Данная статья представляет собой изложение концепции управления предприятием с использованием одной из недавно появившихся информационных компьютерных технологий - технологии автоматизации деловых процессов (workflow). Необходимо отметить, что в последнее время стало общепризнанным отношение к ней как к средству автоматизации документооборота предприятия. Реже встречаются упоминания об ее применении для решения финансовых и банковских задач. Далее предлагается несколько иной подход к технологии автоматизации деловых процессов, а именно ее использование в целях обеспечения процессов управления.

Первая часть статьи посвящена рассмотрению вопросов теории управления, в том числе определению места управленческого труда среди других видов деятельности, осуществляемых на предприятии, и выделению его общих функций.

Во второй части описывается модель автоматизации управленческого труда. В качестве признака, по которому классифицированы средства автоматизации, использовано видовое разделение управленческого труда, с точки зрения его содержания, на эвристический, административный и операторный. Эта модель позволяет позиционировать системы автоматизации деловых процессов как средство автоматизации административного труда. Далее излагается определение основных понятий, применяемых в рамках этой достаточно специфической области компьютерных технологий. В их число входят понятия «делового процесса», «деловой процедуры», «модели делового процесса», «системы автоматизации деловых процессов» и т. п.

В конце второй части содержится описание технологии работы систем автоматизации деловых процессов для автоматизации общих управленческих функций: планирования, организации, активизации, координации и контроля.

В заключение рассматриваются преимущества рассмотренной технологии по сравнению с традиционно используемыми.

Давайте говорить на одном языке

Управление. Обычное слово, которое мы довольно часто слышим и используем в своей речи. Для его понимания не обязательно доставать с книжной полки толстый толковый словарь. Тем не менее нередки ситуации, когда, употребляя какое-то слово или выражение, разные люди вкладывают в него разный, бывает даже противоположный, смысл. Чтобы избежать подобных разногласий определимся с основными понятиями рассматриваемого вопроса.

Немного истории, немного теории...

В конце XX века не вызывает сомнений утверждение, что управление - это особый вид человеческой деятельности. Он имеет давние традиции и богатый опыт, обобщенный в наши дни наукой, называемой теорией управления. Один из классиков этой теории, Ф. У. Тейлор, замечал по этому поводу: «Искусство управления - это эволюция, а не изобретение». Осмысленная совместная деятельность любого коллектива, будь то патриархальная община или средневековая мануфактура, требовала регулирования. Правда, в те времена управленческий труд был тесно связан с другими видами деятельности.

В XIX в. вместе с формированием машинного производства, поведшим за собой разделение труда, появились профессиональные управленцы, т. е. люди, сделавшие организацию деятельности других людей своим основным занятием. Приблизительно к этому же времени относится и зарождение науки управления. Теория управления насчитывает чуть больше века. Основу ее заложили четыре человека, по праву считающиеся сегодня классиками: Фредерик Уинслоу Тейлор, Анри Файоль, Гаррингтон Эмерсон и Генри Форд. Каждый из них пришел к созданию своей концепции в результате собственной практической деятельности, сформулировав теоретические постулаты на основе богатого опыта, накопленного эмпирическим путем. Наверное, поэтому многие их мысли, высказанные около ста лет назад, сохранили актуальность по сей день. Пригодятся они и нам.

Так, А. Файоль в своем труде «Общее и промышленное управление» (1916 г.) выделил основные типы деятельности, встречающиеся на предприятиях: техническая деятельность (производство и обработка); коммерческая деятельность (покупка, продажа, обмен); финансовая деятельность (привлечение средств и распоряжение ими); страховая деятельность (страхование и охрана имущества и лиц); учетная деятельность (бухгалтерия, калькуляция, учет, статистика и т. д.); административная деятельность (предвидение, организация, распорядительство и контроль).

Особое место среди перечисленных типов деятельности (Файоль в своей работе называет их также «функциями») занимает административная. «Ни на одной из пяти предыдущих функций не лежит задача выработки программы работы предприятия, подбора его рабочего состава, координирования усилий, гармонизации действий. Эти операции... образуют особую функцию, которая обычно обозначается именем управления...» Таким образом, Файоль не только обозначил управление как особый вид деятельности, но и определил его функции (назвав их операциями). Современная теория управления выделяет их практически в том же составе, несколько видоизменив названия.

