Основываясь на системном подходе, любую организацию можно представить как некоторую систему по преобразованию потоков ресурсов (материальных, энергетических, информационных, трудовых, финансовых и др.) в конечные потоки продуктов и услуг.

В настоящее время имеется понимание того, что для нормального функционирования организации любого масштаба недостаточно только этих ресурсов. Недостаточно иметь для производства только необходимые материальные, финансовые и людские ресурсы, важно также понимать, что с этим всем делать, иметь информацию о технологиях.

Поэтому информация, информационные ресурсы в настоящее время рассматриваются как отдельная экономическая категория.

Информация (от лат. «informatio») – это знания, сведения, сообщения, уведомления, т.е. нечто, присущее только человеческому сознанию и общению.

Информационная экономика базируется на информации как на основном ресурсе и товаре одновременно.

Любая организация имеет информационную систему и информационные ресурсы, даже если эта организация состоит из одного предпринимателя и он не подозревает об их существовании.

Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения, позволяет управлять компанией. Но при этом необходимо понимать, что и самой информацией также необходимо управлять. Важно управлять процессом получения и использования информации. Если руководство компании задумывается над тем, где и как будет получена информация о ценах, конкурентах, требованиях государственных структур и тому подобных вещей, то это уже является существенным шагом в направлении эффективного развития и получения конкурентного преимущества перед другими компаниями.

В настоящее время общество достигло такого уровня развития, когда объемы информации и уровень ее сложности потребовали создания информационной индустрии. Информация стала одним из важнейших стратегических ресурсов.

Целью данной работы является рассмотрение информационных технологий документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объектом исследования в данной работе является муниципальное бюджетное учреждение  «Управление по культуре, спорту и молодежной политике» г. Челябинск.

Задачи работы:

-        изучение теоретических основ управления информационными ресурсами;

-        изучение практических основ управления информационными ресурсами на примере конкретного органа местного самоуправления;

-        определение проблем в управлении информационными ресурсами;

-        определение мероприятий, направленных на оптимизацию системы управления информационными ресурсами с целью более качественного управления.

Глава 1.           Информационные ресурсы как объект управления

1.1.         Информационные ресурсы: понятие, типология, основные типы

Современное общество называют информационным. При этом имеют в виду, что значительная часть общества занята производством, хранением, переработкой и реализацией информации, а также высшей ее формой – знанием. Особенность этого общества заключается в непрерывном обмене информации.

Широкое развитие компьютерной техники и телекоммуникаций позволило собирать, хранить, обрабатывать и передавать информа­цию в таких объемах и с такой оперативностью, которые были не­мыслимы раньше. Благодаря новым информационным технологиям производственная и непроизводственная деятельность человека, его повседневная сфера общения поистине безгранично расширяются за счет вовлечения опыта, знаний и духовных ценностей, вырабо­танных мировой цивилизацией. Экономика все в меньшей степени характеризуется как производство материальных благ и все в боль­шей — как создание и распространение информационных продук­тов и услуг. Для новой экономики информация становится тем же, чем нефть и ее производные стали для экономики индустриальной: она превращается в «топливо» для приобретения знаний, необходи­мых в условиях нового века.

Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организа­ций в большой степени зависит от их информированности и способ­ности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-либо действия, необходимо провести боль­шую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств.

Различают следующие основные понятия:

-        информационное ресурсы — отдельные документы и массивы документов в библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах;

-        информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных технологий, в т. ч. с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;

-        информационные процессы — процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации (9;20).

Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и в динамике, обеспечивая подготовку управляющего воздействия и сведения о результатах его реализации. Информация позволяет осуществлять обратную связь и корректировку целей в соответствии с требованиями конкретной ситуации. Она служит «предметом длительного пользования» и не теряет своих свойств в результате неоднократного потребления. Информация в значительной степени обладает свойством саморазвития, т. е. по мере накопления информационных данных получается качественно новая информация. Информация пронизывает все виды деятельности в органах местного самоуправления и обеспечивает восприятие работниками своих организационных ролей, фиксируемых в должностных инструкциях (7;144).

В конечном счете, от эффективности информационных процессов зависит эффективность работы местной администрации в целом.

Особую роль при этом играет отчетность, которая является совокупностью управленческой, статистической и бухгалтерской информации о деятельности организации за определенный период времени. Показатели, которые содержатся в отчетности, являются информационной базой для решения задач анализа, текущего пла­нирования, прогнозирования и контроля состояния организации, а также для решения других задач.

