|
№ заказа
|
№ 732.1
|
|
Вариант, тема
|
Экспертиза ценности документов
негосударстевнных структур
|
|
Дисциплина
|
архивоведение
|
|
Исполнитель
|
Лещенко Н.А.
|
Оглавление
Введение. 3
Раздел 1:
Основные этапы проведения экспертизы ценности документов. 4
Раздел 2:
Критерии значимости негосударственного учреждения или лица, который создали
документ. 7
Раздел 3:
Критерии – время и место образования документов. 9
Раздел
4: Подлинность и копийность,
дублентность документов. Юридическая сила документа. 10
Раздел 5:
Критерии - поглощенность содержания, физическое состояние
документов. 12
Заключение: 14
Библиография: 15
Введение
Экспертиза
ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное
хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов
решаются две задачи: во-первых, из
бескрайнего моря ежегодно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше
десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются
к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики,
дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие
практическое и справочное значение. Данные документы поступают в архивные
фонды. Различают следующие виды архивных фондов.
Архивный фонд Российской
Федерации - это совокупность документов,
имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или
культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и
являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской
Федерации
Государственная
часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные
документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью
Негосударственная
часть Архивного фонда Российской Федерации представляет собой архивные
фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных
юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного
фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником
после экспертизы их ценности[1]
В
данной работе передо мной поставлена цель рассмотреть экспертизу ценности
документов негосударственных структур, а именно основные этапы ее проведения, а
также основные критерии ценности документов.
Раздел
1: Основные этапы проведения экспертизы ценности документов.
Экспертиза
ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии
делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется
ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
б) при
регистрации поступающих в
учреждение документов (при
проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке
сроком хранения);
в) при направлении документа в дело (исполнитель,
подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем
регистрировавший его секретарь).
Второй
этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив
после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным
персоналом в структурных подразделениях
и контролируется экспертной комиссией учреждения).
Третий
этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (производится
работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и
работниками государственного
архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те
трудности, которые приходилось и приходится преодолевать.
Важным
принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления
в их развитии и дает ключ к раскрытию
закономерностей развития тех или иных явлений,
отношений.
Принцип
всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе,
так как одни документы
дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.
Для
успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов.
Критериев таких много.
Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в
совокупности. В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.
В
Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три
группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного
управления или конкретной
отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания
(значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая
достоверность документа, т.е. наличие
подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности
материальной основы документа;
особенности физического состояния документов) .
Раздел 2: Критерии
значимости негосударственного учреждения или лица, который создали документ.
В
процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными
функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется прежде
всего значимостью учреждения в в развитии науки, народного
хозяйства, культуры и других отраслей жизни
общества. Так, органы не
государственных структур создают документацию, отражающую научно-технический прогресс, производственные
объединения — развитие экономики и
т.п.
Отбор
документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
Документы
создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную,
общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и
государственных деятелей, ученых,
организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического
Труда и других лиц.
Фонды
личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии
наук и в ряде других
ведомственных архивов. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и
других лиц, чьи документы могут помочь
изучению истории родного края. Документы
таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные
фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и
личная), могут быть документы, собранные
данным лицом (коллекции). Большой
интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны
и тех, кто восстанавливал города и
села.
2. Значимость содержания
документов (критерий содержания). Этот критерий
применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие
вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.
К
первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность
учреждений, относятся: уставы, положения, штатные
расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по
отраслям, доклады, обзоры, протоколы
совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению
стоящих перед учреждением задач,
указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам
выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие
материалы по контролю, часть материалов по
изобретательству и рационализации,
некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.
Документы, относящиеся ко
второй группе, как правило, численно превосходят
первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение
(например, значительная часть документов по
личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение
через один — пять лет. Это документы
оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка
по снабжению, текущему ремонту и многим
другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.[2]
Раздел 3: Критерии –
время и место образования документов.
Время и место образования документов. Эти два
критерия, как правило,
взаимосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истории нашей страны были периоды,
насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни
общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: периоды Отечественной
войны 1812 г., первой русской революции 1905 — 1907 гг., февральской
буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической
революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и
социалистической реконструкции
народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.
Необходимо
было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая,
так как в периоды гражданской и Великой
Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного
времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и
погибли массы документов.
Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и
осторожности, принимая в
ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения
утраченных основных документов,
но и для освещения отдельных событий.
