Документы по личному составу

Содержание

1. Перечень и характеристика документов по личному составу................ 3

2. Требования к документам по учету кадров.............................................. 5

3. Трудовая книжка и ее значение.................................................................. 7

3.1. Ведение трудовой книжки.................................................................................................... 7

3.2. Изменение формы и правил заполнения, хранения и учета трудовых книжек........... 8

3.3. Учет и хранение трудовых книжек.................................................................................. 20

4. Акт на уничтожение дел с истекшим сроком хранения......................... 23

5. Полный протокол заседания коллегиального органа.......................... 24

Список использованной литературы........................................................... 25

Приложение..................................................................................................... 26

1. Перечень и характеристика документов по личному составу

К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

В настоящий комплект образцов включены следующие документы: Трудовой договор (контракт); Приказ по личному составу; Анкета; Резюме; Характеристика с места работы; Командировочное удостоверение.

Перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения

Наименование документов	Срок хранения	Основание
1. Приказы по личному составу:
а. о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных командировках	75 лет	ст. 19б
б. о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках	5 г.	ст. 19в
2. Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел	5 г.	ст. 492
3. Журнал (картотека) учета приказов по личному составу	75 лет	ст. 392
4. Картотеки, указатели, базы данных по личному составу	75 лет	ст. 493
5. Методические рекомендации по работе отдела кадров	До замены новыми	ст. 378
6. Должностные инструкции сотрудников АО	Постоянно
7. Квалификационные требования	До замены новыми	ст. 433
8. Документы по определению, оценке индивидуальных качеств, возможностей персонала:
а. контрольные тесты	До замены новыми	ст. 440а
б. результаты тестирования (входного контроля)	1 г. после увольнения	ст. 440б
9. Списки сотрудников, награжденных правительственными наградами	75 лет	ст. 433
10. Переписка о приеме, перемещении, учете кадров	3 г.	ст. 495
11. Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарности, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров)
а) руководителей организации, лиц, имеющих отличия и почетные звания РФ, имеющих ученые степени и звания	Постоянно	ст. 498а
б) рабочих и служащих	75 лет ЭПК	ст. 498б
12. Личные карточки рабочих и служащих, в том числе временных сотрудников	75 лет	ст. 504
13. Документы, не вошедшие в состав личных дел (листки по учету кадров, справки, копии справок, обходные листы)	3 г.	ст. 505
14. Документы лиц, не принятых на работу (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления)	1 год	ст. 506
15. Протоколы заседаний Кадровой комиссии	Постоянно	ст. 518
16. Документы об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (служебные записки, представления)	15 лет	ст. 509
17. Список работников организации (штатное расписание)	75 лет	ст. 511
18. Служебные записки, справки о наличии вакантных должностей, потребности в служащих	3 года	ст. 389
19. Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв)	5 лет	ст. 521
20. Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей	3 года	Ст. 522
21. Переписка о приеме, перемещениях, учете персонала	3 года	ст. 391
22. Переписка об установлении персональных окладов и надбавок	3 года	ст. 398
23. Переписка об оформлении объявлений о конкурсе на замещение вакантных должностей	3 года	ст. 523
24. Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки)	До востребования. Не востребованные - не менее 50 лет	ст. 524
25. Книги (журналы) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет	ст. 526а
26. Списки военнообязанных	1 год	ст. 531
27. Картотеки, карточки учета военнообязанных	3 года после увольнения	ст. 532
28. Переписка (служебные записки) об оформлении командировок а. в пределах РФ б. зарубежных	3 года 5 лет	ст. 538а ст. 538б
29. Журналы (книги) учета выдачи командировочных удостоверений	3 года	ст. 537
30. Графики предоставления отпусков, заявления, переписка об использовании отпусков	1 год	ст. 545
31. Заявления о предоставлении учебных отпусков	3 года	ст. 546
32. Журналы (книги) учета отпусков	3 года	ст. 544
33. Книги учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	3 года	ст. 547
34. Документы о повышении квалификации сотрудников (доклады, служебные записки, справки)	5 лет ЭПК	ст. 410
35. Переписка с учебными заведениями по вопросам подготовки и переподготовки кадров	3 года	ст. 465
36. Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации	3 года	ст. 516
37. Акты о выделении дел к уничтожению	Постоянно	ст. 115

2. Требования к документам по учету кадров

Документы личного дела оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Рассмотрим общие правила и особенности оформления документов, включаемых в состав личных дел.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству.

