3. Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем и технологий

3.1. Структура и содержание информационного обеспечения АИС, АРМ и АИТ.

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент авто­матизированных информационных систем — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих ре­шений.

В теории автоматизированных систем обработки экономиче­ской информации информационное обеспечение принято делить на:

§  системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.); системы классификации и кодирования; документацию;

§  потоки информации — варианты организации документооборота;

§  различные ин­формационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

В ходе проектирования информационного обеспечения, выполняемого совместно с пользо­вателями-экономистами, осуществляются следующие работы:

• определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

• разрабатываются различные классификаторы и коды; изучает­ся возможность использования общегосударственных классифика­торов;

• выявляется возможность применения унифицированной сис­темы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требо­ваниям машинной обработки;

• ведется организация информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вы­вода результатов обработки.

3.2.Классификаторы и коды (локальные, отраслевые, ЕСКК). Технология и области применения штрих - кодов (самостоятельно)

Названия объектов и понятий, с которыми сталкивается пользователь в работе, обычно складываются произвольно. Они громоздки, различаются по длине и форме представления, не обеспечивают полной характеристики отражаемого объекта. Для обеспечения автоматизированной обработки такие данные необходимо представить в формализованном виде, что обеспечивается классификацией и кодированием.

Классификация предполагает разделение множества элементов на подмножества по заданным признакам. Существует несколько систем классификации:

1.                      иерархическая система – предполагает последовательное разделение множества элементов по заданным признакам

2.                      фасетная система – предполагает использование для деления нескольких независимых признаков.

3.                      комбинированная система представляет собой сочетание иерархической и фасетной.

Выбор системы классификации определяется необходимостью учета межклассификационных связей, обеспечением простоты разработки и внедрения системы классификаторов, возможностью построения эффективных систем кодирования.

Классификаторы отличаются по сферам действия.

Локальные классификаторы имеют сферу действия, ограниченную рамками информационной системы, на специфику которой они ориентированы. Обязательным условием использования таких систем является наличие специальных средств перехода от локальных классификаторов к общим и наоборот.

Отраслевые классификаторы действительны для ИС одной отрасли и учитывают особенности организаций данной отрасли.

Региональные классификаторы – это классификаторы республиканские, городские, областные, которые действительны для всех ИС одного региона.

Общероссийские классификаторы действительны для ИС, принадлежащих субъектам РФ. В настоящее время их разработано около четырех десятков и условно они отнесены к 4 группам:

1.      классификаторы трудовых и природных ресурсов (ОКПДТР)

2.      классификаторы структуры отраслей – отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), органов гос.управления (СООГУ), административно- территориального деления (САТО),  предприятий и организаций (ОКПО), форм собственности (ОКФС)

3.      классификаторы продукции

4.      классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД) и др.

Единая система классификации и кодирования (ЕСКК) включает комплекс нормативно-технических и методических материалов для обеспечения единства разрабатываемых классификаторов, комплекс взаимосвязанных классификаторов и автоматизированную систему их ведения.

Международные классификаторы разрабатываются всех предприятий одной или нескольких стран и используются для обмена информацией между отдельными предприятиями.

Кодирование – это процесс образования и присвоения кодовых обозначений конкретным объектам классификации.

Код может состоять из одного или нескольких знаков, формируется по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать буквы, цифры и их сочетания.

Совокупность правил, в соответствии с которыми разрабатываются и присваиваются условные обозначения, называются системой кодирования.

Выбор системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, задач, стоящих перед ИС.

Порядковая система кодирования применяется для кодирования однопризначных номенклатур, предусматривает присвоение каждому элементу множества номера по порядку, т.е. при появлении нового объекта, принадлежащего к данному множеству, ему присваивается очередной порядковый номер.

Серийно-порядковая система кодирования применяется для кодирования двухпризначных номенклатур. Характеризуется выделением серии порядковых номеров на каждую группу позиций номенклатуры, обладающих общим признаком.

Поразрядная система кодирования используется для кодирования многопризначных номенклатур, предполагает систематизацию кодируемых элементов на каждой ступени классификации – за каждым классифицируемым признаком закрепляется определенное количество разрядов. Порядок расположения классификационных признаков и их разрядов определяет структуру кода, а общее количество разрядов в коде – его длину.