Но для того чтобы дать комплексную оценку состояния органи­зации и определить перспективы ее развития, необходимо обладать сведениями о внешней среде — множестве существующих вне орга­низации объектов и факторов, которые непосредственно связаны, влияют или могут повлиять на деятельность организации. Эта внешняя информация может быть получена из различных источников, в том числе и на информационном рынке. Информационный рынок можно разделить на несколько секторов:

-   деловой информации;

-   научной и профессиональной информации;

-   социально-политической и правовой информации;

-   массовой и потребительской информации.

В условиях рыночной экономики велика роль деловой инфор­мации (табл. 1), поступающей из внешних для организации ис­точников.

Высшие законодательные и исполнительные органы издают за­коны и другие регламентирующие документы. Руководствуясь ими, надлежит функционировать всем организационным системам.

Таблица 1

Структура деловой информации

Использование информационных ресурсов, сформированных на основе внешней и внутренней информации, поддерживает деятель­ность организации и направлено на то, чтобы обеспечить:

-   повышение конкурентоспособности на рынке товаров (услуг);

-   оперативный учет, входной контроль и долговременное хра­нение наиболее полных данных о деятельности организации, ее территориальных подразделениях;

-   формирование бухгалтерской и аналитической отчетности для представления во внешние организации (налоговую инспек­цию, учредителям, акционерам и т.п.), а также для управле­ния деятельностью организации;

-   поддержание технологии единого информационного простран­ства (в том числе относительно директивной, нормативной и справочной информации) и др.

В настоящее время в сфере управления экономическими объек­тами происходят значительные изменения, связанные с дальнейшим совершенствованием компьютерной техники, периферийного обору­дования, программного обеспечения, телекоммуникаций, которые широко используются при формировании информационных ресурсов для планирования, подготовки и принятия управленческих решений.

Таким образом, в широком смысле информационные ресурсы – это совокупность данных, необходимых для эффективного получения и дальнейшего использования достоверной информации.

Для организации эффективного управления информационными ресурсами и процессами не­обходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. На любом предприятии под информационными ресурсами понимают, прежде всего, различные документы в бумажном или электронном виде.

К каждому классу информации предъявляются особые требования, например к управленческой информации следующие:

-   полнота информации для принятия управленческого решения;

-   оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;

-   достоверность информации, под которой подразумевается ее бе­зошибочность и непротиворечивость;

-   адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;

-   доступность для восприятия, зависящая от качества пользователь­ского интерфейса и в том числе правильности разработки докумен­тов, степени их читабельности.

Документ — это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или приня­тое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и храпение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом подписью лица, ответственного за достоверность сведе­нии, содержащихся в документе.

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребите­лю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

-   на внешние, входящие в систему;

-   внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

-   исходящие, связывающие данную систему с другими организа­циями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых про­цессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.

Документооборот — это движение документов с момента их со­здания или получения до завершения исполнения, отправки адреса­ту или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность вза­имосвязанных операций, выполняемых над документом в строго ус­тановленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. По составу охватываемых операций документооборот может быть двух типов:

-   операционный — ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих опера­ционную атрибутику;

-   универсальный — отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.

Так как документооборот отражает движение документов с момен­та их создания или получения до завершения исполнения или отправ­ки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документообо­рот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систе­му, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в про­цессе управления.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное  подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является система документационного обеспечения управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

-   документирование принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

-   документационное обеспечение управления;

-   получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;

-   контроль их исполнения, анализа качества и сроком исполнении;

-   организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

-   документирование;

-   делопроизводство, т.е. организация работы с документами;

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, поручаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство — комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обес­печению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив — это организация или ее структурное подразделение, осу­ществляющее прием и хранение документов для использования рет­роспективной документной информации.

Электронный архив применяется при систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство предназначено для проверки, отбора и обеспе­чения работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией при выполнении каких-либо функ­ций управления, деловых процессов и процедур.

Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулиров­ки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дис­циплину, связанную с совместной обработкой документов.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации рабо­ты с документами обеспечения движения, поиска, хранения и исполь­зования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически ис­пользуемых для процессов управления объектом, называется систе­мой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм раз­личных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

По содержанию можно выделить класс управленческих или орга­низационно-распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических докумен­тов, предназначенных для экономического управления предприя­тием; научно-технических документов, возникающих при проекти­ровании и производстве новых видов продукции; юридических до­кументов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая выше­стоящие и правительственные организации, предприятия-потребите­ли готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.