Функции управления

Итак, управление сформировалось как особое направление, приобрело теоретическую базу и продолжило свое развитие. С течением времени происходила его специализация, т. е. функциональное разделение.

Схема 1. Классические общие функции управления

Функция управления - специализированный вид управленческой деятельности. Все многообразие управленческих функций можно разделить на общие и конкретные функции. В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности. Но управленческий труд имеет и определенное наполнение. Именно оно отражается в конкретных функциях, таких как управление производством, управление финансами, управление сбытом (маркетинг) и т. п.

Каждая из конкретных функций, в свою очередь, реализуется через выполнение общих, что позволяет говорить о планировании финансов, организации сбыта, контроле производства. Поэтому в рамках изложения концепции управления производством уделим особое внимание рассмотрению именно общих функций управления.

Управление - это процесс, или некоторый набор функций, реализуемых в определенном порядке. В него входят: планирование, организация, активизация, координация, контроль.

Планирование - это, в общем случае, выработка программы действий, которая послужит в дальнейшем основой формирования производственной системы или средством поддержания ее эффективного существования. Программа действий - это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход. Подготовка программы действий является одной из наиболее важных и трудных задач на всяком предприятии. Она приводит в движение всю систему и служит основой успешной реализации последующих функций.

Организация - это обеспечение предприятия всем тем, что необходимо для его благополучного функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т. п. Обладая необходимыми ресурсами, оно должно функционировать соответствующим образом и выполнять поставленные цели. Результатом выполнения данной функции является созданная производственная система. Следует отметить, что на первоначальном этапе существования системы организация подразумевает разработку модели производственной системы, т. е. ее логического описания, а также проектирование ее структуры - состава элементов и взаимосвязей между ними.

Активизация. Когда производственная система подготовлена к работе, необходимо заставить ее действовать. Данная функция реализуется путем выдачи распоряжений. Обычно она распределяется между несколькими руководителями, причем каждый берет на себя определенный круг обязанностей и несет ответственность за их выполнение. После активизации производственная система становится действующей.

Координация подразумевает согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Это значит - учитывать в отношении каждой подсистемы предприятия (технической, финансовой, коммерческой и т. д.) те взаимосвязи, которые существуют между ней и ее окружением, и те последствия, которые оказывает ее функционирование на связанные с ней подсистемы.

Контроль на предприятии состоит в проверке - все ли протекает согласно принятой программе, установленным организационным принципам и данным распоряжениям. Его целью является выявление допущенных ошибок с целью исправления и избежания их повторения в дальнейшем. Контроль применяется ко всему: к материальным объектам, действиям, людям. Для того чтобы контроль был действенным, его нужно проводить своевременно и сопровождать соответствующими санкциями. По результатам контроля принимаются управленческие решения, направленные на выработку новых планов, реорганизацию производственной системы, активизацию и координацию ее деятельности. Таким образом запускается новый цикл функционирования системы. Цель координации и контроля - эффективно действующая производственная система.

Поддержка управления системами workflow

Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это прежде всего труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Модель автоматизации управленческих процессов

При всем подлинном многообразии управленческой деятельности возможна некоторая ее классификация. Определяют следующие виды управленческой деятельности в зависимости от ее содержания: эвристическая; административная; операторная.

Эвристическая деятельность заключается в формулировании новых идей, концепций, решений. В управлении она воплощается в разработке новых планов, технологий, форм организации труда. Процесс такой деятельности может быть разделен на две составляющие: аналитическую и конструктивную. Аналитическая составляющая подразумевает сбор, изучение и анализ необходимой для принятия решения информации. Конструктивная составляющая представляет собой подготовку, обсуждение и принятие управленческого решения. Деятельность такого вида практически не формализуется.

Административная деятельность - это непосредственное управление действиями и поведением производственной системы. Она заключается в организации коммуникаций между разными участниками процесса управления и в общем случае предполагает выдачу распоряжений и контроль их исполнения. Такая деятельность в большей или меньшей степени может быть формализована.