3.3. Входные и выходные формы документов

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. ут­вержденной формы носители информации, имеющие юридиче­скую силу. Входная документация содержит первичную, не об­работанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи техниче­ских средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируют­ся действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов  РФ и Центробанком РФ.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

• по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

• по отношению к объекту управления — входящие (первич­ные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

• по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

• по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;

• по объему отражаемых операций — единичные и сводные;

• по способу использования — разовые и накопительные;

• по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

• по способу заполнения — заполняемые вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Развитие систем автоматизированной обработки экономиче­ской информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах.

Под документом понимается информационное сообщение на есте­ственном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав унифицированной системы документации (УСД) входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банков­ская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому доку­менту присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).

Документация, действующая в финансово-кредитных орга­нах, является полностью унифицированной для всех организа­ций. Первичная документация для бухгалтер­ского учета не унифицирована из-за многообразия отраслевых форм и мето­дик для некоторых участков учета.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматри­вающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содер­жательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики доку­мента и учитываемого объекта:

• наименование учитываемого объекта (предприятия, организа­ции, работающего);

• характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

• наименование документа;

• зона для проставления кодов постоянных для документа рек­визитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая инфор­мация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для про­ставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее эле­менты имеют по две регистрационные клетки: в одной типограф­ским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, где располагаются количественно-суммовые основа­ния и их названия, которые обычно размещены в левой части таб­лицы. Документы, как правило, являются многострочными, с по­стоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату за­полнения документа.                                         

При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и распо­ложения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической зада­чи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком разме­щения данных этих документов в памяти машины.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ явля­ются различные сводки, таблицы, сгруппированные по опреде­ленным признакам. Обобщенные данные могут быть представ­лены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вы­вод сводных данных на машинные носители (магнитные диске­ты) широко используется в автоматизированной информацион­ной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ.

Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя остаются бумажные носители, получаемые на печа­тающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности.

При использовании типовых проектных решений автоматизи­рованной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным ус­ловиям. Определяется состав сводок, необходимых данной органи­зации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется раз­работка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учи­тывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных. 

При составлении эскиза выходного документа рекомендуется составить таблицу по следующей форме:

Наименование  реквизита (поля)

Длина реквизита, знаков

Последовательность расположения реквизитов

           В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т. е. наименования сводки. Они записываются на машинные носи­тели и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования.  Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки долж­ны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для исполь­зования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с ма­шинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет по­лучить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридиче­скую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняет­ся на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения.                  

При разработке форм документа с помощью ПЭВМ, так же как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге со­ставить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам.

3.4. Варианты организации электронного документооборота (самостоятельно)

Для современного офиса характерно оперирование большими объемами информации. При этом от скорости доступа к необходимым данным и документам, от возможностей их анализа и обработки зависит эффективность бизнеса предприятия. Именно поэтому IT-менеджеры многих компаний стремятся внедрять системы документооборота, чтобы повысить производительность труда сотрудников.

Внедрение системы документооборота обычно сопровождается анализом и реорганизацией бизнес-процессов предприятия, созданием модели управления им, а также выбором собственно средств документооборота, удовлетворяющих потребностям данной компании.

Средства управления документами обеспечивают процесс создания документов, контроля их версий, управления доступом к ним и их распространением в корпоративных сетях, а также осуществляют контроль над потоками документов в организации. Документы могут храниться в специальных хранилищах, в базах данных или в виде обычных файлов. Современное понятие документа включает документы, созданные с помощью офисных приложений, мультимедиаданные и иные документы.

Несколько лет назад системы управления документами в основном предназначались для использования малыми группами пользователей, работающих в небольших компаниях. В последнее время, с появлением территориально распределенных предприятий, с началом интенсивного обмена данными между компаниями и благодаря использованию Web как одного из средств ведения бизнеса, ситуация несколько изменилась. Современные системы документооборота обычно применяют распределенную архитектуру управления документами, и в этом случае они должны обладать масштабируемостью, надежностью, поддержкой распределенного управления документами и обращения к ним с помощью как общедоступных приложений, например офисных приложений и Web-браузеров, так и мобильных устройств, а также средствами защиты данных от несанкционированного доступа и средствами интеграции с другими приложениями, например со средствами коллективной работы, системами управления предприятием, средствами управления информационным наполнением Web-сайтов, корпоративными порталами.

