Содержание

Введение..................................................................................................... 3

1.     Текстовые редакторы.......................................................................... 4

2.     Вставка объектов в текстовой редактор Microsoft Word.................. 7

3. Ввод данных в электронных таблицах Microsoft Excel..................... 10

Заключение.............................................................................................. 12

Литература............................................................................................... 13

Введение

Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Разумеется эти документы можно подготовить и без персонального компьютера, например на пишущей машинке. Однако с появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а следовательно, и выгоднее подготовить документы с помощью компьютеров.

При использовании персональных компьютеров для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера, и потом при распечатке выводится красиво и правильно оформленный текст, в котором учтены все сделанные пользователем исправления. Пользователь может переносить куски текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном числе экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Помимо текстовых редакторов будет рассматриваться ввод данных в электронные таблицы на примере Microsoft Excel.

Электронные таблицы позволяют проводить любые математические расчета, а также выводить результаты в виде диаграмм и сводных таблиц.

1.    Текстовые редакторы

Текстовые редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые редакторы  (в том числе и редактор Word)  иногда называются  текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста.  Ранние текстовые редакторы для DOS подразделялись на строчные и экранные, такие например, как EDLIN,  MULTIEDIT и EDIT.

Текстовый редактор  позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редакторы обладают и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые  функции[1]: 

-          при вводе текста вы упираетесь в конец строки,  редактор автоматически делает переход на следующую строку;

-          если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

-          если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы,  функция автоформатирования будет сама их корректировать;

-          для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако  текстовые редакторы предлагают гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

-          режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой. 

Текстовые редакторы предлагают также ряд функций, экономящих время и усилия.  Среди них:

·        автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

·        стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

·        слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

·        макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;

·        “мастера” – для создания профессионально оформленных документов.

В каждом персональном компьютере есть плата управления монитором, или графический адаптер, который служит для вывода изображения на экран монитора. Изображение на экране, состоит из отдельных точек. Большинство адаптеров могут работать в двух режимах: текстовом и графическом.

В текстовом режиме все символы имеют одинаковый размер и не могут быть выведены в произвольное место на экране. Изображение символов находится во внутренней памяти самого адаптера. Благодаря тому, что  позиции всех точек, из которых состоит символ, заранее известны и не могут быть изменены, вывод текста на экран происходит быстро. Однако в текстовом режиме невозможно осуществить принцип  WYSIWG (What You See Is What You Get – что вы видите, то и получаете),  при котором страница текста на экране выглядит точно так же, как на бумаге. Особенности текстового режима[2]:

·        число символов в строке, как правило, равно 80, а число строк – 25;

·        число символов ограничено набором из 256 кодов ASCII;

·        на экране отображается один-единственный, строго фиксированный шрифт;

·        символ можно только подчеркнуть, но нельзя выделить курсивом или с помощью полужирного начертания;

·        нельзя показать рисунки одновременно с текстом.

В графическом режиме адаптер не использует изображения символов, хранящиеся в его памяти, а управляет каждой отдельной точкой на экране. Любая цветная точка образуется смешиванием нескольких цветов в различной пропорции (обычно трех: красного, зеленого и синего). Изображение символа, состоящее из цветных точек, должно храниться и воспроизводиться на экране самой программой, а не графическим адаптером. На это требуется больше компьютерного времени, чем при работе в текстовом режиме. Преимущество графического режима состоит в том, что здесь нет ограничений, присущих текстовому режиму. Гарнитура, размер, начертание шрифта отображаются на экране, причем рисунки можно видеть одновременно с текстом. Таким образом, в графическом режиме экранное представление документа совпадает с напечатанным.

В работе на компьютере можно выделить три основных этапа: ввод информации, обработка, вывод результатов. При наборе текста (вводе информации) используется клавиатура. Чтобы изменить содержание или оформление текста (выполнить обработку), необходимо дать команду процессору компьютера. Это можно сделать с помощью мыши. Эффект от своих действий можно увидеть на экране монитора или после распечатки документа на принтере (вывод результатов).  Таким образом, мышь и клавиатура являются устройствами ввода информации, процессор – устройством обработки, монитор и принтер – устройствами вывода.  Среда Windows ориентирована на работу с мышью: многие команды здесь быстрее и удобнее выполнить с помощью мыши, чем с помощью клавиатуры.