Согласно требованиям внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во­первых, дело должно передаваться на хранение в архив и, соответственно, иметь постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения; во­вторых, заголовок такого дела должен быть, говоря профессиональным языком архивистов, «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.

Установлена форма внутренней описи документов личного дела. Отметим, что эта форма несколько отличается от формы, приведенной в Основных правилах работы архивов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, которое также закреплено в нормативных документах по архивам и делопроизводству.

3. Трудовая книжка и ее значение

3.1. Ведение трудовой книжки

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Статьей 66 Трудового кодекса РФ (далее по тексту – ТК РФ) предусмотрено, что работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Работодатель – физическое лицо не вправе производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки на работников, принимаемых на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у работодателя – физического лица, является письменный трудовой договор, оформленный в двух экземплярах и зарегистрированный в органе местного самоуправления (ст.303 ТК РФ). Постановлениями Администраций городов и районов в ряде субъектов РФ приняты Положения о регистрации таких договоров, утверждена типовая форма договора, рекомендованная предпринимателям для использования при приеме работников.

В тех случаях, когда работодателем является юридическое лицо, ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на руководителя организации. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом руководителя организации.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность. Так, ст.5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ установлено, что нарушение законодательства о труде (к которым относится также нарушение правил ведения трудовых книжек) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 5000 руб. За повторное нарушение – дисквалификация на срок от 1 года до 3-х лет.

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовые книжки только по месту основной работы. Запись о совместительстве делается отдельной строкой по желанию работника на основании соответствующего документа (справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.). Если на основной работе трудовой договор прекращен, то работа по совместительству автоматически становится для работника основной. В этом случае в трудовую книжку работника вносится запись о принятии его на работу со дня начала работы у конкретного работодателя со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение) и с указанием периода работы в качестве совместителя.

Совместительством является выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст.282 ТК РФ). В связи с этим не имеющие другой работы аспиранты, а также студенты и учащиеся дневных отделений образовательных учреждений, поступающие на работу к конкретному работодателю, в качестве совместителей рассматриваться не могут и на них должны вестись трудовые книжки в обязательном порядке.

3.2. Изменение формы и правил заполнения, хранения и учета трудовых книжек

В статье 66 ТК РФ установлено, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 утверждены новая форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней, которые вводятся в действие с 1 января 2004 года.

Кроме того, вышеуказанным постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее по тексту – Правила).

Обратите внимание на то, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца обмену на новые не подлежат.

Изменения бланка трудовой книжки и вкладыша, в основном, носят технический характер. В их содержании мало что поменялось. На обложке и титульном листе трудовой книжки герб России сменил старый герб СССР. Первая страница, где записываются общие сведения о работнике, не изменилась.

Раздел «Сведения о работе» увеличен на два разворота. В его содержании только одно изменение: в графу 3 добавили данные о квалификации сотрудника. Сведения о награждении объединили с разделом «Сведения о поощрении» и добавили к ним восемь новых разворотов. Данные о назначении пенсий из трудовой книжки вообще исключены.

Форма вкладыша не изменилась, увеличили только его размер на один разворот. До недавнего времени порядок ведения трудовых книжек рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях регулировался постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 г. № 656 и Инструкцией, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. № 162. Однако 11 ноября 2003 г. в Минюсте РФ за № 5219 зарегистрировано Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69, которым утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее по тексту – Инструкция).

Новой Инструкцией конкретизирован порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек. Постановлением № 69 также утверждены формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Признаны не действующими на территории Российской Федерации отдельные постановления Госкомтруда СССР, регулировавшие вопросы ведения трудовых книжек.

