№ заказа

№ 631.2

Вариант, тема

3- ведомственный архив: понятие, задачи, функции.

Дисциплина

архивоведение

Исполнитель

Лещенко Н.А.

Оглавление

Введение: 3

Раздел1: Понятие и виды ведомственного архива. Основные задачи. 5

Раздел 2: Функции ведомственного архива. 8

Заключение. 12

Библиография: 13

Введение:

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Росархивом разработаны «Основные правила работы ведомственных архивов». Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений и организаций. Вопросы организации документов и делопроизводства предусмотрены Единой государственной системой делопроизводства, целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами.

В данной работе передо мной поставлена цель раскрыть понятие ведомственного архива, его задачи и основные функции.

Раздел1: Понятие и виды ведомственного архива. Основные задачи.

Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда , однако не входящая в систему государственной архивной службы.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают.

·                     законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;

·                     фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);

·                     документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);

·                     личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

·                     служебные и ведомственные издания;

·                     страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;

·                     научно-справочный аппарат к документам архива.

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Ведомственные архивы обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем информирования о хранящихся архивных фондах и архивных документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера, представления документов или их копий для изучения в архивах, музеях и библиотеках, организации выставок, публикации документов и справочников о составе и содержании государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов ГАФ  могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

1.Архив организации, хранящий документы только данной организации. В организациях, в процессе деятельности которых создаются кинофотофонодокументы, научно-техническая и машиночитаемая документация, могут создаваться, кроме архива управленческой документации, специальные архивы для хранения научно-технической документации (отделы, бюро, службы), для хранения кинофотофонодокументов (фильмотеки, фототеки, фонотеки) и архивы для хранения машиночитаемой документации (архивы вычислительных центров);

2.Центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

3.Центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

4. Объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

5.Объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами[1]

Главными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов ГАФ РФ на государственное хранение, в соответствии с требованиями, установленными Главархивом РФ, другими учреждениями государственной архивной службы;

- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Раздел 2: Функции ведомственного архива.

Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым поручается ведение архивного дела в организациях, в целях выполнения своих главных задач, выполняют важные общественно полезные функции.

Так, ведомственный архив принимает на хранение в соответствии, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения.

В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или междуведомственный архивы составляют и ведут списки организаций источников комплектования.

Ведомственные архивы  учитывает и обеспечивают сохранность принятых в архив дел и документов.  Осуществляют фондирование принятых в архив дел и документов. Составляею научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив.

Одной из важной функции ведомственных архивов является проведение

 Экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов.

Ведомственные архивы подготавливают и передают на государственное хранение документы ГАФ  и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ .

Для осуществления данной функции ведомственный архив

1.     Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

2.     Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

3.     Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.

4.     Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ  формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

5.     Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:

Ведомственный архив информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива, по поручению руководства организации осуществляет выявление документов;

Ведомственный архив выдает в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале;

Ведомственный архив исполняет запросы организаций и заявления граждан  по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

 Ведомственный архив ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

 Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы осуществляют также проверки в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях).

Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

 Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы);

Центральный (центральный отраслевой) архив вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе).

 Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

·        Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

·        Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.[2]

Министерства, ведомства, а также входящие в их состав комитеты и департаменты обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда , образующихся в их деятельности, и оказывают подведомственным им учреждениям и предприятиям необходимую организационно-методическую помощь в решении этих вопросов. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой , обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Таким образом, функции Ведомственных архивов разнообразны и затрагивают практически все сферы, которые направлены на  обеспечение сохранности документов.

Заключение

Таким образом, ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда, однако не входящая в систему государственной архивной службы. Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

Виды ведомственных архивов подразделяются в зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов ГАФ РФ.

Основными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве,

- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации.  

Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым поручается ведение архивного дела в организациях, в целях выполнения своих главных задач, выполняют важные общественно полезные функции, которые направлены на  обеспечение сохранности документов.

Библиография:

Указ Президента  от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.)»

Положение об Архивном фонде Российской Федерации;

Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 N 263)

Государственный стандарт  ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта  от 27 февраля 1998 г. N 28)

[1]П.109 Государственный стандарт  ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта  от 27 февраля 1998 г. N 28)

[2] п.1.3. Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 N 263)