1. Организация работы с документами, основные операции делопроизвод­ства

         Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

Ø своевременная обработка входящей и исходящей до­кументации;

Ø регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

Ø разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

Ø доведение документации до соответствую­щих работников для исполнения;

Ø контроль за исполнением требований документов;

Ø размножение документов по кадровым вопросам и др.

         В процессе движения входящих документов выполня­ются следующие операции:

Ø прием входящих документов;

Ø первоначальная (экспедиционная) обработка;

Ø предварительное рассмотрение и распределение по подразделениям и исполнителям;

Ø регистрация;

Ø рассмотрение документов руководством;

Ø передача документов в подразделения и исполните­лям;

Ø исполнение резолюций руководства;

Ø отправка ответных документов (при необходимости).

         Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от способа доставки (почта, телетайп, факс) и адресата проходит соответствующую обработку в канце­лярии (или в секретариате на малых предприятиях).

         Прохождение исходящего документа включает не­сколько этапов:

Ø составление проекта документа, его распечатка;

Ø согласование проекта, его визирование (в необходи­мых случаях);

Ø подписание (утверждение) документа;

Ø регистрация и отправка документа.

         Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.

         Регистрация документа - запись учет­ных данных о документе по установленной форме, фик­сирующей факт его создания, отправления или получе­ния[1]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юриди­ческой силы.

         На документы, не подлежащие регистрации, составля­ется специальный перечень, утверждаемый руководителем организации.

         Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава. Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений) о приеме на работу, переводах, увольне­ниях работников, трудовых договоров, трудовых книжек, выдачи командировочных удостоверений, личных дел ра­ботников, выдачи различного рода изложения соответ­ствующих вопросов, справок персональ­ного характера.

         Карточная форма регистрации используются для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду до­кумента, содержанию и др.), что облегчает поиск необхо­димой информации.

         Компьютеризация делопроизводственных процессов в кадровых службах позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автома­тизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.

         Важной функцией делопроизводственной службы орга­низации является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы ком­плектуются в дела. Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[2]. На каждой обложке (папке) поме­щается заголовок-этикетка. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране­ния называют номенклатурой дел.

         Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Различают сводную номенклатуру дел организации и но­менклатуру дел структурных подразделений.

         Формирования дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация до­кументов внутри дела.

         Формирование дел должно отвечать следующим основ­ных требованиям:

Ø оперативность поиска документов;

Ø на­дежность документационного обслуживания управления;

Ø сохранность документов.

         Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Ø распределение и раскладка исполненных доку­ментов в дела;

Ø расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

Ø оформление обложек дел.

         Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помеща­ют только исполненные документы (подлинники или за­веренные копии). Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

         Документы в деле располагают в определенном поряд­ке: сначала помещают основной документ и относящие­ся к нему приложения, а затем в хронологическом поряд­ке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

         До передачи исполненных документов в архив органи­зации они могут находиться в структурных подразделени­ях на исполнении у исполнителя в папках с надписью. На папках долж­ны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Текущая работа с документами закрытого характе­ра оговаривается специальной инструкцией. Хранение исполненных документов текущего года осу­ществляется в специальных папках-регистрах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

         Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

         Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календар­ного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюров­ке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д.

         Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структур­ных подразделений.

         Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.

         Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы, в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

         Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрыва­ют их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в нача­ле дела[3].

         После завершения года на дела постоянного и времен­ного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответствен­ными за работу с документами в структурных подразделе­ниях, при методической помощи архива составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организа­ции.

         Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны полу­чить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

         Годовые разделы описей дел, предназначенные для пе­редачи в государственный архив, печатают в четырех эк­земплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

         В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по лич­ному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архи­ва, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.)[4].

         Документы принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) при­нимают по номенклатурам дел.

         Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

         Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопро­изводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и опи­сание дел, обеспечение сохранности документов, переда­чу их в архив организации.

         Экспертиза ценности документов — это отбор доку­ментов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

         Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ве­домствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организа­циях создаются постоянно действующие экспертные ко­миссии (ЭК).

         Экспертная комиссия организации в своей работе дол­жна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказа­ми Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивны­ми органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

         Результатом работы ЭК является распределение доку­ментов на четыре группы по различным срокам хранения:

Ø постоянного хранения в государственных архивах;

Ø временного хранения в ведомственном архиве (свы­ше 10 лет);

Ø временного хранения (до 10 лет);

Ø подлежащие уничтожению в связи с истечением сро­ка хранения.

         Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хране­ния и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям.

         Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся цент­рализованно в организации, а по истечении срока хране­ния уничтожаются с разрешения архивной организации.

         Уничтожение документов и дел оформляется актом. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, име­ющих грифы: «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со спе­циальными инструкциями.

         2. Напишите письмо-предупреждение фирме, занимающейся пусконаладочными работами на предприятии, директором которого Вы являетесь, и срывающей сдачу объекта в срок. Наименование предприятия и остальные данные укажите самостоятельно.

         Служебные письмо – обобщенное название  большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

         По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-предупреждения  и др. 

         Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.

         На бланке указывается:

Ø эмблема,

Ø наименование предприятия,

Ø почтовый адрес (полностью),

Ø банковские реквизиты, 

Ø № телефона, № факса, № и дата документа,

Ø подпись,

Ø отметка о наличие приложения[5].

         Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.

         Почтовый адрес корреспондента указывается полностью.

         Письма, имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью организации.

         Датой документа является дата его регистрации.

А Г Р О М А Ш             

         ООО  НПФ «Агромаш»  630500,  г. Красноярск,  ул. Дунайская, 23,

         тел/факс:  196-00-00, ИНН 6163020210, Р/с  50721814026170100000

         в  АКБ  «Инкомбанк», БИК 040349523, к/сч  30101810600000000614

 10.10.2005     №     22/01- 01  

на №                от _________

О  пусконаладочных работах                                             Генеральному директору    

ОАО  «Ника»                                                                                                                                                                                         Лебедеву А.А.      

ул. Садовая, 18,                                                    

г. Красноярск, 630532

         В соответствии с договором подряда № 28 п.5.2. Ваша фирма должна была закончить пусконаладочные работы  9.10.2005г. Данная задержка может привести к тому, что данный объект не будет запущен в срок.

         В связи с этим организация оставляет за собой право обратиться в другую фирму для продолжения пусконаладочных работ  согласно договору подряда № 28 от 09.09.2005г. если работы не будут закончены до 15.10.2005г.

         Директор                          Иванов                                   Иванов А.А.

         3. Составьте автобиографию.

         Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

         Автобиография имеет следующие реквизиты:

Ø название вида документа,

Ø текст,

Ø подпись,

Ø дату.

         Текст автобиографии состоит минимум из четырех частей:

Ø фамилия, имя, отчество автора, дата и место рождения,

Ø необходимые данные о родителях,

Ø данные об учебе и трудовой деятельности,

Ø данные об общественной деятельности.

         Все разделы начинаются с красной строки.

Автобиография

         Я, Конончук Ирина Анатольевна,  31.05.1975 года рождения.

         В данное время родители находятся на пенсии. До этого, мама работала преподавателем в средней образовательной школе, отец работал автомехаником.

         Имею высшее экономическое образование, квалификация: бухгалтер – экономист высшей категории, знаю французский язык.  Последнее место работы: ООО «Инкомбанк», кассир; ЗАО «Икс», кассир (3 года).

         Подпись _____________________

         Дата составления: 10.10.2005 год.

4. Составьте заявление о приеме на работу. Наименование предприятия и другие данные укажите самостоятельно.

         Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должн6остному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты:

Ø название вида документа;

Ø дату;

Ø адресность;

Ø подпись.

    Генеральному директору

                                             ООО «Инкомбанк»

                                             Алексееву А.А,

                                             от Конончук Ирины Анатольевны

Заявление

10.10.2005г.

         Прошу принять меня на работу на должность кассира в октябрьское отделение ООО «Инкомбанка».

Конончук И.А.

Список литературы

1.     Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

2.     Деловая корреспонденция. / Сост. Прохорова В.А. – М.: ВЛАДОС, 2003.

3.     Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. – М.: ИНФРА-М, 1999.

4.     Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.

5.     Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: МЦФЭР, 2002.

[1] Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. – М.: ИНФРА-М, 1999.

[2] Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на –Дону: Феникс, 2002.

[3] Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.

[4] Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: МЦФЭР, 2002.

[5] Деловая корреспонденция. / Сост. Прохорова В.А. – М.: ВЛАДОС, 2003.