Практическое задание №1

1. Наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы; отрасль деятельности, в которой работает предприятие; общая численность персонала; организационная структура предприятия

         Муниципальное унитарное предприятие «ДИН» г. Королев Московской области было зарегистрировано 11 июля 1996 г. Основание — Постановление Главы города № 919 от 16.05.1996 г. Учредитель — Администрация г. Королева Московской области. Собственник имущества — Муниципальное образование г. Королев Московской области. Имущество закрепляется за предприятием на праве хозяйственного ведения. Полномочия собственника осуществляет Адми­нистрация г. Королёва Московской области. Предприятие является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

         Целями создания предприятия являются решение социальных задач по обеспечению потребностей жителей г. Королева Московской области в социально значимых для населения города услугах. Предметом деятельности предприятия является оказание физическим и юридическим лицам услуг в области связи, Интернета и телевидения.

         Численность персонала на конец 2004 года составила 39 человек.

         Организационная структура предприятия - линейная (рис.1.)

                                      Директор предприятия

                                      Заместитель директора

                                         Главный инженер

Технико-эксплуатационный отдел                Финансово-экономический отдел

Рис.1. Организационная структура МУП «ДИН»

2. Виды используемой управленческой документации с разбивкой по системам: организационно-правовые документы, распорядительные доку­менты, справочно-информационные документы, кадровые документы, де­ловая корреспонденция

Организационно-правовые документы

         Важнейшим учредительным документом, устанавлива­ющим правовой статус юридического лица, необходимым, согласно закону, для его государственной регистрации, является устав.

         Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то госу­дарственным органом или органом местного самоуправ­ления.

         Трудовой распорядок организации определяется локаль­ным нормативным актом организации — правилами внут­реннего распорядка. Правила в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 189) и иными федеральными законами регламентируют порядок приема и увольнения работни­ков, основные права, обязанности и ответственность сто­рон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы трудовых отношений в орга­низации.

         Правила внутреннего распорядка, как и устав органи­зации, оформляются на общем бланке организации.

         Штатное расписание — документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность орга­низации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структур­ных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и ме­сячном фонде заработной платы.

         Изменения в штатное расписание вносятся в соответ­ствии с приказом (распоряжением) руководителя органи­зации или уполномоченным на то лицом.

         Положение — организационно-правовой акт, определя­ющий порядок формирования, задачи, обязанности, пра­ва, ответственность и организацию работы отдельных структурных подразделений.

         Должностная инструкция — локальный организацион­но-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Распорядительные доку­менты

         К распорядительным документам относятся: постанов­ления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным.

         Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнений приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предостав­ляется руководителям и их заместителям.

         Приказ — важнейший правовой распорядительный до­кумент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратеги­ческих и тактических задач. Приказы по организации ра­боты трудового коллектива, финансированию, отчетнос­ти, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

         Кроме приказов по основной деятельности существу­ют приказы по личному составу (кадрам). Они регулиру­ют прием, увольнение работников, продвижение по служ­бе, присвоение разрядов и т. п.

         Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолич­но руководителем организации, его заместителями, в от­дельных случаях руководителями структурных подразде­лений. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопро­сов, имеет ограниченный срок действия и касается узко­го круга должностных лиц.

Информационно-справочные документы и деловая корреспонденция

         К числу информационно-справочных документов от­носятся: служебные письма, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют собой специфические каналы связи органи­заций и предприятий с внешним миром.

         К документам деловой корреспонденции относятся в МУП «ДИН» слу­жебное письмо и телеграмма.

         Письмо — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управ­лении.

         Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются ре­зультаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

         Протокол — документ, в котором фиксируются после­довательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) по­ставленных вопросов и принятых решений.

         Докладная записка — документ, адресованный выше­стоящему руководителю, с изложением конкретной про­блемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

         В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (на­правленные в вышестоящие организации).

         Служебная записка — форма внутренней деловой пере­писки между подразделениями организации или должно­стными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

         Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причи­ны невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Кадровая документация

         Среди огромного количества документации в МУП «ДИН» особое значение имеет кадровая документация. Особая аккуратность при оформлении, веде­нии, хранении кадровой документации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее основе государственного статистического на­блюдения (№ П-4) «Сведения о численности, заработной плате и движении ра­ботников» (Постановление Госкомстата РФ от 1 декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения»).

