателя переводной вексель, плательщиком которого является третье лицо, указанное в векселе. Получается, что в сделке с переводным векселем задействовано как минимум три участника: - векселедержатель - продавец; - векселедатель - покупатель; - плательщик - третье лицо, которое, как правило, является должником покупателя (иногда плательщиком является сам векселедатель).

Для того, чтобы не применять кассовый аппарат, прежде всего, необходимо, чтобы у покупателя был должник (например, фирма, купившая товар или одолжившая деньги). Желательно также, чтобы ООО «Вилена» и этот должник - третье лицо, не имели взаимных задолженностей по договорам купли-продажи, подряда или возмездного оказания услуг. Тогда покупатель выписывает переводной вексель. Получателем денег по этому векселю является ООО «Вилена», а плательщиком - должник покупателя.

В результате, наличных расчетов между ООО «Вилена» и покупателем нет: первый отгружает второму товар, а второй передает первому вексель. Значит, кассовые аппараты в этой операции задействовать не приходится. Но в конечном итоге ООО «Вилена» предъявляет плательщику переводной вексель к оплате. Плательщик может перечислить деньги на расчетный счет или внести их в кассу. И в этой ситуации кассовый чек также не нужно пробивать.

Руководству предприятию следует по возможности ориентироваться на увеличение количества заказчиков с целью уменьшения риска неуплаты заказчиком.

Необходимо контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям. В условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости выполненных работ, поэтому необходимо расширять систему авансовых платежей.

Единовременное списание крупных расходов приведет к резкому увеличению себестоимости и может даже стать причиной убытка. Для равномерного включения расходов в расходы на продажу руководству ООО «Вилена» рекомендуется создавать резервы предстоящих расходов.

Исследуемая организация может зарезервировать средства для списания сомнительных долгов. Создать резерв могут только те фирмы, которые учитывают выручку от реализации по методу начисления.

Сумма такого резерва в бухгалтерском учете отражается в составе операционных, а в налоговом учете - внереализационных расходов.

Создавать резерв по списанию сомнительных долгов или нет, предприятие решает само. Решение о создании резерва и порядок резервирования средств должны быть предусмотрены в налоговой и бухгалтерской учетной политике.

Чтобы облегчить работу бухгалтерии, рекомендуется создавать резервы в порядке, предусмотренном Налоговым кодексом, как в налоговом, так и в бухгалтерском учете.

Сомнительный долг - это дебиторская задолженность, которая не погашена в срок, установленный договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями (залогом, поручительством или банковской гарантией).

Безнадежные долги необходимо списать. Долг считается безнадежным, если он нереален для взыскания (например, организация-должник ликвидировалась) или по задолженности истек срок исковой давности. Срок исковой давности - это период времени, в течение которого можно подать на должника в суд. В настоящее время этот срок равен трем годам.

Если фирма создает резерв, безнадежные долги списывают за счет резерва.

В бухгалтерском учете резерв по сомнительным долгам создают, если выполняются три условия:

- задолженность возникла по расчетам за продукцию (товары, работы, услуги);

- срок погашения задолженности по договору истек;

- гарантии погашения задолженности отсутствуют.

По правилам налогового учета резерв может быть создан по любой задолженности, если она соответствует двум условиям:

- задолженность не погашена в срок, установленный договором;

- задолженность не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией.

При формировании резерва делается следующая запись:

Дебет 91-2 Кредит 63 – создан резерв по сомнительным долгам.

Может возникнуть ситуация, когда, согласно Налоговому кодексу, ООО «Вилена» может перенести сумму неиспользованного резерва на следующий год, а, согласно требованиям бухгалтерского учета, резерв должен быть присоединен к прибыли отчетного года. В этой ситуации можно дать такой совет.

31 декабря отчетного года необходимо провести инвентаризацию дебиторской задолженности. По итогам инвентаризации руководитель должен принять решение о создании резерва на ту сумму, которая может быть перенесена на следующий год по правилам налогового учета. В этом случае отражать в бухгалтерском учете списание всей суммы резерва не нужно.

3. АУДИТ УЧЁТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

3.1. Технико-экономическая характеристика предприятия

Официальным наименованием проверяемого экономического субъекта является:  Закрытое акционерное общество «ВИЛЕНА»  (далее по тексту - Общество).

