Ситуация 1

Изучая остатки задолженности подотчетных лиц на конец каждого месяца за ревизуемый период, ревизор обнаружил, что у некоторых руководящих работников и лиц, имеющих наибольшие суммы долга предприятию, списание задолженности проводилось без оправдательных документов.

Какие должны быть дальнейшие действия ревизора в этой ситуации?

Правила работы с денежной наличностью раскрыты в "Порядке ведения кассовых операций", утв. решением СДЦБ России 22 сентября 1993 года N 40. Выдача наличных денежных средств работникам предприятия под отчет производится, в частности, на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Руководитель предприятия утверждает список лиц, которым могут выдаваться денежные средства на вышеуказанные цели. Кроме того, утверждаются и сроки, на которые выдаются денежные средства в различных случаях. По истечении этих сроков, сотрудники, получившие денежные средства обязаны отчитаться в расходовании денежных средств и представить документы, подтверждающие расход наличности, внести остаток денежных средств (если имеется). Об этом говорится в пункте 11 Порядка. Относительно выдачи следующих сумм без представления отчета и оправдательных документов по ранее выданным, в Порядке прямо указано, что:  "выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу". Поэтому аудитор должен сделать соответствующие записи в рабочие документы о нарушении ведение «Правил ведения кассовых операций», а также проверить являлось ли это хищением и куда именно были израсходованы денежные средства, при наличии виновных лиц взыскать с них суммы списанные без оправдательных документов.

В данной ситуации прослеживается нарушение ведения кассовой дисциплины. В соответствии с п.39 Порядка ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Данные лица несут персональную ответственность за несоблюдение требований порядка ведения кассовых операций.

Однако вышеназванные лица не уделяют должного внимания контролю над осуществлением кассовых операций.

Ответственность за вышеназванные нарушения установлена Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" и Законом РФ от 21.03.91 N 943-1 “О налоговых органах Российской Федерации”. Данная ответственность устанавливается в виде штрафов.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложении штрафов, предусмотренных настоящим пунктом, производится налоговыми органами по сведениям, представляемым коммерческими банками и другими органами, осуществляющими проверки соблюдения предприятиями, учреждениями и организациями порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью (абзац в редакции Указа Президента Российской Федерации от 25.07.2000 N 1358).

Ситуация 2

При проверке состояния складского учета ревизор установил, что в апреле прошлого года были правильно оформлены приемные акты на поступление шерстяных тканей, количество метров соответствовало счету-фактуре и спецификации. В карточке складского учета количество уменьшено на 50 метров. В бухгалтерии учет материалов осуществлялся по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу. В сальдовой книге остаток шерстяных тканей проставлен по количеству складского учета. В карточке имеется роспись бухгалтера о правильности остатка, выведенного зав. складом. В сальдовой книге стоимость тканей определена верно, итог по сальдовой книге равен итогу ведомости № 10 к журналу ордеру № 6.

Какие должны быть дальнейшие действия ревизора при данной ситуации?

В данном случае прослеживается нарушение правил ведения бухгалтерского учета, т.к. все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В этой ситуации ревизор должен проверить куда действительно девались 50 метров ткани. Если это являлось хищением, то надо установить виновных лиц и сделать следующие проводки, списание фактической стоимости недостающих товаров Д 94 К 41 , а) за счет виновных лиц Д 73, 76  К 94 ,  на финансовые результаты Д 99 «Прибыли и убытки» К 94. Сделать записи в рабочих документах о нарушение ведения складского учета и отразить это в заключении. Проверить правильность действия бухгалтера подтвердившего остаток склада и его причастие к исчезновению ткани. Если данный факт обнаружится наложить штрафные санкции на бухгалтера и зав.складом.

В данной ситуации ревизор должен выяснить куда в действительности отпустили шерстяную ткань и потребовать документы подтверждающие ее отпуск. Если таких документов ему не предоставили, то нужно отразить данный факт а акте ревизии и взыскать сумму ущерба с материально-ответственного лица. Ревизор вправе потребовать от предприятия вести учет материальных ценностей в карточках  сортового учета в разрезе каждого материала, также выяснить не был ли в сговоре бухгалтер с материально- ответственным лицом, и в любом случае сделать бухгалтеру предупреждение о внимательности.