Служба СДОУ ориентирована на работу с ОРД, которые исполь­зуются для выполнения организационной и административно-распо­рядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый до­кумент имеет своего автора.

Организационно-распорядительные документы можно классифи­цировать по содержанию (семантике) и форме (синтаксису). По со­держанию ОРД делят на три основных класса:

1) организационные — комплекс взаимосвязанных документов, рег­ламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, органи­зацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся учредительные документы (устав, договор), струк­тура и штатная численность работников, штатное расписание, прави­ла внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), поло­жения о структурных подразделениях, должностные инструкции ра­ботникам;

2) распорядительные ~ оформляют принятые управленческие ре­шения. К ним относятся приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращен­ной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур;

3) информационно-справочные — составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов. К ним относятся пись­ма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные кар­точки и графики выполнения работ.

По форме ОРД делят на формализованные и неформализованные.

К числу формализованных относят типовые и стандартные доку­менты. Они характеризуются наличием типового состава и располо­жения реквизитов, их стандартным оформлением и использованием бумаги стандартных размеров.

Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) отли­чаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на ос­нове информационных технологий являются: разработка и установ­ление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных мето­дов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и ав­томатизация делопроизводства.

1.2.         Принцип организации и технологии управления информационными ресурсами

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления, можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгорит­мы обработки информации, и не формализуемые. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используют специально разрабатываемые для предприятий и органи­заций экономические информационные системы.

Внедрение информационных систем управления информационными ресурсами (в частности – документами), предполагает осуществление автоматизации управления ин­теллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что оп­ределяет успешность его деятельности. Информационные системы уп­равления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связанны с созданием, распространением и поиском знаний, содер­жащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного ха­рактера, которые создаются в различных функциональных подразде­лениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продук­ции и услуги (10;56).

Управление информационными ресурсами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management — EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компь­ютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как прави­ло, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, об­разы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы.

Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информацион­ной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний (4;15).

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Основным назначением этих систем является документальная peгистрация тex или иных свершившихся действий или событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД показаны на рисунке 2.

Рисунок 2 - Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия

Корпоративная система управления электронными документами обладает следующими основными свойствами:

1.     обработка и хранение документов, регистрация;

2.     работа с взаимосвязанными документами;

3.     передача документов между исполнителями;

4.     поиск документов по атрибутам;

5.     контроль исполнительской дисциплины;

6.     списание документов в дело и др.

Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые Workflow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они дают возможность вне­сения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения (8;121).

Работа в среде Web-браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предостав­ляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов ра­боты с документами.

Таким образом, иерархия информационных технологий, применя­емых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая.

1.     Системы управления делопроизводством.

2.     Системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management — BP EDM).

3.     Системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management — EC EDM).

4.     Системы управления информацией (Information Portal, Information Management — IM).

5.     Системы управления потоками работ (WorkFlow Management — WFM).

Учитывая слабую развитость информационных систем управления электронным документооборотом на отечественных предприятиях, подробно остановимся на рассмотрении корпоративных систем, от внедрения которых можно получить два типа преимуществ: тактичес­кие и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением зат­рат:

1.     физическое высвобождение места;

2.     уменьшение затрат на копирование;

3.     уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

4.     уменьшение затрат на бумагу;

5.     уменьшение затрат на ресурсы: людей и оборудование;

6.     повышение продуктивности работы:

-        уменьшение времени выполнения работ;

-        увеличение количества выполняемых работ;

-        улучшение работы с документами, содержащими юридическое обязательство;

-        возможность выполнения новых типов работ.

Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же до­кументов (6;216).

Управление документами и управление знаниями с «технологичес­кой» точки зрения показано на рис. 3.

Рисунок 3 – Направления развития технологий управления документами и знаниями

В ходе некоторых исследований на основе опроса кор­поративных менеджеров было выявлено, что следующие технологии счита­ются наиболее важными в контексте проектов по управлению знания­ми (по мере убывания важности):

-        передача сообщений;

-        электронная почта;

-        управление документами;

-        средства поиска;

-        корпоративные ин­формационные порталы;

-        хранилища данных;

-        средства коллективной работы.

