Содержание

1.     Общее задание……………………………………………………….3

2.     Ответы на два теоретических вопроса (31,4)………………………8

                  2.1 Вопрос 31………………………………………………………...8

                  2.2 Вопрос 4…………………………………………………………12

3.     Решение задачи с использованием ПЭВМ………………………...15

Список литературы……………………………………………………..24

1.     Общее задание

      Дать краткую характеристику организации (основные реквизиты, показатели производственно-хозяйственной деятельности и др.)

Экономическая информация – информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ.

Важной характеристикой экономической информации является ее структура. Простой, элементарной составляющей единицей ЭИ является реквизит. Существует 2 вида реквизитов: 1)реквизиты–признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде, они служат для логической обработки составных единиц) и 2)реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. Они чаще всего выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции. Совокупность реквизитов–признаков и реквизиты–основания образуют сообщение об объекте. Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей конкретный объект, факт с количественной и качественной стороны, является экономический показатель.

Предприятие, которое будет рассмотрено в данном конкретном случае, - это сеть предприятий общественного питания - кафе «Перекресток». К основным реквизитам нашего предприятия можно отнести – блюда, товары, заказы, основные средства, объекты затрат, наименование продукции и т.д. К показателям производственно-хозяйственной деятельности относят, например, стоимость готовой продукции, заработную плату, количество готовой продукции, количество отработанного сотрудниками времени и т.д.

      Перечислить средства автоматизации управленческого труда, используемые организации, с указанием марок и количества вычислительных машин.

На нашем предприятии наличие   мощных   инструментальных    средств    позволяет  гибко приспосабливать программы к автоматическому  выполнению  массовых  расчетов, зависящих как от специфики конкретного раздела, так и от  особенностей учетной политики предприятия.

Главным средством автоматизации управленческого труда является,  безусловно, компьютер. В данном случае используется 3 персональных компьютера AMD Athlon 2500+.

Кроме того, в качестве средств автоматизации на предприятии используются также:

·        Оборудование канцелярское фотокопировальное, копировально-множительное;

·        Детали и принадлежности, включая расходные материалы для средств автоматизации управленческого и инженерно-технического труда;

·        Оборудование канцелярское прочее.

      Охарактеризовать конкретные участки, задачи и операции учета, анализа и планирования, выполняемые автоматизированным способом.

На нашем предприятии используется программа "1С: БУХГАЛТЕРИЯ", с помощью которой удобно выполнять часто повторяющиеся операции по составлению первичных бухгалтерских документов, проводок, баланса и других задач. С помощью программ на предприятии автоматизированы также:

- учет труда и его оплаты:

§  формирование базы данных но учету кадров;

§  формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;

§  распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции;

-учет основных средств:

§  формирование инвентаризационных ведомостей;

§  исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

§  расчет переоценки основных средств;

-учет материальных ценностей:

§  формирование первичных документов но движению материальных ценностей;

§  распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции.

-учет денежных средств:

§  обработка информации по учету кассовых операций;

§  обработка информации по учету банковских операций;

§  обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

-учет  затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства;

-учет продукции;

§  создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции;

§  закрытие счетов бухгалтерского учета.

-обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому

учету;

-составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.

      Проанализировать состояние работы по применению средств информатики и АСУ в своей организации.

Автоматизированные системы управления (АСУ) и автоматизированные системы обработки экономической информации (АСОЭИ) создаются для решения проблем маркетинга, учета и управления предприятиями торговли и общественного питания. Компьютеризация обеспечивает решение этих проблем на основе современных достижений научно-технического прогресса.

Можно выделить основные преимущества, которые получает наше  предприятие общественного питания с внедрением автоматизированной системы:

·        гибкую и четкую систему управления, рыночную мобильность;

·        отлаженный документооборот;

·        близкое к оптимальному распределение и использование ресурсов;

·        наличие системы финансового планирования и контроля;

·        увеличение прибыли при фиксированной выручке за счет сокращения издержек;

·        сокращение сроков окупаемости и увеличение рентабельности.

В итоге наше предприятие обретает более высокую конкурентоспособность и возможность вести гибкую политику в условиях жесткой конкуренции и борьбы за клиентов. Как следствие, она более жизнеспособна и получает ресурсы к дальнейшему развитию, приобретая фору перед остальными игроками рынка. На рынке, как известно, выживает сильнейший.

      Сформулировать предложения и рекомендации по повышению эффективности использования информационных технологий и автоматизированных средств управления в своей организации.

В АСУ, не являющейся «коробочным» продуктом, заложены мощные статистические и аналитические возможности. Их невозможно реализовать при простой инсталляции системы на компьютеры организации. Поэтому считаю, что на нашем предприятии необходим системный подход. Применение системного подхода подразумевается под термином «внедрение». Внедрение предусматривает взаимную настройку и стыковку предприятия и программного комплекса. Иначе говоря, по окончании внедрения АСУ должна представлять собой точную электронную модель предприятия, копируя его структуру и процессы обработки и хранения информации. Правильность данных в отчетах на выходе системы зависит не только от корректности обработки информации, но и от исходных данных. Для этого внедрение предусматривает жесткую привязку финансово-экономических показателей хозяйственной деятельности к бизнес-процессам через технологию производства.

Эффект заключается, главным образом, в том, что бизнес становится прозрачным для руководства и упорядоченным; его функционирование – более четким, понятным и поддается планированию; процесс управления – более оперативным и адекватным, качественным. Все это позволяет оптимально распределять ресурсы предприятия. Как следствие, повышение эффективности его работы. Эффект, выраженный в денежных единицах, может складываться из разных составляющих: роста выручки за счет снижения накладных и управленческих расходов; увеличения реальной загрузки за счет четкого администрирования потока клиентов; увеличения численности постоянных клиентов и т.д.

Кроме того, универсальность настройки и развитая функциональность корпоративных систем управления требуют наличия штата высококвалифицированных системных администраторов и системных аналитиков практически по всем составляющим бизнеса (финансы, логистика, сбыт, снабжение и т.д.) для поддержки работоспособности как системы, так и пользователей.

2. Ответы на два теоретических вопроса (31,4)

2.1       Вопрос 31. Основы построения баз данных (БД). Предметная область. Типы моделей данных.

Что такое база данных (БД)? В широком смысле слова можно сказать, что БД – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

Чтобы обеспечить быстроту и качество поиска данных в базе, этот процесс должен быть автоматизирован. Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами:

• С помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal, C++ и т.д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных.

• С помощью прикладной среды, например Visual Basic. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения.

• С помощью специальных программных сред, которые называются системами управления базами данных.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются Access, FoxPro и Paradox.

«Предметная область - часть реального мира, данные о которой нужно хранить в базе данных на компьютере. Это может быть небольшой магазин (ларек), торгующий любой продукцией (например, аудио- или видио-кассетами); пошивочное ателье; пункт проката; зоопарк; склад; коллекция (монет, марок, вин и др.); справочная вокзала (железнодорожного, речного, морского или аэро); аптека, лекарственные растения, гостиница, продажа квартир и т.п.»[1] Затем нужно спроектировать для этой предметной области базу данных.

«Прежде чем приступать к работе с базой данных, в первую очередь необходимо выбрать модель представления данных. Она должна отвечать следующим требованиям:

• Наглядность представления информации;

• Простота ввода информации;

• Удобство поиска и отбора информации;

• Возможность использования информации, введенной в другую базу;

• Возможность быстрой перенастройки базы данных (добавление новых полей, новых записей, их удаление).»[2]

При разработке БД можно выделить следующие этапы работы.

I этап. Постановка проблемы

На этом этапе формируется задание по созданию БД. В нем подробно описывается состав базы, назначение и цели ее создания, а также перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в этой базе данных (отбор, дополнение, изменение данных, печать или вывод отчета и т.д.).

II этап. Анализ объекта

На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять ваша БД, каковы свойства этих объектов. После разбиения БД на отдельные объекты необходимо рассмотреть свойства каждого из этих объектов, другими словами, установить, какими параметрами описывается каждый объект. Все эти сведения можно располагать в виде отдельных записей и таблиц. Далее необходимо рассмотреть тип данных каждой отдельной единицы записи (текстовый, числовой и т.д.). Сведения о типах данных также следует занести в составляемую таблицу.

III этап. Синтез модели

На этом этапе по проведенному выше анализу необходимо выбрать определенную модель БД. Далее рассматриваются достоинства и недостатки каждой модели, сопоставить их с требованиями и задачами вашей БД и выбрать ту модель, которая сможет максимально обеспечить реализацию поставленной задачи. После выбора модели необходимо нарисовать ее схему с указанием связей между таблицами или узлами.

IV этап. Способы представления информации, программный инструментарий

После создания модели необходимо, в зависимости от выбранного программного продукта, определить форму представления информации. В большинстве СУБД данные можно хранить в двух видах:

•        С использованием форм;

•        Без использования форм.

Форма – созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу.

V этап. Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания

После рассмотрения инструментальных возможностей выбранного программного продукта можно приступить к реализации БД на компьютере. В процессе создания компьютерной модели можно выделить некоторые стадии, типичные для любой СУБД.

«БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия.Существуют три основных типа моделей данных – реляционная, иерархическая и сетевая.»[3]

Реляционная модель

Термин «реляционный» (от латинского relatio – отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а столбец – полем.

«Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

•        Каждый элемент таблицы – один элемент данных.

•        Все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип.

•        Каждое поле имеет уникальное имя.

•        Одинаковые записи в таблице отсутствуют.

•        Порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.»[4]

Иерархическая модель

Иерархическая модель БД представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

Свойства иерархической модели данных:

•        Несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня.

•        Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине.

•        Каждый узел имеет свое имя (идентификатор).

•        Существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.

Сетевая модель

Сетевая модель БД похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

2.2    Вопрос 4. Унифицированные системы документации для выполнения функций управления и организации электронного документооборота.

С развитием бизнеса резко возрастает потребность управления корпоративными электронными документами различных видов. Автоматизация бизнес-процессов предприятий приводит к тому, что применение систем электронного документооборота стало реальным средством повышения эффективности ведения бизнеса за счет снижения временных и финансовых затрат на документационное обеспечение управления.

Неудивительно, что особую актуальность получили вопросы использования систем электронного документооборота, позволяющих получить управление документами и их движением.

«Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.»[5]

Системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивают совместную работу с документами любого вида и формата. Они сопровождают бизнес-процессы предприятия, способствуя поступательной миграции от бумажного документооборота к использованию электронных документов. Уверенно входя в практику корпоративных информационных систем, управление электронными документами позволяет унифицировать обработку документов для осуществления управления деловыми процессами в гетерогенной среде.

Решения, предлагаемые в области автоматизации электронного документооборота, позволяют существенно сократить время, затраченное на обработку информации и принятие руководящих решений, а также повысить контроль за исполнением управленческих регламентов и обработкой корпоративной документации.

Эти преимущества достигаются за счет комплексного подхода к автоматизации электронного документооборота. Проводится полное обследование бизнес-процессов предприятия для разработки общей концепции обеспечения электронного документооборота, определения типовых делопроизводственных функций и процессов и их интеграции с существующими информационными системами.

Еще одно преимущество заключается в сохранении разумного баланса между использованием современных информационных технологий и решением задач конкретного заказчика. Обеспечивая полноценную поддержку технологий управления документами, СЭД позволяет достичь абсолютной прозрачности управления, ориентируя предприятие на соблюдение стандарта ISO 9000.

