1. Понятие документов по личному составу и информация, содержащаяся в них

Как сказано в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем[1].

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 №71а.

1.1  Документы по кадровому учету

1.  Штатное расписание (форма N Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом[2].

2. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу  (форма  Т-1)

Применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54).

3. Личная карточка работника (форма N Т-2)

Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

4. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5)

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы N Т-2), лицевом счете (формы N Т-54), вносится запись в трудовую книжку.

5. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику  (форма N Т-6)

Приказ (распоряжение) – Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику".

6. График отпусков (форма N Т-7)

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

7. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником  (форма N Т-8)

Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".

1.2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

1. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы  (форма N Т-12)

Применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 "Учет использования рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

2. Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость  (форма N Т-53)

Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах "начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.

3. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а)

Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Ведется работником бухгалтерии.

4. Лицевой счет  (форма N Т-54)

Применяются для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Заполняются работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

5. Записка – расчет о предоставлении отпуска работнику  (форма N Т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

6. Записка – расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником  (форма N Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии[3].

2. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов по личному составу

Основной вид документов – личное дело сотрудника; наряду с личным делом одним из основных видов документов по личному составу является приказ. Рассмотрим правила составления оформления документов

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности[4]:

-         внутренняя опись документов дела;

-         дополнение к анкете;

-         заявление о приеме на работу;

-         анкета с фотокарточкой;

-         трудовой договор;

-         приказ о приеме на работу (копия);

-         документы об образовании (копия);

-         характеристики или рекомендательные письма.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

3. Организация работы с документами по личному составу ОАО «Хорская строительная компания»

В качестве объекта исследования в данной работе выступает Открытое акционерное общество «Хорская строительная компания», которое было основано и зарегистрировано  15 июля 1996 года (свидетельство № 15763). Общество было создано  в результате  реорганизации в форме  выделения из ОАО «Строительный трест № 36», зарегистрированного  Постановлением Главы Администрации Индустриального района г. Хабаровска от 17.05.2003 № 2333.

 Местонахождение общества: 682920, Хабаровский край, район имени Лазо, п. Хор, ул. Советская, 9.

Основной целью создания организации является получение прибыли в интересах акционеров и обеспечение стабильности Общества.

Наряду с личным делом, основным документом по личному составу на предприятии ОАО «Хорская строительная компания»  является приказ. Охарактеризуем этот вид документа, а также процесс работы с этими документами.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работников. Данный документ имеет следующие реквизиты (в скобках указан номер реквизита по ГОСТу Р 6.30-2003)[5]:

- 07 - код формы документа по Общероссийскому Классификатору Управленческой Документации (ОКУД); 04 - код организации по Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций (ОКПО); 08 - наименование организации; номер и дата трудового договора (контракта), заключенного при приеме на работу данного работника; 10 - наименование вида документа; дата документа (11) - дата подписания или утверждения документа; 12 - регистрационный номер документа; 18 - заголовок к тексту; личный табельный номер работника; 20 - текст документа; 23 - гриф согласования документа. В данном случае реквизит не заполняется, т.к. согласование с профсоюзной организацией требуется только при увольнении по инициативе работодателя (ст.82 ТК РФ)[6];  22 - подпись; подпись лица, ознакомленного с документом.

Структура текста приказа по личному составу

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Требования к оформлению документов по личному составу

Оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Классификация приказов по личному составу

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работника, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взыскания и поощрения работников.

1) приказ (распоряжение) о приеме на работу – заполняет в одном экземпляре работник отдела кадров или лицо, ответственное за прием, на каждого члена трудового коллектива;

2)    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – издают для оформления ежегодного отпуска и социальных отпусков, представляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами;

3)    приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – издают при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое.

4)    приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора – издают при увольнении работника[7].

Порядок и особенности индексации приказов по личному составу

Индекс приказа составляется в зависимости от принятого для каждого массива приказов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквами К, например, 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнений. При регистрации приказа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

При этом приказы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись». На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течении дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными приказами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было бы сразу же передать на исполнение другому сотруднику. Хранение исполненных приказов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы приказы располагаются в обратной хронологической последовательности: приказ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней – в конце (снизу).

4. Структурное подразделение, отвечающее за ведение документов по личному составу

В организационно структуре предприятия ОАО «Хорская строительная компания» нет четко обозначенного отдела по работе с документами; этот функционал на предприятие делится между несколькими подразделениями: 1) документы по учету личного состава и начислению заработной платы оформляются бухгалтерией предприятия; 2) приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии; 3) личные дела и приказы по кадрам оформляются и хранятся в отделе кадров.

5. Оформление документа по личному составу

Составим приказ по личному составу предприятия об увольнении Смирнова С.М., главного специалиста производственного отдела цеха № 1, в связи с уходом на пенсию.

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 26.04.01 № 26

(распоряжение)

о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником

ст.            ТК РФ        (в связи с выходом на пенсию)

Решение

профсоюзной организации

о согласии на увольнение от «______» ____________________________ 200____года

С приказом (распоряжением) ознакомлен  ________________  «______»  ________________ 200___года

                                                                                          (подпись работника)

6. Правила оформления реквизита «ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ»

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.          При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например[8]: