5122705(Интег) к 3.01

Кур.р. Основы менеджмента

Объем 12 листов теории + 13 листов практики

Оформление по требованиям ниже – любое предприятие г.Хабаровска

Содержание

Введение. 3

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления  4

1.1.Сущность и значение информационного обеспечения. 4

1.2. Информационная система управления организацией. 6

1.3. Формирование информационной системы.. 9

Глава 2  Практическое исследование на основании характеристики ООО «Сталкер». 13

2.1. Общая характеристика предприятия. 13

Разработка и обоснование рекомендаций по совершенствованию системы управления. 23

Заключение. 26

Список литературы.. 27

Приложение 1 Организационная структура  ООО «Сталкер». 28

Приложение 2 Анализ численности и структуры персонала предприятии за 2003-2004 годы.. 29

Введение

Для функционирования организации в современных динамично меняющихся условиях необходима система информационного обеспечения,  которая будет способствовать эффективной деятельности. Информационная система должна работать не просто «сама на себя», а отражать имеющие место в организации бизнес-процессы и учитывать специфику работы в каждой конкретной отрасли.

Выбранная автором тема курсовой работы наиболее актуальна сегодняшний день, так как информационное обеспечение сейчас – это залог конкурентоспособности организации и средство для выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационная система – это связь информации с системами управления организацией и управленческими процессами, она охватывает все функции управления. Информационное обеспечение состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации между уровнями управления и обмен между взаимосвязанными подразделениями осуществляется  при помощи современной компьютерной техники и информационных систем.

Целью данной курсовой работы автор обозначил рассмотрение возможности качественного информационного обеспечения на примере конкретной организации, функционирующей в Хабаровске. А также – возможность создания конкурентных преимуществ для рассматриваемой организации при помощи использования информационных систем.

Для достижения поставленной цели в первой  главе курсовой работы автором были изучены теоретические основы рассматриваемой проблемы. Вторая часть работы содержит в себе характеристику организации, в качестве объекта было выбрано ООО «Сталкер» (магазин «Компьютерный город»), работающий на рынке компьютерной  техники.

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления

1.1.Сущность и значение информационного обеспечения

Улучшение управления – это важный фактор повышения производительности. В настоящее время  совершенствование методов управления все больше основывается на достижениях научно-технического прогресса. Совершенствование информационного обеспечения – один из важнейших факторов повышения производительности и эффективного управления организацией.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) возможная экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, расходов на оформление договоров, расходов на перераспределение сырья;

2) устранение возможных расходов в будущем: избежание будущего роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания;

3) возможные нематериальные выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения.

Информация – это изъяснение, осведомление, изложение. Это термин достаточно емкий. Для управленческих целей определение понятия информация можно конкретизировать как совокупность сведений, сообщений, материалов и данных, определяющих меру потенци­альных знаний руководителя о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи. [7, с.159]

При передаче и получении информации всегда задействованы несколько объектов и процессов. Общая схема передачи информации изображена на ниже следующем рисунке.[8, с.34]

Рис. 1. Схема процесса передачи информации.

 

 

 

 

 

Это общая схема процесса передачи информации, если речь идет об односторонней передаче данных. В процессе управления практические никогда не бывает односторонней передачи информации. В организации всегда присутствует как прямая, так и обратная связь, поэтому передача информации, во-первых, усложняется, потоки информации могут быть вертикальными (сверху -  вниз и снизу – вверх) между руководителями и подчиненными, а также и горизонтальными – на одном уровне иерархии в организационной структуре. Кроме того, чем больше посредников участвует в передаче информации, тем больше «шумов» может возникать, больше искажений. Так, например. При передаче информации сверху вниз, она – конкретизируется, т.е. разлагается на конкретные составляющие. А при передаче информации – внизу вверх – наоборот обобщается. Точность и быстрота передачи информации – это главная задача системы информационного обеспечения организации, так как именно информация является базой для принятия всех управленческих решений, как стратегических, так и тактических.

