3. Аудит операций заготовления материалов в МУП «Ритуальное хозяйство»

3.1 Оценка организации учета заготовления материалов

Сырье и материалы поступают в МУП «Ритуальное хозяйство» от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, от собственного производства.

С продукцией поставщик высылает в МУП «Ритуальное хозяйство» расчетные и другие сопроводительные документы: счета-фактуры, товарно-транспортныe накладные, квитанции к железнодорожной накладной и др., которые поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления. Затем транспортные документы передают ответственному исполнителю по снабжению для получения и доставки материалов.

Кроме того, экспедитору выдается доверенность, которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызываю­щее сомнение в сохранности груза, он вправе потребовать от транспортной организации проверку груза. В случае выявления недостачи  или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, служащий основанием для предъявления претензии к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает  заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов, указанных в счете поставщика. Оприходованные кладовщиком материалы  оформляются приходными ордерами.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими показателями материалы приходуются без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика про­ставляют штамп с основными реквизитами приходного ордера.

Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику.

В случае перевозки материалов автотранспортом применяют товарно-транспортную накладную.

Учет материально-производственных запасов как следует из учетной политики в МУП «Ритуальное хозяйство» осуществляют по фактической себестоимости, которая рассчитывается бухгалтерией помесячно на основе следующих данных:

- затраты на приобретение;

- проценты за кредит;

- комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим организациям;

- стоимость услуг товарных бирж;

- расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществ­ленные сторонними организациями.

Все затраты, связанные с приобретением материально-производственных запасов отражаются непосредственно на счете 10 «Материалы».

Себестоимость фактическую можно рассчитать только по окончании месяца, поэтому в текущем учете используются твердые, за­ранее установленные цены, называемые учетными. Учетная цена в МУП «Ритуальное хозяйство» представляет собой среднюю покупную цену.

Учет расчетов с поставщиками ведется в журнале-ордере № 6. Аналитический учет ведется в разрезе каждого платежного до­кумента приходного ордера или приемного акта. Открывается журнал-ордер № 6 суммами незаконченных расчетов с постав­щиками на начало месяца. В течение месяца бухгалтерия пред­приятия получает всевозможные документы и фиксирует их тоже в журналах-ордерах. При расчетах с поставщиками за матери­альные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с докумен­тами поставщика, которые оформляются актом (М-7). Излишки приходуются и расцениваются, а затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой, и об этом сообщается поставщи­ку. В случае недостачи предприятие предъявляет поставщику претензию. Суммы недостачи списываются на дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредит счета 60 и отражаются в журнале-ордере № 6 и ведомости № 7.

Для   обобщения   информации   о   заготовлении   и  приобретении материально-производственных запасов,  относящихся  к  средствам в обороте предназначен счет 15 "Заготовление и приобретение  материальных  ценностей".

В МУП «Ритуальное хозяйство счет 15 не применяется. Заготовление и движение материалов учитывается на счете 10 «Материалы».

Оприходование материалов отражается  записью по  дебету  счета  10  "Материалы"  и  кредиту  счетов:

60 "Расчеты с поставщиками  и   подрядчиками", 

20   "Основное  производство",  

25 "Общепроизводственные расходы",

26 «Общехозяйственные расходы»;

71  "Расчеты с подотчетными  лицами",

76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.п. в  зависимости от  того,  откуда  поступили  те  или  иные  ценности, и от характера расходов по заготовке и  доставке материалов в организацию.  При этом материалы  принимаются  к  бухгалтерскому  учету  независимо от того, когда они  поступили -  до или  после получения  расчетных документов поставщика.                                                          

Стоимость материалов, оставшихся  на конец месяца  в пути или  не вывезенных  со  складов  поставщиков,  в  конце  месяца отражается по дебету  счета  10   "Материалы"  и  кредиту   счета  60  "Расчеты   с поставщиками  и  подрядчиками"  (без  оприходования этих ценностей на склад).                                                             

 Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям.