В Инструкции дается подробный комментарий положений ТК РФ и Правил, а также приводится целый ряд рекомендаций по их применению, которые разрешают вопросы, возникающие у работодателя на практике.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- основания прекращения трудового договора;

- о награждениях за успехи в работе (записи о премиях, если они предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются регулярно, в трудовую книжку вносить не надо).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, должны производиться в соответствии с трудовым договором.

Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, применяемых к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Согласно п.21 Правил в трудовую книжку вносятся также сведения о времени прохождения работником военной службы (службы в органах внутренних дел, таможенных органах) и о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Нововведением следует признать внесение в трудовую книжку работника, отбывшего исправительные работы без лишения свободы (ст.50 УК РФ), записи о том, что время работы за этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (п.22 Правил).

Пунктом 10 Правил установлен срок, в течение которого работодатель обязан вносить записи в трудовые книжки. Согласно указанной норме все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа либо распоряжения работодателя (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, награждении и др.) в течение недельного срока. Если же работник впервые поступает на работу, работодатель в тот же срок (одна неделя) обязан оформить работнику трудовую книжку (п.8 Правил).

Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью только при увольнении.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 августа 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «12.09.2003».

Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (унифицированная форма № Т–2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), на которой впервые заполняется трудовая книжка. Образец заполнения см. в Примере 11.

Прием на работу оформляется приказом работодателя (по унифицированной форме Т–1), изданным на основании личного заявления работника о приеме на работу (с резолюцией руководителя о приеме на работу) и трудового договора. На основании приказа о приеме, в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Затем заполняется наименование профессии, номер и дата приказа.

Пример 1

Приказ о приеме на работу может быть следующего содержания: «Принять Петрову Ольгу Ивановну с 01 февраля 2003 г. на работу в плановый отдел на должность экономиста 1-ой категории с окладом 5000 рублей в месяц. Основание: личное заявление Петровой О.И., трудовой договор.»

На основании приказа в трудовую книжку должна быть занесена следующая запись:

Сведения о работе

 

Внесение сведений о награждении

При внесении сведений о награждении в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки:

- в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);

ниже описываются конкретные награждения:

- в графе 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

- в графе 2 – дата награждения;

- в графе 3 – кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

- в графе 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Увольнение работника

Записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в точном соответствии с формулировками ТК РФ, иных законов и со ссылкой на соответствующую статью и пункт ТК РФ или закона.

В статье 77 ТК РФ указаны общие основания прекращения трудового договора, при этом каждый ее пункт конкретизирует другая статья ТК РФ. На практике возникает вопрос: на какую статью ТК РФ надо ссылаться, оформляя приказ об увольнении и делая запись в трудовой книжке?

В новых Правилах указано, что ссылаться надо на пункты ст.77 ТК РФ. Но есть два исключения. Первое – увольнение по инициативе работодателя (п.4 ст.77 ТК РФ). В этом случае ссылаться надо на пункты статьи 81 ТК РФ. Второе – увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п.10 ст.77 ТК РФ). В этом случае надо ссылаться на пункты ст.83 ТК РФ.

Запись об увольнении производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения; в графе 3 делается запись о причине увольнения; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ или иное решение работодателя, его дата и номер.

Пример 2

При прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. в трудовой книжке работника должна быть произведена соответствующая запись, после которой проставляется заверяющая подпись руководителя организации (или специально уполномоченного им лица) и печать.

Сведения о работе

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ в трудовую книжку вносится следующая запись.

Пример 3

Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.

или

Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

Пример 4

Уволен в связи с ликвидацией организации, п. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

или

Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, п. 12 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

При увольнении по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

Пример 5

Уволен в связи с неизбранием на должность, п. 3 ст. 83 Трудового кодекса РФ.

или

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 Трудового кодекса РФ.

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносятся следующие записи:

Пример 6

Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, п. 1 ст. 336 Трудового кодекса РФ.

или

Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, п. 2 (1) ст. 25 Федерального закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации».