Так как организация (и ее руководитель) функционируют в среде, характеризующейся некоторой степенью неопределенности, то важной  информацией, необходимой для управления становится та, которая уменьшает неопределенность, то есть речь идет о нужных сведениях, необходимых для анализа конкретной ситуации, которые дадут возможность оценки возникновения этой ситуации, ее развития, позволят определить ряд альтернативных решений, из которых найти оптимальное и осуществить контроль за его выполнением. Определяющую роль имеет состав, содержание и качество информации.

В зависимости от того, по какому принципу классифицируется информация, она может быть:

- внешней (официальные данные, периодические издания, правовые документы, данные с конференций и т.д.) и внутренней (данные бухгалтерского и управленческого учета, нормативы, разработанные предприятием и т.д.);

- основной  и вспомогательной;

- регулярной и эпизодической, а регулярная в свою очередь может быть: постоянной (например, план счетов бухгалтерского учета, условно-постоянной (например, нормативы) и переменной (например, отчетные данные на конкретную дату);

- первичной (данные первичного учета, инвентаризаций и т.д.) и вторичной, то есть уже прошедшей стадию обработки и преобразований (например, отчетность).[3, с.77]

Важное значение для решения задач управления имеют способы регистрации, обработки, накопления информации, передачи ее, систематизированное хранения, выдача в требуемой форме и т.д., т.е.  информационная технология. В рамках рассматриваемой темы автора курсовой работы интересует не только само понятие информационной технологии, но непосредственно информационная система управления.

1.2. Информационная система управления организацией

Под информационной технологией обычно понимают  комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной  организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Более краткое определение – это вычислительная техника и системы связи для создания, сбора, передачи, хране­ния, обработки информации для всех сфер общественной жизни.

В рамках курсовой работы автора больше интересовал вопрос информационной системы управления, так как для решения управленческих задач  именно она имеет важное значение.

Информационная система управления - это   система информационного обслуживания работников управленческих служб. Она выпол­няет функции по накоплению, хранению, пе­редаче и обработке информации. Она складывается, формирует­ся и функционирует в определенных рамках, определенными методами и структурой управленческой деятельности, принятой в каждой  кон­кретной организации, она  реализует цели и задачи, стоящие перед этой организацией.[2, c.51]

Информатизация управления в настоящее время ба­зируется в основном на использовании вычислительной техники. Процесс использования вычислительной техники состоит из нескольких этапов:

 - формирование технико-технологической базы,

- организация производства и сферы распределения информационно-вычислитель­ных услуг,

- создание и отработка механизма информационного обслуживания,

- внедрение средств информационной деятельности в процессах управле­ния и создание для этого необходимых материально-техни­ческих, организационно-экономических и социальных условий.[1,с.10]

Использование информационных технологий в сфере управления дает возможность более эко­номично и рационально организовывать информационные процес­сы, повышать их гибкость и динамичность, расширять диапазо­н анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований.

Автоматизированные системы управления в организации могут совершенно различными. Это зависит от большого числа факторов: от размера организации, от числа бизнес-процессов, от функций, которые должны быть отражены в автоматизированной системе.

Всего можно выделить три уровня автоматизированных систем управления предприятием.

Системы начального уровня. Они широко  распространены среди организаций небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия. Программные продукты, используемые в данном классе, могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:

·                  невысокая требовательность  к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД (система управления базами данных), но  могут эксплуатироваться и в небольших организациях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.

·                  предполагается,  что организация сама может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, но  разработчики делают программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

Системы среднего уровня. Их появление обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, чем системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей организации. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:

-         бухгалтерский учет и финансы,

-         управление производством,

-         материально-техническое снабжение и сбыт,

-         планирование,

-         управление кадрами.

Недостатком данной системы является то, что успех внедрения ее зависит от качества выполнения анализа деятельности организации, в которой она внедряется.

Системы высшего класса. Такие системы обеспечивают полностью планирование и управление всеми ресурсами организации.  Для такой системы часто бывает необходимым наличие специального подразделения,  которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса. А также стоит отметить тот факт, что внедрение такой системы может потребовать некоторой реорганизации деятельности организации. Но большим плюсом таких систем является то, что руководители организации получают эффективный инструмент, позволяющий планировать и управлять деятельностью. [13, с.18]

1.3. Формирование информационной системы

Формирование информационной системы управления в любой организации – это процесс, состоящих из нескольких стадий – выбор системы, внедрение и эксплуатация (а также поддержка) системы.