Таким образом, информационные системы управления документа­ми являются частью более обширной концепции управления знаниями, которая, по определению, влечет за собой систематическое усиле­ние роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей: инновации, компетентность, эффек­тивность, скорость реагирования (5;215).

Эффективная система управления документами предприятия лег­ко может быть расширена для того, чтобы служить платформой вер­тикальных приложений, направленных на удовлетворение специфи­ческих бизнес-требований его клиентов.

Одной из функциональных подсистем корпоративной информационной системы предприятия являет­ся электронная система управления документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управ­ления экономическими системами на основе автоматизации управле­ния документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных информационных систем:

1.     Масштабируемость.

Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз дан­ных производства таких компаний, как «Sybase», «Oracle», «Informix» и др., которые существуют практически на всех возможных программ­но-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

2.     Распределенность.

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддер­живать взаимодействие распределенных площадок. Причем распреде­ленные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы дол­жна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

3.     Модульность.

Вполне возможно, что заказчику может не потребо­ваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегри­рованных между собой.

4.     Открытость.

Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными система­ми, в частности бухгалтерской программой. Для этого система доку­ментооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Таким образом, управление информационными ресурсами сводится к следующим ключевым моментам:

-        оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;

-        изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных;

-        преодоление проблемы несовместимости типов данных;

-        создание системы управления данными.

1.3.         Особенности и преимущества электронного документооборота

При работе с документами по традиционной бумажной технологии:

средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;

поиск одного документа занимает в среднем две минуты;

в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;

в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты;

если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу).

Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные. Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге компания получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей конкурентоспособности фирмы.

По свидетельству специалистов, в географическом распределении пользователей растет удельный вес регионов России и стран СНГ, а в отраслевом - помимо уже традиционного интереса к СЭД со стороны органов государственной власти и местного самоуправления, повышается активность кредитно-финансовых компаний, предприятий топливно-энергетического комплекса, учреждений связи, культуры, образования и СМИ.

Заметно увеличилось количество мелких и средних клиентов, покупающих "коробки" на 1-10 рабочих мест и самостоятельно осуществляющих настройку и внедрение системы, однако в денежном выражении основной доход все равно приносят крупные проекты, сопровождающиеся консалтингом и услугами внедрения. Наблюдаемая тенденция позволяет говорить о том, что, в конечном счете, рынок систем автоматизации документооборота может оказаться достаточно массовым и в большей степени похожим на сектор бухгалтерского ПО, нежели на рынок ERP-систем. Это и естественно: потребность в управлении документацией является столь же базовой для любой организации, как и финансовый учет.

Недостаток квалификации персонала и особенности национального менталитета неумолимо накладывают отпечаток на общую эффективность организации рабочего процесса. Компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отмечали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь усиливает неразбериху.

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема информации в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

С задачей поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В свете вышеуказанного, 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажных технологий управления.

Несмотря на сравнительно высокую стоимость систем электронного документооборота, многие производители приводят впечатляющие данные, подтвержденные экономическими расчетами и многочисленными примерами реальных внедрений. Они свидетельствуют о том, что затраты на внедрение системы окупаются за срок от шести месяцев до полутора лет, в зависимости от масштабов предприятия и степени его охвата автоматизацией. Но, если в крупных предприятиях момент истины назрел уже давно, то сейчас в организации электронного документооборота больше всего заинтересованы представители малого и среднего бизнеса, а они, надо отдать им должное, всегда лучше считают деньги.

Автоматизированная система сама доставит документ на рабочее место, сделает нужные напоминания исполнителю и контролеру. Пользователю сейчас лишь достаточно знать, какой тип документа надо подготовить, кому это поручить и кто будет контролировать процесс. Старые бумажные документы одним нажатием кнопки сканируются и вносятся в архив. Поиск нужных данных ускоряется во много раз: вместо рутинной работы по перетряхиванию папок в шкафах достаточно вспомнить название организации, фразу из текста документа или примерное время его создания, после чего найти документ - дело нескольких секунд. Процесс становится значительно более управляемым на всех его стадиях.

Стоит ли разрабатывать систему управления документами силами своих сотрудников? Практика показывает, что организация в итоге становится заложником собственного отдела автоматизации. Уволился руководитель - и проблема поддержки превращается в непреодолимую преграду. Кроме того, стоимость самостоятельной разработки в конечном счете оказывается не меньшей, чем при внедрении специализированных программных продуктов от известных компаний, а она составляет для отечественных разработок от 120 долларов за рабочее место. Компании-разработчики к тому же постоянно совершенствуют свои системы, дополняют их средствами коллективной работы по сети Интернет, поддержкой электронно-цифровой подписи и другими новшествами.

