|
№ заказа
|
660.4
|
|
Вариант, тема
|
Вариант
13- автоматизированные системы контроля за исполнением.
|
|
Дисциплина
|
Организация и технология
ДОУ
|
|
Исполнитель
|
Лещенко Н.А.
|
Содержание
Введение. 3
Глава 1: ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ
КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ. ИХ ЗНАЧЕНИЕ. 5
1.1. Значение
и необходимость использования автоматизации производства………………………………………………………………………5
1.2. Основные особенности применения
отечественной системы автоматизации производства. 6
ГЛАВА 2: КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ. 9
2.1. Значение и виды контроля. 9
2.1. Формы контроля за исполнением документов. 14
Заключение: 21
Библиография: 22
Введение
В наш век всеобщей
компьютеризации, высоких технологий, информатизации и связи любой руководитель
имеет возможность владеть информацией и на ее основе контролировать процесс
управления. С каждым днем решение этой проблемы становится все актуальней для
любой отрасли промышленности и народного хозяйства страны.
Еще в начале 80-х
серьезные организации пытались автоматизировать контрольные функции
делопроизводства и документооборота. Были созданы так называемые АСКИДы –
автоматизированные системы контроля над исполнением документов. Естественно,
сразу нашлись чиновники, которые препятствовали внедрению подобных систем. Надо
сказать, что и в наше время таких людей немало. И их можно понять:
автоматизированная система контроля отнимает у чиновника чувство собственной
значимости и незаменимости, ведь он обязан передавать системе информацию,
обладателем которой раньше был только он. А с внедрением автоматизированной
системы контроля руководитель может получать информацию, минуя чиновника.
Помимо этого, система оперативно извещает руководителя о нерасторопности
исполнителя.
Необходимо отметить
также, что в последнее время любое уважающее себя учреждение закупает
высокопроизводительные компьютеры. А такие ПК можно практически в любой момент
объединить в локальную или корпоративную сеть, что обеспечит полную
технологическую поддержку, например, электронного документооборота. Плюс ко
всему, именно наличие действующей системы автоматизации делопроизводства и
документооборота сегодня говорит о благополучии учреждения, «продвинутости» его
руководителя. Ведь установка подобной системы означает, прежде всего, полную
управляемость подчиненного руководителю аппарата, его компетентность,
солидарность коллектива, умение работать в группе, дисциплинированность и
заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела,
корпоративную культуру фирмы.
Актуальность написания данной
работы заключается в том, что автоматизированные
системы делопроизводства и документооборота позволит обеспечить рост
производительности труда сотрудников государственных учреждений за счет
упорядочения работы с документами резко сократится время передачи документов,
например, по локальной сети или средствами электронной почты.
Объектом исследования
является организация и технология делопроизводства.
Предмет исследования-
автоматизированные системы контроля за исполнением.
Цель написания данной
работы- раскрыть сущность и значение автоматизированных систем контроля за
исполнением.
Достижение поставленной
цели возможно через решения следующих промежуточных задач исследования:
1. Необходимо раскрыть
значение и вытекающую из нее необходимость использования автоматизации
производства;
2. Раскрыть особенности
применения отечественно системы автоматизации производства.
3. Раскрыть
значение, виды и формы контроля за
исполнением документов и управленческих решений.
Глава
1: ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ. ИХ ЗНАЧЕНИЕ.
1.1.
Значение и необходимость использования
автоматизации производства.
Любая хорошо
спроектированная система автоматизации делопроизводства и документооборота
позволяет:
·
Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -
вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,
систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в
документообороте и работе персонала.
·
При переходе на работу с электронными копиями документов полностью
исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу,
выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно
помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать
тематику или ключевые слова для поиска.
·
Повысить рост производительности труда сотрудников за счет
упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени
передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
Таким
образом, автоматизация делопроизводства
необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого
предприятия.
1.2.
Основные особенности применения отечественной системы автоматизации
производства.
Необходимость
автоматизации делопроизводства не вызывает сомнений. Встает вопрос, на какой
электронной канцелярии остановиться: на зарубежной или отечественной?
Главная
особенность российского делопроизводства заключается в стремлении любого
документа сначала лечь на стол руководителя самого высокого ранга, а потом,
обрастая резолюциями, спускаться вниз - к непосредственному исполнителю. Чтобы
потом, после того, как приказ исполнен проделать тот же путь в обратном
направлении. Делопроизводство в России имеет строго вертикальное направление.
На Западе он стремится к горизонтальному - документ должен сразу попадать к
исполнителю, минуя руководство.
Другой
уникальной особенностью российского делопроизводства является отслеживание
работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о
перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь
с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с
регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило. В отечественном
документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители
работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный
персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство
отделено от работы с самими документами.
Регистрационная
карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно
безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения документ находится,
не интересуясь при этом содержанием работ.
Такого
практически нет ни в одной другой стране мира.
Так же,
краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка
документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который
никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами.
Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы
учитывают.
Таким
образом, автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в
полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок.