Информационная система управления должна включать в себя управление всеми бизнес-процессами, происходящими в организации. Если речь вести о производственном предприятии, то информационная система должна охватывать еще и управление технологическим процессом производства и управление проектно-конструкторскими разработками. Единство такой системы в том, что данные, полученные в любой подсистеме, должны быть доступны всем компонентам системы.

Основными подсистема должны являться:

·                   Управление финансами и  бухгалтерский учет.

·                   Планирование и управление производством.

·                   Управление размещением и распределением запасов.

·                   Управление сбытом и маркетингом.

·                   Управление снабжением.

·                   Управление проектами.

·                   Управление процедурами обеспечения качества продукции.

·                   Управление затратами и центрами затрат.

При приятии решения о необходимости внедрения информационной системы для управления предприятием, руководству  необходимо сделать выбор о том, самим разрабатывать систему или покупать ее.

Информационная система может иметь разные функциональные возможности. Для того чтобы определить соответствие системы выдвигаемым функциональным требованиям нужно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса и формализованное описания деятельности предприятия. Четко структурированное понимание бизнес процессов организации, помогает в построении информационной системы организации.

При формировании информационной системы возникают следующие виды затрат: затраты на создание самой системы, затраты на оборудование, затраты на программное обеспечение, затраты на персонал, на управление задачами.

Организация, которая собирается внедрить информационную компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.  Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы. Эти опасения могут быть вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета.  

При формировании, внедрении информационной системы необходимо продумать организационную структуру и бизнес-процессы – зафиксировать правила и процедуры бухгалтерского учета; описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения; при необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы; описать организационную структуру проанализировать, отвечает ли она  целям предприятия; изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли, в которой функционирует организация.[4, c.149]

Следующий важный этап – это создание необходимой технической инфраструктуры. Т.е. оценка нынешней инфраструктуры, на основе требований, предъявляемых новой системой; необходимые изменения перед внедрением системы в эксплуатацию; документально и подробно  зафиксированные потребности бизнеса.

Формирование и внедрение информационной системы – это изменения в деятельности организации, в которых участвуют все или многие сотрудники, поэтому необходимо означить еще один важный момент, на который следует обязательно обращать внимание  - это управления изменениями. Необходимо  проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации; с начала задействовать всех, кто будет участвовать в формировании информационной системы; регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными; Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа. [12, c.13]

Типовой план внедрения информационной системы состоит из следующих этапов:

o   предварительное обследование и оценка состояния компании.

o   Предварительная переподготовка.

o   Техническое задание (анализ проблемы построения системы).

o   Технико-экономическое обоснование (анализ “затраты-эффект”).

o   Организация проекта (назначение ответственных лиц).

o   Выработка целей.

o   Техническое задание на управление процессами.

o   Начальная переподготовка (переподготовка сотрудников).

o   Планирование и управление верхнего уровня.

o   Управление данными.

o   Одновременное внедрение различных технологий организации и управления.

o   Программное обеспечение.

o   Опытный пример.

o   Получение результатов.

o   Анализ текущего состояния.

o   Постоянная переподготовка.

Более подробно процесс формирования информационной системы рассмотрен автором в практической части курсовой работы.

Глава 2  Практическое исследование на основании характеристики ООО «Сталкер»

2.1. Общая характеристика предприятия

В данной работе рассмотрена организация – ООО «Сталкер» - компьютерный магазин оптовой и розничной торговли «Компьютерный город». Данная организация работает на рынке компьютерных технологий с 2003 года и специализируется на продаже качественной компьютерной и оргтехники, комплектующих, программного обеспечения, предлагает широкий ассортимент новейшего цифрового оборудования от ведущих мировых производителей.

Ассортимент насчитывает 2500 наименований продукции, в которую входят: ноутбуки и КПК, мультимедиа, сетевое оборудование, цифровое фото и видео, оргтехника, расходные материалы, носители информации, телефония, интернет-услуги, программное обеспечение и т.д.

