Введение

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;

• оценка отклонений от планируемого состояния;

• выявление причин отклонений;

• анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Цель и задачи работы – изучение общей классификации видов информации,

Классификация управленческой информации

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительно (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления, но отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло

• сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

• в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

В условиях рынка новым содержанием наполняются все процедуры производственного менеджмента. Любое производство связано с потоками как внутренней, так и внешней информации. Среди многообразия поступающих сведений менеджеру для принятия решения нужны лишь строго определенные, а все остальные представляют собой информационный шум. Кроме того, большая часть информации возникает не там, где в ней нуждаются, поэтому для успешного решения возникающих задач большое значение приобретает умение преодолеть эту дистанцию. Разрешение проблемы коммуникации оказывает влияние на скорость поступления информации и ее своевременность, что способствует более эффективной работе предприятия. Этот далеко не полный круг проблем выявляет необходимость построения специальной управляющей информационной системы, которая способствует их оптимальному решению. В настоящее время существует два основных подхода к построению таких систем. Это МIS-системы (Management Information Systems), которые к нужному моменту времени в "наиболее удобной форме с учетом общепринятого принципа экономичности предоставляют необходимую для менеджера информацию о прошлом, настоящем и будущем в соответствии с возникшей ситуацией. Второй подход базируется на DSS-системах (Decision Support Systems), которые ориентированы на интеллектуальное обеспечение процессов принятия решений и ставят своей целью поддержку принимаемых решений.

Принцип избирательного распределения информации предполагает систематизацию информации в соответствии со следующими требованиями:

· информация должна соответствовать уровню управления, что выражается в ее укрупнении и уплотнении при продвижении от нижнего к верхнему уровню;

· информация должна отвечать характеру менеджмента и соответствовать совокупности целей управления, т.е. для каждого уровня управления предоставляется информация, позволяющая выполнить все функции процесса управления. Например, на стадии анализа используются не только текущие, но и прошлые и прогнозные данные, выполняется сравнение фактических величин с плановыми и выявляются причины возникших отклонении.

Для оптимизации качественных и количественных характеристик информационного обеспечения, а также для определения информационных потоков, которые нуждаются в оптимизации по объему, периодичности, составу и структуре вся управленческая информация должна быть классифицирована.

Информацию, циркулирующую в любом экономическом объекте, можно рассматривать с разных точек зрения в зависимости от целей анализа. Классификация информации позволяет выделить определенные группы данных, применительно к которым проводится изучение информационных потоков.

Наиболее общим направлением классификации управленческой информации можно считать ее деление по таким признакам как место возникновения, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность, способ отражения.

Приведенные в литературе классификации информации охватывают практически все возможные классификационные признаки. Однако, эту классификацию невозможно использовать в полной мере для анализа информационного обеспечения и решения проблемы выбора информации, которая нуждается в оптимизации, и, следовательно, возникает необходимость разработки классификации управленческой информации для целей анализа и оптимизации информационного обеспечения.

Классификация информации для целей анализа должна отвечать следующим требованиям:

1) охватывать все информационные потоки, которые существуют на предприятии;

2) давать возможность выбора информации, которая нуждается в оптимизации по объему, периодичности, структуре или маршруту движения.

При формировании такой классификации необходимо учесть, что деление информации по признакам полноты, достоверности, своевременности осуществляется по результатам анализа, в результате которого и определяется необходимый уровень полноты, точности и своевременности. Таким образом, при отборе информации, нуждающейся в оптимизации, эти классификационные признаки использовать нельзя.

Кроме того, необходимо в классификацию информации ввести такой классификационный признак, как зависимость от видов деятельности предприятия. По этому признаку информацию можно делить на производственную, конструкторско-технологическую и экономическую.

Заключение

Для целей анализа желательно по целевому признаку виды информации детализировать и выделять отдельно нормативную и плановую, учетную и аналитическую, справочную.

Эти два признака классификации полностью охватили те виды информации, которые выделяют по признаку связи с функциями управления, поэтому этот признак классификации можно исключить.

Кроме того, для оценки возможности оптимизации движения информации по периодичности, по признаку время поступления информацию желательно делить на периодическую, непериодическую и случайную. Периодическая информация – это информация, которая предоставляется систематически с определенной периодичностью. Непериодическая информация предоставляется с разной периодичностью. Предоставление случайной информации осуществляется по мере возникновения и носит случайный непредсказуемый характер.

Таким образом, существующая и описанная в литературных источниках классификация управленческой информации в целях определения направлений оптимизации информационного обеспечения принятия управленческих решений должна быть несколько изменена и дополнена.

Список литературы

1. Багриновский К. А., Хрусталев Е. Ю. Новые информационные технологии. М.: “ЭКО”. 2000.

2. Гончаров Р.В., Любимов М.Ф., Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные системы и сети: учебное пособие/ РГЭА, - Ростов н\Д, 2001, - 255с.

3. Майоров С. И. Информационный бизнес: коммерческое распостронение и маркетинг. М.: «Финансы и статистика» 2002г.

4. Макарова Н. В., Матвеева Л. А., Бройдо В. Л. Информатика. Учебное пособие. М.: «Финансы и статистика» 1997.

5. Хольденберг В.А. Введение в программирование. Учебное пособие. Мн.: ООО «Харвест», 2000. – 528с.