В МУП «Ритуальное хозяйство» выделены следующие места хранения материалов: столярный цех, цветочный цех, мозаичный цех, художественный участок, граверный участок, Линевское кладбище, центральный склад, транспортный участок, отдел энергетика, Заельцовское кладбище, Кировское клабдище, цех ритуальных принадлежностей, цех ритуальных услуг, ремхозгруппа, Южное кладбище, Гусинобродское кладбище, Северное кладбище, Инское кладбище, Чемское кладбище, служба организации похорон и служба доставки трупов.

Стоимость материалов может отражаться в бухгалтерском учете предприятия двумя способами: по фактической себестоимости; по учетным ценам. Следовательно, учет материалов в МПУ «Ритуальное хозяйство ведется по фактической себестоимости.

Учет расхода материалов осуществляется на основании требований. Для оформления однократного отпуска материалов используют­ся требования, которые выписывает подразделение, потребо­вавшее материалы. Требования (однострочные и многострочные) выписываются в двух экземплярах: первый с отметкой об отпус­ке остается в подразделении, второй с распиской получателя ос­тается на складе. В конце месяца требования передаются в бух­галтерию.

Сортовой аналитический учет, который ведется в МУП «Ритуальное хозяйство» призван обеспечивать контроль за наличием, движением и сохранностью материальных ресурсов по каждому наименованию, складу и материально ответственно­му лицу. Методика ведения учета производственных запасов пре­дусматривает группировку показателей по складам и материально ответственным лицам, по источникам поступле­ния и направлениями расхода и использования материальных ре­сурсов. Основой служит исходная информация приходных и рас­ходных документов, подвергнутых тщательной проверке, как с точ­ки зрения правильного оформления, так и с точки зрения правиль­ного отражения операций.

Учет наличия и движения производственных запасов ведет кла­довщик на карточках складского учета. Учет ведется по номенклатурным номерам в количественном выра­жении. Именно такой учет и называется сортовым.

Разноплановая деятельность, осуществляемая МУП «Ритуальное хозяйство» предполагает большое количество наименований материалов, используемых в деятельности. Это и сырье и материалы, топливо, запасные части к транспортным средствам, инвентарь и прочие приспособления. Номенклатура используемых материальных ценностей на данном предприятии огромна. Поэтому ведение бухгалтерского учета, а в частности учета материалов без использования компьютерной техники просто не возможно.

На каждый номенклатурный номер бухгалтерия открывает от­дельную карточку складского учета материалов с указанием наименования материала, его номенклатурного номера, размера, сорта, учетной цены и нормы запаса. Оформ­ленные карточки передаются на склад, где кладовщик указывает место хранения материалов в соответствии с ярлыками.

Вся информация, полученная по первичным документам, отра­женная в карточках складского учета, должна учитывается в день совершения операции по приемке/выдаче материалов с обяза­тельным выведением остатков после каждой операции. Сопос­тавление остатка материалов с нормой запасов позволяет осуществить оперативный контроль за состоянием производственных запасов. На основе этих данных отдел снабжения предприятия осуществляет контроль за поставками и выполнением догово­ров и контрактов.

Вся первичная документация, поступающая в бухгалтерию, подвергается сплошной проверке как по существу операций и правиль­ности их оформления, так и по точности арифметических подсче­тов. Затем документы таксируются — указанное количество ма­териалов в первичных документах умножается на учетные цены. Следующим этапом обработки документов является их группиров­ка, цель которой — получение итоговых данных для записей в регистры бухгалтерского учета.

Первые экземпляры документов группируются по видам опера­ций, источникам поступления или направлениям расхода мате­риалов. Для этого составляются группировочные ведомости при­хода и расхода. Приходные документы используются для бух­галтерского учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные — для учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.

Чтобы получить необходимые данные для аналитического и син­тетического учета, ведут накопительные ведомости синтети­ческого учета, которые составляются на основании первичных документов по учетным ценам отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и групп материалов.

Исходными данными для учета материалов являются:

- оборотная ведомость по движению материалов;

- ведомость поступления материалов за учетный период;

- ведомость расхода материалов.