Основные направления деятельности:

• Поставка и продажа персональных компьютеров. В том числе и собственной марки, имеющей все необходимые сертификаты, а так же серверов и графических станций, ноутбуки различных производителей и марок, таких как: ASUS, SONY, TOSHIBA, RoverBook, iRU

• Офисная оргтехника. Продажа офисной оргтехники – одно из наиболее стабильных направлений на рынке региона. В его список входят: копировальные аппараты; офисные АТС, системные телефоны, радиотелефоны, факсимильные аппараты (весь спектр продукции марки Panasonic); матричные, лазерные, струйные принтеры таких производителей как: CANON, HEWLET PACKARD, LEXMARK, EPSON, RANK XEROX, SAMSUNG и т.д.

•  Расходные материалы для офисной оргтехники.

• Проектирование и монтаж сетей. Сетевое оборудование. При проектировании сетей, Заказчикам предлагается только высококачественное сетевое оборудование (сетевые карты, концентраторы), таких производителей как: 3COM, COMPEX, D-Link.

•  Системы защиты конфиденциальной информации. • Гарантийное и послегарантийное обслуживание компьютерной и офисной оргтехники (Обеспечение сервисных услуг).

Рассматриваемая автором организация третий год работает на рынке продаж компьютерной и оргтехники города Хабаровска. Это не очень большой срок для организаций работающих с товарами подобного типа. Если рассматривать жизненный цикл организации, то сейчас наблюдается стадия роста, когда предприятие закрепляется на рынке, уже освоило некоторые ниши, внедряется в другие, идет наработка своей клиентской базы. С точки зрения автора графическое изображение стадии жизненного  цикла таково[10,c.11]:

Рис. 2.1 Жизненный цикл организации

 

В таблице представлены технико-экономические показатели деятельности организации за период 2003-2004 года.

Таблица 2.1. Технико-экономические показатели

№	Наименование показателя	2003	2004	Изменение
Абсолютное	Относительное, %
1	2	3	4	5	6
1	Численность работников, чел.	16	24	8	133
2	Объем продаж, т.р.	7150	7900	7750	110
3	Фонд оплаты труда, т.р.	1612	2188	576	134
4	Средняя заработная плата, р.	7400	7600	200	156
5	Чистая прибыль, т.р.	280	768	488	274
6	Себестоимость, т.р.	6370	6700	330	105
7	Количество клиентов	125	256	131	205

Так как организация начала работать в 2003, то и экономические показатели за этот год – на соответствующем уровне. В целом, можно сделать вывод, что организации работает достаточно успешно, как так уже в первый год работы она смогла выйти на точку безубыточности и даже сработать « в плюс», получив прибыль.

За последний год доступными для анализа экономическими показателями стали показатели за следующие месяцы.

Таблица 2.2. Экономические показатели за 8 месяцев 2005 года

Месяц	Объем продаж, т.р.	Прибыль, т.р.	Рентабельность
Январь	595	95,2	0,16
Февраль	610	91,5	0,15
Март	600	99	0,165
Апрель	537,5	76,325	0,14
Май	487,5	87,75	0,18
Июнь	380	57	0,15
Июль	465	69,75	0,15
Август	462,5	74	0,16
ИТОГО	4137,5	650,525	0,156875

Динамика показателей объема продаж и прибыли более наглядно может быть отображена на столбиковой диаграмме.

Рис. 2.2. Экономические показатели по месяцам 2005 года

 

Миссия и цели организации

Миссия организации - это индивидуальный подход к каждому клиенту по оптимизации его затрат на комплекс товаров и услуг, для максимально эффективного вложения средств.

Можно также сформулировать цели организации по основным направлениям деятельности.

Таблица 2.3. Цели организации

Направления деятельности	Цели
Поставка и продажа персональных компьютеров	Сделать доступный компьютер для любой семьи
Продажа офисной оргтехники	Обеспечить эффективную работу офиса клиентов
Проектирование и монтаж сетей	Создать системы связи в офисах клиентов
Поставка и установка программного обеспечения	Обеспечить клиентов надежным и современным программным обеспечением.  Не поддерживать  «пиратство»
Системы защиты конфиденциальной информации	Создать для клиентов надежную систему защиты
Гарантийное и послегарантийное обслуживание	Обеспечить своевременный  ремонт или замену вышедшей из строя техники

 

 

