Содержание
Введение. 3
1. Сущность и содержание функции контроля. 4
2.
Контроль исполнения документов, как разновидность функции контроля. 7
3.
Принципы организации и контроля исполнения документов. 11
Заключение. 14
Список
литературы.. 16
Введение
Контроль исполнения
документов - совокупность действий обеспечивающих своевременное исполнение
документов.
Организация работы с
документами в учреждении предусматривает создание системы контроля исполнения
документов. Система контроля необходима для обеспечения своевременного и
качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической
информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных
исполнителей.
Контролю подлежат
документы, требующие исполнения. Контроль за исполнением документов включает в
себя несколько последовательных этапов:
- Постановку документов на контроль,
- Проверку своевременности доведения
документов до исполнителей,
- Предварительную проверку и
регулирование хода исполнения документа,
- Учет и обобщение результатов контроля
исполнения документов.
Контроль исполнения
документов дает возможность анализировать управленческую деятельность,
сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять
недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и
обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений.
При проверке исполнения
документов можно сделать вывод, как
качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль
исполнения - необходимый элемент руководства, именно здесь вскрываются
недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие
негативные явления.
Предметом рассмотрения
данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе
документооборота.
Целью работы является
рассмотрение вопроса, связанного с контролем исполнения документов.
1. Сущность и содержание функции контроля
Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает, прежде
всего, отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает, прежде
всего, какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в
общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе
личности.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых
понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким
ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и
заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из
виду основную задачу управления - достижение своих целей.
Контроль - одна из важных
функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации
тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные
показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей организации.[1]
В отечественной и
зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы
книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий
достижение целей органами власти и управления, который необходим для
обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.
Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так:
контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора
за работой.[2]
Таким образом, исходя из
вышеперечисленного, контроль, являясь одной из важных функций управления,
считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности
руководителя.
В системе управления
контроль решает несколько задач:
- во-первых, с помощью контроля можно
заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на
функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно
на них отреагировать.
- во-вторых, контроль помогает
своевременно обнаружить неизбежные в деятельности органа власти нарушения,
изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения.
- в-третьих, результаты контроля служат
основой оценки работы органа власти за определенный период, эффективности и
надежности системы управления.
Для того
чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -
решение
задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с
определенными принципами, а именно:
- быть всеобъемлющим, то есть держать в
поле зрения основные сферы деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и
внутренние процессы, протекающие в ней;
- иметь четкую стратегическую
направленность, то есть отражать основные приоритеты органа власти и
поддерживать их ;
- соответствовать контролируемому виду
деятельности, то есть он должен объективно измерять и оценивать то, что
действительно важно, так как неподходящий механизм контроля может скорее
маскировать, а не собирать критически важную информацию;
- быть гибким и приспосабливаться к
происходящим изменениям ;
- быть простым и экономичным.
Основной процесс
контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения,
может быть сведен к трем этапам:
- Установление норм (стандартов).
- Измерение соответствия выполнения
этим нормам (сопоставление фактических результатов с ожидаемыми).
- Коррекция отклонения от норм и
планов.
Первый этап процесса контроля
непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются
стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые
определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля отражают в
форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и
стратегий развития объекта управления и его основных областей.
Второй этап состоит в
сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта
управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы
допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически
достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия
корректирующих мер.
На третьем этапе
анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех
вариантов поведения:
- ничего не предпринимать;
- устранить отклонения, прежде чем они
перерастут в крупные проблемы;
- пересмотреть стандарты, если это
необходимо.
В реальной
действительности выделяются три основных вида управленческого контроля:
- предварительный;
- текущий контроль;
- заключительный контроль.
По форме осуществления
все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель - способствовать тому, чтобы
фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, а различие
между ними - только временем существования.
Предварительный контроль
осуществляется фактически до начала работ, в период подготовки решения и
необходим прежде всего для учета человеческих и финансовых ресурсов.
Текущий контроль
осуществляется непосредственно в ходе проведения работ руководителями
подразделений. Контроль не проводится буквально одновременно с выполнением
самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных
после проведения работы, направленной
на достижение целей.
Текущий контроль обычно существует в двух формах : стратегический и
оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к сбору, обработке и
оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании
достижений НТР, новых методов работы, технологий, как в целом, так и в
структурных подразделениях. Текущий оперативный контроль ориентирован на
текущую производственную и хозяйственную деятельность, то есть соблюдение
последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда.
Заключительный контроль
связан с оценкой выполнения планов и составлением новых, а также предполагает
всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший
период, но и сильных и слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль
осуществляется слишком
поздно, чтобы
отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные
функции :
- Заключительный контроль дает
руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные
работы предполагается проводить в будущем, а также получить информацию о
возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих
проблем в будущем.
Заключительный контроль
способствует мотивации, т.е. руководитель связывает мотивационные
вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.[3]
2.
Контроль исполнения документов, как разновидность функции
контроля
Контроль играет важную
роль и в системе делопроизводства. Контроль исполнения документов обеспечивает
своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват
всех контролируемых документов. Составной частью контроля исполнения является
исполнение документов, в которых отражается многогранная деятельность
управления.
Контроль исполнения - это
непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или
распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в
установленные сроки.
Контроль исполнения
документов охватывает три группы вопросов:
- контроль исполнения документов по
существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает
оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос.
Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если
руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же
не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ
проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в
обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и,
при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;
- контроль за соответствием документов
формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять
помощник, специальная контрольная служба или технический работник
делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности
оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия
всевозможных сопутствующих материалов.
- контроль исполнения документов в
указанные сроки. Для подавляющего
большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются
законами и другими нормативными актами, на основе Единой государственной
системы делопроизводства и инструкции по документационному обеспечению
(делопроизводству).
Сроки исполнения
подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены
законодательными и другими актами для таких документов, как:
- предложения, заявления и жалобы
граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного
изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;
- заявления и жалобы военнослужащих и
членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления;
- запрос депутата Государственной Думы
и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;
- Поручения Президента РФ и
Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня
его подписания, с пометкой «срочно» - в
3-дневный срок, требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок;
- письма предприятий и учреждений - 30
дней;
- приказы и указания министров во
исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в
течение 30 дней.
Индивидуальные сроки
исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в
резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа
может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки
исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует
согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более
чем на 30 дней.
Сроки исполнения могут
продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только
с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно
известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее
исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.
Контроль исполнения
документов в общей системе документооборота касается следующих видов
документов:
- распорядительные документы вышестоящих
подразделений: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
- распорядительные документы
представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания
области);
- распорядительные документы органа органов
управления.
- Кроме этих документов, на контроль
также ставятся:
- протоколы совещаний при руководителе
органа управления;
- поручения руководителя;
- входящая корреспонденция;
- письменные и устные обращения
граждан.
Целью контроля является
содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение
получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности
организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для
достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в
себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения
документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование
хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля
исполнения документов;
- регулярное информирование
руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
- снятие исполненных документов с
контроля.
Контроль за исполнением
документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения,
руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.
Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило,
на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за
исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое
лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию
контроля возлагается непосредственно на руководителей структурных подразделений.[4]
3. Принципы организации и контроля
исполнения документов
От систематичности и
целенаправленности организации выполнения документов и контроля их исполнения
зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов управления,
решений представительного органа территориального образования, а также
собственных решений органов управления. Контроль исполнения распорядительных
документов базируется на общих и организационно-технических принципах, под
которыми понимаются объективные основы, на которых строится организация и
контроль исполнения распорядительных документов органов управления. В них
абстрагированы объективные условия развития управления, а также его
закономерности.
К общим принципам,
отражающих социально-политическую сторону контроля исполнения, относятся:
- массовость контроля;
- повсеместность контроля, формирующее
требование обеспечения контроля исполнения решений органов управления во всех
сферах общественной жизни, которые охватываются распорядительными документами,
включая сами органы управления и их подразделения;
- всесторонность контроля,
предполагающую осуществление контроля исполнения распорядительных документов
органов управления с учетом всей полноты их требований;
- реальность контроля,
предусматривающую требования осуществления действительного, а не мнимого
контроля исполнения, базирующегося на фактах, а не домыслах или предположениях;
- объективность контроля, требующую
беспристрастной оценки результатов исполнения распорядительных документов
органов управления, исключения трактования этих результатов в угоду кого-то или
чего-то;
- результативность контроля,
определяющую необходимость получения конкретного итога от действия по контролю
исполнения распорядительных документов органов управления, выраженного в
определенных количественных и качественных показателях, характеризующих уровень
достижения целей и задач контролируемого распорядительного документа;
- гласность контроля, формирующую
требования широкого информирования
населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования и,
при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению этих
недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти недостатки были
допущены.