Операторная деятельность. Несмотря на то что управленческий труд - процесс весьма творческий, некоторая его часть рутинна и представляет собой набор стереотипных, повторяющихся операций, необходимых для информационного обеспечения производственных процессов. В основном, это операции, связанные с документированием управленческой деятельности. Согласно российскому законодательству и здравому смыслу, деятельность предприятия должна быть задокументирована, т. е. на соответствующие административные, финансовые, коммерческие, производственные операции создаются официальные документы. Именно обработка документов составляет основное содержание операторного труда (имеется в виду оформление, регистрация документов, экспедиционная обработка поступающей корреспонденции). Операторная деятельность формализуется наиболее простым способом и легко поддается автоматизации.

На схеме 2 представлена модель, иллюстрирующая современный подход к автоматизации управленческой деятельности. В зависимости от типа деятельности выбираются различные средства ее поддержки.

Исторически сложилось так, что операторная деятельность подвергалась автоматизации в первую очередь. Это связано с тем, что она просто формализуема. Операторная деятельность поддерживается разнообразными средствами автоматизации.

В основном для автоматизации операторного труда используются системы, давно завоевавшие сердца пользователей. Сегодня они предлагают богатый набор разнообразных функциональных возможностей, обеспечивающих обработку данных, представленных в электронной форме. К ним относятся разнообразные средства разработки документов (такие как текстовые и табличные процессоры, средства подготовки презентаций и т. п.), системы обработки транзакций (OLTP - On-line Transaction Processing), системы управления базами данных (СУБД), системы управления документами (EDMS - Electronic Document Management System).

В качестве средств автоматизации административной деятельности используются разнообразные системы, обеспечивающие и координирующие совместную деятельность нескольких участников процесса управления. Такие системы появились на рынке программного обеспечения относительно недавно. Это так называемые системы groupware и workflow, а также средства работы с электронными формами. Основная концепция использования систем такого типа заключается в формировании единого информационного пространства предприятия, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Наибольшие трудности возникают при попытке автоматизировать каким-либо образом эвристическую деятельность. В наши дни корректнее говорить не об автоматизации деятельности такого рода, а об ее автоматизированной поддержке. К средствам, используемым в этих целях, можно отнести системы поддержки принятия решений (DSS - Decision Support System), экспертные системы (ЭС), системы анализа в реальном времени (OLAP - On-line Analytic Processing), информационные хранилища данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.

Остановимся подробнее на рассмотрении вопросов, связанных с автоматизацией административной деятельности с помощью систем управления деловыми процессами (систем класса workflow).

Аппарат управления с точки зрения систем workflow

Система управления (или аппарат управления) может рассматриваться с различных позиций. Современная теория управления выделяет следующие представления аппарата управления: информационная модель; коммуникационная модель; системная модель.

С точки зрения первой модели, аппарат управления представляется цехом по производству и переработке информации. Управленческие процессы описываются в терминах процессов информационных, т. е. управленческий процесс - это переработка информации, проходящая следующие стадии: сбор, обработку, генерацию и использование информации, которая служит «сырьем» для выработки управленческих решений и средством передачи управленческих воздействий. Таким образом, аппарат управления можно определить как совокупность центров по переработке данных, связанных информационными потоками.

Вторая модель представляет аппарат управления, как коммуникационную систему. Он рассматривается как иерархия взаимосвязанных процессов общения (коммуникаций) между людьми, т. е. человек является основным элементом такой системы. По некоторым оценкам, руководитель среднего уровня управления более 50% своего рабочего времени тратит на участие в коммуникационных процессах (совещания, переговоры и т. п.). Цель функционирования аппарата управления, с точки зрения коммуникационной модели, - это контроль за процессами, обеспечивающими существование и функционирование предприятия как системы.

Системный подход относит аппарат управления к социотехническим системам. В этой модели коммуникационные и информационные потоки учитываются совместно как взаимно влияющие друг на друга. Таким образом происходит объединение двух предыдущих моделей. Аппарат управления есть совокупность взаимодействующих деловых процессов, таких как процесс принятия решения, процесс выполнения работ, т. е. управление рассматривается с точки зрения его ориентации на деловые процессы, происходящие на предприятии. При этом конечные результаты зависят не только от надлежащего выполнения работ, но и от взаимоотношений, сложившихся между людьми.