Методы управления

Используемые в организации методы управления представлены в ниже следующей таблице  [11, c.49]

Таблица 2.4.  Методы управления

Организационно-административные	Экономические	Социально-психологические
Указания Инструкции Планы Замечание Выговор	Материальное стимулирование:  - наличие у менеджеров по продажам переменной части заработной платы,  --  материальные санкции, - наличие стимулирующих выплат, - наличие гарантий и компенсаций	Убеждение Подражание Регулирование межличностных отношений Вовлечение Внушение Требование Порицание

 

Организационная структура управления

 

Организационная структура рассматриваемой организации может быть охарактеризована, как линейно-функциональная. Главным руководителем является директор, ему подчиняются 4 основные службы. Схема организационной структуры представлена в приложении.

Внутренняя среда

Среди внутренних компонентов внутренней среды рассмотрим в первую очередь персонал. Численность и структура персонала представлена в таблице (см.Приложение). Данные взяты за два полных  последних года, по состоянию на конец рассматриваемого периода. Более наглядно изменения в структуре численности можно отобразить на следующих диаграммах

Рис. 2.3. Возрастная структура                                   

Следующими компонентом внутренней среды организации являются  основные фонды и материальные запасы.  Рассматриваемая организация работает в сфере продаж оборудования и услуг (установка программного обеспечения), поэтому в качестве основных фондов выступают: помещение офиса, склада, технические средства (компьютеры, оргтехника, стенды, используемые в работе).  Анализ структуры и динамики основных фондов приведен в нижеследующей таблице.  Здания и сооружения среди данных не представлены, так как помещения офиса не является собственностью организации, а используется на правах долговременной аренды.

Таблица 2.5. Анализ структуры и динамики основных фондов

Наименование показателя	Остаток на начало года	Поступило в отчетном году, т.р.	Выбыло в отчетном году, т.р.	Остаток на конец года	Изменение за год
Сумма, т.р	Структура, %	Сумма, т.р.	Структура, %	Сумма, т.р	Структура, %
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.Машины и оборудование	560	44	68	45	583	44	23	50%
2.Транспортные средства	245	20	0	0	245	19	0	0
3. Производственно-хозяйственный инв.	460	36	46	23	483	37	23	50%
ИТОГО	1265	100	114	68	1311	100	46	100

Организации принадлежит один автомобиль, используемый для поставки оборудования клиентам.

Организационная культура

Организации фактически только начало свое существование и формально оформленной организационной культуры пока не имеет. Явно выражены неформальные отношения, взаимовыручка и взаимоподдержка. Так как организация по численности очень невелика, естественно, что очень четкого разделения труда с прописанные должностными обязанностями еще не существует.  Это, с одной стороны, повышает взаимозаменяемость людей, способствует их сплочению.  С другой стороны – иногда возникают конфликты из-за того, что «все делают все». Стиль управления  очень близок  к демократическому, авторитарные проявления данной организации не свойственны. Система поощрений и наказаний как таковая не существует, все происходит по велению и инициативе руководства – директора и функциональных руководителей.

 

Внешняя среда организации  может быть рассмотрена с двух разных позиций – внешняя среда прямого воздействия, то есть факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации, и внешнюю среду косвенного воздействия, то есть факторы, которые непосредственного влияния не оказывают, но в конечном итоге все равно имеют некоторое воздействие на функционирование организации.

Анализ этих факторов приведен в ниже следующих таблицах. Первая таблица представляет  факторы, непосредственным образом влияющие на организацию – это поставщики, потребители и конкуренты. Во второй таблице описаны экономические, политические, социальные, правовые и научно-технические факторы.

