Содержание
1. Информационно-справочные документы: письма,
докладные и объяснительные записки. Правила их составления. 3
2. Составьте личную доверенность на получение
причитающейся Вам зарплаты за текущий месяц с. г., в связи с выездом Вами в
командировку, на своего коллегу по работе. 7
3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего
директора ПО «Биосинтез», которому представлено право решения вопросов о
направлении в командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь
студентом-заочником 5-го курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября
с. г. N 194 на очередную экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск
необходим с 10 декабря по 25 декабря с. г. 9
4. Составьте справку для предоставления в детский
сад N 25 о том, что Вы учитесь на 3 курсе дневного отделения института
«Экономики и менеджмента». 10
Список литературы.. 12
1. Информационно-справочные документы: письма,
докладные и объяснительные записки. Правила их составления.
Письмо (синонимы:
служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая
корреспонденция — общепринятое название большого числа разновидностей
справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом
оперативных задач в управлении[1].
Различают письма
циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие
распорядительный характер гарантийные письма, подтверждающие данные ранее
обещания или оговоренные условия, сопроводительные письма,
письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения,
письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, рекламные и другие виды
писем.
Оформление служебного
письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых
реквизитов на его рабочее и служебное поля.
В состав реквизитов
письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 — идентификатор электронной копии документа[2].
Часть перечисленных
реквизитов используется лишь при необходимости (13,23,24, 29), часть — при
подготовке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28)
оформляется на входящих письмах.
Кроме деления писем по
назначению, служебные письма классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).
Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только
один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматриваются несколько
вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы
письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой
приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения
вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для
составления документа. Во второй излагаются выводы, просьбы, предлагаются
решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться
отказ, отклонение предложения и т. п.
В отдельных случаях
письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.
Для современной
деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых рассматривается
один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы
формата А4.
Письмо как минимум
оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и
отсылают адресату, второй («копия») — направляют в дело.
Исходящие письма при
необходимости могут быть завизированы заинтересованными должностными лицами.
Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая
остается в организации. На входящих письмах ставится отметка о поступлении в
организацию и приводится резолюция руководителя. Резолюция включает в себя
фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения,
подпись руководителя и дату написания резолюции.
Докладная записка —
документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы
или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения[3].
В зависимости от
содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Докладная записка
может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству
систематически.
Текст докладной
записки делится на две части: первая — изложение фактов, послуживших причиной ее
составления; вторая содержит выводы, мнения, предложения составителя.
В зависимости от
адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и
внешние (направленные в вышестоящие организации).
Внешние записки
оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.
Внутренние записки
пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым
расположением постоянных реквизитов.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между
подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом
подчинении.
Служебная записка
может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте
излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или
должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и
быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает
руководитель подразделения или должностное лицо (рис.1).
Адресат:
Наименование должности
И.
О. Фамилия (в дат. падеже)
СЛУЖЕБНАЯ
ЗАПИСКА
Текст по структуре и содержанию
аналогичен построению и изложению
делового письма.
Должность
составителя (подпись) И.О. Фамилия
00.00.0000
Рис.
1. Макет оформления служебной записки
Текст служебной
записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей.
В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй —
делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.
Объяснительная записка
— документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины
невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической
дисциплины.
Объяснительная записка
может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты
объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки (рис.2).
Адресат:
Наименование
должности
И.
О. Фамилия (в дат. падеже)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст
записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.
По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.
Должность
составителя (подпись) И.О. Фамилия
00.00.0000
Рис.
2. Макет оформления объяснительной записки
2.
Составьте личную доверенность на получение причитающейся Вам зарплаты за
текущий месяц с. г., в связи с выездом Вами в командировку, на своего коллегу
по работе.
Доверенность –
документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо
действий от лица доверителя. Личные доверенности выдаются от лица доверителя
(гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми
отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках,
корреспонденции, в том числе денежной и посылочной[4].
