Ситуация 1

Изучая остатки задолженности подотчетных лиц на конец каждого месяца за ревизуемый период, ревизор обнаружил, что у некоторых руководящих работников и лиц, имеющих наибольшие суммы долга предприятию, списание задолженности проводилось без оправдательных документов.

Какие должны быть дальнейшие  действия ревизора в этой ситуации?

Ответ:

Налицо нарушение учета расчетов

1. Нарушение отразить в акте и довести до руководства.

2. Подготовить приказ по предприятию о наказании виновных;

сторнировании затрат и восстановления задолженности подотчётных лиц;

установлении срока возврата денежных средств в кассу предприятия или предоставления оправдательных документов подотчётными лицами;

подготовке дополнительных деклараций по соответствующим налогам и периодам, если сторнируемые расходы влияют на налогообложение.

В данной ситуации прослеживается нарушение ведения кассовой дисциплины. В соответствии с п.39 Порядка ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Данные лица несут персональную ответственность за несоблюдение требований порядка ведения кассовых операций.

Однако вышеназванные лица не уделяют должного внимания контролю над осуществлением кассовых операций.

Ответственность за вышеназванные нарушения установлена Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" и Законом РФ от 21.03.91 N 943-1 “О налоговых органах Российской Федерации”. Данная ответственность устанавливается в виде штрафов.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложении штрафов, предусмотренных настоящим пунктом, производится налоговыми органами по сведениям, представляемым коммерческими банками и другими органами, осуществляющими проверки соблюдения предприятиями, учреждениями и организациями порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью (абзац в редакции Указа Президента Российской Федерации от 25.07.2000 N 1358).

Ситуация 2

При проверке состояния складского учета ревизор установил, что в апреле прошлого года  были правильно оформлены приемные акты на поступление шерстяных тканей, количество метров соответствовало счету-фактуре и спецификации. В карточке складского учета количество уменьшено на 50 метров. В бухгалтерии учет материалов осуществляется по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу. В сальдовой книге остаток шерстяных тканей проставлен по количеству складского учета. В карточке имеется роспись бухгалтера о правильности остатка, выведенного зав. складом. В сальдовой книге стоимость тканей определена верно, итог по сальдовой книге равен итогу ведомости №10 к журналу ордеру №6.

Какие должны быть дальнейшие действия ревизора при данной ситуации?

Ответ: должны быть проверены первичные складские документы:

1. Доверенность подотчетным лицом для получения ТМЦ, грузов (агент снабжения, экспедитор).

2. Журнал учета выданных доверенностей.

3. Лимитно-заборная карта - для учета отпуска, расхода ПЗ. Это ограничение на ту часть ПЗ, которую следует выдать со склада кладовщиком цехам подразделениям и др.

4. Карточка складского учета (ведется на складе и составляется для каждого номенклатурного номера).

Кладовщик указывает:

- остаток ПЗ на начало месяца;

- приход;

- выдачу (расход);

- остаток на конец месяца.

5. Реестр приемки-сдачи документов (отражаются все приходно-расходные документы, которые передаются в бухгалтерию).

6. Ведомость учета остатков материалов на складе (в нее попадают данные из карточек складского учета).

 В случае, если будет обнаружено, что ткань была отпущена по РКО (или другим первичным документам), но этот факт не был отражен в соответствующих документах, ошибку надлежит устранить на основании имеющихся документов.

При применении сальдового метода записи в карточках складского учета осуществляется на основании первичных документов по приходу и расходу. Остаток = остаток на начало + приход - расход.

При журнально-ордерной форме ведется ведомость № 10 (учет запасов):

1 раздел - поступление материалов.

2 раздел - расход и определение фактической себестоимости израсходованных материалов.

Учет расчетов с поставщиками - журнал-ордер № 6. На основании счетов поставщиков и первичных документов по приходу в разрезе субсчетов по каждому поставщику ведется учет поступления материалов и оплата за поступившие ТМЦ.

Соответственно, поскольку карточка складского учета подписана бухгалтером, не имеет смысла анализировать ведомость №10 и журнал-ордер №6, т.к. ошибки были допущены ранее, в ходе складского учета.