Таблица 2.6.  Анализ внешней среды непосредственного окружения

Группа факторов	Фактор (элемент)	Проявление	Влияние на предприятие	Степень влияния	Возможная реакция со стороны предприятия
1	2	3	4	5	6
1. Потребители	коммерческие организации, индивидуальные клиенты (семьи, студенты и т.д.), учебные учреждения, государственные учреждения	Увеличение или снижение покупательного спроса	Увеличение или снижение объемов продаж	Сильная	Прогноз запросов и потребностей клиентов, проработка новых клиентов
2. Поставщики	Основные поставщики – это фирмы-дистрибьютеры работающие непосредственно с производителями	Политика и цены поставщиков Сроки поставок  играют важную роль  в формировании запасов на складе и организации поставок под заказ	От цен поставщиков зависит полностью ценообразование. От сроков поставок – создание страхового резерва на складе	Сильная	Долгосрочные контракты с фирмами-поставщикамми, с транспортными компаниями. Планирование затрат заранее.
3. Конкуренты	Организации, предоставляющие такие же услуги –«Контакт Плюс», «R-style», «Ремикс», «Димас», Технополис computer  и т.д.	Цены конкурирующих компании, условия обслуживания гарантийного и послегарантийного, условия предоставления кредитов и т.д.,	Снижение объемов поставок и продаж, уменьшение количества клиентов	сильное	Грамотная маркетинговая политика. Создание конкурентного преимущества за счет  улучшения сервиса облуживания и гарантийного сервиса

С международными партнерами  рассматриваемая организация не работает.

Таблица 2.7. Анализ внешней среды косвенного воздействия

Группа факторов	Фактор (элемент)	проявление	Влияние на предприятие	Степень влияния	Возможная реакция со стороны предприятия
1	2	3	4	5	6
1.Экономические	Стабильность денежной единицы, уровень занятости, порядок кредитования,  платежеспособность населения, ставка рефинансирования	Снижение платежеспособного спроса выгодные или невыгодные  условия кредитования, предлагаемые  кредитными учреждениями.	Снижение  объемов продаж. Рост издержек в случае увеличения стоимости кредитов.	среднее	Предложение на рынке бюджетных моделей, сотрудничество с банками для предоставления кредитов населению. Создание базы корпоративных клиентов.
2. Правовые	Законодательные акты, постановления, налоговая система	Запрет продажи нелицензионного программного обеспечения	Сотрудничество с фирмами, предлагающими только лицензионное ПО	низкое	Достаточный уровень осведомленности в случае изменения в правовых и нормативных актах.
3. Политические	Политическое состояние в стране	Стабильность политической ситуации.	Взаимоотношения  властными структурами в случае смены политических лидеров	низкое	Необходимо периодически проводить анализ возможных политических изменений.
4. Социальные	Уровень безработицы, уровень доходов, возрастная структура населения и т.д.	Снижение /повышение  в приобретение домашних ПК, Структура потребительских предпочтений.	Формирование структуры потребительских предпочтений в соответствии с профессиональной принадлежностью, возрастом, социальной принадлежностью	Среднее	Учитывать возрастную и профессиональную структуру среди целевых групп.
5.Развитие научно-технического процесса	Совершенствование техники и технологии	Появление новых компьютерных технологий	Возможность быстрой поставки на рынок новинок	среднее	Отслеживать  появление новых технологий

В результате проведенного анализа внешней среды можно составить матрицу угроз и возможностей, а также рассмотреть сильные и слабые стороны организации.

Возможности	Сильные стороны
- возможность быстрой поставки и сборки компьютеров различной  конфигурации -  возможности привлечения кредитных средств благодаря устойчивым связям с кредитными учреждениями -  увеличение рынка за счет образовательных учреждений и переоборудования государственных структур.	- прямые контакты с поставщиками - короткие сроки поставок - грамотные и профессиональные  сотрудники - наличие собственного сервис центра
Угрозы	Слабые стороны
- очень  высокий уровень конкуренции -  наличие у конкурентов сетей магазинов	- стандартный продукт, мало отличающихся от продукта конкурентов - небольшой территориальный охват города.

Организация, рассматриваемая автором, имеет очень небольшие размеры и рассматривать в ней какое-либо отдельно подразделение, с  точки зрения автора, очень не информативно, тем более что, несмотря на формальное разделении функций согласно организационной структуре, реально функции всех сотрудников тесно переплетаются.

Выделение затрат на управленческие расходы в структуре общих расходов также достаточно трудно выделить. Из всех предложенных для анализа показателей имеет смысл выделить рентабельность и изменения численности в управлении.