При организации автоматизированной поддержки управления с применением системы workflow аппарат управления рассматривается именно как социотехническая система. Следовательно, внедрение системы автоматизации деловых процессов преследует две цели: организовать эффективный информационный обмен между участниками управленческого процесса и поддерживать необходимые коммуникации между ними. Использование технологии workflow повышает контролируемость протекающих процессов, ускоряет выполнение распоряжений руководства, организует взаимодействие в реальном масштабе времени. Системы данного класса появились на компьютерном рынке относительно недавно. Поэтому остановимся подробнее на рассмотрении основных понятий, применяемых в рамках концепции workflow.

Системы workflow - понятия и определения

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) - это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части. В определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий.

Система автоматизации деловых процессов (система класса workflow) - программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловых процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) и т. п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка - WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

При всем разнообразии системы автоматизации деловых процессов имеют и нечто общее - все они направлены на решение проблем, возникающих из-за изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии. Собственно говоря, такие системы нельзя рассматривать как одиночные приложения. Их с уверенностью можно отнести к средствам интеграции деловых процессов предприятия.

В основу функционирования рассматриваемых систем заложены понятия «делового процесса» и «деловой процедуры».

Деловой процесс - это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленной цели.

Деловая процедура - это логический этап делового процесса, который необходимо реализовать для его завершения. Так, например, деловой процесс «Обработка входящего документа» состоит из следующих процедур: регистрация документа, выдача резолюции, постановка на контроль, исполнение резолюции, контроль исполнения, проверка результатов.

Формализованное описание делового процесса в целом, деловых процедур, входящих в него, правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Построение модели делового процесса производится на этапе внедрения системы и представляет собой достаточно трудоемкую работу. От того, насколько удачно будет разработана модель, зависит эффективность дальнейшего функционирования системы. Поэтому построению модели должно предшествовать детальное обследование и анализ объекта автоматизации на предмет оптимизации его деятельности. Для этого вполне применимы традиционные методологии системного анализа, такие как SADT (Structured Analysis and Design Technique) или DFD (Data Flow Diagram). Существуют и специализированные методологии, поддерживаемые системами автоматизации деловых процессов. В качестве примера можно привести Action Workflow, поддерживаемую Action Workflow System.

Обследование позволяет выявить необходимую для построения модели информацию. Собранная информация должна быть представлена в надлежащей форме. Некоторые системы автоматизации деловых процессов используют для описания процесса графические средства, и в их терминах такое описание называется картой делового процесса. Описание процесса может производиться также с помощью специализированных формальных языков (скриптов).

Конкретные процедуры выполняются по некоторым правилам. Правило обработки процедуры - это некоторое условие, соблюдение или несоблюдение которого вызывает определенные действия. Обычно правила обработки процедур ассоциируются с некоторыми значениями данных, обрабатываемых в рамках данной процедуры, и от них зависит дальнейший порядок обработки данных или направление их передачи (маршрутизация). Таким образом, правила обработки деловых процедур можно разделить на правила обработки данных и правила маршрутизации.

Правила маршрутизации определяют сценарий реализации делового процесса, т. е. последовательность выполнения процедур, входящих в него. В качестве примера различной маршрутизации одного и того же объекта можно привести правило выдачи рассмотрения входящего документа и резолюции на него: «Документы, принадлежащие к группе особенно важных, рассматриваются и расписываются руководителем предприятия, а остальные документы - его заместителями, согласно кругу курируемых ими вопросов».

Выделяют несколько видов маршрутизации, в зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур: жесткая либо свободная маршрутизация; в зависимости от порядка следования активизируемых процедур: последовательная либо параллельная маршрутизация.

Жесткая маршрутизация возможна в том случае, если порядок выполнения процедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры. Такая маршрутизация закладывается при проектировании модели делового процесса. При ее реализации завершение одной процедуры приводит к автоматическому запуску другой процедуры (или нескольких процедур). Жесткая маршрутизация закладывается в описание модели делового процесса на этапе внедрения системы, но в дальнейшем, в случае изменения порядка функционирования аппарата управления, она может видоизменяться.

Свободная маршрутизация (ее также называют условной или ad hoc-маршрутизацией) определяется условиями, выполнение или невыполнение которых выясняется только после завершения предыдущей деловой процедуры. В этом случае нельзя сказать заранее, какая процедура будет запущена после выполнения данной. Решение этого вопроса передается участнику делового процесса, наделенному соответствующими правами.