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% — непосредственные издержки производства, а остальное — компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная — СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.)

Глава 2.           Информационные ресурсы органов местного самоуправления

2.1.         Информационное обеспечение деятельности Управления по культуре, спорту и молодежной политике администрации Челябинского городского округа

Информационный ресурс имеет сегодня в сфере муниципального управления не меньшую важность, чем материальные, трудовые, энергетические, финансовые и другие ресурсы. В общем смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т. д.

Информацию, поступающую в органы местного самоуправления, можно классифицировать по различным признакам (рис. 4).

Рисунок 4 - Классификация информации, поступающей в органы местного самоуправления

Население выражает свое отношение к деятельности муниципальной власти путем выборов, референдумов, опросов, правотворческих инициатив, обращений к органам и должностным лицам, мирных массовых акций. Особое значение имеют личные встречи руководителей муниципального образования с жителями, прием избирателей депутатами представительных органов. На этих встречах должна быть создана атмосфера откровенного диалога, в ходе которого становится доступной информация, которую нельзя получить никаким другим способом.

В отношении внешней информации местная власть не всесильна, но может при грамотной постановке дела получать более полную информацию из различных источников. Основные внешние источники информации для органов местного самоуправления показаны на рис. 5.

Рисунок 5 - Внешние информационные потоки муниципалитета

Муниципальная власть учитывает мнение населения в своей работе.

Общественные объединения граждан выражают отношение к деятельности

муниципальной власти отдельных групп населения, местных сообществ, имеющих общие интересы. Администрация обязана иметь информацию о позиции различных общественных объединений при принятии важных решений.

Органы государственной власти РФ и субъектов РФ в пределах своей компетенции издают правовые акты и принимают решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а по другим вопросам вырабатывают методические рекомендации и инструктивные материалы, полезные для муниципальной власти.

Союзы и ассоциации муниципальных образований вырабатывают рекомендации по отдельным аспектам муниципальной деятельности. Эти рекомендации должны изучаться, а все полезное — использоваться.

Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории муниципального образования также выражают свое отношение к решениям органов местного самоуправления, затрагивающим их интересы, направляя в администрацию предложения по различным вопросам местной жизни. Многие органы муниципальной власти сделали союзы промышленников и предпринимателей своими деловыми партнерами.

Финансовые и кредитные организации снабжают органы местного самоуправления важной информацией о финансовом состоянии муниципалитета и хозяйствующих субъектов.

Органы государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех или иных решений, выявленных нарушениях.

Задача органов местного самоуправления — использовать все каналы информации, иметь достоверные сведения об отношении всех слоев общества к своей деятельности, анализировать эти сведения и на их основе корректировать свои действия.

Практически все поставщики информации для органов местного самоуправления одновременно являются и потребителями информации о деятельности этих органов. К числу потребителей муниципальной информации относятся государственные, региональные и муниципальные органы власти, должностные лица местного самоуправления, граждане, общественные объединения граждан, союзы, ассоциации, финансовые и кредитные организации, органы статистики, муниципальные предприятия и учреждения, иные хозяйствующие субъекты, предприниматели, инвесторы.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т. п.). Документооборот разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения; объем потока, характеризующийся

количеством документов, проходящих в единицу времени; структура потока, характеризующаяся разновидностью документов; авторство и другие признаки; режим потока, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.

Порядок работы с документами в органах муниципального управления регламентируют такие нормативные акты, как «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.

Номенклатура дел — утвержденный в установленном порядке, систематизированный список наименований дел, образуемых в органе муниципального управления.

Она используется в качестве схемы распределения и группировки документов в делах (схема классификации), указателя индексации документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы по их видам и содержанию. От качества построения номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

При использовании информации для принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие особенности исходной информации:

-       исходная информация не всегда достоверна — если это статистическая или отчетная информация, то погрешности возникают в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей или искажения отчетных данных, если это экспертная информация, ошибки могут возникать из-за некомпетентности экспертов и неправильных методов обработки;

-       информацию не всегда возможно получить к необходимому моменту времени из-за срывов сроков отчетности или несоответствия их установленным срокам анализа, длительности сбора и обработки информации;

-       в связи с тем, что каждое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;

-       большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит многовариантный, альтернативный характер, причем чаще всего трудность состоит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант решения.