Решения в области разработки и внедрения СЭД основаны на использовании стандартных интерфейсов. Тем самым достигается способность бесшовной интеграции СЭД с внешними приложениями и другими узлами корпоративной информационной системы. Таким образом, обеспечивается совместимость СЭД с другими подсистемами и процессами независимо от платформы и средств разработки. СЭД становится универсальным модулем, связывающим воедино всех участников бизнес-процессов.

Ключевыми особенностями решений в области СЭД является масштабируемость, способность поддерживать одновременную совместную работу необходимого количества пользователей, одинаково надежно функционируя на всех уровнях управления, и в условиях распределенной корпоративной информационной системы.

Обеспечение безопасности в СЭД достигается за счет использования сертифицированных средств шифрования, криптографической защиты и электронной подписи. Сохраняется гарантированная конфиденциальность всей корпоративной информации.

Благодаря своей универсальности, СЭД не только создают платформу для дальнейшего развития корпоративной информационной системы, но и приносят ощутимый экономический выигрыш за счет максимального сохранения инвестиций заказчика.

Решение задачи с использованием ПЭВМ

С помощью программных средств СУБД MS Access создаем базу данных «Рецепты». Сначала с помощью Конструктора создаем следующие таблицы:

·        «Виды блюд» - предназначена для хранения данных о видах пищи (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Таблица «Виды блюд»

·        «Перечень блюд» - содержит названия конкретных блюд (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Таблица «Перечень блюд»

·        «Продукты» - содержит сведения о продуктах, которые используются для приготовления блюд (см. рисунок 3).

Рисунок 3. Таблица «Продукты»

·        «Перечень компонентов блюд» - предусмотрена для информации о рецептах, посредством которых описывается состав каждого блюда (см. рисунок 4).

Рисунок 4. Таблица Перечень компонентов блюд»

·        «Меню на день» - включает в себя информацию о названиях блюд, которые запланированы к производству на конкретную дату, и количественные пропорции для каждого из них (см. рисунок 5).

Рисунок 5. Таблица «Меню на день»

Далее заполняем таблицы в соответствии с индивидуальным вариантом. Связи между таблицами БД устанавливаются при выполнении команды Схема данных из меню Сервис (см. рисунок 6).

Рисунок 6. Схема базы данных

Далее для каждой таблицы с помощью Мастера форм создаем экранную форму, которая позволяет просматривать, изменять и вводить данные, содержащиеся в таблице. Получаем формы «Виды блюд» (см. рисунок 7), «Перечень блюд» (см. рисунок 8), «Продукты» (см. рисунок 9), «Перечень компонентов блюд» (см. рисунок 10), «Меню на день» (см. рисунок 11).

Рисунок 7. Форма «Виды блюд»

Рисунок 8. Форма «Перечень блюд»

Рисунок 9. Форма «Продукты»

Рисунок 10. Форма «Перечень компонентов блюд»

Рисунок 11. Форма «Меню на день»

Далее формируются запросы, которые на основе данных, представленных в таблицах, позволяют получить:

·        Список первых блюд

В форме SQL:

SELECT [Перечень блюд].[Наименование блюда]

FROM [Перечень блюд]

WHERE ((([Перечень блюд].[Код вида блюда])=2));

·        Список продуктов, необходимых для приготовления вторых блюд

В форме SQL:

SELECT DISTINCTROW (Продукты.[Наименование продукта])  

FROM Продукты INNER JOIN ([Перечень блюд] INNER JOIN [Перечень компонентов блюд] ON [Перечень блюд].[Код блюда] = [Перечень компонентов блюд].[Код блюда]) ON Продукты.[Код продукта] = [Перечень компонентов блюд].[Код продукта]

WHERE ((([Перечень блюд].[Код вида блюда])=3))

ORDER BY (Продукты.[Наименование продукта]);

·        Данные по выходу блюд

В форме SQL:

SELECT [Перечень блюд].[Наименование блюда], Sum([Перечень компонентов блюд].Нетто) AS [Выход блюда-Нетто], Sum([Перечень компонентов блюд].Брутто) AS [Выход блюда-Брутто]