Последовательная маршрутизация подразумевает выполнение деловых процедур одна за другой. Очередная процедура инициируется только после завершения предыдущей. Таким образом, при последовательной маршрутизации в определенный момент времени может быть инициирована только одна процедура.

Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации нескольких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры независимы друг от друга, и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса.

Вообще говоря, позиционирование систем автоматизации деловых процессов, как средств создания электронного документооборота предприятия, не совсем точно. Автоматизация документооборота одна из основных функций, но далеко не единственная. В некоторых случаях (а таких случаев не так уж и мало) система автоматизации деловых процессов может обеспечивать поддержку исполнения поручения руководства, не связанного с обработкой того или иного документа. Сама идеология ряда таких систем (в качестве примера можно привести ActionWorkflow System компании Action Technologies) отодвигает понятие «документ» на второй план, ставя во главу угла модель коммуникаций между участниками процесса.

Для разделения понятий «исполнение документа» и «исполнение поручения» используется термин «работа». Работа - это конкретное поручение, выполняемое в рамках делового процесса и подвергающееся ряду определенных процедур.

Описание работы включает формулировку задания, некоторую информацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных документов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Работа состоит из отдельных этапов, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения.

Еще одним важным компонентом описания делового процесса является распределение ролей между его участниками. Роль определяет набор действий в рамках делового процесса, который его участник должен выполнить для достижения цели процесса. При определении роли закрепляются следующие ее характеристики: расположение, функции, права доступа. Участник может быть членом описанной рабочей группы, тогда на него распространяются все характеристики данной группы. Существуют следующие типы ролей: инициатор, исполнитель и наблюдатель.

Инициатор работы - это участник делового процесса, который формулирует содержание работы, описывает ее и запускает на исполнение. Кроме этого, в задачи инициатора входит контроль хода выполнения работы и прием ее результатов.

Исполнитель работы - это участник делового процесса, выполняющий работу, а также отчитывающийся и несущий ответственность за ее результаты. Исполнитель при наличии соответствующих прав может создавать новую работу, как часть порученной ему, назначая новых исполнителей, т. е. сам становится инициатором работ. Таким образом поддерживается традиционная иерархическая структура управления с несколькими уровнями подчиненности.

Наблюдатель - это участник делового процесса, который отслеживает выполнение работы.

Владея основными понятиями рассматриваемой технологии, обратимся к ее реализации для обеспечения поддержки основных функций управления.

Поддержка основных функций управления средствами workflow

Идеология систем автоматизации деловых процедур основывается на утверждении, что большинство деловых процессов в аппарате управления обладает следующими характеристиками:

1. деловой процесс состоит из конечного набора задач, выполняемых предписанным образом;
2. в деловой процесс вовлечено множество людей с различной степенью ответственности;
3. деловые процессы заключаются в изучении, создании, обработке и передаче информации в различных представлениях, а не только в форме документов;
4. деловой процесс имеет некоторую цель, возможно, не очевидную всем его участникам.

Системы автоматизации деловых процессов основываются на комплексном подходе к решению задач управления. Это значит, что они в той или иной мере поддерживают реализацию всех основных функций управления: планирования, организации, активизации, координирования и контроля. Порядок их работы представлен на схеме 3.

Система управления может быть разделена на управляющую и управляемую подсистемы. Управляющая подсистема занимается выработкой управленческих решений. Управляемая подсистема является исполнителем этих решений. Важный показатель эффективности взаимодействия управляющей и управляемой подсистем - обратная связь. Обратная связь - это информация о результатах управленческого воздействия. Управляющая подсистема получает ее от управляемой в виде разнообразных отчетов (документированных и устных). Такая информация помогает оценить полученные результаты и служит основой для выработки новых решений, корректирующих или развивающих предыдущие.

Итак, средства автоматизации управленческих процессов (на схеме средства workflow) служат интегрирующим средством при обеспечении взаимодействия управляющей и управляемой подсистемы, которое строится следующим образом.

Организация процесса производства приводит к формированию некоторых структур (организационной, производственной, структуры взаимоотношений и т. п.). Эти структуры вытекают из сущности и содержания деловых процессов. Они закладываются в модель делового процесса на этапе внедрения системы автоматизации, что проявляется в построении карты делового процесса, описывающего жесткую маршрутизацию, а также в назначении ролей, определении групп участников процесса и т. д. Таким образом, действующая система автоматизации деловых процессов поддерживает заданный способ функционирования аппарата управления.