Система информационного обеспечения органа местного самоуправления — это совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических компонентов, обеспечивающая информационные процессы в системе управления. Структура информационной системы муниципального образования, внедрение новых информационных технологий определяются функциями

этой системы, текущими и перспективными задачами (рис. 6).

Рисунок 6 - Схема использования новых информационных технологий (НИТ) в муниципальном управлении

Почти во всех органах местного самоуправления сегодня есть персональные компьютеры, частично используется локальные компьютерные сети. В то же время развитие компьютеризации в большинстве местных администраций проходит бессистемно. Современные технологии построения информационных систем почти не применяются, прикладное программное обеспечение используется чаще

всего только в бухгалтерии и делопроизводстве.

2.2.         Построение системы управления информационных ресурсов органов местного самоуправления

Современный подход к использованию информационных технологий в муниципальном управлении требует создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральным сервером. Одним из эффективных инструментов информатизации работы администрации является система автоматизированного документооборота «Гран-Док», разработанная в государственном научно-производственном предприятии «Гранит-Центр».

Система предоставляет полный набор функций по работе с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства и способна поддерживать схемы делового документооборота муниципальных органов:

-       горизонтальную схему (переписка внутри муниципалитета);

-       вертикальную схему (организационно-распорядительные документы);

-       внешнюю схему (входящая и исходящая корреспонденция).

         Назначением системы является автоматизация работы с документами, фиксация пути прохождения документа от его поступления или создания до списания в дело, контроль на каждом этапе рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота.

Планомерное формирование в органах местного самоуправления собственных информационно-аналитических служб как важнейших структурных подразделении позволит значительно повысить эффективность и качество управленческих решений. Применение информационных технологий и систем в отдельных сферах муниципальной деятельности помогает решать следующие задачи.

В частности, построение системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Челябинского городского округа должно решать следующие задачи:

-       ведение автоматизированного учета граждан, принимающих участие в культурной, спортивной жизни города, повышение на этой основе качества работы с населением, сокращение очередей при получении справок, выписок;

-       автоматизированное формирование и выведение на печать различных форм учета и отчетности о составе населения, формирование списков жителей по специальным запросам органов государственной власти и местного самоуправления (избиратели, школьники, пенсионеры и т. д.);

-       создание, развитие и совершенствование единой сети учреждений физкультуры и спорта;

-       удобство заключения договоров, выдачи доверенности, открытия бюджетных и внебюджетных счетов в органе, исполняющем бюджет Челябинского городского округа.

Помимо этого, в сфере социальной защиты должны решаться следующие вопросы:

-       ведение автоматизированного учета доходов семей для начисления социальных льгот и субсидий;

-       ведение лицевых счетов персонифицированного учета социальных льгот и социальных выплат отдельным категориям граждан, включая жилищные субсидии.

В сфере жилищно-коммунального хозяйства:

-       сбор, регистрация, хранение, обработка информации о техническом состоянии жилищного фонда;

-       оперативный учет потребления энергоресурсов и воды;

-       контроль технических параметров систем жизнеобеспечения и дистанционное управление объектами;

-       бухгалтерский учет и расчеты платежей за жилищно-коммунальные услуги (создание компьютеризированных муниципальных расчетно-кассовых центров).

В сфере управления использованием территории города (геоинформационные системы) основной задачей является создание и ведение многослойной электронной карты (плана) города. Объектами компьютеризированного учета на этой карте могут быть:

-       земельные ресурсы территории (земельный кадастр) по каждому земельному участку в разрезе прав собственности на землю, функционального назначения отдельных участков, их стоимостной оценки и др., формирование на этой основе базы данных для взимания платы за землю;

-       генеральный план города (градостроительный кадастр);

-       инженерные коммуникации разного назначения;

-       объекты недвижимости (инвентаризация, размещение и стоимостная оценка объектов недвижимости, основных фондов, техническое состояние строений);

-       дороги и транспорт (сведения о техническом состоянии дорог, качестве покрытия, технической характеристике мостов, проездов, переездов, дорожных знаках, экономические данные об использовании дорог для грузовых и пассажирских перевозок и в т. п.);

-       экология (сведения о состоянии атмосферы, почв, шумовом и ином загрязнении отдельных участков территории, формирование базы данных для расчета платежей за загрязнение городской среды);

-       потребительский рынок (размещение объектов торговли, общественного питания и бытового обслуживания населения);

-       общественная безопасность (размещение объектов и постов ГИБДД, пожарной охраны, охраны общественного порядка, постов наблюдения, учреждений системы «медицины катастроф», автоматизированное слежение за фактическим расположением патрульных машин, дислокация зон эвакуации и маршрутов следования для предприятий и населения при чрезвычайных ситуациях и т. п.);

-       объекты социальной сферы (размещение образовательных, медицинских учреждений, учреждений культуры, досуговых зон, учреждений социальной защиты и т. п.);

-       объекты и системы связи и телекоммуникаций, их размещение.