Если в ходе выяснения не было выявлено никаких документов, подтверждающих движение материалов, следует составить акт о недостаче, т.к. имеются нарушения в процессе ведения складского учета. Ревизору надлежит выявить лиц, виновных в недостаче. Рекомендуется начать выявление и проверку виновных лиц с заведующего складом и бухгалтера, как лиц, материально ответственных. В случае выявления виновных с них следует удержать стоимость утраченного по их вине имущества по проводке Д 73.2 К 94. До выявления виновных лиц недостачу следует учитывать как Д 94 К 10. В случае, если виновные лица не были выявлены, следует применять проводку Д 91 К 94, то есть списать недостачу на убытки.

Ситуация 3

В ходе проверки АО «Белошвейка» ревизором установлено, что в мае – декабре 2001 года грузовой автомобиль ГАЗ – 53 был арендован у Федорова Ю.Н. В течение срока аренды автомобиль согласно путевым листам использовался на перевозку готовой продукции покупателям (цены на готовую продукцию «франко – склад покупателя». При этом на сумму арендной платы, выплачиваемой ежемесячно, бухгалтер делал проводку Дт счета 43 «Коммерческие расходы» и Кт счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Как должен оценить данную ситуацию ревизор?

Ответ:

По всей видимости, у организаций в настоящее время довольно часто возникает необходимость использования автотранспорта частных лиц для осуществления своей уставной деятельности. Причиной этого может быть как недостаточность имеющихся на балансе предприятия автомобилей, так и их полное отсутствие.

Автомобиль может использоваться предприятием, как по договору  аренды, так и без такового, именно это ревизор должен выяснить в первую очередь

- В последнем случае, в качестве всех расходов по эксплуатации автомобиля физического лица, предприятие вправе отнести на себестоимость продукции (работ, услуг) только сумму компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и только в пределах норм, установленных Письмом Минфина России от 09.08.96г. N 74 "О внесении изменений в Письмо Министерства финансов РФ от 7 июля 1995 г. N 68 "О внесении изменений в Письмо Министерства финансов РФ от 26 августа 1994 г. N 116 "О внесении изменений в Письмо Министерства финансов РФ от 16 июня 1993 г. N 74 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок".

Любые другие выплаты (как в денежной, так и в натуральной форме)  физическому лицу в данном случае осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения, и включаются в совокупный доход физического лица, предоставившего автомобиль.

На основании вышесказанного ревизор должен сделать вывод, что Арендная плата на основании п.п.10 п.1 ст.264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля, осуществляемый организацией, и стоимость ГСМ включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией, на основании п.п.2 п.1 ст.253 НК РФ.

Поэтому ревизор должен потребовать сделать исправительные записи, вместо проводки Дт43- Кт 76, нужно сделать Дт 91- Кт 76

В данной ситуации выявляется прямое нарушение существующего законодательства, регулирующего правила бухгалтерского учета, в частности, неправильно был применен План счетов (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н (с изменениями от 07.05.2003 г.)). Счет 43 – «Готовая продукция». В бухгалтерской проводке была допущена существенная ошибка. Счет 43 "Готовая продукция" предназначен для обобщения информации о наличии и движении готовой продукции. Стоимость выполненных работ и оказанных услуг на счете 43 "Готовая продукция" не отражается, а фактические затраты по ним по мере продажи списываются со счетов учета затрат на производство на счет 90 "Продажи".  Следует применять счет 20 "Основное производство", предназначенный для обобщения информации о затратах производства, продукция (работы, услуги) которого явилась целью создания данной организации. В частности, этот счет используется для учета затрат:

по выпуску промышленной и сельскохозяйственной продукции;

по выполнению строительно-монтажных, геологоразведочных и проектно-изыскательских работ;

по оказанию услуг организаций транспорта и связи;

по выполнению научно-исследовательских и конструкторских работ;

по содержанию и ремонту автомобильных дорог и т.п.

По дебету счета 20 "Основное производство" отражаются прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг, а также расходы вспомогательных производств, косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства, и потери от брака.

Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в данном случае применен верно.

На основании акта ревизионной проверки следует сделать соответствующие изменения, с бухгалтера следует удержать штраф в соответствии с существующим законодательством.

Ситуация 4

Ревизор, просматривая первичные документы для начисления заработной платы по ремонтному цеху, установил, что против нарядов в лицевые счета пяти работников бухгалтером – расчетчиком Кутиной Т.А. внесена завышенная заработная плата. В результате излишне было начислено заработной платы за проверяемый период в сумме 30000 руб. В последствии было установлено, что половину незаконно начисленной заработной платы рабочие передавали начальнику цеха и бухгалтеру Кутиной Г.А.

Какие первичные документы исследовал ревизор, чтобы доказать хищение денежных средств.