Юридический адрес: 456570, Челябинская область, Еткульский район, поселок Белоносово.

Предприятие зарегистрировано в Межрайонной инспекции федеральной налоговой службы России №10 по Челябинской области, ОГРН 1027401867130, ИНН 7438015444 , КПП 743001001.

   Предприятие не имеет обособленных подразделений.      

    Общество является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, имеет рас­четный счет в ОАО КБ «Мечел – Банк», круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке, указание на местонахождение об­щества. Общество имеет штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной статус Общества; его права и средств, внесенных учредителями, и поэтому хозяйственное общество представляет собой коллективную собственность нескольких лиц.

В собственности Общества находится имущество  (материальные ценности и финансовые ресурсы), учитываемое на его самостоятельном балансе. Имущество общества образуется за счет лич­ных средств учредителей (участников), вложенных в Уставный капитал, доходов от производственно-хозяйственной деятельности, а также иных поступлений.

   Уставный капитал составляет 10 тыс.руб.

Предприятие в соответствии с Уставом осуществляло в 2008г. виды деятельности, представленные в табл. 3:

Таблица 3

Виды деятельности предприятия

Предприятие в 2008 году  осуществляло свою деятельность без лицензий.

Структура управления ООО «ВИЛЕНА» сформирована согласно штатного расписания. Специалисты имеют должностные инструкции, согласно которым распределяются их обязанности.

Высшим органом управления общества является общее собрание участников общества. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений лично или через своих представителей.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным   исполнительным органом общества - директором общества.

Директор избирается  общим собранием участников общества сроком на два года. Договор между обществом и директором от имени общества подписывается лицом, председатель­ствующим на общем собрании, на котором был избран и сборов, образуются соответствующие целевые фонды. Часть чистой прибыли, подлежащей распределению между участниками, распреде­ляется пропорционально их вкладам в уставный капитал общества.

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального Закона РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций в проверяемый период нес:

Генеральный директор – Линчук Александр Иванович, назначен на должность на основании протокола общего собрания участников от 09.06.2008 г. 

           В соответствии с пунктами 2, 3 статьи 7 Закона РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроля за движением имущества и выполнением обязательств на Предприятии с   «01» января 2008 года по «21» мая  2008 года нес:

Генеральный директор – Линчук Александр Иванович;

с «22» мая по 17 декабря 2008 года:

Главный бухгалтер – Слышкина Ольга Михайловна;

с «18» декабря по 31 декабря 2008 года:

Главный бухгалтер – Пургаева Ирина Геннадьевна.

3.2. Оценка эффективности системы внутреннего контроля на предприятии и планирование аудиторской проверки

При проведении аудита мы руководствовались:

- Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 № 119-ФЗ;

- Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Об утверждении Федеральных Правил (стандартов) аудиторской деятельности»;

- Постановлением Правительства РФ от 04 июля 2003 года № 405 «О внесении дополнений в Федеральные Правила (стандарты) аудиторской деятельности»;

- Стандартами (правилами) аудиторской деятельности, одобренными Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ (в части, не противоречащей действующему законодательству РФ);

-  Внутрифирменными стандартами, методиками и инструкциями по аудиту.

Аудиторская проверка имела следующие особенности:

Аудиторская проверка проводилась в соответствии с Федеральным законом от  7 августа 2001 года № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

 Перед составлением плана и программы проверки расчетов с покупателями и заказчиками, прежде всего, необходимо установить качество состояния внутреннего контроля по учету таких операций. Для достижения этой цели, был проведён опрос работников предприятия. Это позволило выявить наиболее уязвимые места в системе учета расчетов и опредёлить дальнейшее направление проверки.

Результаты опроса представлены в таблице 4.

В ходе аудиторской проверки мы принимаем во внимание, что система внутреннего контроля включает в себя:

- надлежащую систему бухгалтерского учета;

- контрольную среду (предварительный контроль – до совершения хозяйственной операции; текущий контроль – в процессе совершения хозяйственной операции);

- отдельные средства контроля.

Таблица 4

Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учёта расчётных операций в ООО «ВИЛЕНА»

Продолжение таблицы 4

Примечание: У₁ – низкий уровень, У₂ – ниже среднего уровня, У₃ – средний уровень, У₄ – высокий уровень.