Таблица 2.8. Анализ показателей эффективности управления

№	Показатель	Формула расчета	2003	2004	Изменение
Абсолютное	Относительное, %
1	2	3	4	5	6	7
1	Доля работников аппарата управления	Кз = Чау/Чппр	0,19	0,19	0	100%
2	Рентабельность	Р = П/И	1,04	1,11	0,07	106,7%

Стоит отметить, что, несмотря на наличие формального статуса руководителя (или, например, главного бухгалтера), эти сотрудники зачастую выполняют обязанности не свойственные их должности. В маленьких организациях очень трудно выделить отдельную группу затрат – затрат на управленческий аппарат.

Разработка и обоснование рекомендаций по совершенствованию системы управления

Для выработки рекомендация по совершенствованию системы управления в рамках выбранной автором темы необходимо сначала проанализировать сложившееся в организации состояние и выявить имеющиеся на сегодняшний день проблемы.

Когда организация только создавалась, вопрос об информационной системе остро не стоял. Небольшая численность персонала практически всегда была в курсе всех событий и изменений. Информационная система была нужна для того, чтобы в нее заносить информацию о наличии товара на складе. За два года существования организации  задачи усложнились и размножились.  Возникла необходимость оперативного получении информации о состоянии товара, а не только о его наличии и количестве на складе. Встал вопрос о необходимости единой базы, которая была бы полезна всем сотрудникам. Менеджерам по продажам – наличие и количество товара на склад; техническому отделу – какой именно товар продан и в какой стадии движения на пути к комплектации он находится; склад – количество запасов и что именно продано (что нужно передать на сборку/комплектацию); закупки -  количество запасов на складе и продажи – для заказа продукции у поставщиков и прогноза будущих поставок; сервис-центр – количество проданной продукции для прогноза возврата по гарантии и количество принятой по гарантии техники;  бухгалтерия – оборот, техника, принятая по гарантии для списания; руководство – оборот, движение товара, возвраты – т.е. вся информация о деятельности организации.

С само начала функционирования организация выбрала в качестве информационной системы «1С», причем, в целях экономии средств были установлены лишь модуль – «1С: Бухгалтерия». Так как рассматриваемая организация достаточно маленькая, то было бы экономически не эффективно разрабатывать информационную систему под нее – это очень капиталоемкий процесс, поэтому более рациональным было внедрение уже существующей формализованной системы.

В настоящее время потребности организации увеличились, и внедренные модули уже не дают всей необходимой информации. Поэтому автором предается рассмотреть вариант перехода на информационную систему «1С: предприятие», а точнее, ее модуль «Управление торговлей».

Данная прикладная система позволяет описать и задействовать такие бизнес-процессы, как:

- закупка;

- складская логистика;

- продажи;

- бухгалтерия (бухгалтерский и налоговый учет);

- финансы;

- доставка;

- сервис.

Ранее в информационной системе не были задействованы  логистика,  доставка, закупка и сервис.

«1С: Предприятие: Управление торговлей» позволит создать единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, в результате может быть  получен инструмент, который поможет избавиться от рутинной работы и приблизить учет к потребностям реального бизнеса. В настоящее время в Хабаровске «1С» не имеет очень широко распространения, только 37 предприятий работают с этой информационной системой[1].  Поэтому, автором было сделано предположение о рассмотрении возможности для организации освоить еще одно направление деятельности – внедрение «1С» на основании франчайзинга. Так как данная система еще имеет малое распространения в Хабаровске, то предлагаемый автором вариант может стать конкурентным преимуществом. Сейчас подобную услугу оказывает фактически только фирма «Монлайн», т.е. рынок полностью не охвачен.

Кроме того, учитывая, что современный компьютерный рынок – это очень жесткая конкуренция, и существует постоянная необходимость в создании собственные конкурентных преимуществ, автором выдвигается еще одно предложение о создании конкурентного преимущества. А именно – создать возможность покупки компьютерной техники удаленно, т.е. своего рода Интернет-магазин.  Подобный Интернет-магазин существуют сейчас только у фирмы «Офисная техника». Для создания возможности приобретения товаров через сайт, необходимо интегрировать информацию из имеющейся информационной системы и сделать ее доступной для клиентов. Оперативно отражать наличие товара, движение товара, сроки поставки, цены и т.д.

Использование информационной системы, которая будет отражать все имеющиеся бизнес-процессы, позволит оперативно получать подобную  информацию и станет хорошим инструментом для эффективного функционирования на рынке.