FROM Продукты INNER JOIN (([Виды блюд] INNER JOIN [Перечень блюд] ON [Виды блюд].[Код вида блюда]=[Перечень блюд].[Код вида блюда]) INNER JOIN [Перечень компонентов блюд] ON [Перечень блюд].[Код блюда]=[Перечень компонентов блюд].[Код блюда]) ON Продукты.[Код продукта]=[Перечень компонентов блюд].[Код продукта]

GROUP BY [Перечень блюд].[Наименование блюда];

·        Данные по стоимости блюд

В форме SQL:

SELECT [Перечень блюд].[Наименование блюда], Sum(([Перечень компонентов блюд].Брутто/1000)*[Продукты].[Закупочная цена]) AS [Стоимость блюда]

FROM Продукты INNER JOIN (([Виды блюд] INNER JOIN [Перечень блюд] ON [Виды блюд].[Код вида блюда] = [Перечень блюд].[Код вида блюда]) INNER JOIN [Перечень компонентов блюд] ON [Перечень блюд].[Код блюда] = [Перечень компонентов блюд].[Код блюда]) ON Продукты.[Код продукта] = [Перечень компонентов блюд].[Код продукта]

GROUP BY [Перечень блюд].[Наименование блюда];

·        Список блюд, относящихся к определенному виду (запрос с параметром)

В форме SQL:

SELECT [Перечень блюд].[Наименование блюда]

FROM [Виды блюд] INNER JOIN [Перечень блюд] ON [Виды блюд].[Код вида блюда] = [Перечень блюд].[Код вида блюда]

WHERE ((([Название вида блюда])=[Виды блюд].[Вид блюда]));

·        Количество блюд по видам в дневном меню на определенную дату (запрос с параметром)

В форме SQL:

SELECT Count([Перечень блюд].[Код блюда]) AS [Количество блюд], [Виды блюд].[Вид блюда]

FROM ([Виды блюд] INNER JOIN [Перечень блюд] ON [Виды блюд].[Код вида блюда]=[Перечень блюд].[Код вида блюда]) INNER JOIN [Меню на день] ON [Перечень блюд].[Код блюда]=[Меню на день].[Код блюда]

WHERE ((([Дата в меню])=[Меню на день].Дата))

GROUP BY [Виды блюд].[Вид блюда];

В заключении разрабатывается отчет, содержащий итоговые данные по ежедневному выпуску блюд (см. рисунок 12).

Рисунок 12. Отчет «Ежедневный выпуск блюд»

Список литературы:

1.  Богумирский Б. Эффективная работа на IBM PC в среде Windows 95. – СПб,

     Питер, 1998. -1120с.

 

2.  Берлинер Э. М. и др. Windows 98. – М.: БИНОМ, 1998. -576с.

3.  Тюрин Ю.Н., Макаров А.А. Статистический анализ данных на компьютере.

     - М.: ИНФРА, 1998.

 

4. Основы современных компьютерных технологий. /Под ред. А.Д.Хомоненко.    

     - СПб.: Корона-принт, 1998.

 

5. Журналы «Мир ПК», 2000 г. №№ 1-12.

6.     Информационная технология, экономика, культура / Сб. обзоров и рефератов. - М.: ИНИОН РАН, 1995.

7.     Информационные системы в экономике / Под ред. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 1996.

8.     Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. Г.А.Титоренко. – М.:Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400с.

[1] Тюрин Ю.Н., Макаров А.А. Статистический анализ данных на компьютере.   - М.: ИНФРА, 1998.

[2] .  Тюрин Ю.Н., Макаров А.А. Статистический анализ данных на компьютере.   - М.: ИНФРА, 1998.

[3] Берлинер Э. М. и др. Windows 98. – М.: БИНОМ, 1998. -576с.

[4] Богумирский Б. Эффективная работа на IBM PC в среде Windows 95. – СПб,   Питер, 1998. -1120с.

[5] Информационные системы в экономике / Под ред. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 1996.