Ситуация 3

В ходе проверки АО «Белошвейка» ревизором установлено, что в мае – декабре 2001 года грузовой автомобиль ГАЗ – 53 был арендован у Федорова Ю.Н. В течение срока аренды автомобиль согласно путевым листам использовался  на перевозку готовой продукции покупателям (цены на готовую продукцию «франко – склад покупателя». При этом на сумму арендной платы, выплачиваемой ежемесячно, бухгалтер делал проводку Дт счета 43 «Коммерческие расходы» и Кт счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Как должен оценить данную ситуацию ревизор?

У организаций в настоящее время довольно часто возникает необходимость использования автотранспорта частных лиц для осуществления своей уставной деятельности. Причиной этого может быть как недостаточность имеющихся на балансе предприятия автомобилей, так и их полное отсутствие.

Автомобиль может использоваться предприятием, как по договору  аренды, так и без такового, именно это ревизор должен выяснить в первую очередь

- В последнем случае, в качестве всех расходов по эксплуатации автомобиля физического лица, предприятие вправе отнести на себестоимость продукции (работ, услуг) только сумму компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и только в пределах норм, установленных Письмом Минфина России от 09.08.96г. N 74 "О внесении изменений в Письмо Министерства финансов РФ от 7 июля 1995 г. N 68 "О внесении изменений в Письмо Министерства финансов РФ от 26 августа 1994 г. N 116 "О внесении изменений в Письмо Министерства финансов РФ от 16 июня 1993 г. N 74 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок".

Любые другие выплаты (как в денежной, так и в натуральной форме)  физическому лицу в данном случае осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения, и включаются в совокупный доход физического лица, предоставившего автомобиль.

На основании вышесказанного ревизор должен сделать вывод, что Арендная плата на основании п.п.10 п.1 ст.264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля, осуществляемый организацией, и стоимость ГСМ включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией, на основании п.п.2 п.1 ст.253 НК РФ.

В данной ситуации аудитор должен помнить следующее, что в соответствии с письмом МНС России от 10.07.2000  N 02-5-11/243 "Об аренде нежилых помещений и имущества у физических лиц" расходы на приобретение ГСМ по арендованному у физического лица, не являющегося предпринимателем, транспортному средству можно рассматривать как эксплуатационные расходы и включать в себестоимость продукции (работ, услуг) при наличии подтверждающих документов о произведенных расходах, если это средство используется в производственных целях. С 1 января 2002 года согласно главе 25 НК РФ расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии признаются в целях налогообложения.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Законодатель не устанавливает перечень таких документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера, путевой лист, акт на списание бензина по суточному счетчику спидометра).

Поэтому аудитор должен проверить первичные учетные документы, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При учете расходов на арендованное транспортное средство с водителем следует вести детальный учет совершенных расходов с той целью, чтобы в любой момент можно было однозначно идентифицировать - расходы ли это на нужды организации, или же это доход владельца автомобиля.

Если автомобиль используется как для личных целей автовладельца, так и для служебных целей организации, - необходимо разграничить время его использования и регистрировать это время в специальном журнале.

Факт расходования средств на бензин и прочие ГСМ следует подтверждать путевыми листами с отметками о пути следования автомобиля в служебных целях с указанием километража, показаний спидометра на начало и конец рабочего дня.

Затраты по содержанию автомобиля являются расходами организации, поэтому аудитор должен сделать исправительные записи и отразить данную операцию в учете на дебете 44 счета, т.к. это торговая организация.    

Поэтому ревизор должен потребовать сделать исправительные записи, вместо проводки Дт43- Кт 76, нужно сделать Дт 91- Кт 76

Ситуация 4

Ревизор, просматривая первичные документы для начисления заработной платы по ремонтному цеху, установил, что против нарядов в лицевые счета пяти работников бухгалтером-расчетчиком Кутиной Т.А. внесена завышенная заработная плата. В результате излишне было начислено заработной платы за проверяемый период в сумме 30 тыс. рублей. В последствии было установлено, что половину незаконно начисленной заработной платы рабочие передавали начальнику цеха и бухгалтеру Кутиной Г.А.