При оценке контрольной среды, под которой понимаются осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, мы обращали особое внимание на:

- стиль и основные принципы управления экономическим субъектом;

- организационную структуру экономического субъекта;

- распределение ответственности и полномочий;

- осуществление кадровой политики;

- порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

- соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства.

Изучение системы внутреннего контроля производилось в двух направлениях:

А). Организация системы внутреннего контроля – наличие в структуре экономического субъекта подразделений, занимающихся внутренним контролем (или выборный орган), их функции и полномочия, наличие инструкций по проведению контрольных мероприятий.

На предприятии нет структурных подразделений, отвечающий за внутренний контроль,  внутренний контроль осуществляется главным бухгалтером Предприятия.

Б). Работа системы внутреннего контроля – реальное проведение контрольных мероприятий по различным направлениям деятельности и учета.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности не проводится. Анализ системы внутреннего контроля проводился на основе внутрифирменного стандарта «Аудит системы внутреннего контроля».

Исходя из вышеизложенного надежность системы внутреннего контроля оценена как низкая и при проведении аудиторских процедур по существу, выборочная проверка проведена не опираясь  на систему средств контроля.

Проделанная в процессе аудита работа не означает проведения полной и всеобъемлющей проверки системы внутреннего контроля Предприятия с целью выявления всех возможных недостатков. План и программа проведения аудита расчётов с поставщиками и покупателями на ООО «ВИЛЕНА» построены с учётом результатов проверки системы внутреннего контроля. При этом план аудита охватывает следующие основные направления проверки:

- правовая оценка договоров с поставщиками и покупателями с позиций действующего законодательства;

- организация первичного учёта операций по расчётам с поставщиками и покупателями;

- организация бухгалтерского учёта операций по расчётам с поставщиками и  покупателями;

- организация налогового учёта операций по расчётам с покупателями и заказчиками [25, с. 198].

Содержание плана проверки учёта расчётов с поставщиками и покупателями ООО «ВИЛЕНА» приведены в табл. 5.

Таблица 5

План аудита расчётов с покупателями и заказчиками

3.3 Аудиторские процедуры

При проведении аудита организации первичного учета по разделу учета расчетов с поставщиками и покупателями использованы следующие методы сбора аудиторских доказательств:

Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания товарно-материальных ценностей. Проводя эту процедуру, сверялись данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком или покупателем.

Проверка соблюдения графика документооборота. Проверка проводилась с целью сырья и материалов и других хозяйственных договоров. Эти договоры проверялись на предмет соответствия  требованиям Гражданского Кодекса РФ (часть 1, главы 9 - 18).

В ходе проверки было  установлено наличие договоров поставки по проведенным сделкам, проверена правильность их оформления, дата возникновения и причина образования  просроченной задолженности. Далее выборочно проверялись расчетные операции с покупателями по данным расчетно-платежных документов и учетных регистров по счету 62 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками». В состав выборки включались поставщики, расчетные операции с которыми осуществляются систематически, и суммы расчетов с которыми существенны. В процессе проверки выяснялась дата проведения и характер операций, правильность применения цен по поступившим ценностям, полнота их оприходования, обоснованность выделения НДС.

Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с покупателями, так как операции с дебиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности.

Проверка соответствия данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. В ходе проведения этой процедуры проверялась полнота и достоверность отражения на счетах синтетического учета расчетов с поставщиками и покупателями. Проводилась сверка методом пересчета— определение достоверности сумм кредиторской и дебиторской задолженностей в части расчетов с  покупателями, отраженных в отчетности ООО «ВИЛЕНА», дебиторской задолженности на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

3.4 Оценка соответствия правил ведения учёта и порядка отражения информации в бухгалтерской отчётности требованиям законодательства и нормативных документов

Замечание 1.

При проверке соответствия данных первичных документов регистрам бухгалтерского учета  ООО «ВИЛЕНА» выявлены следующие расхождения:

Дебиторская задолженность по ООО "Версия" вместо 118 000 руб., в т.ч. НДС - 18 000 руб. (с/ф N 58 и 59 от 10.05.2008) составляет в действительности 56 000 руб., в т.ч. НДС - 8542 руб. На самом деле отгрузка по с/ф N 59 от 10.05.2007 произведена в адрес ООО "Сельхозпром". ООО "Сельхозпром" оплатило аванс за поставку в апреле 2008 года в сумме 56 000 руб.

