Содержание
Введение. 3
Понятие
«информации» и «информационные ресурсы». 4
Информационное
обеспечение. 5
Анализ
информационного обеспечения организационного обеспечения, на примере ООО
«Феерия». 9
Заключение. 12
Список
литературы.. 13
Введение
Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным
изменением социально-экономической среды, в которой функционируют предприятия и
организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития
информатизации процессов управления.
Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные
организационные системы. Функционирование предприятий и организаций в условиях
рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой
деятельности.
Налаженная система информации в организации должна помогать
решать текущие задачи стратегического и
тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления
фирмой.
Информационное обеспечение управления позволяет добиваться
роста эффективности управления за счет предоставления необходимой информации
руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда. Также
помогает согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в
различных подразделениях.
Каждой компании необходимо иметь корпоративную систему
обмена информацией. Такие системы можно формировать за счет организационных,
технологических, информационных и других связей, как по горизонтали так и по
вертикали.
Информационное обеспечение систем организационного
управления играет основную роль в коммуникативных возможностях любой
организации.
Элементы информационного обеспечения способны оказывать
огромную помощь в деятельности организации, путем поиска, систематизации,
обработки профессиональной информации.
Понятие
«информации» и «информационные ресурсы»
Управление как система предполагает выработку и
осуществление управляющих воздействий. В
системе управления выделяются:
·
управляемая подсистема, являющаяся объектом
управления.
·
управляющая подсистема – субъект управления.
Суть управления сводится к разработке и осуществлению
определенных воздействий со стороны субъекта управления на те или иные объекты
управления в процессе некоторой целенаправленной деятельности.
Управление можно рассматривать как информационный процесс,
происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации
для выработки управленческих решений. Информация является предметом труда и
одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности.
Информация –
данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для
людей. Информация
представляет собой важнейший организационный ресурс. Она входит в общий
комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информацию
необходимо планировать с точки зрения выявления потребностей фирмы в ней. Расходы
на получение и использование информации можно оценить с экономической точки
зрения и они должны заключаться в общий баланс фирмы. Информационные
потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения,
как из внутренних, так и внешних источников. При потреблении информация не
исчезает, а изменяет свою ценность.[1]
Информационные
ресурсы – это совокупность данных, организованных для получения достоверной
информации, где данные – это информация, обработанная и представленная в
формализованном виде для дальнейшей обработки.
Надо
понимать, что документы и массивы информации не существуют сами по себе. В них
в разных формах представлены знания, которыми обладали люди, создававшие их.
Таким образом, информационные ресурсы – это знания, подготовленные людьми для
социального использования в обществе и зафиксированные на материальном
носителе.
В
настоящее время не разработана методология количественной и качественной оценки
информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей общества в них.
Это снижает эффективность информации, накапливаемой в виде информационных
ресурсов, и увеличивает продолжительность переходного периода от
индустриального к информационному обществу. Кроме того, неизвестно, какой объём
трудовых ресурсов должен быть задействован в сфере производства и
распространения информационных ресурсов в информационном обществе.
Информационное обеспечение
В
управленческой практике информационная система или система информационного
обеспечения – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных,
применяемых в системе управления.
Информационное
обеспечение – предназначено для отражения информации, характеризующей
состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих
решений.[2]
Информационное обеспечение включает совокупность системы
показателей, потоков информации – вариантов организации документооборота;
систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную
систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся на
различных носителях.
Цель создания
информационного обеспечения – повышение качества управления организацией на
основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для
принятия управленческих решений.
Основное назначение
информационного обеспечения – обеспечивать такую организацию и
представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей,
а также условиям автоматизированных технологий.
Назначение информационного обеспечения обуславливает и требования предъявляемые к нему:
1. Представлять
полную, достоверную и своевременную информации для реализации всех расчетов и
процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах с
минимум затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
2. обеспечивать
взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного
формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и
документов.
3. Предусматривать
эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать
данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в
режиме информационно-справочного обслуживания.