         К кадровой документации по личному составу в МУП «ДИН» относятся:

         1. Трудовые договоры (контракты).

         2. Приказы по личному составу.

         3. Личные дела.

         4. Личные карточки (форма Т-2).

         5. Лицевые счета по зарплате.

         Существует общепринятая система регистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы. Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию в МУП «ДИН»:

         1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

         2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

         3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.

         4. Журнал учета приказов по основной деятельности.

         5. Журнал учета приказов по личному составу.

         6. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.

         7. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.

         8. Журнал учета отпусков.

         9. Журнал учета личных карточек Т-2.

         10. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.

         11. Журнал учета мероприятий по контролю.

         12. Журнал учета командировок.

         13. Журнал учета командировочных удостоверений.

         14. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.

         15. Журнал учета медицинских осмотров.

         Таким образом, кадровая документация МУП «ДИН» включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.

3. Для документов каждой из систем приведите примеры реально сущест­вующих документов и укажите их назначение на исследуемом предпри­ятии; если при ознакомлении с реально существующими документами ва­ми были выявлены ошибки в их оформлении или стиле написания - укажи­те их и приведите верное их написание

         В ходе ознакомления с документацией МУП «ДИН» не выявлены ошибки в оформлении и стиле написания.

         Приказ — правовой распорядительный до­кумент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратеги­ческих и тактических задач.

МУП «ДИН»

         ПРИКАЗ

         12.09.2004    №15-л/с

О переводе на другую работу

Соловьева К.Ф.

         ПЕРЕВЕСТИ:

         Соловьева Константина Федоровича, лаборанта информационных сетей на должность старшего консультанта отдела информационных связей с 13.09.04г.

         Установить Соловьеву К.Ф. оклад 7880 рублей в месяц. Основание: заявление Соловьева К.Ф. с визами.

         Директор                              Илларионов                         К.Д. Илларионов

С приказом ознакомлен

         Соловьев         12.09.04г.

         Объяснительная записка как вид информационно-справочного документа в МУП «ДИН» служит для фиксации причин нарушений трудовой, администра­тивной дисциплины и т.п. рассмотрим реальный пример объяснительной запис­ки:

         Секретариат                                                         Руководителю МУП «ДИН»

         Объяснительная записка                                     Илларионову К.Д.

         02.12.2004 №124

         О нарушении исполнительной дисциплины

         ФИО: Вовчок Анатолий Сергеевич

         Должность: инженер-консультант

         компьютерных сетей

         В связи с нехваткой времени на завершение работы я взял необходимые материалы домой. В транспорте папка с документами была утеряна. Обязуюсь восстановить утерянную информацию.

         Вовчок [подпись]

         Служебное письмо - вид официальных документов МУП «ДИН», служа­щих средством общения с различными организациями, предприятиями, фирма­ми, физическими лицами. Служебные письма в МУП «ДИН» имеют большое количество видов:

         - сопровождающие;

         - информационные;

         - гарантийные;

         - реклам­ные;

         - претензионные;

         - арбитражные и т. д.

         Рассмотрим пример письма  МУП «ДИН». Образец письма, форма которого используется предприятием:

МУП «ДИН»

101213 Москва, ул. Киевская, д. 14,                   Директору Выставочного Центра

Тел. 743-20-10, факс 143-24-92                            г-ну В. В. Иванченко

ИНН _________ ОКОНХ________                      ул. 3-я Сокольническая, 4,

ОГРИ _________                                                   Москва, 0000000

05.07.2003  №________

На № _______от _________

Об участии в выставке

Уважаемый Владимир Владимирович!

         Ознакомившись с Вашей рекламой, просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Генеральный директор                 Илларионов                             К.Д. Илларионов

4. Для любых трех документов предприятия приведите схему движения этих документов с момента создания до архивного хранения, обяза­тельно указав все необходимые реквизиты, появляющиеся на различных этапах.

          I. Движение служебного письма Директору МУП  «ДИН».

         1. Поступление в канцелярию. Проставляется реквизит 29 - отметка о поступлении документа в организацию

         2. Поступление руководителю МУП «ДИН». Он проставляет реквизит 28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

         3. Секретарь подшивает его в дело и сдает в архив предприятия, где оно хранится 5 лет.

         П. Движение приказа по личному составу

         При поступлении сотрудника на работу в МУП «ДИН» издается соответствующий приказ, который проходит следующие этапы:

         1. Составление документа секретарем заместителя директора. Проставляются все необходимые реквизиты, которые должен содержать приказ по личному составу. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подраз­деления, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер пред­стоящей работы (по совместительству, в порядке перево­да из другой организации, для замещения временно отсут­ствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

         2. Отправляется на резолюцию и контроль заместителю директора. Он проставляет реквизит 17 - резолюция и 19 - отметка о контроле.

         3. После, документ отправляется на подпись директору МУП «ДИН». Он ставит реквизит 22 - подпись.

         4. Затем документ возвращается секретарю заместителя директора, который занимается канцелярской работой. Приказ подписывается сотрудником, которого принимают на работу. Секретарь проставляет реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело и подшивает в папку с при­казами по личному составу.

         5. Данный документ постоянно будет храниться в МУП «ДИН».

         III. Движение объяснительной записки

         При нарушении сотрудником МУП «ДИН» внутреннего трудового распо­рядка пишется объяснительная записка. Она проходит следующие этапы:

         1. Написание объяснительной сотрудником на имя директора МУП «ДИН».

         2. Рассмотрение объяснительной записки директором. Он ставит реквизит 22 - подпись и направляет его секретарю.

         3. Секретарь проставляет реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело, и подшивает в личное дело сотрудника.

         4. После отправления в архив данный документ с личным делом будет храниться постоянно.

5. Внесите ряд предложений по усовершенствованию документооборота на предприятии

         Для совершенствования системы делопроизводства необходимо внести изменения в следующие этапы делопроизводства:

         -   первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; пред­лагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополни­тельным правом самостоятельно распределять входящую корреспонден­цию);

         -  регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

         -   формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документа­ми, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного во­проса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем директора МУП «ДИН»);

         -   при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы (секретарем заместителя директора) МУП «ДИН».

Практическое задание №2

         Составьте и оформите письмо-запрос из ЗАО «Пеликан» на бывшего со­трудника фирмы. В ответ на него составьте и оформите характеристику на это­го сотрудника и сопроводительное письмо к ней

            ЗАО «Пеликан»                                                                          Директору ООО  «Каскад»

630031, Новосибирск,                                                                            г-ну С.Н. Иванченко

ул. Ленина, д. 14, Тел.23-20-1                                                               ул. 3-я Сокольническая, 4,

ИНН _________ ОКОНХ________                                                     Новосибирск, 630124

ОГРИ _________                                                  

05.07.2003  №________

На № _______от _________

            Об информации о сотруднике

Уважаемый Сергей Николаевич!

            Просим Вас выслать характеристику на бывшего сотрудника Вашей фирмы

Андреева А.В.

Генеральный директор                       Собакин                                              С. С. Собакин

Характеристика

         На продавца Андреева Александра Владимировича 1967 года рождения.

         За время работы  в нашей организации проявил себя как организованный, исполнительный, доб­росовестный сотрудник.

         Отношения с коллегами: конфликтные, частые споры и разногласия, пред­почитает работать в одиночку.

         К недостаткам следует отнести вспыльчивость и неумение идти на компромисс.

         Руководитель                         Иванченко                                С.Н.Иванченко

         Сопроводительное письмо

            ООО «Каскад»                                                                          Директору ЗАО  «Пеликан»

6300124, Новосибирск,                                                                        г-ну С.С.Собакину

ул. 3-я Сокольническая, 4,                                                                  ул. Ленина, д. 14,

Те. 74-20-10, Факс 74-24-92                                                                Новосибирск, 630031

ИНН _________ ОКОНХ________                                                  

ОГРИ _________                                                  

10.07.2003  №________

На № _______от _________

            О запросе информации

Уважаемый Сергей Сергеевич!

            Ознакомившись с вашей просьбой, отправляю вам характеристику на Ан­дреева А.В.

            Генеральный директор                    Иванченко                                        С.Н. Иванченко