Какие первичные документы исследовал ревизор, чтобы доказать хищение денежных средств?

Ревизор должен проверить действительно ли работают данные работники на предприятии и сколько времени они проработали в конкретно проверяемый период, для этого внимательно следует изучить табели рабочего времени. Если они действительно работали, то прослеживается нарушения Трудового Кодекса РФ, согласно которому  при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором.

Работник должен расписаться в ведомости по расчетом с персоналом или в расходном кассовом ордере о получение заработной платы. Так как реальные начисления расходятся с выплатами, то вывод: нарушение кассовой дисциплины.

Выплаты физическому лицу,  излишне начисленные в отчетном периоде, подлежат корректировке. В такой ситуации следует руководствоваться ст.137 Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что заработная плата, излишне начисленная работнику, подлежит корректировке в случае счетной ошибки. Излишне выплаченные суммы можно трактовать как счетную ошибку, поэтому ревизор прежде всего изучая первичные документы должен даказать что это не счетная ошибка

Порядок корректировки будет следующим:

1. Начислить работнику доход за период, в котором или после которого он увольняется. 

2. В форме N 2-НДФЛ начислить налог на доход этого периода, но в графе "удержанный" сумму налога не отражать.  

3. Произвести удержание в счет работодателя из начисленного дохода в этом периоде. 

4. Обязать работника вернуть денежные средства в размере оставшегося невыполненного обязательства по удержанию за вычетом налога на доход, начисленного ранее на эту сумму. 

5. Уменьшить налог на доходы физических лиц, подлежащий уплате в бюджет в целом по фирме, на сумму налога, начисленного на удержание путем сторнирования  (основание: излишне начисленный доход).

Бухгалтера в этом случае лучше уволить, с наложением штрафов и удержанием из его заработной платы.

Ситуация 5

В процессе проверки было установлено, что  в бухгалтерии имелись авансовые отчеты на погрузочно-разгрузочные работы, в которых оплачивались наличные денежные средства грузчикам по трудовым соглашениям, в которых не указывались вид груза и номера железнодорожных накладных или путевых листов в подтверждение полученного груза (товара), отсутствовали приходные накладные на сдачу материалов на склад.

Что должен предпринять ревизор?

В данном случае прослеживается нарушение правил ведения бухгалтерского учета, так как все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет к случаях, предусмотренных подпунктами "б", "в", "г" пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Ситуация 6

Проверяя отчеты об использовании материалов на производство, ревизор установил, что начальник механического цеха ежемесячно передает в бухгалтерию ведомости о недостаче и излишках деталей и узлов. Ведомости подписывались начальником и бухгалтером цеха. Старший бухгалтер центральной бухгалтерии оценивает недостачу и излишки только по стоимости материалов, согласно утвержденным нормам. Разницу между недостачей и излишками включает в себестоимость изделий по статье «Основные материалы» без проводки.

При установке такого факта списания недостачи и излишков деталей и узлов какими должны быть действия ревизора в данной ситуации?

В данной ситуации ревизор должен прежде всего проверить правильно ли была сделана инвентаризация материалов, а именно

- правильно ли определена фактическая комплектность материалов;

- правильно ли выявлены остатки материалов  по аннулированным заказам, а также по заказам выполнение которых приостановлено;

-действительно ли не были выявлены виновные лица.

Если в  ходе проверки этих данных у ревизора возникли какие-либо сомнения, то он вправе потребовать провести сплошную или выборочную еще одну инвентаризацию. Если после этого все факты подтверждаются, то бухгалтерия предприятия должна была отнести недостачу на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и уже с этого счета в пределах норм (если таковые установлены на предприятии) списываются на счета учета затрат на производство; сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, то недостача списывается на финансовый результат предприятия. При этом ревизору следует учитывать, что если виновные лица не были найдены, то недостача могла произойти по независимым от человека причинам, тогда  она отражается в дебете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы. Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от таких ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.