При увольнении в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю в трудовой книжке делается запись:

Пример 7

Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), п. 5 ст. 77 Трудового кодекса РФ.

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Например, при поступлении на работу после увольнения по собственному желанию в связи с переводом мужа или жены на работу в другую местность непрерывный трудовой стаж сохраняется независимо от перерыва в работе. В связи с этим в трудовую книжку может быть внесена запись примерно следующего содержания:

Пример 8

Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа к новому месту службы, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ.

Новым является порядок внесения записей о прекращении трудового договора с работником при осуждении его клишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (ст.47 Уголовного кодекса РФ).

В этом случае в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В случае вынесения оправдательного приговора или постановления о прекращении уголовного дела в отношении работника, ранее освобожденного от должности в связи с осуждением, запись в трудовой книжке признается недействительной, при этом работодателем по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п.п.19, 22 Правил).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т–2) и в книге учета. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (копии приказов о приеме, о переводах на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и др.), а также произвести с ним окончательный расчет.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров и предоставляются работнику безвозмездно.

Трудовая книжка выдается работнику при прекращении трудового договора (ст.62 ТК РФ). В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (см. Пример 9).

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Такая ответственность установлена статьей 234 ТК РФ, которой предусмотрено, что работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться в том числе при задержке выдачи работнику трудовой книжки, внесения в нее неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Если неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд может принять решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула (ст.394 ТК РФ).

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Пример 9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Внесение исправлений в трудовую книжку

Новыми Правилами установлено, что не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей. Изменение записей проводится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В случае выявления неправильной или неточной записи о приеме на работу, переводе, о награждениях и др., исправление производится администрацией той организации, где была внесена соответствующая запись. После указания порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись.

Пример 10

Сведения о работе

 

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу в случае незаконного увольнения или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Изменения записей в трудовых книжках фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

Пример 11

В случае изменения фамилии работника в организации издается приказ, связанный с такими изменениями, примерно такого содержания: «Дронкину Ольгу Ивановну, экономиста финансового отдела, считать Соловьевой в связи с регистрацией брака и изменением фамилии.

Основание: заявление Соловьевой О.И., свидетельство о заключении брака 1Х-МЮ № 678544 выданное Кировским ЗАГСом г. Саратова 09.09.2003г.».

Изменение на титульном листе трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Если за время работы работника наименование организацииизменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Сведения о работе

3.3. Учет и хранение трудовых книжек

В соответствии с разделом VI Правил работодатели обязаны обеспечить:

- учет и хранение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также

- учет движения трудовых книжек и вкладышей.

Для этого предусмотрены специальные формы:

 

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации и должна содержать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, и предназначена для регистрации всех трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу, а также трудовых книжек и вкладышей, выданных работникам вновь. В ней расписывается сотрудник, получая трудовую книжку при увольнении.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. В данном документе должна быть отражена следующая информация:

- какое количество бланков трудовых книжек или вкладышей к ним было испорчено за определенный период времени;

- подробная причина порчи;

- серия и номер каждого испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша к ней;

- дата уничтожения испорченных бланков;

Данный акт позволяет списать испорченные бланки с подотчета.

Трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении, либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек. Затем их надо передать на хранение в архив фирмы. Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются.

Правила установили новую обязанность работодателя: надо всегда иметь в наличии нужное количество бланков трудовых книжек и вкладышей. Дело в том, что в скором времени купить эти бланки будет не так просто. Планируется значительно сократить количество мест, где их можно приобрести, чтобы свести к минимуму нелегальную продажу.

Минфин России в ближайшее время должен утвердить порядок, по которому предприятия будут обеспечиваться трудовыми книжками на платной основе.

Правилами внесены изменения в порядок взимания работодателем с работника платы за бланк трудовой книжки. В частности, согласно п.47 Правил при выдаче впервые принимаемому на работу работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату в размере своих затрат на приобретение бланка трудовой книжки.