Заключение

Информационная система должна обеспечивать  определенные преимущества перед  конкурентами,  автоматизируя  операции  внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта  организации.

В теоретической части данной курсовой работе автором были рассмотрены теоретические основы информационного обеспечения. Понятие «информация», «информационная система», виды информационных систем.

В практической части работы автором проведен анализ ООО «Сталкер», занимающего продажей компьютерной техники,  а также сделаны предложения по усовершенствованию управления и созданию новых конкурентных преимуществ на основании использования информационных систем.

Основными выводами после проведенного анализа автором обозначены следующие. Во-первых, необходимо внедрить информационную систему, отражающую состояние всех бизнес-процессов организации. В качестве рекомендации автор предлагает рассмотреть «1С: Предприятие. Управление торговлей», которое охватывает процессы: логистика и склад, продажи, закупки, финансы и бухгалтерский учет, налоговый учет, доставка, сервис. Во-вторых, автор предлагает рассмотреть возможность предоставления услуг по внедрению «1С» на основании франшизы. Это предложение требуется серьезного экономического обоснования. Но так как такой цели при написании работы у автора не стояло, то данное предложение автором рассматривается как одна из возможных идей для будущего развития. В-третьих, автор предлагает использовать современные информационные технологии и  создать систему удаленной покупки, что станет возможно с внедрением информационной системы управления и создаст хорошее конкурентное преимущество на рынке Хабаровска.

Список литературы

1.     Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту// Делопроизводство 2003. №1, с. 10-12.

2.     Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. М.: Академия, 2001, 240с.

3.     Голенищев Э.П. Информационное обеспечение систем управления. М.: Феникс, 2003, 352с.

4.     Информационное обеспечение управления конкурентоспособностью. Под ред.Светунькова С.Г. СПб.: ДНК, 2002, 349с.

5.     Мариничев Ю.М. Основы организации, управления и информационного обеспечения потребкооперации.М.:Москва, 2001, 468с.

6.     Мескон М. Х., Альберт М., Федоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 1998. 702с.

7.     Овчарова Н.И. Информационное обеспечение управления предприятием//Сборник научных трудов. Издательство: Сургутский университет, 2000. Выпуск 7. с.158-162.

8.     Степанова О.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2002, 154с.

9.     Управление организацией /Под ред. А.Г. Поршнева.  М.: ИНФРА-М, 1999, 240с.

10.                       Успенская Е.А. Стратегия эффективной мотивации.//Справочник по управлению персоналом. №3, 2005, с 11-18.

11.                       Федосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. М: Издательство «Экзамен», 2004,  240с.

12.                       Феофанов В.Ю. Подготовка к автоматизации: человеческий фактор//Справочник по управлению персоналом. №5, 2005, с. 10-16.

13.                       Филиппова Н.В. Мурашов В.А.Информационная система как инструмент централизации управления//Справочник по управлению персоналом. №5, 2005, с. 17-23.

Приложение 1 Организационная структура  ООО «Сталкер»

Приложение 2 Анализ численности и структуры персонала предприятии за 2003-2004 годы

Показатель	2003	2004	Изменение	Структура
Абсолютное	Относительное	2003	2004
1	2	3	4	5	6	7
Численность работников, ВСЕГО, чел:	16	24	8	150%
В том числе, по категориям
-руководители	2	5	3	250%	13%	21%
-специалисты	13	18	5	138%	81%	75%
-рабочие	1	1	0	100%	6%	4%
По полу:
-мужчины	13	19	6	146%	81%	79%
-женщины	3	5	2	167%	19%	21%
По возрасту:
- 18-25 лет	4	3	-1	75%	25%	13%
- 26-35 лет	9	16	7	178%	56%	67%
- 36-45 лет	2	4	2	200%	13%	17%
- 45-55 лет	1	1	0	100%	6%	4%
По уровню образования:
- среднее
- средне-специальное	2	2	0	100%	13%	8%
- неоконченное высшее			0	10%
- высшее	14	22	8	157%	88%	92%
По стажу работы:
- менее 1 года	16	14	-2	88%	100%	58%
- 1-5 лет		10	10			42%

---

[1] Информация с сайта www.1c.ru