Нередко перечисленные категории приложений обладают собственными встроенными средствами документооборота либо средствами, позволяющими создавать приложения для управления документами. Иногда производители перечисленных категорий программного обеспечения создают средства документооборота в качестве дополнения к ним (например, подобные дополнения существуют для Novell GroupWise). При этом сами средства документооборота могут различаться функциональностью и ориентированностью на те или иные виды задач: одни из них предназначены для реализации только делопроизводства (в этом случае они обеспечивают работу с электронными версиями документов и их свойствами в соответствии со стандартами делопроизводства, принятыми в данной стране), другие — для управления бизнес-процессами (иногда в конкретной предметной области), третьи — для управления потоками работ и данных, а четвертые просто обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания документов, совместной работы над ними и публикации их внутри компании. Есть продукты, совмещающие несколько перечисленных функций. Кроме того, в ряде литературных источников к средствам документооборота относят также средства управления информационным наполнением Web-сайтов и порталы. Иными словами, рынок подобных продуктов весьма многообразен.

Согласно предсказаниям ведущих аналитических компаний, таких как IDC и Gartner Group, в ближайшее время значительную долю рынка могут занять средства документооборота, входящие в качестве составной части в инфраструктурные решения, например в средства обмена сообщениями и коллективной работы (такие как продукты IBM, Microsoft, Novell), просто за счет более низкой совокупной стоимости владения, обусловленной отсутствием необходимости внедрения отдельных приложений для управления документами. При этом наиболее часто будут применяться корпоративные системы управления документами и средства документооборота, входящие в состав порталов и средств управления информационным наполнением.

Обсудив, что представляют собой современные средства документооборота и какими они бывают, рассмотрим наиболее распространенные из них.

Documentum 4i (Documentum)

Documentum 4i компании Documentum является одним из признанных лидеров рынка средств управления документами и информационным наполнением. Documentum 4i содержит средства для управления структурированными и неструктурированными документами, обмена большими объемами данных с другими приложениями внутри предприятия и за его пределами. Этот продукт по существу представляет собой открытую масштабируемую платформу, интегрирующуюся с другими инструментами и системами.

Documentum обеспечивает полный цикл управления документами и процессами их обработки и интеграцию с бизнес-приложениями, автоматизирующими основную деятельность функциональных подразделений предприятия. Это позволяет решить широкий спектр задач автоматизации документооборота на предприятии, связанный с деятельностью различных подразделений, а также автоматизировать типовые бизнес-процессы, в которых участвуют сотрудники нескольких различных подразделений. С помощью Documentum 4i возможно создание электронных архивов, систем делопроизводства, средств управления проектной и технической документацией (этот продукт поддерживает управление документами CAD/CAM-систем).

Documentum 4i предоставляет средства разработки, позволяющие создавать J2EE-приложения, может использоваться совместно с рядом серверов приложений, поддерживает XML и обладает сервис-ориентированной архитектурой. Кроме того, он поддерживает персонализацию, обмен данными с бизнес-приложениями, доставку данных на любые устройства, включая мобильные, управление несколькими связанными репозитариями, полнотекстовый поиск в документах и метаданных, разграничение доступа к данным и процессам на основе ролей. Наряду с этим Documentum 4i поддерживает LDAP, SSL, цифровые сертификаты и электронные подписи при утверждении документов. Этот продукт включает графические средства описания документооборота, контроль версий и взаимосвязей документов и метаданных, блокировку на время редактирования.

Documentum 4i доступен на платформах Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000, Sun Microsystems Solaris 2.7. В качестве репозитария могут использоваться базы данных, управляемые СУБД производства Oracle, Microsoft и Sybase.

К достоинствам Documentum 4i следует отнести масштабируемость, включающую разделение ресурсов, устойчивость к сбоям, баланс нагрузки, поддержку индустриальных стандартов и интеграцию с серверными продуктами и системами управления предприятиями других производителей. Определенный недостаток Documentum 4i — высокая стоимость его внедрения, поскольку он не является готовым решением, а скорее, представляет собой средство для его создания.

Поставщиком данного продукта на российском рынке является компания «Документум Сервисиз».

Lotus Domino.Doc 3.5 и другие решения на базе Lotus Domino/Notes

Lotus Domino.Doc — средство управления документами компании IBM, основанное на средстве обмена сообщениями Lotus Domino/Notes. В отличие от большинства зарубежных продуктов подобного класса этот продукт локализован.