Наряду с общими
принципами существуют правила, отражающие организационно-техническую сторону
контроля исполнения, а именно:
- системность организации и контроля
исполнения;
- личная ответственность первого
руководителя за состоянием контроля исполнения. Этот принцип отражает
объективную необходимость осуществления руководства контролем исполнения
документов лично первым руководителем органа управления;
- централизация контроля исполнения.
Это принцип требует, чтобы общий контроль за сроками исполнения документов
возлагался на специальное подразделение или работника, с подчинением
руководителю подразделения;
- единство ответственности за
организацию и контроль исполнения, то есть ответственность за контроль
исполнения возлагается на того руководителя, к ведению которого относится
данный вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия руководителем;
- единство подготовки распорядительных
документов и контроля фактического их исполнения, т. е. ответственность за
контроль фактического исполнения распорядительного документа возлагается на
отдел или управление, который готовил документ;
- соответствие содержания
распорядительного документа необходимым
условиям контроля его исполнения.
Сроки исполнения документов.
Необходимость постановки
документа на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции
руководителя и содержания документа
Сроки исполнения могут
указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или
фиксироваться в резолюции руководителя.
Если срок исполнения
приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый, следующий
за ним рабочий день.
В случаях, когда срок
исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а
осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые
сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении
Срок исполнения документа
может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение.
Если в процессе
исполнения выясняется, что для выполнения поручения требуется более длительный
срок, чем установленный первоначально, исполнитель документа не позднее, чем за
2 дня до истечения срока исполнения должен обратиться к руководителю, давшему
поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.
В случае, когда
исполнение документа связано с необходимостью выезда на место или получения
дополнительного материала, срок исполнения может быть продлен до 1 месяца с
обязательным уведомлением об этом автора обращения.
Информация о продлении
руководством срока исполнения документа вносится в соответствующие учетные
формы. Корректировка срока осуществляется службой документационного обеспечения
управления учреждения системы Банка России.
Документ без
установленного срока, как правило, должен быть рассмотрен в течение месяца со
дня поступления в учреждение системы Банка России.[5]
Заключение
Контроль исполнения документов в
организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения
решений, по существу, ведут руководители подразделений и ответственные
исполнители; контроль сроков исполнения документов ведет служба контроля, которая структурно входит в
канцелярию (общий отдел, отдел делопроизводства). В небольших организациях функция службы
контроля может выполнять один из работников канцелярии или секретарь.
Кроме того, контроль исполнения
документов, поступивших в подразделение и находящихся у исполнителей, ведут
ответственные за делопроизводство в подразделении (секретари структурных
подразделений).
Контролю подлежит исполнение всех
зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
- постановку документа на контроль;
- проверку своевременного доведения документа до
исполнителя;
- предварительную проверку и регулирование хода
исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения
документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля
исполнения- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.
Контроль осуществляют руководители, ответственные исполнители.
Службой контроля осуществляются
следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в
подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии,
имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю
о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в
карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о
состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения
документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие
документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки
исполненных документов.
Сроки исполнения исчисляются в
календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -
с даты поступления.
Список
литературы
1.
Кудряев
В. А. Организация работы с документами. - М.: ЮНИТИ,2004.
2.
Ожегов
С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. - М.: Дело, 2002.
3.
Основы
делопроизводства./Под ред. Р. Х. Богатеева. – Казань: КГУ, 2003.
4.
Радченко
А. И. Основы управления. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.
5.
Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ОМЕГА-Л, 2003.
[1] Радченко А. И. Основы управления. –
Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – С. 194
[2] Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый
словарь русского языка. - М.: Дело, 2002. – С. 261
[3] Стенюков М.В. Документы.
Делопроизводство. - М.: ОМЕГА-Л, 2003. – С. 128
[4] Основы делопроизводства./Под ред. Р.
Х. Богатеева. – Казань: КГУ, 2003. – С. 177
[5] Кудряев В. А. Организация работы с
документами. - М.: ЮНИТИ,2004. – С. 135