Таким образом, учет материально-производственных запасов в МУП «Ритуальное хозяйство» осуществляется в соответствии с действующим законодательством по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Для оформления операций по заготовлению материалов МУП «Ритуальное хозяйство» использует только унифицированные формы первичных документов, дополнительных форм первичного учета на предприятии не разработано и не утверждено.

3.2 Проверка ведения бухгалтерского учета заготовления материалов

При проверке полноты оприходования материалов следует учитывать условия и формы расчетов с поставщиками, выбранный вариант оценки, порядок возмещения НДС по приобретенным ценностям.

Обоснованность операций по поступлению и оприходованию материалов проверяют на основе договоров с поставщиками и сопроводительных документов (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, качественные удостоверения, приемные квитанции и др.).

Проверка договорной дисциплины показала, что основная масса  материалов поступает в МУП «Ритуальное хозяйство» в соответствии с заключенными с поставщиками долгосрочными договорами.

Имеет место также приобретение материалов подотчетными лицами за наличный расчет, как в организациях торговли, так и у физических лиц. При приобретении материальных ценностей у физических лиц подотчетным лицом в обязательном порядке составляется закупочный акт, который содержит обязательные реквизиты: паспортные данные продавца, наименование, количество и стоимость материальных ценностей.

При проверке полноты оприходования и правильности оценки покупных материальных ценностей устанавливается соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета материальных ценностей, данным других учетных регистров.

Таблица 5  Наличие и движение материалов МУП «Ритуальное хозяйство» за 2003-2004 гг.

тыс.руб.

Наименова-ние актива	2003 г.	2004г.
Остаток на начало	Остаток на конец	Отклонение (+, -)	Остаток на начало	Остаток на конец	Отклонение (+, -)
Запасы	6 652	22 325	+ 15 673	22 325	3 464	- 18 861
В т.ч. сырье, материалы	2 123	11 294	+ 9 171	11 294	768	- 10 526
Доля, %	31,9	50,6		50,6	22,2

Данные таблицы показывают, что по состоянию на конец 2003г. (Приложение 5) МУП «Ритуальное хозяйство» имело запасы на сумму 22 325 тыс. руб., более 50 % которых составляло сырье и материалы. На конец 2004 г. предприятие снизило запасы на 18 861 тыс. руб., что ниже уровня запасов на начало 2003г., и составило 22,2% от всех имеющихся запасов предприятия.

По состоянию на 01 апреля 2004г. в бухгалтерском балансе отражены  материальные ценности в размере 10451 тыс. руб. (Приложение 6). Сумма  материальных ценностей отраженная в оборотной ведомости движения товарно-материальных ценностей за период с 01.03.04г. по 31.03.04г. (Приложение 7) равна 10447220,72 руб. Сумма материалов по оборотной ведомости по счету 101 «Сырье и материалы» за март 2004г. (Приложение 8) равна 10447217,17 руб. Имеются расхождения в данных суммах – тождество установить не представляется возможным.  Если разницу между двумя последними (3,55 руб.) можно объяснить отклонениями при округлении, то разница между балансовой суммой и суммой оборотной ведомости значительна (4 тыс. руб.).

В ходе документальной проверки операций по поступлению материалов также устанавливается соблюдение правил количественной и качественной приемки; правильность оформления актов приемки, коммерческих актов, актов расхождений, выявленных при приемке; своевременность представления в бухгалтерию отчетов материально ответственных лиц и реестров оправдательных документов.

Из представленных руководством МУП «Ритуальное хозяйство» документов не представляется возможным сделать вывод о достаточности работы системы внутреннего контроля. В частности, положением об учетной политике предусмотрено проведение инвентаризации один раз в три года (Приложение 9, п.2.3), в то время как Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации предусмотрено обязательно проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п.27).

Следует отметить отсутствие утвержденного графика документооборота, что не позволяет проверить своевременность представления отчетов материально ответственных лиц в бухгалтерию.

Материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, а также сырья и материалов, принятых в переработку в качестве давальческого сырья на забалансовом учете МУП «Ритуальное хозяйство» не отражено и соответствует действительности.

Следует также отметить отсутствие разработанных и утвержденных должностных инструкций работников бухгалтерской службы, в том числе и ведущих бухгалтерский учет материальных ценностей.