Domino.Doc позволяет использовать возможности платформы Lotus Domino/Notes для быстрого построения систем делопроизводства и документооборота с учетом специфических для предприятия бизнес-процессов. С помощью этого продукта можно решать такие задачи, как управление жизненным циклом документа — от авторской разработки до утверждения, распространения и архивирования; распределенное редактирование документа; контроль версий; полнотекстовый поиск; уведомления об изменениях в документах; применение шаблонов; полномасштабные средства идентификации пользователей; средства защиты данных.

Отметим, что на базе Lotus Domino/Notes также создан ряд отечественных решений для делопроизводства и документооборота, учитывающих отечественную специфику и правила, принятые в этой области. Наиболее известны среди них такие продукты, как «Босс-Референт» (АйТи), семейство продуктов DIS-Assistant (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), CompanyMedia и OfficeMedia (ИнтерТраст), N.System (Компьютер-Лэнд), «Делопроизводство» (КСК).

DOCS Open (Hummingbird)

Компания Hummingbird разрабатывает решения масштаба предприятия более 15 лет. Ее продукт DOCS Open считается одним из самых известных средств документооборота. Этот продукт представляет собой мощное решение по управлению документами, которое позволяет организовать корпоративное хранилище документов, управлять им, назначать права доступа к информации. Благодаря своей открытой архитектуре DOCS Open может работать практически в любой информационной среде и взаимодействовать со множеством приложений.

Широкие поисковые возможности DOCS Open дополняются богатым набором функций по работе с документами: работа с версиями, разграничение доступа, ведение истории работы с документом и т.д., что позволяет обратиться к нужному документу любому сотруднику предприятия (в соответствии с его правами, конечно). Дополнительно DOCS Open имеет удобные средства администрирования для управления хранением, архивирования документов, ведения журнала работы, настройки различных системных параметров и справочников.

Базовые возможности DOCS Open значительно расширяются целым спектром дополнительных продуктов:

• DOCS RM — средство управления жизненным циклом документов;
• DOCS Routing — средство управления маршрутизацией документов;
• DOCS Imaging — средство обработки изображений и распознавания текстов, применяемое при оцифровке бумажных архивов;
• DOCS Unplugged — средство обслуживания удаленных пользователей в отсутствие подключения к корпоративной сети;
• DOCS Development Kit — средство создания приложений на базе DOCS Open;
• RocketLink for AutoCAD — средство управления документами и объектами AutoCAD.

Отметим, что в качестве репозитария для DOCS Open можно использовать Microsoft SQL Server, а также СУБД фирм Oracle и Sybase. Сам продукт функционирует на платформе Windows.

Из других продуктов Hummingbird, предназначенных для создания систем документооборота, отметим DOCSFusion — cервер приложений для управления документами, который позволяет обращаться к любым данным с любой клиентской платформы. С помощью DOCSFusion можно обрабатывать информацию посредством настольных приложений либо Web-интерфейса. Для этой цели предназначены Web-клиент CyberDOCS и Windows-клиент PowerDOCS.

Решения с применением SharePoint Portal Server, Content Management Server и Exchange (Microsoft)

Корпорация Microsoft на сегодняшний день не предлагает отдельного продукта для управления документооборотом. Однако подобные решения с успехом создаются на базе таких ее продуктов, как SharePoint Portal Server, Content Management Server, Microsoft SQL Server и Exchange.

SharePoint Portal Server представляет собой инструмент для создания корпоративных порталов. Он интегрируется с Microsoft Office, что дает заказчикам возможность объединить в один процесс совместную работу над документами, управление, поиск, подписку на документы и их обсуждение. SharePoint Portal Server позволяет публиковать информацию на корпоративном интранет-сайте, выполнять поиск документов, находящихся в различных хранилищах, осуществлять доступ к документам с учетом пользовательских ролей, следить за версиями документов, рецензировать документы и подтверждать возможность их публикации. Web-сайты в Microsoft SharePoint Portal Server 2001 позволяют вести поиск по документам или просматривать категории документов, осуществлять подписку пользователей на содержимое какой-либо категории с последующим получением уведомлений об изменениях в соответствующих папках и документах, блокировать редактируемые документы и подтверждать возможность их публикаций.

Microsoft Content Management Server 2001 представляет собой средство управления информационным наполнением Web-сайтов и позволяет эффективно управлять информационным наполнением Web-узла на протяжении всего его жизненного цикла, начиная с создания и коллективного редактирования документа и заканчивая его внедрением.

Microsoft Exchange представляет собой средство обмена сообщениями и коллективной работы (о нем вы сможете прочесть в статье, посвященной данной категории программного обеспечения).