Используя возможности современных геоинформационных технологий, ряд администраций городов приступил к созданию собственных муниципальных кадастров.

Такой кадастр представляет собой систему слоев (частных кадастров), наносимых на единую электронную подоснову. Ответственным за ведение каждого слоя является соответствующее структурное подразделение администрации или предприятие (например, водоканал, теплосеть). Организацию деятельности всей геоинформационной системы города, обеспечение ее технического и программного единства может обеспечивать специальная служба муниципального кадастра.

В сфере управления муниципальными финансами:

-       создание компьютеризированной системы муниципального казначейства, в которую должна быть встроена система муниципальных контрактов, предусматривающих расходование бюджетных средств (подробно об этом было сказано в главе 6). Такая работа ведется во многих городах.

При построении системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Челябинского городского округа следует использовать ресурсы Интернет.

Интернет открывает широкие возможности для совершенствования муниципального управления. Наиболее эффективно его возможности могут быть использованы при создании муниципального сайта, ориентированного как на население города, так и на внешних пользователей.

Если сайт становится интерактивным и с его помощью пользователь может производить различные операции (например, оплачивать счета, бронировать места в гостиницах, заказывать билеты на транспорт или в театры и т. п.), то сайт превращается в интернет-портал. Он может служить платформой для деловых контактов, виртуально соединять всех хозяйствующих субъектов для обмена информацией и сотрудничества.

Наряду с Интернетом, важную роль в информационном обеспечении муниципальной деятельности играют специализированные межмуниципальные информационные системы и базы данных. Из имеющихся в России таких систем наиболее известна информационная сеть Ассоциации сибирских и дальневосточных городов (АСДГ). Информационные компьютерные банки этой сети (их свыше 10) позволяют получать информацию о социально-экономических показателях городов-участников сети, принятых муниципальных актах и т. д. Но для этого каждый город должен регулярно размещать в сети свою информацию.

Для удобства пользования МИС должно быть создано несколько рубрик, таких как «Новости», «Мнения», «Досье», «Консультации», «Архив», «Ссылки», «Контакты».

Такая система после ввода ее в действие позволит существенно улучшить информационное обеспечение органов местного самоуправления.

Муниципальные образования в едином информационном пространстве России Создание единого информационного пространства России имеет первостепенное значение для органов местного самоуправления и реализуется через функционирование информационной вертикали «Федерация — субъект РФ — муниципальное образование». В этой информационной вертикали ключевым элементом являются информационные ресурсы муниципального образования.

На рис. 7 изображена схема информационного взаимодействия уровней публичной власти, отвечающая современным требованиям.

Рисунок 7 - Схема информационного взаимодействия уровней публичной власти

Для реализации административных и технологических функций по организации доступа к информационным ресурсам и обеспечения взаимосвязи между информационными ресурсами разных уровней публичной власти необходим региональный информационно-технологический центр (ИТЦ) с соответствующими подразделениями или иная служба, например, в составе телекоммуникационных центров субъектов РФ и муниципальных образований. Наряду с технологической обработкой информации важно обеспечить ее аналитическую обработку в системе информационно-аналитических центров (ИАЦ).

Такие ИАЦ должны создаваться в отдельных функциональных комплексах управления (бюджетно-финансовый, социальный, имущественный и т. д.), в администрациях муниципальных образований, в региональных комитетах по статистике.

         При постановке системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Челябинского городского округа могут возникнуть проблемы при разработке и использовании нормативно-методического обеспечения управления информационными ресурсами.

Любая организация при управлении информационными ресурсами вынуждена руководствоваться существующими законодательными и нормативными ограничениями, учитывать необходи­мость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий, принимать меры информационной безопасности.