2.    Вставка объектов в текстовой редактор Microsoft Word

   Microsoft Word — не просто текстовый редактор. Он содержит некоторые функции для работы с графическими объектами и позволяет совмещать в документе текст и графику. Чтобы вставить в документ графический объект нужно воспользоваться командой Рисунок меню Вставка, которая имеет несколько подпунктов[3]:

      1) Картинки - предлагает выбрать один из рисунков, поставляемых вместе с редактором. Для удобства рисунки разбиты по разделам.

      2) Из файла - позволяет вставить в документ рисунок, хранящийся в файле. При этом открывается окно Добавить рисунок, которое функционирует так же, как окно открытия документа.

      3) Автофигуры — вставляет в документ автофигуру. Автофигуры - это группа готовых геометрических фигур, включающая в себя основные фигуры, например, прямоугольники, окружности, различные линии, фигурные стрелки, символы блок-схемы, звёздочки и ленты, а также выноски.

      Чтобы присоединить текст к любой автофигуре (кроме линии и полилинии), щелкните фигуру правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Добавить текст, и введите нужный текст. Текст становится частью автофигуры.

      4) Объект WordArt — добавление и изменение фигурного текста.

      Для перемещения графических объектов, включая автофигуры, картинки, фигурный текст, рисунки и импортированную графику во многих случаях достаточно просто перетащить их туда, куда необходимо. Однако существует возможность перемещения объекта в точно заданную позицию, а также "привязки" или прикрепления объекта к абзацу таким образом, чтобы при перемещении абзаца объект перемещался автоматически.    

Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках.

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается, на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек. Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов: от географических карт до изображений людей и от зданий до театральных занавесов[4].

Найти нужный рисунок очень просто. Для этого выберите команду Рисунок в меню Вставка, команду Картинки, а затем — вкладку Clip Art или Pictures.

Также существует возможность вставки рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов. Для вставки рисунка из другой программы необходимо выбрать команду Рисунок в меню Вставка, а затем — команду Из файла. При выделении рисунка на экране появляется панель инструментов Настройка изображения, которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ, а также регулировки яркости и контрастности. Для вставки отсканированной фотографии выберите команду Рисунок в меню Вставка, а затем — команду Со сканера. На экране появится рисунок в окне программы Microsoft Photo Editor, предназначенной для редактирования рисунков.

По умолчанию импортированные рисунки являются перемещаемыми, т.е. вставляются в графический слой, что позволяет задать их точное положение на странице и поместить впереди или позади текста и других объектов. Для преобразования перемещаемого рисунка во встроенный, т. е. рисунок, который вставляется непосредственно в позицию курсора и ведет себя как обычный текстовый символ, выделите рисунок, выберите команду Рисунок в меню Формат, а затем снимите флажок Поверх текста на вкладке Положение. Вставка звуковых и видео фрагментов производиться аналогично вставке рисунков.

Для перемещения графических объектов, включая поля, авто фигуры, картинки, фигурный текст, рисунки и импортированную графику во многих случаях достаточно просто перетащить их туда, куда необходимо. Однако существует возможность перемещения объекта в точно заданную позицию, а также "привязки" или прикрепления объекта к абзацу таким образом, чтобы при перемещении абзаца объект перемещался автоматически.

Текст располагается вокруг графического объекта любого размера и формы. При этом существует возможность задания определенных сторон поля или графики, вдоль которых требуется расположить текст, а также расстояние между полем или графикой и окружающим текстом.

Текст и графика разделяется на уровни. Например, существует возможность создания подложки, появляющейся на распечатанных страницах документа.

Графические объекты выравниваются между собой или относительно страницы, например, по верхнему или левому краю страницы. Графические объекты упорядочиваются (или распределяются) таким образом, чтобы они были равноудалены друг от друга или вертикально, или горизонтально, или относительно всей страницы.