Все три продукта существуют только для платформы Windows. Они поддерживают кластеризацию, что позволяет создавать масштабируемые решения. Решения на базе Microsoft Exchange Server 2000 можно создавать с помощью объектных моделей, используя средства разработки, поддерживающие COM. Отметим, что в состав Office XP Developer входит Workflow Designers — набор инструментов для разработки систем автоматизации документооборота и коллективной работы на базе Microsoft SQL Server 7.0/2000 или Exchange 2000 Server. Эти инструменты позволяют описать последовательность прохождения документов и выполнения иных бизнес-процессов и дают возможность обращаться к обоим перечисленным выше серверным продуктам с помощью единого интерфейса.

В начале мая нынешнего года корпорация Microsoft объявила о выпуске Content Management Server and SharePoint Portal Server Integration Pack. Этот продукт позволяет создать решение, содержащее интегрированное средство управления всем жизненным циклом информационного наполнения и документооборотом, а также средства поиска данных.

Другие решения

• решения на базе GroupWise 6. Этот продукт включает базовые средства документооборота, а также интегрируется со средством управления бизнес-процессами Metastorm eWork. Помимо этого существует несколько дополнений к GroupWise сходного назначения от независимых производителей;
• система управления документами LanDocs («Ланит») ориентирована главным образом на делопроизводство и архивное хранение документов и состоит из системы делопроизводства, сервера документов (архива), средств сканирования и визуализации изображений, средств удаленного доступа с использованием Web-клиента и почтового сервера. Компонент делопроизводства реализован на базе СУБД Oracle или Microsoft SQL Server;
• система «Дело» (ЭОС) ориентирована на автоматизацию делопроизводства и хранит учетные записи в СУБД Oracle или Microsoft SQL Server;
• «Евфрат» (Cognitive Technologies Электронный архив с базовыми возможностями контроля исполнения;
• «Эффект-Офис» («Гарант Интернешнл») — электронный архив со средствами описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов, а также с инструментами автоматизации делопроизводства. Отличием данного продукта, рассчитанного на небольшие компании, является его невысокая цена и скромные требования к ресурсам;
• платформа DocsVision (Digital Design) предназначена для создания масштабируемых решений в области автоматизации документооборота, систем контроля исполнения и автоматизации бизнес-процессов.

Отметим также, что ряд российских компаний разрабатывает заказные системы документооборота.

3.5. Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения.

Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представлен­ной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий. К нему предъявляют­ся требования эффективного поиска и выдачи данных, наличия возможности поддержания данных в состоянии постоянной работоспособности.

Пофайловая организация ИО состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным призна­кам: по смысловому содержанию, способам использования, назна­чению, методу организации.

Файл — это совокупность однородной по составу информации, записанной на магнитном диске с присвое­нием имени.

И массив, и файл  представляют собой совокупность од­нородной жестко организованной и поименованной информации. Однако для файла точно определено место его расположения — магнитный диск, а массив информации может быть расположен в памяти ЭВМ, может быть представлен в виде однородных бумажных документов.

Для идентификации каждому файлу при его записи на магнитный диск присваивается уникальное имя и расширение, уточняющее разновидность файла. Имя может содержать не более 8 символов (современные ОС поддерживают длинные имена файлов).

Кроме имени файлу на магнитном диске присваивается расширение имени длиной не более 3 символов. При написании имя файла отделяется от расшире­ния точкой. Расширения еще называют родовым именем файла, поскольку оно уточняет происхождения файла. Напри­мер, расширения .СОМ или .ЕХЕ имеют программные файлы, готовые к использованию под управлением операционной сис­темы. Расширение .DBF присваивается файлу базы данных. Расширения .DOC или .ТХТ указывают, что данные файлы со­держат текстовую информацию.

По смысловому содержанию выделяют мас­сивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массивы данных являются основной частью внутримашинного информационного обеспечения.

По технологии использования массивы классифицируются следующим образом:

1.      Постоянные массивы относятся к категории нормативно- справочных, содер­жат сравнительно редко меняющиеся сведения. В их состав включаются массивы классификаторов, справочников, каталогов и прочей условно-постоянной информации. Формируются они до начала эксплуатации системы. В процессе работы они обновляются и изменяются по мере надобности.

2.      Текущие (переменные) массивы включают переменную инфор­мацию, поступающую в систему от управляемого объекта и харак­теризующую состояние внешней среды, а также сам процесс управления объектом. Они образуются на основе пер­вичных документов.

