Содержание

1. Информационно-справочные документы: письма, докладные и объяснительные записки. Правила их заполнения. 3

2. Составьте личную доверенность на получение причитающейся Вам зарплаты за текущий месяц с.г., в связи с выездом Вами в командировку, на своего коллегу по работе. 10

3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего директора ПО «Биосинтез», которому представлено  право решения вопросов о направлении в командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь студентом – заочником 5-го курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября с.г. № 194 на очередную экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск необходим с 10 ноября по 25 декабря с.г. 12

4. Составьте справку для предоставления в детский сад №25 о том, что Вы учитесь на 3 курсе дневного отделения института «Экономики и менеджмента». 14

Список литературы.. 16

 

 

 

 

 

 

 

1. Информационно-справочные документы: письма, докладные и объяснительные записки. Правила их заполнения.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справоч­ными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в уч­реждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся:

справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным докумен­там, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим следующие информационно-справочные документы: письма, докладные и объяснительные записки.

Докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте , о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая – констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководителя о ходе работ. Могут представляться регулярно.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание о сдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две груп­пы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основ­ной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных поло­жений основного документа. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, со­общения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п. Так как служебные письма выступают связующим звеном между пред­приятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входя­щей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокра­щению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре). Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткос­тью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные-точны. Тон письма должен быть нейтральным Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-пре­жнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания... ". Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии... " и т.п. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д. Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начи­нать с указания наименования учреждения - автора, оно уже имеется в самом бланке. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы-инициативные и ответные. Если письмо является ответом, cocтавитель указывает дату и номер инициативного документа, на который oн отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письме при окончательном оформлении письма-ответа. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к пись­му документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указыва­ются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчет­ных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата вос­пользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конк­ретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адре­сата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

   Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверж­дать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола “подтверж­дать”. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять воп­рос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напо­минаем".

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма-это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная раз­новидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного реше­ния поставленного вопроса.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

К оформлению информационно – справочных документов предъявляются следующие требования.

Требования, предъявляемые к докладным запискам. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. От адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения – автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Объяснительные записки оформляются на общем бланке учреждения. Текст таких записок должен быть убедитель­ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние док­ладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспро­изведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке пи­сем в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документов, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или уста­навливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует со­ставить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть деланы ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основа­нием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с второй приходится знакомиться работникам управленческого аппарата. Для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать. Сменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут со­стоять из одной основной части, без пояснений. Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок пись­ма (для формата А4), отвечающий на вопрос “о чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить. Обычно текст сопроводитель­ного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

2. Составьте личную доверенность на получение причитающейся Вам зарплаты за текущий месяц с.г., в связи с выездом Вами в командировку, на своего коллегу по работе.

Доверенность- документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.

Личная доверенность должна иметь следующие реквизиты:

Название вида документа;

Дату;

Текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности);

Подпись и расшифровку подписи доверителя;

Подпись должностного лица, заверившего доверенность;

Печать организации, в которой доверитель работает, учится.

В тексте доверенности должны быть указаны:

Фамилия, имя, отчество доверителя;

Причина написания доверенности;

Фамилия, имя, отчество получателя;

Наименование организации, в которой следует получить ценность;

Название ценности (если зарплату, то за какой месяц);

Срок действия. 

При необходимости указывают паспортные данные получателя.

Отметка об удостоверении подписи заверителя записывается в три строки (каждая начинается от границы левого поля), следующим образом: в первой строке – «Подпись такого-то удостоверяю»; во второй – наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия удостоверяющего лица; в третьей строке – дата подписания удостоверяющим лицом.

ОАО «ЛОТОС»

ДОВЕРЕННОСТЬ № 11

Дата выдачи доверенности 15.12.2005

Я, Емельянова Оксана Игоревна, настоящей доверенностью уполномачиваю Костина Игоря Викторовича  (паспорт 0599 566788 выдан Краснофлотским РОВД Г. Хабаровска 30.09.2002 г.) получить мою заработную плату за декабрь 2005 года, в связи с моим выездом в командировку.

Доверенность действительна по 31.12.2005

15.12.2005       Емельянова Оксана Игоревна    (подпись)

Подпись Емельяновой Оксаны Игоревны удостоверяю

Директор ООО «ЛОТОС» Михайлов Виталий Анатольевич    (подпись)

15.12.2005           МП

3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего директора ПО «Биосинтез», которому представлено  право решения вопросов о направлении в командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь студентом – заочником 5-го курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября с.г. № 194 на очередную экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск необходим с 10 ноября по 25 декабря с.г.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты.

Название вида документа;

Дату;

Адрес (кому);

Текст;

Подпись.

Заявления бывают простые и сложные. В простом заявлении текст содержит только просьбу, а в сложном – просьба обосновывается и добавляется реквизит: отметка о наличии приложения.

                                             

                                                     Директору ПО «Биосинтез»

                              Сидорову Н.Н

                                                   от секретаря Емельяновой

                                       Оксаны Игоревны.

Заявление

Прошу предоставить мне учебный отпуск на период с 10.12.2005  по 25.12.2005 для сдачи очередной экзаменационной сессии в ДВГУПС г.Хабаровск.

Вызов № 194 от 18 ноября 2005 ДВГУПС г. Хабаровск прилагаю.

15.11.2005

4. Составьте справку для предоставления в детский сад №25 о том, что Вы учитесь на 3 курсе дневного отделения института «Экономики и менеджмента»

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляют справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников.

Типовой формуляр включает реквизиты:

Эмблему организации;

Наименование организации;

Название вида документа;

Дата;

Индекс;

Заголовок к тексту;

Текст;

Подпись;

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Кроме того, справки составляются по запросу внешних организаций, руководства, и содержащие информацию по производственной тематике.

Эмблема

                                                                                                      ДВГУПС

                                                     Институт «экономики и менеджмента»

СПРАВКА № 34

Дана Емельяновой Оксане Игоревне, в том, что она действительно обучается на 3 курсе дневного отделения Института «Экономики и менеджмента».

Справка дана для предъявления в детский сад № 25.

Секретарь   Иванова И.А.  (подпись)     МП                             15.12.2005

75-35-14

Список литературы

1.            Деденко А. Н. Основы делопроизводства – М: «Лебедь», 2004.

2.            Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

3.            Кузнецов И.Н. Технология делового общения. – М: ВЭВЭР, 2004.

4.            Палеха Ю.И. Документационное обеспечение управлення. – М: «МАУП», 2004.