Критерий
времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации,
предприятия есть периоды, имеющие особое значение.
Это периоды организации и реорганизации (с
изменением функций), выполнения особых
заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на
государственное хранение отбирается
большее количество документов, чем в обычные годы.
Критерий
места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов,
созданных в особые периоды
истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы
хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и
населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность
имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.
Критерий
места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории
какой-то области, края, республики.
Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к
эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и
т.п. меняют экономическую, а иногда и
административную структуру данного района,
области. Возникают новые организации, рождаются
новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события.
Раздел
4: Подлинность и копийность,
дублентность документов. Юридическая сила документа.
При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам
(приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд
категорий документов имеется в учреждениях
только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности
учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции,
органам ЦСУ и др.
Копии
писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется.
Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются далеко не всегда. Во
многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором
приложений. Нередко встречаются
отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказываются две редакции неоформленного отчета,
то решить, какая из них
окончательная, бывает трудно.
Работникам
делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых
документов, в первую очередь документов постоянного
срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и
в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка
"незаверенная копия" снижает
ценность источника.
Юридическая сила документа. Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники. Имеются,
правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают
и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об
образовании, акты гражданского
состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому
важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения.
Дублетный документ —это
один из экземпляров документа, размноженного с оригинала.
Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте,
выполненные с помощью другой множительной аппаратуры и даже изготовленные типографским способом (преимущественно для
рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с широким распространением в учреждениях множительной техники практикуется размножение многих получаемых документов,
исполнение которых поручается
нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. Это облегчает
работу исполнителей.
Если
при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения
целесообразно использовать дублеты.
Речь идет главным образом о документах,
которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы
сохранить основные экземпляры этих
документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно
будет уничтожить за минованием надобности.
Перечень
документов, подлежащих приему в государственные 
архивы, предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения-автора и в составе фонда
вышестоящего учреждения
с дальнейшей экспертизой в стенах госархива.
Раздел 5: Критерии - поглощенность
содержания, физическое состояние документов.
Этот
критерий применяется особенно широко при
экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание
месячных отчетов поглощается квартальными
отчетами, содержание квартальных отчетов поглощается годовым
отчетом; содержание оперативных
сводок поглощается за большой
отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены
им.
Поглощение
содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения,
отчеты подведомственных организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли (или по учреждениям
одной отрасли в масштабе
района, области).
На
государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко
сделать в рамках одного
учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении
отчетов подведомственных организаций, так как
поглощение происходит не полное.
Физическое состояние документа. Этот критерий — вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Один из
случаев применения этого критерия
— наличие сильно поврежденных документов, например были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью
так, что часть текста почти или
совсем нечитабельна. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли эти документы к основным в
конкретном учреждении или к вспомогательным.
Те дела и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определенный период, не даст
возможности в будущем историкам
всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными,
могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.[3]
Следует
иметь в виду, что документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они не
были: техника реставрации
развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются.
Уже в начале 50-х годов в
Центральной научно-исследовательской лаборатории Главархива
СССР фотографировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что
документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем.
Другой
случай применения этого критерия: сильно попорчен важный документ (годовой отчет или обзор
деятельности, протоколы и т.п.),
а кроме того, имеются второй и третий экземпляры. В этом случае не уничтожают официально оформленный
подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.[4]
Заключение:
Таким
образом, под экспертизой
ценности документов называется изучение документа на основе принципов и
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения».
В
данной работе мной были рассмотрены наиболее существенные критерии по которым
определяется ценность того или иного документа.
Однако
помимо выше рассмотренных критериев ценности документов
существует еще ряд критериев. Например,
языковые или художественные
особенности документа (документ отбирают на хранение
независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так
как к документам функционирующего
учреждения они, как правило, не применяются.
Разработка
критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание
сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о ценности
наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены.
Библиография:
1.
Государственный
стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»/Правовая система
«Гарант»
2.
Крайская З.В., Челлина Э.В.
Архивоведение. М. 1996г.
3.
Козлов В.П. «Российское архивное дело»,
М.2000г.
[1] Государственный стандарт
РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»/Правовая система «Гарант»
[2] Крайская З.В., Челлина Э.В. «Архивоведение». М.
1996г. С. 85
[3] Крайская З.В., Челлина Э.В. «Архивоведение». М.
1996г. С. 87
[4] Козлов В.П. «Российское архивное дело», М.2000г. С.
103