Требования законодательства

Вычеты по суммам, уплаченным налогоплательщиками с авансовых платежей, производятся после даты реализации соответствующих товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 6 статьи 172 НК РФ.

Рекомендации:

Исправительные записи выглядят следующим образом:

Дебет 62 субконто "Сельхозпром" Кредит 62 субконто ООО "Версия"

- 56 000 руб. - справка бухгалтера.

Налог на прибыль не изменяется, так как доходы признаны при отгрузке:

Дебет 68 Кредит 76 субсчет "НДС с авансов полученных"

- 8542 руб. - НДС по авансу ООО "Ветер" принят к вычету.

Дата реализации - 10.05.2007. Следовательно, необходимо сдать уточненную декларацию по НДС за май 2007 года.

Замечание 2.

При проверке соответствия данных первичных документов регистрам бухгалтерского учета ООО «ВИЛЕНА» выявлены следующие расхождения:

дебиторская задолженность по ООО "Морозко" составляет не 150 000 руб. (в т.ч. НДС - 70621 руб.), а 180 000 руб. (в т.ч. НДС - 27 458 руб.), поскольку в учете не отражена отгрузка товара за апрель 2008 года в сумме 30 000 руб. (в т.ч. НДС - 4576 руб.).

 Последствия

При налоговой проверке налоговая инспекция вправе будет доначислить налог, начислить пени на недоплаченный НДС и налог на прибыль, штраф в размере 20 % от суммы неуплаченного налога.

Рекомендации

Исправительные записи должны выглядеть следующим образом:

Дебет 62 субконто "Морозко" Кредит 90

- 30 000 руб. - отгрузка (справка бухгалтера);

Дебет 90 Кредит 68 субсчет "НДС"

- 4576 руб. - начислен НДС.

В данном случае мы выявили доходы не прошлых налоговых периодов, а доходы прошлых отчетных периодов, поскольку в отчетности не была отражена отгрузка за первое полугодие 2008 года.

Датой получения доходов при методе начисления признается дата реализации товаров (работ, услуг), то есть момент отгрузки, а он относится к полугодию.

Предприятию следует сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль за полугодие 2008 года, 9 месяцев, 2008 год. Необходимо доплатить НДС, налог на прибыль, пени по этим налогам.

Замечание 3.

В результате проверки сроков отчета по подотчетным суммам  выявлены следующие расхождения.

Выявлена задолженность подотчетных лиц:

- работника предприятия А.И. Тетеркина в сумме 530 руб., срок сдачи авансового отчета - 12 ноября 2007 года;

- бывшего работника И.И. Сидорова (уволился в октябре 2007 года) в сумме 340 руб., срок сдачи авансового отчета - 30 сентября 2007 года.

Рекомендации

Исправительные записи должны выглядеть следующим образом:

Дебет 94 Кредит 71 субконто "Тетеркин"

- 530 руб. - списана сумма, не возвращенная работником в срок;

Дебет 70 субконто "Тетеркин" Кредит 94

- 530 руб. - удержана подотчетная сумма из заработной платы.

Требования законодательства

По поводу удержания подотчетных сумм из заработной платы работников следует отметить, что Трудовым кодексом РФ ограничены удержания из заработной платы работников.

В соответствии со статьей 137 ТК РФ "удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях".

Однако в указанных случаях "работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания".

Таким образом, для правомерного удержания подотчетных сумм требуется соблюдение двух условий:

1) чтобы работник был ознакомлен с задолженностью и не оспаривал ее;

2) срок удержания - в течение месяца со дня установленной сдачи отчета.

В случае пропуска срока удержания работодатель вправе взыскать выданные работнику суммы в судебном порядке или по добровольному соглашению (например, по заявлению работника).

По задолженности уволенного работника делаются записи:

Дебет 94 Кредит 71 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - отражен размер недостачи по авансовому отчету;

Дебет 76 субконто "Сидоров" Кредит 94

- 340 руб. - отражена задолженность по недостачам, признанным виновным лицом.

