Содержание

1. Порядок составления номенклатуры дел, значение номенклатуры дел. 3

2. Составьте заявление о приеме на работу. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно. 10

3. Составьте краткий протокол общего собрания коллектива. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно. 12

4. Напишите письмо-просьбу в муниципальный комитет по приватизации имущества города Хабаровска, который объявил конкурс на приватизацию магазина промтоваров, расположенного по ул. Краснореченской 125. вы заинтересованы  в приобретении этого магазина. 15

Список литературы.. 16

1. Порядок составления номенклатуры дел, значение номенклатуры дел

Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хра­нения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справоч­ной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она явля­ется учетным документом в делопроизводстве и архиве учрежде­ния для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска докумен­тов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в  государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, перечня  документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типо­вой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного под­разделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкрет­ного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером де­ятельности и составом документации. Кроме того, типовая номен­клатура устанавливает единую индексацию дел для соответствую­щих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует под­готовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заво­димых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в со­ответствии с участками работы и вопросами деятельности органи­зации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных под­разделений, так и учреждения в целом, координируется делопро­изводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наи­менования дел и определяться принципы их формирования. В но­менклатуры дел включаются заголовки дел для группировки до­кументов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются докумен­тами постоянного хранения и включаются в состав дел службы де­лопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразде­ления и общественные организации получают выписки из соот­ветствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр но­менклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экзем­плярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземп­ляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответ­ственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы дан­ного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одно­го раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и струк­туры учреждения она составляется, согласовывается и утвержда­ется заново.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. пункт 5 работы) и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть  номенклатуры дел  представляет собой таблицу из 5 – ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (частей, томов) и № статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела. Присвоение номеров (индексов) делам осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следует, как правило, наиболее важные дела, затем – второстепенные. В номенклатуре дел включаются все дела организации, а так же журналы регистрации документов (книг учета).

Делопроизводственный индекс дела  должен включать:

- индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

- порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы», не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка    образует следующие элементы:

- название вида (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы решения и т.д.);

- название предприятия или его структурного подразделения;

 - адресат или корреспондент документа;

- краткое содержание документов дела;

- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов.

         Название  вида заводимого дела  или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2002 год».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес – Банком по вопросам бухгалтерского учета и финансовой деятельности».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указываются их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.

В наименованиях дел, содержащих организационно – распорядительные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, несвязанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о не заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же  даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел, которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года на предприятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых храниться в деле, второй – в месте хранения дел, третий – в архиве организации.

Согласованная с соответствующим учреждением государствен­ной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каж­дого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В тече­ние года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен на рис. 1

Наименование организации                           УТВЕРЖДАЮ

                                                                   Должность руководителя

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ               _________  _________________

                                                          Подпись    Инициалы, фамилия

      ____________  _____________        _____________________________

   Дата          Регист.  номер                                    Дата

На _______________ год

Индекс

дела

Заголовок

дела (тома)

Количество

дел (томов)

Срок

хранения

дела (тома),

номер статей

по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

______________________________________________________________

Наименование структурного подразделения организации

01-01 (Указывается заголовок                         (Указывается срок

дела)                                                                     хранения)

01-02 и т.д.

______________________________________________________________

Наименование структурного подразделения организации

02-01

02-02 и т.д.

______________________________________________________________

Должность руководителя,

отвечающего за составление

номенклатуры дел                            Подпись      Инициалы, фамилия

Рисунок 1   Образец оформления номенклатуры дел

2. Составьте заявление о приеме на работу. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложе­ние лица (лиц) учреждению или должностному лицу. При поступлении на работу граждане подают пись­менное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профес­сию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее вре­мя основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной фор­ме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подши­вается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отка­зать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие рекви­зиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименова­ние вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, являет­ся основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем уст­но или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Директору   ООО «Деловой Мир»

                                                       Карпову Виктору Алексеевичу

от Мироновой Ларисы Алексеевны

Заявление

Прошу принять меня на должность главного бухгалтера

20.12.2005

Миронова Л.А.

Личная подпись
 
 

3. Составьте краткий протокол общего собрания коллектива. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно

 Протокол — документ, в котором фиксируются обсужде­ние вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, кон­ференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секре­тарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схе­ме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

ПРОТОКОЛ № 1 ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧРЕДИТЕЛЕЙ общества с ограниченной ответственностью "Деловой Мир"

“—-” —————   200 __ г.                                                                      N ________________

Хабаровск

Присутствовали учредители:

Граждане Российской Федерации:

1. ____________________, паспорт №_______ серии ____________, выдан _____________________________ "___" ________ _________, проживающий по адресу: индекс ______________, г.Хабаровск, улица_______________ дом______ квартира_______ .