4. Акт на уничтожение дел с истекшим сроком хранения

Наименование организации                        УТВЕРЖДАЮ

(предприятия)                                                Наименование должности руководителя

Акт _______ N% _______                            ликвидируемого субъекта хозяйствования

__________________                                    ____________ __________________

(место составления)                                                          (подпись) (расшифровка подписи)

Дата _______

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков

___________________________________________________________________________

их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела ликвидируемого субъекта хозяйствования:

N% П\п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год (ы)	Индекс дела (тома, частей) по номенклатуре дел или номер дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание

Итого _____________________дел за ___________________годы.

(цифрами и прописью)

Опись дел постоянного хранения за _____ года утверждены, а по личному составу согласованы с экспертной комиссией регистрирующего органа (протокол от __________ N% ________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов ____________ ______________________

(подпись)                        (расшифровка подписи)

Дата ____________

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной комиссии

Ликвидируемого субъекта хозяйствования

От ______ N% ___________

Документы в количестве _____________________ дел, весом ____ кг,

сданы в ____________________________ на переработку по приемо-сдаточной

накладной N% ________

Наименование должности работника,

сдавшего документы __________ ______________________

(подпись)           (расшифровка подписи)

Дата _____________

5. Полный протокол заседания коллегиального органа

Список использованной литературы

1.     Кирсанова М.В. Организация работы с документами по личному составу. Учебное пособие – М.: Инфра-М., 2003. – 176 с.

2.     Котова Е.В.  Документы по кадровому учету: требования трудовой инспекции // Делопроизводство в кадровой службе. – 2005. – №9.

3.     Красавин А.С. Организация работы с кадровыми документами //Справочник кадровика. – 2001. – №3.

Приложение

Резюме

1. Основные данные

Ф.И.О.:

АДРЕС:

ТЕЛЕФОН:

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ:

ГРАЖДАНСТВО:

Семейное положение: состоит в браке холост/не замужем не имеет значения Наличие детей: __________________	Образование: среднее среднее специальное/техническое высшее Профильность образования: ______
______________________________	____________________________
2. Трудовой стаж:
№	Лет	Организация Должность
1
2
3

3. Личные качества:

4. Опыт работы:

5. Дополнительные сведения:

Характеристика

Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "КОНСТРУКТОР"

ХАРАКТЕРИСТИКА

на директора по строительству Грачева Николая Николаевича

Грачев Николай Николаевич, 1960 года рождения, образование высшее, окончил в 1982 году Московский инженерно-строительный институт им. В. В. Куйбышева по специальности инженер-строитель, в 1996 году - Академию народного хозяйства при Правительстве РФ (магистр управления экономикой). В 1998 году защитил кандидатскую диссертацию - кандидат экономических наук.

В ООО "Конструктор" работает с января 2000 года по настоящее время в должности директора по строительству.

Грачев Н. Н. - высококвалифицированный специалист, под его руководством проводится капитальный и текущий ремонт многих объектов в г. Москве.

За время работы проявил себя инициативным, грамотным, ответственным руководителем, обладающим необходимыми знаниями и практическим опытом. Пользуется заслуженным авторитетом и уважением в коллективе.

Характеристика дана для предоставления по месту требования.

Генеральный директор ООО "Конструктор" М. М. Мастерков

Директор по кадрам Д. Д. Дмитриев

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение - документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию.

Штамп предприятия, учреждения

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

Выдано Смирнову И. И., командированному в Санкт-Петербург

Основание: приказ № 28 от 23 ноября 2005 г.

Срок командировки 5 дней по 30 ноября 2005 г.

Действительно по предъявлении паспорта сер.45 00 № 56432/

Руководитель Трушин А.П.

Отметки об убытии, прибытии в пункты назначения и убытии из них:

Убыл из ______________ Прибыл в _____________

_____________________2005г. ___________________2005г.

_{Печать Печать}

Подпись _________ Подпись ___________

Убыл из ____________________ Прибыл в ______________

_________________________2005г. _________________________2005г.

_{Печать Печать}

Подпись ___________ Подпись ___________

Примечание, При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и убытии делаются отдельно в каждом из них.