Пропуск установленного срока отчетности по подотчетным суммам не говорит о том, что у физического лица возникает доход. Ведь согласно статье 210 НК РФ "при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло". То, что работник не вернул вовремя денежные средства не означает, что он имеет право распоряжаться ими по собственному усмотрению, они не становятся собственностью физического лица. Включение невозвращенных подотчетных сумм в облагаемый доход работника не предусмотрено ни налоговым, ни трудовым законодательством. Кроме того, предприятие имеет возможность взыскать подотчетные суммы с работника по добровольному соглашению или в судебном порядке:

Дебет 51 (50) Кредит 76 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - погашена задолженность.

По истечении срока исковой давности организация принимает решение о списании суммы задолженности. В данном случае у бывшего работника возникает доход в виде экономической выгоды. Но поскольку в момент начисления дохода у организации нет возможности удержать подоходный налог, то она обязана предоставить сведения о доходах работника в налоговые органы в течение месяца со дня списания в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ:

Дебет 91-2 Кредит 76 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - списана задолженность.

На суммы, списанные по истечении срока исковой давности задолженности, в момент списания, подлежит начислению единый социальный налог, поскольку эту невостребованную организацией задолженность по невозвращенным подотчетным суммам можно признать доходом, полученным работником в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Замечание 4

Выявлена дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности:

ЗАО "Невидимка" за товар в сумме 23 600 руб. (в т.ч. НДС - 3600 руб.). Отгрузка произведена 13 октября 2006 года, срок оплаты по договору - 23 октября 2006 года.

Требования законодательства

В соответствии с пунктом 5 статьи 167 НК РФ "в случае неисполнения покупателем до истечения срока исковой давности по праву требования исполнения встречного обязательства, связанного с поставкой товара (выполнением работ, оказанием услуг), датой оплаты товаров (работ, услуг) признается наиболее ранняя из следующих дат:

1) день истечения указанного срока исковой давности;

2) день списания дебиторской задолженности".

Рекомендации

Дебет 91 Кредит 62 субконто "Невидимка"

- 23 600 руб. - списана дебиторская задолженность;

Дебет 76 субсчет "НДС" Кредит 68 субсчет "НДС"

- 600 руб. - начислен НДС к оплате.

НДС должен быть начислен за октябрь 2008 года.

В нашем случае день истечения срока исковой давности - 23 октября 2008 года, а это более ранняя дата, чем день списания задолженности.

Следовательно, предприятию придется сдать уточненную декларацию по НДС за октябрь 2008 года, заплатить налог и пени.

Согласно пункту 2 статьи 265 НК РФ к внереализационным расходам предприятия приравниваются суммы безнадежных долгов.

Безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (ст. 266 НК РФ).

Поэтому организация вправе включить списанную дебиторскую задолженность во внереализационные расходы в IV квартале 2008 года при исчислении налога на прибыль.

Замечание 5.

При проверке регистров синтетического учета и авансовых отчетов  выявлено следующее: денежные средства в подотчет выдаются при наличии остатка по ранее полученным авансам, например: 

- Авансовый отчет № 12 от 02.05.2008 г. на сумму 151 руб.,  при  остатке 27 552,75 руб.  выдано:

 11.05.2008 г. еще 19 992 руб.;

      Неизрасходованные подотчетные суммы не сдаются  в кассу.

Требования нормативных актов

В соответствии с п.11  Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40), лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В соответствии с требованиями Приказа МФ РФ от 31.10.2000 г. « Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению", подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем  эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Последствия

Нарушение ведения порядка кассовых операций. Неоправданное увеличение дебиторской задолженности.

Рекомендации

Вести кассовые операции в соответствии с требованиями действующего законодательства. Не выдавать из кассы денежные средства при наличии предыдущего аванса.

Замечание 6.

На предприятии не проведена инвентаризация расчетов на 31.12.2007, на 31.12.2008 года, отсутствуют акты сверки с поставщиками и покупателями.

Требования нормативных актов

Инвентаризация имущества и обязательств - процедура обязательная для всех налогоплательщиков. Этого требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее Закон N 129-ФЗ). В соответствии со статьей 12 Закона N 129-ФЗ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Таким образом, инвентаризация обязательств проводится в сроки, определяемые руководителем предприятия, но не реже 1 раза в год перед составлением годовой отчетности.

Последствия

Невозможность подтвердить правильность и обоснованность числящихся сумм задолженности.

Рекомендации

Проводить инвентаризации в сроки, установленные действующим законодательством.