Современная
система автоматизации делопроизводства должна соответствовать следующим
требованиям.
Во-первых,
система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документооборота. То есть
компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений,
участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь возможность объединяться
в локальную сеть. Это - наиболее эффективный вариант функционирования системы.
Именно в сети вся информация о продвижении регистрационных карточек документов,
электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер -
сервер, что позволяет достичь централизованного контроля, о котором уже
говорилось.
Во-вторых,
система должна быть многоплатформенной и должна работать под управлением
практически любой операционной системы (Windows, Macintosh, Unix).
Что касается
функциональных возможностей системы, то они должны поддерживать полный
жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до
списания в дело.
В российских
учреждениях делопроизводство традиционно придерживается следующих правил.
Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. Это означает,
что он заносится в журнал или картотеку и ему присваивается уникальный
регистрационный номер. После этого документ начинает движение по организации.
Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые
определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - то
есть выносят резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех
пор, пока документ не попадает к исполнителям. Исполнители, по мере выполнения
резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетом руководителям - авторам
резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей
судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело с
дальнейшей передачей либо на архивное хранение, либо на уничтожение.
Регистрации подлежат также документы, создаваемые сотрудниками предприятии. При
этом если такой документ не покидает стен предприятия, он регистрируется как
внутренний, если же его следует отправить внешнему адресату, - то, как
исходящий. Во втором случае, как правило, остается копия отправленного
документа, которая также списывается в дело.
Система должна
обеспечивать:
·
единую
регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения
граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству
организации или в ее структурные подразделения;
·
единую
регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
·
регистрацию
движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции,
отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
·
списание
документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
·
контроль
своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций
и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения
документов;
·
поиск
документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
·
формирование
реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью
систем электронной почты.
ГЛАВА 2: КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ.
2.1.
Значение и виды контроля.
Контроль
исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в
обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения
вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за
сроками исполнения задания.
Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль
по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель
(учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за
правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут
руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено
исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции
руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением
обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано
несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно
организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба до-кументационного обеспечения
управления, а в небольшой фирме - секретарь. В Государственной системе
документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения
включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до
исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и
обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование
руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное
и качественное исполнение документов».
Технологию ведения контроля за сроками
исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:
·
фиксация
всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий
руководства (проводится в процессе регистрации);
·
проверка
своевременного доведения документа до исполнителя;
·
корректировка
данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче
документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение
(заполнение раздела «Ход исполнения»);
·
напоминание
исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и
поручений;
·
информирование
руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения
документов;
·
внесение
данных об исполнении документов;
·
анализ
состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по
структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
С учетом
того, что исполнительская дисциплина в нашей стране пока еще не на должном
уровне, все документы, требующие принятая управленческого решения либо
выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа,
должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов,
предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на
контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в
распорядительном документе.
Сроки
исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для
исполнения обращений граждан.
В документах,
поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение,
обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных
органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных
руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения
периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и
отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении
к «Государственной системе документацион-ного обеспечения управления» дан
перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться,
составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Для
документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки
исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо
разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
В сроковом
контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый
контроль.
Основными
видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим
контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения
которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной
проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока
исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за
контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в
начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения
которых истекает сегодня.
Текущий
контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие
дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание
документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения
документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной
инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения
которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения
вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю.
В ходе предупредительного контроля
составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок
исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для
решения вопроса.
Очень важна
форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в
организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь,
напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы
контроля.
Систематическая
проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который
тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения
вопроса зависит процветание фирмы и т. д., подчеркивает нужность данного
работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при
планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и
задания на данное число.
Если при
получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется
невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю
подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или
который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока
исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в
соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок
исполнения.
Вопрос о
переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного
дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не
допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных
системах.
Для
документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например
договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением
сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки
документа.
Часто решение
вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей
или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект
договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В
этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого
исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется.
Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ.
Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной
карточки «Движение документа».
При появлении
документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается
и докладывается руководителю.
Если право на
проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников,
то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется
только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником
канцелярии.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа:
выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения
ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта
исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в
регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор,
отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
В
регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и
указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят
аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов
работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль
проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или
секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно,
ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение
документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её
структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом.
Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и
списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых
документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным
контролем является средством обеспечения решения производственных и
коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины
служащих.
Формой
контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам
организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или
иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению
деятельности (решению того или иного вопроса).
2.1. Формы контроля за
исполнением документов.
Существует две формы
(т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
·
ручная
сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
·
автоматизированная
система контроля исполнения документов.
Форма
контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее
время чаще используется автоматизированная.
При ведении
контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть
в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32
подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один
разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют
регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то
есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое
документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на
документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних
числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового
месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком
исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный
срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что
на какой день должно быть исполнено.