3.       Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от зада­чи к задаче или внутри задач.

4.      Выходные массивы хранят информацию, полученную в резуль­тате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений.

5.       Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выход­ных и содержат информацию, необходимую для обработки в буду­щих отчетных периодах, для сравнения.

6.      Поисковые (информационные) массивы представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризую­щих содержание определенных документов, конкретный объект.

7.      Служебные массивы содержат вспомогательную информацию необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

3.7. Автоматизированные банки данных

Банк данных (БнД) — это автоматизированная система, пред­ставляющая совокупность информационных, программных, техниче­ских средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, об­новление, поиск и выдачу данных.

Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называе­мый системой управления базой данных (СУБД).

База данных (БД) — это специальным образом организованное хра­нение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быст­рый доступ к данным.

В банках данных организовано хранение информации в виде базы данных, где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к ин­формации обеспечен широкий доступ разнообразных пользователей.

Такая организация данных решает целый ряд проблем:

• Отпадает необходимость в каждой прикладной программе  решать вопросы организации файлов.
• Устраняется многократный ввод и дублирование одних и тех же данных.   
• Не возникает проблемы изменения прикладных программ в связи с заменой физических устройств или изменения структуры данных.
• Повышается уровень надежности и защищенности информа­ции.
• Уменьшается избыточность данных.

 Организация данных в базе требует предварительного моде­лирования, т. е. построения логической модели данных. Главное назначение логической модели данных — систематизация разнооб­разной информации и отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей.

На этапе создания логической модели БД сначала выявляются объекты, процессы предметной области, которые могут представлять интерес для пользователя.

 Для каждого объекта выделяется набор ха­рактеризующих его свойств (полей, реквизитов). Для вкладчи­ка — физического лица это могут быть фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, место работы, вид вклада, сумма вклада и т.д. Для организации — ее наименование, адрес, расчетный счет, название банка и прочие.

Автоматизацию работы базы данных обеспечивает СУБД, кото­рая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования:

§  иерархический,

§  сетевой,

§  ре­ляционный.

Иерархическая модель имеет структуру в виде дерева и выражает вертикальные связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает доступ к необходимой информации, но только при условии, что все запросы имеют древовидную структуру.

Сетевая модель является более сложной и отличается от иерар­хической модели наличием горизонтальных связей. Направления этих связей не являются однозначными, что усложняет модель и СУБД.

Реляционная модель представляется в виде совокупности таблиц, над которыми выполняются операции, формулируемые в терминах реляционной алгебры. Достоинством модели является сравнитель­ная простота инструментальных средств ее поддержки, недостат­ком — жесткость структуры данных и зависимость скорости работы от размера базы данных. К настоящему времени наибольшее распространение получили реляционные модели. В них все компоненты связаны между собой определенными отношениями. Одним из основных достоинств реляционной модели является простота понимания ее структуры.

Привязку логической модели к программным и техническим средствам называют физической моделью базы данных.

Технология создания баз данных с помощью типовых инстру­ментальных средств, рассчитанных на массового пользователя - непрограммиста, предоставляется СУБД Microsoft Access. Несмотря на ориентированность на конечного пользователя, в Access присут­ствует язык программирования, имеется возможность интеграции с другими программными средствами Microsoft Office. Access — это популярная настольная система управления базой данных, рассчи­танная на одного пользователя. В то же время на небольшом пред­приятии (при объеме данных до 1 Гбайта) с количеством компью­теров не более 10 ресурсов Access вполне может хватить для обслуживания всего делопроизводства вместе со средствами Microsoft Office. Все пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одном компьютере.

Проектирование баз данных (БД) включает 4 этапа:

1.      анализ предметной области

2.      построение концептуальной модели

3.      построение логической  модели

4.      построение физической модели.

На первом этапе производится подробное словесное описание объектов предметной области  и реальных связей, существующих между объектами. Данное описание должно корректно определить все взаимосвязи между объектами предметной области.

Главными элементами концептуальной модели данных являются объекты и отношения. Отношения связывают два объектных множества.

Логическое проектирование заключается в определении числа и структуры таблиц, формировании запросов к БД, определении типов отчетных документов, разработке алгоритмов обработки информации, создании форм для ввода и редактирования данных.

Решение проблемы проектирования на физическом уровне во многом зависит от используемой СУБД. Чаще всего пользователю представляется возможность настройки отдельных параметров.