В компьютерной системе учета целесообразно, чтобы персонал, ответственный за отражение данных по финансовому положению, не занимался обработкой данных по хозяйственным операциям. Необходимо в соответствии с действующим законодательством проводить инвентаризацию дебиторской задолженности с целью получения представления о реальном размере дебиторской задолженности.

С целью установления рациональной системы распределения полномочий и ответственности ООО «ВИЛЕНА» нужно разработать и довести до сотрудников в письменном виде должностные инструкции.

Официальным наименованием проверяемого экономического субъекта является:  Закрытое акционерное общество «ВИЛЕНА»  (далее по тексту - Общество).

При проведении аудита основополагающими документами были: Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 № 119-ФЗ; Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Об утверждении Федеральных Правил (стандартов) аудиторской деятельности»; Постановлением Правительства РФ от 04 июля 2003 года № 405 «О внесении дополнений в Федеральные Правила (стандарты) аудиторской деятельности»; Стандартами (правилами) аудиторской деятельности, одобренными Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ (в части, не противоречащей действующему законодательству РФ);  Внутрифирменными стандартами, методиками и инструкциями по аудиту.

В ходе аудиторской проверки было акцентировано внимание, что система внутреннего контроля включает в себя:

- надлежащую систему бухгалтерского учета;

- контрольную среду (предварительный контроль – до совершения хозяйственной операции; текущий контроль – в процессе совершения хозяйственной операции);

- отдельные средства контроля.

В ходе проверки было  установлено наличие договоров поставки по проведенным сделкам, проверена правильность их оформления, дата возникновения и причина образования  просроченной задолженности.

По результатам  проведённой проверки учёта расчётов с дебиторами и кредиторами ООО «ВИЛЕНА» необходимо совершенствовать систему внутреннего контроля, отпуск товаров со склада должен быть санкционирован ответственным сотрудником администрации предприятия, а  непосредственный отпуск должен производить кладовщик на основании накладной.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Дебиторская задолженность – неизбежное следствие существующей в настоящее время системы денежных расчетов между организациями, при которой всегда имеется разрыв времени платежа с момента перехода права собственности на товар, между предъявлением платежных документов к, а также оценка соответствия правил ведения учёта и порядка отражения информации в бухгалтерской отчётности требованиям законодательства и действующих нормативных документов;

- изучена сущность дебиторской задолженности, способы ее оценки, особенности налогового и бухгалтерского учета;

 - проведен аудит дебиторской задолженности ООО «ВИЛЕНА»;

 - проанализирована динамика, структура дебиторской и кредиторской задолженности, оборачиваемость средств в расчётах.

По результатам исследования можно сделать следующие выводы:

 Синтетический учёт расчетов с покупателями и заказчиками ООО «ВИЛЕНА» ведёт на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»  Аналитический учет ведется в разрезе договоров.

Как недостаток в организации бухгалтерского учёта дебиторской задолженности на предприятии можно отметить то, что в учётной политике не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам и данный резерв не создается. 

ООО «ВИЛЕНА» рекомендуется создавать резерв по сомнительным долгам. Резерв создается по каждому сомнительному долгу, не погашаемому в течение 45 дней, если он не обеспечен залогом, поручительством или банковской гарантией. При этом общая сумма создаваемого резерва не может превышать 10% выручки от реализации последнего отчетного периода. Резерв используется на покрытие убытков от списания безнадежных, не реальных к взысканию долгов в связи с истечением срока исковой давности (банкротством или ликвидацией организации-должника). Создание резерва смягчает отрицательные последствия списания безнадежных долгов, но не устраняет их. Поэтому предприятиям необходима взвешенная политика финансовых взаимоотношений с заказчиками: предоставлять отсрочку или рассрочку платежа только при наличии уверенности в надежности заказчика; вести картотеку заказчиков и следить за динамикой их финансового состояния; при отсутствии информации от заказчика требовать предоплаты или поручительства.

Считаем целесообразным ООО «ВИЛЕНА» предусмотреть в учётной политике формирование резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте по тем же правилам, что и в налоговом учёте.

Преимущество будет заключаться в том, что:

1. Для начисления налога на прибыль можно использовать данные бухгалтерского учёта, не корректируя их;

2. Не нужно исчислять и отражать в бухгалтерском учёте разницы, прописанные в ПБУ 18/02 – их просто не будет.