2. Юридические лица, созданные по законодательству РФ:

1) _____________________ (указать организационно-правовую форму) "______________________" в лице директора _________________, действующ____ на основании устава;

2) _____________________ (указать организационно-правовую форму) "______________________" в лице директора _________________, действующ____ на основании устава.

Повестка дня:

1. Об избрании председательствующего и секретаря собрания.

2. Об учреждении в г.Хабаровске общества с ограниченной ответственностью "Деловой Мир" (далее - общество).

3. Об утверждении устава общества, подписании учредительного договора.

4. Об избрании директора общества.

5. О размере уставного капитала и распределении долей между учредителями, форме и сроках оплаты долей.

6. О регистрации общества и порядке несения расходов, связанных с созданием общества.

7. Об утверждении эскиза печати.

По первому вопросу слушали __________. Предложил - избрать председательствующим _________, а секретарём - ___________. Решение принято единогласно.

По второму вопросу слушали __________. Предложил учредить в г. Хабаровске общество с ограниченной ответственностью "Деловой Мир". Решение принято единогласно.

По третьему вопросу слушали __________. Зачитал проект устава и учредительного договора общества и предложил утвердить устав и подписать учредительный договор. Единогласно решили устав общества утвердить.

По четвёртому вопросу слушали ___________. Предложил назначить директором общества _______________________________, паспорт №________ серии ___________, выдан ____________________________ "____" __________ __________ года, проживающ_____ по адресу:________________________________. Решение принято единогласно.

По пятому вопросу слушали _____________ Предложил сформировать уставный капитал в размере ___________ рублей. Уставный капитал распределить следующим образом: 1. ____________________ - доля составляет ____% уставного капитала. Номинальная стоимость доли составляет - ______________ (_________________________) рублей;

2. ____________________ - доля составляет ____% уставного капитала. Номинальная стоимость доли составляет - ______________ (_________________________) рублей.

3. Оплату долей произвести денежными средствами. К моменту государственной регистрации общества уставный капитал должен быть оплачен в размере 50%. Оставшаяся часть уставного капитала общества должна быть оплачена учредителями не позднее одного года с момента государственной регистрации общества.

По шестому вопросу слушали _______________. Предложил государственную регистрацию общества поручить ______________. Расходы, связанные с созданием общества, распределить пропорционально долям учредителей общества. Контроль за расходами, связанными с созданием общества, возложить на ________________. Открыть накопительный счет в банке ______________________ для оплаты 50% уставного капитала в сумме ____________________________ (прописью _____________) рублей до момента регистрации общества. Поручить открытие накопительного счета _______________. Решение принято единогласно.

По седьмому вопросу слушали ___________. Предложил эскиз печати и заявление на изготовление печати общества с ограниченной ответственностью "Деловой мир" утвердить. Решение принято единогласно.

Председательствующий ____________________________________

Секретарь ____________________________________

4. Напишите письмо-просьбу в муниципальный комитет по приватизации имущества города Хабаровска, который объявил конкурс на приватизацию магазина промтоваров, расположенного по ул. Краснореченской 125. вы заинтересованы  в приобретении этого магазина

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо

ООО «Деловой Мир»

Ул. Ленина, 30 г. Хабаровск  000000 Тел. 76-24-75, Факс. 76-56-45

ОКНО _____, ОГРН ___________

ИНН/КПП _________

__________________________

 

Руководителю муниципального комитета по приватизации имущества г Хабаровска г-ну В. В. Иванову ул. Ленина 40,

Хабаровск , 0000000

Об участии в конкурсе на приватизацию магазина

Уважаемый Владимир Владимирович!

Просим включить наше предприятие в число участников конкурса на приватизацию магазина промтоваров, расположенного по ул. Краснореченской 125

Генеральный директор [личная подпись] Карпов В.А.

А. В. Букашкин 123-45-67

Список литературы

1.     Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: Интел-Синтез, 1997.

2.     Басанов М.И. Делопроизводство. ГОСТ 3.30.-97 с изменениями и дополнениями. – М.: Инфра-М,  2001.

3.     Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304

4.     Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. – 2-е изд. перераб. и доп. –М.: ИНФРА-М, 2002 г.

5.     Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М.: Издательство РДЛ, 2003.

6.     Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 1995 г.