№ заказа

№ 631.3

Вариант, тема

10- задачи экспертизы ценности документов и принципы их отбора.

Дисциплина

архивоведение

Исполнитель

Лещенко Н.А.

Оглавление

Введение. 3

Раздел1: Задачи и этапы проводимой экспертизы ценности документов. 4

Архивный фонд Российской Федерации- это  совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. 4

Раздел 2: Принципы отбора документов на проводимую экспертизу ценности. 6

Документы оцениваются на основании принципов историзма, всесторонности и комплексности. 6

Раздел 3: Организация экспертизы ценности документов. 9

Заключение. 12

Документы оцениваются на основании принципов историзма, всесторонности и комплексности. 12

Библиография: 13

Введение

Экспертиза ценности документов - это определение народно- хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.      Необходимость проведения экспертизы ценности объясняется неравнозначностью информации документов. Одни из них имеют только кратковременное оперативное значение (например, заявление, докладная записка) и теряют актуальность вскоре после своего составления. Другие (например, приказы по основной деятельности, о приеме на работу и др.) длительное время остаются носителями хотя и ретроспективной информации, но сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. Из таких документов формируется Архивный фонд России и они хранятся в государственных архивах.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

·        действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

·        типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

·         нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

В данной работе предо мной поставлена цель раскрыть основные задачи экспертизы ценности документов и принципы их отбора.

         Раздел1: Задачи и этапы проводимой экспертизы ценности документов.

В процессе экспертизы ценности решаются следующие задачи:

1.Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

2.Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

3.Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

4.Установление или изменение сроков, хранения документов.

Данные документы поступают в архивные фонды. Различают следующие виды архивных фондов.

Архивный фонд Российской Федерации- это  совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

 Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

 Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации представляет собой архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности[1]

Экспертиза ценности документов проводится в несколько эта­пов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а)         при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

б)         при  регистрации   поступающих   в   учреждение  документов (при проставлении на документе индекса определяется его принад­лежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения);

в)         при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистриро­вавший его секретарь).

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осу­ществляется делопроизводственным персоналом в структурных под­разделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на госу­дарственное хранение (производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходи­лось и приходится преодолевать.[2]

Раздел 2: Принципы отбора документов на проводимую экспертизу ценности.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, всесторонности и комплексности.       

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни доку­менты дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Принципы экспертизы ценности документов тесно связаны с критериями Рассмотрим критерии оценки документов.

Критерии оценки документов. Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания - значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа - это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Рассмотрим некоторые критерии.

1.                Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества. Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

2.                Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной) работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и вышестоящих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3.                Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

4.                Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.

5.                Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

6.                Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ - это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

7.                Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов - годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

8.                Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу. [3]

Однако помимо выше рассмотренных критериев ценности документов

существует еще ряд критериев. Например, языковые или ху­дожественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и при­надлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к доку­ментам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.

Разработка критериев ведется давно, вырабатывались они посте­пенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, меня­лись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены.

Раздел 3: Организация экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится:

·                   в делопроизводстве ( при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению);

·                   в ведомственном архиве (при подготовки дел к передаче на государственное хранение);

·                   в государственном архиве.

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется в организациях специальными постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК), которые являются первой ступенью отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение.

В министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях министерств и ведомств экспертные комиссии (ЭК) которые организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на государственное хранение, контролируют экспертизу ценности документов в организациях отрасли (системы), оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с тем архивным учреждением, в которое сдает документы. В государственных архивах создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями (с ЦЭК министерств и ведомств) от которых принимают документы на хранение.

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемого на основании соответствующего типового положения, утвержденного Росархивом РФ. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы РФ .

Основными функциями экспертных комиссий (ЭК)) организации являются:

·                     организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

·                     рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), подлежащих передаче в архив организации;

·                     рассмотрение описей дел, подлежащих передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения);

·                     актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

·                     подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

·                     контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.

Центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭК) выполняют кроме того следующие функции :

·                     участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации В министерстве (ведомстве) подведомственных им организациях;

·                     представляет на рассмотрение в Росархив РФ предложений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

·                     методическое руководство и контроль за деятельностью структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;

·                     представляет на рассмотрение в Росархив РФ перечни документов со сроками хранения;

·                     представляет на рассмотрение в Росархив РФ отраслевые виды списков подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

·                     организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

В своей работе ЦЭК (ЭК) организации руководствуется правовыми и нормативно-методическими документами указанными в разделе один.

При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов можно привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

 

Заключение

Таким образом, рассмотрев в данной работе основные задачи экспертизы ценности документов, принципы отбора документов и связанные с ними критерии ценности можно сделать следующий общий вывод:

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Экспертиза ценности документов - это ответственная работа, поскольку от ее результатов зависит качественный, оптимальный состав Архивного фонда страны - документального наследия, которое будет использоваться для воссоздания подлинной истории.

В результате экспертизы ценности документов решаются следующие  задачи: во-первых, из бескрайнего моря ежегодно создаваемой доку­ментации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; во-вторых, выде­ляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоцен­ные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, всесторонности и комплексности.       

Библиография:

1.     Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»/Правовая система «Гарант»

2.     Крайская З.В., Челлина Э.В. Архивоведение. М. 1996г.

3.     Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник. – М.,2002. – 271 с.

[1] Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»/Правовая система «Гарант»

[2] Крайская З.В., Челлина Э.В. «Архивоведение». М. 1996г. С. 79

[3] Крайская З.В., Челлина Э.В. «Архивоведение». М. 1996г. С. 83