В ходе аудита материалов проверяется порядок отражения в учете НДС по поступающим ценностям. Налог на добавленную стоимость, выделенный в расчетных документах поставщиков отдельной строкой не отражается МУП «Ритуальное хозяйство» на счете 19 «Налог на добавленную стоимость» и  включаются в стоимость приобретения материалов на счете 10 «Материалы».

Операции по поступлению материалов отражаются типичными для этого участка учета проводками и верно отражаются на счетах бухгалтерского учета.

В ходе аудиторской проверки заготовления материалов отмечено отсутствие неотфактурованных поставок.

МУП «Ритуальное хозяйство» в положении об учетной политике также не отражен вариант принятого на предприятии учета – с использованием счета 15 и 16, или без их использования. По результатам проверки можно с уверенностью сказать, что счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» данным предприятием не используются.

3.3 Оценка соблюдения требований нормативных правовых актов при аудите заготовления материалов

Цель аудиторской проверки учета заготовления материалов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей (ТМЦ), в установлении правильности оформления операций по заготовлению материалов в соответствии с действующими нормативными актами ОФ. Необходимо проверить как ведется учет на счетах 10, 11, 14, 15, 16 и 19. Основное внимание при этом, безусловно, следует уде­лить счету 10 «Материалы», который подразделяется на субсчета по группам материальных ценностей.

Основными источниками информации являются первичные до­кументы по учету производственных запасов и различные аналитиче­ские и синтетические регистры. В качестве первичных документов по учету материалов используются преимущественно унифицированные учетные документы, к числу которых относятся следующие формы:

доверенность по форме № М-2 и по форме № М-2а — приме­няется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпуска­емых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;

приходный ордер по форме № М-4 — используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработка­ми! о приемке материалов по форме № М-7 — для оформле­ния приемки материальных ценностей, имеющих количественные и ка­чественные расхождения с данными сопроводительных документов по­ставщика;

лимитно-заборная карта по форме № М-8 — применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции в течение месяца;

требование-накладная по форме № М-11 — используется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;

накладная на отпуск материалов на сторону по форме №М-15 — применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее тер­ритории, или сторонним организациям;

карточка учета материалов по форме № М-17 — предназна­чена для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала;

акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений по форме № М-35,— применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригод­ных для использования при производстве работ.

Общие данные по учету материальных ценностей и производ­ственных запасов проверяются по статьям раздела 2 «Оборотные акти­вы» актива баланса (форма № 1) по строкам 210, 211, 212, 213, 218 и по таким бухгалтерским регистрам, как Главная книга, журналы-ордера № 6, 10, 10/1, вспомогательная ведомость № 10 при мемориально-ор­дерной форме учета или соответствующие машинограммы, получен­ные на персональных компьютерах.

Аудитору необходимо проверить:

■ правильность оценки материалов в учете, применения первич­ных документов по учету материалов, организации складского хозяй­ства; имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано пра­во затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада (образцы подписей этих лиц должны находиться на складе); разработана ли в ор­ганизации номенклатура-ценник; назначены ли приказом материально ответственные лица, заключены ли с ними договоры о полной мате­риальной ответственности;

■  производится ли приемка продукции производственно-техни­ческого назначения по количеству и качеству, соответствует ли она тре­бованиям инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству;

■  правильно ли оформлены документы по приходу и расходу материалов, их внутреннему перемещению; правильно ли осуществля­ется бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии предприятия;

■  правильно ли осуществляется учет заготовления материалов; правильно ли отражены в учете неотфактурованные поставки и мате­риальные ценности, находящиеся в пути; правильно ли отражен учет операций по реализации материалов;

■  выделяется ли в платежных документах и в первичных учет­ных документах НДС;

■  правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостач; проводилась ли инвентаризация материальных ценностей, оформлены ли ее результаты; правильно ли отражены в учете результаты инвентаризации;

■  правильно ли осуществляется учет товарно-материальных цен­ностей, принятых на ответственное хранение, учет строительных мате­риалов открытого хранения, учет материалов, принятых в переработ­ку, и др.