При
осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за
его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий
контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней,
а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет
ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п.
Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону
регистрационно-контрольной карточки. [1]
Наиболее
рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за
исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.
Постановка
документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок
исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа.
Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле
- специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается
отметка ярким карандашом @. Это привлекает внимание исполнителя к
контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется
на левом поле документа на уровне заголовка.
При ведении
текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -
секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран
компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения
которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих
настройках программы список может автоматически распечатываться в начале
каждого рабочего дня.
В
организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение
исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на
компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о
прочтении).
Специальные
программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых
истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко
позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и
таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки
исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием
сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой
момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком
исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по
исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут
автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер
руководителя.
При создании
(настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный
перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это
могут быть:
·
справка
(отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или
количественные данные);
·
справка
(отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
·
справка
(отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии
исполнения (полный список или количественные данные);
·
справка
(отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный
или количественно);
·
справка
(отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от
исполнителя исполнителю);
·
справка
(отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);
·
справка
(отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);
·
справка
(отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.
Для получения
определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий
тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты
интересующего периода.
Полученный
отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается.
Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть
полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать
типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения
может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с
просроченным сроком исполнения по следующей форме:
Название подразделения
На 00.00.00
|
Фамилия
исполнителя
|
Входящий
номер
|
Дата
|
Срок
исполнения (когда документ должен быть исполнен)
|
Краткое
содержание
|
|
|
|
|
|
|
В такой
список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее
или равен текущей дате.
Аналогично
могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой
справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений - по
исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем
или иным сотрудником за определенный период времени.
Пример формы
справки о документах за исполнителями:
Справка
О документах за исполнителем Петровым Н.Н.
|
Номер
исходящего документа и название корреспондента
|
Дата
|
На
входящий №
|
Дата
|
Краткое
содержание
|
Дело
№ дата исполнения
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
Всего
документов за исполнителем
|
Из
них исполнено: В
работе:
|
Отчет об общем количестве документов за исполнителями:
Название подразделения с 00.00.0000 по 00.00.0000
|
Фамилия
исполнителя
|
Всего
входящих
|
Из
них исполнено
|
Всего
исходящих
|
Из
них исполнено
|
Эти данные
могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.
При создании
и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы
справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы
позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.
Аналитические
справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным
критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при
определении степени материального поощрения всех работников сферы управления.
Использование, автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты
на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной
карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии
- только 0,054[ ч. Соответственно
трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление
справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает
от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше
100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе
готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться
и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.
Представляют
интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие
проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения
документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в
карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения,
снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных в
срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю;
обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях,
анализ состояния исполнения документов в организации.
Четко
налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности
работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что
каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.
Автоматизированный
контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием
специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной
программы автоматизации документооборота.[2]
Нормы времени на операции контроля.
|
Наименование
работы
|
Единица
измерения
|
Нормы
времени
|
|
Постановка документа на контроль
|
1 регистрационная
карточка
|
0,96
|
---
|
|
Проверка своевременного доведения документа до
исполнителя
|
1 телефонное сообщение
|
0,03
|
0,03
|
|
Учет и обобщение результатов контроля исполнения
|
|
|
|
|
Снятие с контроля
|
1 карточка (экранная форма)
|
0,05
|
0,03
|
|
Подготовка справки для информирования руководства
|
Справка по 20 документам
|
1,8
|
1,0
|
|
·
Осуществляется
автоматически при заполнении соответствующего поля в регистрационной форме:
·
Осуществляется
автоматически при использовании и соответствующей настройке электронной почты
или программ электронного документооборота;
·
Может
осуществляться автоматически при соответствующей настройке.
|
Таким
образом, автоматизированный контроль за исполнением документов, ведется с помощью персональных
компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего
автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
Заключение:
Таким
образом, рассмотрев в данной работе сущность и значение автоматизированного
контроля за исполнением документов можно сделать вывод, что в настоящее время
он является наиболее рациональным из всех видов контроля.
В
заключении так же необходимо отметить,
что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой
автоматизированной системе документационного обеспечения управления. Так,
например, система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов
«ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной
системе контроль может ставиться как
исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная
карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим
визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций
автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые
документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет
автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных
документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять
документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных
понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими
документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы
на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На
контроле» и др.
Библиография:
1. Басаков М.И. «Делопроизводство»,
М.2003г.
2. Кирсанова М.В. «Курс
делопроизводства», Новосибирск, 2001г.
3. Делопроизводство, под ред.
Кузнецова Т.В. М.2001
4. Энциклопедия делопроизводства // ttp://www.termika.ru/dou/enc/vvedenie.html
[1]Энциклопедия
делопроизводства // http://www.termika.ru/dou/enc/vvedenie.html
[2] Делопроизводство,
под ред. Кузнецова Т.В. М.2001