Личная доверенность
должна иметь следующие реквизиты:
1. название
вида документа;
2. дата;
3. текст
(с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности);
4. подпись
и расшифровку подписи доверителя;
5. подпись
должностного лица, заверившего доверенность;
6. печать
организации, в которой доверитель работает, учится или ЖЭХ по месту жительства;
7. фамилия,
имя, отчество доверителя;
8. причина
написания доверенности;
9. фамилия,
имя, отчество получателя;
10.
наименование организации, в которой следует получить
ценность;
11.
название ценности (если зарплату, то за какой месяц или
период);
12.
срок действия.
При необходимости
указываются паспортные данные.
ДОВЕРЕННОСТЬ
20.11.2005г.
Я, Иванова Ольга
Владимировна, настоящей доверенностью уполномочиваю Захарова Александра
Васильевича получить причитающуюся мне заработную плату за ноябрь 2005 года в
ПО «Биосинтез», в связи с отъездом в командировку, расписываться за меня и
совершать все действия, связанные с выполнением этого поручения.
Доверенность выдана
сроком на один месяц.
Доверитель (Иванова) Иванова Ольга Владимировна
20 ноября 2005 года
настоящая доверенность удостоверена мной, Куликовым Александром Владимировичем,
директором ПО «Биосинтез».
Доверенность подписана
Ивановой Ольгой Владимировной в моем присутствии. Личность подписавшего
доверенность установлена.
Директор (Куликов) Куликов А.В.
МП
3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего директора
ПО «Биосинтез», которому представлено право решения вопросов о направлении в
командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь студентом-заочником 5-го
курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября с. г. N 194 на очередную
экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск необходим с 10 декабря по 25
декабря с. г.
Заявление – документ,
относящийся к кадровой документации, содержащий просьбу или предложение лица
(лиц), адресованный вышестоящему должностному лицу или организации. Заявление
имеет следующие реквизиты:
1. название
вида документа;
2. дату;
3. адресность
(кому);
4. текст;
5. подпись[5].
Заявление может быть
простым или сложным. Если заявление простое, то текст содержит только просьбу,
а в сложном заявлении – просьба обосновывается и добавляется реквизит о наличие
приложения (приложений).
Директору
ПО «Биосинтез»
А.А.Лукину
от
Ворониной Е.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
20.11.2005
Прошу
предоставить мне отпуск с 10 декабря по 25 декабря 2005г. в связи с
вызовом на
экзаменационную сессию. Основание: вызов от 18 ноября 2005г. №194.
.
Лаборант (Воронина) Е.В.Воронина
4.
Составьте справку для предоставления в детский сад N 25 о том, что Вы учитесь
на 3 курсе дневного отделения института «Экономики и менеджмента».
Справка – документ,
содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
Справка включает
следующие реквизиты:
1. эмблему
организации;
2. наименование
организации;
3. название
вида документа;
4. дата;
5. индекс;
6. заголовок
к тексту;
7. текст;
8. подпись;
9. фамилия
исполнителя и номер его служебного телефона.
Также справки могут
составляться по запросу внешних организаций, руководства, и содержащие
информацию по производственной тематике.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И
МЕНЕДЖМЕНТА
20.11.2005г. № 21-2
г. Хабаровск
С П
Р А В
К А
Дана настоящая в том,
что Иванова Ольга Владимировна в том, что действительно обучается в институте
экономики и менеджмента на 3 курсе дневного отделения.
Справка выдана для
предъявления в детский сад № 25.
Декан факультета (Кулик)
Кулик А.А.
Методист (Орлова) печать Орлова В.М.
Список
литературы
1. Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Интел, 1997.
2. Басаков
М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на–Дону: Феникс, 2002.
3. Документы
по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.
4. Правила
составления и оформления служебных документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.
5. Справочник
по делопроизводству. / Сост. Ануфриева А.А. – М.: ВЛАДОС, 2005.
[1] Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. -
М.: Интел, 1997.
[2] Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. –
Ростов-на–Дону: Феникс, 2002.
[3] Правила составления и оформления служебных
документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.
[4] Документы по персоналу предприятия. / Сост.
Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.
[5] Справочник по делопроизводству. / Сост.
Ануфриева А.А. – М.: ВЛАДОС, 2005.