При разработке системы управления информационными ресурсами Управления по культуре, спорту и молодежной политике администрации Челябинского городского округа могут возникнуть следующие конкретные вопросы и препятствия:

-   как организовать такую систему обработки и хранения докумен­том, которая обеспечила бы эффективное управление в условиях разделе­ния деятельности по заключению и контролю контрактов в офисе и по контролю за соответствующими материальными потоками на складе;

-   как обеспечить своевременное и достоверное оформление всех не­обходимых документов в связи с резким ростом их объема и количества.

Это лишь некоторые проблемы, решение которых связано с выра­боткой соответствующих нормативных и инструктивных материалов.

Таким образом, одним из важнейших моментов постановки системы управления информационными ресурсами является использование нормативно-методической базы подготовки и оформления различной документации (как проявления информационного ресурса).

Заключение

С наиболее общих позиций информационный ресурс может быть определен как совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач. Информационный ресурс имеет вид книг, журналов, файлов, фотографий, отчетов, дневников и т.д.

Под информационными ресурсами также понимаются отдельные документы, массивы документов и файлы в информационных системах, организованные как библиотеки, архивы, фонды, базы данных и знаний, рассматриваемые совместно с автоматизированными информационными технологиями или сервисами, придающими им необходимую мобильность.

Для организации эффективного управления информационными ресурсами и процессами необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. На любом предприятии под информационными ресурсами понимают, прежде всего, различные документы в бумажном или электронном виде.

     В организациях под информационными ресурсами чаще всего понимаются различные документы.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Управление информационными ресурсами сводится к следующим ключевым моментам:

-       оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;

-       изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных;

-       преодоление проблемы несовместимости типов данных;

-       создание системы управления данными.

Современный подход к использованию информационных технологий в муниципальном управлении требует создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральным сервером.

Планомерное формирование в органах местного самоуправления собственных информационно-аналитических служб как важнейших структурных подразделении позволит значительно повысить эффективность и качество управленческих решений. Применение информационных технологий и систем в отдельных сферах муниципальной деятельности помогает решать следующие задачи.

В частности, построение системы управления информационными ресурсами в Управлении по культуре, спорту и молодежной политике администрации Челябинского городского округа должно решать следующие задачи:

-       ведение автоматизированного учета граждан, принимающих участие в культурной, спортивной жизни города, повышение на этой основе качества работы с населением, сокращение очередей при получении справок, выписок;

-       автоматизированное формирование и выведение на печать различных форм учета и отчетности о составе населения, формирование списков жителей по специальным запросам органов государственной власти и местного самоуправления (избиратели, школьники, пенсионеры и т. д.);

-       создание, развитие и совершенствование единой сети учреждений физкультуры и спорта;

-       удобство заключения договоров, выдачи доверенности, открытия бюджетных и внебюджетных счетов в органе, исполняющем бюджет Челябинского городского округа.

Таким образом, одним из важнейших моментов постановки системы управления информационными ресурсами является использование нормативно-методической базы подготовки и оформления различной документации (как проявления информационного ресурса).

Список литературы

1.     Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.:ИНФРА - М, 2005, 89 с.

2.     Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Кадровое делопроизводство. — СПб., изд. «Питер», 2006. — 112 с.

3.     Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. — СПб., изд. «Питер», 2008. — 256 с.

4.     Васина Е.Н., Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И., Информационные ресурсы и документальные базы данных. Создание, использование, анализ. Лабораторный практикум. М., РГГУ, 2007. 178 с.

5.     Кирсанова М.В. Современное Делопроизводство, М., 2006, 286 с.

6.     Кокотов А.Н, Саломаткин А.С., Муниципальное право России. 2005 -384с.

7.     Копылов В А Информация как объект правового регулирования //НТИ. - Сер 1. - 2008 - № 8 - С.3-12;

8.     Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2006, 137 с.

9.     Певницкий А.И Основные направления информатизации региональных органов управления. - Новосибирск. Шд-бо ИМ , 2007 - 43с

10.Попов И.И., Храмцов П.Б., Мировые информационные ресурсы и сети. Методы доступа к ним. М.: РЭА им Г.В. Плеханова, 2005. - 150с.

11.Фионова Л.Р. Основные понятия делопроизводства: Методические указания. – Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2008, 23 с.

12.Чиркин В.Е., Государственное и муниципальное управление. Учебник 2006 -320 с.

13.Шугрина Е.С., Муниципальное право Российской Федерации, Учебник 2007 2-е изд -672 с.