Полученная при внедрении системы модель деловых процессов не является статичной. Предприятие может выжить и эффективно функционировать только в том случае, если будет чутко реагировать на преобразования внешней и внутренней среды. Эти изменения отражаются на организации деловых процессов внутри предприятия. В этом случае задачей системы автоматизации деловых процессов становится своевременное отображение происходящих изменений. При этом особое значение приобретает тот факт, что обновление системы не требует ее перепрограммирования. Изменения вносятся по ходу дела непосредственными пользователями системы, делая ее весьма чувствительной к разнообразным нововведениям.

По результатам планирования строится некоторый план действий. В рамках активизации руководство формулирует поручения и распоряжения, призванные реализовать полученный план. С помощью системы автоматизации руководитель или его секретарь оформляет распоряжения в виде работ. При этом создается описание работы, включающее сроки ее начала, завершения и другие характеристики. Если выполнение работы требует ознакомления с тем или иным документом, представленным в электронной форме, то он может быть прикреплен к описанию работы и в дальнейшем будет передан пользователю. При параллельной маршрутизации работа может направляться сразу нескольким исполнителям.

Система автоматизации передает инициированные работы исполнителям согласно описанным характеристикам, соблюдая сроки передачи, вид маршрутизации и другие заданные условия. Исполнитель, получив задание, приступает к его выполнению. При этом он может сформировать новые работы, как части выполняемой, если ему даны такие полномочия, и привлечь таким образом к исполнению работы дополнительных участников. При необходимости уточнения задания или оперативного согласования можно воспользоваться функцией системы аналогичной электронной почте, передав соответствующий запрос.

При переходе работы от одного участника к другому к ней могут добавляться новые данные. На схеме они названы «данными об исполнении работы». Такие данные появляются в системе двумя способами: непосредственно вводятся исполнителем в экранную форму, описывающую работу, или генерируются системой самостоятельно. Во втором случае имеются в виду данные о сроках прохождения работой очередного этапа, текущем статусе работы (инициирована, завершена, отложена), ее местонахождении и т. п. Именно эта информация часто интересует инициатора работы с точки зрения координации процесса и контроля его протекания. Система автоматизации делового процесса обеспечивает передачу такой информации в режиме реального времени, поддерживая оперативную обратную связь между инициатором работы и ее исполнителем. При этом устраняется возможность потери необходимых данных, значительно сокращается время их передачи по сравнению с бумажной технологией организации работ.

Полученная информация служит основой для выработки решений: по координации делового процесса и по результатам контроля. Новые решения вновь оформляются в виде работ, запускающих новую итерацию работы системы. Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет значительно повысить уровень этих решений, благодаря своевременному информированию руководства о состоянии дел.

Функционирование автоматизированной системы позволяет создать и поддерживать четкую технологию жизнедеятельности всего аппарата управления. Оно способствует надлежащей организации работ, совершенствует обратные информационные связи, укрепляет трудовую дисциплину и повышает организационную культуру.

Заключение

Итак, управление - это специфический вид труда, обладающий рядом особенностей. К ним относится слабая формализуемость, затрудняющая его автоматизацию. Тем не менее современные программные средства позволяют в какой-то мере решить задачи автоматизации процессов управления. В их число входят и системы автоматизации деловых процессов (системы класса workflow).

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) в применении к управлению предприятием связана с автоматизацией административного труда и направлена на поддержку основных классических функций управления: планирования, организации, активизации, координирования и контроля. На сегодняшнем рынке ПО представлен широкий спектр систем, реализующих эту технологию. Они обеспечивают решение поставленных задач, управляя последовательностью работ на основе описанных логических правил и привлекая необходимые человеческие и информационные ресурсы, связанные с разными этапами работ.

Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации управленческой деятельности по сравнению с традиционными:

1. обеспечивается высокая эффективность принятия решений;
2. рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия;
3. поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;
4. устраняется дублирование функций;
5. повышается эффективность работы в целом;
6. снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.

Перечисленные достоинства технологии, а также ее успешное внедрение и использование на многих предприятиях дает возможность говорить о ней как о современной эффективной технологии организации управленческих процессов, обладающей большим будущим.