Изучение организации системы внутреннего контроля ООО «ВИЛЕНА» позволяет оценить её эффективность как низкую. Недостатки действующей системы контроля заключаются в том, что инвентаризация расчётов не производится, сроки возникновения задолженности проверяются выборочно и нерегулярно, имеются случаи невыставления претензии.

Результаты анализа позволяют сделать следующие выводы.

Доля де­би­тор­ской за­долженно­сти в об­щей сумме обо­рот­ных ак­тивов в на 01.01.2008г составляла 37,88%, на 01.01.2009г – 40,93%,

По результатам анализа состава и структуры дебиторской задолженности, можно сделать вывод, что на начало отчётного периода наибольший удельный вес в структуре активов занимала именно дебиторская задолженность. При этом в составе дебиторской задолженность возрастает доля авансов выданных.

Возросла оборачиваемость дебиторской задолженности с 2,64 раза до 2,96 раз. Это говорит о том, что дебиторская задолженность предприятия быстрее

ООО «ВИЛЕНА» можно предложить следующие рекомендации по совершенствова­нию системы управления дебиторской задолженностью:

- применять различные методы управления дебиторской задолженности в зависимости от истории деловых отношений с данными покупателями. Для добросовестных покупателей целесообразно дальнейшее предоставление скидок, отсрочек и рассрочек платежа.

- ужесточить механизм истребования долга. Для этого предприятию рекомендуется применять систему штрафов, что должно быть предусмотрено в условиях договора с контрагентами. Кроме того, в условиях договора необходимо предусматривать сроки расчётов за отпускаемую предприятием продукцию

- ежемесячно сверять расчёты с покупателями. Ежемесячная проверка дебиторской позволит высвободить из оборота средства. Они могут быть направлены на погашение задолженности кредитора.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.                Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I и II

2.                 О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21 декабря 1996 г.  № 129-ФЗ

3.                Об аудиторской деятельности: Федеральный закон от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ.

4.                Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000г. № 31н).

5.                Положение по бухгалтерскому учету "Бухгал­терская отчетность организации" (ПБУ 4/99), Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 № 43н.

6.                Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 Утверждено приказом министра РФ от 06.05.99 №32н.

7.                Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации ПБУ 10/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99г. №33н.

8.                План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н.

9.                Акчурина Е.В., Солодко Л.П., Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие, - М.: Издательство «Экзамен». 2004. – 416с. 

10.           Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет. Москва 2001 г.

11.           Баканов М.И. , Шеремет А.Д. Теория экономического анализы: учеб­ник. - М.: Финансы и статистика, 2002.

12.           Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. и др. Бухгалтерский учет: Учебник /Под ред. П.С. Безруких. М.: Бухгалтерский учет, 2004.

13.           Белов Н.Г. Контроль и ревизия. – М.:Агропромиздат. 2002

14.           Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет, Ростов-на-Дону: Феникс, 2002 г.

15.           Богомолов А.М., Голощапов Н.А. Внутренний аудит. Организация и методика проведения. — М.: Экзамен, 2002.

16.           Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. - М.: Экзамен, 2000.

17.           Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М., Старовойтова Е.В. Аудит. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2000.

18.           Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет». Учебное пособие. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Инфра-М, 2003. – 640с. – (Серия «Высшее образование»).

19.           Ковалев В.В. Финансовый анализ. - М.: Финансы и статистика, 2001.

20.           Лытнева Н. А., Кыштымова Е. А. Учет и налогообложение задолженности при расчетах с покупателями. // Бухгалтерский учёт. 2002. №13.

21.           Маркарьян Э.А. Г. П. Герасименко, С. Э. Маркарьян. Финансовый анализ, Ростов-на-Дону, 2001 г.

22.           Парушина Н.В. Анализ дебиторской  и кредиторской задолженности // Бухгалтерский учёт, 2002, № 4

23.           Сысоева И.А., Дебиторская и кредиторская задолженность // Бухгалтерский учёт, 2004 № 1.

24.           Терехов А.А. Аудит: перспективы развития. — М.: Финансы и статистика, 2001.

25.           Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа - М.: ИНФРА- М, 2002.

26.           Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. – М.:ИНФРА-М, 2002.

27.           Штейнман М.Я., Гайдуцкий П.И. Внутрихозяйственный контроль. – М.: Агропромиздат, 2001.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Выписка из рабочего Плана счетов

   ПРИЛОЖЕНИЕ 2