Возможно перемещение графического объекта, составных выделенных фрагментов, или группы. Для перемещения графического объекта или их группы маленькими шагами необходимо его слегка "сдвигать".

3. Ввод данных в электронных таблицах Microsoft Excel

Если в строке состояния значится Готово, можно вводить данные в таблицу. Ввод данных состоит из трех этапов. Во-первых, необходимо активизировать нужную ячейку. Во-вторых, — ввести данные. Наконец, в-третьих, следует сообщить компьютеру, что ввод данных окончен. Обычно это делается посредством нажатия клавиш Enter, табуляции или одной из стрелок. Эта последовательность действий остается неизменной независимо от того, что вводится — текст (например, заголовки столбцов) или числа.

Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные. Если на экране эта ячейка не видна, воспользуйтесь полосками прокрутки, чтобы поместить ее в поле видимости. Щелкните на нужной ячейке, и она станет активной: вокруг этой ячейки появится темная рамка, а кнопки, соответствующие номерам ее строки и столбца, "поднимутся", чтобы можно было легко определить ее адрес.

Введите данные в активную ячейку. Все, что будет вводиться, отобразится одновременно в активной ячейке и в строке формул. В момент начала ввода в строке формул появляются две кнопки: Ввод и Отмена. Обратите внимание, что в строке состояния написано Ввод. Это свидетельствует о том, что идет процесс ввода данных.

Если все данные введены, щелкните на кнопке Ввод. Для завершения процесса ввода можно также нажать клавишу Enter, клавишу табуляции или одну из стрелок.

Если допущена опечатка и еще не закончен ввод, нажмите клавишу Backspace, в результате чего удалится символ, находящийся слева от точки ввода (отмеченной мигающей вертикальной чертой). Чтобы удалить все сразу и начать ввод снова, щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу Esc (Escape).

Одним из наиболее замечательных свойств электронных таблиц является их способность хранить в ячейках не только фиксированные данные, но также и формулы, — наборы инструкций для выполнения вычислений, — и показывать результаты[5]. Формула может быть простой, как =2+2 (в Excel все формулы начинаются со знака равенства). Но гораздо полезнее применять формулы со ссылками на ячейки вместо фиксированных чисел. Ссылки на ячейки — это просто адреса ячеек, сообщающие Excel, что следует производить вычисления над текущим содержимым указанных ячеек. Если впоследствии данные, на которые ссылаются, будут изменены, то результат формулы изменится автоматически. Иногда это называют автоматический пересчетам).

Заключение

В первой части настоящей работы рассматривались основные возможности текстовых редакторов, такие как ввод и форматирование текста, вставка рисунков, использование таблиц для разметки текста.

Во второй части рассматривались вопросы, связанные со вставкой различных объектов в текстовый документ. Такими объектами могут являться графические картинки, автофигуры, объекты WordArt.

В плане ввода данных в электронную таблицу Microsoft Excel рассматривались вопросы, касающиеся форматирования данных в ячейках таблицы, а также использование математических формул для проведения расчетов.

Литература

1.     Козырев А.А. Самоучитель работы на персональном компьютере. Учебное пособие. Изд. 2-е, переработанное и дополненное. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2003 – 304 с.

2.     Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Москва, издательство «Нолидж», 2002 – 624 с.

3.     Леонтьев В.П.  Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. -  920 с.: ил.

4.     Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс. – М. ИНФРА-М, 2002. – 480 с.: ил.

5.     Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. Издательский дом «Питер», 2004. – 1072 с.

---

[1] Леонтьев В.П.  Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. -  стр. 326

[2] Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс. – М. ИНФРА-М, 2002. – стр. 49

[3] Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Москва, издательство «Нолидж», 2002 – стр. 223

[4] Козырев А.А. Самоучитель работы на персональном компьютере. Учебное пособие. Изд. 2-е, переработанное и дополненное. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2003 – стр. 114

[5] Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. Издательский дом «Питер», 2004. – стр. 443.