Ответ:

Ревизор должен проверить действительно ли работают данные работники на предприятии и сколько времени они проработали в конкретно проверяемый период, для этого внимательно следует изучить табели рабочего времени. Если они действительно работали, то прослеживается нарушения Трудового Кодекса РФ, согласно которому  при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором.

Работник должен расписаться в ведомости по расчетом с персоналом или в расходном кассовом ордере о получение заработной платы. Так как реальные начисления расходятся с выплатами, то вывод: нарушение кассовой дисциплины.

Выплаты физическому лицу,  излишне начисленные в отчетном периоде, подлежат корректировке. В такой ситуации следует руководствоваться ст.137 Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что заработная плата, излишне начисленная работнику, подлежит корректировке в случае счетной ошибки. Излишне выплаченные суммы можно трактовать как счетную ошибку, поэтому ревизор прежде всего изучая первичные документы должен даказать что это не счетная ошибка

Порядок корректировки будет следующим:

1. Начислить работнику доход за период, в котором или после которого он увольняется. 

2. В форме N 2-НДФЛ начислить налог на доход этого периода, но в графе "удержанный" сумму налога не отражать.  

3. Произвести удержание в счет работодателя из начисленного дохода в этом периоде. 

4. Обязать работника вернуть денежные средства в размере оставшегося невыполненного обязательства по удержанию за вычетом налога на доход, начисленного ранее на эту сумму. 

5. Уменьшить налог на доходы физических лиц, подлежащий уплате в бюджет в целом по фирме, на сумму налога, начисленного на удержание путем сторнирования  (основание: излишне начисленный доход).

Бухгалтера в этом случае лучше уволить, с наложением штрафов и удержанием из его заработной платы.

Ситуация 5

В процессе проверки было установлено, что в бухгалтерии имелись авансовые отчеты на погрузочно-разгрузочные работы, в которых оплачивались наличные денежные средства грузчикам по трудовым соглашениям, в которых не указывались вид груза и номера железнодорожных накладных или путевых листов в подтверждение полученного груза (товара), отсутствовали проходные накладные на сдачу материалов на склад.

Что должен предпринять ревизор?

Ответ:

Авансовый отчет - документ унифицированной формы, предназначенный для отчета работников об использовании подотчетных сумм, сдается в бухгалтерию вместе с оправдательными документами, подтверждаемыми произведенные работником расходы.

В данной ситуации ревизор должен потребовать у бухгалтера оправдательные документы (приходные накладные на сдачу материалов на склад, транспортные накладные), позволяющие принять к учету расходы по авансовым отчетам. В случае отсутствия данных документов, имеет место нарушение учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Ревизор должен установить, каким образом списывались данные расходы. Если они списывались на расходы по основному или вспомогательному производству, могла быть увеличена себестоимость произведенных товаров (услуг), и, следовательно, занижена сумма прибыли.

Отсутствие прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов не позволяет принять к учету погрузочно-разгрузочные работы. По сути отсутствие этих документах говорит о том, что погрузочно-разгрузочные работы были произведены с несуществующими материалами.

В данном случае прослеживается нарушение правил ведения бухгалтерского учета, так как все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет к случаях, предусмотренных подпунктами "б", "в", "г" пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Ситуация 6

Проверяя отчеты об использовании материалов на производство, ревизор установил, что начальник механического цеха ежемесячно передает в бухгалтерию ведомости о недостаче и излишках деталей и узлов. Ведомости подписывались начальником и бухгалтером цеха. Старший бухгалтер центральной бухгалтерии оценивает недостачу и излишки только по стоимости материалов, согласно утвержденным нормам. Разницу между недостачей и излишками включает в себестоимость изделий по статье «Основные материалы» без проводки.

При установке такого факта списания недостачи и излишков деталей и узлов какими должны быть действия ревизора в данной ситуации?

Ответ: фактический расход материалов определяют по данным инвентаризаций. В конце месяца или смены путем инвентаризации определяется остаток неиспользованных ТМЦ. Фактический расход материалов на производство определяется расчетным путем:

Остаток на начало месяца + количество поступивших материалов за месяц - остаток ТМЦ на конец месяца.

Старший бухгалтер за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков материалов подлежит привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Недостачи материалов денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

Кредит счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Только в тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают на издержки производства.

Ревизор должен привлечь к ответственности виновников неправильного списания разницы между недостачами и излишками, а именно старшего бухгалтера центральной бухгалтерии.