4. В
процессе принятия решения экономических задач обеспечивать совместную работу
управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности
взаимодействия пользователей ПК при выполнении технологических операций по
обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных
информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи
данных. Поэтому в состав информационного обеспечения выделяется внемашинное и
внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное включает систему экономических показателей,
потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию. Внутримашинное
информационное обеспечение – система специальным образом организованных данных,
подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче
в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы, базы данных
и банки данных, базы знаний, а также их системы.
Информационное обеспечение можно классифицировать по
различным признакам:[3]
·
централизованные (например, интегрированная ИС);
·
децентрализованные
(организационно-функциональные).
·
комплексные (обеспечивают весь спектр информационных
действий);
·
локальные (обеспечивают отдельные направления информационных
потребностей фирмы).
В настоящее время известно два подхода к разработке системы информационного
обеспечения: функциональный и системный.
Функциональный подход.
Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по
приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что
процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и
управления. Системы информационного обеспечения, построенные на основе этого
подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными.
Система имеет свои
«минусы»:
·
организационно-функциональные системы приводят к
значительному дублированию информации;
·
в проблемных ситуациях, которые требуют
оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;
·
на управленческие структуры и каналы связи
ложится значительная нагрузка;
·
между функциональными подразделениями
отсутствуют горизонтальные связи, что затрудняет и увеличивает по времени
процесс передачи и анализа информации.
Системный подход.
Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов
производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и
работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических
работников аппарата управления. Выявлены свои «плюсы»:
1. Позволяет
централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации
пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
2. Возможность
многократного использования информации.
Системы информационного обеспечения, построенные на основе
этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система
включает три основных компонента:
·
база данных – система специальным образом
организованных данных, программных, технических, языковых,
организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения
централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования.
·
подсистема планирования – обеспечивает все управленческие
звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных
планов;
·
подсистема документооборота – последовательное
прохождение документов по уровням управления и подразделениям организации;
·
подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить
управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние
объекта соответствует запланированному.
Из них самыми распространенными являются базы данных.
Информационные базы данных включают весь комплекс статистических
показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но
они включают и фактологический материал[4]. При создании баз данных
должен быть решён ряд вопросов:
·
система хранения и обновления данных;
·
вопрос об основной увязке данных;
·
вопрос о возможности проведения сравнения
хранения в базах данных.
Это имеет важное значение при объединении первичных данных в
файлы. Базы данных должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями.
Создание базы данных – резкое ускорение процесса получения информации
из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень
объективности.
Рассмотрим на примере, возможность осуществления
информационного обеспечения систем управления.
Анализ информационного обеспечения организационного
обеспечения, на примере ООО «Феерия»
Общество с ограниченной ответственностью «Феерия» в
дальнейшем именуемое «ОБЩЕСТВО», создано на основании Гражданского Кодекса
Российской Федерации, Федерального закона «Об обществах с ограниченной
ответственностью» № 14-ФЗ, принятого Государственной Думой 14.01.1998.
Полное фирменное наименование Общества – Общество с
ограниченной ответственностью «Феерия». Сокращенное фирменное название Общества
– ООО «Феерия».
Цель создания и деятельности Общества: поиск достойного
места на рынке развлекательных услуг с дальнейшим удержанием своих позиций и их
развитием. Общество осуществляет следующие виды деятельности:
·
организация и дополнительное обеспечение
промоакций;
·
разработка и проведение рекламных кампаний;
·
разработка и реализация PR-проектов;
·
маркетинговые исследования;
·
комплексная организация презентаций,
хэппенингов, культурно-массовых мероприятий общественного значения;
·
PR-поддержка
всех мероприятий;
·
организация семинаров, конференций и пресс-конференций.
Структура Общества приведена в Приложении.
·
Руководство текущей деятельностью Общества
осуществляется единоличным, исполнительным органом Общества – генеральным
директором.
Информационное обеспечение в ООО «Феерия» состоит в
следующем:
1. Наличие
локальной сети передачи информации.
2. Массив
информации и проведенных и планируемых мероприятий.
3. Базы
данных клиентов.
4. Система
организационных документов.
5. База
данных сотрудников.
6. Новейшие
информационные технологии.
В ООО «Феерия» существует локальная сеть передачи данных,
предназначенная для быстрого поиска и обмена информацией необходимой для
решения текущих вопросов, и поставленных задач. Эта система обеспечивает единую
электронную почту и электронный документооборот.
Существует также систематизированная информация о
мероприятиях, проекта, которые осуществлялись за время деятельности
организации. В ней отражены планы и сценарии проведенных мероприятий, кем они
разрабатывались и организовывались. Это сделано для контроллинга деятельности
творческого потенциала фирмы.
База данных клиентов отражает контакты с постоянными
клиентами, клиентами которые нуждаются в услугах которые предлагает ООО
«Феерия», потребности того или иного клиента и т.п. Необходимыми элементами
данной базы данных является присутствие в ней полной информации и
фирме-клиенте.
Анализ документооборота ООО «Феерия» показывает, что в
данном случае общая информация движется с нижних уровней управления, и
замыкается на генеральном директоре, т.к. он является единоличным,
исполнительным органом. Т.е. документы, касающиеся непосредственно
осуществления деятельности организации согласовываются с функциональными
подразделениями и подписываются генеральным директором.
Если говорить, например, о кадровой информации, то
существует база данным всех сотрудников организации, которая находиться в
отделе по работе с персоналом. И включает в себя:
·
информацию о сотрудниках;
·
трудовые договора;
·
документы по организации деятельности:
должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положения о
подразделениях, правила проведения различных мероприятий.
Информационные технологии такие как: мультемедиатехнология,
видеотехнология, способствуют проведению видеоконференций и совещаний с
подобного рода организациями. Мультимедиа, в свою очередь, позволяет проводить
презентации, необходимые для участия в выставках, на встречах с клиентами.
Заключение
На основе изученного теоретического материала можно сделать
следующие выводы:
1. Ни
одна система управления не может эффективно работать без налаженного процесса
обмена информации.
2. Понятие
информации рассматривается как совокупность различных сообщений об изменениях,
происходящих в системе и окружающей среде.
3. Информационное
обеспечение характеризует состояние управленческого объекта. Т.е. является
основой для принятия управленческих решений.
4. Основными
носителями информации, используемыми в сфере управления, являются документы –
материальные носители, содержащие информацию, оформленную в установленном
порядке. Это может быть сделано как в бумажном, так и в электронном виде.
5. Организация
решения основных задач по обработке информации и управления предприятием
основывается на организации общего информационного пространства и
корпоративного хранилища данных.
6. Необходим
постоянный контроль над состоянием и использованием всех элементов информационных
ресурсов: на всех стадиях необходимо обеспечить и достижение целей,
поставленных перед ресурсами, и планомерное и целенаправленное их развитие в
структуре основной деятельности предприятия или учреждения. Всё это в
совокупности и представляет собой суть проблемы менеджмента применительно к информационным
ресурсам.
Список литературы
1. Бакут,
П.А. Информационные ресурсы – вопросы теории и практики // ИРР. – 1999. - № 3;
2. Грабауров
В.А. Информационные технологии в управлении. М., 2002;
3. Информационные
технологии управления/ под ред. Г.А.Титоренко – М., 2003;
4. Костров
А.В. Введение в информационный менеджмент. М. – 1996;
5. Костров,
А.В. Основы информационного менеджмента: Учебное пособие. – М.: Финансы и
статистика, 2001;
6. Менеджмент:
Учебник для вузов/ Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. – М., 1998;
7. Шумилов,
Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. – 2001. - № 3-4.
[1] Грабауров В.А. Информационные
технологии в управлении. М., 2002 – с.14
[2] Информационные технологии
управления/ под ред. Г.А.Титоренко – М., 2003 – с.63
[3] Костров, А.В. Основы информационного менеджмента:
Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2001 – с.127
[4] Костров, А.В. Основы информационного менеджмента:
Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2001 – с.208